Lexware Unternehmertage „Jahresabschluss“, März 2017

Z U S A M M E N FA S S U N G D E S E X P E R T E N - C H AT S MIT HANS PE TER RÜHL

Thema: Bilanz und BWA lesen und verstehen Unser Experte Hans Peter Rühl beantwortet Fragen zum Thema Bilanz und BWA lesen und verstehen. Im Folgenden haben wir die Fragen und Antworten für Sie zusammengefasst.

Zeitaufwendung für die BWA Frage: Ehrlich gesagt schaue ich bei der BWA meist unten auf das Endergebnis und wenn es einigermaßen passt, schaue ich nicht im Detail. Lohnt es sich wirklich, die Zeit für Einzelheiten zu investieren? Antwort: Verständlich, denn wenn das Ergebnis „unten“ stimmt, ist man erst einmal beruhigt. Trotzdem lohnt sich der zeitliche Mehraufwand für eine bessere Analyse. Die Gründe: 1. Der zeitliche Mehraufwand ist eigentlich keiner. Wenn Sie etwas in Übung sind, brauchen Sie pro Monat keine 30 Minuten, um gemütlich im Café Ihre BWA in Ruhe zu studieren.
 2. Das Ergebnis, auch wenn es stimmt, kann natürlich immer besser sein. Womöglich gehen Ihnen völlig unnötige Aufwendungen durch, die Sie mit einem monatlichen Vergleich der Werte schnell herausfinden können. •

Tipp 1: Schauen Sie besonders in den „Sonstigen Kosten“ nach.


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Tipp 2: Lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung einen Branchenvergleich ausdrucken. Datev ermittelt für Branchen und Regionen Durchschnitts-BWAs, so dass Sie Ihre Unternehmenszahlen mit denen Ihrer Mitbewerber vergleichen können. Auch da liegen spannende Anregungen drin.

Gesetze im Zusammenhang mit der BWA Frage: Welche Gesetze sind für einen mittelständischen Geschäftsführer im Zusammenhang mit der BWA wichtig? Welche muss man unbedingt kennen? Antwort: Auch, wenn es sich erst einmal etwas verwunderlich anhören mag: Keine. Speziell, wenn es um das Verständnis der BWA geht. Gründe: Die BWA ist weder gesetzlich geregelt, noch ist sie gesetzlich gefordert. Sie ist eine Dienstleistung Ihrer Steuerberatung oder Buchhaltung. Die Informationen darin basieren auf den kaufmännischen Denkweisen der doppelten Buchführung, die Jahrhunderte alt sind. Man muss an die Fragestellungen streng kaufmännisch herangehen, seien es Abschreibungen, die einen Wertverzehr darstellen (unabhängig davon, ob man gesetzlich nun 10% oder 15% abschreiben darf), Umsatzerlöse und andere Erträge. Wenn man sich als Entscheider daran hält, was die kaufmännische Bedeutung der einzelnen Zahlen ist, holt man auch ohne Kenntnis der Gesetze den maximalen Nutzen heraus. Beispiel: Der Rohertrag zeigt, was nach Abzug der Materialverbräuche, die direkt damit in Zusammenhang stehen, noch übrigbleibt, um die eher fixen Aufwendungen zu decken.

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Frage: Wurde die doppelte Buchführung nicht von einem Zeitgenossen Leonardo da Vincis erfunden? Antwort: Das wird oft gefragt! Die Gelehrten streiten sich ein wenig. Ein Mönch namens Luca Pacioli hat die erste Zusammenfassung im Mittelalter geschrieben, aber das System gab es wohl vorher schon, entwickelt ebenfalls von Mönchen, um ihre Güter zu verwalten. Und die Fugger haben das System weiter perfektioniert.

Frage: Ich meine, das hätte auch mit den Venezianischen Bankern zu tun, oder? Was die Fugger anbelangt, die waren ja berühmt fürs Finanzwesen. Antwort: Ja, das ist auch so. Damals waren die Volkswirtschaften schon ziemlich vernetzt und die Systeme waren schon „international“. Und daher kommen auch noch die Begriffe von Soll und Haben, die heute für Verwirrung sorgen!

Frage: Ja, in der Tat. Beim Kontoauszug ist es ja noch einfach, aber bei der Buchhaltung… Ich buche zwar schön brav Aufwandskonten im Soll, aber habe noch keine Ursachenforschung betrieben. Antwort: Schönes Beispiel! In der Buchhaltung werden positive Bankbestände und Zugänge im Soll gebucht. Erhält man aber sein privates Bankkonto, stehen die positiven Bestände im Haben. Ein Fehler? Keineswegs. In der Buchhaltung werden Bankzugänge im Soll gebucht, Zugänge bei den Schulden aber im Haben. Zahlt man nun auf sein Bankkonto 100 € ein, so bucht die Bank aus ihrer Sicht ihr eigenes Bankkonto tatsächlich im Soll. Gleichzeitig schuldet sie aber der einzahlenden Person 100 €, bucht diese Schulden (Fremdkapital) aber im Haben, als Schuldenzuwachs nämlich. Erhält man seinen Bankauszug zugeschickt, so ist das ein Ausdruck des (aus der Sicht der Bank) Fremdkapitalkontos: Man schuldet dem Empfänger 100 €. Deshalb steht der Betrag im Haben.

Frage: Also ist das Konto praktisch das Spiegelbild zur Buchhaltung der Bank mit Konto und Gegenkonto. Antwort: Warum Aufwandskonten im Soll gebucht werden, ist im Video erklärt, das Lexware-Kunden noch 30 Tage online zur Verfügung steht. Auch mit einer Eselsbrücke, wie man sich ein und für allemal merken kann, welches Konto im Soll und welches im Haben gebucht wird.

Frage: Interessant wäre ja auch die Sache mit Debitoren- und Kreditorenbuchung - da komme ich als Ein-Frau-Betrieb manchmal ins Schleudern. Antwort: Genau! Aus Sicht der Bank bucht diese zwei Konten: Ihr eigenes Bankkonto, auf das das Geld einfließt (im Soll), die Schulden an die Einzahlende (im Haben) und das Schuldkonto, das im Haben gebucht wurde, erhält man als Kontoauszug. Debitoren-Kreditoren: Das ist für Laien in allen Softwareprogrammen etwas verwirrend dargestellt. Angenommen, man bucht einen Umsatzerlös mit Zahlungsziel. Dann lautet der Buchungssatz (auch im Video erklärt) „Forderungen an Umsatzerlöse“. Das ist das buchhalterische Prinzip. Dummerweise, wenn man viele solche Buchungen hat, wird das Konto Forderungen mit unterschiedlichsten Kunden ziemlich voll. Will man dann wissen, WEM GENAU man was schuldet, müsste man das mühsam heraussuchen. Deshalb wird als zusätzliche Nebenbuchhaltung das DebitorenKreditorenkonto geführt, auf dem man zusätzlich auf einem T-Konto, das speziell für den Kunden auf dessen Namen angerichtet wurde, den Betrag nochmals bucht (einfach eintragen, keine Doppelbuchung). Dies geschieht aber außerhalb der eigentlichen Buchhaltungssystematik. Der Einfachheit wegen gibt man beim Buchen also nicht das Konto „Forderungen“ an, sondern direkt aus der Nebenbuchhaltung die 2

Kontonummer des speziellen Kunden. Das sieht dann so aus, als würde man „Kundenkonto an Umsatzerlöse“ buchen. Tatsächlich wird dort der Wert aber nur eingetragen und im Hintergrund erledigt das System die Buchung „Forderungen an Umsatzerlöse“ automatisch.

Frage: Ich umgehe dieses Problem auf die etwas unkonventionelle Weise, indem ich Kreditoren bei Einzugsermächtigung nicht buche, sondern faulerweise die Buchung nach erfolgter Lastschrift tätige. Nicht ganz korrekt, aber das Finanzamt hier hat es bislang akzeptiert. Antwort: Grundsätzlich ist die Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen erst bei Geldfluss betriebswirtschaftlich problematisch, es sei denn, Sie sind ein kleines Unternehmen und haben eine gute Übersicht über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten. Grund: Bucht man diese Rechnungen erst, wenn sie bezahlt werden, dann stehen diese solange nicht als Forderung oder Verbindlichkeit in der Buchhaltung. Dann kann man die Übersicht verlieren, was man wem wann schuldet. Wenn es dumm läuft, werden die Verbindlichkeiten am selben Tag fällig und man ist überrascht und hat evtl. kein ausreichend gedecktes Bankkonto. Auch die OPOS (Offene Posten Liste) kann dann nicht geführt werden. Unabhängig von Ansprüchen des Finanzamts sollte man also aus kaufmännischen Gründen sofort buchen.

Kosten für das BWA-Gespräch beim Steuerberater Frage: Ist es in Ordnung, wenn die Steuerberatung die Besprechung der BWA zusätzlich berechnet und lohnt sich das für mich dennoch? Antwort: Das ist natürlich grundsätzlich Vereinbarungssache und hängt womöglich auch von der Vergütungsverordnung für Steuerberater ab, die Lexware auch hier zum Download anbietet. Generell aber sollte die Besprechung einer BWA im Buchhaltungspreis mit drin sein, solange es sich um eine reguläre regelmäßige BWA handelt. Wenn Sie eine unternehmensspezifische BWA wünschen, die anders strukturiert ist oder eine sehr umfängliche Beratung erfolgt (intensive gemeinsame Durchsicht des Wertenachweises, einzelner Vorgänge etc.) mit besonderem Mehraufwand, würde ich eine Zusatzrechnung akzeptieren. Bedenken Sie, dass Sie aus diesen speziellen Analysen auch Mehrwerte ziehen können!

Frage: Meines Wissens haben Steuerberater genau wie Anwälte unterschiedliche Tarifstufen, die sie beim Klienten ansetzen. Stimmt das? Antwort: Die Tarife bei Steuerberatern sind heutzutage weitaus besser verhandelbar, die Steuerberatergebührenverordnung ist nicht mehr so strikt wie früher. Die normale BWA-Besprechung sollte aber nichts extra kosten. Beim Finanzamt wird die BWA übrigens nicht vorgelegt, sie ist eine reine interne betriebswirtschaftliche Auswertung.

Woran erkennt man einen guten Steuerberater? Frage: Mal ganz allgemein gefragt: Wie erkenne ich, dass ich einen guten Steuerberater habe? Die hier angebotene Übersicht sagt mir, wie viel er abrechnen darf, aber das sagt nichts über seine Qualität. Haben Sie Tipps dazu? Antwort: Qualität der Steuerberatung? Gute Frage! Also, steuerlich kann ich es überhaupt nicht beurteilen. Betriebswirtschaftlich schon: Prüfen Sie, ob Ihre Steuerberatung Abschreibungen monatlich ausweist oder erst am Jahresende, Gleiches für Rückstellungen und Zinsaufwendungen (ob schon unterjährig gebucht wird oder nur, wenn die Zinsen abfließen) und vor allem: ob er oder sie Sie schon einmal auf die Buchung Ihrer Materialverbräuche angesprochen hat. Wenn Sie viel Materialaufwand haben, gibt es die Varianten

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„Buchung in den Aufwand“ oder „Buchung in den Bestand“, die erhebliche Auswirkungen auf Ihre BWA haben können. Etwas ausführlichere Infos finden Sie in meinem Artikel bei Haufe aus dem Jahr 2016.

Standard-BWA verwenden oder eine eigene BWA erstellen? Frage: Kann man trotzdem die Standard-Bilanz verwenden, wenn man sich in Lexware seine eigene BWA „bastelt“? Oder muss man dann diese anpassen? Antwort: Ja, man kann beide verwenden. Im Prinzip kann man so viele verschiedene BWAs erstellen, wie man möchte (ist aber nicht sinnvoll). Tipp dazu: Die meisten Firmen nutzen ihre BWA nur zu 10% oder 20%. Deshalb ist es sinnvoll, einfach bei der Standard-BWA zu bleiben, diese dafür intensiv zu nutzen. Das bringt schon so viele Vorteile, dass man damit erst einmal ausreichend beschäftigt ist. Große Firmen, ich glaube Burger King ist ein Beispiel, Automobilfirmen auch, nutzen eine spezielle Branchen-BWA, die sie für sich haben erstellen lassen, oft sogar mit einem eigenen Kontenrahmen, der dem zugrunde liegt. Zudem gibt es natürlich die generell genutzten Branchen-BWAs (Ärzte, Anwälte etc.).

Frage: Danke, ich wollte es nur als „Bestätigung“ für meinen Chef. Ich musste die BWA ändern nach seinen Wünschen, wollte aber nicht an die Bilanz gehen, damit nicht irgendwas quer läuft. Ich wünsche allen noch einen angenehmen Tag und viel Erfolg weiterhin. Antwort: Ja, bei der Änderung der BWA müssen Sie höllisch aufpassen, dass anschließend auch alle einzelnen T-Konten, die hineingehören, einer BWA-Zeile zugeordnet sind und keines vergessen wird!

Frage zu Lexware buchhalter Frage: Sie hatten im Video die BWA in Form ähnlich der SuSa, aber mit Vergleichswerten. Diese Form habe ich im Buchhalter von financial office noch nicht entdeckt, wo finde ich das? Antwort: Das ist zu finden unter der Option Berichte. Der Vorteil der Frage nach der SuSa ist, dass man sich mal wieder in die sonst schlafenden Optionen vertieft. Vor allem, wenn man mal ohne Zeitdruck die SuSa (Summen- und Saldenliste) durchgeht, fällt einem wieder auf, welche Konten eigentlich genutzt werden und welchen Umfang sie annehmen. Oft ein Quell der Inspiration.

Rückstellungen und wie sie funktionieren Frage: Können Sie mir bitte noch die Rückstellungen erklären? Bisher habe ich verstanden, dass man sie bildet, weil in Zukunft Geld gezahlt werden muss, aber angeblich wird trotzdem kein Geld auf die Seite gelegt? Antwort: Ja, das ist genau richtig. Was sich auf den ersten Blick etwas widersinnig anhört, ist durchaus begründet. Hintergrund: Man will alle Aufwendungen, die in einem Jahr passiert sind, auch genau in diesem Jahr erfassen. Aber das ist manchmal schwer. Angenommen, eine Firma erhält dieses Jahr eine Schadenersatzforderung von 50.000 €, die man nicht akzeptiert. Man geht vor Gericht, der Prozess dauert mindestens zwei Jahre. Verliert man, würde man in zwei Jahren erst den Aufwand von 50.000 € buchen. Aber ganz richtig ist das nicht: Der Schaden war schon in diesem Jahr entstanden und bekannt und hätte in diesem Jahr belastet werden müssen. Weil aber kein Geld floss, wurde nicht gebucht. „Ärmer werden“ (Aufwand) setzt jedoch keinen Geldfluss voraus. Deshalb bucht man eine Rückstellung, eine reine Passivbuchung. Prinzip: Eigenkapital (sinkt) an Fremdkapital (steigt). Einzelkosten: Aufwand für Schadenersatz an Rückstellungen. Damit wird aber kein einziger Cent bewegt! Um die Sicherstellung der Liquidität, wenn man denn verlieren sollte, muss man sich separat kümmern.

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Frage: Ach so, mir dämmert, dass das mit der Liquidität nicht viel zu tun hat. Selbst wenn ich die Rückstellung vornehme, kann ich ins Straucheln geraten, wenn ich tatsächlich zahlen muss. Richtig? Rückstellung heißt nicht Geld auf die Seite legen? Antwort: Genau so ist es! Allerdings können Rückstellungen eine indirekte Liquiditätswirkung haben: 1. Da der Gewinn sinkt, werden (wenn Gewinne erwirtschaftet werden) weniger Steuern fällig. 2. Sinkende Gewinne reduzieren auch die Ausschüttungen (die Begehrlichkeiten der Gesellschafter), sichern auch dadurch Liquidität. 3. Allerdings reduziert es auch die Kreditwürdigkeit, so dass Kredite schlechter, gar nicht oder nur teurer aufgenommen werden können. Rückstellungen haben also verschiedene Auswirkungen, die man beachten und alle im Blick haben muss. Es kommt immer auf die Zielsetzung an. Sie werden auch zur Gewinnverschiebung genutzt, immer im Rahmen der Gesetze natürlich. Da man nie so genau weiß, wie hoch der spätere Geldabfluss tatsächlich sein wird, sind da Spielräume. Je nachdem, um wie viel der Gewinn sinken soll (ohne die realistische Darstellung des Sachverhalts zu gefährden), kann man etwas jonglieren. Denn wenn sie dann später doch nicht eintreffen (etwa, weil man den Schadenersatzprozess gewinnt), werden sie dann wieder gewinnbringend aufgelöst. Allerdings nicht rückwirkend in dem Jahr, in dem man sie gebildet hat, sondern später in dem Jahr, in dem sie entfallen. So verschiebt sich der Gewinn in ein Folgejahr.

Unterschiede zwischen Buchhaltung und Kostenrechnung Frage: Wie war das jetzt eigentlich mit den Kostenstellen? Antwort: Kostenrechnung ist ein Rechnungswesen-System völlig unabhängig von der Buchhaltung. Organisatorisch gibt es Zusammenhänge, kaufmännisch (das ist das Wichtige) sind sie völlig getrennt. Der vorhin erwähnte Nachteil der BWA (sie weist nur Gesamtergebnisse aus, aber keine Produktergebnisse) wird durch die Kostenrechnung gelöst.

Frage: Aber das ist wohl eher für größere Betriebe bedeutsam? Antwort: Man unterscheidet zwischen Kostenträgern, das sind die eigentlichen Produkte oder Dienstleistungen, Kostenstellen, das sind (stark vereinfacht gesagt) die Abteilungen eines Unternehmens, und Kostenarten (Materialverbrauch, Löhne etc.). Man erfasst dann, welche Kostenart auf welchen Kostenstellen oder Kostenträgern entstanden ist.

Frage: Okay. Leicht zu lesen in kleinen Firmen, schwierig für größere Betriebe und Konzerne, oder? Antwort: Das wird zwar oft so gesehen, aber ich habe da eine andere Haltung dazu. Kostenrechnung, selbst wenn man sie kaufmännisch und nicht organisatorisch im Betrieb nutzt, ist gleichzeitig auch eine Denkweise. Etwas, das man auch mit Papier und Bleistift als kleineres Unternehmen nutzen kann. Es geht um die Frage: Was verdiene ich eigentlich an einem ganz bestimmten Auftrag oder Produkt? Eher einfach, wenn man handelt (Verkaufspreis - Einkaufspreis = sogenannter Deckungsbeitrag, der mir für die weiteren Kosten bleibt), aber schwieriger, wenn man produziert oder Baustellen hat. Schon Handwerker müssen ihre Baustellen richtig berechnen können.

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Frage: Kostenstelle müsste demnach beispielsweise sein: Personalkosten, Warenkosten. Im Endeffekt ist das auch immer mit dem Gewinndenken verbunden, oder? Antwort: Exakt! Die Kostenrechnung dient ausschließlich der Steuerung des Gewinns (bzw. Minimierung des Verlustes, etwa um eine Firma zu retten).

Frage: Ähnlich der Kalkulation? Antwort: Ja, sie ist die Basis für eine vernünftige Kalkulation. Es lohnt sich also, die Angst vor großen Begriffen abzustreifen. Das ist überhaupt bei vielen das größte Hindernis. Schaut man hinter die Begriffe, ist alles irgendwie doch vertraut. Deshalb lege ich in meinen Schulungen auch immer großen Wert auf die Klärung und einheitliche Benutzung der Fachbegriffe. Das gilt für die Buchhaltung gleichermaßen.

Frage: Da werde ich mich mal ein bisschen reinknien. Lexware bietet da ja schon einiges. Aber wenn ich die Kostenstellen buche, nehme ich dann die normalen Kontierungsnummern? Antwort: Nein. Das hat mit den Buchhaltungsnummern nichts zu tun. Man legt neue Kostenstellen und Kostenträger mit eigenen Nummern an. Bucht man dann in der Buchhaltung, gibt man einfach zusätzlich die KST oder den KT an. Das aber generell, unabhängig von der genutzten Software.

Frage: Also unabhängig vom SKR? Antwort: Früher gab es Kontenrahmen mit Zweikreissystemen, da war beides drin, im SKR meines Wissens nicht. Aber dabei bitte nicht softwaretechnisch denken, sondern rein kaufmännisch: Unabhängig von den Konten der doppelten Buchführung gibt es separate Konten namens Kostenstelle und Kostenträger, egal ob sie in einem Kontenrahmen integriert sind oder nicht. Diese bilden Produkte oder (vereinfacht) Abteilungen ab und erfassen die Kosten. Aber wenn man es später umsetzen will, ist die Frage natürlich berechtigt und hängt dann von der genutzten Software ab.

Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmer Frage: Wie sieht die ideale Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater aus? Und wie kann man dahin gelangen? Antwort: Vertrauen (und dass die Chemie stimmt) ist in der Tat das Allererste. Danach kommt eine Reihe von Punkten: 1. Eine klare Absprache, was der/die Unternehmerin eigentlich will: Soll die Steuerberatung „nur“ alles fertigstellen, damit das FA zufrieden ist oder soll auch auf betriebswirtschaftliche Aspekte Rücksicht genommen werden? 2. Prüfung, ob die Steuerberatung betriebswirtschaftliche Aspekte überhaupt liefern kann. Die Kompetenz in diesem Bereich ist nicht immer weit verbreitet. Was nicht bedeuten soll, dass es nicht gleichzeitig ausgezeichnete Steuerberater sind, also bezüglich ihrer eigentlichen Kernaufgabe. 3. Pünktliche und vollständige Zulieferung aller Belege durch das Unternehmen. Das ist leider nicht so selbstverständlich, wie es scheint. 4. Pünktliche und rasche Buchung aller Belege durch die Steuerberatung. Das ist leider auch nicht so selbstverständlich, wie es scheint. 5. Beratung durch die Steuerberatung, was eine professionelle BWA ausmacht: Vor allem richtige Ab-

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grenzungen von Abschreibungen, Materialverbräuchen etc. 6. Unternehmensinterne Durchführung eventuell nötiger organisatorischer Maßnahmen, um die Werte auch liefern zu können: etwa Materialentnahmescheine oder ein Warenwirtschaftssystem. 7. Beratung und Nachfrage durch die Steuerberatung, was eine professionelle Bilanz ausmacht: Nicht einfach das Buchen der Standards beim Jahresabschluss (Standard-AfA, Standard-Rückstellungen etc.), sondern aktive Nachfrage, was das Unternehmen bilanzpolitisch erreichen will: Höhere Kreditwürdigkeit zur Aufnahme neuer Darlehen? Steuerersparnis? Hohe oder niedrige Ausschüttungen entweder zur Befriedigung der Gesellschafter oder eher zur Sicherung der Liquidität? Die Steigerung der Attraktivität für Investoren? All das fragt eine kompetente Steuerberatung nach, bevor sie den Jahresabschluss erstellt. Ich beziehe mich hier naturgemäß auf die betriebswirtschaftliche Zusammenarbeit, sicher gibt es aus Sicht der Steuerberater für andere Zwecke (Steuergestaltung, Nachfolgeberatung etc.) noch eine ganze Reihe weiterer Aspekte.

Frage: Ein guter Steuerberater gibt dann wohl auch Nachhilfe zu Fristen und guter Vorbereitung, oder? Antwort: Fristen sind natürlich elementar und sollten ebenfalls aktiv kommuniziert werden!

Autor: Lexware Redaktion Quelle: www.lexware.de/unternehmertage

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