Seneca Academy Parents Association

VOLUNTEER TO DO LIST FOR INTERNATIONAL NIGHT Date/Time_____________________________________________________________________ Expected Attendance:____________________________________________________________ Budget________________________________________________________________________ Chair Contact __________________________________________________________________ Chair ­ 1 person, 6 hours BEFORE EVENT 1. Schedule event date. 2. Write invitations. 3. Create flyers to go home in folders. 4. Wording to Seneca Academy website, marketing department. 5. Arrange for evite and facebook event listing. 6. Arrange for written program and printing. 7. Coordinate with Spanish teacher for Spanish Bingo. 8. Coordinate with parents. a. display boards (10­12) b. children’s costumes for parade c. talent show d. potluck e. cakes for cake walk 9. Purchases a. Purchase paper goods b. Purchase drinks c. Purchase decorations (we have plenty, just double check SAPA closet). DAY OF EVENT 10. Coordinate with all volunteers, parents, MC, photographer. 11. Event hosted inside. 12. Take quick photos of classrooms where tables will go.  This way you can return classrooms to their original state after the event. 13. Use all tables from Gathering Room closet. a. place dining tables & chairs in 2 classrooms b. use 1 classroom to set out potluck items i. meals ii. desserts iii. drinks c. place display board tables around walls of Gathering Room d. create “stage” area for announcer to have children show their costumes.

Seneca Academy Parents Association e. Welcome table at front entrance i. name tags, pen, passports, stickers, food labels, map, etc 14. Place chairs at dining tables and in Gathering Room for those who cannot stand during the parade and talent show. 15. Decorate tables with items from SAPA closet (lower level by bathrooms). a. banner b. table top decorations, flags c. tablecloths (usually in the teacher’s lounge cabinet) d. labels for potluck items 16. Set up water bottles on ice. 17. Arrange utensils and paper products. 18. Get trash cans from classrooms, trash bags. a. label each can with classroom so it correctly returned. b.

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VOLUNTEER TO DO LIST FOR INTERNATIONAL NIGHT Date/Time_____________________________________________________________________ Expected Attendance:____________________________________________________________ Budget________________________________________________________________________ Chair Contact __________________________________________________________________ Tables & Chairs ­ 3 people, 1 hour 19. Event hosted inside. 20. Take quick photos of classrooms where tables will go.  This way you can return classrooms to their original state after the event. 21. Use all tables from Gathering Room closet. a. place dining tables & chairs in 2 classrooms b. use 1 classroom to set out potluck items i. meal tables ii. dessert table iii. drinks tables c. place tables around perimeter of Gathering Room for country display boards d. Welcome table at front entrance 22. Place chairs at dining tables and in Gathering Room for those who cannot stand during the parade and talent show.

Seneca Academy Parents Association VOLUNTEER TO DO LIST FOR SPRING PICNIC DATE/TIME: __________________________________________________________________ EXPECTED ATTENDANCE:______________________________________________________

Set Up Event Volunteer 1. Get tables & a few chairs from Gathering Room. 2. Get trash cans and liners.  Label bottom of cans with room numbers so they can be easily returned. 3. Set out tables and chairs on playground. a. arrange tables along outside wall for potluck meals b. table cloths c. food lables 4. Set out extension cords and crock pots. 5. Set out water play tables, fill with ice and use these for drinks. 6. Set out paper products and utensils. 7. Set one  table to receive used uniforms. 8. Set up any games or crafts. 9. Set up facepainting or moonbounce if possible. 10. Hang signs, balloons, decorations as necessary.

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VOLUNTEER TO DO LIST FOR INTERNATIONAL NIGHT Date/Time_____________________________________________________________________ Expected Attendance:____________________________________________________________ Budget________________________________________________________________________ Chair Contact __________________________________________________________________ Event Volunteer ­ 2 people, 2 hours

23. Help Chair and MC to keep event on schedule. a. Passport Scavenger Hunt ­ set up by Chair b. Spanish Bingo ­ Senora Campos c. Costume Parade ­ for children d. Talent Show ­ parents and children e. Cake Walk ­ f. Potluck dinner ­ parents 24. Restock paper goods and drinks as necessary. 25. Restock bathrooms as necessary. 26. Keep dining areas clean as necessary. 27. Check in with Welcome table to see if they need anything.

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VOLUNTEER TO DO LIST FOR SPRING PICNIC DATE/TIME: __________________________________________________________________ EXPECTED ATTENDANCE:______________________________________________________

Clean Up Event Volunteer 1. Return tables & chairs from Gathering Room closet. 2. Empty trash cans to dumpster.  Replace liners.  Return trashcans to proper classroom (see label on bottom of can) 3. Clean and return table cloths to Teachers Lounge cabinet. 4. Return extension cords. 5. Clean and return crock pots. 6. Empty and return water play tables to correct room. 7. Return used uniforms to Chair or Dr. Carroll. 8. Clean up any games or crafts. 9. Clean up facepainting or moonbounce. 10. Return signs, balloons, decorations to SAPA Closet (by lower bathrooms).

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VOLUNTEER TO DO LIST FOR INTERNATIONAL NIGHT Date/Time_____________________________________________________________________ Expected Attendance:____________________________________________________________ Budget________________________________________________________________________ Chair Contact __________________________________________________________________ MC ­ 1 person, 2 hours 28. Bring in or borrow a karaoke machine. 29. Get event program from Chair. 30. Announce each event on schedule. 31. Help Chair and Event Volunteers to keep event on schedule. a. Passport Scavenger Hunt ­ set up by Chair b. Spanish Bingo ­ Senora Campos c. Costume Parade ­ for children i. interview children about their costumes. 1. what country are they representing? 2. what is the name of their costume, or part of their costume? 3. do they have an interesting fact about their country? d. Talent Show ­ parents and children e. Cake Walk ­ announce cake walk f. Potluck dinner ­ parents 32. Thank families for coming.

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VOLUNTEER TO DO LIST FOR INTERNATIONAL NIGHT Date/time______________________________________________________________________ Expected Attendance____________________________________________________________ Budget________________________________________________________________________ Chair/contact___________________________________________________________________ Photographer ­ 1 person, 2 hours Photos will be used for yearbook and facebook page. 1. Bring your camera to the event. 2. Snap candid photos of people and places during the event. 3. Upload to school yearbook and/or volunteer coordinator.

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VOLUNTEER TO DO LIST FOR INTERNATIONAL NIGHT Date/time______________________________________________________________________ Expected Attendance____________________________________________________________ Budget________________________________________________________________________ Chair/contact___________________________________________________________________ Marketing and Announcements 1. At school a. Make flyers for student folders. b. Make sign for carpool lane. c. Make banners for school. 2. Online a. Create facebook event b. Create twitter announcement. c. Create evite. 3. Press a. Create press release i. send to Gazette, Family and Parent magazines

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