CIRCULAR NORMATIVA POLITICAS DE BENEFICIOS PARA TRABAJADORES DE BCD TRAVEL, POR ADQUISICION DE SERVICIOS O VENTAS REFERIDAS PRESTACIÓN DEL SERVICIO
DE:
Presidencia y Dirección de Gestión B2C
PARA:
Todos los trabajadores de BCD Travel y sus empresas filiales.
Código: BCD-CN-C-344 Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
OBJETIVO: La presente circular tiene como propósito dar a conocer las condiciones y políticas bajo las cuales se deben realizar las solicitudes para trámites de servicios vacacionales y/o corporativos referidos, así como los diferentes beneficios que se otorgan a los trabajadores de BCD Travel y sus filiales.
1. BENEFICIOS
Nº
Beneficios
Descripción
La compañía ofrece a los Trabajadores la oportunidad de incluirse como vendedores al momento de referir Clientes Corporativos o Personales para compras Vacacionales, otorgando una comisión sobre la tarifa neta de los servicios; a saber: - Tres por ciento (3%) para Tiquetes (Nacionales o Internacionales), sobre Tarifa y Q Combustible, antes de impuestos. - Cinco por ciento (5%) para Porciones Terrestres. (Planes Turísticos, Cruceros y/o Alojamiento Hotelero), operados directamente por BCD Travel y Travel Depot, sobre precio de venta antes de impuestos. - Cinco por ciento (5%) para trámites de Documentación, sobre el valor del trámite, se excluye el valor de los derechos consulares.
1.
Trabajador como vendedor para clientes referidos.
- Tres por ciento (3%) para Porciones Terrestres (Planes Turísticos, Cruceros y/o Alojamiento Hotelero). Operados por otros proveedores turísticos, sobre precio de venta antes de impuestos. - Diez por ciento (10%) para Tarjetas de Asistencia, sobre precio de venta antes de impuestos. Notas: -
Cuando el referido sea Cliente Corporativo y requiera gerenciamiento y/o informes, o cualquier otro acompañamiento adicional de BCD Travel, la comisión otorgada al vendedor será del 2% sobre la tarifa neta de los servicios mencionados anteriormente.
-
Las Penalidades Aéreas (Nacionales o Internacionales) no aplican para comisión.
-
La comisión aplica siempre y cuando no se genere descuento alguno hacia el Cliente o Pasajero referido.
Este documento no puede ser reproducido o modificado sin la autorización del departamento de Desarrollo Organizacional, si se encuentra impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA.
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Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
Todos los trabajadores y sus familiares hasta segundo grado de consanguinidad (Padres, hijos y hermanos) o primer grado de afinidad (Esposa(o)) que adquieran servicios aéreos, pagaran una Tarifa Administrativa Preferencial de: $10.000 COP incluido IVA para Tiquetes Nacionales (Siempre y cuando sean reservados y emitidos por GDS) $ 20.000 COP incluido IVA para Tiquetes Internacionales
Tarifa Administrativa Preferencial, para trabajadores de BCD Travel.
2.
Código: BCD-CN-C-344
Nota: Las ventas que apliquen a este beneficio no generan comisión por ningún concepto para el vendedor.
Todos los trabajadores y sus familiares hasta segundo grado de consanguinidad (Padres, hijos y hermanos) o primer grado de afinidad (Esposa(o)) que adquieran servicios turísticos, pueden aplicar a tarifas prenegociadas o preferenciales con los proveedores que BCD Travel tenga negociación activa al momento de la solicitud. Sujeto a disponibilidad por temporada o de acuerdo a los criterios y políticas de cada proveedor de servicio. Tarifa especial en Productos y Servicios.
3.
Notas: Las ventas que apliquen a este beneficio no generan comisión por ningún concepto para el vendedor. Toda solicitud de beneficio (descuento) en tiquetes aéreos y servicios complementarios (hotel, tour, tarjetas de asistencia, entre otros), deberá ser solicitada únicamente a través de la Dirección de Gestión B2C de la compañía, quien validara en primera instancia la aprobación del jefe inmediato.
2. POLITICAS Y RESTRICCIONES GENERALES.
N°
Directrices
Responsables
1
La creación del Trabajador como vendedor debe ser generada desde el momento de la contratación e ingreso a la compañía y solo se realiza por el Departamento de Contabilidad.
Auxiliar de Nomina. Auxiliar Contable.
2
Cuando un Trabajador no cuente con código de vendedor, la solicitud debe ser tramitada por medio del módulo en Idata o por correo electrónico al Departamento de Contabilidad en el formato: BCD-FT-I-11 Creación de Terceros provisional y de acuerdo a las actividades descritas en el Instructivo Grafico BCDIG-I-13 Solicitud creación de Terceros.
Todos los Trabajadores de la Organización
Este documento no puede ser reproducido o modificado sin la autorización del departamento de Desarrollo Organizacional, si se encuentra impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA.
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Código: BCD-CN-C-344 Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
3
Toda orden de facturación (ORDEFA) debe ser revisada garantizando que se genere con el código de vendedor correcto antes de ser enviada a facturar.
Asesor de Viajes Vacacional Analista Control Interno.
4
Todos los tiquetes y servicios para Clientes referidos personales, deberán ser remitidos a la División Vacacional y solo desde allí serán reservados y emitidos.
Todos los Trabajadores de la Organización.
5
Todos los servicios emitidos en la División Vacacional deberán ser facturados y pagados, únicamente en la caja de Vacacional.
Todos los Trabajadores de la Organización.
6
Ningún Trabajador de BCD Travel y filiales podrá solicitar directamente descuentos a proveedores (aerolíneas, hoteles u otros operadores) para beneficio personal, sin previa autorización de la Dirección de Gestión B2C y su jefe inmediato, el omitir esta regla es causal de sanción.
Todos los Trabajadores de la Organización.
7
No está permitido que el Trabajador de BCD Travel y filiales reciba, acepte, negocie cualquier tipo de incentivo o beneficio personal de ningún proveedor, el omitir esta regla es causal de sanción. Todo plan de incentivos de proveedores deberá ser aprobado por Presidencia y sus condiciones serán divulgadas de manera formal para hacer efectiva su aplicación.
Todos los Trabajadores de la Organización.
8
No está permitido que el Trabajador de BCD Travel y filiales considere como cliente referido, las compras que realicen personas que por diversas razones tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Este tipo de ventas no aplica para comisión y debe ser facturadas como vendedor BCD Travel.
Todos los Trabajadores de la Organización.
9
Está PROHIBIDO aplicar códigos de convenios y/o descuentos corporativos a Clientes referidos por Trabajadores de BCD Travel y empresas filiales, o a viajes personales del mismo. (Los códigos de convenio Cliente Proveedor son de uso exclusivo para beneficio del Cliente, el omitir esta regla es causal de sanción.
Todos los Trabajadores de la Organización.
10
No está permitido que los Trabajadores de BCD Travel y empresas filiales atiendan directamente a sus clientes referidos desde las áreas o departamentos para los cuales trabajan.
Todos los Trabajadores de la Organización.
Este documento no puede ser reproducido o modificado sin la autorización del departamento de Desarrollo Organizacional, si se encuentra impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA.
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11
El valor de las comisiones otorgadas al Trabajador de BCD Travel, no constituyen factor salarial y prestacional de conformidad con el artículo 128 del código sustantivo del trabajo disposición que fue modificada por el artículo 15 de la ley 50 de 1990, por ser un reconocimiento de carácter extralegal otorgado por el empleador.
Código: BCD-CN-C-344 Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
Todos los Trabajadores de la Organización
3. POLITICAS Y DIRECTRICES PARA EL ENVIO DE REFERIDOS PARA BENEFICIO 3.1. Beneficio No. 1 (Caso Referidos Clientes Personales Vacacional)
N°
Directrices
Responsables
Todo Trabajador que refiera a un Cliente para compra personal debe enviar la solicitud de servicios al Departamento Vacacional canalizando el requerimiento únicamente a través del correo
[email protected]. En el cuerpo del correo se deben registrar los siguientes datos del Cliente para contacto:
- Nombre:
1
- Teléfono: - Correo electrónico: - Código de vendedor: - Una breve descripción de los servicios solicitados.
Todos los Trabajadores de la Organización.
A partir del contacto con el Cliente referido, la relación será directamente entre el Pasajero y el Asesor de viajes vacacional. Nota: La empresa se reserva el derecho de validar toda transacción de clientes referidos y su vínculo con el Trabajador para establecer la veracidad del cliente referido. Por lo tanto se recuerda que está prohibido incluir clientes corporativos como referidos de un funcionario de la organización.
2
Cuando se aplique algún tipo de descuento al Cliente, automáticamente el Trabajador de BCD Travel que refiere la venta pierde el derecho a la comisión. Esto debe quedar descrito en el campo de observaciones de la factura detallando el descuento aplicado.
Todos los Trabajadores de la Organización.
Este documento no puede ser reproducido o modificado sin la autorización del departamento de Desarrollo Organizacional, si se encuentra impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA.
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Código: BCD-CN-C-344 Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
3.2. Beneficio No. 1 (Caso Referidos Clientes Corporativos)
N°
Directrices
Responsables
Todo Trabajador que refiera a un Cliente Corporativo debe ser canalizando únicamente a través de la Dirección Comercial, enviado un correo con copia al jefe inmediato. En el cuerpo del correo se debe registrar la siguiente información:
1
-Nombre del Cliente. -Nombre del Contacto. -Cargo del Contacto. -Teléfono del Contacto. -Correo electrónico del Contacto. -Una referencia del tipo de relación del Trabajador de BCD Travel con el contacto del potencial Cliente Corporativo.
Todos los Trabajadores de la Organización.
A partir del contacto con el Cliente referido, la relación será directamente entre el Cliente y el área Comercial.
2
Toda vinculación de un Cliente Corporativo referido, deberá informarse al Departamento de Contabilidad al correo
[email protected] para la creación del mismo, con el respectivo vendedor, y al Líder asignado del Departamento de Comisiones al correo
[email protected] para el correspondiente seguimiento y liquidación de comisiones.
Dirección Comercial, Auxiliar contable, Auxiliar de comisiones
3.3. Beneficio No 2 (Tarifas Administrativas Preferenciales) y No. 3 (Tarifas especiales en Productos y Servicios)
N°
Directrices
Responsables
1
Todo Trabajador que requiera aplicar al beneficio No 3 (Tarifa especial en Productos y Servicios.), debe realizar la solicitud con mínimo 15 días de anticipación a la toma del servicio, enviando correo electrónico a la Dirección a la cual pertenece el Trabajador, quien de acuerdo a sus criterios evaluara la solicitud y en caso de aprobación la remitirá a la Dirección de Gestión B2C.
Todos los Trabajadores de la Organización.
2
Toda solicitud de aplicación de beneficios será evaluada por el jefe o responsable de área de acuerdo al cumplimento de normas internas de la organización así como el desempeño por parte del Trabajador, determinando si es meritorio el otorgamiento del beneficio.
Todas las Direcciones, Jefaturas o Gerencias
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Código: BCD-CN-C-344 Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
3
Toda solicitud remitida a la Dirección de Gestión B2C será evaluada de acuerdo a la disponibilidad de los servicios en la fechas solicitadas y los posibles beneficios aplicables a la solicitud (Tarifas especiales o Descuentos promocionales)
Dirección Gestión B2C
4
Toda respuesta que emita la Dirección de Gestión B2C se hará vía correo electrónico directamente al solicitante con copia al Jefe inmediato o líder de área, allí debe describir la viabilidad de la solicitud disponibilidad, valores y condiciones (forma y fecha límite de pago) de cada servicio.
Dirección Gestión B2C
5
El Trabajador debe confirmar las opciones de servicio seleccionadas y realizar el pago de los mismos, de acuerdo a las condiciones (forma y fecha límite de pago) enviadas por la Dirección de Gestión B2C.
Todos los Trabajadores de la Organización.
6
Toda aplicación del beneficio No 2 (Tarifa Administrativa preferencial) se debe aplicar directamente en el momento de la compra, Los servicios deben ser cancelados en efectivo o Tarjeta de Crédito. No Aplica para crédito agencia.
Todos los Trabajadores de la Organización.
4. POLITICAS Y DIRECTRICES PARA LIQUIDACION DE COMISIONES
N°
Directrices
1
La liquidación de las comisiones para Trabajadores se realizara mensualmente, para ello, el trabajador debe enviar por correo electrónico la notificación y factura de venta dirigida a la Dirección de Gestión B2C y Dirección de Auditoria y Control, con el fin de obtener el VoBo, el cual será la autorización para liquidar la comisión por el Auxiliar de Comisiones.
2
Toda comisión se liquidara mes vencido durante los primeros 15 días del mes y deben ser reportadas al Departamento de Nómina antes del segundo corte de novedades (día 23), para generar el pago en la segunda quincena del mes.
3
Todo pago de comisiones a Trabajadores por concepto de referidos personales para Vacacional o de Clientes Corporativos referidos, se realizará mensualmente y se verá reflejado en el pago de la nómina en la segunda quincena del mes
Responsables
Todos los Trabajadores de la Organización.
Auxiliar Comisiones Auxiliar de Nomina
Auxiliar Comisiones Auxiliar de Nomina
Este documento no puede ser reproducido o modificado sin la autorización del departamento de Desarrollo Organizacional, si se encuentra impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA.
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Código: BCD-CN-C-344 Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
correspondiente.
4
Toda liquidación se abonará al Vendedor que se registra en la factura, el cual debe ser idéntico al que está consignado en la orden de facturación (ORDEFA). Sujeto a verificación de Control Interno.
Auxiliar Comisiones Facturadores. Asesore de viajes de todas las Unidades de Servicio Analista Control Interno.
5
Cuando se presenten casos de ventas con código de empleados generadas desde áreas diferentes al Departamento de Vacacional o cualquier situación que presente anomalía y no esté contemplada o informada previamente, se debe informar al Departamento de Control interno, para el respectivo seguimiento y será congelado el pago de comisión hasta la claridad del caso.
Auxiliar operaciones Administrativas Auxiliar de Comisiones Analista Control Interno.
Toda venta con beneficio No 2 y/o No 3 otorgado al Trabajador para sus viajes o los de algún familiar en primer grado de consanguinidad no aplica para comisión. 6
Todos los Trabajadores de la Organización.
Nota: La información correspondiente al Tipo de Beneficio Otorgado debe ser registrada en la orden de facturación (ORDEFA) del servicio y de igual forma en el campo de observaciones de la factura, y el vendedor deberá ser siempre BCD TRAVEL.
5. DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
N°
Directrices
1
El analista de Control Interno debe verificar la veracidad de la información enviada por parte del Trabajador, para adquirir los beneficios.
2
De ser errónea la información suministrada por el Trabajador, o de encontrase alguna evidencia de alteración o manipulación en la reserva o la orden de facturación (ORDEFA) que tenga como objetivo la desviación de comisiones o la obtención de beneficios no autorizados, se debe proceder a la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes.
Responsable
Analista Control Interno.
Analista Control Interno.
Este documento no puede ser reproducido o modificado sin la autorización del departamento de Desarrollo Organizacional, si se encuentra impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA.
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Versión
Fecha
2
Emisión: 06/12/2016 Versión: 1
Razón Actualización 28/05/2014
1
Código: BCD-CN-C-344
07/Dic/2016
Elaboró
La Presente Circular Normativa reemplaza a la No BCD-CN-C-344 Manejo de solicitudes para servicios vacacionales por parte de Trabajador es de BCD Travel y sus empresas filiales-, debido a que no contemplaba detalles fundamentales del proceso. 1. Actualización de cargos en todo el documento. 2. Se modifica % de comisión para cada uno de los servicios. 3. Se definen responsables de la Dirección de Gestión B2C. 4. Se inactiva formato BCD-FT-C-91 Solicitud de Servicios con beneficio para trabajadores de BCD Travel y filiales, debido a que el trámite se realizara por correo electrónico. 5. Se adiciona política y directrices para liquidación de comisiones No. 1
Revisó
Aprobó
Nombre :Erich Carreño
Nombre: Diego Rodriguez
Nombre: Ana Maria Moreno
Cargo: Líder Desarrollo Organizacional
Cargo: Gerente Organizacional
Cargo: Gerente de Gestión Humana
Fecha: 28/12/2016
Fecha: 29/12/2016
Fecha: 29/12/2016
Aprobó
Aprobó
Nombre: Salvador Ayala
Nombre: Juan Carlos Camacho
Cargo: Director de Auditoria y Control.
Cargo: Director de Gestión B2C.
Fecha: 29/12/2016
Fecha: 30/12/2016
Este documento no puede ser reproducido o modificado sin la autorización del departamento de Desarrollo Organizacional, si se encuentra impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA.
