TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACION DE UNA FIRMA PARA REALIZACION DE UNA AUDITORIA EXTERNA
1. OBJETO DE LA CONVOCATORIA El objetivo general de la auditoría externa que se requiere por parte de la Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima COMFENALCO, se enfoca a:
Auditoría financiera para determinar la razonabilidad de los estados financieros. Auditoria forense a la operación de la Caja de Compensación y a la operatividad del programa de régimen subsidiado, con el fin de establecer la reconstrucción de hechos financieros, investigación de posibles fraudes y cálculo a valor presente de los daños económicos.
1.2. ALCANCE La auditoría externa comprenderá el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2009 al 31 de julio de 2012. 1.3 PRESUPUESTO: La disponibilidad presupuestal para cubrir el valor del contrato resultante de la presente invitación, estará sujeta a la aprobación del Consejo Directivo de la Corporación. 1.4. APERTURA DE LA CONVOCATORIA La apertura de la presente convocatoria se realizará el día 28 agosto de 2012. 1.5. CIERRE DE LA CONVOCATORIA Las propuestas se recibirán el día 10 de Septiembre de 2012 hasta las 5:00 PM, en la oficina de la Secretaría General de Comfenalco Tolima, ubicada en la calle 37 carrera 5 esquina, Edificio Sede Comfenalco Piso 2 Ibagué- Tolima, con la presencia de los Entes de Control de la Corporación (Auditoria Interna – Revisoría Fiscal). No se evaluarán propuestas que sean entregadas después de la fecha y hora fijada en el párrafo anterior, así como las que se presenten en lugares diferentes al indicado. Estas propuestas serán devueltas al oferente sin evaluar. 1.6. APERTURA DE LAS PROPUESTAS La apertura de las Propuestas se realizará el 10 de Septiembre de 2012 a las 5:00 pm con la presencia de los Entes de Control (Revisoría Fiscal, Unidad Auditoría Interna) de la Corporación. 1.7. FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La propuesta se presentará: escrita debidamente foliada, en cualquier medio mecánico y en medio magnético, en idioma español en sobre cerrado, en original, acompañada de una carta remisoria dirigida a la Directora Administrativa de Comfenalco Tolima, doctora DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ, el sobre deberá marcarse con la siguiente información: PROPUESTA PARA _________________ (incluir el objeto de la invitación) NOMBRE DEL OFERENTE____________ (incluir el nombre del oferente)
TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACION DE UNA FIRMA PARA REALIZACION DE UNA AUDITORIA EXTERNA 1.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El proponente deberá presentar dentro de la propuesta la póliza de garantía de seriedad que cobije las ofertas a realizar dentro de la cotización y debe ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con las siguientes características:
Cuantía: 10% del valor de la propuesta. La garantía debe establecerse en pesos colombianos.
Vigencia: Sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo límite para la presentación de las propuestas. El proponente favorecido se debe comprometerse a mantenerla vigente hasta la constitución de garantía de cumplimiento.
Beneficiario: Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima, COMFENALCO TOLIMA, Nit. 890.700.148-4 Obligatoriamente debe presentar documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza, anexo a la propuesta, sin el lleno de este requisito se entenderá por no cumplido el mismo. 1.9. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO REQUERIDO. Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros del período comprendido al 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. La auditoría forense a la operación del programa de régimen deberá contemplar entre otros, los siguientes aspectos y los que se deriven como resultado de la auditoría efectuada a la razonabilidad a los estados financieros:
Contratación, ejecución y liquidación de los contratos para la prestación de los servicios de salud del periodo comprendido entre el 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012 correspondiente a la Red privada de la EPS-S. Autorizaciones emitidas en el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. Recobros del periodo comprendido entre el 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. (FOSYGA, SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL Y POLIZA DE ALTO COSTO). Auditoría médica practicada a la facturación de las Instituciones prestadoras de servicios de salud, correspondiente a la Red privada del período comprendido entre el 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. Revisión contratación y ejecución software EPSS período comprendido del 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. Cumplimiento del plan de mejoramiento derivado de las visitas ordinarias y extraordinarias adelantadas por la Superintendencia de salud. Cuantificación de los perjuicios a valor presente si hubiere lugar a ello.
La auditoría forense a la operación de COMFENALCO TOLIMA deberá contemplar entre otros, los siguientes aspectos y los que se deriven como resultado de la auditoría efectuada a la razonabilidad a los estados financieros:
Proceso de contratación y ejecución de contratos efectuados con recursos de inversiones, específicamente en la modalidad de mejoras a instalaciones y adquisición de bienes inmuebles periodo comprendido entre el 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. Revisión y operación de convenios suscritos por la Corporación del periodo comprendido del 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. Participación y evaluación de la gestión por parte de la Agencia Especial de Intervención. Cumplimiento del plan de mejoramiento derivado de las visitas ordinarias y extraordinarias adelantadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. Revisión y ejecución contratación prestación de servicios del periodo comprendido del 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. Revisión y ejecución contratación software periodo comprendido del 1 de enero de 2009 a Julio 31 de 2012. Cuantificación de los perjuicios a valor presente si hubiere lugar a ello.
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II. CONDICIONES GENERALES 2.1. PARTICIPANTES DE LA CONVOCATORIA: El proponente que desee presentar propuesta, debe cumplir con los siguientes requisitos:
Ser persona jurídica que tenga dentro de su objeto social la prestación del servicio requerido, con una experiencia mínima de cinco (5) años en auditoria o Revisoría Fiscal a empresas con activos iguales o superiores a $72.000.000.000 y a entidades del régimen subsidiado del sector salud.
El objeto social de la persona jurídica debe permitir la realización del objeto a contratar y la duración de la persona jurídica, no deberá ser inferior a la duración del contrato y un (1) año más. (No se aceptan consorcios, ni uniones temporales).Dentro del equipo de trabajo de la persona jurídica no se aceptarán personas que hayan estado vinculadas mediante contratación directa o indirecta con COMFENALCO TOLIMA durante los últimos 7 años.
No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981 y la Ley 789 de 2002, diligenciando el formulario que será entregado en el Departamento de Compras de la Caja o descargándolo directamente de la página de la Corporación en el enlace: www.comfenalco.com.co.
En caso de presentar alguna inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981, la Ley 789 de 2002 y demás normas legales pertinentes, deberá manifestarlo de manera expresa y por escrito.
Encontrarse registrado como PROVEEDOR de COMFENALCO TOLIMA o enviar el registro correspondiente anexo a la propuesta con la totalidad de requisitos solicitados, el cual encontrará publicado en la página Web www.comfenalco.com.co
Presentar la propuesta directamente o por intermed
io de su agente comercial, mandatario o persona debidamente facultada para el efecto de acuerdo con la Ley.
2.2. REQUISITOS O REQUERIMIENTOS PARA EL OFERENTE
Carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá diligenciar el modelo adjunto (ANEXO 1) de las presentes condiciones generales de contratación, el cual debe ser firmado por el Representante Legal, si se trata de persona Jurídica, mencionando de forma expresa que se acepta en todos sus términos.
Original del Certificado de Existencia y Representación legal con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega de la documentación requerida.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante legal.
Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal, donde conste que se encuentra al día en los pagos al Sistema de Seguridad Social en salud, Pensiones, ARP de todos los trabajadores y en el pago de los Aportes Parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR).
El proponente deberá diligenciar el formulario de Inhabilidades e Incompatibilidades, de que trata el punto 2.1, de los presentes términos.
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
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Acreditar inscripción de la firma ante la Junta Central de Contadores.
Certificado de antecedentes disciplinarios vigente de la firma.
Copia tarjetas profesionales de acuerdo a la profesión del personal que conformará el equipo auditor y certificado de antecedentes disciplinarios cuando aplique.
Acreditar que el representante legal se encuentra facultado para presentar propuesta y para suscribir el contrato, para lo cual deberá presentar el documento (conforme Código de Comercio) donde conste tal autorización.
Balance general y Estado de Resultados con corte a 30 de junio de 2012, firmado por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal cuando fuere el caso.
Original de la póliza de seriedad de la oferta y recibo de pago de la misma original o certificación expedida por la Compañía de Seguros.
Relación de los integrantes del equipo de auditores que se asignará al trabajo, indicando nombre completo; fecha de graduación; años de experiencia en auditoría externa y/o Revisoría Fiscal y de trabajo con la firma; profesiones y estudios especializados o post grado realizados, indicando lugares y fecha, capacitación recibida en los últimos dos (2) años de cada uno de los participantes. En caso de ser seleccionada la propuesta y se requiera reemplazar por parte de la firma auditora un miembro del equipo, deberá contar con la mismas características y perfil de la persona a reemplazar.
Relación de los principales trabajos de auditoría realizados o en proceso en los cinco (5) últimos años.
Especificar los medios electrónicos que utilizará el equipo de auditores para realizar la planificación y ejecución de las auditorias.
Carta-compromiso que ratifique que tanto el personal interno, como el externo contratado para los trabajos especializados específicos, reúnen los criterios de independencia requeridos, de acuerdo con las normas internacionales de auditoría, así como que ese personal estará sujeto a las exigencias de confidencialidad que deben observar las firmas de auditores.
Cronograma de trabajo y entrega de informes, con un resumen de las actividades principales y el tiempo de cada actividad expresado en semanas de 5 días laborables. Indicar el tiempo total en semanas para la entrega, incluyendo 2 semanas para respuesta al borrador del Informe. Especificar la cantidad de días para iniciar el trabajo, a partir de la fecha de la firma del contrato correspondiente.
Infraestructura con la que cuenta el proponente para prestar el servicio objeto de la presente invitación (Software, hardware e insumos).
Oferta Económica.
2.3. EXPERIENCIA Los proponentes deberán acreditar como mínimo cinco (5) certificaciones de experiencia en auditoria o Revisoría Fiscal a empresas, preferiblemente en Cajas de Compensación, con activos iguales o superiores a $72.000.000.000 y como mínimo una (1) en entidades del régimen subsidiado del sector salud, ejecutadas durante los últimos cinco (5) años. Se podrá presentar certificaciones adicionales de conformidad con lo dispuesto en el punto 2.7.
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Las certificaciones deberán contener la siguiente información: -
Objeto del contrato. Fecha de iniciación y terminación del contrato ejecutado. Valor del contrato. Dirección y teléfono de las empresas, para confirmar la información consignada en los documentos presentados.
En caso de que la información consignada no se ajuste a la realidad o sea inexacta, la propuesta será rechazada.
2.4 OFRECIMIENTO ECONÓMICO
El proponente deberá tener en cuenta que el valor propuesto debe contemplar los gastos y descuentos que se generan para la suscripción y legalización del contrato, así como los efectuados por gastos de viaje y manutención del personal del equipo de auditoría y el IVA establecido para este tipo de estudios.
2.5. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA:
Si es necesario hacer cualquier aclaración o modificación a los términos de referencia, éstas se harán saber mediante la publicación de adendas en la página de la Corporación en el enlace www.comfenalco.com.co, para lo cual el proponente deberá envía solicitud escrita al correo electrónico
[email protected], hasta el día 6 de septiembre de 2012. Si se requiere información explicita de la Caja o de la EPSS, los proponentes interesados deberán enviar solicitud escrita al correo electrónico
[email protected], hasta el día 6 de Septiembre de 2012.
2.6. PRECIOS
Los precios ofertados, deberán mantenerse durante la vigencia de la contratación.
Los valores se deben especificar en pesos Colombianos.
2.7. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Y CRITERIOS DE CALIFICACION
Evaluación jurídica: Para la evaluación Jurídica se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en los presentes términos de referencia. La propuesta que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales solicitados, no será evaluada en ninguno de los demás aspectos. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE O NO CUMPLE jurídicamente.
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Evaluación Técnica y experiencia: Se efectuará de la siguiente forma:
PUNTUACIÓN MÁXIMA
CRITERIOS O ASPECTOS A EVALUAR EXPERIENCIA DE LA FIRMA ( PERSONA JURÍDICA) Cumplimiento de la experiencia exigida Por cada certificación adicional de experiencia en auditoría o revisoría fiscal en empresas del régimen subsidiado de salud, tres puntos) ( Hasta tres certificaciones adicionales). Por cada certificación de experiencia en auditoría o revisoría en Cajas de Compensación, cinco puntos. ( Hasta tres certificaciones). Por cada certificación adicional de experiencia en auditoría o revisoría fiscal en empresas con patrimonio superior a $72.000 millones de pesos, dos puntos ( Hasta tres certificaciones). RECURSOS HUMANOS Promedio de años de experiencia en auditoría o Revisoría Fiscal en empresas y del sector salud del equipo asignado (por cada año 3 puntos, con una puntuacion maxima de 36 puntos) Formación profesional del equipo auditor ( Se asignará dos puntos por cada persona que certifique especialización hasta un máximo de 10 puntos) Formación profesional del equipo auditor ( Se asignará tres puntos por cada persona que certifique maestría hasta un máximo de 15 puntos) Total
39 9
9 15 6 61 36
10
15 100
Estudio económico: Se evaluará que la propuesta se ajuste al presupuesto destinado. En caso de empate se seleccionará la propuesta más económica. 2.8. DESCARTE PROPUESTAS
Cuando no se ajusten a las condiciones generales de contratación.
Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por un mismo oferente.
Cuando el oferente esté incurso en causales de inhabilidades e incompatibilidades.
Cuando se presente extemporáneamente.
Cuando no esté firmada por el Representante Legal o persona debidamente facultada para presentar la propuesta.
Cuando no presente la póliza de seriedad de la oferta y el documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la misma.
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2.9. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA CONVOCATORIA:
Cuando no se presente ninguna propuesta.
Cuando las propuestas presentadas no permitan hacer una selección objetiva, o no se ajuste a los requerimientos de la Corporación.
Cuando solo se cuente con una propuesta hábil y esta exceda los precios del mercado, o la disponibilidad presupuestal del periodo. 2.10 FORMA DE PAGO: La Caja no cancelará anticipos. El pago se efectuará según avances de cumplimiento de las actividades realizadas, según el cronograma presentado en la propuesta, previa autorización del supervisor del contrato. 2.11. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO COMFENALCO TOLIMA se reserva el derecho de hacer adjudicaciones parciales entre los además se tendrá en cuenta que el valor de la propuesta se ajuste al presupuesto asignado.
oferentes,
2.12. DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato resultado de la presente convocatoria tendrá una vigencia igual a la del cronograma presentado por la firma seleccionada más el término requerido para la presentación de informes y la solución de inquietudes y preguntas por parte de la Caja. En todo caso el término será acordado por las partes al momento de suscribir el contrato. 2.13. GARANTÍAS Luego de ser adjudicado el contrato, se le exigirá al Contratista elegido las siguientes garantías para legalizar su contrato. Este solo se firmará una vez COMFENALCO TOLIMA reciba las pólizas originales junto con el recibo de pago correspondiente. PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO. Por el 10% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y cuatro (4) meses más.
SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por el 10% del valor del contrato, durante la vigencia del mismo y tres (3) años más. CALIDAD DEL SERVICIO: Por el 25% del valor del contrato, por el tiempo de duración del contrato y un año mas. 2.14. Cesión o Subcontratación. Durante la vigencia del contrato, el Contratista no podrá ceder el contrato a ninguna persona natural o jurídica, sin el consentimiento previo escrito y expreso de COMFENALCO TOLIMA, quien se reservará en todos los casos las razones para negar la autorización de la cesión. Todo subcontrato deberá ser previamente aprobado por COMFENALCO TOLIMA y en el texto de los mismos se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos del contrato y bajo la exclusiva responsabilidad del Contratista, quien será responsable de los errores u omisiones de los subcontratistas, los cuales carecerán de todo derecho de reclamo ante COMFENALCO TOLIMA. Si a juicio de COMFENALCO TOLIMA, el Subcontratista no cumple satisfactoriamente con las obligaciones del contrato, podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo al Contratista el cumplimiento inmediato y directo de dichas obligaciones.
DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ Directora Administrativa
TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACION DE UNA FIRMA PARA REALIZACION DE UNA AUDITORIA EXTERNA ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN
Ciudad y Fecha,
Doctora DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ Directora Administrativa Comfenalco Tolima Calle 37 Carrera 5ª. Esquina Piso 2. Secretaria General IBAGUE, TOLIMA Asunto: CONTRATACION AUDITORIA EXTERNA TOLIMA
ESPECIALIZADA PARA COMFENALCO
El suscrito________________________ quien obra en (nombre propio, en calidad de mandatario, apoderado, agente, administrador o representante legal) de la (Empresa) de acuerdo a las condiciones generales de contratación para el AUDITORIA EXTERNA ESPECIALIZADA PARA COMFENALCO TOLIMA para tal efecto declaro: 1. Que conozco y acepto en su totalidad los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta Convocatoria 2. Que no me hallo incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Ley, y no existen demandas, ni medidas cautelares en contra de la Empresa. 3. Que el firmante de la presente carta está autorizado para presentar esta propuesta por el valor total indicado y suscribir el respectivo contrato. 4. Que en caso de prorrogarse el contrato por parte de COMFENALCO TOLIMA, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la presente convocatoria. 5. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 6. Mantener la confidencialidad de la información que en esta convocatoria se suministre. 7. Que me comprometo a cumplir con el objeto a contratar.
Atentamente,
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL C.C. FIRMA
