Using  Articulate  Storyline  to  create  Learning  Hub  resources   There  are  many  short,  well-­‐produced  video  tutorials  and  ‘how-­‐to’  guides  available  here1  and  from  the   start-­‐up  screen  of  Storyline.  There  are  also  lots  of  forums  and  templates  on   http://community.articulate.com  .    This  document  does  not  aim  to  replicate  this  guidance;  rather  to   highlight  the  features  of  Storyline  most  likely  to  be  useful  to  you.    

 

Articulate  Storyline  licences   The  Learning  Hub  has  a  limited  number  of  Articulate  Storyline  licenses,  which  we  are  pleased  to  be  able   to  loan  to  help  you  develop  resources  on  a  four-­‐monthly  basis.     In  order  to  ensure  we  are  complying  with  our  license  terms:   1.

We  need  to  record  the  IP  address  of  the  computer  it  is  installed  in.  (Google  what  is  my  IP   address)  and  computer  name  (click  on  computer  at  bottom  of  window).  If  you  can’t  get  to  the   computer  name  please  liaise  with  IT  helpdesk.  

2.

Each  license  can  only  be  used  on  one  computer.  Please  do  not  distribute  the  license  key.  

3.

The  license  will  need  to  be  deactivated  after  four  months.    (We  are  happy  to  extend  the  license   for  an  additional  four  months  if  it  is  still  required.  For  longer  term  use,  we  can  help  you  obtain   discounted  licenses  on  a  shared  plan.)  

   

Finding  your  way  around  in  Storyline   If  you  are  confident  creating  slides  in  PowerPoint,  you  are  likely  to  find  Storyline  easy  to  use.           Articulate’s  ‘Getting  Started’  video  provides  a  visual  tour  of  the  following  information.    

Similarities  to  PowerPoint  

1

•

A  Storyline  ‘scene’  works  much  like  a  PowerPoint  presentation,  with  thumbnails  of  each  slide   visible  down  the  right  hand  side.    

•

Instead  of  PowerPoint’s  ‘slide  sorter’  view  where  all  slides  are  shown  in  order,  Storyline  offers   ‘story  view’  –  a  map  of  how  the  slides  connect.  In  simple  linear  scenes,  this  will  just  be  a  long   column,  but  it’s  a  useful  way  of  visualising  branching  pathways  if  you  add  these.  

•

The  Home  tab  replicates  most  of  the  functions  in  PowerPoint’s  home  tab:  adding  slides,  editing   text  and  objects.  

•

The  Insert  tab  allows  you  to  insert  text  boxes,  illustrations  and  various  multimedia  like   PowerPoint,  but  also  characters,  interactive  objects  and  embedded  webpages.  

•

The  Animations  tab  covers  both  object  animations  and  slide  transitions.  

•

The  Notes  pane  beneath  the  slide  can  be  used  to  write  explanatory  notes  and  queries  to  other   people  involved  in  working  on  the  project.  They  can  be  included  beneath  each  slide  image  when   publishing  the  project  as  a  Word  file.  However,  the  notes  can  also  be  made  visible  to  end  users   alongside  the  final  resource.  This  is  a  useful  place  to  put  a  transcript  of  any  audio  included  in  the   slide,  to  improve  the  resource’s  accessibility.  

http://community.articulate.com/tutorials/products/getting-started-with-articulate-storyline.aspx 1

Page |2

  Key  differences  to  be  aware  of   There  are  several  useful  features/concepts  that  you  probably  haven’t  seen  in  PowerPoint,  which   Articulate  makes  good  use  of:   1. Timeline:  This  can  be  used  to  organise  how  long  each  object  on  the  slide  appears  for  –  it  provides  an   easy  way  to  coordinate  visual  and  audio  elements.     2. Layers:  Instead  of  making  single  objects  appear  and  disappear,  it  may  be  easier  to  switch  between   different  layers  of  the  slide.  These  work  in  a  similar  way  to  Photoshop  layers  –  you  can  control   whether  they  are  completely  hidden  when  inactive,  or  merely  dimmed.     3. Triggers:  These  are  the  key  source  of  interactivity  –  you  specify  (a)  what  you  want  to  happen,  and  (b)   when  you  want  it  to  happen.    It’s  possible  for  one  condition  to  trigger  several  simultaneous  actions.       4. States:  Any  object  can  have  multiple  ‘states’,  and  triggers  are  needed  to  control  when  it  switches   state.  Certain  objects  (characters  and  buttons)  come  with  pre-­‐loaded  ‘states’  to  make  use  of.        

Starting  a  new  project    ‘New  slide’  will  give  you  a  choice  of  template  designs,  layouts,  recording  options  &  import  options.     However,  we  have  already  developed  a  simple  clean  template  style  for  the  Learning  Hub,  which  we   would  encourage  you  to  use.  The  Learning  Technologist  will  send  you  a  copy.  Please  open  this  to  start  a   new  scene  in  the  Learning  Hub  style.    

 

   

 

Page |3

Planning  your  resource     It’s  very  important  to  design  your  resource  before  you  start  creating  it  to  avoid  investing  time  on  slides   that  you  end  up  not  including.  You  will  probably  have  already  discussed  your  plans  with  the  Learning   Technologist  and  other  colleagues  by  the  time  you  start  working  with  Storyline.  If  not,  please  set  up  an   appointment.     Think  about  how  your  users  might  want  to  learn  and  what  kind  of  resource  would  appeal  most  to  them  –   would  they  prefer  to  sit  back  and  watch  an  attractive  presentation,  or  to  take  control  and  actively  seek   information,  skimming  for  what  they  need?  How  would  you  like  them  to  behave  differently  after  using   your  resource?  Are  there  opportunities  you  could  add  for  them  to  practice  skills  or  decision-­‐making?    

  Importing  slides  from  Powerpoint  (see  Articulate’s  video)   If  you  are  adapting  existing  teaching  material,  you  may  want  to  import  a  PowerPoint  presentation  or  just   selected  slides.  In  this  case,  you  will  need  to  convert  them  to  the  Learning  Hub  style  before  importing   them  into  Storyline.  The  Learning  Technologist  will  send  you  a  PowerPoint  style  template.  It  is  a  simple   process  to  open  the  template  and  them  import  the  desired  slides  from  your  existing  presentation  –   please  contact  the  Learning  Technologist  if  you  would  like  any  help.     If  your  PowerPoint  presentation  contained  any  hyperlinks  to  other  slides,  Storyline  should  automatically   convert  these  to  triggers  to  form  a  branching  scene.  Hyperlinked  shapes  will  act  as  buttons  (see  p.5).  

  Viewing  your  work   Once  you  start  adding  items  to  a  slide,  particularly  if  there  is  interaction  or  several  items   in  succession,  you  will  want  to  see  how  the  end-­‐user  will  view  your  slide.  A  preview   button  is  available  on  the  right-­‐hand  side  of  all  the  tabs.  Click  the  arrow  below  it  to   choose  to  just  view  the  particular  slide/scene  you’re  working  on.          

 

Presenting  material  in  Storyline   Static  slide  content     Creating  and  editing  text  and  images  is  very  much  like  working  in  PowerPoint,  with  many  pre-­‐set   formatting  options  to  help  save  time.  However,  if  you  are  not  familiar  with  PowerPoint,  there  are   many  useful  tips  for  these  functions  in  Storyline  here  .     You  can  also  include  the  following  objects  in  Storyline:   • • •

•

Characters  –  both  illustrated  and  photographic,  including  medical  characters.  Each  character   is  available  in  different  poses  and  expressions  and  can  be  cropped  and  resized.     Speech  or  thought  bubbles  –  choose  from  pre-­‐set  formats  and  reformat  easily.   Screen  shots  –  Storyline  will  take  a  screenshot  of  any  other  window  open  on  your  desktop.   Use  the  ‘screen  clipping’  function  to  select  just  the  section  you  want,  or  use  the  cropping   tool  on  the  Format  tab.  See  the  screenshots  tutorial.       You  can  put  text  and  images  in  a  scrolling  panel  if  there  is  too  much  to  appear  in  one  screen.   However,  it’s  best  to  keep  text  short,  where  possible.    

A  note  about  copyright!  Please  remember  that  images  found  in  Google  searches  are  copyrighted   and  need  permission  to  reuse.    If  you  need  help  sourcing  images,  please  discuss  this  with  the   Learning  Technologist.  King’s  Health  Partners  have  some  stock  photographs.  There  are  also  many   sources  of  free  ‘clip  art’,  including  http://www.clker.com/, and  it’s  possible  to  do  a  modified  search  for   these  on  Google  images.  

Page |4

A  note  about  Characters:  We  have  access  to  a  few  medical  and  plain  clothes  photographic  and   cartoon  characters. However,  your  audience  needs  to  be  considered  carefully  as  some  people  are   likely  to  find  the  characters  engaging  and  fun,  while  for  others  they  may  appear  cheesy  and   alienating.  

Multimedia  slide  content   •

Audio:  it’s  easy  to  either  add  pre-­‐recorded  audio  clips  or  record  a  narration  within  Storyline.     o The  program  helps  you  time  your  narration  to  fit  any  slide  animation,  and  can  display   any  text  in  the  Notes  beneath  the  slides  as  a  narration  script  –  see  the  tutorial.   o Stock  sound  effects  may  be  useful  as  feedback  for  quiz  exercises.  There  are  some  free   sites  or  please  contact  the  Learning  Technologist  if  you  would  like  to  use  any  of  these:   http://library.elearningtemplates.com/search-­‐78      

•

Video:    the  Storyline  video  editor  is  very  limited  and  it’s  best  to  edit  video  clips  in  another   program  before  adding  them  to  your  resource.    Please  contact  the  Learning  Technologist  if   you  would  like  advice  on  which  one  to  use.   o Ideal  video  format:  mp4  files  (if  available)  in  the  highest  resolution  possible  –  we  may   convert  to  lower  resolution  to  reduce  file  sizes,  but  a  high  quality  archive  is  useful.   o Storyline  compresses  all  videos  to  a  very  low  quality  when  it  publishes  a  resource,  but                         it’s  possible  to  substitute  better  quality  versions  into  the  final  resource.    

•

Screen  recording  is  probably  only  useful  to  demonstrate  how  to  use  a  particular  computer   program  or  website.  Storyline  can  also  embed  active  web  pages  within  slides,  but  these  are   slow  to  load  –  a  hyperlink  may  be  better.  

Copyright  reminder!  You  need  permission  to  use  any  multimedia  you  didn’t  create,  incl.  websites.    

Pacing  presentation  of  material  within  a  slide   You  may  not  want  everything  on  a  slide  to  appear  at  the  same  time  if  there  is  a  lot  of  material:   • You  can  add  animations  to  transition  items  in  and  out  of  the  slide,  just  like  PowerPoint  –it’s   best  to  keep  these  simple.   • If  you  animate  a  text  box  by  first  level  paragraph,  text  will  appear  one  paragraph  at  a  time.     • You  can  zoom  into  a  particular  region  (or  regions)  of  an  image  if  you  want  to  start  with  the   big  picture  then  direct  users’  attention  to  a  specific  point  (see  tutorial).     The  timeline  allows  you  to  adjust  the  timing  of  the  above  changes  and  to  coordinate  audio  and   visual  items.  This  tutorial  will  walk  you  through  how  the  timeline  works.     • It  helps  to  rename  items  to  keep  track  of  them  and  to  assign  any  interactivity  to  them   • Objects  in  the  slide  foreground  will  appear  towards  the  top  of  the  timeline;  reordering  rows   in  the  timeline  will  move  the  objects  ‘backwards’  or  ‘forwards’  within  the  slide   • Press  ‘c’  while  audio/video  is  playing  to  add  a  timeline  cue  to  synchronise  other  items  to.   These  pacing  features  will  help  break  down  complicated  material  into  smaller  chunks  for  viewers  to   take  in.  It’s  worth  including  a  ‘seek  bar’  in  the  Storyline  player  so  that  users  can  jump  ahead  within  a   slide  if  revisiting  to  check  a  particular  part.  Alternatively,  you  can  allow  users  to  control  the  pace  and   order  of  material  using  the  interaction  features  explained  below.        

       

Page |5

Creating  interactivity  in  Storyline   Markers  are  a  valuable  tool  for  allowing  users  to  explore  an  image,  whether  this  is  a  photograph  of   equipment,  an  anatomy  diagram,  a  form  or  charts.  See  tutorial.   • Icons  are  animated  by  a  swirl  to  indicate  they  are  interactive;  you  can  change  this  to  a  pulse.    

• •

An  icon’s  label  appears  when  the  user  hovers  over  the  icon,  and  the  full  label  text  appears   when  the  user  clicks  on  the  icon.     Images  or  video  can  be  included  in  the  label,  or  audio  can  be  used  instead  of  a  visual  label.    

Buttons  enable  users  to  make  choices.  Chose  from   clickable  buttons,  checkboxes  and  radio  buttons:  

Buttons  are  pre-­‐set  to  change  appearance   when  clicked;  they  can  also  differ  when   hovered  over,  held  down  or  already  visited.   • Any  object  can  behave  like  a  button;  use   the  format  painter  to  copy  formatting  from   a  button  to  another  object/button.     • Several  radio  buttons  will  act  as  a  ‘set’,  meaning  users  can  only  choose  one.  You  can  group   other  buttons  into  multiple  sets  per  slide.     Add  a  trigger  to  control  the  consequences  of  pressing  a  button.  E.g.:   • Buttons  can  give  users  choice  over  navigation  between  slides     • A  set  of  buttons  and  a  display  pane  can  be  used  to  present  multiple  materials  on  one  slide,   i.e.  the  user  selects  the  order  and  pace  they  view  the  material.  See  tutorial  and  these   examples  for  inspiration.     • In  interactive  scenarios,  buttons  might  trigger  feedback  on  choices  (e.g.  written  feedback  in   a  slide  layer  and/or  audio  feedback  and/or  a  character’s  expression  changing)  or  move  the   user  to  one  of  several  possible  results  slides  (i.e.  a  branching  scenario).   •

Hotspots  respond  when  the  user  hovers  or  clicks  there,  or  drags  another  item  to  that  spot.  See  tutorial.  

Quiz  questions  can  be  added  by  inserting  a  new  slide  and  choosing  from  various  simple  quiz  options   However,  this  route  seems  to  have  limited  formatting  options.  You  can  create  more  attractive  tests   by  creating  your  own  buttons  or  other  items  for  the  user  to  select  or  move  to  show  their  choices,   then  converting  to  ‘freeform’  quizzes,  including  selection  questions,  hotspots  and  drag  and  drop.   A  customisable  results  slide  can  be  inserted  to  give  users  feedback  on  their  overall  score.  Tutorial.     A  note  about  quizzes!  Storyline  is  best  used  to  create  self-­‐test  quizzes  –  it  may  not  be  possible  to   extract  users’  answers  to  review  them.  Storyline  will  just  record  one  score  per  project.     Variables  are  data  entry  fields  that  capture  text  or  numbers  entered  in  one  slide  for  use  in  other   slides  if  you  insert  a  ‘reference’  to  that  variable,  e.g.  to  personalise  a  quiz  results  page.    Variables  can   also  be  used  to  record  users’  actions  or  set  up  more  complicated  interactive  scenarios.  See  the  list  of   tutorials  on  variables  or  contact  the  Learning  Technologist  to  discuss  what  you’d  like  to  achieve.     They  can  be  used  to:   • control  a  user’s  pathway  through  a  branched  scenario  based  on  an  earlier  choice   • record  whether  a  particular  slide  was  viewed  or  how  many  they  viewed  (by  adding  a   true/false  variable  to  the  ‘next’  button’  on  the  previous  slide)   • set  up  a  simulation  where  a  users’  actions  adjust  a  number,  e.g.  administering  treatments  to   affect  a  patient’s  measurements  (can  adjust  the  number  by  simple  addition,  subtraction,   multiplication  or  division  using  a  ‘counter’  variable).  

Page |6

How  your  resource  will  be  viewed   Navigation  between  slides   This  can  be  adjusted  for  individual  slides  or  controlled  for  multiple  slides  via  the  story  view.   • In  most  cases,  it’s  best  to  allow  users  to  control  their  own  progression  through  the  resource   (set  slides  to  advance  ‘by  user’).     • Consider  how  slides  should  behave  if  users  revisit  them.  The  default  settings  are  for  any   audio  or  simple  presentations  to  restart  from  the  beginning,  but  this  could  be  altered,  e.g.  to   return  to  the  point  in  a  video  the  user  last  viewed.      The  default  is  for  any  interaction  to  be   remembered,  e.g.  quiz  questions  completed  or  buttons  selected.  

The  Storyline  Player   We  use  the  following  standard  design  for  all  Learning  Hub  resources.  Note  that:     • the  table  of  contents  lists  scene  titles  and  then  slide  titles   • a  transcript  can  be  included  in  the  ‘Notes’  field   • ‘Resources’  (top  right  corner)  can  be  used  to  supply  relevant  files  for  users  to  download,  or   websites  to  visit.   You  may  want  to  customise  certain  aspects:   • additional  tabs  can  be  added  to  the  left  side-­‐bar,  and  they  can  be  renamed     • the  ‘prev’  and  ‘next’  navigation  buttons  can  be  deactivated  on  selected  slides  (e.g.  if  you   want  user  to  answer  a  question  before  progressing  or  to  record  they  viewed  the  slide)   • the  volume  button  and  seek  bar  can  be  removed  if  there  is  no  audio/paced  material.    

Sharing  drafts  for  feedback   You  can  simply  send  the  ‘.story’  file  to  the  Learning  Technologist  for  feedback.  However,  if  you  want   to  share  the  material  with  people  who  don’t  have  Articulate,  you  can  publish  the  file  as  a  Word   document  containing  screenshots  of  each  slide  and  any  notes.  Alternatively,  the  Learning   Technologist  could  host  an  active  version  in  a  private  ‘sandbox’  area  of  the  Learning  Hub  and  give   selected  people  access.