The Ultimate. Guide to MIS. in the printing industry

The Ultimate Guide to MIS in the printing industry Einführung Optimus ist eines der ersten Unternehmen welches Management Informations Systeme fü...
Author: Frida Meissner
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The Ultimate

Guide to

MIS in the printing industry

Einführung

Optimus ist eines der ersten Unternehmen welches Management Informations Systeme für die Druckindustrie entwickelt und vertrieben hat. Seitdem haben wir die Grenzen der MIS-Technologie kontinuierlich erweitert. Unsere Kunden sind aus den Bereichen Bogen- und Rollenoffset, Direct Mail, Verpackungs- und Digitaldruck und wir haben das Eine oder Andere darüber gelernt, was die verschiedenen Unternehmen im Einzelnen und die Druckindustrie insgesamt für Ihre Weiterentwicklung benötigen. Nachdem der erste ‘Ultimate Guide to MIS’, den wir im Jahr 2002 veröffentlicht und zum Download auf unserer Webseite bereitgestellt haben, mit über 1000 Downloads so überaus erfolgreich war, haben wir jetzt entschieden dass es Zeit für eine Neuauflage dieses Leitfadens ist als eine unverzichtbare Orientierungshilfe für jeden, der im Begriff ist in MIS-Technologie zu investieren. Wir sind sicher, dass die folgenden Seiten genauso hilfreich sind, wie es der erste Leitfaden erwiesenermaßen war. Sie werden überrascht darüber sein, welche Fortschritte die MIS-Technologie allein während der letzten 6 Monate gemacht hat und welch hoher Grad der Vernetzung inzwischen erreichbar ist. Wir von Optimus sind stolz darauf, dass wir Informationen aus allen Bereichen der Druckbranche sammeln und das OptimusMIS hinsichtlich neuer Funktionalitäten und Technologien immer an vorderster Front steht – dies wird auch dadurch deutlich, dass wir mindestens vier Software-Releases pro Jahr zur Verfügung stellen und somit unsere Kunden von der raschen Weiterentwicklung profitieren können. Wir sind gespannt, wie Ihnen dieser aktualisierte Leitfaden gefallen wird.

Nicola Bisset Optimus Group Managing Director

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Was ist ein Management Informations System? In den 70er Jahren erschienen die ersten Management Informations Systeme für die Druckindustrie – Einzelne Software-Module waren verfügbar und die frühen MIS-Systeme wurden insbesondere für die Kalkulation und die Produktionsüberwachung verwandt. Die daraus resultierenden Vorteile lagen auf der Hand – viele manuelle Arbeitsschritte konnten automatisiert werden; dies ergab eine grundlegende Umstrukturierung der Arbeitsabläufe in der Druckerei und drastisch reduzierte Verwaltungskosten. Der Grundgedanke, einzelne Software-Module zielgerichtet für einzelne Aufgaben einzusetzen, wurde bis heute beibehalten. So kann jede Druckerei genau die Module kaufen, die für Ihre Abläufe und Prozesse nötig sind und hat dabei gleichzeitig die Gewissheit, für die Zukunft gerüstet zu sein. Wenn sich in der Druckerei irgendetwas ändert, dann sollte ein guter MIS-Hersteller in der Lage sein eine Erweiterung oder ein zusätzliches Modul zu liefern, wodurch die Änderungen berücksichtigt werden. Natürlich sind der Funktionsumfang und die Anzahl der Module seit den ersten Tagen bedeutend gewachsen. Gute MIS-Systeme sollten von der Neukundengewinnung bis zur Rechnung alles abdecken. Bei allen dargebotenen Funktionalitäten stehen Automatisierung und Zugriff auf die Unternehmensdaten im Vordergrund. E-Commerce hat sich seit diesen ersten Tagen rapide entwickelt – inzwischen gibt es Module mit denen Druckereikunden via Internet Zugriff auf Ihre Daten haben, wie z.B. Angebote, den Status von Proofs und Aufträgen sowie Rechnungen, einhergehend mit der Möglichkeit ihre Druckaufträge online zu erteilen. Durch den deutlich erweiterten Funktionsumfang der E-Commerce Module ist eine weitergehende Automatisierung und damit Prozesskostenoptimierung für die Druckerei möglich geworden. Darüber hinaus wird die Kundenbindung gestärkt. Die Kunden sind nicht nur treu sondern auch gut informiert – und das ganz ohne telefonische Rückfragen oder persönliche Besuche weil die früher konventionell erfragten Informationen jetzt im MIS-System abrufbar sind. Gewiss bedeutet die Verbesserung der Technologie gleichzeitig auch eine Verbesserung der Integration. In allen guten MIS-Systemen sollten die Module nahtlos ineinander übergreifen. Bedenken Sie auch, dass ein MIS-Hersteller der gern und problemlos Ihre bestehenden Anwendungen integriert, z.B. ein Finanzbuchhaltungssystem oder ein Internet-Portal zur Auftragserteilung, ein Hersteller ist, der durch eine moderne und offene Software-Architektur die Voraussetzungen bereitstellt. Er zeigt dadurch gleichzeitig, dass er eine zukunftsorientierte Herangehensweise hat und auch die nötige Kompetenz besitzt um Ihrem Geschäft den größtmöglichen Nutzen zu bringen. Wenn Sie sich für ein MIS-System entscheiden, dann ist dies gleichzeitig auch eine bedeutende Investition; das MIS wird zum Herzstück Ihres Unternehmens, es kontrolliert den Verkauf, die Produktion und die Fakturierung. Die so gewonnenen Daten unterstützen die strategische Unternehmensplanung. Vor diesem Hintergrund hat Optimus den Gedanken des ‚Lean Manufacturing‘ begeistert aufgenommen. Optimus hat während der vergangenen 5 Jahre eng mit Vision in Print zusammengearbeitet um zu erreichen, dass die Key Performance Indikatoren dem Management abrufbereit zur Verfügung stehen um die Unternehmensentwicklung überwachen und beurteilen zu können. Unsere Neuentwicklungen der vergangenen 2 Jahre haben zum Ziel, unseren Kunden übersichtliche, präzise und leicht zu bedienende Werkzeuge bereitzustellen, die genau diesen Grundsatz der schlanken Produktion fördern und unterstützen.

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Warum sind Management Informations Systeme Wichtig für die Druckindustrie? WORIN BESTEHT DER UNTERSCHIED “Wenn wir über MIS-Systeme reden, dann ist sicherlich einer der wichtigsten Punkte, das richtige System für die anstehenden Aufgaben auszuwählen. Wenn dies geschieht, dann kann ein MIS-System von unschätzbarem Wert für eine Druckerei sein. Selbst relativ kleine Unternehmen können Ihre Effizienz und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern. Ich habe viele Situationen gesehen, in denen gerade die Art der Implementierung den Unterschied ausgemacht hat. Zumindest sollten Druckereien sich die MIS-Technologie und was diese für sie tun kann einmal anschauen. Einer der Vorteile von Optimus 2020 ist, dass die Software von einer Firma hergestellt wird, die mit Leib und Seele dabei ist und deshalb die an sie gestellten Anforderungen wirklich versteht.” Peter Vincent – National Technical Advisor, BPIF.

STRATEGISCHE POSITIONIERUNG FÜR DIE ZUKUNFT “Unzweifelhaft ermöglicht die MIS-Technologie bessere Steuerung und Kontrolle des gesamten Produktionsprozesses. Die Druckereien erreichen eine höhere Effizienz sowohl in allen Bereichen der Verwaltung als auch in der Produktion. Die Geschäftsführung kann leichter erkennen, welche Aufträge profitabel sind (und welche nicht) und das Unternehmen so strategisch im Markt positionieren, dass seine Kompetenzen und Kapazitäten bestmöglich genutzt werden. Eine Reihe möglicher Probleme, wie z.B. Engpässe oder fehlende Lagerbestände können rasch erkannt werden. So wird die Verschwendung von Material und Zeit reduziert. Einhergehend mit der wachsenden Bedeutung von JDF als treibende Kraft wird auch die MIS-Technologie für die Druckindustrie weiter an Bedeutung gewinnen.” John Birkenshaw – Industry Expert

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Wie wird ein MIS System meinemUnternehmen nutzen? Informationen sind essentiell für jedes Geschäft, aber diese Informationen müssen auch aussagekräftig, verständlich und leicht abrufbar sein. Zutreffende, präzise und jederzeit aktuelle Informationen sind im heutigen Geschäftsleben unerlässlich wenn es darum geht, schnelle Entscheidungen zu treffen. Ebenso erwarten die Kunden immer kürzere Reaktionszeiten, sei es um ein Angebot zu erhalten oder um den Status ihrer Aufträge zu erfahren. Im Interesse der Kundenzufriedenheit ist es unabdingbar dem Kunden die von ihm gewünschten Informationen im von ihm vorgegebenen Zeitrahmen zu liefern. Ein gutes MIS-System stellt Informationen über Aufträge, Lagerbestände, Kapazitäten, Umsätze, etc. bereit und ermöglicht es dem Kunden auch, diese Informationen direkt aus dem System abzurufen. Ein Unternehmen welches ein MIS-System mit allen Möglichkeiten benutzt wird sehr schnell die Vorteile aus der Automatisierung von Prozessen, wie z.B. Materialbestellungen, Lagerbestände und Produktionsplanung, erkennen. Freie Produktionskapazitäten sind punktgenau erkennbar. Ein MIS-System sollte außerdem auch Funktionalitäten bereitstellen, die Trends und Tendenzen im Unternehmen aufzeigen. Dies umfasst einen weiten Bereich lebenswichtiger Informationen, beispielsweise: •

Angebotserfolgsquote – wie viele Angebote führten zum Auftrag, wie viele nicht – und die Gründe dafür.



Produktive und unproduktive Zeiten, sowie die Analyse der unproduktiven Zeiten.



Ausnutzung der Produktionsmittel – wie viele Betriebsstunden waren auch Produktionsstunden und was ist in der übrigen Betriebszeit passiert?

Natürlich muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass Verfahren eingesetzt werden müssen welche sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Daten auch korrekt aufgezeichnet werden. Als wichtigen Beitrag hierzu sollte ein MIS-System die Betriebsdatenerfassung direkt in der Produktionsstätte unterstützen. Handschriftliche Tageszettel sind nicht mehr notwendig - der Mitarbeiter meldet sich zum Beginn der Arbeit an einem Auftrag an und zum Arbeitsende meldet er sich ab. So werden die Zeit und die Kosten erfasst und dem Auftrag zugebucht. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird für produktive Arbeiten verwendet und nicht für administrative Tätigkeiten wie Tageszettel schreiben. Hier sind nur einige der Vorteile eines MIS-Systems: •

Weniger manuelle Eingaben reduzieren die Fehlerquote



Doppelte Eingaben werden vermieden



Konsistente, genaue und transparente Informationen für den ganzen Betrieb



Informationen aus der Produktion in Echtzeit sind einfach abrufbar



Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen



Mehr Angebote können erstellt und ihr Erfolg analysiert werden



Kunden und Arbeitsabläufe können auf die mit ihnen erzielten Gewinne untersucht werden



Rechnungen werden schneller erstellt – schnellerer Geldeingang

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Was sind die Finanziellen Vorteile? Ein gutes MIS-System nimmt den Mitarbeitern Arbeit ab; in der gewonnenen Zeit können sie sich darauf konzentrieren mehr zu produzieren, egal ob dies Kalkulationen oder Druckbogen sind. Dies wird erreicht indem zeitraubende manuelle Aufgaben entfallen, wie z.B. Informationen wiederholt eingeben oder in die Produktionshalle laufen um den Fortschritt eines Auftrages zu prüfen. Darüber hinaus kann ein Auftrag in jeder Phase der Produktion nach Kostengesichtspunkten betrachtet werden. Ob ein Auftrag viel oder wenig Gewinn bringt kann einfach beurteilt werden. Ein weiterer Punkt ist die Automatisierung von Funktionen. Der größte Teil der Anfragen kann auch durch weniger erfahrene Mitarbeiter schnell und einfach kalkuliert werden. Mehr Angebote, erstellt mit geringerem Zeitaufwand, lassen die Chancen steigen auch mehr Aufträge zu bekommen. Die Technologie hilft den Mitarbeitern auch dabei, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erfüllen; ein großer Vorteil gerade für kleinere Unternehmen. Es wird immer wieder propagiert, dass es kostengünstiger ist bestehende Kunden zu halten als neue Kunden zu gewinnen, es ist wahrscheinlich auch einfacher! Das MIS-System sollte es ihnen erleichtern schneller auf Anfragen ihrer Kunden zu reagieren. Wichtige Faktoren für die Kundenzufriedenheit sind z.B. kurze Reaktionszeiten auf Angebotsanfragen oder Fragen zu Lieferterminen. Solche Schlüsselinformationen sollten jederzeit abrufbereit sein. Unternehmen können deutliche finanzielle Vorteile durch den Einsatz von MIS-Technologie erzielen; sonst würde die Zahl der MIS Anwender nicht von Jahr zu Jahr steigen. Die hauptsächlichen finanziellen Vorteile bei Verwendung eines MIS-Systems: •

Gleichmäßigere Auslastung



Reduzierung von Überstunden



Bessere Chancen auf mehr Aufträge



Bessere Kundenbindung



Weniger Makulatur



Höhere Effizienz der Mitarbeiter



Keine doppelten Arbeiten

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Welche Vorbereitungen muss ich vor einer Investition in MIS Technologie treffen? Wie bei jeder Investition müssen Sie mögliche Fallstricke herausfinden und vermeiden. Zuerst gilt es, sich einen Überblick über die jetzige Situation und die zu erreichenden Ziele zu verschaffen. Ein guter Ansatzpunkt ist ein Flussdiagramm über den Durchlauf eines Auftrages mit allen administrativen Schritten und allen beteiligten Abteilungen – von der Anfrage bis zur Rechnung. Die MIS-Hersteller sollten dann in der Lage sein zu demonstrieren, wie ihre Systeme sich in den Arbeitsablauf einfügen. Ein guter MIS-Hersteller sollte auch, falls nötig, Empfehlungen zur Änderung von Prozessen und Abläufen geben. Wenn der Entscheidungsprozess beginnt, versuchen Sie möglichst Mitarbeiter aus allen Ebenen mit einzubeziehen. Involvierte Mitarbeiter werden die nötigen Änderungen eher akzeptieren und die Nutzung Ihres ausgewählten MISSystems voranbringen. Benennen Sie einen Projektleiter der die Technologie und die Auswirkungen versteht, falls möglich bilden sie ein Projektteam. Außer bei einer sehr kleinen Installation wird die Inbetriebnahme mehrere Monate dauern und kann mit Urlaubszeiten überlappen – dies kann zu Verzögerungen führen. Arbeiten sie mit Ihrem MIS-Lieferanten zusammen um sicherzustellen, dass die Schulungstermine nicht mit Abwesenheitszeiten kollidieren. Sorgen Sie dafür, dass die Schulungen nicht zu früh vor dem vereinbarten Echtbetrieb des Systems im Projektplan eingeplant werden. Wenn der Abstand zu groß ist, dann könnte es vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter nicht alle Informationen behalten, die zum effizienten Betrieb des Systems nötig sind. Erstellen Sie eine Checkliste worin festgelegt wird wer, was und wann zu tun hat – Ihr MIS-Lieferant sollte Sie dabei unterstützen können. Es ist wichtig zu erkennen, dass dieses Projekt die enge Zusammenarbeit von Ihnen und Ihrem MIS-Lieferanten benötigt um das gemeinsame Ziel zu erreichen – es ist eine Partnerschaft! •

Sorgen Sie dafür, dass das Projekt eine ‚Chefsache‘ ist.



Ernennen Sie einen Projektleiter und/oder ein Projektteam.



Erarbeiten Sie zusammen mit Ihrem MIS-Lieferanten die Kernziele – kurz-, mittel- und langfristig.



Planen Sie, gemeinsam mit Ihrem Lieferanten, die Einführungsphase und das Datum der Inbetriebnahme.



Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Betrieb durch die Einführungsphase führen wollen.



Stellen Sie erforderliche Ressourcen bereit – sorgen Sie insbesondere dafür, dass Mitarbeiter an Ihren Schulungsterminen auch verfügbar sind.



Legen Sie fest, welche Key Performance Indikatoren für Sie wesentlich sind.

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Welche Eigenschaften Sollte ein MIS System haben? Der erste Punkt ist es sicherzustellen, dass das System welches sie kaufen jetzt und in Zukunft Ihren Anforderungen entspricht. Wir haben über ‚gute‘ MIS-Systeme gesprochen, aber damit meinen wir auch ein passendes System – es gibt gute Systeme die nicht alle Ihrer Anforderungen erfüllen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Zielsetzungen klar definiert sind. Jeder MIS-Hersteller sollte Ihren Betrieb genau durchleuchten bevor er Ihnen seine Lösung vorstellt. Bestandteil der Untersuchung sollten Ihre jetzigen und zukünftigen Pläne sein, die Gründe Ihrer Anforderungen und welche Vorteile Sie vom Einsatz eines MIS-Systems erwarten. Basierend auf dieser Analyse sollte der Lieferant Ihnen einen Lösungsvorschlag unterbreiten, der in Bezug auf die von Ihnen hervorgehobenen Punkte ‚den Nagel auf den Kopf trifft‘. Die führenden MIS-Systeme sind ungeheuer hoch entwickelt, das bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht trotzdem einfach zu bedienen sind – eine Änderung der Denkweise in der Firma mag erforderlich sein, aber MIS-Systeme sind für eine leichte Bedienbarkeit konzipiert – die Kompliziertheit sollte sich im Hintergrund abspielen und nicht auf der Benutzeroberfläche. Sie benötigen ein System das einfach und kostengünstig erweitert werden kann - Sie suchen vornehmlich nach einem skalierbaren Produkt das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, ohne gleich auf eine teure ‚Vollversion‘ aufrüsten zu müssen. Prüfen Sie ob der Lieferant gegenwärtig alle Module liefern kann, die sie benötigen könnten, und ob weitere Module mit einem Minimum an Aufwand und Betriebsstörung hinzugefügt werden können. Ein System mag ein sehr gutes Kalkulationsmodul haben, enttäuscht jedoch an anderer Stelle – stellen Sie sicher, dass der Lieferant eine flexible und offene Herangehensweise an die Lieferung weiterer Module hat und Sie sind nicht gezwungen sind ‚Standard‘ Funktionalitäten zu kaufen, die möglicherweise nicht Ihren Anforderungen entsprechen. Prüfen Sie die Service- und Wartungsverträge. Es hat wenig Sinn ein kostengünstiges System zu kaufen nur um dann an einen teuren Wartungsvertrag gebunden zu sein. Wie bereits erwähnt, vor Allem benötigen sie Flexibilität. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Sie müssen sicher sein, dass mit dem von Ihnen ausgewählte System die von Ihnen als essentiell eingestuften Informationen leicht und einfach abrufbar sind. Optimus hat eng mit ‚Vision in Print‘ zusammen gearbeitet um die in der ‚ViP MIS Best Practice Studie‘ empfohlenen Key Performance Indikatoren sowohl grafisch als auch in Zahlenform zur Analyse bereitstellen zu können – demzufolge ist dies ein guter Ausgangspunkt für Sie um die Möglichkeiten der Analyse und den Umfang der Informationen näher zu betrachten.

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Welche Fragen sollte ich stellen? Fragen Sie nicht nur was der potentielle Lieferant kann – hinterfragen Sie auch sich selbst. Es hat wenig Sinn in die Technologie zu investieren, nur um das Chaos neu zu erzeugen welches manuell oder sogar in Ihrem vorigen System erzeugt wurde. Die Investition in ein MIS-System ist die perfekte Gelegenheit sich die Betriebsabläufe genau anzuschauen und nötigenfalls zu ändern und zu optimieren. Wahrscheinlich die größten Gefahren sind es, ein System zu kaufen welches für Ihr Unternehmen nicht passt, oder ein System zu installieren und es dann nicht richtig bzw. nicht mit allen seinen Möglichkeiten zu benutzen. Sie wollen letztendlich weder eine teure Rechenmaschine (nur zum Kalkulieren) noch eine hoch entwickelte Schreibmaschine haben. Bedenken Sie – Eine gute Implementierung eines MIS-Systems besteht nicht nur aus der anfänglichen Investition, das System sollte das Herzstück Ihres Unternehmens sein und benötigt deshalb ständige sorgfältige Beachtung. Planen Sie in Ihrem Budget deshalb Schulungen für neue Mitarbeiter ein und sorgen Sie insbesondere dafür, dass Sie die Kenntnisse und Möglichkeiten haben, um Ihr MIS-System selbst zu pflegen – ein gutes Beispiel ist die Pflege der Stundensätze. Zwar ist es unabdingbar die Stundensätze bei der erstmaligen Konfiguration einzugeben, aber diese werden sich sicherlich im Laufe der Zeit mehr als einmal ändern. Prüfen Sie ob die Software auf Ihrer Hardware lauffähig ist und falls nicht, ob der MIS-Lieferant passende Hardware liefern kann. Nicht alle Software-Lieferanten verkaufen auch Hardware; Sie sollten also prüfen, ob die MIS-Software sowohl auf PC/Windows Plattform als auch auf Apple-Macintosh laufen kann, falls dies für Sie wichtig ist. Fragen Sie, wie offen das System ist – kann das System mit anderer Software welche Sie benutzen per Schnittstellen verbunden werden, wie z.B. E-Commerce oder Finanzbuchhaltung. Oder möchten Sie einen Lieferanten, der Ihnen alles aus einer Hand bietet – viele bieten Lösungen mit hochgradig integrierten Produkten von Drittanbietern an, der Vorteil ist nur ein Ansprechpartner für Support. Fragen Sie ob es bereits Schnittstellen zu anderer Software gibt, und zu welcher – dies ist ein guter Indikator dafür, wie offen und flexibel ein MIS-Hersteller ist. Prüfen Sie, wie viele Schulungstage nötig sind und ob diese im Kaufpreis enthalten sind – die meisten guten MISLieferanten stellen Ihnen einen Schulungsplan zur Verfügung, worin die Anzahl der nötigen Schulungstage kalkuliert ist. Vereinbaren sie für die Implementierung einen Projektplan und sorgen Sie dafür, dass dieser auch realistisch für Sie und Ihre Mitarbeiter ist. Der Projektplan sollte ein strukturiertes Programm für Installation, Schulung, Übergabe und Inbetriebnahme des fertigen Systems, sowie Einführungsbegleitung und Support beinhalten. Die Support-Qualität eines MIS-Herstellers ist wesentlich; qualifizierter Telefonsupport und On-Line Hilfe helfen insbesondere bei Fragen neuer Anwender. Fragen Sie nach Antwortstatistiken und Problemlösungszeiten – dies ist ein guter Indikator für die Qualität des gebotenen Supports. Es ist nicht unangemessen sich eingehend mit der Beständigkeit des Lieferanten zu befassen. Die Investition in ein MIS-System ist ein bedeutsames Projekt und sie möchten sicher gehen, dass Sie dies nicht in Kürze noch einmal durchführen müssen. Sehen Sie sich die Entwicklungsgeschichte des Produkts an, sie erlaubt Rückschlüsse auf die künftige Weiterentwicklung. Natürlich sehen Sie auf der Webseite nach, was Ihnen als Kunde sonst noch geboten wird – z.B. Hilfe-Videos oder Versionshinweise. Ein MIS-Hersteller der Optimus offen und transparent mit diesen Informationen umgeht, macht deutlich dass er The Ultimate Guide to MIS stolz auf sein Produkt ist! in the printing industry Page 9

Warum ist Konnektivität wichtig? Es ist kein Geheimnis, dass JDF einen erheblichen Einfluss auf die Druckindustrie hat. Viel, sehr viel, ist schon darüber geschrieben und gesprochen worden und die Vorteile sind sicherlich wohl bekannt – mehr Effizienz mit wenigen manuellen Eingriffen in den Produktionsablauf führt zu weniger Fehlern, weniger Makulatur und kürzeren Rüstzeiten. Als ein positiver Nebeneffekt von JDF können jetzt auch Systeme miteinander vernetzt werden, bei denen dies vorher unmöglich war; die CIP4 Organisation hat es geschafft, die Systeme miteinander ‚sprechen‘ zu lassen. Die wichtigsten MIS-Hersteller sind Mitglieder der CIP4 Organisation und insbesondere der MIS Arbeitsgruppe (Der Direktor von Optimus, Herr Henny van Esch, ist Vorsitzender der Arbeitsgruppe). Sie treiben die Technologie voran, insbesondere aus der Sicht des MIS, und arbeiten dabei eng mit den Maschinenherstellern zusammen um deren Produkte integrieren zu können. Ein MIS-System ist ‚die Spinne im Netz‘ und kaum jemand wird in Frage stellen, dass ein MIS-System das ideale Herzstück einer JDF-basierten Vernetzung ist. Das MIS-System kann Informationen an eine breite Palette von Geräten in Vorstufe, Druck und Weiterverarbeitung senden und empfangen, sofern diese der JDF-Spezifikation entsprechen. Optimus hat erkannt dass Firmen in Wahrheit Konnektivität meinen, wenn sie über JDF sprechen. Schon vor einigen Jahren ist uns klar geworden, dass nicht alle Geräte JDF-fähig sein können, sei es wegen ihres Alters oder der Technologie. Deshalb sprechen wir von Konnektivität – als Ergänzung zu JDF haben wir Möglichkeiten der Datenerfassung entwickelt für Geräte, die nicht dem JDF-Standard entsprechen, Noch ein Wort der Warnung, wenn Sie in Erwägung ziehen in JDF Technologie zu investieren und die Vision eines vollautomatisierten Workflow haben. Es liegt in der Natur der Sache dessen was mit JDF erreicht werden soll, dass die Kalkulation mit dem später verwendeten Produktionsweg genau übereinstimmen muss, es darf keinen Unterschied geben. Der Auftrag muss vom Beginn des JDF-Prozesses an korrekt spezifiziert sein, weil präzise Informationen für den Ablauf unerlässlich sind. Deshalb bedenken Sie den Einfluss auf Ihre internen Abläufe und besonders auf die Aufgaben der Mitarbeiter, diese werden sich nämlich ändern! Wenn während der Produktion Auftragsänderungen notwendig werden, dann muss eine neue Kalkulation mit den geänderten Daten erstellt werden, damit der Workflow funktioniert.

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Warum ist E-Commerce wichtig? Ohne Zweifel haben sich die Einkaufsgewohnheiten geändert – dafür hat das Internet gesorgt! Eine wachsende Zahl von Druckereikunden möchte seine Geschäfte online abwickeln und dies hat große Vorteile für alle Beteiligten. Der Druckereikunde kauft ein Produkt und nicht nur bedruckte Bogen, und der Schritt mit Hilfe von B2B-Lösungen online vordefinierte Produkte anzubieten wird immer beliebter. Nicht zuletzt weil der Kunde es bevorzugt seine Druckerzeugnisse über eine Webseite zu bestellen, wenn diese so gestaltet werden kann, dass sie wie seine eigene aussieht. Dies gilt genauso für die Produkte, die der Kunde bestellen möchte. Mit solch einem System kann der Kunde analysieren, was und von wem bestellt wurde. Zugleich ist die Nachfrage nach Modulen gestiegen, mit denen Angebote online angefragt werden können, weil damit nicht nur der Kunde sein Angebot fast sofort bekommt, sondern auch der interne Aufwand in der Druckerei um eine Kalkulation zu erstellen und dann ein Angebot zu verschicken deutlich reduziert wird. Viele Systeme generieren PDF-Proofs, die vom Kunden online genehmigt werden können; wenn der Auftrag dann im MIS-System angelegt wird, sind die Proofs bereits abgezeichnet und der Auftrag kann direkt in die Produktion gegeben werden. Auch hier wieder Kostenersparnis für die Druckerei. Als Folge der Popularität und der sprunghaften Entwicklung dieser Technologie haben viele der guten MIS Hersteller erkannt, dass sie sich auf ihre Stärken konzentrieren sollten, also das MIS-System selbst, und stattdessen Schnittstellen zu den vielen hervorragenden Systemen im Markt bieten, die auf diesen Bereich der Technologie spezialisiert sind. Gute MIS Hersteller sollten eine Vorauswahl getroffen haben und in der Lage sein, Ihnen E-Commerce Anwendungen zu empfehlen. Sie sollten Ihnen auch demonstrieren können, wie eng solche Lösungen integrierbar sind und sie Ihnen eventuell sogar selbst liefern können. Optimus hat immer nach guter Software von Drittanbietern in der jeweiligen Kategorie gesucht um diese dann zu integrieren und somit unseren Kunden den Vorteil der bestmöglichen am Markt verfügbaren Lösung für die jeweils benötigte Funktionalität zu bieten. Die wichtigsten Vorteile von E-Commerce Lösungen sind: •

Schnellerer Auftragsdurchlauf



Weniger manuelle Eingriffe



Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen



Weniger Fehler



Stärkere Kundenbindung



Höherer Durchsatz der Arbeit



Kostenreduzierung



Auftragserteilung auf der Webseite liefert die Daten direkt an die Druckmaschine (Nur ausgewählte Hersteller)

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Warum ist Flexibilität wichtig?

Jede Druckerei ist irgendwie einzigartig! Dies können Arbeitsmethoden, Produkte oder Verfahren sein. Deshalb ist es so wichtig, dass der ausgewählte MIS-Hersteller sein Angebot an die Erfordernisse Ihres Unternehmens anpassen kann. Obwohl eine Lösung von der Stange die meisten Anforderungen erfüllen mag, so werden wahrscheinlich immer Anpassungen in Teilbereichen des Systems nötig sein, damit es für Sie passend ist. Es ist wichtig, dass der von Ihnen gewählte MIS-Hersteller die Vision und auch die Fähigkeit hat, diese notwendigen Anpassungen zu entwickeln. Dies kann durchaus nur die Änderung der Auftragstasche oder eines Dokumentenlayouts sein, Maßgeschneidert anstatt Standard muss nicht teuer sein. Der Punkt ist, dass überhaupt Anpassungen möglich sind. Das Kernstück des MIS-Systems sollte so programmiert sein, dass Sie von normalen Updates profitieren können, ohne dass jedesmal umfangreiche Programmierarbeiten nötig sind. Sie sollten sich über die für Ihr Unternehmen gesteckten Ziele und die dafür nötigen Module eines MIS-Systems im Klaren sein, bevor sie beginnen sich auf dem Markt umzusehen. Definieren Sie was unbedingt erforderlich ist und was ‚nettes Beiwerk‘. Viele gute MIS-Hersteller erweitern Ihr Produkt stetig. Als Grundlage hierfür dienen Änderungswünsche und Fragen ihrer Kunden, Feedback von Interessenten und eine kontinuierliche Beobachtung des Marktes. Es ist wichtig, dass der von Ihnen ausgewählte MIS-Hersteller alle diese Informationsquellen aktiv nutzt um sein Produkt zu verbessern und zu erweitern. Deshalb sollten Sie fragen: •

Kann das MIS an meine Erfordernisse angepasst werden?



Wie viele größere Updates gibt es pro Jahr?



Wie wird über neue Funktionalitäten entschieden?

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Wie sieht Die Zukunft der Management Informations Systeme aus? MIS Systeme sehen mit vielen guten Herstellern die neue Technologien vorantreiben einer ungemein spannenden Zukunft entgegen. In der Regel kümmern sich MIS-Hersteller sehr leidenschaftlich um ihre Produkt und ihre Entwicklungspläne. In der Druckindustrie wird gerade der Gedanken des ‚Lean Manufacturing‘ begeistert angenommen; dieser Bereich wird im Optimus MIS-System ständig erweitert. Mit dem enormen Zuwachs des Digitaldrucks einhergehend mit variablen Daten werden sich viele MIS-Systeme den Erfordernissen dieses Bereichs anpassen müssen oder haben es bereits getan. Weil der traditionelle, erfahrene Einkäufer für Druckerzeugnisse mehr und mehr verschwindet, muss die Druckindustrie dazu übergehen, fertige Produkte und Dienstleistungen anstelle bedruckter Bogen zu verkaufen. Der Schwerpunkt muss jetzt auf einem schnelleren Auftragsdurchlauf liegen, was für manche MIS-Systeme ein fundamentaler Unterschied ist. Die meisten Druckereien müssen auf diese Änderungen der Abläufe reagieren und die hierzu nötigen Funktionalitäten müssen programmiert werden. Die Technik entwickelt sich sprunghaft voran; aus der steigenden Popularität von mobilen Endgeräten, wie Smartphones, Palmtops und Netbooks ergeben sich für MIS-Systeme viele Möglichkeiten diese Geräte einzubeziehen. Unvoreingenommenheit ist der Schlüssel für die Weiterentwicklung und sorgt zusammen mit guter, kontinuierlicher Forschungsarbeit dafür, dass MIS-Systeme ganz oben auf der Liste der Investitionen stehen und auf Jahre hinaus unverzichtbar für zukunftsorientierte Unternehmen sind.

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