Sustainable Electronic Procurement Case Study

Sustainable Electronic Procurement Case Study resin GmbH & Co. KG www.resin.de „openTRANS sowie die TEK-Service AG als Mittler erleichtern der resin...
Author: Jacob Dressler
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Sustainable Electronic Procurement Case Study

resin GmbH & Co. KG www.resin.de

„openTRANS sowie die TEK-Service AG als Mittler erleichtern der resin GmbH eProcurement mit ihren öffentlichen Kunden.“

1.0

Einführung

1.1

Über diese Case Study

Die vorliegende Publikation ist entstanden im Rahmen der EU-Initiative EPROC. Diese hat sich das Ziel gesetzt, die Einführung neuer digitaler Beschaffungsprozesse und -werkzeuge in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) zu unterstützen und voranzutreiben. EPROC wird durch die EU-Kommission im Rahmen des Programms INTERREG IIIB North West Europe gefördert. Die resin GmbH & Co. KG hat der Veröffentlichung dieser Case Study zugestimmt. 1.2

Was ist openTRANS?

openTRANS wurde im Dezember 1999 als Folgeinitiative von BMEcat (Standard zur Beschreibung von elektronischen Produktdatenkatalogen) gegründet. Vorrangiges Ziel von openTRANS war das schnelle, kurzfristige Erarbeiten von Datenformaten für Geschäftsdokumente. Es wurden die folgenden elektronischen Geschäftsdokumente definiert: 

Aufforderung zur Angebotsabgabe



Angebot



Auftrag



Auftragsänderung



Auftragsbestätigung



Lieferavis



Wareneingangsbestätigung



Rechnung

BMEcat und openTRANS bauen auf dem gleichen System auf. Diese gemeinsame Basis von BMEcat und openTRANS wird kontinuierlich ausgebaut, so dass sich beide Standards gegenseitig ergänzen und den gesamten Bereich der Geschäftsdokumente abdecken. Besondere Vorteile von openTRANS sind 

die freie Verfügbarkeit



die einfache Handhabung



die geringe Komplexität



die Hersteller- und Anbieterunabhängigkeit

1

Die Nutzung von openTRANS bietet sich daher auch für kleine und mittlere Unternehmen an, die innerhalb Deutschlands Handel betreiben. Auch in Zukunft ist mit einer weiteren Verbreitung zu rechnen.1

Abb. 1: Einsatzbereiche von E-Business-Standards Quelle: Fraunhofer IAO, 2003 1.3

TEK-Service AG

Die TEK-Service AG ist ein bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den elektronischen Einkauf (C-Artikel Procurement) von Verwaltungen, Organisationen und Unternehmen. Verwaltungen übertragen sowohl Technologie als auch die Abwicklung im operativen Tagesgeschäft des Einkaufs auf die TEK-Service AG. Die Dienstleistung ist für Verwaltungen kostenpflichtig, für Lieferanten kostenfrei. Die TEK-Service AG ist lieferantenneutral. Mittels Passwort tätigen autorisierte Mitarbeiter einer Verwaltung Bestellungen auf der Basis von Rahmenverträgen im Shopsystem2 der TEK-Service AG. Die jeweiligen Rahmenverträge werden durch den Einkauf, bzw. die Vergabestelle einer Verwaltung mit Lieferanten geschlossen. Kundenund Lieferantenbeziehungen bleiben erhalten. Die Funktionen des Shopsystems sind umfassend. Sie beinhalten, neben einer Reihe von Möglichkeiten, die automatische Kontierung, das Reklamationswesen, Produktanfrage, Budgetierung, Genehmigungsverfahren oder Berichtswesen. Darüber hinaus erstellt die TEK-Service AG zeitnah datenbankgestützte Leistungsverzeichnisse und moderiert auf Kundenwunsch Einkaufskooperationen. Verwaltungen und Organisationen erzielen durch die Dienstleistung von TEK-Service Transparenz, Kostensenkung und Preisvorteile. Darüber hinaus ergibt sich für Verwaltungen eine strategische Unabhängigkeit von Lieferanten und deren E-Business Kompetenz, da der Dienstleister Defizite kompensiert. 1 2

Vgl. „BusinessIntegrationSoftware_MediaVision, Fraunhofer IAO, 2003 Vgl. subreport, http://www.subreport.de/146.html (Abruf 15.02.2008)

2

Das Unternehmen wurde im Jahr 2000 gegründet und 2002 durch das Wirtschaftsministerium des Landes Baden-Württemberg als „Dienstleister des Jahres“ ausgezeichnet.3 1.4

Übersicht

Die Einführung von eProcurement bei der resin GmbH kann als strategische Entscheidung angesehen werden. Die IT-affine Geschäftsführung hat bereits früh erkannt, dass das Thema eProcurement auch für den Bereich Bürobedarf vor allem im Hinblick auf die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von großer Bedeutung ist. Die vorliegende Case Study verdeutlicht, wie sich die resin GmbH von der Weiterentwicklung des Online-Shops, über die Einführung des Standards openTRANS und die Zusammenarbeit mit der TEK-Service AG zu einem „eProcurement-fähigen“ Lieferanten öffentlicher und gewerblicher Kunden entwickelt hat. Im folgenden soll insbesondere auf eProcurement mit dem öffentlichen Sektor eingegangen werden. Es werden Vorteile und Nutzen sowie Kosten und Veränderungen von Geschäftsprozessen angesprochen, die eine Einführung von eProcurement – in diesem Fall OpenTRANS sowie die Zusammenarbeit mit einem Mittlerunternehmen – mit sich bringt. Die resin GmbH setzt sich in Zusammenarbeit mit der TEK-Service AG mittlerweile bereits dafür ein, ePayment, d.h. elektronische Rechnungslegung und automatische Zahlungsabwicklung, mit ihren öffentlichen Kunden einzuführen.

2.0

Hintergrund

2.1

Geschäftsprofil

Die resin GmbH & Co. KG ist ein regional tätiges Handels- und Dienstleistungsunternehmen der Bürowirtschaft und wurde 1950 gegründet. Begonnen hat das Unternehmen mit dem Verkauf von klassischen Büroartikeln und Büroeinrichtungen. In den 90er Jahren kamen der Geschäftsbereich Informations- und Kommunikationstechnik sowie die resin Leasing GmbH hinzu. Die resin Leasing GmbH ist als rechtlich eigenständige Gesellschaft verantwortlich für das Leasing von Bürolösungen, Geräten sowie PKWs für alle Geschäftsbereiche. Mittlerweile sind 120 Mitarbeiter an den Standorten Binzen und Freiburg beschäftigt. Das Unternehmen bedient aktuell folgende Geschäftsfelder:  3

Office solutions (Informations- und Kommunikationstechnik)

Vgl. TEK-Service AG, http://www.tek-service.de/ (Abruf 15.02.2008)

3

  

Office interior (Büroeinrichtung) Office products (Bürobedarf) Office leasing (Leasing und Finanzierung)

Abb. 2: Office interior Quelle: resin GmbH, 2008 Das rund 20.000 Artikel umfassende Produktangebot wird bei resin von Dienstleistungsangeboten begleitet, wozu beispielsweise technischer Wartungsservice, Projektmanagement, Einrichtung kundenindividueller Beschaffungsplattformen, Schulung und auch Finanzierung zählen. Bei den Kunden der resin GmbH handelt es sich um Unternehmen aus Industrie, Handel und Handwerk, um die freien Berufe sowie um Organisationen der öffentlichen Hand. Das Verhältnis öffentlicher zu gewerblicher Kunden beträgt ca. 25 Prozent zu 75 Prozent. Die Kunden werden durch Betreuer vor Ort, aber auch mittels regelmäßig erscheinender Publikationen (Büroprodukte-Katalog, BüroZeitRaum, FACTS usw.) und Informationsveranstaltungen (iDays usw.) über das aktuelle Marktgeschehen und erfolgversprechende Neuheiten informiert. Der Geschäftsbereich „Office products (Bürobedarf)“ weist mit mehr als der Hälfte aller angebotenen Produkte das größte Umsatzvolumen auf. Seit April 2007 zeigt sich für das Unternehmen ein deutlich positiver Trend bezogen auf den Gesamtumsatz. Als Grund wird die stärkere Fokussierung auf regionale mittelständische Kunden genannt. „Wir konzentrieren uns wieder mehr auf unsere Kerntätigkeiten, d.h. den Bürobedarf für den Mittelstand.“ (Martin Gießler, Leiter Geschäftsbereich Büroprodukte) Im Dezember 2007 wurden zudem die Unternehmensbereiche Büromaterial Streckengeschäft und Bürotechnik eines in Freiburg ansässigen Unternehmens übernommen und in die bestehende Struktur integriert. 4

2.2

Nutzung von IT im Unternehmen

Seit 2001 nutzt die resin GmbH & Co. KG die ERP-Lösung Axapta von Navision. Es handelt sich dabei um ein leistungsfähiges ERP-System für den Mittelstand, das auch von resin selber vertrieben wird. Alle Mitarbeiter wurden intern sowie durch das Steinbeis Transferzentrum Lörrach geschult. Vor dem Umstieg auf Axapta war Segendi, eine Mittelstandssoftware aus der Schweiz, in Gebrauch. Dabei handelte es sich um eine kaufmännische Software, die jedoch über wenig Funktionalitäten hinsichtlich Materialwirtschaft verfügte. Die resin GmbH und Co. KG entschied sich daher 2001 bewusst für ein professionelles ERP-System, um interne Prozesse zu optimieren und transparenter zu machen. Neben Axapta ist seit 2006 die Softwarelösung Evatic für die Technik- und Geräteverwaltung im Einsatz. Die im Unternehmen vorhandenen PCs sind zu 95 Prozent mit Windows XP ausgestattet und verfügen über verschiedene Versionen des Microsoft Office Paketes. Die resin GmbH & Co. KG verfügt über 60 eigene Server in Binzen, dazu gehören unter anderem Archiv-Server, Fax-Server, Exchange-Server, Server für Evatic, interne Koordinationsserver sowie Datenbankserver. Der Serverraum wird momentan umstrukturiert, da ein Blade-System von SAP eingeführt und infolgedessen einige Server zusammengelegt werden. Für die interne IT-Infrastruktur ist ein IT-Leiter verantwortlich. 2.3

eProcurement-Herausforderung

Die Umstellung auf die ERP-Lösung Axapta zog bereits 2002 erste interne Überlegungen nach sich, sich künftig stärker mit dem Thema eProcurement auseinanderzusetzen. Die Initiative zur Einführung von eProcurement ging größtenteils von der Geschäftsleitung aus. Der technikaffine Geschäftsführer hat die Entwicklungen im Bereich eProcurement kontinuierlich mitverfolgt und erkannt, dass elektronische Beschaffungsprozesse auch für den Bereich Bürobedarf von großer Bedeutung sind. „Das war eine strategische Entscheidung.“ Es wurde erkannt, dass sich durch eine kostenstellengenaue Belieferung, den elektronischen Zugriff auf Produktdaten sowie die segmentierte Bereitstellung von Sortimenten sowohl für die resin GmbH als auch für deren Kunden große Vorteile generieren lassen. „Man wollte auch präsent sein in einem Medium, in dem die Leute immer stärker recherchieren und abfragen.“ 5

Von Kundenseite wurde zudem signalisiert, dass Interesse hinsichtlich eProcurement besteht. Elektronische Informationen wurden bereits vorher schon weitergegeben. Die Bestellungen der Kunden gingen bspw. zum Teil bereits per E-Mail ein. „Im System hat man bereits mehr Informationen hinterlegt, das war aber noch kein eProcurement im klassischen Sinn, sondern vielmehr ein ITunterstützter Bestellprozess.“

3.0

Einführung von eProcurement

3.1

Webshop

Die resin GmbH verfügt über einen eigenen Webshop, der von dem ITDienstleister TradePilot eingerichtet wurde und über den eine Lizenzvereinbarung über die Nutzung des Shops und die Systempflege getroffen wurde. Dieser Basis-Shop wurde 2002 im Zuge der Einführung von eProcurement um die neuen Funktionalitäten „Ware einkaufen“ und „Warenkorb“ erweitert. „Wir brauchten ein bisschen mehr Intelligenz.“ Der Webshop wurde an das ERP-System angebunden, damit künftig alle Produktdaten sowie Bilddaten automatisch eingespielt und aktualisiert werden. Auftritt und Darstellung des Shops wurden seitens resin festgelegt. Die Anpassung des Standard-Shops wurde von TradePilot vorgenommen. „Völlige Integration – das ist auch der entscheidende Faktor von eProcurement. Vernetzte Datenstrukturen.“

6

Abb. 3: Öffentlicher Bereich des resin Online-Shops Quelle: resin GmbH, 2008 Der Webshop gliedert sich seitdem in einen öffentlichen und einen privaten Bereich. Der öffentliche Bereich ist unter der Rubrik „Webshop“ zu finden. Dort kann eine Bestellung per Mail abgegeben werden. Die Zahlung erfolgt per Vorauskasse oder Rechnung, dann jedoch nur nach vorheriger Liquiditätsprüfung. Zum privaten Bereich gelangt man unter der Rubrik „eProcurement“. Den Kunden ist dort mittels einer persönlichen Kennung der Zugriff auf individuell zusammengestellte Kataloge und Preise sowie die Hinterlegung von Kostenstellen möglich. Mit der Einrichtung des eProcurement-Bereichs ist die resin GmbH auch dem verstärkten Wunsch der Kunden nach mehr Transparenz und Disziplin ihrer Mitarbeiter bei der Abgabe von Bestellungen nachgekommen. „Im privaten Bereich richten wir eine feste Verbindung mit definierten Bedingungen und Konditionen ein.“

7

Abb. 4: Privater Bereich des resin Online-Shops Quelle: resin GmbH, 2008 Die Kunden der resin GmbH benötigen nur einen Internetanschluss, um auf ihre individuellen Produktkataloge und Preise zugreifen zu können. Die Kunden werden von resin auf Wunsche in den Umgang mit der OnlinePlattform eingewiesen. Innerhalb eines aktuellen eProcurement-Projekts wurden beispielsweise 20 Mitarbeiter einer Ortsverwaltung geschult, deren Bestellungen bisher nur per Telefon und Fax abgewickelt wurden 3.2

Zusammenarbeit mit der TEK-Service AG

eProcurement mit den öffentlichen Kunden der resin GmbH wird zum großen Teil über den in Lörrach ansässigen Dienstleister TEK-Service AG (siehe Punkt 1.3) abgewickelt. Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleistungsunternehmen im Bereich CArtikel Procurement sieht folgendermaßen aus:

8

Kunde

TEK-Service AG

Lieferant

Bestellung

Zentraler Online-Katalog

Kundenauftrag

Bestellbestätigung

ERP-System/ Datenbank

Lieferauftrag

Warenannahme

Service und Beratung

Warenauslieferung

Rechnungseingang

Begleitung beim Ausbau der Einkaufstrategie

Rechnungslegung

Zahlung

Zahlungseingang

Abb. 2: TEK-Service AG als Mittler zwischen öffentlichen Verwaltungen und Lieferanten Quelle: Eigene Darstellung Auf der Basis elektronischer Leistungsverzeichnisse, die durch die TEKService AG erstellt werden, erfolgt die Beauftragung von Lieferanten durch die Vergabestelle der jeweiligen Kommunalverwaltung. Mit Auftragsvergabe, beispielsweise an die resin GmbH, erfolgt die weitere Zusammenarbeit im operativen Tagesgeschäft, zwischen Bestellern und Lieferant, über die TEKService AG. Das Unternehmen verwaltet für seine Kunden Besteller- Artikelund Lieferantenstammdaten. Besteller der Verwaltung tätigen ihre Order mittels Passwort, auf der Basis von Rahmenverträgen, im Shopsystem der TEK-Service AG. Mittels einer Bestellung spricht ein Besteller gleichzeitig viele Lieferanten und Produktbereiche an. Die Bestellungen werden durch die TEK-Service AG an die hierfür vorgesehenen Lieferanten weitergeleitet. Idealerweise erfolgt die Datenübermittlung elektronisch direkt in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten. In vorliegendem Fall werden Bestellungen im openTRANS Format in das ERP-System der resin GmbH übermittelt. Sollten Lese- bzw. Übertragungsfehler auftreten oder bspw. Datensätze unvollständig sein, werden diese in einem Fehlerprotokoll dokumentiert. Rechnungen werden nach wie vor per Post verschickt. Die Belieferung auf Kostenstelle kann in Abstimmung mit dem Kunden wöchentlich oder täglich erfolgen. „TEK wickelt den Bestellvorgang möglichst betriebswirtschaftlich sauber und kostengünstig ab.“ 9

4.0

Veränderungen, Einfluss und Nutzen von eProcurement

4.1

Veränderungen in Arbeitsprozessen

Die resin GmbH hat bei Einführung von eProcurement einen zusätzlichen Mitarbeiter eingestellt, der für den Webshop verantwortlich ist und sich um Fehlermeldungen und die Benutzerpflege kümmert, z.B. wenn ein Kunde versehentlich seinen Zugang gesperrt oder das Passwort vergessen hat. „Wir haben die Auftragsannahme entlastet, ganz klar.“ Die Auftragsannahme per Papier, Fax und Telefon gibt es nach wie vor, da weiterhin viele Kunden über den konventionellen Weg bestellen. Durch die Einführung von eProcurement sind viele kleine aber zeitraubende manuelle Zwischenschritte entfallen und die Service-Mitarbeiter können sich gezielter um die Beratung der Kunden kümmern. 4.2

Nutzen

Auf die Frage, welchen Nutzen eProcurement für die resin GmbH hat, nennt Herr Gießler folgende Punkte: 

Entlastung der Auftragsannahme



Effizienzsteigerung



Fehlerreduktion



Beschleunigung interner Prozesse



Vermeidung von Medienbrüchen



Erhöhte Transparenz für den Kunden und für die resin GmbH



Eindeutige Kostenzuordnung

„Durch eProcurement bleibt uns mehr Zeit, unsere Kompetenz weiterzuentwickeln und zu vermitteln.“ eProcurement hat bei der resin GmbH und auch bei deren Kunden in jedem Fall eine deutliche Steigerung der Qualität erzielt. Das Unternehmen kann sich seither stärker auf seine Kernkompetenzen und Kernkunden konzentrieren. Die öffentlichen Kunden gehen mit ihren Bestellungen bewusster um, was auch hier Kosteneinsparungen und eine Effizienzsteigerung bewirkt. „eProcurement dient in jedem Fall der Kundenbindung.“ 10

Die „eProcurement-Fähigkeit“ hat der resin GmbH bereits mehrfach geholfen, sich gegen Mitbewerber durchzusetzen, die elektronische Beschaffungsprozesse nicht unterstützen. 4.3

Kosten

Die Ergänzung des bestehenden Webshops um den privaten Bereich und die Anbindung an das ERP-Systems Axapta haben ca. einen Monat gedauert. TradePilot hat sich um die technischen Weiterentwicklung des Webshops gekümmert (siehe Kapitel 3.1). Die Anbindung an das ERP-System wurde von der resin GmbH selber vorgenommen und hat ca. 20 Manntage in Anspruch genommen. „Das ist ein Teamwork-Prozess.“ Die Einrichtung eines neuen Kundenaccounts für den privaten Bereich sowie die Anpassung des hinterlegten Produktkataloges und der individuell vereinbarten Preise nimmt mittlerweile ca. einen halben Tag in Anspruch. Die Dauer ist natürlich abhängig von der Anzahl an Benutzern, die eingerichtet werden müssen, laut Aussage von Herrn Gießler sind die Kosten aber spätestens nach einem halben Jahr amortisiert. „Der einmalige Aufwand rechnet sich allein schon aufgrund des Wegfalls der vielen Einzelanfragen.“ 4.4

ePayment (elektronische Rechnungslegung und automatische Zahlungsabwicklung)

Aufgrund der guten Erfahrungen, die die resin GmbH bisher mit eProcurement gemacht hat, denkt das Unternehmen bereits weiter. Es bestand der Wunsch, das bisherige eProcurement mit öffentlichen Einrichtungen um elektronische Rechnungslegung und automatische Zahlungsabwicklung zu erweitern. Es wurden diesbezüglich bereits Gespräche mit der TEK-Service AG, die die technologische Weiterentwicklung übernehmen soll, sowie einigen öffentlichen Kunden von resin geführt. „ePayment wäre die nächste Stufe.“ Der Datenaustausch soll mittels des bereits von resin unterstützen Formats openTRANS erfolgen. „Wir schicken die Rechnungen im openTRANS-Format an die TEKService AG. Dort wird eine automatische Rechnungsprüfung vorgenommen, d.h. ein Vergleich mit den Positionen der Bestellung und des Lieferscheins, bevor die Rechnung anschließend an den Kunden weitergeleitet wird.“ 11

Herr Gießler weist darauf hin, dass durch ePayment die seiner Meinung nach sehr ineffiziente manuelle doppelte Rechnungsprüfung entfällt, wodurch Zeit eingespart und Fehler vermieden werden. Dies führt wiederum zu einer Qualitätssteigerung beim Kunden und beim Lieferanten. „Eine stringente durchgängige Kommunikation auf einer Datenebene ohne Medienbruch – das wäre mein Ziel.“

5.0

Fazit

Das Beispiel der resin GmbH & Co. KG zeigt, dass es sich für ein Unternehmen in jedem Fall lohnt, sich mit dem Thema eProcurement auseinanderzusetzen. Das Unternehmen hat nicht auf die Anfrage eines Kunden bzgl. eProcurement „gewartet“, sondern sich aktiv dem Thema gewidmet. Auch wenn die Initiative aus dem eigenen Hause kam, hat sich die resin GmbH einen kompetenten Partner gesucht, der das Unternehmen bei der technischen Implementierung von eProcurement unterstützt – in diesem Fall TradePilot. Die Aussagen von Herrn Gießler verdeutlichen, dass durch die Einführung von eProcurement die Qualität der Leistungen deutlich gesteigert wurde. Durch diese Qualitätssteigerung konnten letztendlich bestehende Kunden enger an das Unternehmen gebunden und neue Kunden gewonnen werden. Die erfolgreiche Einführung und Durchführung von eProcurement hat das Unternehmen darüber hinaus dazu bewegt, über weitere Verbesserungen des Beschaffungsprozesses mit öffentlichen Kunden nachzudenken. Die resin GmbH sieht sich gestärkt für neue Herausforderungen und geht proaktiv auf die Kunden zu – eine öffentliche Verwaltung denkt bspw. darüber nach, bis Ende 2008 in Zusammenarbeit mit der resin GmbH und der TEK-Service AG ePayment einzuführen. „Wir sind bereit und warten nur noch auf das Go.“

12

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