TURMALIN® und der KORAKTOR®-Synchronisations-Dienst

Geräte wie iPhone oder BlackBerry sind für viele eine nicht mehr wegzudenkende Hilfe, um vor allem unterwegs Zugriff auf wichtige Informationen zu haben. Der neue KORAKTOR®-Synchronisations-Dienst automatisiert den Austausch für Daten (Adressen, Ansprechpartner, Termine und Aufgaben) der KORAKTOR®Datenbank über einen Kommunikations-Server mit geeigneten mobilen Geräten.

1

Funktionsumfang

1.1

Allgemein Inhaber, Geschäftsführer oder Außendienstmitarbeiter werden in den verschiedenen Situationen gefordert, schnell verläßliche Unternehmensdaten zur Hand zu haben, z.B. ∗ In einer Geschäftsbesprechung will man den nächsten gemeinsamen Termin vereinbaren. ∗ Man muss einen Geschäftspartner anrufen, weil man in einem Stau steht und sich zum Termin ein paar Minuten verspätet. ∗ Außerdem waren noch mindestens 3 wichtige Aufgaben, die in einer 'Pause' noch schnell erledigt werden sollten. Früher nutzte man dazu einen entsprechenden Termin- und Aufgabenplaner. ∗ Es soll ja immer noch Zeitgenossen geben, die mit der Druckausgabe von TimeSystems arbeiten. ∗ Inzwischen verwenden aber die meisten irgendeinen elektronischen mobilen Gehilfen (z.B. iPhone, BlackBerry oder irgend ein anderes Gerät), welcher Kontakte, Termine und Aufgaben verwalten und telefonieren kann und einen schnellen Zugang zum Internet herstellt. Für viele KORAKTOR®-Nutzer, die ihre Unternehmensdaten gemeinsam verwalten, gestaltete sich der Datenabgleich mit dem mobilen Endgerät zu einem etwas schwierigerem Unterfangen. ∗ Einerseits verlangten entsprechende Sicherheitsrichtlinien den geschützten mobilen Zugang auf die komplexen Unternehmensdaten, d.h. via Terminalserververbindung oder TURMALIN®-Anmeldung musste man einen für o.g. Aufgabenstellung relativ langen Anmeldeprozess absolvieren. - 'Ich brauche eine Ewigkeit, um eine Telefonnummer griffbereit zu haben.' - 'Mein Gesprächspartner wird schon nervös, weil ich ihm den nächsten freien Termin nicht sagen kann.' - Bei längerer Arbeit im Firmensystem akzeptiert man hingegen den längeren Anmeldeprozess, da man im Gegenzug das komplette Informationsvolumen zur Verfügung hat. ∗ Andererseits erforderte die Nutzung der Kontakt und Terminfunktionen auf den mobilen Geräten, welche für den o.g. Anwendungsfall vollkommen ausreichend sind, eine doppelte Dateneingabe. - Termine mussten im Firmen-KORAKTOR® nachträglich eingegeben werden. - Eine geänderte Telefonnummer des Gesprächspartners wurde dann oft gar nicht mehr eingetragen.

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Deshalb haben wir TURMALIN®, unsere mobile KORAKTOR®-Komponente um den KORAKTOR®-Synchronisationsdienst erweitert. ∗ Dabei erfolgt der Datenaustausch von KOARAKTOR zu einem StandardKommunikations-Server und umgekehrt innerhalb des Firmennetzwerkes. ∗ Der KORAKTOR®-Synchronisationsdienst arbeitet demzufolge geräteunabhängig, da für die Synchronisation mit den vielen verschiedenen Geräten der jeweilige 'Lieferant' verantwortlich ist.

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1.2

KORAKTOR® Viele wichtige Unternehmensdaten sind im KORAKTOR® gespeichert. ∗ Natürlich kann man schon aus Gründen der Übertragungszeiten und Speicher-

kapazität nicht alle Unternehmensdaten auf ein mobiles Endgerät übertragen. ∗ Deshalb kann der Nutzer im KORAKTOR® einstellen, welche Daten er mit seinem mobilen Gerät abgleichen möchte. Dazu definiert man sich mit den bewährten KORAKTOR®-Mitteln ein individuelles Exportprofil für externe Daten. ∗ Durch geeignete Selektion und Filterung wählt man zunächst wichtige Adressen bzw. Ansprechpartner aus, die man unterwegs immer dabei haben möchte, z.B. - alle Adressen einer bestimmten Kundengruppe für einen bestimmten Vertreter - oder alle Adressen mit einem bestimmten Merkmal - usw. ∗ Außerdem kann man seine Termine (und Planungsgrundflächen) aus dem Terminmodul für den Export bereitstellen. ∗ Genauso übersichtlich lassen sich die noch unerledigten eigenen Aufgaben aufbereiten. - Natürlich sollte man auch hier eine geeignete Selektion finden, z.B. alle Aufgaben für den laufenden Monat. - oder alle 'neuen' Aufgaben - usw. ∗ Bei Terminen und Aufgaben kann man im Exportprofil angeben, ob man damit verknüpfte Adresse zusätzlich mit exportieren will.

Jederzeit kann der Nutzer sein Exportprofil an Hand der bereitgestellten Daten im KORAKTOR® überprüfen. ∗ Sollten neue Aufgaben oder Termine bzw. Adressen hinzukommen, wird das Exportprofil entsprechend aktualisiert. ∗ Man sollte allerdings nur die Daten 'mitnehmen', welche man unterwegs auch wirklich benötigt.

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1.3

KORAKTOR®-Synchronisations-Dienst Mit dem KORAKTOR®-Synchronisations-Dienst stellt Dimmel-Software einen Windows-Dienst zur Verfügung, der in periodischen Abständen Daten zwischen KORAKTOR® und einem Kommunikations-Server abgleicht. ∗ Der Dienst unterstützt die Standardprogramme Tobit-David und Microsoft Exchange, welche in den Unternehmen weit verbreitet sind. ∗ Der Dienst muss mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf die jeweiligen Nutzerverzeichnisse im David bzw. Exchange ordnungsgemäß installiert sein. Zunächst werden die Daten, welche das Exportprofil bereitstellt, nach David bzw. Exchange übertragen. ∗ Dabei erfolgt eine Aktualisierung der entsprechenden Datenbestände. ∗ Insbesondere übernimmt der Dienst die im David bzw. Exchange hinzugefügten oder geänderten Daten in die KORAKTOR®-Datenbank. ∗ KORAKTOR® synchronisiert nur die Daten, für die es in KORAKTOR® eine Entsprechung gibt. Den Synchronisationszyklus kann man z.B. alle 5 Minuten ablaufen lassen. ∗ Damit dürften Datenkonflikte, also Datenänderungen in der KORAKTOR®Datenbank und im David bzw. Exchange innerhalb eines Synchronisationszyklusses praktisch nicht auftreten. ∗ In einem solchen wahrscheinlich sehr seltenen Fall, hat dann die 'KORAKTOR®Datenbank recht'.

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1.4

Mobile Endgeräte Für die Synchronisation mit der KORAKTOR®-Datenbank sind praktisch alle mobilen Geräte geeignet, die eine ordnungsgemäße Datensynchronisation mit David oder Exchange realisieren können. ∗ Dabei ist die Art und Weise der Synchronisation von den jeweiligen Einsatzmöglichkeiten des Gerätes abhängig. - mobiler Datenabgleich via Internet (IPhone, Black Berry) - Datenabgleich via WLAN - kabelgebundene Synchronisation ∗ Das betrifft auch den Umfang der Daten, die auf dem Gerät dargestellt werden können. Für manche Endgeräte ist eine gerätespezifische Software für die Synchronisation mit David bzw. Exchange erforderlich, z.B. ∗ Blackberry Enterprise Server für Exchange und Black Berry ∗ Synchronisationssoftware eines Drittanbieters (z.B. Cosynus-Software) für David und Black Berry ∗ Tobit-App für David und iPhone ∗ Ggf. verursacht diese Software zusätzliche Lizenz- und Installationskosten. Manche Endgeräte synchronisieren nicht tatsächlich mit David, sondern nutzen nur einen mobilen Client, z.B. ∗ Tobit-App für iPhone ∗ Dann ist immer eine Internetverbindung zum Server erforderlich, um eine Telefonnummer oder Terminaussage zu erhalten. Grundsätzlich müssen die Synchronisationsvoraussetzungen durch das Unternehmen (Nutzer) geschaffen werden. ∗ ordnungsgemäße David oder Exchange Einrichtung ∗ Ggf. ordnungsgemäße Installation der Synchronisationssoftware eines Drittanbieters ∗ Ggf. Zugang zum Internet Die entsprechende Eignung der Geräte muss unbedingt mit dem Lieferanten bzw. Mobilfunkanbieter beraten werden. ∗ DS ist auf Grund der Gerätevielfalt und unterschiedlichen Nutzungsbedingungen nicht in der Lage, eine umfassende Beratung zu den Geräten abzugeben. ∗ Das betrifft sinngemäß auch die Schaffung der entsprechenden für den Betrieb und die Synchronisation erforderlichen Voraussetzungen.

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1.5

Web-Zugang Mit TURMALIN® stellt Dimmel-Software weiterhin eine Technologie zur Verfügung, mit der von unterwegs aus auf weitere Daten der KORAKTOR®-Datenbank im Unternehmen zugegriffen werden kann. ∗ Dieser Zugriff erfolgt im Online-Prinzip über einen Web-Browser und einen entsprechenden Web-Server im Unternehmen. ∗ Die intuitive und übersichtliche Oberfläche der Anwendung orientiert sich dabei stark am KORAKTOR®, so dass der Nutzer typische KORAKTOR®-Elemente wiederfindet, u.a. Adress- und Mitarbeiter-Arbeitsblätter, persönliche Listen und Bearbeitungsdialoge. ∗ Damit hat der Nutzer eine weitere Möglichkeit, um sich noch ausführlicher zu informieren und neue Informationen einzugeben.

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Für diese Datennutzung ist im Gegensatz zur echten Synchronisation ständig eine Internetverbindung erforderlich. ∗ Die dargestellten Daten werden immer übertragen und befinden sich nicht auf dem mobilen Gerät. ∗ Es ist eine sicherheitsrelevante Anmeldeprozedur zu absolvieren, die einige Augenblicke dauert. Zusammenfassend kann man sagen, dass der Webzugang mehr Informationen liefert, aber dafür etwas länger braucht. ∗ Mit der Kombinationsmöglichkeit beider Technologien hat der Nutzer die Möglichkeit, entsprechend der konkreten Situation Daten mit KORAKTOR® auszutauschen. ∗ Die Synchronisation wird man einsetzen, wenn man schnell einen Termin vereinbaren möchte oder eine Telefonnummer benötigt. ∗ Den Web-Zugang benutzt man, um die Historie einer Adresse einzusehen oder unterwegs eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter zu stellen.

2

Kosten

2.1

Software TURMALIN® Mobile Client, die mobile Komponente von KORAKTOR® muss lizenziert sein. ∗ Jeder Nutzer, der mobil arbeiten möchte, benötigt eine Lizenz (named user). ∗ Der mobile Client ermöglicht die gleichzeitige Nutzung von KORAKTOR® Basismodul durch die Anzahl der lizenzierten Web-Nutzer über das Internet in einem Internetbrowser oder/und die Synchronisation mit Tobit David bzw. MSExchange (Export/Import von Adressen, Ansprechpartnern, Aufgaben und Terminen in David bzw. Exchangeordner) durch die Anzahl der dafür lizenzierten David bzw. Exchangenutzer. ∗ 195 Euro je Client ggf. David fx oder Exchange 2003 oder 2007 ggf. Software eines Drittanbieters für die Synchronisation zwischen David bzw. Exchange mit den mobilen Endgeräten

2.2

Dienstleistungen Der Nutzer muss entscheiden welche der 3 möglichen Installationsvarianten er nutzen möchte, wobei mehrere Varianten gleichzeitig möglich sind. ∗ KORAKTOR®-Synchronisationsdienst mit David oder Exchange ∗ Web-Nutzung über Internetbrowser Die Installationsvariante hängt dabei von den vorhandenen Systemumgebungen (David oder/und Exchange) und den Möglichkeiten der mobilen Geräte ab. ∗ Deshalb sollte vor dem Einsatz eine entsprechende Beratung erfolgen. ∗ Ggf. muss dazu der Lieferant der mobilen Geräte hinzugezogen werden. David oder Exchange müssen ggf. installiert werden. ∗ Aufwand ist vom Umfang und Ausbau des jeweiligen Systems abhängig. ∗ I.d.R. existiert schon eine entsprechende Installation.

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∗ Eine normale Outlookinstallation ist für die Synchronisation nicht geeignet.

Der KORAKTOR®-Synchronisationsdienst muss installiert und konfiguriert werden. ∗ ca. 2 Std.

Der Zugang zum David bzw. Exchange für den 'Superuser', welcher Zugang zu allen Synchronisationsordnern der einzelnen Nutzer herstellt, muss konfiguriert werden. ∗ Dieser 'Superuser' benötigt eine David bzw. Exchange-Lizenz. ∗ ca. 2 Std. Die Exportprofile für den Synchronisationsdienst müssen im KORAKTOR® eingerichtet und getestet werden. ∗ ca. 2 Std. je Nutzer ∗ Diese Aufgabe kann nach Einweisung auch der Systemadministrator übernehmen. Für Nutzer der KORAKTOR®-Version 4.34 fällt eine zusätzliche Konfiguration der Datenbank an. ∗ ca. 4 Std. ∗ In der neuen KORAKTOR®-Version 4.35 (Auslieferung ab 2.Quartal 2010) ist die Datenbank entsprechend vorkonfiguriert. Für einen Zugang über das Web ist ein Internet Informationsdienst (IIS), ein Zertifikat und entsprechende KORAKTOR®-Web-Profile einzurichten und der KORAKTOR® Web-Service zu konfigurieren und zu testen. ∗ ca. 8 Std. 2.3

Fremde Leistungen Diese Dienstleistungen fallen ggf. an und werden i.d.R. durch einen dritten Partner des Unternehmens realisiert, z.B. ∗ Einrichten Exchange ∗ Einrichten Blackberry-Synchronisation ∗ ggf. Einrichten von Synchronisationssoftware mit anderen Endgeräten ∗ usw. Dimmel-Software kann die Einrichtung von David übernehmen oder die Dienstleistungen eines Drittanbieters vermitteln.

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