Unidade IV

Unidade IV 5 CADASTRO E CODIFICAÇÃO DE ITENS 5.1 Classificação e codificação de materiais

Segundo Gonçalves (2007), com o aumento considerável dos materiais utilizados nas empresas e as exigências dos consumidores por novos produtos, tornou-se necessária a criação de uma linguagem única que permitisse identificar, de forma 5 inequívoca, cada item de material. Essa linguagem envolve uma classificação e uma codificação dos diversos materiais. Segundo Dias (2004), o objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de 10 todos os materiais componentes do estoque da empresa. A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer departamento de materiais, pois sem ela não podem existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem adequados e uma operação do almoxarifado de 15 maneira correta. Reduzir a diversidade de um item empregado para um mesmo fim significa simplificar o material. Assim, no caso de haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselhase a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao 20 simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato idênticos contribuem para que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuário irá

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PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO fornecer todos os dados (tipo de capa, número de folhas e formato), o que facilitará sobremaneira não somente sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se servem do material, pois a não simplificação (padronização) 5 pode confundir o usuário do material, se este em um dia apresentar uma forma e em outro dia, outra forma de maneira totalmente diferente. Classificar um material, então, é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso etc. A classificação não deve 10 gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificação, ainda, deve ser feita de maneira em que cada gênero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos 15 alimentícios se estiverem próximos. Classificar material, em outras palavras, significa ordenálo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço nem alteração na qualidade. 20

A primeira fase da classificação, na visão de Gonçalves (2007), é a identificação que consiste na análise e no registro dos principais dados que caracterizam e individualizam cada item de material em particular. Sua finalidade é identificar, a partir de um processo descritivo que objetiva, seguindo regras 25 específicas, atribuir uma nomenclatura padronizada para todos os materiais. Na composição da nomenclatura são determinados: nome básico do material, nome modificador (que é sua denominação complementar), as características físicas de cada material, 30 a aplicação (onde o material é utilizado), a embalagem (apresentação do invólucro, por exemplo: tinta em galões ou em baldes etc.) e as referências comerciais que contêm o nome ou o código de referência de cada fabricante.

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Unidade IV Veja no exemplo abaixo a classificação de um produto levando em consideração a hierarquia. Produto: amaciante de roupas Confort Natural 500 ml. Departamento (setor): limpeza. 5

Categoria: lavagem de roupas. Subcategoria: pós-lavagem de roupas. Grupo: amaciantes. Subgrupo: amaciantes 500 ml.

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Descrição de produto: amaciante de roupas Confort Natural 500 ml.

Devem-se evitar problemas resultantes das diferenças entre descrições de produtos semelhantes no cadastro de uma empresa ou entre cadastros e documentos fiscais. Para o computador (por meio do qual se farão a pesquisa e a 15 análise), se um amaciante for cadastrado como “amac.” e outro como “amaciante”, serão produtos diferentes. Por essa razão, recomenda-se estabelecer um padrão único de descrição de produtos, utilizando pelo menos quatro variáveis: produto (amaciante de roupas); marca (Confort); detalhe (natural); 20 conteúdo (500 ml). 5.2 Sistemas de codificação

Conforme Gonçalves (2007), não adianta criarmos um sistema de classificação de materiais se não acoplarmos a ele um sistema de codificação. Da necessidade de implantar um sistema de identificação, 25 nasceu a classificação de materiais, que tem por objetivo agrupálos segundo determinados critérios, tais como: forma, dimensões, peso, tipo, uso etc. Com base na classificação, é possível elaborar uma catalogação de todos os materiais utilizados na empresa,

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PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO criando por consequência uma codificação e uma padronização que vão simplificar os controles, facilitar os procedimentos de armazenagem e de operação de um armazém. Após uma boa classificação de material, Dias (2004) afirma 5 que poderemos partir para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras com base em toda a classificação obtida do material. Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabeto, o alfanumérico e o 10 numérico, também chamado de decimal. No sistema alfabético, o material é codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficiente para preencher toda a identificação do material; pelo seu limite, em termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, esse 15 sistema está caindo em desuso. O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números que permite um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente, é dividido em grupos e classes da seguinte maneira: A C - 3721 Código indicador Classe Grupo 20

O sistema decimal é o mais utilizado pelas empresas, por sua simplicidade e facilidade de uso. Suponha que uma empresa utilize a seguinte classificação para especificar os diversos tipos de materiais em estoque: 01 – Matéria-prima

25

02 – Óleos combustíveis e lubrificantes 03 – Produtos em processo

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Unidade IV 05 – Material de escritório 06 – Material de limpeza Podemos verificar que todos os materiais estão classificados sob títulos gerais, de acordo com suas características. É uma 5 classificação bem geral. Cada um dos títulos de classificação geral é submetido a uma nova divisão que individualiza os materiais. Para exemplificar, tomemos o título 05 – Material de escritório, da classificação geral, e suponhamos que tenha a seguinte divisão: 10

05 – Material de escritório 01 – Lápis 02 – Canetas esferográficas 03 – Blocos pautados 04 – Papel carta

15

Devido ao fato de um escritório ter diversos tipos de materiais, essa classificação torna-se necessária, ela é chamada de classificação individualizadora.

Essa classificação ainda não é suficiente, por faltar uma definição dos diversos tipos de materiais. Por esse motivo, 20 cada título da classificação individualizadora recebe uma nova codificação. Por exemplo, tomemos o título 02 – Canetas esferográficas, da classificação individualizadora, e suponhamos que seja classificada da seguinte maneira: 05 – Material de escritório 25

02 – Canetas esferográficas 01 – Marca alfa, escrita fina, cor azul 02 – Marca gama, escrita fina, cor preta

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PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO Essa nova classificação é chamada de codificação definidora e, quando necessitamos referir-nos a qualquer material, basta que informemos os números das três classificações que obedecem à seguinte ordem: 5

• nº da classificação geral; • nº da classificação individualizadora; • nº da classificação definidora.

Por exemplo, quando quisermos referir-nos a “canetas esferográficas marca alfa, cor vermelha, escrita fina”, basta 10 que tomemos os números 05 da classificação geral; 02 da classificação individualizadora e 03 da classificação definidora, e escrevemos: Código: 05-02-03 Posteriormente, esse último sistema foi ampliado e deu 15 origem ao denominado Federal Stock Number (FSN), que faz parte do sistema federal de suprimentos dos Estados Unidos. O FSN é composto de dez algarismos e é estruturado em quatro partes: • grupo; 20

• classe; • número de identificação; • dígito de controle. O sistema numérico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes variações, e tem a seguinte estrutura: XX - XX - XXXXX - X Dígito de controle Código de identificação Classe Grupo

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Unidade IV Como pode ser observado, o conjunto de cinco números permite identificar até 99.999 itens de materiais. Por sua vez, as classes mais os grupos podem atingir um total de 9.999 possibilidades. Assim, esse conjunto estruturado de número 5 permite classificar um elevadíssimo número de itens. Em razão disso, o governo dos Estados Unidos passou a utilizar essa estrutura para codificar todos os materiais utilizados usando o Federal Supply Classification (FSC), desenvolvido pelo Departamento de Defesa para identificar, classificar e catalogar 10 todos os materiais movimentados pelos diversos departamentos do governo americano. Assim, ele pode ser subdividido em subgrupos e subclasses de acordo com a necessidade da empresa e do volume de informações que se deseja obter de um sistema de codificação. 5.3 Cadastramento de materiais

Após a codificação dos materiais, é necessário fazer o cadastro dos itens em um sistema informatizado. Ele pode ser feito de várias maneiras, por exemplo, manualmente, em que os dados dos itens são lançados um a um no sistema, ou por meio de leitores de códigos de barras, em que o conjunto de dados de 20 cada item é lançado em cada operação de leitura das etiquetas de identificação. 15

Segundo Gonçalves (2007), o cadastramento tem como objetivo o registro do item com todas as suas características em um sistema em banco de dados. Uma vez que os dados de 25 cada item de material são inseridos no sistema, o catálogo vai se formando e, se o sistema for acessado por todos os usuários, o catálogo também vai estar disponível para consultas pelos interessados. Esse cadastro envolve, em termos gerais, três operações 30 básicas: a inclusão de um item de material no cadastro de

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PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO materiais; eventuais alterações, quando algum item de material tem algumas de suas características modificadas; e a exclusão, quando um item de material não faz mais parte dos materiais utilizados na empresa. 5

10

Assim, a última fase do processo de classificação de material é a catalogação visando à consolidação de todos os dados cadastrais de cada material em um acervo conhecido como banco de dados de matérias, que: • permite a consulta de todos os usuários para se certificar do material de que necessita ou esclarecer eventuais dúvidas sobre as características do material solicitado; • facilita os processos de licitação, uma vez que todas as características do material solicitado estão disponíveis no banco de dados;

15

• evita a duplicidade de inclusão de itens no catálogo e, por consequência, no banco de dados; • permite a conferência dos dados cadastrais com os documentos de identificação dos materiais da empresa. 5.4 Case – Decisão acertada: BSH Continental Eletrodomésticos Ltda.

A BSH Continental Eletrodomésticos Ltda., uma das maiores 20 fabricantes de linha branca do país, inaugurou em abril de 2003, em Jundiaí – SP, um novo centro de distribuição que tem uma área útil de 32 mil metros quadrados e que armazena produtos acabados e peças de reposição de fogões, geladeiras, freezers, secadoras e máquinas de lavar das marcas Continental e Bosch. 25 O CD tem capacidade de armazenar até 150 mil itens. Os produtos acabados somam 700 diferentes tipos. O sistema de gerenciamento do armazém conta com automação com código de barras e leitores óticos de radiofrequência. Movimentando cerca de sete mil itens diariamente, organizados por categoria,

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Unidade IV que entram e saem do depósito, esse sistema automatizado produziu benefícios como o aumento da produtividade em 30%, a redução de 30% na discrepância dos inventários e a eliminação dos erros de despacho e a possibilidade de rastreamento de carga 5 com uso da radiofrequência. Outros ganhos não mensurados são verificados com otimização e flexibilização das operações, agilidade, controle FIFO (first in first out) e melhor atendimento ao cliente nos 350 pontos de revendas autorizados, que recebem diariamente cerca de 5 mil unidades de produtos por dia 10 (Gonçalves, 2007, 345). 6 PREPARAÇÃO DA CARGA PARA DISTRIBUIÇÃO 6.1 O sistema de distribuição de produtos

O sistema de distribuição de produtos é o processo que assegura a integração do fluxo de mercadorias desde o fornecedor até a área de vendas da loja, e, então, para o consumidor final. Um sistema de distribuição eficaz é um elemento importante 15 da estratégia competitiva das empresas varejistas, podendo influenciar a lucratividade da empresa. Entrega direta na loja ou depósito central As empresas podem adotar dois tipos de sistemas de distribuição para que os produtos cheguem dos fornecedores até 20 seus clientes: por meio da entrega direta do fornecedor para seus clientes ou mediante centros de distribuição. Muitas empresas adotam um sistema misto de distribuição, em que parte dos produtos chegam aos clientes por meio de depósitos centrais do varejista e outros produtos são entregues diretamente pelos 25 fabricantes. Centros de distribuição (CDs) Muitas empresas estão desenvolvendo centros de distribuição, utilizando sistemas computadorizados de

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PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO distribuição altamente automatizados que permitem expressivas melhorias no processo de abastecimento (veja case Carrefour). Esses sistemas aperfeiçoam o sistema de controle de estoques, ajudam a implementar a reposição 5 contínua, permitem maior segurança e rapidez do fluxo de abastecimento no giro dos estoques. A implementação de sistemas mais eficazes de distribuição provoca impactos significativos nos resultados de lucratividade da empresa. 6.2 Case – Carrefour investe em distribuição centralizada

Após os grandes investimentos na compra de sete redes de 10 supermercados, agregando um faturamento anual de R$ 1,7 bilhão, o Carrefour está partindo para a implantação de uma estrutura de centros de distribuição. A mudança da operação de distribuição descentralizada ocorre porque a logística da empresa ficou mais complexa com a redução do tamanho das 15 lojas e a expansão da rede em cinco Estados: Rio de Janeiro, Minas Gerais, Espírito Santo, Amazonas e Distrito Federal. Antes, o Carrefour operava somente com lojas grandes que trabalhavam diretamente com os fornecedores. Além disso, acompanha a nova estratégia de tirar a autonomia das lojas 20 e centralizar compras e decisões. Outro fator importante é a ampliação da variedade de mercadorias oferecidas ao consumidor. Há poucos anos o mix de produtos era composto por 15 mil itens, atualmente é de 30 mil, e a meta é chegar aos padrões europeus com 45 mil itens. Com investimentos de US$ 35 milhões, o centro de distribuição do Carrefour está localizado em um terreno de 220 mil m² na rodovia Anhanguera, ao lado do megadepósito do Pão de Açúcar, que tem suas operações centralizadas há 20 anos. Em uma primeira fase, o galpão ocupará 45 mil 30 m², com espaço para 50 mil pallets. Entretanto, a meta é operar somente com 35 mil pallets, com capacidade para descarga diária de 250 veículos e carregamento de 100 25

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Unidade IV carretas, atendendo São Paulo, Paraná e Mato Grosso do Sul. Em uma segunda etapa, serão incorporados mais de 35 mil m², que funcionarão como uma plataforma satélite para produtos de baixo giro e alto valor (artigos de bazar, têxteis 5 e eletrodomésticos) destinados a todos os Estados com lojas Carrefour. Embora tenha menor capacidade de armazenamento do que o concorrente Pão de Açúcar (100 mil pallets), o Carrefour acredita que atualmente a deficiência está relacionada ao 10 fluxo de mercadoria em vez do tamanho do depósito. Por isso, os centros de distribuição devem ser avaliados pela rapidez em descarregar os produtos dos fornecedores e pela montagem das carretas completas para abastecer as lojas. A meta do Carrefour é que um produto de grande consumo 15 fique, no máximo, seis dias no megadepósito e dez dias nas lojas. Para isso um caminhão de mono produto, paletizado, deve ser descarregado em doze minutos. A operação do centro de distribuição do Carrefour será operada por uma joint venture entre Cotia Trading e a norte-americana 20 Pense Logistics. Como em outros centros de distribuição, todos os processos internos serão computadorizados, descartando a utilização de papel, e as atividades de recebimento, armazenamento e expedição de mercadorias serão controladas por radiofrequência. 25

A agilidade dos processos logísticos reflete-se no ponto de venda, pois reduz o tamanho necessário para estocagem de mercadorias, aumentando a superfície destinada à área de vendas. No caso do Carrefour, a área reservada para depósito em suas lojas será um décimo do espaço ocupado 30 anteriormente. Os investimentos na distribuição significam uma redução nos custos da cadeia de abastecimento, compartilhada pelo varejista e pela indústria, tornando os produtos mais competitivos nas gôndolas (Parente, 2000, p. 237).

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PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO 6.3 Seleção e montagem do pedido Quando se recebe um pedido, seus itens devem ser retirados do depósito, agrupados e preparados para a remessa. Todas essas atividades envolvem mão de obra e transporte de produtos. O trabalho deve ser organizado de modo a fornecer o nível exigido 5 do atendimento aos clientes com um custo mínimo. Há vários sistemas que podem ser utilizados para organizar o trabalho. Entre eles estão:

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• Sistema por área: o responsável por pegar os itens circula pelo depósito selecionando itens, como um comprador faz em um supermercado. Os itens são, então, levados à área de embarque para que sejam despachados. O pedido se organiza sozinho, no sentido de que, quando o responsável pela função termina, o pedido está completo. Esse sistema é, geralmente, utilizado em pequenos depósitos, nos quais os produtos são armazenados em locais fixos. • Sistema por zona: o depósito é dividido em zonas, e as pessoas que escolhem os itens trabalham apenas em sua própria área. Um pedido é dividido por zona, e cada pessoa escolhe os itens de sua zona e os envia para a área de preparação, onde o pedido é montado para a remessa. Cada pedido é manuseado separadamente, e só um pedido é atendido em uma zona de cada vez. As zonas são geralmente estabelecidas por agrupamentos de peças relacionadas. As peças podem ser relacionadas pelo tipo de armazenamento que exigem (por exemplo, armazenamento em congeladores) ou, então, pelo fato de serem, frequentemente, pedidas em conjunto. Uma variação do sistema por zona é fazer com que o pedido vá para a próxima zona e não para a área de preparação. Quando deixa a última zona, o pedido está pronto para remessa. • Sistema de pedidos múltiplos: é igual ao sistema por zona, só que, em vez de atender pedidos individuais, vários

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pedidos são reunidos e todos os itens divididos por zona. As pessoas que escolhem os itens, então, circulam por sua área, selecionando todos os itens necessários para aquele grupo de pedidos. Os itens são, depois, enviados à área de preparação, onde são separados em pedidos individuais a serem remetidos.

O sistema por área pode ser facilmente controlado e administrado, mas à medida que o processamento do depósito aumenta, ele passa a ter baixo rendimento. Os sistemas por 10 zonas dividem o processo de atendimento de pedidos em várias pequenas áreas que podem ser melhor administradas individualmente. O sistema de pedidos múltiplos é, provavelmente, mais adequado à situação em que existem muitos itens ou vários pequenos pedidos com poucos itens. 15

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• Estoques de trabalho e estoque de reserva: além dos sistemas descritos anteriormente, o estoque de trabalho e o estoque de reserva podem ser separados. Esse procedimento é adequado quando a unidade selecionada no pedido de um cliente pode ser uma caixa que é armazenada em pallets. Um pallet pode ser trazido para a área de trabalho por um carrinho elevador, e as caixas podem ser retiradas dele. O estoque de trabalho é localizado perto da área de embarque, de modo que o trabalho de seleção fica reduzido. Uma outra força de trabalho é utilizada para repor o estoque de trabalho a partir do estoque de reserva. 6.4 Controle físico e segurança

Como o estoque é composto de objetos tangíveis, eles, por vezes, são perdidos, roubados ou desaparecem durante a noite. Não é que as pessoas sejam desonestas; elas são distraídas. Por 30 isso, faz-se necessário um sistema que ponha obstáculos aos erros ou à desonestidade das pessoas. Segundo Arnold (1998), vários elementos podem ajudar:

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PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO • Um bom sistema de numeração de peças.

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• Acesso limitado. Os estoques devem ser mantidos em locais seguros, com acesso geral limitado. Devem ficar trancados, exceto nas horas normais de trabalho. Isso é mais para garantir que pessoas não levem objetos sem completar os passos da transação do que para impedir furtos. Se as pessoas puderem passear livremente nas áreas de armazenamento a qualquer hora e pegar alguma coisa, o sistema de transação falha. • Uma força de trabalho bem-treinada. Não apenas o pessoal dos almoxarifados deve ser bem-treinado no manuseio, no armazenamento dos materiais e no registro das transações, mas também outros funcionários que interagem com os almoxarifados devem ser treinados, para garantir que as transações sejam registradas adequadamente. • Um sistema de transação simples e bem-documentado. Quando os produtos são recebidos, enviados ou transportados de alguma forma, ocorre uma transação. Em toda transação há quatro passos. São eles: – Identificar o item: muitos erros ocorrem por causa de identificações incorretas. Quando se recebe um item, deve-se fazer a identificação adequada do pedido de compra, do número da peça e da quantidade. Quando os produtos são armazenados, a localização deve ser precisamente identificada. Quando os produtos são lançados, a quantidade, a localização e o número da peça devem ser registrados. – Conferir a quantidade: a quantidade é conferida por uma contagem física, mediante pesagens ou mensurações. Em algumas ocasiões, contêineres de tamanho padronizados podem ser úteis na contagem. – Registrar a transação: antes que qualquer transação seja fisicamente executada, toda informação sobre ela precisa ser registrada.

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Unidade IV – Executar fisicamente a transação: transportar os produtos internamente ou para fora da área de armazenamento. 6.5 Intensidade da distribuição

Levy (2000) considera que a intensidade da distribuição se 5 refere ao número de varejistas que trabalham com uma categoria em particular. No estágio introdutório, as categorias podem ser distribuídas de forma mais ou menos intensiva, dependendo do tipo de categoria e de sua disponibilidade. Uma categoria de alta tecnologia, como os telefones celulares, estaria inicialmente 10 disponível somente por meio de poucos varejistas. Um fabricante de nova ferramenta manual, por outro lado, iria querer que essa categoria fosse distribuída de forma mais intensiva – por meio da maior quantidade de varejistas possível. Conforme a categoria obtém popularidade nos estágios 15 de crescimento e maturidade, a intensidade de distribuição geralmente aumenta. Dessa forma, os telefones celulares foram disponibilizados em muitos varejistas. Mas, quando a categoria entra em declínio, menos varejistas se interessarão em estocá-la por causa da diminuição da demanda. 20

Dessa forma, a gestão dos estoques também sofre forte influência em função da intensidade de distribuição. Referências bibliográficas ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 1998. BATALHA, Mario Otávio; MILANEZE, Kleber Luiz Nardoto. Aplicação da ferramenta de gerenciamento por categorias em uma empresa de atacado. Ouro Preto, MG , 2003. Disponível em : . Acesso em: 20/04/2010.

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