Terms of Reference of the Governing Board

2012/05/30 Terms of Reference of the Governing Board  for the Joint Programming Initiative Urban Europe (JPI UE)    Article 1  Mission of the Governi...
0 downloads 0 Views 173KB Size
2012/05/30

Terms of Reference of the Governing Board  for the Joint Programming Initiative Urban Europe (JPI UE)    Article 1  Mission of the Governing Board  1.

The Governing Board members1 shall act in the interest of the JPI Urban Europe, safeguarding its  goals and mission, identity and coherence, in an independent way. 

2.

The  Chair  and  the  Vice‐Chairs  of  the  Governing  Board  are  responsible  for  the  integration  and  information of the European Institutions together with the Management Board (MB). 

3.

Each Governing Board member has the responsibility to coordinate the various national partners  in their country: ministries, research organisations, universities, funding agencies, etc. 

4.

In particular, the Governing Board shall be responsible for:  -

Defining the overall and long‐term political, strategic and financial orientation 

-

Setting‐up and revising the structure of JPI Urban Europe (e.g. the various Boards) 

-

Appointing the members of the Boards 

-

Approving the Strategic Research Agenda (SRA) and its implementation 

-

Adopting the policy vision 

-

Approving the Framework Conditions 

-

Supervising the work of the Management Board 

-

Approving budgets, annual accounts, and work plans 

-

Approving and evaluating memberships 

5.

The Governing Board may propose to the Management Board to set up working groups on specific  issues  (i.e.  peer  review  procedures,  foresight  activities,  evaluation  of  joint  programmes  or  implementation groups) in order to facilitate the implementation of the JPI.  

6.

Specifically for identifying the members of the SAB the GB shall install a search committee, which  shall prepare a proposal to the GB according to the following process: 

1

o

specification of the relevant UE topics that have to be represented in the SAB (4 pillars of EU  proposal, demography, etc.) with support of the MB 

o

revision of the criteria for SAB nomination and selection 

o

assessment  of  the  nominated  SAB  candidates  according  to  these  topics  and  their  profiles,  taking into account the Profile for SAB Members document sent out before the GB meeting  as well as the ToR for the SAB as adopted by the GB  

o

identification of additional candidates, if necessary (if required topics are not sufficiently met  in the current list of candidates, which was presented at the GB meeting) 

o

proposal of SAB members balancing topics, nationality (Europe, international), gender; 

  As of April 2012 the following 14 governments have formally joined the JPI Urban Europe and agreed to these Terms of  Reference: Austria,  Cyprus, Denmark, Germany, Finland, France, Ireland, Italy, Malta, The Netherlands, Norway, Spain,  Sweden, and Turkey 

Page 1 of 8 

2012/05/30

Article 2  Composition of the Governing Board  1.

Membership in the JPI Urban Europe is open to all EU Member States and Associated States of the  EU Framework Programme. Also other countries may contribute to the JPI Urban Europe where  cooperation agreements will have to be defined on an individual basis. 

2.

All EU Member States and Associated States of the EU Framework Programme participating in the  JPI  shall  be  represented  on  the  Governing  Board;  each  country  shall  have  one  seat  on  the  Governing Board. The representatives are expected to come with the mandate to take decisions  and speak on behalf of their countries.  

3.

The Governing Board shall have a Chair and several Vice Chairs. The Chair shall act as Chairperson  of JPI Urban Europe. 

4.

Together with the Executive Director of the Management Board, the Chairperson of the GB shall  represent  JPI UE within the decisions and  mandate from  the  Governing Board. The Chair of the  Governing Board and Executive Director of the Management Board shall meet on a regular basis,  at least four times a year. 

5.

In  cases  of  force  majeure,  when  a  mandated  representative  cannot  attend  a  meeting,  the  representative may nominate an alternate person on a temporary basis to attend the meeting. 

6.

The European Commission shall be invited to send a representative to the Governing Board who  shall participate as an observer.  

7.

In  addition  to  members  of  the  Governing  Board  (or  their  alternate  members),  the  following  persons may, subject to the approval of the Chair and at least one Vice Chair, attend a meeting of  the Governing Board without being entitled to vote: Executive Director and Vice Directors of the  Management Board, Chair and Vice Chairs of the Scientific Advisory Board, Chair or Vice Chair of  the Urban Europe Forum, members of the Programme Office. Other persons can be invited to join  the meetings of the Governing Board by invitation of the Chair. 

8.

Any accession and changes of membership shall be addressed to the Governing Board. 

Article 3  Types of membership  1.

During the Start‐up Phase all participating countries shall have equal rights and votes.  

2.

Before the SRA and Framework Conditions, elaborated during the Start‐up Phase, are presented  to the Council in order to receive the go‐ahead for the Implementation Phase, every participating  country shall decide which role it wants to play in the implementation of the SRA and Framework  Conditions  of  the  Joint  Programming  Initiative  Urban  Europe:  As  a  Core  Group  Member  or  an  Observer. 

3.

Each Core Group Member shall have one vote. 

4.

Observers will not be expected to make financial or in‐kind contributions to the implementation of  the SRA but also will not have a vote in the decision making processes of the Governing Board.  Page 2 of 8 

2012/05/30

5.

Core Group Members shall contribute to the joint implementation of the JPI in two ways:  -

A minimum financial or in‐kind contribution to the RDI funding or task sharing activities of  the JPI Urban Europe, which will be assessed on the basis of two‐year periods starting with  the beginning of any Core Group Membership. 

-

A membership fee, offered in the form of money or an equivalent in‐kind contribution of  human capacity to the administration of the JPI UE;  

6.

The  Governing  Board  shall  mandate  the  Management  Board  to  draw  up  a  proposal  for  the  expected contributions and the membership fee for the first two years together with the SRA to  be presented to the Council. 

7.

The choice of type of membership shall be documented by a letter of intent, which shall explicitly  mention the financial level of the intended contribution. 

8.

Participating countries may change between Observer and Core Group Membership status.  

9.

The  Governing  Board  may  grant  permission  to  interested  parties  or  countries  to  participate  in  individual activities (such as joint calls, etc.) of the implementation plan of the JPI Urban Europe.  Such singular participations shall, however, not give them the rights of Core Group Members. 

Article 4  Terms of office  1.

The members of the Governing Board have no limited terms of office. 

2.

The Chair and the Vice Chairs of the Governing Board shall be appointed for a term of three years.  Their  mandate  can  be  recalled  by  the  Governing  Board  at  any  time  if  at  least  two  thirds  of  the  members with voting rights request this through a vote. In this case a new person shall be elected  to their role at the next meeting in coherence with Article 5. 

3.

The Chair and the Vice Chairs of the Governing Board may be appointed for a second term (three  years) in office. 

Article 5  Procedure for electing the Chair and the Vice Chairs  1.

The first Chair shall be elected during the second meeting of the Governing Board and after the  Governing Board has adopted the Terms of Reference. Until the election takes place, the meeting  shall be chaired by the most senior of the longest serving members. 

2.

For the election of a Chair or Vice Chair of the Governing Board, members of the Governing Board  may propose themselves as candidates. These names shall be announced during the meeting for  which the election has been put on the agenda, or following any other procedure defined by the  Governing Board.  

Page 3 of 8 

2012/05/30

3.

Once the Chair has been elected, the Vice Chairs shall be elected by the same procedure as set out  in paragraphs (1) and (2). 

4.

The members of the Governing Board with voting rights shall elect among themselves their Chair  and Vice Chairs by simple majority. 

5.

If no candidate receives a simple majority, the election shall take place according to the following  procedure:  -

There  shall  be  a  second  ballot,  restricted  to  the  two  candidates  who  obtained  the  highest  number of votes in the previous ballot. If due to equal standing it is impossible to distinguish  clearly two candidates with the highest vote count, there shall be a special ballot in order to  obtain two candidates for the next round.  

-

In  the  second  ballot,  the  candidate  who  receives  a  simple  majority  shall  be  elected.  In  the  case of equal standing, the candidate who obtained the fewest votes in the first round shall  step down and the remaining candidate shall be elected. 

Article 6  Time and venue for meetings  1.

The Governing Board shall meet in ordinary session four times a year, convened by the Chair. The  Governing Board may also meet in extraordinary sessions. 

2.

The  extraordinary  sessions  shall  be  convened  upon  request  of  the  Chair  and  Vice  Chairs  or  on  request  of  at  least  one  third  of  the  members.  Extraordinary  sessions  shall  take  place  within  six  weeks after the request, or within two weeks in case of urgent matters. 

3.

If the Chair is not able to attend a meeting of the Governing Board, the meeting shall be chaired  by  a  Vice  Chair.  If  the  Chair  and  the  Vice  Chairs  are  all  unable  to  attend  the  meeting,  the  most  senior of the longest serving members will chair the meeting. 

4.

After  the  Start‐up  phase,  dates  for  the  ordinary  sessions  of  one  year  shall,  in  principle,  be  determined before they take place.  

5.

On the condition that one third of the members does not object, the Chair of the Governing Board  may change the date and venue of a meeting in case of exceptional circumstances. Members shall  be notified of any such change at least two weeks in advance.  

6.

During  each  meeting  of  the  Governing  Board  the  date  and  place  for  the  following  meeting  will  finally be decided upon.  

Page 4 of 8 

2012/05/30

Article 7  Preparation of meetings  7.

The Chair shall make preparations and notification together with the Programme Office. 

8.

The notification of the meeting shall include the provisional agenda, information on the decisions  to  be  made,  the  items  to  be  discussed  and  a  list  of  the  working  documents  foreseen  for  the  meeting.  With  the  exception  of  meetings  called  according  to  article  6(2),  the  Chair  shall  notify  each member of the GB, and other persons who are foreseen to attend, of the upcoming meeting  no later than twenty days before the scheduled meeting. Working documents shall be provided as  early as possible, preferably 14 days, but no later than 10 days before the meeting. 

9.

The  provisional  agenda  of  the  meeting  shall  be  drawn  up  by  the  Chair  on  the  basis  of  items  requested by the Governing Board and Management Board at least twenty days in advance (with  the exception of meetings called according to article 6(2)).  

10. Additional items may be put on the agenda at the request of Board members. These issues must  be in writing, reasoned and sent to the Chair no later than a week before the meeting takes place.  Upon receiving such a request the Chair shall immediately inform all members of the Governing  Board.  Urgent  matters  and  new  ad‐hoc  information  may  be  added  to  the  agenda  and  tabled,  subject to approval of the Governing Board.   11. At the beginning of a meeting, the Governing board shall adopt the agenda, as received from the  Chair, as well as any new agenda items which the Governing Board has accepted.   12. Working  documents  attached  to  the  agenda  shall  provide  Board  members  with  adequate  information  concerning  the  meeting  in  question.  They  should  facilitate  the  decision‐making  process  and  serve  as  a  basis  for  discussion.  If  needed,  they  should  include  information  on  the  implementation of earlier decisions.   13. Members must immediately notify the Chair of any circumstances that may lead to a conflict of  interests with reference to a particular item on the agenda.  -

A member of the Governing Board shall not participate in any decision in which a situation or  circumstance  of  personal  and/or  professional  nature  can  compromise  his  or  her  ability  to  decide in the best interest of JPI Urban Europe. 

-

If  a  member  of  the  Governing  Board  considers  him  or  herself  to  be  in  a  situation  that  constitutes a potential conflict of interest, he or she shall immediately raise this issue with the  Chair, who in turn shall inform the other members of the Governing Board. 

-

The members of the Governing Board shall subsequently decide on whether he or she may  participate in the meeting. The Governing Board shall decide upon and create a list of those  situations considered to constitute a conflict of interest. 

Page 5 of 8 

2012/05/30

Article 8  Convening of meetings  1.

The Chair of the Governing Board accords the right to speak. He or she shall do so in the order by  which the members have expressed their wish to speak during the meeting. If a speaker exceeds  the allotted time, the Chair shall call the speaker to order. 

2.

The Chair of the Governing Board shall lead and conclude the discussion.  

3.

The Governing Board may decide to convene a closed meeting. 

4.

The  Programme  Office,  under  the  responsibility  of  the  Executive  Director  of  the  Management  Board, shall record the draft minutes of the meeting which shall be accorded with the Chair and  distributed to all members of the  Governing Board  no later  than  twenty working days after  the  meeting was held. 

5.

The minutes shall comprise an attendance list, the decisions adopted in the meeting, as well as  the  number  of  votes  cast  and  (minority  vote)  views  on  the  decisions,  for  the  members  of  the  minority  who  so  desire.  The  minutes  shall  also  include  any  conflicts  of  interest  declared  by  the  members  in  relation  to  a  specific  item  on  the  agenda,  and  the  subsequent  courses  of  action  decided upon. 

6.

Comments and/or objections shall be submitted to the Chair within ten working days of receiving  the draft minutes, copies of which have to be sent to each member of the Governing Board. If no  comments  or  objections  are  communicated  to  the  Chair  within  the  given  timeframe,  the  draft  minutes shall be considered as approved.  The final text of the minutes shall be forwarded to all members no later than one week after its  approval. 

Article 9  Quorum and voting  1.

To  ensure  the  quality  of  the  discussions  and  the  involvement  of  the  members  of  the  countries  participating  in  the  JPI,  the  presence  of  more  than  half  of  the  Governing  Board  members  shall  constitute  a  quorum.  In  the  absence  of  a  valid  quorum,  the  Chair  shall  deliberate  with  the  Vice  Chair(s) as to the best course of action: the Chair shall close the session and may convene another  meeting as soon as possible, postpone agenda items until the next ordinary session or initiate a  written procedure. 

2.

The  Governing  Board  shall  strive  to  make  decisions  by  consensus.  If  consensus  cannot  be  achieved, decisions on proposals shall be made by a simple majority vote. The absence of one or  several members during a meeting does not affect the result of the vote, as long as the quorum is  respected. 

Page 6 of 8 

2012/05/30

Article 10  Urgent matters and written procedures  1.

Decisions  of  the  Governing  Board  are  made  during  meetings.  In  exceptional  cases,  where  circumstances  do  not  allow  for  a  meeting,  the  Governing  Board  may  also  make  decisions  by  a  written procedure. A written procedure can only be initiated by the Chair with the consent of the  Governing  Board.  Decision  making  rules  which  apply  in  the  normal  meetings  also  apply  to  any  decisions made in a written procedure. 

2.

A  written  procedure  may  take  the  form  of  an  electronic  vote.  The  members  of  the  Governing  Board  have  ten  working  days  to  approve  or  reject  a  decision.  Members,  who  do  not  respond  within ten working days, will be considered as being neutral.  

3.

The Programme Office shall immediately inform the Governing Board on the outcome of a written  procedure. 

Article 11  Confidentiality  1.

Members  of  the  Governing  Board,  as  well  as  any  other  person  participating  in  a  meeting,  shall  respect the confidential character of the discussions of the Governing Board. 

If deemed necessary by the Chair, external participants shall sign a written declaration stating that they  will comply with the rule laid down in paragraph 1. 

Article 12  Working language  1.

The working language of the meetings of the Governing Board shall be English.  

2.

In  case  of  the  translation  of  documents  produced  by  JPI  Urban  Europe  into  any  language  other  than English, only the English language version of the document shall be considered as definitive  and binding. 

Article 13  Adoption, amendments and entry into force  1.

These Terms of Reference shall be adopted by the Governing Board.  

2.

Upon  the  request  of  one  or  several  members,  amendments  may  be  made  to  these  Terms  of  Reference by simple majority of all the members of the Governing Board. 

3.

The Terms of Reference shall be made public after their adoption by the Governing Board. 

4.

These Terms of Reference shall enter into force immediately after they have been adopted by the  Governing Board. The same shall apply to any amendments made to these Terms of Reference.  Page 7 of 8 

2012/05/30

5.

These Terms of Reference have been adopted: 

o BUILDING  on  the  concept  and  objectives  of  joint  programming  as  formulated  in  the  communication  of  the  Commission  "Towards  joint  Programming  research:  Working  together to tackle common challenges more effectively"2;  o RECALLING  the  conclusions  of  the  European  Council  of  1  and  2  December  20083  launching an initiative on joint programming of research in Europe in response to major  societal challenges;  o REFERRING to the conclusions of the European Council of 26 May 20104 welcoming a 2nd  wave of JPI themes, among them “Urban Europe ‐ Global Challenges, Local Solutions”;  o REFERRING to the conclusions of the European Council of 17 July 20105, launching the 1st  wave of JPIs;  o REFERRING  to  the  conclusions  of  the  European  Council  of  6  December  2011,  launching  the 2nd wave of JPIs; 

2

 COM(2008) 468   16775/08  4  10246/10  5  14976/10 3

Page 8 of 8