Fabian Fauth
Studiengang: Angewandte Medien Vorlesung: Projektmanagement
Wintersemester 2013/2014
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Agenda » Vorstellung
» Agenturen » Projektmanagement in der Theorie » Projektmanagement in der Praxis » Tools für Projektmanagement » Thema Klausur / Benotung
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Fabian Fauth
Fabian Fauth »
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[email protected]
» 39 Jahre, verheiratet, 2 Kinder » Diplom-Betriebswirt (BA) im Bereich Medien- und Kommunikationswirtschaft mit Vertiefung Journalismus/PR
» 5 Jahre Produktionserfahrung im ZDF
» Gründer und Inhaber Fauth & Gundlach GmbH
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Fauth & Gundlach » Kommunikationsagentur in Wiesbaden
» 6 feste Mitarbeiter, derzeit 2 Praktikantinnen » Leistungsbereiche
Consulting Public Relations Content Marketing Video Social Media Online
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Fauth & Gundlach » Kunden aus den Branchen IT/Technologie, Tourismus, Freizeit, Immobilien
» Mitglied im Arbeitskreis Designwirtschaft der Landeshauptstadt Wiesbaden
» Mitglied bei den Wirtschaftsjunioren Wiesbaden » Mitglied im Marketing-Club Mainz-Wiesbaden
» Diverse soziale Engagements
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Video
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Agenturen » Kein geschützter Begriff
» Welche Arten kennt Ihr? » Ursprüngliche reine Vermittlungsleistung » Organisationsformen Einzelagentur (oft inhabergeführt) Agentur-Netzwerke Hausagenturen großer Unternehmen
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Agenturen » Unternehmensformen
Einzelunternehmen (z.B. auch Einzelkaufmann e.K.) Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) + Sonderformen Aktien-Gesellschaft (AG)
» Wandel in der Kommunikation führt zu Wandel in der Agentur-Landschaft
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Kampagne » Eine Kampagne ist eine zeitlich befristete Aktion mit einem definierten Ziel, das durch geplantes und koordiniertes Zusammenwirken mehrerer Personen oder Akteure zu erreichen versucht wird. Der Begriff wird oft im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (Pressekampagne, Medienkampagne, Wahlkampagne, Werbekampagne, Hetzkampagne), aber auch in vielen andern Bereichen (z. B. Erntekampagne, Messkampagne, Grabungskampagne) angewendet.
(Quelle: wikipedia.de)
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Projekt » Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Geld bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal) und Qualität ein Ziel zu erreichen.
(Quellle: wikipedia.de)
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Projektmanagement » Als Projektmanagement (PM) bezeichnet man das
Initiieren, Planen, Steuern und das Kontrollieren und Abschließen von Projekten. (Quellle: wikipedia.de)
» Das strukturierte Vorgehen bei der Bewältigung von Komplexität.
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Projektmanagement in Agenturen » Gerade in kleineren Agenturen oft verkannt
» Schlechtes Projektmanagement einer der Hauptgründe, warum Unternehmen die Agentur wechseln
» Bedeutung nimmt stark zu, da Projekte immer komplexer werden
» Wertschöpfungsfaktor
» Vermeidung von Kostenfallen
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Die 7 Phasen der Projektabwicklung
1. Phase: Begeisterung 2. Phase: Verwirrung 3. Phase: Ernüchterung
4. Phase: Massenflucht der Verantwortlichen 5. Phase: Suche der Schuldigen 6. Phase: Bestrafung der Unschuldigen 7. Phase: Auszeichnung der Nichtbeteiligten Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Projektleiter/in » Der Projektleiter ist für die operative Planung und
Steuerung des Projektes verantwortlich. In diesem Zusammenhang trägt er die Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin- und Kostenzielen im Rahmen der Projektdurchführung. Im Bereich der Planung legt er Ziele sowie benötigte Ressourcen für deren Erreichung fest. (Quellle: wikipedia.de)
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Projektleiter/in » Planerisch und organisatorisch fit
» Einen kooperativen Arbeitsstil besitzen » Diplomatisch geschickt agieren können » Nicht in Konkurrenzmustern denken » Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit » Unternehmerisch denken
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Einschub: Konzeption in der Kommunikation Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Funktionen eines Konzeptes Strategische Entscheidungshilfe
Ökonomische Planungshilfe
Konzept Praktische Richtschnur
Motivierende Wirkung Quelle: nach Schmidbauer
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Arten von Konzepten Langfristig
Strategieszenario
Masterplan
grob
Jahreskonzept
präzise
Projektkonzept Maßnahmenkonzept
kurzfristig
Quelle: nach Schmidbauer
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Das Projektkonzept » Häufigste Konzeptform
» Klar umrissene eindeutige Projektaufgabe » kurz- bis mittelfristiger Zeitraum » Fokus auf Maßnahmen » normalerweise Teil einer Gesamtkonzeption » Dient zur Steuerung der Umsetzung
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Konzeptionsphasen » Briefing
» Botschaft(en)
» Recherche
» Themen
» Analyse
» Strategie / kreative Leitidee
» Ziele
» Maßnahmen
» Zielgruppe(n)
» Erfolgskontrolle
» Positionierung
» Präsentation /
Dokumentation Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Briefing » Ursprünglich aus dem Militär = Lagebesprechung
» Erwartungen des Auftraggebers (extern/intern) » Faktensammlung beginnt » Schriftlich oder mündlich » Re- und De-Briefing » Tipp: Checkliste / Fragenliste » Vollständigkeit – was nicht geklärt wird, geht unter Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Recherche » Systematische und umfassende Sammlung von
Informationen aller Art -> Zielsetzung: Problemrelevante Zusammenhänge erkennen und verstehen.
» Sekundär- und Primär-Recherche
» Vor-, Haupt und Nachrecherche » Qualität vor Quantität
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Analyse » „Diagnose“ auf Basis der erworbenen Informationen
» Systematisierungs- und Selektionsleistung » Analyse-Methoden Freie Analyse SWOT-Analyse Soll-/Ist-Vergleich (Gap-Analyse)
» Fazit fasst Ergebnisse zusammen
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Zielgruppe(n) » Oft auch „Kommunikationsgruppen“ genannt
» Strukturierung
Demografisch oder soziodemografisch Lebensstile Verhaltensmerkmale Funktionale Zugehörigkeit
» Priorisierung nach Bedeutung » Mittler als Zielgruppe der 2-stufigen Kommunikation » Tipp: Buyer Persona Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Bernd Beispiel „Ich arbeite um zu leben!“
» » » » » » » »
Männlich Single 25-35 Jahre Leitender Angestellter in IT-Firma Monatliches Einkommen: ca. 6.000 € brutto Stadtmensch, der gerne Ausflüge ins Grüne macht und sich mit Freunden trifft. Er ist immer online und teilt seine Erlebnisse auf den sozialen Netzwerken mit seinen Freunden. Durch sein Auslandsjahr in England während der Schulzeit spricht er fließend Englisch.
»
Fernreisen sind nicht so sein Ding, er macht im Urlaub gerne Städtetrips in Europa.
»
Er kauft am liebsten Online ein, neuerdings sogar Lebensmittel. Einkaufen ist für ihn Zeitverschwendung. Er hat keine Zeitung abonniert und schaut kaum Fernsehen – wenn, dann die Nachrichten. Seine Informationsund Unterhaltungsmedien findet er im Web.
»
» »
Er treibt nur wenig Sport (ab und zu geht er Joggen). Weitere spezifische Aspekte im Hinblick auf das jeweilige Unternehmen bzw. Produkt.
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Ziele » Kennzeichnen die Endsituation (zeitlich und inhaltlich)
» Sind niemals Vermutungen oder Annahmen » Kurz-, mittel- und langfristig » Strategisch vs. Taktisch » SMART - „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“
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Positionierung » Das anzustrebende positive Vorstellungsbild in den Köpfen der Zielgruppe.
» Übereinstimmung des Selbst- und Fremdbildes wird angestrebt
» Tipp: Elevator Pitch (Bauplan) » Positionierung ist Summe der Botschaften
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Botschaft(en) » zu vermittelnde Kommunikationsinhalte
» Sprechen die Sprache der Zielgruppe(n) » Machen die Positionierung relevant für die Zielgruppe(n) » Kern / Begründung / Nutzerversprechen » Dach- und Teilbotschaften » Tonalität bringt die Emotionen
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Themen
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Themen » Relevanz
» Rechtzeitigkeit » Negativismus » Neuheit » Nähe » Prominenz
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Strategie / Leitidee » Ist der Hebel der gesamten Kommunikation
» Gibt Positionierung und Botschaften ein Gesicht » Immer mit Blick auf die Zielgruppe(n) » Dimensionen Art der Kommunikation Bildlich Wörtlich, z.B. Slogan
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Maßnahmen » Setzen die Botschaften bei den Zielgruppe(n) durch
» Hängen stark vom Budget ab » Kommunikationsmix definieren » Entwickeln / Strukturieren / Selektieren / Vernetzen / Bewerten » Stichwort „Integrierte Kommunikation“ » Maßnahmenplan: Zeitplanung ist essentiell
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Erfolgskontrolle » Systematische Untersuchung und Analyse der
Kommunikation mit Hilfe von Kotrollwerkzeugen
» Vor, während und nach der Kommunikation » Quantitativ und qualitativ
» Instrumente
Befragung Beobachtung Experiment Medienresonanzanalyse
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Präsentation / Dokumentation » Ergebnisse der Konzeptionsarbeit internen oder externen Klienten nahebringen
» Ziel: Zustimmung erreichen » Rahmenbedingungen mit beachten
» Oft mündlich und schriftlich » Nur wer vom Konzept selbst überzeugt ist, kann gut präsentieren!
» Gute Dramaturgie entscheidend
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„Regeln“ für die Konzeptionierung 1. Übung macht den Meister
2. Es gibt keine goldenen Regeln 3. Konzepte bedeuten Veränderung 4. Keine Angst vor Fehlern 5. Konzepte vollbringen keine Wunder 6. Konzeption ist ein Prozess 7. Konzepte wollen präsentiert werden Quelle: nach Schmidbauer
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Buchtipps » „Das Kommunikationskonzept“, Klaus Schmidbauer /
Eberhard Knödler-Bunte, university press UMC POTSDAM
» „Konzeptionspraxis“, Renée Hansen / Stephanie Schmidt, Frankfurter Allgemeine Buch
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Link
www.fauth-gundlach.de/hs-fresenius.html
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Ende: Konzeption in der Kommunikation Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Projektmanagement » Als Projektmanagement bezeichnet man das Initiieren,
Planen, Steuern und das Kontrollieren und Abschließen von Projekten. (Quellle: wikipedia.de)
» Phasen des Projektmanagement
Initiieren Planen Steuern Kontrollieren Abschließen
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Projekt initiieren
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Ziele
Projektorganisation
Team
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Ziele: „Magisches Dreieck“ Kosten (Budget)
Leistung (Qualität)
Termin (Zeit)
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Zieldefinition » Sachziele Funktion Leistung Qualität
» Abwicklungsziele
Termine Finanzierung Aufwand/Kosten Transparenz Ablauf / Meilensteine Ressourceneinsatz
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Zieldefinition » Rand- und Rahmenbedingungen
Kapazität Konventionen Gesetze Normen Richtlinien Umweltschutz Etc.
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Lastenheft » Das Lastenheft (teils auch Anforderungsspezifikation,
Anforderungskatalog, Produktskizze, Kundenspezifikation oder englisch Requirements Specification genannt) beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. (Quellle: wikipedia.de)
» Beschreibt, was gemacht werden soll. Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Projektorganisation » Aufbau-Organisation (Projektinstanzen)
» Organisationsform » Team » Informationswege und Dokumentation
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Aufbau-0rganisation » Organigramm
» Strukturen des Projekts » Schnittstellen zu verbundenen Projekten
Lenkungsausschuss
Multiprojektmanagement
Fachausschuss
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Lenkungsausschuss » Projektbegleitender Ausschuss
» Ist Projektleiter vorgeschaltet » Initiiert, leitet und überwacht Projektaktivitäten » Genehmigt das Budget » Ernennt und unterstützt den Projektleiter » Kontrolliert Ergebnisse
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Fachausschuss » Beratende und unterstützende Funktion
» Dient dem Austausch zwischen Fachabteilungen und Projekt
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Multiprojektmanagement » Koordination von unterschiedlichen Projekten
» Übergreifendes Controlling » Steuerung von Qualitäts- und Ablaufstandards
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0rganisationsform » Verantwortlichkeit
» Weisungsbefugnis
Stabs- oder Einflussprojektorganisation
Matrix-Projektorganisation
Reine Projektorganisation
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Stabs- oder Einflussprojektorganisation » Projektleiter mit Stabstelle (begrenzte Befugnisse)
» Wenig organisatorischer Aufwand » Hauptsächlich Koordination des Projekts » Projektmitarbeiter verbleiben in Linienorganisation
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Matrix-Projektorganisation » Aufteilung der Kompetenzen zwischen Projektleitung und Linien-Führungskräften
» Fachliche vs. Disziplinarische Weisungsbefugnis » Birgt Konfliktpotenzial
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Reine Projektorganisation » Alle Zuständigkeiten sind beim Projektleiter
» Rahmenbedingungen für erfolgreiches Projekt am besten » Problem der Auslastung » Meist Projekte mit 1 Jahr oder länger
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Team » Zusammenstellung durch Projektleiter, ggfs. in Abstimmung mit Lenkungsausschuss
» Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit » Teils auch externe Mitarbeiter integriert » Teammitglieder bringen aufgabenbezogenes Wissen ein
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Teamgröße » In der Regel nicht mehr als 15 Personen
» Vorteile kleinere Teams: Einfachere Steuerung Effektivere Abstimmungen Kommunikation und Informationsfluss reibungsloser
» Vorteile größere Teams: Mehr kreatives Potenzial Höhere Problemorientierung
» Relation Teamgröße Endtermin Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Teamauswahl » Fachliche und methodische Fähigkeiten, oft abgeleitet aus Lastenheft oder Auftragsbeschreibung
» Persönliches Profil / Teamfähigkeit » Auf die gelungene Mischung kommt es an
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Teambildung » Unterschied Gruppe Team: Gruppe freie losgelöste Gemeinschaft Team zusammengewachsen mit gemeinsamem Ziel
» 4 Phasen der Teambildung:
Norming Storming Forming Performing
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Norming » Testphase
» Gegenseitiges „beschnuppern“ und austesten » Positionen im Team werden gesucht
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Storming » Nahkampfphase
» Erste Konflikte treten auf » Frust kommt auf » Sinnfrage wird gestellt
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Forming » Organisationsphase
» Konflikte sind gelöst » Gemeinsame Bewältigung der anfänglichen Probleme schafft erstes WIR-Gefühl
» Teammitglieder stehen sich offen gegenüber und bilden langsam eine Vertrauensbasis
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Performing » Arbeitsphase
» Effekt des Teamgedankens ist erreicht » Leistungsfähigkeit des Teams steigt » Gegenseitiges Vertrauen » Kompetenzabgrenzungen sind klar und werden akzeptiert
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Informationswege und Dokumentation » Festlegen, wer worüber informiert werden muss,
anschließend z.B. Einrichten eines entsprechenden E-MailVerteilers (Push-Prinzip)
» Festlegen, wann sich Teammitglieder Informationen selbst besorgen müssen (Pull-Prinzip)
» Verantwortlichkeit und Rahmenbedingungen für die Projektdokumentation klar verteilen
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Projekt planen
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Grundlegendes
Meilensteine / Projektphasen
Pläne
Kosten kalkulieren
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Grundlegendes » Planung gibt der Idee eine Struktur
» Gliederung in überschaubare Einheiten » Grundlage für Steuerung und Kontrolle » Team-Mitglieder sind auf dem gleichen Stand
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Zweistufige Planung » Langfristiger Projektstrukturplan Bezieht sich auf das Projekt als Ganzes
» Mittelfristige Phasenpläne Leiten sich aus Projektstrukturplan ab Machen möglichst genaue Vorgaben für anstehende Projektphase
» Planung bei beiden jeweils für: Arbeitspakete, Aktivitäten, Termine, Kapazitäten/Bedarf, Kosten
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Meilensteine » Definieren das Ende der einzelnen Phasen (Phasenprodukt)
» Können definiert werden als In sich geschlossenes Arbeitsergebnis Erreichung eines Teilziels Zeitpunkt für Review oder Teilabnahme
» Dienen der Zwischenkontrolle » Bestimmen Zwischenziele, die sich aus Gesamtzielen ableiten
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Projektphasen » Enthalten überschaubare und abgrenzbare Aufgaben
» Schaffen Entscheidungspunkte für unüberschaubare Aufgaben Vorgehen wird systematischer und schneller
» Erleichtern die Kontrolle » Minimieren Risiken
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Pläne » Meilensteinplan
» Projektstrukturplan » Ablaufplan
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Meilensteinplan (MSP) Meilenstein
Plan-Termin
Adaptierter Plan-Termin
Ist-Termin
Erläuterung Abweichung
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Meilensteinplan (MSP) » Grobe Terminplanung für das gesamte Projekt
» Essenzielle Ereignisse im Projekt transparent machen » Übersicht über Verzögerungen und deren mögliche Auswirkungen auf andere Termine
» Orientierung am Leistungsfortschritt » Schaffen von Zwischenzielen zur Mitarbeitermotivation
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Fabian Fauth
Projektstrukturplan (PSP) Projekt
1. Teilprojekt 1.1 Teilaufgabe
2. Teilprojekt
3. Teilprojekt
n. Teilprojekt
1.2 Teilaufgabe
1.1.1 Arbeitspaket
1.2.1 Arbeitspaket
2.0.1 Arbeitspaket
1.1.2 Arbeitspaket
1.2.2 Arbeitspaket
2.0.2 Arbeitspaket
1.1.3 Arbeitspaket
1.2.3 Arbeitspaket
2.0.3 Arbeitspaket
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Projektstrukturplan (PSP) » Erfassung aller Aufgaben, die im Rahmen des Projektes abzuwickeln sind (oft aus Pflichtenheft)
» Gliederung des Projektes in plan- & kontrollierbare Aufgaben » Struktur, Orientierung und Transparenz für alle Beteiligten » Klarheit über Zuständigkeiten
» Gemeinsame Sichtweise bei allen Projektbeteiligten » Vereinheitlichung der Sprachregelungen – jeder meint dasselbe » Auswahl und Definition einer Struktur, die
für das gesamte Projekt anzuwenden ist als Basis für weitere Planungsaktivitäten ist (Terminplanung, Aufgabenverteilung, Ressourcenplanung, usw.) fungiert für das Projektcontrolling herangezogen wird
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Fabian Fauth
Ablaufplan Meilensteine / Arbeitspakete
11
12
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
01
02
03
Meilenstein 1.1.1
Meilenstein
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Fabian Fauth
Ablaufplan » Baut auf PSP auf und sollte erst erstellt werden, wenn dieser wirklich feststeht
» Verdeutlicht, wie Tätigkeiten bzw. Arbeitspakete
zusammenhängen (logische und zeitlich sinnvolle Reihenfolge)
» Idealerweise in Absprache mit den Beteiligten erstellen, die für die Einhaltung verantwortlich sind
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Termine festlegen » Ergeben sich aus der Aufwandsschätzung (synonym: Kapazitäten-, Personal- oder Bedarfsplanung)
» PSP als Basis » Nie mehr Kapazitäten einplanen als vorhanden » Hinweis: ein 8-Stunden-Arbeitstag hat in der Regel 6 produktive Stunden
» Aufwand für Besprechungen etc. berücksichtigen » Puffer einplanen » 3-5% der vorhandenen Kapazitäten für Krankheit etc. abziehen Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Kosten kalkulieren » Kostentreue ebenso wichtig wie Termintreue » Ohne konkrete Zahlen (z.B. aus ähnlichen Projekten) bleibt es immer eine Schätzung
» Kostenarten
Personal Sachmittel Material Fremdkosten Reisekosten / Spesen …
» Kostenpakete pro Arbeitspakete plus Allgemeinkosten
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Projekt steuern
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Kick-0ff » Internes Briefing des Projekts und seinen Zielen, damit alle Team-Mitglieder den gleichen Kenntnisstand haben
» Kennenlernen des Teams in lockerer Atmosphäre » Klärung der Regeln der Zusammenarbeit » Max. 2 Stunden
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Workshop » Ausführliche Besprechung der Projektinhalte und –ziele
» Erarbeitung PSP » Aufgabenverteilung » Spielregeln für Organisation, Information und Kommunikation gemeinsam festlegen
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Meetings und Besprechungen » Regelmäßige Meetings (Jour fixe, Statusmeetings etc.)
» Jour fixe (Team-Mitglieder) zeitlich getaktet (wöchentlich, monatlich..)
» Statusmeetings (Kunde, Teilprojektleiter..) zu Beginn und zum Ende jeder Phase (Meilensteine)
» In einzelnen Fällen auch Gespräche unter vier Augen » Meetings müssen geplant und strukturiert durchgeführt werden (Tagesordnung, Protokoll etc.)
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Teamregeln » Beispiele: Verantwortung wird aufgabenbezogen und nicht hierarchiebezogen ausgeübt Niemand sollte wichtige Informationen zurückhalten Sollten Ziele absehbar nicht erreichbar sein, sollte dies unverzüglich angesprochen werden Bei Fehlern werden Schuldzuweisungen und Vorwürfe vermieden Es wird offen über Probleme gesprochen und gemeinsam an einer passenden Lösung gearbeitet Nichts ist in Stein gemeißelt, Entscheidungen können auch mal revidiert werden Handlungen werden reflektiert und Ergebnisse hinterfragt Kunde steht im Zentrum des Handelns
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Kompetente Teamführung » Klare und gerechte Delegation der Aufgaben
» Begründen statt befehlen » Gewisse Transparenz in der Entscheidungsfindung » Kooperation » Kommunikation » Fachliche und menschliche Autorität
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Durststrecken überwinden » Team motivieren:
Konsens über Ziele schaffen Aufgaben sollten fordern, aber nicht überfordern Routinetätigkeiten gleichmäßig verteilen Eigene Visionen entwickeln Gerecht und fair gegenüber Team handeln Gesprächsbereitschaft signalisieren Kritik, aber auch Lob und Anerkennung immer direkt ansprechen Auch in Frustphasen Feedback geben Anreize durch persönliche Prämien bieten Gemeinsame Aufgabe sollte lohnende Sache sein Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Durststrecken überwinden » Team weiterentwickeln: Felder: Kommunikation, systematische Arbeit, Entwicklung von Spielregeln, Durchführung von Meetings, Informationsaustausch, Dokumentation etc. Manchmal auch externe Hilfe notwendig (Training, Seminare, Coaching..) Vorbeugung durch Entwicklung des Teams von Beginn an Dinge verbessern, bevor Fehler auftreten In Härtefällen müssen auch Team-Mitglieder ausgetauscht werden
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Projekt kontrollieren
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Projektleiter als Steuermann » Sind wir auf dem richtigen Weg?
» Liegen wir noch in der Zeit? » Halten wir die Kosten ein? » Entsprechen die Ergebnisse unseren und den Anforderungen des Auftraggebers?
» Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir unser Ziel nach Plan erreichen?
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Soll-Ist-Vergleich » Ist-Werte regelmäßig ermitteln
» Vergleich mit Plan-Daten Kosten Termine Fortschritte im Ergebnis
» Qualitätsstandards festlegen Was wird gemessen und auf welche Art? Einheitliche Datenbasis
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Nicht alles in Zahlen » Schätzungen bei nicht messbaren Arbeitspaketen
» Entwicklung der Teamarbeit als Indikator » Weiche Faktoren mit einbeziehen Erfahrung nötig
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Bei Abweichung » Woran liegt es, dass die Zahlen abweichen?
» Stimmen die Zahlen überhaupt? » Wo gab es Probleme? » Wie kann man sie lösen? » Sie die anderen Ziele noch erreichbar? » Wenn nicht, wer ist zu informieren?
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Konsequenzen » Terminprobleme:
Mehr Aufgaben für einzelne Team-Mitglieder Arbeiten parallel statt chronologisch Effizienz der Abläufe steigern Qualität reduzieren Projekt abspecken
» Kostenprobleme Mehr Budget verlangen An verschiedenen Stellen sparen
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Fehleranalyse » War es überhaupt ein Fehler oder wurde falsch geplant?
» Teamaufgabe » Was hätte man besser machen können? » Sind es bestimmt Verhaltensmuster, die auch in Zukunft Probleme bringen können?
» Nur wer bereit ist aus Fehlern zu lernen, wird sie in Zukunft vermeiden!
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Fabian Fauth
Statusbericht » Kommunikation des Projektfortschritts in kompakter, prägnanter und standardisierter Form
Projektstand: allgemeiner Trend Projektstand für Termine, Kosten, Leistungen, Qualität Maßnahmen bei Abweichungen
» Nur bei großen Projekten » Regelmäßig » Oft Nutzung eines Ampelsystems
» Nichts schönen
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Fabian Fauth
Qualitätssicherung » Rechtzeitig Abstimmung über Qualitätsmerkmale und
schriftliche Einigung, wie diese genau aussehen (alle müssen das gleiche darunter verstehen)
» Gesamtes Team in Qualitätssicherung einbeziehen und Verantwortung teilen.
» Ggfs. auch Auftraggeber in Prozess einbeziehen » Wege suchen, erreichte Qualität messbar zu machen. » Frühzeitig auf Einhaltung der Qualität achten
» Vorsorge ist besser als Nachsorge
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
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Review » Oft auch „Qualitätscheck“ oder „Audit“ genannt
» Instrument der Qualitätssicherung » Überprüfung des bisherigen Ergebnisses anhand einer Checkliste
» Ergebnis: Abnahme oder Nachbesserung
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Fabian Fauth
Projekt abschließen
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Ziele erreicht? » Wie war der Plan – wie ist das Ergebnis?
» Warum gab es Abweichungen? » Welche zusätzlichen Ergebnisse wurden erzielt? » Wie hat sich das Team entwickelt?
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Abschlusskontrolle » Termine Soll-Ist-Vergleich Analyse der Abweichungen
» Personal Wo lagen die Schwachstellen? Welche sind typisch und sollten in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden? Wo gab es Probleme (Führung, Kompetenzen, Zusammenarbeit, Arbeitsverteilung, Konflikte)?
» Kosten Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten? Welche Faktoren haben die Kostenüberschreitung verursacht?
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Kennzahlen aufstellen » Als Indikatoren für zukünftige Projekte
» Beispiele
Fluktuationsquote Krankenstand Aufwand Anzahl Änderungen pro Phase Kosten der Änderungen Anzahl Reviews, Tests..
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Abschlussbericht » Ähnlich wie der Statusbericht
» Dokumentation der Ergebnisse » Fragestellungen: Für wen ist die Dokumentation? Wer im Unternehmen braucht die Ergebnisse? Wem sonst könnten sie von Nutzen sein? In welcher Form ist die Dokumentation sinnvoll? Wie umfangreich soll sie ausfallen? Wer soll sie bis wann erstellen? Einzeln oder im Team?
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Ein bewusstes Ende » Jedes Projekt braucht ein klares Ende und einen Abschluss
» Auch unbefriedigende Projekte müssen geschlossen werden!
» Ein Ende kann auch gefeiert werden.
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Fragen aus der Praxis ?
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Tools für das Projektmanagement Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Kriteriensammlung
Brainstorming!
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Recherche » Welche Tools/Programme gibt es?
» Welche davon sind für den Einsatz im Bereich Medien sinnvoll?
Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
Fabian Fauth
Präsentation » 2er-Teams
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Vorlesung Projektmanagement – Wintersemester 2013/2014
