11/2/2016

The Fair Labor Standards Act Basics  Susan J. Moore GMA General Counsel Disclaimer: This presentation is for general information purposes only and is  NOT legal advice.  Consult with your attorney before taking any action based  on information in this presentation. 

FLSA Basics Employee vs. Independent Contractor Minimum Wage Overtime Exemptions • • • •

Executive Administrative Professional Highly Compensated Employees

Special Rules for Law Enforcement and Firefighters Compensatory Time Recordkeeping Penalties for Violations

FLSA History Enacted in 1938, the purpose of the FLSA was to ensure that workers were  paid a minimum, livable wage and to encourage employers to hire more  workers by making overtime work more expensive. With the U.S. Supreme Court decision in Garcia v. San Antonio Metro. Transit  Auth. in 1985, the law became settled that the FLSA applied to state and  local governments.   In 2004, DOL issued new regulations revising the salary amount required to  be exempt from overtime, established a new test for highly compensated  employees and changed some of the duties required for exemption.

1

11/2/2016

FLSA History Prior to those changes in 2004, the duties test had remained largely the  same since 1949 and the last major revisions to the “salary basis” test  were in 1954. The minimum salary level for exemption from overtime had increased  in 1940, 1949, 1958, 1963, 1970 and 1975.

FLSA Basics Major groups not covered by the FLSA: Elected officials, volunteers and  independent contractors Independent Contractor: Economic Realities test • • • • • • •

Are services rendered integral to the employer’s business? How much control does the employer exert over the individual? Does the individual have an opportunity for profit or loss? Has the individual invested in the business? Is the working relationship exclusive or long‐term? Does the individual have other customers? How much skill is required to perform the work?

FLSA Basics Minimum Wage: Currently $7.25/hour Workweek: Any established consecutive set of 168 hours • Set by the Employer • Could be Sunday‐Saturday • Could be Monday‐Sunday or any other variation

Unless employees are paid weekly, workweek and pay period are  separate things.  

2

11/2/2016

FLSA Basics Must pay for all hours actually worked Do the following count as actually worked? • • • • • •

Holidays (NO) Sick Leave (NO) Other Leave Lunch/break Training (Yes, if for the benefit of the employer) Travel (Yes, if for work. No for commuting to work)

FLSA Basics Straight Time = Regular Hourly Rate of Pay

• Even salaried employees may be eligible for overtime.   • Regular hourly rate of pay = salary / number of hours worked the salary is intended to cover.

Overtime = 1.5 x Straight Time For all hours over 40 worked in a workweek.

MYTH: All employees paid a salary are exempt from overtime.  TRUTH: Exemption requires three things:  • Salary level AND  • Salary basis AND  • Job duties

FLSA Basics Employees are eligible for overtime unless covered by an exemption. Three‐part test for exemption: • Salary Amount AND • Paid on a Salary Basis AND • Actual Job Duties  (Job title/job description is irrelevant)

3

11/2/2016

Salary Amount Amount Required for Exemption Increasing December 1, 2016. • Current amount is $455/week ($23,660/year)  • New amount is $913/week ($47,476/year) • Amount will be indexed to the 40th percentile of full‐time salaried workers in  the lowest‐wage Census region  • Amount is reset every three years with the first reset in 2020

Employer can use nondiscretionary bonuses or incentive pay to satisfy  up to 10% of the salary level, provided such bonus or incentive is paid  out on a quarterly or more frequent basis.

Salary Basis Employee receives each pay period a predetermined amount not subject to  reduction because of variations in the quality or quantity of work. For employees of public agencies, deductions may be made for absences  under a system where the employee accrues personal and sick leave. Deductions of a full day or less are permitted when: • • • •

Leave has been requested and denied OR Accrued leave has been exhausted OR Employee chooses to use leave without pay OR  Employee is absent due to budget‐required furlough

Executive Exemption An executive’s primary duty is managing the enterprise or a  department or subdivision of the enterprise. Executive Exemption Criteria: • Must customarily and regularly direct the work of at least two employees  AND EITHER • Have the authority to hire or fire OR • The employee’s suggestions and recommendations as to the hiring, firing or  other change of status of employees must be given particular weight

4

11/2/2016

Administrative Exemption An administrator’s primary duty is performance of office or non‐ manual work directly related to the management or general business  operations of the employer. Administrators must also exercise discretion and independent  judgment with respect to matters of significance.

Professional Exemption Professional primary duty:  • Work requiring knowledge of an advanced type in a field of science or  learning customarily acquired by prolonged, specialized, intellectual  instruction or study OR • Work as a computer systems analyst, computer programmer, software  engineer, or other similarly‐skilled worker in the computer field AND • Work requires consistent exercise of discretion and judgment.  

Highly Compensated Employee Qualifying Salary Amount Increasing December 1, 2016:   • Current amount is $100,000/year • New amount is $134,004/year • Salary amount is indexed to 90th percentile of full‐time salaried workers  nationally and will be reset every three years starting in 2020.

A highly compensated employee’s primary duty is office or non‐manual  work AND the employee otherwise qualifies under test for exemption  as executive, administrative or professional employee.

5

11/2/2016

Addressing the New Salary  Amount for Exemption Q: If multiple employees hold the same position but some are paid on a salary basis  an amount over the threshold for exemption (due to longevity or merit increases)  and others make less, what should the employer do? A: First examine whether the employees are eligible for exemption based on the  actual job duties performed. Job titles do not matter. Eligibility for exemption is  based on what each individual employee actually does.  Second, if all of the  employees under consideration perform job duties eligible for exemption and are  paid on a salary basis, the employer must treat those who do NOT earn the salary  amount required for exemption as non‐exempt employees or raise the salary of  those employees to the exemption threshold amount. Another option is for the  employer to treat all employees performing those job duties as eligible for  overtime even though some could be exempt. Finally, the employer could treat  some of the employees as exempt and some as non‐exempt based upon whether  they receive a salary amount eligible for exemption.

Addressing the New Salary  Amount for Exemption Q: A salaried employee treated as exempt does not make at least $47,476  annually but regularly works more than 40 hours per week. What can the  employer do? A: First see if the actual job duties qualify the employee as eligible for  overtime exemption. If not, pay the employee overtime for all hours over 40  actually worked in a workweek. If all tests for exemption are met except for  the salary amount, the employer may raise the salary to the exemption  threshold and treat the employee as exempt from overtime. Another option  is for the employer to hire an additional employee (FT or PT) so that the  existing employee is not required to work over 40 hours in a workweek.

Addressing the New Salary  Amount for Exemption According to the USDOL, in response to the new overtime rule  employers can: • • • •

Pay time‐and‐a‐half for overtime work Raise employees’ salaries above the new threshold Limit workers’ hours to 40 per week OR Some combination of the above

6

11/2/2016

Law Enforcement Employees A law enforcement employee is a member of a government body  empowered to enforce laws who has the power to arrest and has received  law enforcement training. “Law Enforcement employees” do not include civilian employees of law  enforcement agencies. If your city does not have at least five full‐ or part‐time law enforcement  employees, these employees are exempt from the overtime requirement but  not the minimum wage requirement.  • 29 USC §213(b)(20); 29 CFR §553.200

Law Enforcement Employees For calculating overtime, workweek may be different from pay period  • Established workweek may be 7‐28 days long

Overtime is not owed until more than the following number of hours  are worked: • • • •

7 days → 43 hours 14 days → 86 hours 21 days → 128 hours 28 days → 171 hours

Firefighters A firefighter is an individual employed by a fire department who has  been trained as required by state law and who has legal authority to  engage in prevention or extinguishment of fire and performs such  duties. If your city does not have at least five full‐ or part‐time firefighters,  these employees are exempt from the overtime requirement but not  the minimum wage requirement. • 29 USC §213(b)(20); 29 CFR §553.200

7

11/2/2016

Firefighters For calculating overtime, workweek may be different from pay period  • Established workweek may be 7‐28 days long.

Overtime is not owed until more than the following number of hours  are worked: • • • •

7 days → 53 hours 14 days → 106 hours 21 days → 159 hours 28 days → 212 hours

Compensatory Time Compensatory time is paid time off from work provided as an  alternative to overtime payment.   For non‐exempt employees it must accrue at the same rate as overtime  (1.5 hours for all hours over 40 in a workweek). It can only be used if employee knowingly agrees to it as a condition of  employment and the employee is informed how comp time may be  preserved, used or cashed out (must be consistent with FLSA).

Compensatory Time Employees can generally accrue up to 240 hours of comp time (which  equates to 160 hours of overtime work). Employees who perform public safety, emergency response or seasonal  work may accrue up to 480 hours of comp time. • Public safety: Law enforcement, firefighting or related activity. Not civilian  employees • Emergency response: Dispatching emergency vehicles and personnel, rescue  work and ambulance service personnel

8

11/2/2016

Compensatory Time Employees must be allowed to use accrued comp time within a reasonable  period after making the request so long as it will not unduly disrupt the  employer’s operations. Employers may require employees to use comp time and may cash out comp  time. Upon termination of employment, an employee must be paid for unused  comp time at the regular rate received by employee at that time or average  of regular rate for last three years of employment, whichever is greater.

Exempt Employees Can receive comp time but employer determines calculation method Should all be required to keep and submit accurate, timely record of  hours actually worked  • Can be used to calculate overtime owed if exemption of employee is  challenged • Can be used by employer to award comp time or bonus • Can show where additional employees or other resources are needed • Bolsters morale by placing uniform requirements on all employees

Recordkeeping Records that must be kept on all employees: • • • • • • •

Name in full (as used for Social Security purposes) Home address, including zip code Date of birth, if under 19 Sex and occupation Time of day and day of week on which employee’s workweek begins Total wages paid each pay period Date of payment and pay period covered by payment

9

11/2/2016

Recordkeeping Records required only for non‐exempt employees: • • • • •

Regular hourly rate of pay for any workweek in which overtime is due Hours worked each workday and total hours worked each workweek Total daily or weekly straight‐time earnings Total premium pay for overtime hours Total additions to or deductions from wages paid each pay period

• If comp time is used:  • • • •

Number of hours earned each workweek or other applicable period Number of comp time hours used each workweek  Number of comp time hours paid in cash AND Any written understanding with respect to earning and using comp time

Recordkeeping Records must be preserved at least three years.

• Retention period may be extended at the employer’s discretion due to potential  litigation concerns as well as retirement benefit calculations

An employer can use the timekeeping system of its choice.

• To avoid disputes over hours worked, employer should require employees to attest  to accuracy of record

An employer must pay for overtime hours worked by non‐exempt employees  even if the hours were unknown or unauthorized. • Supervisors must not discourage non‐exempt employees from recording all hours  worked • Manage overtime use of cell phones and computers by non‐exempt employees

Investigations and Violations FLSA is enforced by the Wage and Hour Division of the United States  Department of Labor (DOL). Employee can sue to enforce minimum wage and overtime  requirements. Suit must be filed within two years of violation or, if the violation is  considered “willful”, within three years of violation.  • DOL generally regards all violations as willful

10

11/2/2016

Investigations Usually commenced by employee complaint to DOL • Once commenced, investigation is not limited to complaint but can, and  usually will, expand to ALL areas of payroll, recordkeeping and other practices

DOL may inspect records without subpoena. DOL will usually interview employees and check whether employer has  posted required notices/posters.

Violations Where employer has violated minimum wage or overtime requirements, employee  is entitled to unpaid wages or overtime for length of violation (up to two years or, if  willful, three years) (prejudgment interest may also be awarded) PLUS An equal amount as liquidated damages PLUS Attorney’s fees if employee sues

Violations Retaliation against complaining employee is prohibited Court may issue injunction and order reinstatement Potential personal liability: The definition of “employer” includes “[a]ny person acting directly or indirectly in the interest of an employer in  relation to an employee” Civil and criminal penalties

11

11/2/2016

Wage and Hour Live Webinar For Subscribers to HR Express Only! November 17, 2016 at 12:00 PM Details about DOL Overtime Rule Attorneys Available to Answer Questions www.gmanet.com/HR

12