EVALUACION A PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO AUDITORIA AL PROCESO DE NOTIFICACION

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA CONTROL INTERNO Bogotá D.C., Marzo de 2015

OBJETIVO Realizar verificación y monitoreo a la gestión realizada por el Grupo de Notificaciones de la Superintendencia Nacional de Salud, en los últimos seis (6) meses, esto es, desde el mes desde el mes de Agosto de 2014 a Enero de 2015, con el objeto de dar cuenta del cumplimiento de los preceptos contenidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011, además del Manual de Procesos y Procedimientos de la S.N.S., adoptado mediante Rresolución Nº 004086 de 2014, obteniendo la información necesaria que permita determinar las herramientas o alternativas que se puedan ejecutar en procura de obtener un mejoramiento al trámite del Proceso de Notificación si a ello hubiere lugar, mediante la formulación de recomendaciones que eventualmente se susciten.

CRITERIOS El criterio que guiará la Auditoría se encuentra definido en especial, por la regulación que sobre la materia realizó la Ley 1437 de 2011 (CPACA), aunado, a lo contemplado en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad (Resolución Nº 004086 de 2014). Debe señalarse, que con base en la revisión que hiciera el Equipo Auditor del Proceso de Notificaciones, se estableció que este carece de términos para la realización de algunas actividades, y bajo el entendido que las mismas son operativas, para efectos de los cálculos que se realizaron se tomo como términos razonables y prudentes el termino de cinco (5) días para esos efectos.

Título

METODOLOGÍA La metodología a ser aplicada es la generalmente utilizada en este tipo de ejercicios, para lo cual se agotarán las siguientes técnicas:  Apertura de auditoría.  Solicitud de procesos de notificación escogidos en forma aleatoria y en general información que se requiera a las Coordinadoras del Grupo de Notificaciones.  Entrevista Coordinadoras (Entrante y saliente) del Grupo de Notificaciones.  Trabajo de campo o verificación in – situ.  Elaboración del informe preliminar de auditoría.  Presentación, traslado y/o conciliación del informe preliminar; en ejercicio del derecho de defensa, contradicción y materialización del principio del debido proceso.  Presentación del informe final de auditoría al despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud.

Cabe mencionar, que en concreto la metodología de verificación utilizada por el Equipo Auditor, se desarrollo acudiendo a la información que reposa en sistemas de información como el SUPERSIAD, respecto, de los actos administrativos a notificar provenientes de la Superintendencia Delegada para Procesos Administrativos, u otros como la Página Web de la Empresa 4-72 para efectos de revisión de guías de envío de documentos, y el Sistema de Gestión Documental de la Entidad SUPERCOR con el propósito de observar la trazabilidad que tienen allí algunos procesos de notificación, aunado, a que en forma subsidiaria se consulto la base de datos para asuntos de control a la gestión, aportada por el Grupo de Notificaciones, precisando, que el insumo principal fueron los documentos físicos aportados de cada proceso de notificación los cuales ahora reposan en el archivo de la Oficina de Control Interno como papeles de trabajo de la auditoría.

JUSTIFICACION De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la Organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad. Aunado a lo anterior justifica efectuar el presente ejercicio, en la necesidad de realizar control posterior, donde se pueda dar cuenta de la legal, eficaz, eficiente y efectiva actuación desplegada por el Grupo de Notificaciones de la Entidad ó, en su defecto, proponer las recomendaciones del caso, encaminadas a ajustar el proceso en procura del mejoramiento continuo del mismo.

ALCANCE

El alcance del presente ejercicio de Auditoria se circunscribe a realizar el monitoreo y verificación desde el 01 de Julio de 2014 al 31 de Enero de 2015.

PROCESO FISICO DE NOTIFICACION

Dependencia de Origen (Acto Administrativo)

Secretaria General

472 Genera Guía, digitaliza y la sube a su Web

Título 1

Notificaciones Busca Guía y devuelve a Dependencia Notificaciones Recibe Guía: No Reside/Rehusado /No existe

Numera Ingresa SIAD

Envía Aviso (Art. 69 CPACA) Fija Edicto (10 días) R. 3140/2011

Recibe Grupo Notificaciones (5 días para citar Art. 68 CPACA)

Diligencia Planilla de Envíos 472

Notificaciones Busca Guía Verifica fecha y contabiliza (5) días

472 Digitaliza Guía y la sube a su Web

Recorridos SNS (11 am-2 pm-4 pm)

472 Genera Guía de Envío

Notificaciones Pública en Página Web (Art. 69 CPACA) Dependencia Interviniente Actuación de Apoyo

Debe indicarse que en el proceso antes descrito, deben tenerse en cuenta el proceso que agota la empresa 4-72 para efectos de realizar la entrega de documentos oficiales de la Entidad y hacer la correspondiente devolución, precisando, que los envíos urbanos y regionales se entregan de dos (2) a tres (3) días hábiles, los de tipo nacional de cuatro (4) a seis (6) días hábiles, trayectos especiales ocho (8) días hábiles y los envíos a zonas veredales y de difícil acceso se dejan en el centro operativo mas cercano en una lista de correo, permaneciendo treinta (30) días hábiles para que sean recogidos..

PROCESO NOTIFICACION ELECTRONICA

Título 1

El proceso de notificación electrónica en esencia se tramita al notificar a vigilados de la Entidad los actos administrativos de liquidación del tributo de Tasa a favor de la Superintendencia Nacional de Salud. El proceso es el siguiente:

Oficina Asesora de Planeación

Sub Dirección Financiera (Control Matemático de fórmula y minuta

Oficina De Tecnología de la Información (Combina correspondencia y genera PDF)

Secretaria General (Firma y numera)

Notificaciones Electrónicas

Citación (5 días para comparecer)

Acuse de Recibo (Contabilización de términos)

Notificaciones Combinación de correspondencia

Citaciones Electrónicas

en cada caso Citaciones Físicas

Si recibió citación física–publica Página web citación

Aviso

Pagina Web Sin no recibió citación física– publica Página web (Nueva citación y Aviso en caso de no comparecencia )

BASE DE DATOS

ANTERIOR

SIGUIENTE

CONGESTIÓN O REPRESAMIENTO DE PROCESOS DE NOTIFICACIÓN En ejecución del proceso de Auditoria, se efectuó entrevista con la anterior Coordinadora del Grupo de Notificaciones, es decir, la funcionaria de la institución que lideraba el grupo de trabajo en el lapso de tiempo comprendido entre el 31 de Julio de 2014 y 31 de Enero de 2015, tiempo este fijado como alcance de la auditoria, con el objeto que el equipo auditor pudiera establecer causas adicionales a las evidencias con la verificación y monitoreo realizado a la muestra seleccionada, que permitan a su vez implementar acciones de mejora al proceso. A). Alto Volumen de Trabajo: Sobre este particular el Equipo Auditor evidenció que dentro del alcance del ejercicio de Auditoria (Julio 2014 – Enero 2015) se trasladaron al Grupo de Notificaciones 15.952 actos administrativos para notificar, es decir, mensualmente en promedio se recibieron 2.278, los cuales deben ser atendidos en principio por 5 funcionarios y la Coordinadora. Al respecto, el equipo auditor tuvo evidencia de correo electrónico de fecha 31 de Julio de 2014, en el cual se le solicitó a Secretaría General de la Entidad; se estudiara la posibilidad de asignar a un funcionario adicional para el Grupo de Notificaciones, en razón al alto volumen de trabajo. B). Represamiento de trabajo en Cabeza de Una Funcionaria: Con ocasión de la entrevista de Auditoria que el equipo auditor sostuvo con la anterior Coordinadora del Grupo de Notificaciones de la Entidad, se indagó respecto del rezago en la labor notificadora, en especial, en lo que refiere a la devolución de los actos administrativos notificados a las dependencias de origen. Sobre este importante asunto, la anterior coordinadora del Grupo auditado, adicional a reafirmar lo concerniente al alto volumen de trabajo, aspecto este, que es de conocimiento del equipo auditor conforme a las cifras antes reportadas, allegó, copia del Acta No. 002 de fecha 06 de Noviembre de 2014, en la cual la funcionaria Sandra Patricia Caicedo Barrera realizó entrega del cargo, al ser trasladada al Grupo de Correspondencia de la institución. Del contenido de la entrega se pudo establecer que: 1. Quedaron pendientes de notificación en Página Web al momento de la entrega del cargo de la funcionaria antes mencionada, un total de Ciento Veintidós (122) actos administrativos, los cuales se encuentran identificados, y allí relacionados. 2. Que de acuerdo a instrucción que le diera la Coordinadora del Grupo, las devoluciones de Tasa vigencia de 2009, no se notificaron por la Página Web, hasta tanto no se pidiera concepto a la Oficina Asesora Jurídica sobre el particular. 3. Adicionalmente se dejo constancia que se realizaron Seiscientos Ochenta y Cuatro (684) notificaciones por la Página Web, quedando pendientes en los archivadores del Grupo, por notificar a través de la Página Web de la Entidad lo siguiente:  Circular Única Seiscientos Ocho (608) actos administrativos.  Circular Única notificaciones por Aviso devueltas, Cincuenta y Dos (52) actos administrativos.

CONGESTIÓN O REPRESAMIENTO DE PROCESOS DE NOTIFICACIÓN  Actos administrativos entre Tasa y otros de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, Ciento Cinco 105 actos administrativos.  Por escanear citación de actos administrativos para notificar por Página Web, Ciento Catorce (114) actos administrativos, entre Circular Única, Tasa y comunicaciones de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.  Ochocientos Ochenta y Dos (882) devoluciones sin compaginar, para su respectiva notificación, entre Circula Única, Tasa, actos administrativos de procesos, comunicaciones por aviso, contenidos en caja entregada por la funcionaria antes mencionada, a la entonces Coordinadora. La sumatoria de los actos administrativos antes descritos, los cuales estaban relacionados en el acta de entrega es de Mil Setecientos Sesenta y Uno (1761), número que en consideración del equipo auditor es muy elevado; correspondiente a procesos de notificación que se encontraban represados, a los cuales debió imprimírsele el impulso pertinente, de manera oportuna, para culminarlos. (Subrayado es nuestro) C). Inoperancia del servicio de CERTIMAIL: Entendido este servicio como una Plataforma de Correo Electrónico Certificado que proporciona un servicio de notificación electrónica por e-mail, que cuenta con la misma validez jurídica y probatoria de un envío certificado por medios físicos, la cual aporta seguridad jurídica, técnica que integra funcionalidades que optimizan la administración de su correo electrónico actual; El equipo auditor pudo establecer, que la Superintendencia al suscribir el contrato No. 380 de 2013 con la Empresa Servicios Postales Nacionales S.A., el cual terminó el 31 de Julio de 2014, pactó con el contratista que se le prestaría el servicio de CERTIMAIL, posibilitando contar con una herramienta que permitiera realizar notificaciones electrónicas generando Acuse de Recibo, servicio con el que en la actualidad no cuenta la Entidad, aspecto que fue evidenciado al verificar los contratos, 097 de 24 de Septiembre de 2014 y 138 de 23 de Diciembre de 2014, donde el servicio no se contrató, a pesar de que en los correspondientes estudios previos de contratación, se expuso la necesidad de contar con este servicio. (Negrilla, Subrayado y Cursiva fuera de texto son nuestras) Al respecto, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno expone conforme a las evidencias, la necesidad de contar con herramientas tecnológicas idóneas que permitan cumplir con los cometidos de la Ley 1437 de 2011, en especial los preceptos contenidos en el artículo 53, al garantizar al ciudadano igualdad en el acceso a la administración, asegurando mecanismos suficientes de acceso a medios electrónicos, debiendo para ello salvo mejor concepto en contrario, realizar una campaña liderada por el Grupo de Notificaciones adscrito a Secretaria General, y apoyada hasta donde sea posible por la Oficina de Tecnologías de la Información, en la que se recopilen las autorizaciones de los vigilados que quieran ser notificados de las decisiones administrativas de la Entidad por medios electrónicos, aspecto este el cual se considera materializaría en igual forma los preceptos de los artículos 54 y 56 de la norma en cita, la cual en su tenor literal en sus apartes expone: (…) toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin (...) y Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación (…). (Subrayado es nuestro) Para lo expuesto anteriormente, se insiste en que para materializar la facultad de notificación electrónica a los vigilados, es necesario contar con herramientas tecnológicas idóneas, revisando la viabilidad jurídica y técnica de contar con otro proveedor en la materia, o determinar si el actual correo de la Entidad (Outlook), permitiría cumplir con esos fines y cometidos, haciendo el proceso de notificación eficiente, eficaz y efectivo, para lo cual se recomienda elevar la correspondiente consulta a la Oficina Asesora Jurídica, tomando las decisiones pertinentes; debidamente soportadas con el concepto que se emita sobre el particular.

COMPOSICION DEL GRUPO DE TRABAJO El grupo de trabajo auditado, que ejecuta el proceso, y las funciones asignadas por la coordinación en el segundo semestre de la vigencia de 2014 a cada uno de esos funcionarios, son las siguientes: ACTIVIDAD

NOMBRE FUNCIONARIO Franklin Dario Ramirez

Alimentar Base Datos Entadas /Salidas y Estado Procesos

Amparo Suárez

Citaciones, Avisos, Edictos, Notificaciones Personales, Devoluciones en SIAD y Elaboración de Memos.

Sandra Patricia Caicedo

Publicaciones en la Página Web de las devoluciones 4-72, Apoyo en Citaciones cuando le eran asignadas

Ferney Rolando Parrado:

Citaciones, Avisos, Edictos, Notificaciones Personales, y apoyo en la búsqueda de guías 4-72

Jhonson Zorrilla

Notificaciones Personales, Oficios, y apoyo en la búsqueda de guías 4-72

Adriana Ruth Gaitán Urquijo

Citaciones, Avisos y a partir del traslado de Sandra Caicedo dedicación exclusiva a Publicaciones en la Página Web

Liliana Cifuentes Pregonero

Citaciones, Avisos, Devoluciones en SIAD y Elaboración de Memos. Citaciones, Avisos, Notificaciones Personales y apoyo en la búsqueda de guías 4-72 Citaciones, Avisos y durante las vacaciones del señor Franklin Ramírez tuvo a cargo Alimentar Base Datos Entadas /Salidas y Estado Procesos Además de las funciones de Coordinadora del Grupo de Notificaciones, de acuerdo con la necesidad también realizaba Citaciones, Avisos, Notificaciones Personales, búsqueda de guías 4-72 , Alimentar Base Datos Entadas /Salidas y Estado Procesos, así como las Certificaciones de Firmeza de los Actos Administrativos.

José Armando Calderón Fabio Hidalgo Luz Nidia Sánchez Martínez

Al respecto es preciso mencionar las siguientes novedades: 1. El equipo de trabajo inicialmente estaba constituido por cinco (5) funcionarios a saber: Amparo Gracia Suárez, Franklin Darío Ramírez, Sandra Patricia Caicedo, Ferney Rolando Parrado, Jhonson Zorrilla, y la coordinadora del Grupo. Esta es la conformación desde el alcance en tiempo fijado para el monitoreo que por este se presenta. 2. Ferney Rolando Parrado, estuvo incapacitado desde el 30 de Agosto hasta el 09 de Febrero de 2015.. 3. Liliana Cifuentes Pregonero fue traslada al Grupo de Notificaciones, llegando a laborar allí desde el día 18 de Noviembre de 2014, trabajando dos (2) días, ausentándose por incapacidad desde el día 21 de Noviembre hasta el día 09 de Diciembre de 2014. 4. En el mes de Noviembre se traslado a ese grupo de trabajo al señor José Armando Calderón, y en el mes de Diciembre al señor Fabio Arturo Hidalgo. Al solicitar la información antes descrita se afirmó por parte de la entonces coordinadora, el hecho de que todos y cada uno de los funcionarios se encontraban en posibilidad de agotar cualquier actividad en el proceso de notificación. NOTA: El equipo auditor cuenta con los soportes que dan cuenta de las situaciones administrativas mencionadas, las cuales fueron requeridas al Grupo de Talento Humano.

OBSERVACIONES DE LA DEPENDENCIA AUDITADA

La Coordinadora actual del Grupo de Notificaciones, en ejercicio del derecho de defensa y contradicción, y estando dentro del término para ello, realizó las siguientes observaciones, las cuales fueron presentadas mediante memorando NURC 3-2015-005089 de 18 de Marzo de 2015. : En el comunicado anteriormente referenciado se expuso: “A esta Coordinación fui asignada mediante Resolución 000188 del 12/02/2015 y mediante acta de fecha 23/02/2015 se formalizó la entrega del cargo, haciendo mención del proceso de auditoría que se estaba ejecutando razón por la cual a partir de la mencionada fecha empecé a atender los requerimientos realizados por el equipo auditor, y por ello frente a las conclusiones presentadas en el informe preliminar manifiesto lo siguiente: Conclusión 1. Del total de la muestra, esto es, cien (100) Procesos de Notificación, Veintiuno (21) se tramitaron en términos razonables de conformidad con el criterio de Auditoría definido, es decir, que una vez se surtió efectivamente el proceso logrando la notificación del acto administrativo al vigilado, la misma se devolvió dentro de los cinco (5) días siguientes a la dependencia de origen; es preciso recordar, que se tomo ese término en atención a que el procedimiento no contempla términos para esos efectos. Conclusión 2. Del total de la muestra, esto es, cien (100) Procesos de Notificación, en Cincuenta (50) se tramito la notificación en términos razonables conforme al criterio de Auditoría definido, pero la devolución a las dependencias de origen se efectuó con ostensible mora. Frente a las conclusiones 1 y 2 es pertinente aclarar que la variabilidad en la oportunidad de entrega de los actos administrativos una vez surtido el tramite de notificación se puede ver afectado por la existencia de más de un sujeto que deba ser notificado, dado que hasta tanto no sea notificado el último no puede ser devuelto al área. Conclusión 3. De la muestra, esto es cien (100) procesos de notificación, en Veintinueve (29) se evidencio mora en la elaboración del Aviso o Fijación del Edicto según correspondiera, o corrección de la citación en los casos que lo requiriera, especialmente por haberse incorporado dirección errada, lo cual ocasiono dilación en el proceso, no haciéndolo eficiente Como se evidenció, las demoras en la elaboración del Aviso o Fijación del Edicto por direcciones erradas tiene su origen en la elaboración del acto administrativo remitido por cada Dependencia, de tal suerte que es una variable controlable pero no depende del grupo de notificaciones, por lo cual sería necesario socializar tanto el proceso como los tiempos que lleva agotar el tramite de notificación, esto es logística operador postal oficial, para que las Dependencias hicieran una verificación previa de las direcciones a las cuales ordenan notificar.

Conclusión 4. "Se concluyo una vez verificado el proceso de Notificaciones adoptado mediante Resolución No. 4086 de 2014, que el mismo, carece de la incorporación de términos para la elaboración y envió del Aviso en caso de no comparecencia del vigilado citado, o de la fijación del Edicto en los casos que corresponda, aunado, a que en igual forma no se contemplan allí términos para realizar las publicaciones en la Pagina Web en los asuntos que se deba surtir la notificación por ese medio".

OBSERVACIONES DE LA DEPENDENCIA AUDITADA “La no estipulación de términos para el proceso de notificación obedece a que el envió y devolución de las Citaciones y los Avisos se encuentra en cabeza de un tercero (Operador Postal 4/72) el cual maneja sus propios tiempos y procedimiento, el cual si bien es cierto debería ser armonizado con el nuestro, la realizada es otra, lo cual hace que esta variable no pueda ser controlada directamente por la Entidad, salvo que se ajuste aun más las condiciones contractuales con dicho operador. Conclusión 5. Se evidenció que existen procesos de notificación en los que en la citación inicial se enuncia el hecho de que ante la no comparecencia del vigilado enviaran el correspondiente Aviso; posteriormente se dan cuenta que la dirección es errada enviando nueva citación en la cual señalan que ante la no comparecencia se fijara Edicto; el equipo auditor, encontró este tipo de casos como el de notificación del acto administrativo No. 1477 de 04 de Agosto de 2014 emitido por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos no existiendo congruencia entre las dos (2) citaciones enviadas, en lo referente a la notificación subsidiaria que se realizaría en uno u otro caso, es decir, dado que el acto administrativo a notificar y del cual ahora se trae como ejemplo, pertenecía a la sustanciación de un proceso sancionatorio en vigencia del procedimiento contemplado en la Resolución Nº 3140 de 04 de Noviembre de 2011, en caso de no comparecencia del vigilado, se notificaría por Aviso, y no por Edicto como se hizo mención en la segunda citación. Lo anterior en sentir del equipo auditor obedece a la utilización de modelos de citación sin que se revise posteriormente su contenido.

Esta situación se presenta en algunos casos en razón a que con la entrada en vigencia del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) se determinó en su articulo 308 que los procesos que se venían sustanciando antes del 02/07/2012 continuarían el tramite con el antiguo Código. Dicha situación ha generado que coexistan dos (2) códigos y por tanto dos tramites para notificación dependiendo de la temporalidad en que se haya iniciado la actuación administrativa, lo que en ocasiones hace incurrir en error involuntario a los funcionarios, sin embargo para evitar la mencionada situación es procedente hacer una capacitación e instrucción a los colaboradores del grupo para que tengan presente la existencia y aplicación de los códigos. Conclusión 6. Que de la muestra seleccionada, si se hubiesen efectuado las devoluciones de los actos administrativos notificados a la dependencias de origen en términos “razonables”, para el caso cinco (5) días, los porcentajes de adecuada gestión resultarían mas favorables al Grupo de Notificaciones, encontrando allí una oportunidad de mejora, debiendo implementar un plan de contingencia que permita identificar oportunamente la efectiva entrega de los Avisos, para estos ser devueltos rápidamente, o en el caso de notificaciones personales o por edicto, una vez se surtan con la correspondiente diligencia para el primero, o la desfijación para el segundo, se proceda a enviar las constancias del caso a la dependencia de origen, permitiendo que las actuaciones administrativas de la Entidad tengan el impulso necesario, precaviendo situaciones que originen caducidades de la facultad sancionatoria en el caso de procesos administrativos o perdida de competencia en la resolución de los recursos de la vía gubernativa, conforme a los preceptos del articulo 52 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA). Como se mencionó para la conclusión 4 el término de cinco (5) días es posible siempre y cuando se trate de un solo sujeto de vigilancia, porque si se trata de dos (2) o más la devolución podría estarse realizando al cabo de diez (10) o quince (15) días después de haberse surtido la notificación para el primer sujeto. Luego si el mencionado término se condiciona a días hábiles y cuando existan dos (2) o más sujetos la devolución se hace dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al haberse realizado la notificación del último sujeto es un compromiso viable”.

OBSERVACIONES DE LA DEPENDENCIA AUDITADA

De otro lado la dependencia auditada por conducto de la actual Coordinadora, presentó al equipo auditor de la Oficina de Control Interno, las siguientes cifras de avance en la descongestión o represamiento de procesos de notificación, señalando: “En razón a que durante las últimas tres semanas se han venido realizando devoluciones de los actos administrativos correspondientes al año 2014, la cifra de Trescientos Setenta y Cinco (375) procesos, bajó a Trescientos Treinta y Dos (332), y los interrogantes planteados se resuelven así: A). Fechas : 31/12/2014 - 06/03/2014 B). Naturaleza

Autos

Resoluciones

Apertura de investigación

243

Apertura de Investigación

48

Alegatos de conclusión

2

Cierre de Investigación

15

Declaratoria Caducidad

4

Resuelve Recurso

2

Resuelve Investigación

11

Aclaratoria-Corrección

2

Resoluciones sin Naturaleza

2

C). Motivos del porque aún hay procesos en trámite de notificación: 

Citación o Aviso devuelto por inexistencia de la dirección, numero o entidad, fue necesario iniciar de nuevo el trámite de notificación esta vez en aplicación al inciso 2° de los articulo 68 y 69 del CPACA.  Inconvenientes en el proceso de envió, cargue o trazabilidad del operador postal oficial 4/72. D). Estado Actual: El detalle de los Trescientos Treinta y Dos (332) con el estado individual se encuentra en el archivo de Excel adjunto.

OBSERVACIONES DE LA DEPENDENCIA AUDITADA

NOTA. La base de datos de la cual se hace mención, se han archivado como papeles de trabajo del proceso auditor, con el objeto se pueda realizar seguimiento posterior a su gestión; debiendo precisar, que una vez verificada, se concluye que del total de Trescientos Treinta y Dos (332) procesos de notificación, se encuentran en el estado que a continuación se presenta:

2. Al igual que lo señalado en el numeral anterior, debido a las devoluciones que ya se han hecho, la cifra de Cuarenta (40) se redujo a Treinta y Uno (31) de los cuales uno (1) es una Resolución y Treinta (30) son Autos, que debido a que la citación o el Aviso fue devuelto por inexistencia de la dirección, numero o entidad, fue necesario iniciar de nuevo el trámite de notificación, esta vez en aplicación al inciso 2° de los articulo 68 y 69 del CPACA. Estos actos van a ser entregados en día hoy. 3. Los tres (3) actos administrativos que no se notificaron, es decir no se continuó con el trámite, se suspendieron por orden de la Coordinadora de Procesos Administrativos, son: PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

0910201400979

0910201400980

0910201400981

18/03/2014

E.S.E. CENTRO DE SALUD SAN SEBASTIAN

18/03/2014

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO LAGOSALUD CUITIVA

18/03/2014

GONAW INDUA ETTE ENNAKA IPS INDIGENA

900127207

NARIÑO

NARIÑO

AUTO

000886

18/03/2014

APERTURA INVESTIGACION CIRCULAR UNICA 2014

826002609

CUITIVA

BOYACÁ

AUTO

000887

18/03/2014

APERTURA INVESTIGACION CIRCULAR UNICA 2014

DIBULLA

LA GUAJIRA

18/03/2014

APERTURA INVESTIGACION CIRCULAR UNICA 2014

819003539

AUTO

000888

PRONUNCIAMIENTO RESPECTO DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS Se considera oportuno señalar respecto de las observaciones realizadas por la Coordinadora del Grupo de Notificaciones lo siguiente:: El equipo auditor tiene pleno conocimiento de que la Coordinadora actual del Grupo de Notificaciones, asumió materialmente sus funciones el día 23 de Febrero de 2015, iniciando sus funciones como tal, atendiendo los requerimientos del equipo auditor de la Oficina de Control Interno, en forma oportuna. De otro lado en igual forma, debe manifestarse que evidentemente los procesos de notificación en los que el acto administrativo disponga, que la publicidad del mismo debe realizarse a varios vigilados o interesados en la decisión administrativa adoptada, hace el mismo más engorroso, requiriendo de mayor tiempo para que estos se surtan en debida forma, aunado, a que debe tenerse en cuenta el hecho de que el Grupo de Notificaciones tiene como insumo principal para la ejecución de su labor, las direcciones que estén contenidas en el acto administrativo a notificar, las cuales; tal y como se evidenció en desarrollo del proceso auditor, en algunos casos estaban erradas, al contener letras o números adicionales que hacían modificar sustancialmente el destino de las citaciones; estando de acuerdo con la observación planteada, en el sentido de que se hace necesario socializar con las dependencias usuarias del servicio de notificaciones en la Entidad, el proceso de notificación, haciéndoles comprender a los responsables de las dependencias usuarias del servicio, la importancia de que las direcciones que estén contenidas en los actos administrativos sean veraces o exactas; y se realice un autocontrol que permita ejecutar al Grupo auditado, la tarea de manera eficiente, efectiva y eficaz. Ahora bien, en lo referente al hecho de que en el proceso de notificación, se involucra un tercero realizando la importante labor de mensajería (4-72), el equipo auditor señala, que ello no es óbice para no determinar términos de ejecución de algunas actividades como la elaboración de Avisos, desde el momento en que se conozca el estado del envío, esto es, desde que la empresa de servicios postales efectúe su labor, para lo cual se ha recomendado teniendo como base la experticia con que cuentan los funcionarios del grupo, el termino de cinco (5) días, el cual se asume como razonable o prudente, claro está, salvo mejor concepto en contrario, estos tiempos podrían variar, manteniendo la posición de que se hacen necesarios para imprimir al proceso la eficacia, efectividad y eficiencia que requiere, en especial ante el alto volumen de actuaciones de notificaciones que debe ejecutar la Superintendencia Nacional de Salud. En lo referente al hecho de que se evidenciaron imprecisiones de contenido de las citaciones, existe allí consenso, en el sentido de que para resolver estas dificultades, se debe capacitar a los funcionarios del Grupo, permitiendo comprender los cambios normativos en la materia, y otros que afectan al proceso, como lo es la formalización de un nuevo procedimiento sancionatorio en la Entidad en el segundo semestre de la vigencia de 2014. Por último debe indicarse, que conforme a las cifras reportadas, las cuales fueron objeto de verificación, y serán a futuro objeto de seguimiento, se evidencia que la nueva coordinación ha adoptado un plan de contingencia con el propósito se descongestionar los procesos represados, plan de choque que conforme a las facultades de la unidades u oficinas de Control Interno, se solicita desde ya que se formalice; y se remita copia del mismo a esta dependencia, con el fin de hacer seguimiento de la gestión en los términos señalados por la Ley 87 de 1993.

CONCLUSIONES La Oficina De Control Interno puede ahora concluir:

VARIABLES DE LA MUESTRA

29% 21% 50%

Se tramitaron en términos razonables El Proceso de tramitó en términos razonables, pero el término de devolución a la dependencia de origen fue excesivo Mora en la elaboración del aviso, edicto o corrección de citación

1. Del total de la muestra, esto es, cien (100) Procesos de Notificación, Veintiuno (21) se tramitaron en términos razonables de conformidad con el criterio de Auditoria definido, es decir, que una vez se surtió efectivamente el proceso logrando la notificación del acto administrativo al vigilado, la misma se devolvió dentro de los cinco (5) días siguientes a la dependencia de origen; es preciso recordar, que se tomó ese término en atención a que el procedimiento no contempla términos para esos efectos.. 2. Del total de la muestra, esto es, cien (100) Procesos de Notificación, en Cincuenta (50) se tramitó la notificación en términos razonables conforme al criterio de Auditoria definido, pero la devolución a las dependencias de origen, se efectuó con ostensible mora.(Ver matriz de verificación dispositiva No. 6). 3. De la muestra, esto es cien (100) procesos de notificación, en Veintinueve (29) se evidenció mora en la elaboración del Aviso o Fijación del Edicto según correspondiera, o corrección de la citación en los casos que lo requiriera, especialmente por haberse incorporado dirección errada, lo cual ocasionó dilación en el proceso, no haciéndolo eficiente.

CONCLUSIONES 

Se concluyó una vez verificado el proceso de Notificaciones adoptado mediante Resolución No. 4086 de 2014, que el mismo carece de la incorporación de términos para la elaboración y envío del Aviso en caso de no comparecencia del vigilado citado, o de la fijación del Edicto en los casos que corresponda, aunado, a que en igual forma no se contemplan allí términos para realizar las publicaciones en la Pagina Web en los asuntos que se deba surtir la notificación por ese medio.



Se evidenció que existen procesos de notificación en los que en la citación inicial se enuncia el hecho de que ante la no comparecencia del vigilado enviarían el correspondiente Aviso; posteriormente se dan cuenta que la dirección es errada enviando nueva citación en la cual señalan que ante la no comparecencia se fijará Edicto. El equipo auditor, encontró este tipo de casos como el de notificación del acto administrativo No. 1477 de 04 de Agosto de 2014 emitido por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos no existiendo congruencia entre las dos (2) citaciones enviadas, en lo referente a la notificación subsidiaria que se realizaría en uno u otro caso, es decir, dado que el acto administrativo a notificar y del cual ahora se trae como ejemplo, pertenecía a la sustanciación de un proceso sancionatorio en vigencia del procedimiento contemplado en la Resolución Nº 3140 de 04 de Noviembre de 2011, en caso de no comparecencia del vigilado, se notificaría por Aviso, y no por Edicto como se hizo mención en la segunda citación. Lo anterior en sentir del equipo auditor, obedece a la utilización de modelos de citación sin que se revise posteriormente su contenido.



Que de la muestra seleccionada, si se hubiesen efectuado las devoluciones de los actos administrativos notificados a la dependencias de origen en términos “razonables”, (para el caso estimados por el equipo auditor en cinco (5) días), los porcentajes de adecuada gestión resultarían más favorables al Grupo de Notificaciones, encontrando allí una oportunidad de mejora, recomendando implementar un plan de contingencia que permita identificar oportunamente la efectiva entrega de los Avisos, para estos ser devueltos rápidamente, o en el caso de notificaciones personales o por edicto, una vez se surtan con la correspondiente diligencia para el primero, o la desfijación para el segundo, se proceda a enviar las constancias del caso a la dependencia de origen, permitiendo que las actuaciones administrativas de la Entidad tengan el impulso necesario, precaviendo situaciones que originen caducidades de la facultad sancionatoria en el caso de procesos administrativos o pérdida de competencia en la resolución de los recursos de la vía gubernativa, conforme a los preceptos del articulo 52 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA).



Que con ocasión de la solicitud que realizara la Coordinadora de la época del Grupo de Notificaciones el 31 de Julio de 2014, se reforzó el equipo de trabajo trasladando dos (2) funcionarios más, en los meses de Noviembre y Diciembre de 2.014, conforme ya se expuso.

RECOMENDACIONES Recomendación Macro - Términos y Condiciones Teniendo como base lo preceptuado por el artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual como ya se dijo establece la posibilidad de que las entidades del Estado notifiquen sus actuaciones a través de medios electrónicos, y bajo la premisa de que la Superintendencia Nacional de Salud debe dar uso de las herramientas de que ha dispuesto la ley, aunado, a que es necesario dar la evolución que merece el proceso de notificación en la Entidad, se recomienda se implementen estos mecanismos, siempre que el administrado (vigilado) haya aceptado el uso de este medio de notificación. Es por ello que la Oficina de Control Interno a través de su equipo auditor, se permite puntualizar recomendaciones que permitan aterrizar al giro ordinario del Grupo de Notificaciones los preceptos normativos aludidos. 1.

Con el mencionado código surge la obligatoriedad de contar con una “Sede Electrónica”, siendo esta una oficina virtual, que sirva de medio de comunicación con los particulares, garantizando condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información, oficina virtual que salvo mejor concepto en contrario, se recomienda se formalice y esté administrada por el Grupo de Notificaciones con el apoyo técnico de la Oficina de Tecnologías de la Información. Lo anterior, en atención a que la sede permitiría notificar de manera electrónica, los actos administrativos proferidos por las diferentes dependencias de la Entidad que actúan en uso de las facultades administrativas, en especial, la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, siendo esta un área que tiene una alta productividad de documentos y de actos administrativos que se deben notificar al ejecutar la función de control en el SGSSS.

2.

Como herramienta principal en la gestión de la oficina virtual, se recomienda se dé uso del denominado, correo electrónico certificado, como mecanismo de notificación de las decisiones de la Entidad, generando acuse de recibo con el soporte respectivo, debiendo para ello tener en cuenta lo siguiente:

A). Se reitera la necesidad de contar con el servicio de CERTIMAIL (correo electrónico certificado), el cual genera el acuse de recibo y permite contar con el soporte respectivo, permitiendo avanzar en las actuaciones administrativas de la Entidad con base en él; o en su defecto ante la eventual imposibilidad de contratarlo con la empresa Servicios Postales Nacional es S.A. (4-72) u otra compañía, se reitera la recomendación, tendiente a que la Oficina asesora Jurídica de la institución, conceptúe respecto de la utilización del Outlook (correo institucional), dado que esta clase de correo electrónico permite identificar el momento en que el correo electrónico ha sido depositado en la bandeja de entrada de destino, o por el contrario esta posibilidad se descarte, conforme al análisis de orden jurídico que se haga sobre el particular por parte de la Oficina Asesora Jurídica, a la que se recomienda realizar la respectiva consulta y actuar de conformidad con el concepto que se emita en tal sentido.

RECOMENDACIONES B). La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado (vigilado) tenga acceso al acto administrativo, es decir, que el mismo quede disponible en la bandeja de entrada del correo electrónico de la Entidad a notificar informado por el usuario. Al respecto la Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 23 preceptuó: ARTÍCULO 23. TIEMPO DEL ENVIO DE UN MENSAJE DE DATOS. ”De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por expedido cuando ingrese en un sistema de información que no esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el mensaje de datos en nombre de éste." Para el efecto y dadas las características que ostenta el correo electrónico certificado, el Grupo de Notificaciones registraría; si es acogida la recomendación que ahora se plantea, en base de datos que se creará para estos efectos, la fecha y hora reportada en la confirmación de entrega del mensaje de datos, a través del cual se dispuso el acto en su buzón de correo electrónico.

C). La notificación que se realice por este medio, tiene los mismos efectos de la que se realiza en forma personal por funcionario competente de la Superintendencia Nacional de Salud – Grupo Notificaciones. D). El texto de la comunicación mediante la cual se remita el acto administrativo que se va a notificar por vía electrónica debe indicar el nombre y cargo del funcionario competente, el del interesado, los recursos pertinentes y la fecha de expedición del mensaje de datos. Lo anterior permitirá identificar el funcionario responsable del proceso, así como los recursos de la vía gubernativa que caben respecto de la decisión, haciendo el proceso garantista respecto del vigilado. E). El acto administrativo a notificar, deberá ser adjuntado al correo electrónico en formato (PDF), con el objeto este sea inmodificable. F). Se recomienda, la sede electrónica disponga dentro del mensaje de datos, alternativas de acceso a los contenidos que se pretendan notificar, mediante un vínculo directo a la ubicación de las providencias respectivas en la página Web, con el objeto, de que el interesado pueda en caso de presentársele inconvenientes de orden técnico en todo caso acceder a estas decisiones administrativas, para lo cual se requerirá de que cada dependencia productora del acto administrativo al momento de emitirlo lo suba en el sitio web, si se considera designado funcionario para esos efectos; al respecto, se trae a colación lo expuesto por la Corte Constitucional en sentencia C – 012 de 2013: (…) En síntesis, la jurisprudencia reconoce que, en principio, en las diferentes etapas procesales la notificación pueda surtirse de diversas maneras, de modo que una vez agotadas las posibilidades de notificar personalmente a los sujetos interesados, se opte por comunicarles las decisiones o actuaciones judiciales o administrativas, a través de mecanismos subsidiarios, que no remplazan a los principales, pero que logran garantizar el principio de publicidad y el debido proceso (…).

RECOMENDACIONES G). Los términos de interposición de los recursos de la vía gubernativa y los de ejecutoria empezarían a contar desde el día siguiente a la notificación electrónica, es decir, desde el día siguiente a que el mensaje de datos haya sido dispuesto en la bandeja de entrada del correo electrónico del vigilado o usuario. H). A favor de la Superintendencia Nacional de Salud operaría la presunción de que de que la dirección suministrada por el interesado es propia, el usuario de esta (vigilado), se obliga a utilizarla directamente y no podrá alegar en ningún caso, desconocimiento de los actos notificados por operaciones en el buzón delegadas en terceros.

I). Serian obligaciones del vigilado – usuario del servicio de notificación electrónica: 1. Operar de manera directa su buzón de correo electrónico. 2.

Informar a la Superintendencia Nacional de Salud, en el caso de que el usuario decida cambiar de dirección de correo electrónico para el proceso de notificaciones electrónicas.

3.

Reportar a la Superintendencia Nacional de Salud cualquier inconveniente relacionado con el acceso al documento notificado, cuándo éste corresponda a posibles errores o defectos técnicos en su generación. En este caso, el error o defecto deberá informarse a una cuenta de correo destinada para esos efectos por la Entidad, administrada por el Grupo de Notificaciones adscrito a Secretaría General, indicando expresamente el inconveniente presentado y adjuntado copia del mensaje de datos remitido por la entidad, caso en el cual el funcionario designado revisará las posibles causas, y en caso de considerarlo pondrá en conocimiento de la situación a la Oficina de Tecnologías de la Información, resolviendo la incidencia en el término que se fije para esos efectos.

Debe señalarse que las anteriores recomendaciones, hacen parte de lo que se denominó términos y condiciones, para lo cual se hace necesario en las campañas que se realicen si se decide acoger la recomendación que por este se presenta, con el objeto tomar de los vigilados las autorizaciones necesarias para efectuar notificaciones electrónicas, se diseñe, divulgue y diligencie una plantillas, formatos o modelos de autorización, para que los vigilados la radiquen en la sede de la Superintendencia – Grupo Notificaciones, o digitalizarla y remitirla a través de correo electrónico, donde claramente se manifieste que se han leído y entendido perfectamente los términos y condiciones de uso de medios electrónicos para las notificaciones electrónicas de los actos administrativos proferidos por la Superintendencia Nacional de Salud. Sin demeritar la recomendación macro anteriormente expuesta, a continuación se presentan recomendaciones puntuales, derivadas del ejercicio auditor desarrollado por el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, y que se desprenden de todo lo afirmado en este informe, que cuenta con evidencias documentales, las cuales pretenden lograr el Mejoramiento Continuo y contribuir al logro de los objetivos y metas institucionales, lo cual realizamos de la siguiente manera:

RECOMENDACIONES 1. Se recomienda al Grupo de Notificaciones, solicitar a la Oficina Asesora de Planeación la orientación metodológica necesaria para ajustar sus procedimientos en la medida que se incorporen términos para la realización de algunas actividades dentro del proceso, como los son: a. La elaboración de Avisos o Fijación de Edictos en caso de no comparecencia del vigilado citado, b. Términos para efectos de realización de las publicaciones que se deban surtir en la página Web de la Entidad, y c. Términos para realizar las devoluciones de los actos administrativos notificados a las dependencias de origen. Si la recomendación es acogida, una vez consolidado el procedimiento con los ajustes sugeridos, el Grupo de Notificaciones deberá a través de todos y cada uno de sus funcionarios, cumplirlo cabalmente. 2. De igual forma se recomienda adoptar las medidas que se consideren pertinentes, con el propósito, de que al momento de utilizar los modelos de citación, estos no se envíen con errores de contenido, obligando a efectuar alcances o nuevas citaciones que propicien dilación al Proceso de Notificación, o reprocesos que terminen perjudicando las actuaciones administrativas de la Superintendencia Nacional de Salud. Para lo expuesto es necesario y así se recomienda, se implemente AUTOCONTROL por parte de las dependencias usuarias del servicio que presta el Grupo de Notificaciones, verificando previamente al envío a aquel, la correcta incorporación en los actos administrativos a notificar, de la dirección y ciudad en que esta debe ejecutarse. 3. Con el propósito de cumplir con los términos previstos en la ley y hacer eficiente el proceso de notificación de los recursos de reposición y en subsidio apelación que interponen los vigilados en contra de las decisiones de fondo que profiere la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, se recomienda, se priorice la notificación de las decisiones que resuelven los recursos de reposición, donde una vez agotado el trámite de notificación, se proceda a remitir inmediatamente a aquella las constancias de notificación, posibilitando el envío del expediente a la Oficina Asesora Jurídica (Grupo Segunda Instancia), para que dicha dependencia proyecte para firma del Señor Superintendente Nacional de Salud el acto administrativo que resuelve el recurso de apelación.

4. Se recomienda contar con servicios o herramientas tecnológicas como el CERTIMAIL, o evaluar mediante solicitud de concepto a la Oficina Asesora Jurídica, la posibilidad de utilizar para este proceso, el actual OUTLOOK, que genera constancia de que llegó al buzón del destinatario un determinado mensaje (Correo Electrónico); en la medida que la utilización de esta clase de herramientas, aceptadas por la legislación vigente, previo el cumplimiento de unos requisitos; generan eficiencia, eficacia y efectividad al proceso de notificación, posibilitando efectuar notificaciones electrónicas, aunado, a que se eventualmente se evitaría a la Institución incurrir en erogaciones económicas al desarrollar el proceso. Uno de los requisitos fundamentales de la legislación antes mencionada, es contar previamente, con la autorización de los vigilados para que pueda operar la notificación electrónica, labor en la que el Grupo de Notificaciones, en un trabajo en equipo con otras dependencias de la Institución recomendamos desarrolle. Cordialmente, JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe Oficina de Control Interno. Proyectaron:

Guillermo Alberto Corredor Martínez-Profesional Especializado Oficina de Control Interno Ana María Gaitan Parra-Técnico Administrativo Oficina de Control Interno