UNA HERRAMIENTA PARA LA GESTION DE COSTOS Luis Vaca Guevara Quito-Ecuador Septiembre-2010 1

ANTECEDENTES Y OBJETIVOS DE LA HERRAMIENTA SGC PROCESO DE IMPLEMENTACION ESTRUCTURA ACTUAL DE LA HERRAMIENTA DESAFIOS

Gestión de la Empresa

M. Porter (1998ª)

Directamente relacionada

Gestión estratégica de Costos

Mejorar la competitividad

Liderazgo de costos • Aprovechamiento de las economías de escala • Reducción de costos

La diferenciación del producto o servicio • Mediante la especialización percibida por los clientes.

Segmentación del cliente o foco de mercado

•

Los sistemas contables no fueron diseñados para obtener distribución de costos.

•

La CAC precisa información: • • •

Costo de los productos o servicios que prestan a los socios y clientes Costos oficinas Costos por departamentos

•

Las CAC requieren vender sus productos y servicios, lo cual es un factor crítico de supervivencia y salud financiera de una CAC.

•

Las CAC podrían determinar precios altos, lo cual puede dar lugar a que se pierda el negocio.

•

Las CAC podrían determinar precios bajos, lo cual puede originar perdidas.

VIABILIDAD FINANCIERA: Habilidad que tiene una Cooperativa para cubrir sus costos

VISION MISION ESTRATEGIA

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

CONTROL DE COSTOS

EJECUCION PRESUPUESTO (SEGUIMIENTO)

AREAS DE NEGOCIOS

El Control de costos generará indicadores para medir el avance de los objetivos del Plan Estratégico y Plan Operativo respectivamente.

Niveles apropiados de colocación y captación según la estructura de costos de cada oficina

Áreas deficitarias Productos y servicios que pueden estar subsidiados Inversiones que no están produciendo la rentabilidad suficiente frente a los costos incurridos Impacto de los costos administrativos indirectos aplicados desde el área corporativa (generalmente oficina matriz)

Conocer la estructura de costos, tipos y elementos del costo Determinar la estructura de costos apropiada

Utilizar los indicadores de gestión para el seguimiento de los costos como un estilo de administración

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NIVEL ESTRATEGICO

Impacto en la estructura financiera

NIVEL TÁCTICO

Costos de procesos

NIVEL OPERATIVO

Costos por productos y servicios

 Los indicadores son necesarios para el monitoreo y seguimiento de los costos  Permite analizar la estructura actual de costos.  Facilitan el diseño de estrategias adecuadas para el control de costos.

Se precisa información clasificada sobre: Fuentes de fondeo, tanto por área, producto y oficina. Talento humano que intervienen en cada fase o etapa del proceso de prestación de servicios a los socios Costos indirectos administrativos, es decir, todos aquellos que aportan al desarrollo de las Áreas de Negocios desde el ámbito corporativo.

Ingresos Costos MARGEN FINANCIERO Gastos de Operación Otros Gastos EXCEDENTES

TARIFAS

Monitoreo y control de costos

Crecimiento en volumen y calidad Plan de mercadotecnia Información y capacitación

“Las instituciones del sistema financiero deberán desarrollar e implementar sistemas de costeo sobre los servicios financieros que ofrecen a los clientes y usuarios”. (Marzo 2010)

TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN TARIFAS DE SERVICIOS FINANCIEROS

DEFENSOR DE CLIENTE

PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

SERVICIOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE

PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA INFORMACION DE LOS COSTOS FINANCIEROS

 Las entidades deberán informar a sus clientes y al público en general los costos de las operaciones de crédito  Esta información debe ser divulgada en forma oportuna, clara y precisa. DE LA INFORMACIÓN DE PIZARRA

 Las entidades dispondrán, en todas y cada una de las oficinas abiertas al público, de una pizarra de anuncios permanente y actualizada,  Las pizarras contendrán información detallada sobre los costos financieros de sus operaciones

•

El Sistema de Gestión de Costos, a base de la determinación de los ingresos, costos y gastos por la prestación de los servicios busca estimular la eficiencia y competitividad en la prestación de los servicios ofertados por la CAC.

•

El Sistema de Gestión de Costos apoyará la gestión gerencial y financiera de las CAC mediante la aplicación de un modelo que promueva una cultura orientada a la administración de costos y rentabilidad.

•

El Sistema de Gestión de Costos, permitirá transparentar los resultados al interno de la CAC, como al externo para asociados y futuros clientes de la Entidad.

1. Cuales son mis productos y servicios más rentables? 2. Me conviene dejar de producir algún producto o servicio para privilegiar el más rentable? 3. Cuánto gano realmente? 4. Debo aumentar mis precios de venta?

5. Puedo hacer un producto o servicio más rentable? 6. Están todos mis costos incluidos en los precios? 7. Cuáles son los costos que inciden más? Puedo bajarlos?.

1. Generar Información Financiera con asignación de costos por: Centro de Costos

Departamentos Productos y servicios 2. Generar indicadores para medir los niveles de productividad, eficiencia y rentabilidad de cada unidad de la CAC. Continúa…..

3. Facilitar información a la Gerencia sobre productos a ser subsidiados o mantener sus niveles de rentabilidad 4. Transparentar la información respecto de los costos de los productos y servicios para el socio/cliente 5. Para cada unidad de la CAC, se determine sus indicadores sobre capacidad instalada, utilizada y niveles de productividad.

1.DIAGNOSTICO

Conocer el sistema contable y estructura financiara de la CAC

2. INSTALACION

La herramienta se instala en los equipos de la CAC, según los usuarios

3. CAPACITACION

Capacitación específica en la metodología del SGC y el manejo de la herramienta Continúa…..

3. OPERACION

4. SEGUIMIENTO

El sistema se alimenta con información básica por una sola vez y otra que se debe actualizar mensualmente.

Verificar la correcta utilización de la herramienta.

INFORMACION BASE

• •

Sucursales y / o Agencias. Estructura Orgánica

• •

Áreas y Espacios Físicos Talento Humano

• •

Asignación de Talento Humano en oficinas Catálogo de Cuentas

• •

Productos y Servicios Construcción de indicadores de costos

INFORMACION BASE

INFORMACION MENSUAL

•

Ingreso de Estados Financieros. Individual por oficinas De una o varias oficinas Consulta de estados financieros

• •

Transferencias Internas Costos de Talento Humano

•

Datos de Productos y Servicios

INFORMACION MENSUAL

DISTRIBUCION DE COSTOS

•

Configuración de los segmentos de distribución



Estructura orgánica

 

Centro de Costos Productos y Servicios



Consulta

DISTRIBUCION DE COSTOS

•  

Distribución grupales Estructura Orgánica Centro de Costos

 Costos de Productos y Servicios • Identificación y aproximación del talento humano •

Distribución del costo del talento humano

DISTRIBUCION DE COSTOS

REPORTES Y GRAFICOS REPORTES

 Costos departamentales  Reporte de distribuciones  Centro de costos y rentabilidad oficina  Centro de costos y rentabilidad productos  Centro de costos y rentabilidad consolidado  Histórico distribuciones  Indicadores de costos

REPORTES Y GRAFICOS GRAFICOS

 Estados Financieros  Talento Humano  Estructura Orgánica  Productos y servicios  Indicadores de costos

REPORTES Y GRAFICOS

REPORTE

GRAFICO

•

Difundir en las CAC, de tal forma que su aplicación permita generar una cultura de administración de costos.

•

Capacitar a Consultores y Usuarios en la aplicación optima de la herramienta.

UTILIZACION DE LA HERRAMIENTA

CAPACITACION

TRANSFERIR A OTROS PAISES

GENERAR TRANSPARENCIA

•

Esta herramienta es aplicable CAC de varios países

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Confianza ante los asociados