Tips & Tricks – Häufig gestellte Fragen Neue Version 5.3 1. Doppelklick auf praktisch alle Bereiche 2. Wie findet man am einfachsten ein Dokument/Angebot zu einem Kunden ? 3. Wie wechselt man schnell zur Eingabe des nächsten Dokuments ? 4. Welche ist die Rechnung zu diesem Lieferschein ? Auf welcher Bestellung befindet sich dieser Artikel ? 5. Wie sucht man einen Kunden über die Telefonnummer oder die MwSt-Nummer ? 6. Probleme beim Ausdruck Ihrer Angebote, Kostenvoranschläge, falscher Seitenumbruch ? 7. Was wurde bei diesem Lieferanten dieses und in den vorhergehenden Jahren gekauft ? Was wurde effektiv aus dem Sortiment dieses Lieferanten verkauft ? Was wurde nur an diesen Kunden im vergangenen Jahr verkauft ? 8. BC-PRO kann für Sie MS-Word zur Bearbeitung von Briefen starten 9. BC-PRO kann für Sie Outlook starten um eMails zu versenden 10. BC-PRO kann direkt eine Verbindung mit der Internetseite des Lieferanten herstellen Neue Version 5.3b 11. Jeder Benutzer kann sein Passwort sehr einfach selbst ändern ! 12. Einkaufsmengen, Verkaufsmengen, laufende Bestellungen eines Artikels in einem Augenblick auf dem Monitor! Jahresumsätze, Historie eines Kunden oder Lieferanten in einem Augenblick auf dem Monitor. 13. Die Spalte „Beschreibung“ ist in Vente Express nicht groß genug ? 14. Mehrere Fenster in BC-PRO geöffnet. Wie wechselt man einfach von einem zum anderen? 15. Mehrere Fenster in BC-PRO geöffnet. Wie schließt man alle gleichzeitig? Neue Version 5.3c 16. Auf einer Rechnung wurden nur einige Zeilen ausgedruckt, es sind jedoch mehr Artikel auf dem Bildschirm! 17. Wie erstellt man einfach eine Akontorechnung? 18. Wie kopiert man ein Preisangebot, eine Bestellbestätigung, etc? 19. Wie kopiert man einfach eine Preisanfrage zum Versand an mehrere Lieferanten?

20. Wie kopiert man eine alte Bestellung? 21. Wie verwenden Sie ein Kreditlimit für Ihre Kunden? 22. Wenn Sie eine Angebotsvorlage verwenden werden die Preise automatisch eingefügt! 23. Sichere Methode zur Übernahme Ihrer alten Kundennummern, Lieferantennummern (Dubletten, Fehler, gelöscht)? 24. Mit BC-PRO und WORD, ein Mailing in wenigen Minuten realisieren! 25. Mit BC-PRO in wenigen Klicks ein E-Mail Mailing realisieren! 26. Ist es möglich die MwSt. nachträglich für Nachunternehmer-Positionen in 6% zu ändern? JA Neue Version 6.0 27. Wie ermittelt man doppelte Einträge in der Kundendatei? Nicht einfacher als das. BC-Pro macht das für Sie! 28. Ich verfüge nicht über das Buchhaltungsprogramm BOB. Kann ich Rechnungen/Gutschriften/Kassenbücher via E-Mail an meine Buchhaltung senden? JA 29. Wie kann man die Kontensalden Kunde/Lieferant in BC-Pro via BobOLE anzeigen? 30. Wie kann man die Preise diverser Artikel in einem Arbeitsschritt erhöhen? 31. Wie erzeugt man automatisch den Handelspreis auf Basis psychologischer Preisbildung im Feld VK? z.B. 9,99 oder 195,00? 32. Wie verwaltet man die Zahlungen mit Bancontact/Mistercash, Visa, etc …? 33. Wie kontiere ich den Einkauf von Briefmarken in meiner Buchhaltung auf dem Konto „Portokosten“? Neue Version 6.0b 34. Ich erhalte eine Kundenzahlung aber ich finde meine nicht mehr! Wie kann ich danach suchen? 35. Ein Preisangebot, eine Rechnung, ausschließlich mit Text, ist das möglich? JA, und sogar ganz einfach! 36. Wie kann ich ein altes Angebot aktualisieren? 37. Wie realisieren Sie ihre öffentlichen Submissionen unter Verwendung der gleichen Überschriften, die der Auftraggeber benutzt hat? 38. Mit BC-Pro können sie einfach das Aufkommen der Eco-Taxen verwalten: Recupel, Bebat, Reporbel, Auvibel,…

1. Doppelklick auf alle Bereiche Doppelklick in Verkauf/Einkauf auf die Bereiche Kunden, Lieferanten und die Kunden- bzw. Lieferantendatei zu öffnen. Doppelklick auf eine leere Zeile in der Artikeltabelle um das Stammdatenfenster Artikel zu öffnen Doppelklick auf eine ausgefüllte Zeile in der gleichen Tabelle um den Zoom der Beschreibungen zu öffnen (Sie können auch auf die Beschreibung unterhalb der Tabelle klicken , die in gelb unterlegt ist) Doppelklick in Verkauf auf „abgeschlossen“ oder „berechnet“ um den dementsprechenden Zoom zu öffnen Doppelklick auf eine Selektion Ihrer Wahl anstatt den OK Button zu benutzen zurück

2. Wie findet man am einfachsten ein Dokument/Angebot zu einem Kunden ? Gehen Sie in das Feld „Nummer“ und drücken Sie 2 Mal hintereinander auf F4 um direkt den Kunden aufzurufen und anschließend sucht BC-PRO ihnen alle Kundendokumente von alt nach neu. zurück

3. Wie wechselt man schnell zur Eingabe des nächsten Dokuments ? Wenn Sie den aktuellen Beleg ausdrucken, platziert Sie BC-Pro Dokumente nach dem Ausdruck automatisch auf das nächste Dokument. Um direkt auf das nächste Dokument zu kommen, ohne vorher einen Ausdruck zu starten, klicken Sie bitte auf das Icon „Neu“ (leeres Blatt) oben Links im Menü Werkzeuge oder drücken Sie Ctrl+F5 auf der Tastatur zurück

4. Welche ist die Rechnung zu diesem Lieferschein ?

Auf welcher Bestellung befindet sich dieser Artikel ? Im Verkauf reicht es wenn Sie einfach auf den Button „i“ (Information) klicken. Dieser Button zeigt Ihnen alle weiteren Verkaufs- und Einkaufsdokumente die ebenfalls mit der aktuellen Artikelzeile verbunden sind. Oder der Button „Relation“ (gelber Button unten rechts) der akke verbundenen Dokumente mit dem aktiven Dokument zeigt. Ab Version 5.2 ist es möglich zusammengefasste jährliche Listen mit den Dokumentenbezügen auszudrucken. zurück

5. Wie sucht man einen Kunden über die Telefonnummer oder die MwSt-Nummer ? Im Sie finden den Kunden nicht über den Namen oder den Ort? Dann gehen Sie einfach auf das Feld mit der Telefonnummer oder der MwSt-Nummer und geben Sie den Anfang der Nummer ein. Danach Drücken Sie F9. Oder noch einfacher klicken Sie auf die Spalte mit den Telefonnummern (MwSt Nummern) in der Selektion. Dies funktioniert hier nur wenn sie grundsätzlich das gleiche Eingabeformat beachten: BE-xxx.xxx.xxx für MwSt-Nummer und für die Telefonnummer 080/xxx.xxx

zurück

6. Probleme beim Ausdruck Ihrer Angebote, Kostenvoranschläge, falscher Seitenumbruch ? Es ist nicht mehr nötig, leere Zeilen REM. bis zum Seitenumbruch hinzuzufügen. Sie können einen Umbruch, egal auf welchem Niveau, erzwingen. Dazu gehen Sie auf den Posten/Unterposten der auf der Folgeseite gedruckt werden soll und klicken in Verkauf/Einkauf auf den Button unten links (in Angebot, auf den Bereich „Seitensprung“ rechts von der Beschreibung. zurück

7. Was wurde bei diesem Lieferanten dieses und in den vorhergehenden Jahren gekauft ? Was wurde effektiv aus dem Sortiment dieses Lieferanten verkauft ? Was wurde nur an diesen Kunden im vergangenen Jahr verkauft ? Sie benötigen nur 2 Listen um diese Fragen hinreichend zu beantworten: Verkaufsstatistik mit oder ohne Artikeldetail und die monatlichen Kumulationen der Verkäufe und Einkäufe für jeden Artikel. Es reicht einfach einen Bereich (ausschließlich Kunde oderausschließlich Lieferant) auszufüllen. Sie finden diese Listen unter Druck – Statistiken monatlich. zurück

8. BC-PRO kann für Sie MS-Word zur Bearbeitung von Briefen starten Sie brauchen den Namen und die Kontaktdaten Ihres Kunden oder Lieferanten nicht neu Eintippen. Das Tagesdatum, der Name der Person, die Grußformel, etc. alles wird automatisch eingefügt !!! Es reicht einfach aus den Kunden oder Lieferant auszuwählen oder einfach eins seiner Dokumente aufgerufen zu haben und dann auf das Icon „Neues Word Dokument“ (ebenso für ein neues Fax) zu klicken. BC-Pro stellt Ihnen Brief und Fax-Typen in 4 verschiedenen Sprachen, Französisch, Deutsch, Niederländisch und Englisch zur Verfügung. Es wird automatisch die Sprache verwendet, die dem Lieferanten zugehörig ist.Sie können natürlich die Vorlagen anpassen und Ihr Logo, eine Grußformel usw. hinzufügen bzw. modifizieren. Eine Kurzanleitung finden Sie unter DATEI – KONFIGURATION – PARAMETER BRIEFE & FAXE zurück

9. BC-PRO kann für Sie Outlook starten um eMails zu versenden Nicht nötig die Emailadresse zu suchen oder neu einzugeben. Der Name und die Grußformel sowie Ihre Signatur werden automatisch hinzugefügt!!! Es genügt, den Kunden/Lieferanten in BC-Pro auszuwählen oder einfach eines seiner Verkaufs- bzw. Einkaufsdokumente aufzurufen und dann auf das Icon „Email“ zu klicken. Dies funktioniert natürlich

ausschließlich für Kunden und Lieferanten, bei denen Sie in den Stammdaten die Emailadresse eingegeben haben. Sie können die Adresse aus Ihrem Adressbuch importieren indem Sie auf den Button neben dem Feld „Email“ klicken und der Name und alle weiteren Daten kommen automatisch. Sie können die Grußformel sowie Ihre Signatur unter DATEI – KONFIGURATION – BENUTZER UND ZUGRIFF im Bereich ZUGRIFF INTERNET eingeben.

zurück

10. BC-PRO kann direkt eine Verbindung mit der Internetseite des Lieferanten herstellen Mit einem einfachen Klick öffnet BC-Pro den Internet Explorer mit der Website des aktiven Lieferanten!!! Es genügt den Lieferanten in BC-Pro auszuwählen oder einfach ein seiner Dokumente aufgerufen zu haben und anschließend einfach auf der Internet Icon zu klicken. Natürlich funktioniert dies nur, wenn Sie in den Stammdaten die Internetadresse hinterlegt haben. zurück

11. Jeder Benutzer kann sein Passwort sehr einfach selbst ändern ! Passworte altern sehr schnell und mit zunehmender Dauer wird die Chance, dass das Passwort erraten werden kann immer größer. Daher empfehlen wir, das Passwort regemäßig zu ändern. Dies können Sie problemlos selbst erledigen. Sie brauchen keinen Informatiker, oder irgendjemanden dafür zu bemühen! Jeder Benutzer kann jederzeit sein eigenen Passwort in BC-Pro ändern. Klicken Sie einfach beim Login auf „Passwort ändern“. zurück

12. Einkaufsmengen, Verkaufsmengen, laufende Bestellungen eines Artikels in einem Augenblick auf dem Monitor! Jahresumsätze, Historie eines Kunden oder Lieferanten in einem Augenblick auf dem Monitor. Öffnen Sie zunächst die dementsprechenden Stammdaten GSC Kunden, GSF Lieferanten oder GSA Artikel. Dieses Fenster hat einen Reiter „Statistiken“. Hier genügt wenn Sie das überprüfen, was Sie interessiert. Um eine optimale Darstellung der Präsentation zu erlangen sollte die Auflösung minimal 1152 x 864 Bildpunkte betragen. Somit können Sie verschiedene Fenster auf dem Monitor darstellen, ohne dass sich diese überlappen. Immer wenn Sie einen neuen Kunden, Lieferanten oder Artikel in den Stammdaten wählen, zeit BC-Pro automatisch die Statistiken für die aktuelle Stammdaten an.

zurück

13. Die Spalte „Beschreibung“ ist in Vente Express zu klein ? Es ist möglich das Fenster zu „Vente Express“, genauso wie jedes andere Fenster zu vergrößern. Es existieren 2 Möglichkeiten: 1. auf den Button „maximieren“ des Fensters GVX Ventes Express (ganz oben rechts in der Ecke dieses Fensters, Button in der Mitte). 2. Bewegen Sie die Maus über die untere rechte Ecke des Fensters, bis sie einen anderen Mauszeiger erhalten und klicken und vergrößern Sie das Fenster bis es die gewünschte Größe hat. Achtung jedes Fenster hat eine Minimalgröße um die Anzeige aller Bereiche und Felder zu gewährleisten. In der Regel müssen Sie die Fenster jedoch vergrößern und nur sehr selten (wenn überhaupt) verkleinern. zurück

14. Mehrere Fenster in BC-PRO geöffnet. Wie wechselt man einfach von einem zum anderen? Nach einer Stunde Arbeit in BC-Pro kommt es vor, dass Sie eine ganze Reihe Fenster geöffnet haben und dass sich diese überlappen und nicht nebeneinanderliegen da selten ein 21 Zoll Monitor mit der Auflösung 1600 x 1024 verwendet wird. Und auch bei dieser Auflösung ist es ratsam die, Funktion „Überlappend“ im Menü „Fenster“ zu verwenden. Somit ist der Titel eines jeden Fensters sichtbar und es genügt, das Fenster anzuklicken, welches Sie interessiert.

zurück

15. Mehrere Fenster in BC-PRO geöffnet. Wie schließt man alle gleichzeitig? Möchten Sie das Dossier wechseln und Sie klicken auf das Kreuz, um das Fenster zu schließen? Nach 4 oder 5 Fenstern kann das ganze sehr langwierig werden. Klicken Sie einfach im Menü „Fenster“ auf „Alle Fenster schließen“. zurück

16. Auf einer Rechnung wurden nur einige Zeilen ausgedruckt, es sind jedoch mehr Artikel auf dem Bildschirm! Beim Ausdruck eines Dokuments haben Sie die Option „Nur Posten und Bemerkungen ausdrucken“ . Daher können Sie nach den Artikeln einfach einen Rich-Text-Bereich einfügen (REM.T.) und in einigen Zeilen für den Kunden eine Zusammenfassung dessen, was fakturiert wurde, z.B. mit dem Ausdruck „Gesamtsumme“ schreiben. Innerhalb dieses Textes können Zeichengröße, Fettschrift, Kursiv, Farben, etc… formatiert und angepasst werden. Sie erhalten somit eine sehr professionelle Präsentation der Rechnung. Ebenso können sie ein Detailexemplar ausdrucken. zurück

17. Wie erstellt man einfach eine Akontorechnung? Sie müssen beispielsweise 30% einer Bestellbestätigung fakturieren und natürlich entsprechen diese 30% keinem Betrag eines Rechnungspostens? Es genügt, einfach in der Bestellbestätigung 2 Zeilen hinzuzufügen: eine positive, mit dem Wert, der Fakturiert werden soll und eine negative, damit sich

der Gesamtbetrag der Bestätigung nicht ändert und ebenfalls in die Abschlussrechnung übernommen wird. Zum Einfügen einer negativen Zeile mit dem Titel „30 % Akontobetrag am “ empfehlen wir Ihnen den Artikel S.R. (=Supplement/Rabais – Aufschlag/Rabatt) zu verwenden. In das Mengenfeld fügen Sie 1 ein und in der anderen Zeile -1. Es genügt also in der Akontorechnung die positive Zeile zu verwenden. zurück

18. Wie kopiert man ein Preisangebot, eine Bestellbestätigung, etc? In Vente-Express, in den Kundendokumenten existiert ein Button „Reprise“ in den Icons unten rechts. Am einfachsten ist es, zuerst das zu kopierende Dokument auszuwählen. Danach klicken Sie auf „Neu“ (oder CTRL + F5) um ein neues Dokument zu erzeugen. Wählen Sie den neuen Kunden aus und Klicken Sie auf den Button „Reprise“ unten rechts (oder Alt+R). Sie erhalten einen Anzeigevorschlag und es genügt wenn Sie OK klicken und der Inhalt des ersten Dokuments wird korrekt und vollständig übernommen. Anschließend können Sie alle nötigen Anpassungen machen. zurück

19. Wie kopiert man einfach eine Preisanfrage zum Versand an mehrere Lieferanten? Nach dem Sie im Einkauf eine Preisanfrage für einen Lieferanten eingebeben haben, können Sie unter „Aktionen“ die Anfrage duplizieren und somit eine weitere Preisanfrage für einen alternativen Lieferanten erzeugen. Wählen Sie den Punkt „Duplizieren Bestellvorschlag alternativer Lieferant“ (oder Alt+D) im Button „Aktionen“ und wählen Sie dann den alternativen Lieferanten. BC-Pro erzeugt eine neue Preisanfrage (oder Bestellvorschlag) und dazu automatisch, falls existent (Eingabe erfolgt in den Stammdaten – Artikel – Zoom alternative Lieferanten), die Referenzen des Alternativlieferanten. zurück

20. Wie kopiert man eine alte Bestellung? Im Einkauf existiert in den Icons unten Rechts (gelbes Icon) ein Button „Reprise commande fourn.“ . Am einfachsten ist, zunächst den zu kopierenden Bestellschein zu wählen und anzeigen zu lassen. Anschließend klicken Sie auf „Neu“ (oder CTRL+F5) um einen neuen Bestellschein zu erzeugen. Wählen Sie den neuen Lieferanten und klicken Sie dann auf den Button „Reprise commande fourn.“ (oder ALT+R). Der Bestellschein wir automatisch vorgeschlagen und es genügt einfach auf OK zu klicken und der komplette Inhalt wird auf die neue Bestellung übertragen. Anschließen können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen und auch Artikel hinzufügen, etc... zurück

21. Wie verwenden Sie ein Kreditlimit für Ihre Kunden? Diese Option ist ausschließlich in Verbindung mit der Buchhaltungssoftware BOB verfügbar, sofern diese auf dem gleichen System installiert ist und Sie über das Zusatzmodul BobOLE verfügen. Effektiv ist es BobOLE, das in der Buchhaltung nach den letzten Zahlungen des Kunden sucht und den aktuellen Saldo übergibt. Das Prinzip ist sehr einfach: Für jeden Kunden können Sie ein Kredilimit

festlegen (z.B. 1000 Euro für den einen und 2500 Euro für den anderen,…). Nach der Erzeugung von Verkaufsdokumenten wie einem Lieferschein, zeigt BC-Pro den noch verbleibenden Kreditrahmen in grün an (Kreditlimit – unbezahlte Rechnungen) und in Rot, falls der Kreditrahmen überschritten wurde. Nun können Sie entscheiden, ob Sie noch weiterhin liefern möchten oder falls die Bonität zu schlecht ist, die Lieferungen aussetzen, bzw. die Zahlungsmodalität ändern (Barzahlung). BC-Pro geht jedoch noch weiter. Sie können bei schlecht zahlenden Kunden auch in der Zahlungsart „5 = schlechter Zahler“ eintragen und den Grund für die schlechte Zahlungsmoral angeben. Somit können Sie jederzeit eine Liste mit schlecht zahlenden Kunden oder Kunden mit Zahlungsverzug generieren (Druck – Verkauf – Kundendokumente). Falls Sie eine Kreditversicherung einschalten möchten, können Sie direkt alle unbezahlten Rechnungen ausdrucken. Sie werden sicherlich die Umsatzzahlen der Rechnungsempfänger übermitteln müssen, die eine Kreditlinie besitzen und für keine Garantien bestehen (Verwaltungen, Kommunen, da die Kreditversicherung diese Kunden ohne Risiko einstuft). Alle, über die Kasse in bar bezahlten Rechnungen, werden nicht in Betracht gezogen, jedoch die ungedeckten Checks (siehe Erklärungen in Verwaltung – Statistiken – Erklärung Kreditversicherung). zurück

22. Wenn Sie eine Angebotsvorlage verwenden werden die Preise automatisch eingefügt! Seit Version 5.3c existiert ein neues Fakturenbuch ZZZ=***ANGEBOTSVORLAGEN***. Das Ziel des Fakturenbuchs ist es, eine automatische Preisaktualisierung aller wiederverwendeter Artikel zu gewährleisten. Effektiv kann eine Angebotsvorlage viel weiter gehen als eine einfache Posten/Unterposten-Struktur. Sie können Standardpositionen und Artikel aus dem kompletten Dossier verwenden. Immer wenn Sie eine Angebotsvorlage verwenden, wird BC-Pro direkt alle Einstandspreise automatisch ermitteln und aktualisieren. Grundsätzlich empfehlen wir auch die Aktualisierung des VK beim Einfügen des Angebots zur Nutzung der Funktion der Preisfindung für den Kunden, für den das Angebot erstellt werden soll. zurück

23. Sichere Methode zur Übernahme Ihrer alten Kundennummern, Lieferantennummern (Dubletten, Fehler, gelöscht)? Sie haben fälschlicherweise den gleichen Kunden auf zwei Kundennummern angelegt und es existieren bereits Rechnungen auf diesen beiden Kundennummern? Ein Lieferant ist falsch, jedoch es existieren bereits offene Rechnungen in BOB, ein Datensatz eine Lieferanten könnte aus verschiedenen Gründen veraltet sein. Falls noch kein Dokument existiert, können Sie den Datensatz einfach löschen und die vorhandene Nummer ist wieder verfügbar. Wenn eine Rechnung erzeugt, jedoch noch nicht in die Buchhaltung übertragen wurde, so stellt die auch kein Problem dar: Aktionen – Kunden über die Rechnung ändern und anschließend den Datensatz den Kunden löschen. Wenn jedoch bereits Daten in die Buchhaltung übertragen wurden, RATEN DRIGEND VON JEGLICHER LÖSCHUNG von Kunden- oder Lieferantendatensätzen ab da dies zu ernsten Problemen in der Buchhaltungssoftware führen kann (unvollständige Informationen auf der jährlichen MwSt.-Liste, Fehler im Kontentest, inkohärente Historien, etc…)

Daher empfehlen wir grundsätzlich NIEMALS Kunden- bzw. Lieferantendatensätze in BC-PRO bzw. im BOB (Cubic) zu löschen, sondern die Nummern für neue Kunden/Lieferanten zu verwenden. Sobald für einen Kunden/Lieferanten Dokumente erstellt wurden muss man für endgültige Operationen/Ausdrucke sehr aufmerksam sein(bis hin zur MwSt.-Liste der Kunden!). In diesem Fall empfehlen wir einen „-„ Bindestrich in den Namen einzufügen. Zum einen um Aufmerksamkeit direkt auf diese Einträge zu lenken, zum anderen um diese Einträge nicht fälschlicherweise neu zu verwenden und am Jahresende eine dementsprechende Liste über geeignete Filter erzeugen zu können. Eine Nummer kann wiederverwendet werden wenn keine weiteren Bewegungen in der Buchhaltung zu erwarten sind. In diesem Falle empfehlen wir den Namen mit einem „*“ Stern zu versehen. Bei Neuanlage eine Kunden brauchen Sie somit nur das Suchfenster öffnen und zu den Einträgen mit dem Stern herunter zu scrollen. Anschließend können Sie diese Nummer wiederverwenden. Nach einem Jahr kann ein Kunde mit einem „-„ problemlos gelöscht werden und der „-„ kann durch ein „*“ ersetzt werden. Bezüglich der Lieferanten wird genauso verfahren jedoch muss in diesem Fall noch darauf geachtet werden, dass sich keine weiteren Artikel dieses Lieferanten auf Lager befinden. zurück

24. Mit BC-PRO und WORD, ein Mailing in wenigen Minuten realisieren! Gehen Sie auf Druck – Stammdaten – Kunden (oder Lieferanten). Zunächst müssen Sie Selektion festlegen: „Ausschließlich …“, entweder Kunden, Interessenten oder beides. Sobald die Selektion abgeschlossen ist, können Sie sich das Selektionsergebnis in der Druckvorschau oder im Ausdruck ansehen. Sie können eine alte Liste verwenden, jedoch ist es immer empfehlenswert eine neue mit dem Titel „MAILING“ zu generieren. Klicken Sie dann auf das Word-Icon um Ihre Datei „Lettre.doc“ aufzurufen. BC-Pro wird dann MSWord mit dieser Datei starten, denn es werden einige Anpassungen für das automatische Drucken des Namens, der Adresse, etc... nötig sein. Dazu verwendet Word Textmarken. Geben Sie zum Beispiel „Name“ an der gewünschten Position im Brief ein und danach Einfügen-Textmarke mit dem Namen S1; geben Sie danach „Strasse“ an der gewünschten Position mit Applizierung der Textmarke S2 ein und so fort. Bitte konsultieren Sie hierzu auch die Hilfe Datei von MS-Word. Nachdem alle Textmarken angelegt sind, speichern Sie bitte die Datei und schließen Sie Word. Gegen Sie dann in BC-Pro und geben Sie im Reiter „Feldauswahl“ die Felder, die Sie unter Berücksichtigung der vergebenen Textmarken ausdrucken wollen, ein (1=Name, 2=Strasse, etc…). Nun brauchen Sie nur noch die Liste „MAILING“ wählen und mit dem Button MS-Word wird der Seriendruck gestartet. Achtung bei mehrsprachigem Seriendruck wählen Sie bitte grundsätzlich das richtige Worddokument aus und vergessen Sie nicht, in BC-Pro, in der Selektion, die korrekte Sprache auszuwählen! zurück

25. Mit BC-PRO in wenigen Klicks ein E-Mail Mailing realisieren! Bevor Sie ein E-Mail Mailing beginnen können, müssen Sie selbstverständlich die Emailadressen in den Stammdaten der Kunden bzw. Interessenten (oder Lieferanten) hinterlegen. Dazu sollte Sie wissen, dass es möglich ist, eine Adresse aus Ihrem Outlook Adressbuch einfach durch Anklicken den Buttons im Feld „Email“ (oder F4) auszuwählen und in BC-Pro einzufügen. Gehen Sie dann auf Druck – Stammdaten – Kunden (oder Lieferanten). Zuerst legen Sie, wie beim Seriendruck, die Selektion der gewünschten Kunden/Interessenten fest. Sie können zur Verifizierung

ebenfalls die Druckvorschau oder den Papierausdruck verwenden. Anschließend klicken Sie einfach auf den Button „e-Mailing“. Sie können dann den Betreff, den Text der Nachricht und wenn gewünscht einen Anhang (Datei, PDF, etc…) definieren. Klicken Sie auf OK und BC-PRO macht den Rest! Die gesendeten Nachrichten finden Sie dann im Ordner „Gesendete Objekte“ in Outlook und es genügt anschließend, diese einfach von dort abzusenden. zurück

26. Ist es möglich die MwSt. nachträglich für NachunternehmerPositionen in 6% zu ändern? JA Dies ist nachträglich, nach der Berechnung einer Baustelle, jedoch auf jeden Fall VOR dem Transfer in die Buchhaltung möglich! Achtung, in BC-Pro Vente Express ist eine Änderung der MwSt.-Nummer nachtäglich nicht möglich. Gehen Sie in Verwaltung – Verkauf – Kundendokumente. Sie müssen die Änderung der Mehrwertsteuer immer im Originaldokument durchführen. Das bedeutet, dass Sie vor der Fakturierung einer Kundenbestellung die MwSt. in jeder Zeile des Dokuments ändern müssen. Das Feld MwSt. im Kopf des Dokuments kann auch geändert werden, jedoch hat dies kein Einfluss auf die Zeilen des Dokuments, daher muss die Spalte MwSt. jeder Artikelzeile manuell geändert werden. zurück

27. Wie ermittelt man doppelte Einträge in der Kundendatei? Nichts einfacher als das. BC-Pro macht das für Sie! Sie können jederzeit die Suche zum Auffinden Doppelter Kunden starten : Druck – Stammdaten – Divers – Doppelte Kunden. BC-PRO sucht die Dubletten über 4 Kriterien in folgender Reihenfolge: identische MwSt.-Nummer, identischer Name, identische Telefonnummer oder identische Strasse/Hausnummer. Sie erhalten damit 4 unterschiedliche Listen aber die Doppeleinträge, die über ein Kriterium gefunden werden tauchen in den Folgelisten nicht mehr auf. Wir empfehlen den Ausdruck und die Listenkontrolle einmal im Jahr (vgl. Nr. 23) um die gefundenen Doppeleinträge zu verwalten. zurück

28. Ich verfüge nicht über das Buchhaltungsprogramm BOB. Kann ich Rechnungen/Gutschriften/Kassenbücher via E-Mail an meine Buchhaltung senden? JA Das ist ganz einfach. Gehen Sie auf Datei – Konfiguration – Allgemein in den Reiter „Buchhaltung“. Dort haben Sie die Möglichkeit den Transfertyp auszuwählen: entweder direkt (da Bob nicht installiert ist) oder per E-Mail mit oder ohne Verifizierung. Die Verifizierung ist nur möglich wenn keine Kopie von BOB bei Ihnen installiert ist. Es wird dann zum Beispiel geprüft ob die Standardkonten in der Buchhaltung vorhanden sind. Anschließend genügt es die Emailadresse Ihrer Buchhaltung einzugeben. BC-Pro erledigt den Rest! Wenn Sie den monatlichen Transfer zur Buchhaltung BOB machen, legt BC-Pro automatisch alle nötigen Dateien zum Transfer an, komprimiert diese in eine ZIP-Datei und schickt alles automatisch an Ihre Buchhaltung. zurück

29. Wie kann man die Kontensalden Kunde/Lieferant in BC-Pro via BobOLE anzeigen? Zunächst einmal funktioniert diese Option nur wenn Sie über das Modul BobOLE verfügen. BobOLE muss auf jeder Station installiert sein (bitte versichern Sie sich bei Ihrem BOB Händler) : Falls es mit Excel funktioniert, wird es auch mit BC-Pro funktionieren. Aktivieren Sie die Funktion in Datei – Konfiguration – Verbundene Programme auf jeder Arbeitsstation. Wenn BC-Pro den Sever findet und BobOLE existiert und richtig installiert ist, zeigt Ihnen BC-Pro ein Icon in der Menüleiste. Der Button ist farbig um Ihnen anzuzeigen, dass die Verbindung mit BobOLE hergestellt ist. Bei jedem Neustart von BC-Pro wird die Verbindung automatisch hergestellt. ACHTUNG: Damit der Transfer funktioniert müssen sie absolut identische Benutzernamen sowie Passwörter in BC-Pro und in BOB verwenden!!! Des Weiteren muss sichergestellt sein, dass der gleiche Benutzer nicht auf einer weiteren Station angemeldet ist, da BOB bzw. BOB50 keine Mehrfachanmeldungen erlaubt. Sofern die BobOLE Verbindung nun installiert ist, bekommen Sie den aktuellen Kontensaldo jedes Kunden/Lieferanten angezeigt. Dies erlaubt es ebenfalls ein Kreditlimit für Ihre Kunden zu verwalten. zurück

30. Wie kann man die Preise diverser Artikel in einem Arbeitsschritt erhöhen? Sie finden unter Verwaltung – Stammdaten – Artikel sowie im neuen Modul Einkaufsverwaltung unter Preisaktualisierung & Lagerbestellung den Punkt „Massenänderung“. Dieser Button öffnet ein Fenster mit dem Titel „Massenänderung von Artikeln“. Hier wird in 2 Etappen gearbeitet. Zuerst wählen Sie die zu ändernden Artikel aus (Artikelnummer eines einzelnen Lieferanten oder einer einzelnen Kategorie). Im 2 Schritt bestimmten Sie alles was geändert werden soll: Erhöhung der EKs um 5%, 30%Rabatt, anwenden eines neuen Koeffizienten und Neuberechnung der VKs, ReInitialisieren eines Feldes in allen Artikeln (Liefertermin, Lagerverwaltung, MwSt. Code, Sonderpreise, …). Sobald die Selektion abgeschlossen und die Neuberechnungen/Re-Initialisierungen gemacht sind, klicken Sie einfach auf OK und alle gewählten Artikel werden geändert. Es ist ebenfalls möglich de Artikelstatus für eine Anzahl von Artikeln zu ändern, falls der Lieferant den Artikel beispielsweise nicht mehr herstellt (nicht mehr im Sortiment) und sie können ebenfalls all diejenigen Artikel blockieren oder löschen, für die kein Lagerbestand mehr verzeichnet wird. Dazu verwenden Sie den Button „Massenlöschung“. zurück

31. Wie erzeugt man automatisch den Handelspreis auf Basis psychologischer Preisbildung im Feld VK? z.B. 9,99 oder 195,00? Seit der Version 6.0 können Sie mit BC-Pro den VK automatisch bei einer Preisänderung des EK neu berechnen lassen. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie auf Datei – Konfiguration – Optionen – Artikel. Wählen „Automatische Neuberechnung des VK (fester Koeff.)“. Das bedeutet, dass für einen Artikel mit dem Koeffizient 1,3 und einer Preisänderung des EK von 100 auf 110 Euro der VK von 130 auf 143 Euro geändert wird. Das Problem ist jedoch, dass Sie bei einem EK von 108 Euro einen Vk von 140,40 Euro erhalten und dies ist ein psychologisch sinnvoller Preis. Daher schlägt Ihnen BC-Pro vor, den Preis automatisch für Sie zu berechnen und damit zum Beispiel für 140 Euro 139 oder auch 139,99 zu verwenden. Damit dies funktioniert müssen Sie Rundungsregeln erstellen die pro Währung

gültig sind. Datei – Konfiguration – Parameter – Währungen : Auswahl der Währung EUR und sie sehen den Reiter „Rundungsregeln“. Die Rundungsregeln und psychologische Preisbildung definieren Sie für jeden Abschnitt des Betrages : für einen VK Abrunden auf 9 Euro, zwischen 10 und 99 Euro, etc… In unserem Beispiel wäre es der Abschnitt 100 bis 199. Beispiel: Einheit / 0 ergibt 140 Euro; Einheit /0,01 ergibt 139,99 Euro; 10er/ -1 gibt 139 Euro; 1 Dezimal / 0 ergibt 140,5 Euro.

zurück

32. Wie verwaltet man die Zahlungen mit Bancontact/Mistercash, Visa, etc …? Zuerst definieren Sie Zahlungsmittel unter Datei – Konfiguration – Optionen – Allgemein - Reiter „Kasse“. Wenn Sie nun eine Rate, die Zahlung einer Rechnung, etc… kassieren genügt es, dies in der passenden Rubrik im Reiter „Zahlungsmittel“ einzutragen. Bei Nutzung von Debitkarten (Bancontact/Mistercash) oder Kreditkarten (Visa/Eurocard) erhalten Sie regelmäßig einen Kontoauszug und der Gesamtbetrag der Operationen wird auf Ihr Konto gebucht. In diesem Moment muss eine interne Buchung erfolgen um die exakte Kassensumme zu erhalten, genauso wie wenn Sie intern eine Umbuchung vornehmen. Zum Beispiel: Der Saldo der Visa Karte in der Kasse korrespondiert mit den Einnahmen via Kreditkarten, für die Sie jedoch noch keine Zahlen von der Bank erhalten haben, in der Summe der Einnahmen im Zulauf. Wenn nötig, ist es möglich mehrere Konten für die interne Buchung zu verwenden, 580000 für Spesen, 580010 Visa, 58020 Banksys, etc… zurück

33. Wie kontiere ich den Einkauf von Briefmarken in meiner Buchhaltung auf dem Konto „Portokosten“ …? In den Kassenoperationen ist es möglich, direkt einen Verwendungszweck anzugeben. Mit BC-Pro können Sie verschiedene Typen des Verwendungszwecks zu definieren, da die Kassierer nicht zwingend die Nummern der jeweiligen Konten kennen müssen. Daher wählen Sie ein dementsprechendes Synonym aus und die Buchung wird passend umgeleitet. Um die diversen Verwendungstypen definieren, gehen Sie auf Datei – Konfiguration – Parameter – Verwendungszwecke Kasse. Sie kommen eine Ordnungszahl (damit die meist gebrauchen Verwendungszwecke in der Liste oben stehen), eine Beschreibung, und das Konto was dafür verwendet werden soll. Beispiel: 1 PORTOKOSTEN (Briefmarken, Einschreiben,…) =612130, 2 RESTAURANTKOSTEN 0 614500, 3 ARBEITSMATERIAL = 611020, 4 KLEINTEILE = 611010, 5 BÜROMATERIAL = 612300 zurück

34. Ich erhalte eine Kundenzahlung aber ich finde meine nicht mehr! Wie kann ich danach suchen…? Sie erhalten einen Kontoauszug von der Bank mit einer Kundenzahlung und der angegebene Name korrespondiert mit keiner Ihrer Kunden (Firmenname als Abkürzung oder anderer Name). Da sie in

der Regel keine weiteren Angabe als die Straße auf dem Auszug vorfinden, ist es möglich in BC-Pro eine Suche über diese Eintrag durchzuführen. Dies macht man wie folgt: Öffnen Sie die Kundenverwaltung : Verwaltung – Stammdaten – Kunden und leeren Sie die Anzeige. Wählen Sie zuerst die PLZ und den Ort. Geben Sie anschließend die Anfangsbuchstaben der Straße ein und drucken Sie F9 um die Suche zu starten oder klicken Sie auf das Icon „=“ in der Menüleiste. Wenn Sie noch nicht den richtigen Kunden gefunden haben können Sie mit F8 oder in dem Sie auf den Pfeil nach rechts in der Menüleisten klicken zum nächsten Kunden springen. F7 oder der Pfeil nach links bringt Wie zum vorherigen Kunden. zurück

35. Ein Preisangebot, eine Rechnung, ausschließlich mit Text, ist das möglich? JA, und sogar ganz einfach…! Es kommt recht häufig vor, dass man dem Kunden nicht die kompletten Details des Materials auf der Rechnung präsentieren möchte, um nicht unnötig der Konkurrenz in die Hände zu spielen. Eine einfache Methode ist der Ausdruck unter ausschließlicher Verwendung der Überschriften der Posten und Bemerkungszeilen. Klicken Sie dazu vor dem Ausdruck einfach auf das Feld „Nur Posten und Bemerkungen drucken“. Sie können ebenso eine detaillierte Variante für Ihre Buchhaltung drucken und anschließend den Haken setzen und die Version für den Kunden ausdrucken. Die Bemerkungszeilen sind selbstverständlich mit Rich-Text Feldern versehen. zurück

36. Wie kann ich ein altes Angebot aktualisieren…? Sie haben im vergangenen Jahr ein Angebot erstellt, jedoch hat dieser sich noch nicht entschieden. Mittlerweile hat er sich entschieden aber das Angebot muss aktualisiert werden. BC-Pro kann automatisch den aktuellen Einkaufspreis aller Artikel aus dem Angebot ermitteln. Dazu klicken Sie bitte auf den Button „Aktionen“ und dann Aktualisieren Artikel EK. Das gleiche kann ebenso für die Arbeitseinheiten gemacht werden falls der Stundensatz erhöht wurde. All dies gibt Ihnen letztendlich einen aktualisierten Einstandspreis, außer für „diverse“ Artikel, für die Sie manuell den Preis eingegeben haben und der nicht innerhalb der Artikelstammdaten gefunden werden kann. Am einfachsten ist es natürlich die Gewinnmargen einzeln für Material und Arbeitseinheiten zu berechnen und Neuberechnung mit einem Klick auf den „OK“ Button bestätigen. Jedoch wenn der VK eines jeden Artikel in den VK im Artikeldatenstamm übernommen wird, ist es ebenfalls möglich den kompletten Inhalt des Angebots mit kopieren/einfügen in ein neues Angebot zu überführen mit der Inkaufnahme einer neuen Preisfindung (sie können außerdem bestimmen, dass der Kunde einen Nachlass von 5% auf alle VKs erhalten soll). zurück

37. Wie realisieren Sie ihre öffentlichen Submissionen unter Verwendung der gleichen Überschriften, die der Auftraggeber benutzt hat…? Die Version 6.0b hat ein neues Drucklayout für öffentliche Submission eingeführt (Nr. 7). Das Ziel ist es, Ihren Briefkopf mit Ihren Kontaktdaten (wie es in den anderen Layouts, so auch im gewöhnlichen Submissionslayout Nr. 6 der Fall ist), jedoch mit den Inhalten aus der Excel Datei, die sie von der Verwaltung erhalten haben. Dies wird im Rich Text-Feld „Briefkopf“ gemacht. Es genügt den Kopf vial kopieren/einfügen in dieses Kopfzeilenfeld in BC-PRO einzugeben. ACHTUNG: ein kopieren/einfügen von mehreren Zellen aus Excel fügt immer den kompletten Rahmen ein. Wählen Sie immer alle Zeilen und alle Spalten und klicken Sie dann auf den Button rechts „Zellen verbinden“. Dann haben Sie ein einzige Zelle und können den kompletten Kopf in BCPro unter Druck – Layout Nr. 7 – Variable Texte – Kopfzeilen einfügen. zurück

38. Mit BC-Pro können sie einfach das Aufkommen der Eco-Taxen verwalten: Recupel, Bebat, Reporbel, Auvibel,… Es ist obligatorisch, dem Endkunden die klar ausgewiesenen Ecotaxen weiter zu berechnen. Bc-Pro vereinfacht diese Aufgabe, indem Sie einmalig alle, für den die Artikel anfallenden Steuern, definieren. Automatisch werden die dementsprechenden Zeilen bei jedem Verkauf eingefügt. Es ist darüber hinaus ebenfalls sehr einfach möglich die Definition für eine Artikelgruppe zu machen und den ein oder anderen Zubehörartikel auszuschließen (nichts eingeben). Dies erledigen Sie im Reiter „Angaben und Ecotaxen“ in Datei – Konfiguration – Parameter – Artikelkategorien und dann im Reiter „Einkauf/Divers“ in Verwaltung – Stammdaten - Artikel. Jedoch müssen Sie vorher einen Artikel für jeden Tax-Wert angelegt haben (z.B.: Recupel 2 Euro oder Recupel 5 Euro, etc…) zurück