TREINAMENTO DE RECICLAGEM MODULO LBCGAS

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Apresentação Desde sua criação, em 1994, a LBC está alinhada com as tendências do mercado e comprometida com a satisfação de seus clientes. É por isso que hoje ocupamos lugar de destaque no mercado de software para Automação de Postos de Combustíveis e Lojas de Conveniência, com o LBC Gas Station - uma solução inteligente, desenvolvida para atender plenamente todas as necessidades específicas do segmento. O mercado está cada vez mais competitivo: os consumidores ficam mais exigentes, as empresas aprimoram serviços e produtos, a concorrência cresce rapidamente. Para acompanhar esta evolução, você precisa de uma gestão realmente eficaz, que garanta integração, segurança e agilidade em todos os processos administrativos. Pensando nisso, foi criado o LBC Gas Station: um sistema moderno que reduz o consumo de recursos, custos operacionais, margens de erro e retrabalho. Tudo fica mais seguro, simples e organizado: o sistema disponibiliza relatórios gerenciais, auxilia suas decisões e permite uma análise contextualizada e dirigida. Este Guia Prático tem como objetivo auxiliar e simplificar os processos de modo prático e funcional o usuário em suas funções diárias do Módulo Gerencial. Portanto procure utilizar as teclas de atalho.

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INDICE 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. 1.1.7. 1.1.8. 1.1.9. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.2.6. 1.2.7. 1.2.8. 1.2.9. 1.2.10. 1.2.11. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.7.1. 1.8. 1.8.1. 1.8.2. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.12.1.

CADASTRO CADASTRO DE CLIENTES VISUALIZAÇÃO POR GRUPOS RELATORIOS DO CADASTRO DE CLIENTES SALDO E MOVIMENTAÇÃO DOS CLIENTES CORRENTISTAS CONTATOS INFORMAÇÕES COMERCIAIS FATURAMENTO HISTORICOS DE CHEQUES RECEBIDOS OBSERVAÇÕES E MENSAGEM PROGRAMADA IDENTIFICAÇÃO BIOMETRICA CADASTRO DE PRODUTOS ALTERAÇÃO DE PREÇOS DE CUSTO VENDA E MARGEM DE LUCRO ALTERAÇÃO CADASTRAL EM LOTE ANALISE DE MARGEM DE LUCRO RELATORIOS DO CADASTRO DE PRODUTOS DADOS CADASTRAIS TRIBUTAÇÃO E ESTOQUE ESTOQUE E BASE FICHA DE ESTOQUE CONTROLE DE VALIDADE DE LOTES EM ESTOQUE COMPOSIÇÃO ACOMPANHAMENTO PREÇOS CADASTRO DE KIT DE PRODUTOS CADASTRO DE COMBUSTIVEIS CADASTRO DE TANQUES CADASTRO DE BOMBAS CADASTRO DE BICOS PROGRAMAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE PREÇO CADASTRO DE PREÇO ESPECIAL CRIANDO NOVA TABELA DEFINIÇÃO DO TIPO DE PREÇO ESPECIAL CADASTRO DE TURNOS CADASTRO DE CONTAS CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO CADASTRO DE USUÁRIOS PERFIL DE ACESSO DO USUARIO

7 7 7 8 8 10 11 11 12 12 13 14 14 15 15 16 17 18 18 19 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 28 28 29 30 31 32 32 3

1.14.2.

CADASTRO DE TABELA DE FATURAMENTO HABILITANDO PARCELAMENTO DE FATURA TIPOS DE SAIDA /ENTRADAS DE MERCADORIA CADASTRANDO UM TIPO DE ENTRADA CADASTRANDO UM TIPO DE SAIDA

1.14.3.

SAÍDAS DE MERCADORIA DE DEVOLUÇÃO OU COM DESTAQUE DE IMPOSTO

1.15.

BONIFICAÇÃO DE VENDAS HABILITANDO ACESSO AO CADASTRO DE BONIFICAÇÃO CRIANDO REGRAS DE BONIFICAÇÃO EXEMPLO DE REGRAS DE BONIFICAÇÃO CARTÕES DE IDENTIFICAÇÃO FUNCIONÁRIO/CLIENTE (R-FID) MOVIMENTAÇÕES ENTRADA DE NOTAS IMPORTANDO XML DA NF-E IMPORTANDO PEDIDO DE COMPRA (ENTRADA DE MERCADORIA) TRANSFERENCIA DE PRODUTOS (ENTRE EMPRESAS DA MESMA REDE) EXEMPLOS DE LANÇAMENTOS DE NOTAS FISCAIS REGISTRANDO NOTA FISCAL – COMBUSTÍVEL REGISTRANDO NOTA FISCAL – PRODUTOS

1.13 1.13.1. 1.14. 1.14.1.

1.15.1. 1.15.2. 1.15.3. 1.16. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.4.1. 2.1.4.2. 2.1.4.3.

REGISTRANDO NOTA FISCAL – NOTA FISCAL DE CONSUMO E AQUISIÇÃO DE SERVIÇO

2.1.4.4.

REGISTRANDO NOTA FISCAL – NOTA FISCAL DE CONHECIDMENTO DE TRANSPORTE DE CARGAS

2.2.

FECHAMENTO DE CAIXA ALERTAS VISUAIS RELATORIOS DE ANALISE E TERMOS DE CONFERENCIA BLOQUEIO DE FECHAMENTO DE CAIXA REALIZANDO CONFERENCIA DO CAIXA RECEBIMENTO DE CAIXA REGISTRANDO VALE CLIENTE RECEBIMENTO DE FATURA RECEBIMENTO DE CHEQUE DEVOLVIDO RECEBIMENTO DE VALE-FRETE CHEQUE-TROCO VENDA DE COMBUSTÍVEIS VENDA DE PRODUTOS VENDA DE SERVIÇO DESPESAS E RECEITAS DESCONTOS E ACRÉSCIMOS TROCO INICIAL, FINAL E REFORÇO OBSERVAÇÕES MEDIÇÃO DE TANQUES

2.2.1 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.4.1. 2.2.4.2. 2.2.4.3. 2.2.4.4. 2.2.4.5. 2.2.4.6. 2.2.4.7. 2.2.4.8. 2.2.4.9. 2.2.4.10. 2.2.4.11. 2.2.4.12. 2.2.4.13. 2.3.

34 34 35 35 36 37 38 38 38 40 41 42 42 42 44 44 45 45 48 49 49 50 50 52 53 54 54 56 56 59 62 63 63 64 65 66 67 68 69 70 4

2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.5. 2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.6. 2.6.1. 2.6.2. 2.6.3. 2.6.4. 2.7. 2.7.1. 2.8. 2.8.1. 2.8.2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2. 3.2.1. 3.3. 3.4. 3.4.1. 3.4.2. 3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.6. 3.6.1. 3.7. 3.7.1. 3.7.2. 3.7.3. 3.7.4.

INVENTÁRIO DE PRODUTOS REGISTRANDO INVENTARIO DE ACERTO DE ESTOQUE GERANDO ENTRADAS E SAIDAS REFERENTE AO INVENTARIO REGISTRANDO INVENTARIO NO PDV IMPORTANDO INVENTARIO DE COLETOR DE DADOS TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS COMPLETAR ESTOQUES TRANSFERÊNCIA TOTAL EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS EMISSÃO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA ENVIANDO NF-E EM CONTINGENCIA IMPRIMINDO O DANFE ENVIO DO XML/DANFE SAÍDA E ENTRADA DE MERCADORIA IMPORTANDO CUPONS EMITIDOS PARA GERAR SAIDAS DE MECADORIAS ENCERRAMENTO DO PERÍODO ENCERRAMENTO DE PERÍODO MANUAL ENCERRAMENTO DE PERPIODO AUTOMÁTICO FINANCEIRO FATURAMENTO DE CLIENTES FATURAMENTO AUTOMÁTICO UNIFICAÇÃO DE FATURAS PARCELAMENTO DE FATURAS CONTAS A PAGAR MULTIPLOS PAGAMENTOS CONTAS A RECEBER CARTÃO DE CRÉDITO DEFININDO LOTE RECEBENDO LOTES DE CARTÕES DE CRÉDITO CHEQUES RELACIONANDO CHEQUES REGISTRANDO DEPÓSITO DE CHEQUE DEVOLUÇÃO DE CHEQUES REGISTRANDO DEVOLUÇAO DO CHEQUE BOLETO BANCÁRIO INSERINDO UM BOLETO MANUALMENTE RECEBENDO BOLETO BANCÁRIO ARQUIVO DE REMESSA PARA O BANCO GERANDO ARQUIVO DE REMESSA

72 72 73 77 79 80 80 80 81 82 82 83 85 85 86 86 88 88 91 92 92 92 93 95 96 96 97 98 99 100 102 103 104 106 106 110 110 112 112 113 5

5.3.1.

IMPORTANDO O ARQUIVO DE RETORNO MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA RELATORIOS RECEBIMENTO DE PRODUTOS E COMBUSTIVEIS RELATORIO DE APURAÇÃO DE RESULTADOS RELATORIO DE ANALISE DE ABASTECIMENTOS RELATORIO DE VENDAS POR FORMA DE PAGAMENTO NOVOS PROCEDIMENTOS CONCILIAÇÃO DE CARTÕES CONFIGURAÇÕES INICIAIS CONFIGURANDO OS TURNOS RELACIONANDO AS BANDEIRAS PARA A FORMAS DE PAGAMENTO CONFERINDO CARTÕES POR TRANSAÇÃO CONCILIANDO CARTÕES COM DADOS DAS ADMINISTRADORAS SELECIONANDO MODELO DE ANALISE DAS TRANSAÇÕES CRUZANDO INFORMAÇÕES COM O ARQUVO VAN CONTROLE DE CARTÕES DE CRÉDITO POR TRANSAÇÕES CONTRLE AVANÇADO DAS SANGRIAS E COLETA DE VALORES REGISTRANDO SANGRIA NO CAIXA COMPROVANTES DE SANGRIA REGISTRANDO A COLETA DE VALORES CORRIGINDO VALORES DE SANGRIA VERIFICANDO LANÇAMENTOS DE SANGRIA NO FECHAMENTO DE CAIXA VISUALIZANDO A COLETA DE VALORES NO LBCGAS MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO REGISTRANDO A MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO NO LBCGAS

5.3.2.

CONHECENDO OS STATUS POSSIVEIS PARA A MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO

5.4.

DROPBOX INTRODUÇÃO REGISTRANDO CONTA NO DROPBOX DADOS DA CONTA TIPO DE PLANO DOWNLOAD DO APLICATIVO INSTALANDO DROPBOX HABILITANDO A EXPORTAÇÃO DE DADOS VIA VPN DROPBOX HABILITANDO A IMPORTAÇÃO DE CAIXA VIA DROPBOX HABILITANDO VPN VIA DROPBOX PDV EMISSÃO DE VALE-COMPRA (CONTRA-VALE) EMITINDO VALE-COMPRA (CONTRA-VALE) REALIZANDO RECEBIMENTO DO VALE-COMPRA NO PDV

3.7.5. 3.8. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 5. 5.1 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.1.6. 5.1.7. 5.1.8. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.2.5. 5.2.6. 5.3.

5.4.1. 5.4.1.1. 5.4.2. 5.4.2.1. 5.4.3. 5.4.4. 5.4.5. 5.4.6. 5.4.7. 5.5. 5.5.1. 5.5.2.

113 114 116 116 116 117 117 118 118 118 119 120 121 123 125 127 128 130 131 132 133 136 137 139 141 142 143 145 145 145 146 146 147 148 150 152 152 154 154 157 6

1. CADASTROS No menu Cadastro são inseridas as informações básicas dos dados que serão trabalhados no sistema. No presente manual iremos ressaltar algumas funções importantes sobre este menu que é de fundamental importância para o melhor aproveitamento dos recursos que o sistema disponibiliza.

1.1. CADASTRO DE CLIENTES 1.1.1. VISUALIZAÇÃO POR GRUPOS Na tela de cadastro de clientes, visualizamos a listagem de todos os clientes cadastrados a algumas informações principais como código de cadastro, telefone, cidade, UF e saldo. É possível filtrar essa visualização através de GRUPOS, aos quais esses clientes foram previamente relacionados, afim de auxiliar na localização e visualização de acordo com a característica do grupo em que foi incluído.

Clicando em Aplicar serão exibidos os nomes dos os clientes que foram inseridos no grupo de CLIENTES A VISTA e CLIENTES PAGAMENTO AUTORIZADO como mostra no exemplo a cima. Quando o filtro está ativo é exibida a quantidade de grupos selecionados, para voltar para a listagem completa clique em GRUPOS > TODOS.

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1.1.2. RELATORIOS DO CADASTRO DE CLIENTES: Ainda na tela principal do cadastro de clientes, é possível obter uma serie de relatórios com informações pertinentes aos cadastros dos mesmos clicando no botão “imprimir”. É possível selecionar vários tipos de relatórios do cadastro, dentre eles, LISTA DE CLIENTES ATIVOS, INATIVOS, BLOQUEADOS, CLIENTES POR TIPO DE FATURAMENTO, CLIENTES POR TABELA DE PREÇOS ESPECIAIS, etc. 1.1.3. SALDO E MOVIMENTAÇÃO DOS CLIENTES CORRENTISTAS: Na listagem de clientes cadastrados, a coluna SALDO, mostra o débito atual de cada cliente em sua movimentação. Para acessar um extrato detalhado da conta desse cliente utilize do atalho em CTRL+C.

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Na tela de movimentações do cliente visualizamos o histórico de consumo e pagamento do cliente. A informação de consumo na coluna DESCRIÇÃO DO LANÇAMENTO, representa o vale cliente registrado no fechamento de caixa. Na existência de uma fatura paga, este será representada como crédito. Uma vez que estes consumos deram origem a uma futura podemos consulta-la clicando no botão

.

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1.1.4. CONTATOS: Na aba 7 foi incluída a opção de cadastro de Contatos, que tem a função de cadastrar os dados do funcionário da empresa (Nome, e-mail, telefone e etc.). Através deste formulário é possível fazer o envio de DANFE e XML via sistema e também do Boleto Bancário, selecionando o que deve ser enviado para este contato. Será aberta uma nova tela dentro do cadastro do cliente, insira os dados do funcionário e informe o endereço de e-mail deste funcionário e quais arquivos serão recebidos por ele. Para maiores informações sobre como enviar e-mail via sistema entre em contato com o suporte de sua região.

Ainda dentro do cadastro de clientes o botão que pode ser utilizado para arquivar junto a esse cadastro algum arquivo, documento ou imagem que seja pertinente ao cadastro, como contratos de preço especial. Na tela ANEXOS DO(A) CLIENTE clique no botão

, será aberta uma segunda tela para informar os

dados sobre o arquivo a ser anexado. Para confirmar o registro clique no botão

novamente.

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1.1.5. INFORMAÇÕES COMERCIAIS: Na tela do cadastro do cliente, aba Comercial, podemos inserir o limite de crédito do cliente (Regime para clientes correntistas) e definir uma Tabela de Preços Especiais (preço diferenciado) praticada pelo cliente, sendo possível inserir varias tabelas como em destaque na figura abaixo. Obs.: ver cadastro de preço especial. No lado direito da tela, no campo, Veículos autorizados, podemos inserir as placas dos veículos autorizados para abastecer a prazo em nome desde cliente. O campo Ordens de frete deve ser utilizado para configurar informações sobre a troca de Carta frete, como valor máximo por documento e o mínimo obrigatório para consumo em cada empresa cadastrada. Obs.: esta função esta habilitada para clientes cadastrados como conveniados para troca de carta frete.

1.1.6. FATURAMENTO: Na aba Faturamento, será definido o tipo de acerto, data de vencimento para faturas emitidas e valores de multa por atraso no pagamento da fatura. No campo Bloqueio automático, é possível selecionar o bloqueio por inadimplência ou por limite de crédito. Obs.: ver cadastro de tabela de faturamento.

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1.1.7. HISTORICOS DE CHEQUES RECEBIDOS: Na aba Cheques, são exibidos todos os cheques recebidos no sistema para o cliente selecionado, sendo permitido o controle total desta movimentação. Neste mesma tela também será exibido um histórico de cheques devolvidos e recuperados deste cliente.

1.1.8. OBSERVAÇÕES E MENSAGEM PROGRAMADA: Na aba Observações, existem campos que permitem inserir informações adicionais dos clientes e caso seja necessário enviar uma mensagem na tela do PDV quando este cliente selecionado na pista, inserindo um período para quando ela será exibida.

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1.1.9. IDENTIFICAÇÃO BIOMETRICA: Na aba Identificação biométrica, utilizamos o recurso da leitura biométrica para identificação do usuário no PDV com o objetivo de diminuir fraudes, utilização de preços especiais de forma indevida e segurança na identificação do cliente. O cadastro de digitais pode ser realizado no PDV ou no próprio LBCGAS, acessando a aba Identificação biométrica. Para incluir uma nova digital, pressione INSERT.

No campo Nome, preencha o nome do cliente que está cadastrando a digital. Como o cadastro pode ser feito por pessoa física ou jurídica o nome em alguns casos pode representar o nome do motorista de um empresa, ou de uma frota de taxi. Os demais campos são opcionais. No campo impressão digital o usuário deve coletar a digital do cliente através de um coletor que deve estar previamente instalado na máquina, o modelo compatível atualmente com o sistema é o Hamster Plus do fabricante SecuGen (para instalação entre em contato com o suporte). Após a realização do cadastro de todas as digitais de um determinado cliente, deve ser configurado para que o consumo do mesmo seja sempre validado no PDV através da identificação biométrica. Para isso na aba Dados Cadastrais marque a opção Consumos deste cliente devem ser validados com identificação biométrica.

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1.2. CADASTRO DE PRODUTOS O cadastro de produtos tem por objetivo cadastrar toda a mercadoria que será comercializada, que não seja combustível. Além de permitir o cadastro, alteração e exclusão de novos itens, outras funções muito importantes podem ser encontradas na lista de produtos cadastrados. 1.2.1. ALTERAÇÃO DE PREÇOS DE CUSTO VENDA E MARGEM DE LUCRO: É possível alterar as informações entre Custo, Margem e Venda a partir da listagem de produtos cadastrados, selecionando o produto e pressionando CTRL+E. Para alterar a visualização das informações sobre a Margem de lucro entre Preço de Custo e Preço de Venda, clique em Margem como mostrado na figura.

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1.2.2. ALTERAÇÃO CADASTRAL EM LOTE: Outra opção de alteração das informações cadastrais é o botão Atualização cadastral em lote, localizado no canto superior direito da lista de produtos, identificado pelo símbolo . Este opção permite que seja selecionado um campo, e determinado um valor para todos os produtos cadastrados em um determinado grupo ou até mesmo em todos os produtos do cadastro de uma só vez.

1.2.3. ANALISE DE MARGEM DE LUCRO: Ainda na tela de cadastro de produtos o sistema disponibiliza uma função de analise de margem de lucro que pode ser acessada através do botão

.

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Nesta opção, o cliente pode selecionar um ou vários grupos do cadastro, ou até mesmo alguns produtos de forma aleatória. Além das informações de descrição, código de venda e grupo, o usuário tem a visualização do preço de custo, lucro bruto, encargos (impostos e outras despesas), lucro liquido e preço de venda. Além da visualização o usuário pode realizar alterações dos valores de lucro bruto e lucro líquido fazendo com que essa alteração incida no preço de venda do produto. 1.2.4. RELATORIOS DO CADASTRO DE PRODUTOS: Em atendimento a necessidade de controle das informações dos produtos comercializados, na lista de produtos cadastrados, o sistema disponibiliza relatórios que possibilitam ao cliente analisar informações do cadastro de maneira mais pratica. Essas informações variam desde dados cadastrais até informações de tributação e também do estoque atual dos produtos. Para acessar os relatórios clique em imprimir e selecione o relatório desejado.

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1.2.5. DADOS CADASTRAIS: Nesta aba estão as informações principais necessárias para a comercialização do produto tanto na entrada quanto na saída. Os campos que devem ter uma maior atenção nesta primeira etapa do cadastro, além do preço de custo e venda, são os campos de CST e Código NCM, este ultimo principalmente para as empresas que emitem nota fiscal eletrônica. CST.E e CST.S: Respectivamente tratam os códigos de situação tributária de Entrada e Saída da mercadoria. É possível acessar uma lista dos CSTs já cadastrados no sistema e selecionar aquele que caracteriza melhor a incidência de imposto sobre a mercadoria. Obs.: Além de visualizar os CSTs cadastrados, é possível cadastrar, alterar e incluir novos itens nessa tabela e também configurar a utilização apenas de códigos previamente cadastrados evitando erro de digitação (para configurar essa função acesse Utilitários > Configurações > Movimentações > Entrada de Notas). Código NCM: Código obrigatório para emissores de NF-e, correspondente ao código da Nomenclatura comum do MERCOSUL.

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1.2.6. TRIBUTAÇÃO E ESTOQUE: Na aba numero 2 “Tributação e estoque”, informe os valores que incidem na carga tributária dos produtos de acordo com cada imposto, pois esses serão utilizados para o calculo da movimentação dos produtos. A apuração do imposto para os arquivos fiscais depende dessas informações.

Nos campos de referencia para apuração das contribuições PIS/COFINS, utilize o atalho da tecla F1 nos campos de CST de entrada e saída para ter acesso a tabela de código de situação tributaria. Para o CST de saída que exigem especificação da natureza da receita, utilize da mesma função da tecla F1 no campo para acessar a tabela com os códigos correspondentes. 1.2.7. ESTOQUE E BASE: O campo “Atual” mostra a quantidade em estoque no momento, após as ultimas entradas e saídas das mercadorias. O campo “Base” deve ser preenchido de acordo com a quantidade que se utiliza no estoque de Pista e Troca de Óleo, servindo como parâmetro para transferência baseada em reposição de estoque. Defina em “Mínimo” e “Máximo” a quantidade necessária para ser considerada no relatório “Sugestão de compra de produtos”. Utilize o campo “Destino padrão das compras” para definir qual estoque será abastecido quando uma entrada do produto for registrada.

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1.2.8. FICHA DE ESTOQUE: A aba numero 3, “Ficha de estoque”, encontramos todas as movimentações de entradas e saídas do produto, contendo a data da movimentação, origem da entrada ou saída e numero do documento como exemplificado abaixo.

1.2.9. CONTROLE DE VALIDADE DE LOTES EM ESTOQUE: A aba 4, Validade, tem por objetivo realizar o controle de validade dos produtos. Para utilização dessa função, os dados com informação de validade do lote, devem ser inseridos na nota fiscal de entrada. REGISTRANDO VALIDADE DOS PRODUTOS Acessando o menu Movimentações, clique em Entradas de notas, selecione a nota fiscal de entrada e tecle F8 – “Validade dos lotes” para relacionar a validade dos produtos da nota selecionada. Será aberta a tela de “controle de validade dos produtos” listando os produtos da nota. Para incluir a validade, selecione o produto e tecle Enter. Será aberta uma tela onde devemos informar o lote, o vencimento e quantidade do produto, em seguida clique em Salvar. Veja a imagem a seguir.

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1.2.10. COMPOSIÇÃO: A aba numero 5, Composição, tem por objetivo registrar os itens utilizados na composição de um produto do tipo fabricação própria, que chamamos de matéria prima. Inicialmente é necessário o cadastrado de todos os produtos que serão utilizados como matéria prima para a fabricação do produto final (fabricação própria), e em seguida, vincular toda a matéria prima cadastrada em um produto com tipo fabricação própria. Esta aba só será habilitada para esse tipo de produto.

Para a inclusão da matéria prima no produto de fabricação própria, na aba composição, tecle insert e insira a nova matéria prima informando os dados de quantidade utilizada na fabricação própria. Lembre-se que o preço de custo é de acordo com o informado no cadastro da matéria prima selecionada. Para registrar tecle F4.

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1.2.11. ACOMPANHAMENTO PREÇOS: Esta aba tem o objetivo de registrar toda e qualquer alteração do preço de custo e preço de venda do produto, informando o preço anterior e o novo preço após alteração, e a variação em porcentagem deste processo.

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1.3. CADASTRO DE KIT DE PRODUTOS O cadastro de Kit de produtos permite ao usuário selecionar dois ou mais produtos do cadastro afim de montar um kit, onde pode ser concedido um desconto pela compra ou inclusão de um produto a mais na compra do kit. Para a inclusão de novo kit de produtos entre no menu Cadastros e clique na opção Kit de produtos, em seguida tecle insert, será aberta uma tela informando o nome e os itens pertencente ao Kit. Será aberta uma tela contendo dados do item para que seja informado quais itens serão compostos pelo Kit, lembrando que cada item do Kit deve estar cadastrado no “Cadastro de produtos”. Ver cadastro de produtos.

No exemplo, o item Long Neck cadastrada esta com o preço de custo R$1,25 e o seu preço de venda unitário esta a R$4,50 um lucro de 260%. Observe na imagem acima que criamos uma caixa de Long Neck com seis unidades. O preço de custo unitário é R$1,25 e inserimos o preço de venda no Kit a R$2,50, informamos a quantidade de seis unidades, fechando o Kit com o preço de venda a R$15,00 obtendo um lucro de 100% em cada unidade.

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1.4. CADASTRO DE COMBUSTÍVEIS Este cadastro tem a funcionalidade de informar quais os tipos de combustíveis que são comercializados na empresa. Recomenda-se que esse cadastro seja realizado por um técnico da LBC na implantação do sistema, com acompanhamento do proprietário ou gerente da empresa que tenha as corretas informações para que não ocorra erro no lançamento das informações. Segue abaixo informações importantes para este cadastro. Obs.: caso exista a necessidade de inclusão ou alteração do combustível entre em contato com o suporte para maiores informações. Em Informações Cadastrais, devem ser preenchidos os dados dos combustíveis, conforme solicitado a cada campo. Lembramos que alguns desses são de preenchimento obrigatório para alguns arquivos fiscais entre eles, Código ANP, Código NCM, CST de Entrada e Saída para ICMS e CST de Entrada e Saída para PIS/COFINS. O campo ‘DESCRIÇÃO FISCAL’, será utilizado para impressão de cupons fiscais, notas fiscais e relatórios. Recomendamos utilizar a mesma descrição impressa na nota de fornecimento da distribuidora. No campo descrição para o LMC, será utilizada exclusivamente para impressão do livro de movimentações de combustíveis (LMC). Obs.: Verifique junto a ANP a correta descrição para cada um dos combustíveis comercializados. Para maiores informações utilize o botão

.

No campo ‘DESCONTO CONDICIONAL’ é possível programar condição para desconto no combustível, informando um consumo mínimo e a porcentagem máxima para o desconto no PDV. Para maiores informações utilize o botão

.

O campo ‘SIGLA’ é utilizado para definir como a descrição do combustível irá ser exibida na tela de abastecimento do PDV e também do serviço GasMonitor. Lembrando-se de sempre utilizar a mesma sigla para todas as empresas da rede para melhor acompanhamento nos relatórios.

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1.5. CADASTRO DE TANQUES Este cadastro tem a funcionalidade de informar quais e quantos são os tanques de combustíveis que serão utilizados na empresa. Este cadastro deve ser realizado por um técnico da LBC na implantação do sistema com acompanhamento do proprietário ou gerente da empresa que tenha as corretas informações para que não ocorra erro no lançamento das informações. Seguem abaixo informações importantes para este cadastro. Obs.: caso exista a necessidade de inclusão ou alteração do combustível entre em contato com o suporte.

Neste cadastro alguns campos são importantes conhecer o seu conceito. O campo ‘LMC’ representa o número do tanque no Livro de LMC. O campo ‘SITUAÇAO’ e ‘VALIDADE’ representa o status desse tanque no cadastro, devendo ser alterado quando o mesmo for inutilizado ou sofre alguma alteração. O campo ‘ESTOQUE ATUAL’ representa o estoque de combustível após a ultima entrada de nota e o último caixa importado. Obs.: caso exista a necessidade de inclusão ou alteração do combustível entre em contato com o suporte.

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1.6. CADASTRO DE BOMBAS Este cadastro foi criado para cumprir uma exigência do SPED Fiscal para geração dos registros que tratam a movimentação de combustíveis.

Informe o número da bomba (numeração sequencial definida pelo estabelecimento), nome do fabricante, modelo, número de série e o tipo de encerrante (se mecânico ou eletrônico). Após o cadastro da bomba, registre a numeração de seus lacres e a data de aplicação. O guia do SPED FISCAL não é claro quanto a qual lacre deve ser relacionado no registro 1360. Portanto, como medida preventiva, cadastre preferencialmente todos os lacres acessíveis. Sempre que, em uma manutenção da bomba, for necessária a aplicação de um novo lacre, exija da empresa que executou o serviço um laudo técnico. Faça imediatamente o cadastro do novo lacre no sistema. Os lacres inutilizados não devem ser apagados.

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1.7. CADASTRO DE BICOS Este cadastro tem como objetivo, informar quais e quantos são os bicos de abastecimentos que existem no posto vinculando-os aos tanques e bombas aos quais pertencem. Assim como o cadastro de combustível e o cadastro de tanques também deve ser realizado por um técnico da LBC na implantação do sistema com acompanhamento do proprietário ou gerente da empresa que tenha as corretas informações para que não ocorra erro no lançamento das informações. Segue abaixo informações importantes para este cadastro. Obs.: caso exista a necessidade de inclusão ou alteração do combustível entre em contato com o suporte.

A esquerda da tela do cadastro, no botão , é possível cadastrar preços especiais diferentes do padrão do combustível sendo possível selecionar qual o preço será utilizado na venda (comando Ctrl+O na tela de seleção de caixa no PDV).

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No campo Automação das bombas, cada bico possui um número de hexa que representa o endereçamento do bico na placa de automação e ao ID do sensor de RFID (quando compatível com o modelo de placa). Para maiores informações tecle

/ou entre em contato com o suporte.

Ao lado possui um quadro chamado “Preço de venda” que é permito informar qual o preço de venda será utilizado, permitindo cadastrar um diferenciado do valor do cadastro do próprio combustível.

1.7.1. PROGRAMAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE PREÇO:

Na tela de lista de bicos cadastrados possui uma função de alterar automaticamente os preços dos combustíveis na bomba. Clique o botão para seja aberta a tela de lista de programações ativas. Esta função foi criada para possibilitar a programação remota das alterações de preço das bombas, possibilitando a utilização de recursos como DESCONTOS/ACRÉSCIMOS especiais em determinados horários e/ou dias da semana. Para o registro desta função é preciso consultar alguns campos do cadastro de bicos como o hexa e o numero do bico.

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1.8. CADASTRO DE PREÇO ESPECIAL Essa ferramenta tem a função de possibilitar ao usuário criar uma tabela definindo um preço diferenciado a um determinado produto ou combustível e vincular essa tabela a um cliente correntista, afim de que essa alteração de preço seja aplicada ao mesmo quando o cliente for identificado na pista. 1.8.1. CRIANDO NOVA TABELA: Para a inclusão de um novo preço especial acesse Cadastros > Tabela de preços especiais. Na primeira tela será definida a identificação dessa tabela, que pode ser criada com o nome do cliente ou com uma descrição do padrão do preço especial que será aplicado de modo a facilitar sua identificação. É possível também definir senha para utilização da tabela e que apenas os produtos vinculados a ela sejam vendidos ao cliente. O campo Cód. Rede deve ser utilizado quando a tabela de preço especial for utilizada dentro de outras empresas com cadastro unificado.

1.8.2. DEFINIÇÃO DO TIPO DE PREÇO ESPECIAL: Após definir o nome da tabela de preço especial, clique em Salvar. Para a utilização desta tabela é necessário inserir o tipo de mercadoria que irá receber o preço especial. Clique em “Definição” selecione o Tipo, e em seguida a Descrição do produto ou combustível do cadastro. Após definir o tipo e a descrição da mercadoria que será comercializada definimos o tipo de operação que será realizada sobre o preço final para o cliente.

OBS.: Podemos incluir várias tabelas para o mesmo cliente, criar uma tabela com vários itens ou vincular a vários clientes. Ver cadastro de clientes.

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1.9. CADASTRO DE TURNOS O cadastro de Turnos tem como objetivo cadastrar e definir os caixas que poderão ser abertos no PDV ou até mesmo um caixa interno para controle da empresa. Na primeira aba deve-se informar além da descrição do turno, informar o estoque a ser utilizado entre Pista/Depósito/Troca de Óleo e caso for lojas de conveniências que utilizem a mesma base de dados do posto, habilitar ou desabilitar a emissão de cupons fiscais de combustíveis.

Na segunda aba, Bicos permitidos, habilitar ou desabilitar os bicos de abastecimentos, dessa forma poderemos definir os bicos que serão utilizados no turno, possibilitando o cliente criar vários turnos definindo nesse campo aqueles que serão permitidos para cada um.

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1.10. CADASTRO DE CONTAS O cadastro de contas tem como objetivo o cadastramento das contas bancárias movimentadas pela empresa. Para a inclusão de uma nova conta entre no menu cadastro, clique em contas, em seguida tecle insert. Será aberta uma tela para que sejam informados os dados da conta bancária.

A opção “Emitir cobrança bancária pelo sistema” é utilizada para empresas que emitem boletos pelo sistema. Para maiores informações sobre emissão de cobrança bancaria pelo sistema LBCGAS entre em contato com o suporte da LBC. Na aba acesso, é possível selecionar os usuários que terão acesso à conta bancária, lembrando que aqueles que não têm acesso a conta, não poderão visualizar seus lançamentos mas podem realizar pagamentos e recebimentos referentes a ela.

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1.11. CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO O cadastro de formas de pagamento tem como objetivo cadastrar todo e qualquer tipo de forma de pagamento recebida pela empresa, respeitando as informações cadastrais contidas no ECF. Procure utilizar esta ferramenta com cuidado, tenham em mente que uma alteração incorreta pode ocorrer problemas na movimentação financeira e no PDV fiscal, sempre que houver dúvida entre contato com o suporte técnico. Para a inclusão de uma nova forma de pagamento acesse Cadastro > Formas de pagamento.

No campo Descrição informe o nome da forma de pagamento que será visualizada dentro do sistema, no campo “Exp.Pista” informe se esta forma de pagamento será utilizada no PDV. No campo “Descrição fiscal” digite exatamente a descrição do modo em que foi cadastrada no ECF. No campo conta bancaria de destino se refere qual a conta bancaria para credito do recebimento da forma de pagamento. No campo “Despesa para taxa administrativa” selecione uma despesa vinculada a esta forma de pagamento. Este campo é usado para ativar a função de deposito automático de cheques e cartões de credito. O campo administradora do cartão foi criado para atender exigências do SPED Fiscal (EFD) que, em seu registro “1600”, relaciona o total das operações com cartões de crédito ou débito realizados por administradora. Portando, para as formas de pagamento do tipo “cartão de crédito”, esta informação será requisitada e deve ser preenchida corretamente. No campo preços especiais é possível vincular uma forma de pagamento a um preço especial, uma vez utilizada esta função, todas as vendas usando esta forma de pagamento o preço da mercadoria comercializada será de acordo com o preço definido na tabela.

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1.12. CADASTRO DE USUÁRIOS O cadastro de usuários tem objetivo o cadastro de usuários/funcionários da empresa no sistema. Para a inclusão de um novo usuário entre no menu cadastro, selecione usuários e tecle insert. Será aberta uma tela cadastro de usuários para que sejam preenchidos os dados dos funcionários.

No campo tipo de acesso selecionamos dois tipos, Gerente e Funcionário. Escolhendo o tipo de acesso Gerente terá acesso às funções do modulo gerencial e PDV, selecionado o tipo de acesso Funcionário, o mesmo terá acesso somente às funções do PDV definidas no perfil de acesso. 1.12.1. PERFIL DE ACESSO DO USUÁRIO: Em cadastro de usuário podemos definir e limitar as funções e ferramentas de cada um no sistema, utilizando o botão perfil de acesso, será aberto uma nova tela Definição de acesso exibindo todas as funções do sistema.

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Para cada menu do sistema exibido na tela, defina o nível de acesso do usuário entre Total, Leitura e Negado, sendo total para livre acesso ao menu, leitura para somente visualização dos registros e negado para acesso restrito as funções. A esquerda da tela definição de acesso algumas opções de acesso do menu são exibidas, selecionando uma delas é possível limitar o usuário a realizar algum tipo de alteração mesmo que ela tenha acesso total as funções. Geralmente esta ferramenta é utilizada por empresas que já são bem definidas as tarefas de usuário, permitindo assim o maior controle do proprietário evitando fraudes.

Observe que para um usuário que possui acesso livre a movimentações é possível bloquear algumas funções do fechamento de caixa, sendo assim, o proprietário da empresa tem o controle das funções de cada usuário.

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1.13. CADASTRO DE TABELA DE FATURAMENTO Esta ferramenta tem por objetivo definir o tipo de faturamento do cliente cadastrado com padrão correntistas e será utilizado como base para o FATURAMENTO AUTOMÁTICO. Ver faturamento de clientes. O sistema permite definir faturamento do tipo mensal, quinzenal, decenal, semanal e diário. Para a inclusão de uma nova tabela de faturamento entre no Menu Cadastros e clique na opção Tabela de Faturamentos, em seguida tecle insert. Será aberta a tela Tipos de Faturamento. IDENTIFICAÇÃO: campo onde é definido um nome para a tabela de faturamento. Esta definição é necessária, pois será permitido inserir mais uma opção de data de inicio e fechamento do faturamento. TIPO: campo onde é definido o tipo de faturamento, mensal, quinzenal, decenal, semanal e diário. DIA: campo onde é definido o dia de inicio/fechamento do faturamento. VENCIMENTO: campo onde é definido será o vencimento. FECHAMENTO: campo onde é definido o prazo em dias para vencimento da fatura. O sistema permite definir faturamento do tipo mensal, quinzenal, decenal, semanal e diário. O exemplo acima mostra uma tabela de faturamento para clientes com faturamento mensal e data de início/fechamento no dia 31 e o vencimento calculado a partir da data da emissão da fatura com prazo 5 (cinco) dias. Identificamos o nome desta tabela como: MENSAL-31, para diferenciar de outras tabelas do tipo mensal, pois podem ser cadastradas várias tabelas do tipo mensal, porém com fechamento em dias diferentes. Ao realizar o fechamento no dia 31 o vencimento será calculado a partir dos dia 31 mais 5 (cinco) dias de acordo como estabelecido na figura. 1.13.1. HABILITANDO PARCELAMENTO DE FATURA: Outra funcionalidade neste cadastrado é definir o parcelamento de faturas. Será possível parcelar uma fatura emitida em até 99 parcelas, cada uma com seu vencimento e boleto bancário próprio.

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1.14. TIPOS DE SAIDA /ENTRADAS DE MERCADORIA O cadastro de tipos de saída/entrada de mercadoria tem por objetivo cadastrar todos os tipos de entrada e saída de mercadorias que serão base de informação para as notas fiscais de saída. 1.14.1. CADASTRANDO UM TIPO DE ENTRADA: Para registrar um tipo de entrada de mercadoria entre no menu cadastro, selecione tipos de saída/entrada de mercadorias e tecle insert. Será aberta uma tela de tipos de saída/entrada de mercadorias. No campo tipo é onde definimos se o registro é uma saída ou entrada.

Para cada registro de entrada definimos os atributos em:   

Processar estoque dos produtos relacionados - Definir se o estoque dos produtos será alterado quando este tipo de movimentação for utilizado. Gera contas a pagar - Definir se ira gerar uma despesa em contas a pagar no meu financeiro. Utilizar como base para impressão de nota fiscal - Definir se esta saída/entrada de mercadoria poderá ser utilizada para emissão de nota fiscal. Obs.: informar o CFOP padrão que será utilizado para impressão da entrada ou saída,(pressione F1 para listar) .

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1.14.2. CADASTRANDO UM TIPO DE SAIDA: Para registrar um tipo de saída de mercadoria entre no menu cadastro, selecione “Tipo de saída/entrada de mercadorias” e tecle insert. Será aberta a tela de tipos de saída/entrada de mercadorias. No campo tipo é onde definimos se o registro é uma saída ou entrada.

Para cada registro de saída também definimos os atributos, processar estoque dos produtos relacionados, gerar contas a pagar e utilizar como base para impressão de notas fiscal como informado anteriormente. Em definições de saídas, definimos o preço base a ser utilizado nas vendas dos itens entre preço custo ou de venda. Caso esta movimentação necessite gerar um desconto na emissão da nota, é preciso informar o desconto/acréscimo mínimo e máximo. Se a saída gerar contas a receber configuramos o parcelamento deste credito.

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1.14.3 SAÍDAS DE MERCADORIA DE DEVOLUÇÃO OU COM DESTAQUE DE IMPOSTO: Algumas saídas de mercadorias que exijam incidência do imposto no valor total podem ter esta função habilitada para realizar a operação nos valores de IPI e ICMS ST, normalmente exigida em notas de devolução. Esta configuração é feita na aba definição especial para emissão de notas fiscais no cadastro de saída/entrada de mercadorias.

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1.15. BONIFICAÇÃO DE VENDAS Este recurso foi criado para atender às necessidades de várias empresas que desejavam criar incentivos para aumento do consumo de seus clientes. Através desta função será possível dar descontos e premiações a partir de regras facilmente definidas pelo gestor. 1.15.1 HABILITANDO ACESSO AO CADASTRO DE BONIFICAÇÃO: Acessando CADASTROS > USUÁRIOS > PERFIL DE ACESSO > CADASTROS > BONIFICAÇÃO DE VENDAS. 1.15.2. CRIANDO REGRAS DE BONIFICAÇÃO: Após a definição dos usuários que possuem acesso ao recurso, acesse “Cadastros> Bonificação de vendas”. Esta tela exibirá todas as regras cadastradas até o momento.

Tecle INSERT para inclusão de uma nova regra. Não existe limite do número de regras condicionais a serem aplicadas para a bonificação.

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SITUAÇÃO: No campo situação, defina qual o status atual da regra. Você poderá, quando necessário, desativar uma regra temporariamente. TIPO DE PRODUTO: Selecione o tipo de produto que será foco desta bonificação. As opções são: Combustível, Produto, Serviço, Grupo de produto, Grupo de serviço e Todos. No campo seguinte, selecione o produto desejado para o tipo selecionado. Se o tipo selecionado for todos, este campo estará desativado e a regra será aplicada a todos os itens vendidos. IMPRESSÃO DO VALE BRINDE É OPCIONAL: Marque esta opção para deixar a definição de imprimir ou não o cupom de bonificação a cargo do operador do PDV. Ele será perguntado sobre isso antes da emissão. Se a opção estiver desmarcada, o vale brinde será impresso automaticamente. FORMAS DE PAGAMENTO ONDE A BONIFICAÇÃO É AUTORIZADA: Você poderá definir as formas de pagamento onde a bonificação é válida. Interessante para promoção de um ou alguns tipos de pagamento (dinheiro, cartão de débito, etc). REGRAS DE BONIFICAÇÃO: Lista das regras de bonificação existentes. Tecle INSERT para a criação uma nova regra.

UNIDADE REFERÊNCIA: Define o calculo da bonificação a partir de um consumo quantitativo (unidades/L/M3) ou por faturamento (R$). CONSUMINDO DE (>=): Condição mínima de consumo, na unidade definida em “unidade referência”, para aplicação desta regra. CONSUMINDO ATÉ ( CARTÕES DE IDENTIFICAÇÃO FUNCIONÁRIO/CLIENTE(R-FID), insira o numero do cartão e selecione o funcionário que será usuário do cartão digitado.

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2. MOVIMENTAÇÕES O Menu de Movimentações é a ferramenta que gerencia as entradas e saídas do sistema. Podemos destacar algumas funções como as principais no dia a dia como: Entrada de notas, fechamento de caixa, medição de tanques, emissão de notas. Procure observar os botões à disposição e o rodapé a cada janela, sempre existe uma informação que pode ser útil.

2.1. ENTRADA DE NOTAS Todo o registro de compra do estabelecimento existe uma nota fiscal, portanto é necessário o seu lançamento no sistema, pois esta nota está processando o registro de estoque e é informação base para geração dos arquivos fiscais, o SPED, SINTEGRA e LMC. Além do lançamento manual padrão, na tela de listagem de entrada de notas é possível encontrar outros recursos como, Importar entradas (XML, pedidos e transferências), cadastro de Validade dos Lotes, Analise de margem de lucro para os itens da NF. 2.1.1. IMPORTANDO XML DA NF-E: Por obrigação o fornecedor que emite Nota Fiscal Eletrônica deve disponibilizar ao consumidor o arquivo XML. Através da importação desse arquivo, podemos garantir o lançamento correto dos dados dos produtos como quantidade e valores de custo. Para iniciar a importação localize o botão , na parte inferior da tela de entradas de notas, em seguida selecione o tipo “NOTA FISCAL ELETRONICA (MOD.55) – XML”.

Informe o caminho onde o XML foi salvo e clique em PROCESSAR. Caso o fornecedor do XML não esteja previamente cadastrado, o sistema ira abrir a tela de cadastro para realização do mesmo, refaça o processo de importação do arquivo para continuar.

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Após a importação do arquivo, o sistema irá abrir diretamente na tela de relacionamento dos itens. Os campos de cálculo de imposto e valor total da nota e dos produtos já estarão preenchidos de acordo com os dados do XML.

Será necessário agora fazer a correspondência dos itens do XML com os produtos do cadastro. Selecione o primeiro item, pressione ENTER, e o cursor irá para os campos dos dados do item. Informe o tipo de acordo com a mercadoria, atribua o código do fornecedor afim de vincular este ao produto do cadastro no banco de dados da empresa. Informe o CFOP referente a movimentação (tecle F1 e tenha acesso a tabela dos CFOPs cadastrados), o campo CST caso preenchido no cadastro do produto já estará preenchido. Os campos de quantidade e custo total não estarão editáveis nesse tipo de lançamento pois irão respeitar exatamente o valor gravado no XML. Ao finalizar o registro das informações do item pressione F4 para relacionar o próximo até que a soma de todos seja o valor total da NF-e. Na a próxima aba, relacione os dados referente a despesas e pagamento, e faça a distribuição do volume nos tanques caso tratar de uma nota de combustível.

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2.1.2. IMPORTANDO PEDIDO DE COMPRA (ENTRADA DE MERCADORIA): É possível importar o pedido de mercadoria que tenha sido registrado como entrada de mercadoria (MOVIMENTAÇÕES > SAIDA E ENTRADA DE MERCADORIAS). Para importar essa movimentação, no botão , selecione o tipo “PEDIDO DE COMPRA” e informe o número da entrada. O processo de registro da entrada de Pedido é semelhante ao da importação de XML. 2.1.3. TRANSFERENCIA DE PRODUTOS (ENTRE EMPRESAS DA MESMA REDE): Ainda utilizando os recursos encontrados na opção , temos a possibilidade de importar uma transferência de produtos que tenha sido realizada entre empresas da mesma rede. Para utilização desse recursos as empresas devem estar instaladas dentro do mesmo servidor do LBCGAS. Realize uma saída de mercadoria na empresa de origem e em seguida faça o processo de importação na entrada de notas, informando o numero da nota fiscal emitida.

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2.1.4. EXEMPLOS DE LANÇAMENTOS DE NOTAS FISCAIS: 2.1.4.1. REGISTRANDO NOTA FISCAL – COMBUSTÍVEL:

Para o registro de notas fiscais de combustível, selecione a opção MOVIMENTAÇÕES > ENTRADA DE NOTAS. Na primeira etapa, devem ser relacionados os dados principais da nota como, identificação do fornecedor e tipo de entrada. Nos campos de data de emissão e recebimento, os dados devem ser informados de acordo com a data base a ser utilizada para escrituração da entrada no estoque e também para os arquivos de escrituração fiscal digital (EFD). O campo MOD. Identifica o tipo de modelo da nota fiscal, neste primeiro exemplo, por se tratar de um produto de revenda (combustível) os modelos podem ser 01 ou 55 se NF-e. DICA: É possível configurar no sistema para que a identificação do Fornecedor seja feita somente através do CNPJ evitando erros de selecionar uma empresa errada. Para ativar essa função acesse UTILITÁRIOS > CONFIGURAÇÕES > MOVIMENTAÇÕES > ENTRADAS DE NOTAS.

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Seguindo para a aba 2 – Valores de itens relacionados - Informe os valores de cálculo de impostos e totais da nota fiscal faça o relacionamento dos itens.

Caso houver alguma alteração no preço de custo em relação a última entrada, o sistema irá exibir a mensagem abaixo sugerindo verificação nos campos.

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Seguindo para a aba 3 – Tanques destino, observações e pagamento – É possível relacionar uma despesa a essa entrada, caso existente. No campo pagamento, informe número de parcelas e data de vencimento de cada uma delas. Por esse exemplo tratar de uma nota fiscal de combustível, é necessário distribuir o volume recebido por cada tanque. Lembrando que no caso de existir dois ou mais tanques com o mesmo tipo de combustível, informar a quantidade descarregada em cada um deles.

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2.1.4.2. REGISTRANDO NOTA FISCAL – PRODUTOS: O registro de entradas de notas de produtos é o mesmo processo exemplificado para entradas de notas de combustível. O campo de maior importância no lançamento de produtos são os códigos de CFOP e CST pois são eles que determinam o tipo de movimentação e a situação tributará do produto. Lembrando que para acessar a tabela de CFOPs cadastrados utilize o atalho F1. Outra função que auxilia o lançamento de nota de produtos é a utilização do campo “Cód. Fornecedor”. Após selecionar o tipo da mercadoria, no campo “Cód. Fornecedor” digite o código do produto utilizado pelo fornecedor, o sistema irá vincular esse código do fornecedor ao produto para os próximos lançamentos.

DICA: É possível configurar para que apenas CFOPs previamente cadastrados sejam utilizados nas entradas de notas, podendo o cliente personalizar a listagem e deixar disponível apenas os que são utilizados na empresa. Para ativar essa função acesse UTILITÁRIOS > CONFIGURAÇÕES > MOVIMENTAÇÕES > ENTRADAS DE NOTAS.

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2.1.4.3. REGISTRANDO NOTA FISCAL – NOTA FISCAL DE CONSUMO E AQUISIÇÃO DE SERVIÇO (MODELOS 06, 29, 28, 21 E 22): Para as notas fiscais de consumo após identificar o fornecedor, informe o modelo correspondente a movimentação: Energia elétrica (modelo 06), Água canalizada (modelo 29), Fornecimento de Gás (modelo 28), Comunicação (modelo 21) e Telecomunicação (modelo 22). Observe que a aba 2 foi alterado para Detalhes do consumo.

No campo despesa vinculada informe a despesa do plano de contas correspondente a este consumo e nos demais campos insira os valores de acordo com o documento. 2.1.4.4. REGISTRANDO NOTA FISCAL – NOTA FISCAL DE CONHECIMENTO DE TRANSPORTE DE CARGAS (MODELOS 7,8,9,10,11,26,27,57): Para as notas fiscais de transporte após identificar o fornecedor e selecione em “Tipo de entrada” um dos modelos de nota fiscal de transporte(conhecimento de transporte de cargas – modelo 7,8,9,10,11,26,27,57).

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2.2. FECHAMENTO DE CAIXA O fechamento do caixa é o registro da movimentação importada do PDV.

2.2.1. ALERTAS VISUAIS: Na tela de listagem, existem alertas visuais que podem possibilitar uma visualização rápida de possíveis problemas relacionados ao fechamento do caixa. Observe que cada caixa possui duas datas, a primeira representa a data da movimentação do caixa e a segunda representa a data da ultima alteração do caixa. O destaque em vermelho indica alteração no caixa superior ao estipulado após seu fechamento. Nos campos de valores o sistema também permite que o usuário configure alertas para quando um valor estiver igual ou superior ao valor utilizado como padrão.

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Para a configuração dessa função acesse UTILITÁRIOS > CONFIGURAÇÕES, SELECIONE A OPÇÃO MOVIMENTAÇÕES > FECHAMENTO DE CAIXA > ALERTAS NA LISTAGEM DOS CAIXAS.

Será aberta uma tela onde é definido um valor mínimo para cada campo especificado no quadro. Quando no fechamento de caixa este valor estiver diferente do definido na tela de lista de caixa fechados o mesmo estará com a cor vermelha.

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2.2.2. RELATORIOS DE ANALISE E TERMOS DE CONFERENCIA: Na tela de lista de caixas fechados no campo superior à esquerda, podemos utilizar este botão acesso a alguns relatórios que trazem informações dos turnos.

Ainda na tela de listagem de caixas através do o botão que realizou a ultima atualização.

para ter

é possível visualizar qual dia e usuário

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2.2.3. BLOQUEIO DE FECHAMENTO DE CAIXA: Após a conferência do caixa o mesmo pode ser bloqueado por um gerente para que ele não possa ser mais alterado desde que o usuário que o bloqueou desative esta função. Para bloquear o caixa clique no botão . Esta função pode ser utilizada também para realizar o depósito de cartões e cheques automaticamente na conta bancária definida no cadastro. Para ativar esta função entre no cadastro de formas de pagamento, selecione a forma de pagamento desejada e insira uma despesa vinculada à forma de pagamento no campo despesa para a taxa administrativa.

Após inserir a despesa vinculada, acesse Utilitários > Configurações > Financeiro > Geral, e selecione os tipos de forma de pagamento que irão utilizar a função.

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2.2.4. REALIZANDO CONFERENCIA DO CAIXA: Após a importação do caixa é possível conferir e caso necessário editar as informações registradas no mesmo. 2.2.4.1. RECEBIMENTO DE CAIXA: Para um melhor desempenho e agilidade na conferencia do caixa podemos utilizar o botão para visualizar entre todos os lançamentos conferidos ou somente lançamentos não verificados. Para que possamos identificar quais são os lançamentos verificados ou não, utilizamos a tecla ‘V’. Quando ativado a visualização de todos os lançamentos o mesmo ficara em destaque em azul, quando habilitado a visualização de lançamentos não verificados o mesmo irá desaparecer, indicando que esta forma de pagamento já esta correta.

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Para conferencia dos cheques registrados na pista podemos utilizar o botão ferramenta de verificação de cheques recebidos. Utilizando esta função será aberta uma tela exibindo todos os cheques que foram registrados no PDV, onde serão mostradas todas as informações do cheque que foram digitadas no PDV durante o registro do cheque.

Caso algum dado do cheque estiver incorreto, basta clicar com um clique duplo no cheque desejado e será ativada a coluna da esquerda onde mostra os dados do cheque. Após correção do cheque clique em , feito isso marque o cheque como verificado. Após conferir e marcar todos os cheques clique no botão

para que as informações do cheque sejam atualizadas no sistema.

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2.2.4.2. REGISTRANDO VALE CLIENTE: Este campo é informado todos os cupons a prazo dos clientes correntistas registrados no PDV. Podendo visualizar os dados da nota a prazo e edita-las. Lembrando que os dados registrados neste campo devem seguir um critério de fidelidade nas informações, pois estes dados serão base de informações para operações e arquivos fiscais como o SPED FISCAL.

2.2.4.3. RECEBIMENTO DE FATURA: Este campo tem como funcionalidade registrar todos os pagamentos de faturas registrados no PDV.

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Para ativar esta função entre no menu Utilitários > Configurações > Utilitários > Exportação de dados pista. Habilite a opção de enviar para o PDV as faturas pendentes possibilitando o seu recebimento.

Para o registro das faturas no módulo PDV, na tela de seleção de caixa tecle F7 – Outros Lançamentos. Selecione a opção 5 – Recebimento de fatura.

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Será aberta uma tela de recebimento de fatura, informe os dados do cliente e o código do funcionário responsável pelo lançamento e tecle F4. Serão listadas as faturas pendentes do cliente selecionado para que sejam selecionadas com a barra de espaço as faturas que deseja receber e tecle F4 quando pronto.

Será exibida uma nova tela contendo os dados da(s) fatura(s) selecionada(s). Insira a forma de pagamento e tecle F4 para registrar o pagamento.

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2.2.4.4. RECEBIMENTO DE CHEQUE DEVOLVIDO: O recebimento de cheque devolvido é o campo que mostra os cheques devolvidos que foram recebidos via PDV.

Para ativar esta função acesse UTILITÁRIOS > CONFIGURAÇÕES > MODULO PDV > RECEB. CHEQUES DEVOLVIDOS. Habilite a opção de enviar para o PDV os cheques devolvidos possibilitando ainda o seu recebimento. Para o registro de cheques no módulo PDV, na tela de seleção de caixa tecle que F7 – Outros Lançamentos. Selecione a opção 9 – Recebimento de cheque devolvido.

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Será aberta uma tela onde deveremos informar o CNPJ ou CPF do cliente para que seja(m) listado(s) o(s) cheque(s). Clique em receber (F4) – informe a senha do operador e a forma de pagamento do cheque tecle F4 quando pronto.

Para registrar o cheque devolvido em um caixa já importado, é preciso habilitar a permissão de acesso do usuário. Acesse o cadastro de usuários, entre em perfil de acesso do usuário desejado, selecione a opção fechamento de caixa em movimentações, ative a função e clique em salvar.

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É possível realizar o lançamento manual do recebimento do cheque devolvido dentro do caixa quando o mesmo for importado para o LBCGAS.

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2.2.4.5. RECEBIMENTO DE VALE-FRETE: Serão exibidos nessa tela os Vales-frete recebidos no PDV durante o turno.

Para ativar o recebimento de vale-frete na pista, acesse UTILITÁRIOS > CONFIGURAÇÕES > FINANCEIRO > VALEFRETE. O tipo de padrão do cliente também deve ser criado para “Conveniada para troca de ordem de frete”. Caso as informações do Vale-frete não tenham sido lançadas no PDV é possível fazer o registro no caixa importado. Para registra-lo manualmente no caixa já importado, faça a identificação dos dados da empresa e o troco concedido.

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2.2.4.6. CHEQUE-TROCO: A informação de cheque-troco no caixa se refere aos cheques que foram emitidos para serem repassados como troco a empresa conveniada como troca de ordem de frete. 2.2.4.7. VENDA DE COMBUSTÍVEIS: O campo de Venda de combustível traz os encerrantes iniciais e finais dos bicos durante esse turno. Vale lembrar que a cada fechamento de caixa no PDV é aconselhado coletar o encerrante eletrônico das bombas para que seja feita a conferência com o encerrante coletado pela placa de automação, consequentemente encerrante registrado no caixa. Para uma melhor conferencia dos dados informados, na lista de bicos lançados no caixa, clique em CTRL+F para visualizar o volume de venda do PDV e a diferença do volume entre o volume do caixa importado. É possivel também a visualização do preço de custo de cada combustível pressionando a tecla C.

É possível também registrar uma aferição que não tenha sido registrada no PDV, ou baixada de forma incorreta. Para isso, pressione a tecla A, com o bico selecionado para editar a informação do campo. Lembrando que a opção deve estar habilitada no perfil de acesso do usuário (CADASTRO > USUÁRIOS > PERFIL DE ACESSO > MOVIMENTAÇÕES > FECHAMENTO DE CAIXA).

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2.2.4.8. VENDA DE PRODUTO: A informação de venda de produto mostra os produtos que foram registrados no PDV. Quando feita a conferência dos produtos vendidos e encontrada diferença neste campo é permitida a alteração do mesmo.

Pode-se utilizar o botão

para gerar um relatório de conferência dos produtos.

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2.2.4.9. VENDA DE SERVIÇO: A informação de venda de serviço é o serviço cadastrado no sistema que foi registrado a venda no PDV.

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2.2.4.10. DESPESAS E RECEITAS: A informação de despesas e receitas são aquelas cadastradas que foram registradas no PDV. Para uma melhor visualização do resultado utilize o botão somatório registradas clicando no botão imprimir

para que possa detalhar as despesas e receitas

.

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2.2.4.11. DESCONTOS E ACRÉSCIMOS: A informação de desconto e acréscimos mostra o desconto concedido no PDV de acordo com tipo de operação registrada.

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2.2.4.12. TROCO INICIAL, FINAL E REFORÇO: O registro do troco inicial e final do caixa é informado na abertura e fechamento do caixa no PDV respectivamente.

O suprimento é um reforço adicional quando um caixa esta em andamento no PDV, para registrar o reforço no caixa aberto no PDV, acesse o menu Movimentações > Movimentação bancaria e clique em

.

Será aberta uma tela informando o turno que esta aberta no momento no PDV para que informe o valor a ser transferido para o turno.

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2.2.4.13. OBSERVAÇÕES: Este campo tem como função possibilitar inclusão de alguma informação adicional do caixa inserida manualmente e também traz um LOG que informa ao gerente qualquer alteração no caixa, seja ela, tentativa de acesso onde foi exigido senha, emissão de cupom de volume remanescente ou até mesmo alguma mensagem de erro de inconsistência de dados.

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2.3. MEDIÇÃO DE TANQUES Esta ferramenta é usada para registrar o valor de estoque de fechamento de cada tanque de combustível que é capturado a cada medição feita pela régua de medição ou por software especifico como exemplificado abaixo, informando se houve sobra ou falta do combustível no tanque.

É possível visualizar os valores do estoque atual através de uma representação gráfica através do botão localizado no canto superior direito.

Existem duas formas de registrar o lançamento de medição, uma feita manualmente através de régua e a medição eletrônica que pode ser realizada por um medidor especifico e interligado ao sistema para executar essa função ao fechamento de cada turno.

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No lançamento manual, o usuário além de informar o valor em litros do volume do tanque, pode informar o valor em CM da régua, desde que tenha cadastrado os volumes correspondentes a cada centímetro medido. Para cadastrar, tecle em para abrir a tabela para medição de tanques como exemplificado ao lado. Para inserir as informações tecle insert e informe a altura em centímetros e o volume de acordo com a litragem de cada tanque.

Ao final do cadastro a mesma pode ser impressa utilizando o botão

. Veja o exemplo abaixo.

Para melhor utilização desta movimentação, é muito importante o lançamento diário das notas fiscais de entrada de combustíveis e a fiel distribuição do combustível nos respectivos tanques (ver entradas de notas), importar os caixas, realizar de maneira correta a medição de tanques, pois o estoque escritural depende da informação registrada na data anterior. O estoque escritural é calculado no sistema da seguinte maneira: * ESTOQUE FECHAMENTO DO DIA ANTERIOR + VOLUME DE COMPRA (se houver) - VOLUME DE VENDAS REGISTRADAS NO FECHAMENTO DE CAIXA.*.

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2.4. INVENTÁRIO DE PRODUTOS O inventário de produtos tem como objetivo realizar o acerto de estoque de produtos demostrando ao final suas perdas e sobras. Portanto, para a sua realização é necessário que toda movimentação de estoque de produtos anterior a sua data já esteja concluído. Ao término de um inventário se por ventura não houve a importação dos caixas e o lançamento de nota fiscal com data anterior, será preciso excluir o inventário realizado. 2.4.1. REGISTRANDO INVENTARIO DE ACERTO DE ESTOQUE: Para registrar um novo inventário entre no Menu Movimentações, clique na opção Inventário de produtos, em seguida tecle Insert. Observe que antes de iniciar o lançamento é necessário informar o nome do responsável pelo inventário, estoque que serão inventariados. O campo observações não é preenchimento obrigatório. Veja figura abaixo.

Para iniciar o lançamento dos produtos que serão inventariados, tecle o botão . Será aberta uma tela informativa que não será possível nenhum movimento de estoque anterior a data do inventário, como foi informado anteriormente.

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Para continuar, clique em SIM, tecle Insert para selecionar entre produtos ou grupo de produtos, digite uma tecla qualquer e tecle Enter para selecionar os produtos ou grupo de produtos previamente cadastrados, selecione utilizando a tecla barra de espaço e confirmando o item com a tecla Enter. Definido os itens, selecione o estoque a ser alterado (estoque atual do sistema) em seguida, digite o valor encontrado no estoque e confirme o valor com a tecla Enter. No exemplo abaixo, o estoque atual informado pelo sistema é 50 unidades, após contagem foram encontrados 41 unidades, portanto, houve uma falta de 9 unidades.

Para finalizar o inventário, tecle no botão

.

2.4.2. GERANDO ENTRADAS E SAIDAS REFERENTE AO INVENTARIO: Após finalizar o registro do inventario, é necessário que sua movimentação seja registrada através de notas fiscais de entrada e saída para que o mesmo se torne um retrato fiel de todas as operações fiscais da empresa. Observe que na listagem de inventários no canto inferior direito da tela existe o botão “Gerar entrada e saída para nota fiscal”.

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Em “tipo de saída”, selecione o tipo cadastrado em “Cadastros > Tipos de saída e entrada de mercadoria”, destinado às operações de perda de inventário. Este tipo de saída deve ser configurado da seguinte maneira:

Neste exemplo utilizamos o CFOP 5927 (lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração) para emissão da nota fiscal. Consulte seu contador sobre o código a ser utilizado.

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Selecione o “tipo de entrada” destinado às operações de sobra. Este tipo de entrada deve ser configurado da seguinte maneira:

Neste exemplo utilizamos o CFOP 1949 (outra entrada de mercadoria ou prestação de serviço não especificada) para emissão da nota fiscal. Consulte seu contador sobre o código a ser utilizado.

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Em “destinatário”, selecione o cadastro da própria empresa na lista de fornecedores. Em “data do movimento”, informe a data para geração dos movimentos de perda e sobra. Esta data será utilizada na emissão do documento fiscal. Em “preço unitário utilizado”, selecione se os itens devem ser registrados na saída/entrada considerando seu “preço de custo” ou “preço de venda”. Clique em “processar”. Será exibida uma mensagem informando o número dos movimentos de entrada e saída gerados. Anote-os. Eles serão utilizados na emissão de notas fiscais. Com os movimentos devidamente gerados, o passo final é emitir as notas fiscais. Lembre-se de conferir se o CFOP utilizado no momento da emissão da nota fiscal está coerente com o tipo de operação realizada.

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2.4.3. REGISTRANDO INVENTARIO NO PDV: O Inventário pode ser registrado também pelo módulo PDV Fiscal. No modulo PDV na tela de seleção de caixa clique na opção

e selecione a opção 6 – Inventário.

Será aberta uma tela para que você informe o código e senha do funcionário e tecle F4 para iniciar o inventario. Iniciando o inventario insira o produto ou grupo de produtos que queira inventariar.

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No campo contagem insira o saldo encontrado ou pode-se utilizar o coletor de dados, ao final tecle F4 para salvar. Após clicar em salvar é ativado o botão seguida informe o local onde será salvo o arquivo.

Para

registrar

o

inventário

de

produtos

ou finalizar o inventário em outro momento. Em

realizado

através

da

pista

utilize

o

botão

e localize local onde o arquivo foi salvo e clique em processar. Lembrando-se de ao final da importação realizar a emissão de notas para sobras e perdas.

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2.4.4. IMPORTANDO INVENTARIO DE COLETOR DE DADOS: Para importar o arquivo de inventário

realizado

pelo coletor de dados utilize o

botão

, preenche os dados de acordo com a tela de importação de inventario realizado no coletor de dados, informe o local do arquivo e clica em Processar.

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2.5. TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS A transferência de produtos tem por finalidade transferir o estoque de produtos de um estoque para outro. O sistema permite a administração de três estoques, pista, troca de óleo e depósito. 2.5.1.TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS: Para realizar uma transferência de produtos acesse o menu movimentações, selecione transferências de produtos e tecle insert. Será aberta uma tela transferências de produtos para iniciar a transação.

Nesta tela informe o produto, o estoque de origem, o estoque destino e a quantidade, em valores atuais, serão exibidos o estoque atual do item. Para registrar a transferência clique em Processar. 2.5.2. COMPLETAR ESTOQUES: No cadastro de produtos em tributação de estoque é exibido o estoque base, que o numero base de estoque de produto para abertura do turno. Ver cadastro de produtos. Esta função quando o estoque do item estiver abaixo do informado o mesmo irá completar o estoque. Acesse o menu movimentações, selecione transferência de produtos e tecle F7.

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Será aberta uma tela para que selecione o estoque a completar, assim o sistema ira retirar a quantidade necessária do estoque de deposito para o estoque selecionado. Para confirmar tecle F4. 2.5.3. TRANSFERÊNCIA TOTAL: Esta função tem como objetivo transferir todo o valor em estoque para outro local, por exemplo, transferir todo o estoque de deposito para a pista. . Acesse o menu movimentações, selecione transferência de produtos e tecle F12.

Será aberta uma tela transferência total de estoque onde devera ser definido o estoque origem depósito e o estoque destino pista, assim todo o estoque do depósito será transferido para a pista. Para confirmar tecle F4.

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2.6. EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS A ferramenta utilizada para emissão de notas via sistema conta não só com a emissão em formulário continuo (modelo 01), mas também a Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55). Para a emissão o usuário necessita de um certificado digital com os dados da empresa para fazer a assinatura digital e dar validade ao documento eletrônico. Caso sua empresa ainda não faça o uso desse recurso entre em contato com a LBC e faça a solicitação do modulo. 2.6.1. EMISSÃO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA: O processo de emissão inicia da mesma maneira, indicando a origem de informações para a nota. Para emitir a nota fiscal eletronicamente, clique no botão “Selecionar notas para emissão eletrônica”. Será aberto uma tela contendo todas as notas fiscais que estão com o status DISPONÍVEL. Selecione as notas com a barra de espaço, em seguida clique no botão, Registrar seleção. Para confirmar, clique em SIM.

Ao confirmar o sistema irá retornar para a tela de Emissão de notas fiscais. Observe que as notas que foram selecionadas para emissão ira aparecer com status NFE – Aguardando Envio.

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Na tela de emissão de notas, clique no botão “emitir eletronicamente notas selecionadas”. Será exibida uma listagem com todas as notas previamente selecionadas para a emissão eletrônica.

Nesta listagem serão exibidas todas as notas que estão aguardando o comando de emissão. Clique no botão “emitir notas pendentes” para iniciar a transação. O sistema fara a conexão e envio dos arquivos XML para o Webservice solicitando a emissão das notas fiscais eletrônicas. Ao finalizar o processamento, a coluna “situação” exibirá o resultado de cada transação efetivada. 2.6.2. ENVIANDO NF-E EM CONTINGENCIA: Eventualmente, pode ser necessário emitir notas fiscais eletrônicas em modo de contingência (por problemas técnicos da SEFAZ ou de sua conexão com a internet). O sistema disponibiliza dois tipos de contingência. São elas: Contingência SCAN e Impressão do DANFE em formulário de segurança. Para ativar a contingência, clique no botão “emitir notas pendentes através de contingência” existente na tela de emissão eletrônica de notas fiscais pendentes. A tela abaixo será apresentada solicitando que você escolha o tipo de contingência que será utilizada. Esta decisão deve levar em consideração o tipo de problema em questão. Se o servidor da SEFAZ de seu estado estiver fora do ar para manutenção, utilize a “contingência SCAN”. Se você estiver com problemas técnicos para acessar a internet, utilize a contingência por impressão formulário de segurança (FSDA).

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Informe uma justificativa da entrada neste modo de operação. Esta justificativa deve ser detalhada e ter no mínimo 15 e no máximo 20 caracteres. Se o modo selecionado foi de Contingência SCAN, clique em “Emitir notas pendentes” para que o sistema solicite a emissão de todas as notas fiscais pendentes perante a Receita Federal do Brasil. Ao final do processo imprima normalmente o DANFE ou, caso necessário, efetue o cancelamento de notas incorretas. Se o modo de contingência selecionado foi de contingência por formulário de segurança, selecione na listagem a nota fiscal que deve ser emitida por este processo. Informe o motivo da contingência e o número da primeira via do formulário FSDA que será utilizado. Clique em “Emitir nota selecionada”. O sistema fará a alteração do status apenas da nota fiscal selecionada na listagem para “NFE-CONTINGÊNCIA FSDA” e permitirá a impressão do DANFE mesmo sem a comunicação com o WebService. Esta nota ficará pendente até que seja possível transmiti-la para a Receita, tornando-a eletronicamente válida (consulte os prazos limites desta contingência com seu contador).

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2.6.3. IMPRIMINDO O DANFE: Para imprimir a DANFE, na tela de Emissão de notas fiscais clique no botão Imprimir DANFE. É preciso informar a origem da informação e o seu número e clicar no botão Processar. Para o nosso exemplo à nota foi originada de uma saída/entrada de mercadoria de numero 2.

2.6.4. ENVIO DO XML/DANFE: A legislação prevê que o emitente de notas fiscais eletrônicas deve enviar ou disponibilizar para seu cliente (destinatário) uma cópia do arquivo XML originalmente utilizado para a emissão do documento. Na opção “contatos”, disponível nos cadastros de clientes, fornecedores e transportadoras, você poderá configurar os e-mails de todas as pessoas que devem receber uma cópia deste arquivo (contadores, pessoal de compras, transporte, etc). O sistema disponibiliza um serviço de envio automatizado destes arquivos para contatos (e-mails) da empresa previamente cadastrados. Para ativá-lo, acesse Utilitários > Configurações > Sistema > Conta de E-Mail. Quando a configuração for realizada, acesse, na tela de notas fiscais emitidas, a opção “Enviar XML/DANFE”.

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2.7. SAÍDA E ENTRADA DE MERCADORIA A função saída e entrada de mercadoria têm por finalidade servir como base de informação para emissão de notas fiscais de qualquer natureza. As saídas/entradas devem ser cadastradas previamente em cadastros > saída entrada de mercadoria. Ver cadastro de saída/entrada de mercadoria Para registrar uma saída e entrada de mercadoria entre em Movimentações > Saída e entrada de mercadoria, em seguida tecle insert. Será aberta uma tela para que selecione entre Entrada/Saída, previamente cadastrado.

2.7.1. IMPORTANDO CUPONS EMITIDOS PARA GERAR SAIDAS DE MECADORIAS: Em tipo de movimentação selecione Saída, no campo seguinte ira exibir todas as saídas previamente cadastradas, em seguida preencha os campos da movimentação como mostra a figura. Localize a esquerda o botão “Cupom”, utilizando esta função é possível gerar uma saída a partir do cupom fiscal que acabou de ser emitido no PDV mesmo que o caixa ao qual pertence não tenha sido importado.

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Após clicar no botão será aberta uma tela para que informe a data e o número do cupom que deseja incluir na movimentação, em seguida clique em importar. Para inserir vários cupons, repita o processo.

A importação de cupons um a um pode demandar tempo, para localizar vários cupons em um determinado período, utilize o botão à esquerda, Avançado, que tem por finalidade importar os cupons fiscais utilizando filtros adicionais, porem, somente serão registrados cupons fiscais de caixas previamente importados. Ver fechamento de caixa. Informe os dados que julgar necessário no campo como mostrado na figura abaixo. Para importar os cupons de acordo com o filtro, clique em importar.

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2.8. ENCERRAMENTO DO PERÍODO Esta opção foi criada no sistema com o objetivo de travar qualquer alteração na movimentação após uma determinada data. O usuário após o fechamento de um mês, ou conferencia dos lançamentos em um determinado período poderia criar uma data de corte, e somente o gestor da empresa, ou um usuário especifico poderia liberar a alteração anterior a essa data estabelecida.

2.8.1 - ENCERRAMENTO DE PERÍODO MANUAL Para ter acesso ao encerramento de período, o usuário deve definir quem terá permissão para realizar o procedimento e também o seu cancelamento. Acessando o perfil de acesso do usuário, na sessão Movimentações, o usuário vai encontrar as opções sobre o Encerramento de período, podendo definir se o usuário pode incluir um novo encerramento e se o mesmo tem permissão para excluir o encerramento de período liberando alterações na movimentação.

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Após a definição do acesso ao Encerramento de Período esse usuário já tem permissão para incluir um novo registro. Para isso acesse Movimentações > Encerramento de Período.

Para incluir um novo encerramento, pressione INSERT ou clique no botão novo. Será exibida uma janela onde o usuário irá definir os parâmetros do encerramento de período. No campo Data de encerramento, será definida da data de corte e nenhuma inclusão, alteração ou exclusão das movimentações do sistema serão permitidas anteriores a essa data. No campo Sessão, é possível definir se o encerramento é geral, ou apenas no registro de Entradas de notas.

O campo Responsável é de preenchimento automático a partir do usuário que estiver logado no sistema no momento da criação do registro do encerramento. No campo Observações é possível inserir informações pertinentes ao Encerramento de Período (Opcional). Quando o encerramento é realizado, qualquer alteração anterior à data definida irá exibir para o usuário a mensagem abaixo.

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Caso necessário somente o usuário Administrador, ou aquele que criou o encerramento de período, poderá excluir o mesmo liberando lançamentos com data igual ou anterior a do último período encerrado.

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2.8..2 - ENCERRAMENTO DE PERÍODO AUTOMÁTICO É possível também criar um encerramento de período automático e programado configurando o sistema para criar através de um usuário padrão, a criação de um novo encerramento de período a cada vez que esse usuário acessar o sistema. Para configurar o encerramento de período automático, acesse Utilitários > Configurações e a sessão Movimentações > Encerramento de período.

Na primeira opção, vamos definir a qual usuário deve ser atribuído o registro criado pelo encerramento de período automático. Lembrando que apenas esse poderá realizar a exclusão do registro. Na segunda opção vamos definir quantos dias ficaram em aberto a partir da data que o usuário acessar o sistema criando o encerramento de período. Ex.: Se o usuário acessar o LBCGAS no dia 09/07/2014 o sistema irá criar um encerramento de período com data de 09/06/2014.

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3. FINANCEIRO Este menu é onde gerenciamos toda a parte financeira no sistema, com isso é preciso que os lançamentos do fechamento de caixa seja cuidadosamente registrado, pois todo o movimento financeiro dependente dele. Uma vez que essa ferramenta não é utilizada da forma correta, não se obtém o resultado esperado ao fim de um período. Podemos destacar algumas opções como as mais importantes na parte financeira como, por exemplo: Faturamento de clientes, contas a pagar, cartão de crédito, cheques, movimentação bancaria, dentre outros.

3.1.FATURAMENTO DE CLIENTES Essa é ferramenta utilizada para faturar os vales (notas a prazo) dos clientes cadastrados como padrão CORRENTISTAS. Existem duas maneiras de realizarmos um faturamento. Uma delas é um simples faturamento definindo o período a faturar, data de emissão e vencimento e o cliente. A outra maneira de realizar o faturamento de forma mais pratica é utilizar o faturamento automático, pois permite realizar o faturamento dos clientes com base das informações definidas na Tabela de Faturamento. 3.1.1. FATURAMENTO AUTOMÁTICO: Para realizar um faturamento automático acesse FINANCEIRO > FATURAMENTO DE CLIENTES, clique em Faturamento automático e tecle Insert . Será aberta uma tela onde mostra as informações a ser preenchido. Indique um grupo de clientes, o tipo de faturamento a processar, a data base para o faturamento (ver cadastro de tabela de faturamento) e a data para emissão das faturas e clique em Iniciar para faturar.

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Será aberta uma tela no qual o sistema ira realizar o faturamento com base das informações inseridas, após o seu término clique em Finalizar.

3.1.2. UNIFICAÇÃO DE FATURAS: Esta ferramenta permite reunir todas as faturas de um determinado cliente gerando uma só fatura a fim de realizar apenas um pagamento. Para este processo utilizam-se duas faturas pendentes para o mesmo cliente. Para a unificação de faturas denominamos Fatura Unificada e ao final do processo é gerada uma fatura identificada por Fatura Unificadora. Observe que temos duas faturas pendentes para o mesmo cliente.

Clique em Nova, selecione o Tipo Unificação de faturas (está função deve esta previamente habilitada, para isso acesse o UTILITÁRIOS > CONFIGURAÇÕES > FINANCEIRO > FATURAMENTO), será aberta uma tela para inserir, data de emissão, prazo, em dias, para vencimento, data de vencimento, em seguida selecione o cliente. Observe que será aberta uma tela mostrando as faturas pendentes do cliente selecionado. Marque as faturas que deseja unificar e clique em Salvar. Lembre-se que NÃO é preciso inserir o número da fatura.

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Ao final do processo, as faturas que foram unificadas são denominadas Fatura Unificada, é gerada uma nova fatura identificada por Fatura Unificadora com valor da soma das faturas que foram unificadas. Conforme figuras abaixo.

Para receber a fatura selecionamos a fatura número 3, a fatura unificadora.

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3.1.3. PARCELAMENTO DE FATURAS: Esta ferramenta é utilizada para parcelar uma fatura. Esta função deve ser configurada na tabela de faturamento selecionada para o cliente que terá sua fatura parcelada (ver cadastro de tabela de faturamento). Na tela de Lista de faturas, selecione a fatura que deseja parcelar e clique em Parcelar.

Será aberta uma tela para que defina o número de parcelas e o prazo entre elas, clique em Parcelar. Ao fim do processo a fatura selecionada será fragmentada de acordo com o numero de parcelas definidas.

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3.2. CONTAS A PAGAR Esta ferramenta é usada para registrar/movimentar todas as contas a pagar/despesas no sistema. Todas as despesas lançadas manualmente devem ser previamente cadastradas em cadastro de despesas e receitas como o tipo Despesa. Todas as informações que por fim terá uma despesa serão registradas com uma origem diferente. 3.2.1 MULTIPLOS PAGAMENTOS: Outra maneira pratica para registrar o pagamento de varias despesas é selecionando todas as despesas desejadas com a letra ‘S’. Será aberta uma tela de seleção de títulos exibindo todos os títulos selecionados para pagamento, informe a conta destino para debito e clique em registrar pagamento.

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3.3. CONTAS A RECEBER Esta é a ferramenta utilizada para lançamentos de receitas além dos recebimentos de cartões, cheques e fatura de clientes. Todos os lançamentos de contas a receber devem ser previamente cadastrados em cadastro de despesa e receita como o tipo Receita Para registrar uma conta a receber, entre no Menu Financeiro clique em contas a receber e clique em Insert. Será aberta uma tela para inserir os dados da receita, em seguida clique em Salvar.

Para registrar o pagamento de um recebimento clique em Pagamento, insira a data do pagamento, se necessário, insira a multa, juros e o desconto e informe a forma de pagamento, e clique em Registrar.

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3.4. CARTÃO DE CRÉDITO Esta é a ferramenta utilizada para movimentações de cartões de créditos. O controle Cartões NÃO permite sua inclusão ou alteração, pois a sua origem de informação provém do fechamento do caixa, portanto qualquer alteração necessária deve ser feito no fechamento de caixa. Para que o recebimento de cartões registrados no P.O.S. esteja em sincronismo com o fechamento de caixa, se possível, faça a finalização do terminal, a cada turno, emitindo um relatório para conferência.

Observe que o registro do lote de cartão neste caixa é o mesmo do controle de lote do cartão.

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3.4.1. DEFININDO LOTE: O registro de cartões de crédito no fechamento de caixa significa um lote de cartão de credito representado por várias transações. O controle de lotes de cartões do sistema permite identificar o lote e informar o número de transações. Para definir um lote acesse Cartões de Credito do MENU Financeiro e clique em Definir lote.

Na tela Definição de lote digite o número para identificação do cartão e o número de transações deste lote e clique em Salvar. Observe que o lote definido é identificado pela cor azul.

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3.4.2. RECEBENDO LOTES DE CARTÕES DE CRÉDITO: Para registrar uma baixa de um lote de cartões de crédito entre FINANCEIRO > CARTÕES DE CRÉDITO, em seguida “Novo Recebimento”.

Informe ao sistema qual a data base de processamento dos lotes. Definindo como data base LANÇAMENTO, serão capturados os lotes com data do lançamento no fechamento de caixa, e data base RECEBIMENTO, será capturado os lotes com data prevista para recebimento dos cartões. Clique em Processar. Serão listados os lotes de cartões de acordo com a data definida.

Selecione os lotes de cartões para recebimento utilizando a barra de espaço e clique em Registrar recebimento.

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Será aberta uma tela Registrando recebimento de lotes, insira despesa administrativa, os dados do recebimento e clique em receber.

Os lotes de cartões recebidos registram um crédito na conta bancária estabelecido no cadastro da forma de pagamento ou selecione outra conta para depósito. Para visualizar os recebimentos de lotes de cartões, clique no botão Recebimentos na lista de controle de lotes.

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3.5. CHEQUES Esta é a ferramenta utilizada para movimentações de recebimentos de cheques. O controle de recebimento de cheque, assim como o de cartão de crédito, NÃO é permitido sua inclusão ou alteração, pois a sua origem da informação provém do fechamento do caixa, portanto qualquer alteração necessária deve ser feito no próprio fechamento de caixa.

Observe que o registro do CHEQUE neste caixa é o mesmo do controle de cheque registrado como LOTE MESTRE. Observe que existe uma coluna com o nome Tipo de registro. Para cada tipo de registro segue uma definição. LOTE MESTRE – registro de recebimento de cheque no fechamento de caixa. LOTE – quando o LOTE MESTRE é definido um novo lote sem dados do cheque. CHEQUE MESTRE – é relacionamento dos dados do cheque a partir de um LOTE MESTRE. CHEQUE – é o relacionamento dos dados do cheque a partir de um CHEQUE MESTRE.

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3.5.1. RELACIONANDO CHEQUES: O registro de cheques no fechamento de caixa significa que este lote é representado por vários cheques. Entre em cheques do Menu Financeiro e clique em Relacionar

Na tela Relacionando cheque digite os dados do cheque e clique em salvar. Observe que os dados do cheque relacionado são identificados pela cor azul como CHEQUE MESTRE, pois não possui dados detalhados. Este cheque mestre pode ser fragmentado em vários outros cheques, basta seleciona-lo e clicar em Relacionar.

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3.5.2. REGISTRANDO DEPÓSITO DE CHEQUE: Para registrar um depósito de cheques entre no MENU FINANCEIRO, clique na opção cheques, em seguida tecle Novo Dep/Transf. Será aberta uma tela Incluindo cheques.

Para que o sistema faça a leitura dos lotes de cheques pendentes é preciso que informe ao sistema qual o tipo de cheque e a data base de importação dos lotes. Definindo como data base Lançamento, serão capturados os lotes com data do lançamento no fechamento de caixa, e data base Recebimento, serão capturados os lotes com data prevista para recebimento dos lotes ou cheques. Clique em Processar. Serão listados os lotes ou cheques de acordo com a data definida.

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Selecione os lotes e/ou cheques para recebimento utilizando a barra de espaço e clique em Depositar. Será aberta uma tela Efetivando deposito, insira os dados do deposito e clique em Registar depósito.

Os lotes recebidos registram um crédito na conta bancária estabelecido no cadastro da forma de pagamento ou selecione a conta para deposito. Para visualizar os recebimentos de lotes de cartões, clique no botão Dep./Transf. na lista de controle de lotes. Após o recebimento do lote e/ou cheque o mesmo é identificado pela cor verde.

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3.6. DEVOLUÇÃO DE CHEQUES Esta ferramenta tem como objetivo registrar cheques devolvidos pelo banco. Os cheques devolvidos não precisam necessariamente estar registrados na lista de lote de cheques para devolução. 3.6.1. REGISTRANDO DEVOLUÇAO DO CHEQUE: Para registrar um cheque devolvido entre no MENU FINANCEIRO, selecione a opção cheques devolvidos, clique em Incluir. Na coluna da esquerda insira os dados do cheque, na coluna da direita insira a data do deposito e devolução e clique em Salvar.

Observe que o cheque está registrado com a situação 1ª Devolução, registrando débito na conta bancária selecionada.

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Para registrar a Reapresentação do cheque devolvido, selecione o cheque e clique em Reapresentação, será aberta uma tela com a reapresentação em destaque, insira a data para reapresentação e a conta para crédito e clique em Salvar. Veja a seguir.

Observe que o cheque registrado está com a situação Reapresentada, registrando débito na conta bancária selecionada.

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Para registrar a 2ª Devolução do cheque devolvido, selecione o cheque e clique 2ª Devolução será aberta uma tela com a 2ª Devolução em destaque, insira a data para a 2ª devolução e a conta para crédito e clique em Salvar. Veja a seguir.

Observe que o cheque registrado está com a situação 2ª Devolução, registrando débito na conta bancária selecionada.

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Para registrar o recebimento do cheque devolvido, selecione o cheque que esta com a situação 2ª Devolução e será aberta uma tela com a 2ª Devolução em destaque, insira a data para depósito e conta para crédito e clique em Salvar. Veja a seguir.

Observe que o cheque registrado está com a situação Recebida, registrando débito na conta bancária selecionada.

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3.7. BOLETO BANCÁRIO Esta é a ferramenta utilizada para registro dos boletos bancários do sistema. Existem duas maneiras para registrar boleto no sistema, inserindo MANUALMENTE e boleto originado do FATURAMENTO. 3.7.1. INSERINDO UM BOLETO MANUALMENTE: Para inserir um boleto no sistema MANUALMENTE no sistema entre no MENU FINANCEIRO, selecione a opção boletos, tecle em Insert. Será aberta a tela para inserir as informações sobre o titulo, preencha os dados e clique em salvar.

Será registrado o boleto bancário na lista de controle de boletos bancários com a origem da informação MANUAL.

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Para boletos bancário do faturamento do cliente é preciso que no cadastro de cliente esteja marcada a opção BOLETO. (ver cadastro de clientes).

* EXEMPLO DO BOLETO – BANCO ITAU

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3.7.2. RECEBENDO BOLETO BANCÁRIO: Para receber um boleto bancário na tela de controles de boletos bancários clique em Pagamento. Será aberta uma tela Registrando pagamento de títulos, após registrar os dados, clique em Registrar. O boleto bancário recebido será creditado na conta bancária definida.

Obs.: para configurar a conta bancaria para recebimento do boleto, entre em contato com a LBC Sistemas para maiores informações. 3.7.3. ARQUIVO DE REMESSA PARA O BANCO: Esta ferramenta tem por objetivo gerar um arquivo em formato *. TXT (arquivo de remessa) com leiaute definido pelo estabelecimento bancário contendo as informações dos títulos gerados no sistema. O banco devolve outro arquivo (arquivo de retorno) com o mesmo formato contendo as informações dos títulos que foram quitados para que seja importado pelo sistema registrando as baixas do boleto. Obs.: Para utilização desta ferramenta é preciso que seja configurado emissão do boleto bancário pelo próprio sistema, entre em contato com a LBC Sistemas para maiores informações.

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3.7.4. GERANDO ARQUIVO DE REMESSA: Após registrar todos os boletos no sistema clique em Remessa, será aberta uma tela para seja inserido as informações do arquivo. O campo Formato do arquivo de remessa, o estabelecimento bancário devera informar qual o tipo de arquivo a ser utilizado. Para salvar o arquivo na pasta destino clique em processar.

3.7.5. IMPORTANDO O ARQUIVO DE RETORNO: Para importar o arquivo de retorno entre em boletos e clique em Pagamento, será aberta uma tela de Registro de pagamento de títulos, clique em Pagamento eletrônico, será a aberta a tela Leitura do arquivo de retorno – pagamento eletrônico, onde se deve informar o local onde o arquivo de retorno foi salvo. Clique em Processar.

Selecione os boletos para serem baixados e clique em Processar.

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3.8. MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA Esta opçao do menu financeiro tem por funçao mostrar todo o registro das contas bancarias exibindo o resultado final de toda a movimentaçao financeira, portanto todo pagamento/recebimento devem ser registrados criteriosamente. Para acessar a movimentaçao bancaria entre no MENU FINANCEIRO, em seguida clique em Movimentaçao bancaria.

Observe que todos os lançamentos são originados de movimentaçoes financeiras diferentes. Para a alterção e exclusão, deve ser feito na origem do lançamento. Na movimentaçao bancaria é possivel realizar a conferencia do saldo bancario com as informaçoes lançadas. Chamamos de Reconciliaçao bancaria. Clique em Reconciliaçao, sera aberta uma tela para que se informe a data e o saldo atual da data informada, clique em Confirmar.

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Sera aberta uma tela Lançamentos em conta onde é permitido selecionar/alterar/incluir um lançamento para que o saldo informado confronte com o saldo do extrato bancário. Ao final da conferencia clique em Reconciliar para confirmar o saldo informado.

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4. RELATÓRIOS 4.1. RECEBIMENTO DE PRODUTOS E COMBUSTIVEIS: O relatorio que já tratava as informaçoes de entradas de notas de produtos e combustiveis informando o total de entradas por periodo, possibilita agora ao usuario filtros para a inclusão/exclusão de entradas para revendas, uso e consumo e estoque de terceiro.

4.2. RELATORIO DE APURAÇÃO DE RESULTADOS: Além dos relatorios de DRE e Relatorio Gerencial, foram implementados dois novos tipos de relatorios na apuração dos resultados chamados “CMV – Desmonstrativo do calculo” e CMV – Demonstrativo do calculo (custo único – fim do periodo). Estes relatorios mostram o calculo utilizado para o valor de CMV do relatorio de DRE e DRE – Custo Único.

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4.3. RELATORIO DE ANALISE DE ABASTECIMENTOS: Implementada a nova origem de informações de base de dados no relatorio de Abastecimento por data e hora (automação) pelo Módulo GERENCIAL.

4.4. RELATORIO DE VENDAS POR FORMA DE PAGAMENTO: Criado novo tipo dentro do relatorio de vendas por forma de pagamento trazendo os produtos e combustiveis vendidos por modalidade (volume e valor).

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5. NOVOS PROCEDIMENTOS 5.1. CONCILIAÇÃO DE CARTÕES Introdução Com o objetivo de auxiliar no cruzamento das informações de cartão de credito registradas no sistema, com as transações recebidas pela administradora de cartões, o LBCGAS passa a contar com esse novo modulo que através da importação do arquivo de VAN ou EDI, fornecido por empresas que gerenciam essas operações, irá oferecer ao usuário uma maior segurança e praticidade na conferência dos recebimentos de cartões de crédito. Atualmente o sistema trabalha com as principais administradoras de cartões, Redecard, Cielo e Getnet. Para utilizar o recurso, o usuário deve contatar de uma empresa terceirizada que irá ser responsável pela disponibilização dos arquivos que serão utilizados para a conciliação de cartões. 5.1.1. CONFIGURAÇÕES INICIAIS Para ativar o recurso, o usuário deve entrar em contato com o suporte técnico solicitando a ativação da conciliação de cartões. Nessa fase serão solicitados alguns dados de sua empresa que a identifiquem junta a administradora de cartão. Ao marcar a opção Controlar cartões de credito e débito por transação (CV) e não somente por lotes (RV), o usuário terá acesso as configurações dos dados para acesso ao arquivo VAN. Será necessário selecionar de qual a administradora de cartões o sistema fara a leitura dos arquivos. No campo Código do ponto de venda, devemos preencher de acordo com o código de identificação da sua empresa perante a administradora e por fim no campo Local (pasta) para leitura dos arquivos, iremos indicar onde os arquivos de VANs estão sendo salvos após terem sido recebidos pela empresa gerenciadora das informações do cartão. *É possível realizar a conciliação de mais de uma Administradora, basta que os dados sejam cadastrados nessa tela.

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Para o cruzamento das informações registradas no PDV sejam validadas e confrontadas com o arquivo VAN será necessário estabelecer um campo de identificação da transação a cada venda realizada. Esse campo será solicitado ao operador de caixa ao finalizar um cupom com a forma de pagamento do tipo cartão e pode ser selecionado entre o número da autorização ou os 4 últimos números do cartão. 5.1.2. CONFIGURANDO OS TURNOS O LBCGAS, ao realizar a leitura do arquivo VAN irá fazer uma pré-seleção das transações que pertencem a um determinado turno de acordo com seu horário de abertura e fechamento, esse último podendo sempre ser informado a cada importação do arquivo. Antes então de iniciar a conciliação dos cartões em um determinado caixa faça uma revisão em seu cadastro sobre o início e fim dos caixas como mostra a tela abaixo.

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5.1.3. RELACIONANDO AS BANDEIRAS PARA FORMAS DE PAGAMENTO Para realizar o cruzamento e identificar o nível de acuracidade entre as informações registradas pelo operador de caixa e o arquivo VAN, é necessário identificar as bandeiras relacionadas ao cartão para sua forma de pagamento correspondente. Essa configuração garante que cada transação registrada na VAN seja importada para o caixa com sua forma de pagamento correta de acordo com seu cadastro. Vamos acessar Cadastro > Formas de pagamentos e realizar uma revisão nas formas de pagamento do tipo cartão que serão transacionadas pelo arquivo VAN.

Como podem verificar, a cima estamos definindo as configurações para a forma de pagamento Mastercard. No campo Operação é importante que sua definição esteja configurada de maneira correta, selecionando entre Débito e Crédito. Note que para as formas de pagamento do tipo cartão (Redecard, Cielo, etc.) é exibida uma nova opção para configurações especiais para o modulo conciliador dos cartões.

Aqui vamos definir qual a empresa administradora da forma de pagamento, e a bandeira correspondente ao tipo de cartão.

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5.1.4. CONFERINDO CARTÕES POR TRANSAÇÃO Ao configurar esse novo modulo, será apresentado na tela de importação de caixas, um botão com o nome Cartões, e será através dele que iremos alterar, incluir e conciliar as informações de cartões de cada turno. Note que após habilitar o controle de cartões pela conciliação de arquivos VAN o sistema não mais irá permitir alterações na sessão de formas de pagamentos do fechamento de caixa.

Localize na parte inferior da tela de fechamento de caixa o botão Cartões.

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Clicando no botão iremos visualizar a nova tela de conferencia de transações de cartões do fechamento de caixa, que traz as informações detalhadas de cada transação (campo CV) e agrupadas em lote (campo RV), onde podemos inserir novos cartões, alterar valores, e até mesmo corrigir a forma de pagamento caso tenha sido identificada de forma incorreta. Os recebimentos de cartões registrados no PDV estarão nessa tela independente dos cartões serem ou não transacionados pela administradora que fornece o arquivo VAN.

Para inserir um novo registro de cartão, basta clicar dentro do campo CV, pressionar a tecla INSERT e registrar os dados da transação.

Na inclusão de uma nova transação é importante estar atento ao campo de validação (Nº do cartão ou Nº da autorização) pois ele influencia na conciliação dos cartões que serão validados junto ao arquivo VAN. Além da inclusão de novos registros, é possível editar os campos de Forma de pagamento, tanto no CV quanto no RV para que o sistema faça a transferência da transação para o lote correspondente ao da forma de pagamento correta.

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A visualização dos cartões por transação, além de incluir mais detalhes sobre a forma de pagamento recebida, ainda permite que cada transação seja tratada individualmente auxiliando também no processo do recebimento do mesmo. 5.1.5. CONCILIANDO CARTÕES COM DADOS DAS ADMINISTRADORAS Após verificar os lançamentos registrados no caixa, vamos passar para a etapa de leitura do arquivo que traz a movimentação referente ao caixa. Localize na parte inferior da tela de conferencia de cartões, o botão Conciliar cartões com dados das administradoras. O sistema ira proceder com a leitura dos arquivos que foram baixados para a pasta configurada previamente. Ao finalizar o processo, o sistema irá apresentar uma tela solicitando o preenchimento do horário de fechamento do POS para realizar a seleção automática das transações do turno baseado no horário da emissão do relatório. Caso exista mais um de POS que pertença a essa administradora, coloque o horário do último relatório impresso.

Na primeira tela de conciliação de cartões, iremos visualizar os totais por forma de pagamento, organizados por operação e terminal e também visualizar as transações detalhadas que foram selecionadas com base no horário de abertura do turno (configurado no cadastro) e o fechamento do POS com base no horário informado na tela anterior.

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Na sessão Totais por forma de pagamento, operação e terminal, o usuário ira visualizar os totais de acordo com a seleção dos CVs separados por operação e forma de pagamento e que também pode ser visualizado por terminal para realizar a conferencia por fechamento de POS. Com um duplo clique na forma de pagamento, é possível selecionar e exibir somente as transações da bandeira determinada. No canto superior da tela será exibida uma janela que permite o usuário lançar o total da soma dos comprovantes pelo relatório do POS e visualizar a diferença confrontando o total das forma de pagamento fornecido pela VAN.

*No exemplo a cima, selecionamos as transações da forma de pagamento Maestro.

É possível também selecionar as transações pelo terminal. Essa função pode ser utilizada no caso de existir mais de um PDV e cada um possui um POS definido, também no caso quando a troca de óleo possui um caixa independente do caixa de pista e as transações sejam realizadas em POSs separados.

*No exemplo a cima estamos selecionando apenas as transações do terminal 2117518

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A seleção realizada com base nos horários de abertura do caixa e fechamento do POS pode ser alterada manualmente, incluindo ou excluindo lançamentos que não façam parte do caixa. Para alterar a seleção basta selecionar a transação e altera-la com a barra de espaços. É possível realizar a busca de uma determinada transação na tela de detalhes. Para isso posicione o curso na coluna da informação que deseja utilizar para a busca e digite o valor desejado.

*A busca pode ser realizada nos campos, Nº CV, Nº da autorização, Nº do cartão e valor.

5.1.6. SELECIONANDO O MODELO DE ANÁLISE DAS TRANSAÇÕES Ao prosseguir com a conciliação após definir o intervalo das transações do arquivo VAN que serão analisadas, o usuário deve selecionar um dos modelos de analise: 

Assumir totalidade das transações informadas pelas administradoras DESCARTANDO TODAS as transações registradas no caixa.

Esse modelo deve ser utilizado para Substituir todas as transações registradas no sistema pelas transações informadas pelas redes administradoras. Esse método deve ser utilizado quando se deseja descartar os lançamentos que já foram registrados no PDV assumindo a informação do arquivo VAN. *Os lançamentos que foram registrados na tela de Conferencia de Cartões não serão descartados nessa opção. 

CRUZAR transações informadas pelas administradoras com as transações registradas no caixa, apontando as divergências.

Esse modelo cruza as informações registradas no PDV, com as transações informadas pelas redes administradoras. As transações que tiverem o ponto de confronto igual em ambas as informações serão automaticamente selecionadas e as divergentes apontadas para análise.

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Ao selecionar a opção de Substituir, o sistema ira retornar a tela de conferência de cartões com os lotes e transações importadas do arquivo, assumindo as informações registradas no arquivo VAN.

Para registrar os cartões no fechamento de caixa, clique no botão Finalizar SALVANDO lançamentos.

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5.1.7. CRUZANDO INFORMAÇÕES COM O ARQUIVO VAN Ao selecionar o segundo modelo de conciliação, o sistema fará um comparativo das transações que foram localizadas dentro do fechamento de caixa e também no arquivo VAN.

Por padrão o sistema seleciona as transações que estejam registradas no LBC e no arquivo da ADM. As operação que não tiverem sido registradas no caixa, ou não tiverem sido localizadas no arquivo da VAN estarão disponíveis para análise do usuário. Quando o a transação foi localizada apenas no arquivo VAN ela estará marcada na coluna ADM. Se o usuário selecionar a transação com a barra de espaço, ela será incluída no caixa. As transações que não são gerenciadas pelo arquivo da administradora estarão registradas apenas na coluna LBC. Caso os dados da transação não tenham sido registrados corretamente no PDV não serão localizados no arquivo VAN e estarão pendentes de analise na coluna LBC. Para inclui-las no caixa basta seleciona-las utilizando a barra de espaço.

Ao prosseguir o sistema ira gravar os lançamentos selecionados no fechamento de caixa. 127

5.1.8. CONTROLE DE CARTÕES DE CRÉDITO POR TRANSAÇÕES Com a alteração do modelo de recebimento de cartões de lote para detalhado, transação a transação, o recebimento dos cartões também possibilita a visualização das transações detalhadas, agrupadas por RV (resumo de vendas). Ao acessar a sessão, Financeiro > Cartões de crédito, o usuário irá visualizar as mesmas transações que estão registradas no fechamento de caixa de forma mais detalhada.

Ao realizar um Novo Recebimento, o usuário poderá visualizar as transações agrupadas pelo RV.

*No exemplo a cima, visualizamos as transações do RV e suas respectivas transações.

Como as transações são individuais, é possível criar um lote individual para determinada transação, que por ventura vá ser recebida em uma data diferente das demais, ou que teve sua transação cancelada ou estornada por algum motivo.

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Para utilizar essa função, selecione o lançamento deseja tornar individual, e clique no botão Criar lote individual para transação (pgto pendente).

Note que o lançamento de R$25,99 que estava junto com os demais agora é um lote individual e ficará pendente para ser recebido futuramente.

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5.2. CONTROLE AVANÇADO DAS SANGRIAS E COLETAS DE VALORES O controle avançado de Sangrias e Coleta de valores, permite ao usuário controlar as sangrias repassadas do caixa para o Cofre e também a coleta quando realizada por empresa de transporte de valores. Para a utilização do recurso são necessárias algumas definições e configurações que devem ser feitas. *As definições do controle de sangrias e coletas devem ser realizadas por um técnico da LBC Sistemas.

Após a ativação do recurso, vamos cadastrar no primeiro campo uma senha que será solicitada ao usuário de PDV toda vez que for realizada uma coleta de valores na pista. O segundo campo, iremos definir uma forma de pagamento do tipo Dinheiro que será utilizada para relacionar o valor das Sangrias que foram registradas no fechamento de caixa. No terceiro campo vamos definir a conta bancaria para onde o valor coletado será transferido assim que o mesmo for recolhido pela empresa autorizada a realizar a coleta. É possível configurar alguns parâmetros de preenchimento obrigatório, como nome do Fiel responsável pela coleta, placa do veículo de transporte e o número da Guia de transporte. Também podemos configurar um valor máximo por lote de sangria, limitando o usuário do PDV de realizar apenas uma sangria com o valor total recebido no caixa.

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5.2.1. REGISTRANDO SANGRIA NO CAIXA A cada retirada de valores em dinheiro do caixa, para depósito no cofre, a movimentação deve ser registrada no sistema através de Sangria. Para registrar uma Sangria no PDV, pressione F7 na tela de Vendas ou na tela de Seleção de Caixa e selecione a opção “1 Sangria”.

Informe os dados do responsável, observações, forma de pagamento (DINHEIRO) e valor.

*Pressionando a tecla F2 é possível visualizar as sangrias registradas durante o turno em aberto.

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5.2.2. COMPROVANTES DE SANGRIA A cada registro de Sangria realizada no sistema, serão impressos 3 comprovantes com dados da operação.

O primeiro comprovante, de caráter fiscal, deve ser mantido na gaveta do caixa até seu fechamento. Ele pode ser requisitado por um Fiscal da Receita Estadual em casos de fiscalização.

O segundo comprovante deve assinado e anexado ao envelope de depósito, com o código de barras visível (voltado para frente). Ele será utilizado para agilizar o processo de coleta dos valores quando o carro forte estiver no posto.

O terceiro comprovante deve ser assinado e entregue ao gerente.

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5.2.3. REGISTRANDO A COLETA DE VALORES Este procedimento permitirá o controle da coleta de valores via sistema, registrando o total de sangrias registradas nos últimos fechamentos de caixa. Para registrar uma coleta, pressione a tecla F11 na tela de Seleção de Caixa ou Alt+F11 na tela de Vendas e em seguida Selecione a opção “Coleta de valores (sangrias)”.

Nesta primeira tela, será solicitada uma senha que deve ser passada pelo Gerente Administrativo, e também o código e senha do operador que irá registrar a coleta.

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Ao liberar o acesso, será exibida a lista de coletas registradas (histórico).

Para iniciar a coleta, pressione a tecla “insert”. Como mostra o exemplo abaixo, deveram ser preenchidos os dados para registro da coleta de valores.

No campo “Identificação do portador” será solicitado os dados da empresa responsável por recolher as sangrias do cofre. Em “Lista de sangrias a serem coletadas”, serão exibidas todas as sangrias registradas nos caixas desde a última coleta. Para confirmar o recolhimento de cada valor, pressione a barra de “espaço” para registra um “OK” informando que o valor foi conferido. Vale lembrar que não é permitido excluir ou deixar sangrias pendentes para uma próxima coleta. Para agilizar o processo de conferência, utilize o leitor de código de barras para localizar os envelopes.

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Ao final será exibida uma mensagem confirmando o registro da coleta de valores e a impressão do relatório de coleta comprovando os valores recolhidos.

RELATÓRIO DA COLETA DE VALORES

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5.2.4. CORRIGINDO VALORES DE SANGRIA Na tela onde se registra a Coleta de valores é possível corrigir uma sangria que tenha sido registrada incorretamente (digitação do valor).

Para realizar a correção de valor de uma sangria, selecione o registro da mesma na “Lista de sangrias coletadas” e pressione F10.

Os dados da sangria serão exibidos na tela. Para realizar a correção, é necessária uma senha de autorização gerada pelo escritório central. Corrija o valor da sangria no campo 3 . Informe todos os campos (1 a 5) para ao escritório central. Digite no campo “senha de autorização” os números ditados. Se todos os dados estiverem corretos, o sistema corrigirá imediatamente o valor da sangria na lista de pendências.

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5.2.5. VERIFICANDO LANÇAMENTOS DE SANGRIA NO FECHAMENTO DE CAIXA Com a ativação do controle avançado de coleta de valores, o fechamento de caixa quando importado no LBCGAS passa a trazer os registros das sangrias realizados no PDV. As sangrias estarão totalizadas no campo de recebimentos do fechamento de caixa relacionadas na forma de pagamento que foi cadastrada na configuração do novo controle de coletas.

Para visualizar a informação detalhada das sangrias desse caixa, basta selecionar o lançamento e pressionar a tela “+”.

O status de pendente na coluna coleta, indica que as sangrias ainda estão dentro do cofre. 137

A forma de pagamento, criada para o registro das sangrias, esta direcionando o recebimento dos valore para um conta cofre que foi criada para representar a localização do lançamento na movimentação bancaria e será movimentada assim que a empresa de coleta de valores realizar a retirada dos valores.

Ao verificarmos essa conta na Movimentação bancaria, vamos identificar que existe um credito no mesmo valor que foi totalizada as sangrias do caixa.

No menu Financeiro, irá surgir uma nova opção chamada Coleta de valores (sangrias), nesta tela vamos observar os detalhes de todas as sangrias que estão pendentes de coleta dentro do cofre.

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5.2.6 – VISUALIZANDO A COLETA DE VALORES NO LBCGAS Quando a coleta é realizada no PDV, o caixa que estava em aberto durante o processo, irá importar junto com a sua movimentação o registro da Coleta de valores para o modulo gerencial. No caixa que tinha sido importado anteriormente, a informação detalhada das sangrias foi atualizada indicando em qual coleta foram recolhidas.

O saldo da conta Cofre, também sofreu alteração com a movimentação, pois um debito no mesmo valor do total das sangrias que estavam registrados nele foi debitado pela coleta.

No registro de Coletas de valores (sangrias), a tela que antes mostrava as sangrias pendentes no cofre estará vazia após essa coleta. Para visualizar a listagem das Coletas registradas, localize no canto inferior esquerdo o botão Lista de coletas de valores registradas.

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Para visualizar as sangrias dessa coleta dê um duplo clique sobre ela.

Caso após a coleta, a empresa responsável tenha verificado que algum lote da sangria tenha sido registrado com valor incorreto, é possível realizar a alteração do valor dessa sangria, clicando no botão Corrigir valor de sangria já coletada.

*A permissão para alteração de valor de sangria já coletada, e geração de senha para alteração de sangria no PDV deve ser previamente liberada no perfil de acesso do usuário, por padrão essas opções encontram-se bloqueadas.

De acordo com a configuração realizada na ativação do controle avançado das sangrias e coletas de valores, após a coleta, a conta final será creditada com o valor da mesma.

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5.3. MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO A partir do dia 1º de julho de 2013, os revendedores de combustíveis estão obrigados a cumprir a Manifestação do destinatário. Este serviço permite que o destinatário da nota fiscal eletrônica confirme a sua participação na operação emitida para o seu CNPJ e ateste a veracidade das informações prestadas pelo fornecedor. Para isso, estão disponíveis os seguintes status de manifestação: · Confirmação da Operação: confirmando a ocorrência da operação e o recebimento da mercadoria; · Desconhecimento da operação: declarando o desconhecimento da operação; · Operação não realizada: declarando que a operação não foi realizada. Este status exige o preenchimento da justificativa do porquê da não realização (desacordo comercial, problema na entrega, etc); · Ciência da operação: declarando ter ciência da operação destinada ao CNPJ mas não possuindo até o momento elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva. O destinatário deve apresentar uma manifestação conclusiva dentro do prazo estipulado pelo Ajuste SINIEF de nº 01/2013, contados a partir da data de autorização da NF-e: Em caso de operações internas Evento Prazo (dias) Ciência da Operação 5 Confirmação da Operação 20 Operação não Realizada 20 Desconhecimento da Operação 10 Em caso de operações interestaduais Evento Prazo (dias) Ciência da Operação 10 Confirmação da Operação 35 Operação não Realizada 35 Desconhecimento da Operação 15

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5.3.1 - REGISTRANDO A MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO NO LBCGAS. As funções de Manifestação do Destinatário são parte integrante do Modulo de NF-e, e estarão automaticamente disponíveis para as empresas que o possuem. Caso você ainda não tenha adquirido o módulo NFe, entre em contato com nosso setor comercial para maiores informações. É necessário a utilização de um certificado digital para a realização dos eventos de manifestação. Este certificado é o mesmo utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Para acessar a tela de manifestação do destinatário, acesse "Movimentações > Manifestação do Destinatário". Ao abrir, o sistema fará a comunicação com os servidores da Receita Federal do Brasil em busca de novas notas fiscais emitidas para sua empresa. IMPORTANTE: A busca automática por novos registros é limitada pela R.F.B às operações realizadas nos últimos 15 dias. Portanto, se você possuía operações pendentes antes da utilização deste recurso via LBC, lembre-se de registrá-las pelo site www.nfe.fazenda.gov.br. A listagem inicial exibirá sempre as operações pendentes, ou seja, operações que precisam de sua atenção para o registro imediato da manifestação.

A coluna amarela apresenta o status atual da nota fiscal. Clicando, você poderá alterá-lo. Ao final das alterações, clique no botão "registrar manifestações", localizado no canto inferior direito da tela, para que as mesmas sejam enviadas para a Receita Federal.

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Na barra superior da tela, você poderá alterar o tipo de listagem clicando na tarja vermelha intitulada "listando:". À sua direita, poderá selecionar o número de dias para exibição dos registros (por padrão, o sistema trará sempre as operações registradas nos últimos 15 dias). Como regra, você poderá enviar uma única mensagem de cada tipo (confirmação da operação, desconhecimento, não realização). Exemplo: o destinatário pode desconhecer uma operação que havia confirmado inicialmente ou confirmar uma operação que havia desconhecido inicialmente.

5.3.2 - CONHECENDO OS STATUS POSSÍVEIS PARA A MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO.

CIÊNCIA DA OPERAÇÃO: Trata-se de um status temporário, não conclusivo, que o estabelecimento deve utilizar quando ele acredita reconhecer a operação mas, por alguma dúvida, ainda não possui elementos suficientes para confirmá-la. Uma vez registrado, este status abre a possibilidade de download e visualização do XML, possibilitando que o contribuinte visualize uma ilustração do DANFE da transação comercial. Por tratar-se de um evento temporário, após a análise do DANFE, o contribuinte deve manifestar-se definitivamente sobre a nota em caso de desconhecimento. Para os casos de reconhecimento da operação, deve-se aguardar o recebimento da mercadoria para registro definitivo da confirmação da operação.

CONFIRMAÇÃO DA OPERAÇÃO: Este status deve ser registrado após a realização da operação (recebimento das mercadorias), confirmando que a mesma ocorreu exatamente como informado na nota fiscal eletrônica emitida. É importante lembrar que após o registro da confirmação da operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar o documento fiscal.

Uma grande vantagem em se utilizar o módulo manifestação do destinatário na solução LBCGAS em substituição ao software gratuito da R.F.B. é que, a partir do registro de confirmação da operação, você poderá importar as informações na nota fiscal diretamente para a entrada de notas, ganhando agilidade e segurança no processo.

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* Segundo informações obtidas no site da Receita Federal do Brasil, podem ser criadas regras para restringir o download do XML a um percentual das operações do estabelecimento. Este processo deve ser implementado objetivando principalmente a redução dos acessos aos seus servidores, mas também a manutenção do compromisso do emitente em disponibilizar o XML da nota fiscal para o destinatário no momento de sua emissão (obrigado por lei).

DESCONHECIMENTO DA OPERAÇÃO: Este status deve ser registrado quando a operação em questão for desconhecida pela empresa destinatária, caracterizando utilização indevida de seus dados por parte do emitente, possivelmente para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para outro destino. O registro deste status deve ser feito com muito cuidado pois, certamente, a empresa emissora terá problemas com a fiscalização. OPERAÇÃO NÃO REALIZADA: Deve ser informada pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento, sinistro da carga durante seu transporte, etc). Para o registro de não realização da operação, será exigida uma justificativa deste motivo contendo pelo menos 15 caracteres. Seja bastante claro nesta justificativa pois ela será vinculada operação e lida pelo fisco.

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5.4 – DROPBOX Requisitos 



Conta de e-mail para criar um registro no Dropbox. Recomendamos que seja uma conta criada apenas para utilização desse cadastro para que em casos de necessidade os dados de login e senha possam ser compartilhados com a LBC. Acesso à internet nas maquinas que irão realizar conexão com o aplicativo para enviar e transmitir dados de importação e exportação.

5.4.1 - INTRODUÇÃO O Dropbox é um serviço de compartilhamento através de “nuvem” que permite ao usuário acesso aos arquivos nele gravados através de outras maquina utilizando uma conta de acesso em comum. Através desse recurso os módulos LBCGAS e LBCPDV poderão trocar informações independente de uma rede local ou outro serviço de VPN ao realizar uma exportação de dados ou importação de caixa. Para a utilização dessa integração com o sistema LBC, vamos iniciar criando uma conta no Dropbox e me seguida realizando a instalação nas maquinas que irão compartilhar o recurso. 5.4.1.1 - REGISTRANDO CONTA NO DROPBOX Neste tópico iremos criar uma conta de acesso no Dropbox, que será utilizada em comum entre o LBCGAS e o LBCPDV tanto para uma única empresa quanto para uma rede de vários postos. Acesse o site www.dropbox.com, e localize no centro da tela o botão registrar-se.

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5.4.2 - DADOS DA CONTA Serão solicitados então os dados para criação de uma nova conta. Recomendamos que esta conta seja criada apenas para compartilhar dados referentes ao sistema LBC para que as informações de e-mail e senha cadastrados possam ser informados aos nossos técnicos para eventuais manutenções. Preencha os campos abaixo e após concordar com os temos de uso clique novamente no botão registrar-se.

5.4.2.1 - TIPO DE PLANO No próximo passo é possível selecionar diferentes planos do Dropbox. Além do plano Básico, que já oferece um espaço de 2GB de armazenamento, que já é suficiente para a troca de informações, existem outras opções com maior capacidade de armazenamento.

Seguiremos selecionando a opção básica, clicando no botão “continuar”.

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5.4.3 - DOWNLOAD DO APLICATIVO O próximo passo consistem na instalação no aplicativo na máquina servidora do LBCGAS e posteriormente nos PDVs que irão também utilizar o recurso. O download do Dropbox irá iniciar automaticamente após a seleção do tipo de plano. Nessa etapa o navegador de internet pode solicitar que seja confirmado o download do arquivo. Caso o download não inicie automaticamente clique no botão “reinicie o download”.

Após o download ser finalizado clique no ícone no final da tela para iniciar o processo de instalação ou localizeo na pasta destino de download utilizada pelo seu navegador.

*Nestas imagens o navegador utilizado é o Gooogle Chrome.

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5.4.4 - INSTALANDO O DROPBOX Localize na pasta de destino de downloads o ícone de instalação do Dropbox e de um duplo clique para iniciar. Aguarde os passos do instalador: 

Inicializando a instalação



Baixando componentes



Instalando Dropbox

No final da instalação verifique que foi criada uma pasta Dropbox em sua máquina, onde serão apontados os arquivos de exportação e importação do sistema. O processo de instalação deve ser realizado na máquina servidora do LBCGAS e repetido também no servidor do PDV.

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Após a finalização do processo de instalação, o Dropbox irá iniciar uma nova janela onde iremos realizar o login com os dados da conta criada para a sua empresa. Na primeira tela, preencha os campos com os dados da conta criado no item 2 deste guia. Em seguida clique no botão Acessar conta.

Aguarde até que o Dropbox identifique o login e será exibida a tela de confirmação

Vale lembrar que esse passo será realizado a cada instalação, tanto no LBCGAS quanto no LBCPDV.

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Um ícone do Dropbox estará disponível na barra de iniciar do Windows.

Este ícone irá indicar duas instâncias do Dropbox enquanto ele realiza sua função de sincronização: Indica que o Dropbox está gravando os dados exportados para a pasta de compartilhamento. Indica que os arquivos já foram carregados e a sincronização finalizada.

5.4.5 - HABILITANDO A EXPORTAÇÃO DE DADOS VIA VPN DROPBOX Após toda a configuração do Dropbox vamos agora definir a utilização desse método como forma de exportação de dados do LBCGAS para o LBCPDV para isso acesse a sessão Utilitários > Exportação de dados:

Nesta janela, vamos marcar a segunda opção que altera a exportação de dados para uma pasta local ou remota para uma pasta do Dropbox:

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O próximo passo é indicar no campo destino a pasta local do Dropbox onde serão gravados os arquivos de exportação. Para localizar a pasta destino de maneira simples clique no ícone do Dropbox na barra de iniciar.

Acessando a pasta, copie o endereço e cole o caminho no campo destino.

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5.4.6 - HABILITANDO A IMPORTAÇÃO DE CAIXA VIA DROPBOX Vamos utilizar o mesmo recurso da exportação de dados via Dropbox para a importação de caixa uma vez que ambos os processos utilizaram a mesma pasta compartilhada para troca de informações entre LBCGAS e LBCPDV. Na tela de importação de caixa, selecione a opção de importar caixa. Marque a opção Importar dados de uma pasta do Dropbox e no campo origem, cole o mesmo caminho de destino utilizado para a exportação de dados (item 5).

5.4.7 - HABILITANDO VPN VIA DROPBOX NO PDV Para utilizar a integração do LBCPDV com o LBCGAS através no Dropbox é necessário que o aplicativo também esteja instalado no servidor do PDV (item 3) e que ele esteja logado com a mesma conta que está configurada no LBCGAS. O próximo passo é habilitar nas conexões de rede do PDV a interação através da pasta local do Dropbox que foi criada após a instalação. No LBCPDV, acesse Utilitários > Configuração > Conexões de rede > VPN via Dropbox.

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Marque a opção que habilita o recurso e no campo abaixo, informe o caminho local da pasta do Dropbox onde o PDV ira gravar e ler os arquivos enviados pelo LBCGAS como mostra no exemplo abaixo:

A cada exportação do LBCGAS para o LBCPDV, a atualização de dados será automática, mesmo na tela de vendas. Quando o processo é realizado é possível verificar através da mensagem que é exibida na parte inferior da tela indicando o sincronismo.

A confirmação de que os dados foram recebidos e atualizados também será exibida no LBCGAS após esse processo ter sido realizado no PDV indicando a data e o horário em que os dados foram atualizados.

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5.5 EMISSÃO DE VALE-COMPRA (CONTRA-VALE) O sistema possui um recurso que permite ao operador de caixa emitir um vale-compra para o cliente quando o mesmo realizar um consumo e for gerado um troco sobre o valor do pagamento. A emissão desse vale permite ao cliente gerar o valor de credito com o posto podendo utiliza-lo gradativamente dentro do prazo de validade do mesmo. Para ativar a emissão de vale-compra, o usuário deve entrar em contato com o suporte solicitando a configuração do recurso. 5.5.1 EMITINDO VALE-COMPRA (CONTRA-VALE) Para a emissão do vale-compra, é necessário que a venda realizada tenha gerado um troco no cupom.

Após finalizar o cupom, pressione o botão F7 e acesse a opção 7 – Emissão de vale-compra.

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Na tela de emissão de vale-compras, após o usuário se identificar para realizar o procedimento, é necessário informar o cupom para que o sistema faça a leitura do valor consumido e o valor do troco que será gerado no total do vale.

*Caso o cupom tenha sido o último emitido antes da emissão do vale o sistema ira puxar seus dados automaticamente.

É obrigatório o preenchimento do CPF e o nome do cliente. No campo emissão do vale, é possível definir se o vale será divido em parcelas, o prazo de validade dos mesmo e o intervalo entre as parcelas. Ao finalizar a emissão será impresso no ECF um relatório de duas vias com os dados do vale.

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No LBCGAS, foi criada uma nova opção no menu Financeiro, com a opção Vale-compra e nele já podemos verificar a emissão do mesmo que acabou de ser registrado na pista. Essa gravação é em tempo real pois o cliente, caso desejar já pode utilizar o vale-compra logo em seguida, antes mesmo que o turno onde o vale foi emitido tenha sido fechado.

Nesta tela de Conta Controle de vale-compras, é possível realizar a Reimpressão do vale, ou no caso de perda, a sua Reemissão, lembrando que nesse caso, o número do vale-compra será alterado para que o vale anterior não seja utilizado por outro pessoa. Ao finalizar o caixa no PDV, o vale-compra estará registrado na sessão Emissão de contra-vale do fechamento de caixa onde foi emitido. Esse valor não pode ser editado uma vez que sua emissão só ocorre no PDV.

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5.5.2 – REALIZANDO O RECEBIMENTO DO VALE-COMPRA NO PDV Para fazer o recebimento de um vale-compra no PDV vamos utilizar o código 995 no campo da forma de pagamento no fechamento do cupom.

No recebimento também é necessário que o usuário faça sua identificação e em seguida preencha o número de controle do vale compra que foi impresso anteriormente.

O sistema ira comunicar com o servidor do LBCGAS e fará a consulta do valor disponível do vale-compra. Caso o mesmo esteja dentro do prazo de validade basta proceder com o recebimento. No caso de existir um novo troco, o usuário pode emitir um novo vale-compra sobre essa venda.

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Quando o caixa tem um recebimento de vale-compra, o pagamento é registrado na sessão Recebimento de contra-vale no fechamento de caixa.

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