Una propuesta exitosa para fondos externos 3er Congreso Educativo Sistema Universitario Ana G. Méndez Facilitando el aprendizaje: Hacía mejores prácticas de enseñanza 25 de agosto de 2005

Miriam Rivera Cano, CRA, ASQ CQIA Vicepresidenta Auxiliar Recursos Externos Vicepresidencia de Asuntos Académicos e Investigación

Derechos de Autor © 2005 Sistema Universitario Ana G. Méndez. Derechos Reservados prohibida la producción total o parcial sin autorización del Sistema Ana G. Méndez

Objetivos


Presentar el patrón establecido para el desarrollo de una propuesta exitosa para fondos externos.




Presentar los principios básicos de los costos relacionados a un proyecto con fondos federales y repasar los pasos en el desarrollo de un presupuesto.

Contenido Responsabilidades
Primera Fase (Prepropuesta)
Segunda Fase (Redacción)
Elementos de una Propuesta
Desarrollo del Presupuesto


Responsabilidades


Rector(a) – Es el Representante Autorizado por la Universidad, nombrado por el SUAGM, para actuar por la Universidad y asumir las obligaciones impuestas por las leyes federales, regulaciones, requisitos, y condiciones que aplican a las propuestas y contratos federales.




Investigador(a) Principal/Director(a) de Programa – Es la persona responsable a la Universidad y a la agencia auspiciadora para llevar a cabo el proyecto o actividad según aprobada.

Ideas para la propuesta


Solicitada 




La idea es sugerida por la fuente por lo cual hace una invitación a someter propuestas (Request for Proposals) con la descripción del proyecto de interés.

No solicitada 

La idea es del proponente, pero se recomienda buscar el historial de donativos (awards).

Primera Fase (La prepropuesta) Preguntas:
¿Cuál es la función de este proyecto?
¿En qué área es tu proyecto?
¿Cuál es la población impactada?
¿Quiénes componen tu equipo de trabajo para desarrollar la propuesta?
¿Tienes el endoso de tu Decano y Rector?
¿Cuál es la capacidad de tu institución para realizar el proyecto?

Primera Fase (La prepropuesta)


El punto de partida para escribir una propuesta consiste en reunir la documentación adecuada:  Revisa la literatura  Recopila información (estadísticas)  Identifica la posible fuente de fondos  Visita su página electrónica  Comuníquese con la fuente de fondos

Comuníquese con la Oficina de Recursos Externos

Segunda Fase (Redacción)


Razones para una propuesta competitiva  Usted hizo su asignación y ha determinado que su proyecto no duplica los esfuerzos de otros proyectos de investigación.  Este proyecto es relevante a la fuente de fondos.  El proyecto esta dirigido a una necesidad crítica.

Razones para una propuesta competitiva (Continuación)








El enfoque hacía la solución del problema es efectivo y viable. Los resultados esperados justifican los recursos solicitados. El personal propuesto y la organización tienen la capacidad, credibilidad y experiencia necesaria para que el proyecto sea exitoso.

Razones para una propuesta débil









Falta de estadísticas y evidencia que muestre una necesidad o problema real. No existe evidencia de innovación. No expresa la viabilidad del proyecto, posible riesgos o medidas de solución. Información excesiva de trasfondo.

Consejitos para el desarrollo de la propuesta










Establece un tono positivo Utiliza visuales para explicar conceptos abstractos y relaciones No sobre enfatice (overkill) un punto o idea Utiliza palabras que facilite al lector navegar a través de la propuesta Evita palabras que impliquen duda, ej, “might, could, may, should, hope will consider, it appears”

Consejitos para el desarrollo de la propuesta (Continuación)










Muestre firmeza y seguridad Evite la retórica inflada Evite argumentos que no tienen fundamentos No asuma que el lector esta familiarizado con el tema La secuencia debe ser lógica

Consejitos para el desarrollo de la propuesta (Continuación)








Lea cuidadosamente su propuesta y las guías. Busca que colegas lean la propuesta y las guías. Si la propuesta no es aprobada, solicita comentarios de los lectores.

Elementos de una Propuesta

Título
Usa

lenguaje apropiado a la fuente


Describe
Debe

el proyecto

ser breve o corto

Carta de trámite


Para demostrar apoyo de la institución




Para indicar que Instituto debe recibir la propuesta (NIH)

Página de Cubierta


Generalmente provista por la fuente de fondos




Firmada en original, preferiblemente en tinta azul




No firmar “por”, ej. José F. Méndez por Miriam Rivera Cano

Tabla de Contenido


Generalmente, provista por la fuente de fondos.




Importante enumerar las páginas y que los números de éstas concuerden con la tabla de contenido.

Resumen Ejecutivo/Resumen del Proyecto


Es la sección más importante de todo el documento. Es una síntesis de la información más relevante que ayuda a convencer al lector de que este proyecto sea considerado para su apoyo. 

El problema/necesidad - Uno o dos párrafos breves sobre el problema o la necesidad que su organización ha identificado y que está preparada para enfrentar.

Resumen Ejecutivo/Resumen del Proyecto (Continuación) 

La solución — Describa el proyecto, la metodología, la evaluación del mismo, cronología del plan de trabajo, y como se diseminará los resultados. Debe incluir una descripción de los resultados esperados.



Fondos requeridos y duración



Una reseña sobre la orientación de su organización — Escriba en un párrafo el nombre, la historia, la misión y las actividades de su organización, así como la capacidad que ésta tiene para llevar a cabo el proyecto.

Propósito


Metas




Objetivos específicos dirigidos a resultados esperados, mensurables




En propuestas de investigación incluir hipótesis.




Ser positivos, dar esperanzas al lector

Necesidad/Problema


Establecer la necesidad con estadísticas o revisión de literatura, asegure que las mismas estén actualizadas.




¿Qué relevancia o importancia tiene para el entorno del proyecto como para la sociedad en general?




Relación del propuesto.




Importancia del proyecto ahora

problema/necesidad

al

proyecto

Descripción del Proyecto


Tiene cinco subcategorías: objetivos, métodos, personal/administración, evaluación, y sostenible.




Los objetivos y métodos determinan los requisitos de personal y administración




La sostenibilidad depende de la capacidad institucional para sostener el proyecto una vez los fondos externos terminen.

Metas y Objetivos


Metas son conceptuales y abstractas.




Objetivos son:  los resultados esperados del proyecto y ayudan a delinear sus métodos  tangibles, específicos, concretos, mensurables y ejecutables en un período específico

Meta y Objetivos


Meta: Nuestro programa después de las clases ayudará a los niños a leer mejor.




Objetivo: Nuestro programa después de las clases ayudará a cincuenta niños a mejorar su nivel de lectura ascendiendo este nivel a un grado superior al actual, según lo demostrarán los exámenes de lectura realizados después de haber participado en el programa por un período de seis meses. (tono positivo)

Método


Descripción de las actividades específicas que se llevarán a cabo para cumplir los objetivos.  Cómo – Los hechos que sucederán desde que el proyecto comienza hasta que termina  Cuándo – Presenta el orden y el tiempo que tomará cada labor. Elaborar una cronología del plan de trabajo.  Porqué - ¿Porqué el trabajo planificado lo lleva a los resultados que anticipa? Puede utilizar la opinión de expertos o citar literatura.

Personal


Este es el personal clave para realizar el proyecto




Personal clerical o administrativo debe ser consultado con la fuente




Incluye nombre completo, títulos, responsabilidades, porción del salario y beneficios marginales




El resumé debe incluir la experiencias, presentaciones y publicaciones relevantes al proyecto

Evaluación


Describe el plan para la recopilación de información y datos que se utilizarán para mejorar la operación del proyecto.




Describe instrumentos de evaluación, analices de datos y utilización de los resultados que se informarán.

Sostenimiento


Las fuentes de fondos no desean comprometerse a dar apoyo de manera permanente.




Demostrar la capacidad financiera de la institución para sostener el proyecto luego que los fondos externos terminen.




Prepare un plan para institucionalizar el proyecto gradual.

Revisión de literatura o proyectos


Si ha citado publicaciones relevante al proyecto, incluya copia de las mismas.




Si ha hecho referencia a otros proyectos, incluya una descripción de los mismos.

Plan de diseminación


Es posible que se requiera una sección aparte.




Se puede incluir en la descripción del proyecto y en el resumen.




Esto incluye como se dará a conocer los resultados del proyecto. Ej: publicaciones, presentaciones, opúsculos.

Anejos







Cartas de apoyo Literatura relacionada al proyecto Cuestionarios Encuestas Gráficas Referencias

Desarrollo del Presupuesto

Categorías en el Presupuesto


Costos Directos  Personal  Gastos operacionales




Costos Indirectos (Costo de Facilidades y Administración)

Costos Directos


Personal 

Salario básico más beneficios marginales proyectados a la fecha de comienzo del proyecto.



Salario básico es aquella compensación del puesto que ocupa la persona. No incluye bonificaciones, compensaciones adicionales, diferencial, etc.

Costos Indirectos


Es un reembolso de gastos incurridos durante la realización del proyecto por el uso de facilidades y en la administración.   

Uso de facilidades, gastos operacionales, mantenimiento, y utilidades Depreciación de equipo y edificios Administración Institucional

Principios de Costos


Asegurar que los costos asignados a una propuesta, acuerdo de colaboración o contrato federal sean permisibles, asignables, y razonables.

Costos Permisibles


Deben estar dentro de las limitaciones y exclusiones descritas en la Circular OMB A-21.




Deben estar asignados como ítems de gastos dentro de la propuesta, acuerdo de colaboración o contrato.

Costos Asignables


El costo asignable es uno de los elementos que determina si el costo es permisible. Esto es, el costo asignado a una función u objetivo particular beneficia directamente al proyecto.




Ser consistente en la asignación de costos para un mismo propósito.

Costos Razonables


Razonabilidad de los Costos – Los bienes y servicios adquiridos, y la cantidad involucrada, refleja la toma de decisión de una persona prudente en el momento que decide incurrir en el costo.

El Proceso


El Presupuesto es simplemente convertir su proyecto en números.




Iniciar el proceso temprano le permitirá identificar los recursos humanos, físicos y financieros necesarios.

Preparando el Presupuesto


Lea las guías de la solicitud de fondos y determine que actividades son elegibles.




Determine el costo total del proyecto y estime la asignación de los costos por fases, función o objetivo.




Luego asigne los costos a las categorías y complete el formulario provisto en la solicitud.




Si sus números son muy altos, rediseñe sus objetivos y procedimientos para acomodarlos a metas más realista o utilice medios menos costosos para llevar a cabo su proyecto.

Comuníquese con los Expertos Repase su presupuesto y aclare dudas con el personal de Recursos Externos
Discusión de presupuestos


Referencias


Guide to Proposal Writing, University of Central Florida




Proposal Writing Short Course, The Foundation Center

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