Starter-Guide. MindManager 2017

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Author: Julius Ziegler
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MindManager 2017 für Microsoft Windows

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MindManager Starter-Guide

Version 1.1 v. 10/2016

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Überblick Mit diesem MindManager Starter-Guide möchten wir Ihnen sowohl einen schnellen Einstieg in MindManager ermöglichen, als auch Anregungen zur Vertiefung von erweiterten Möglichkeiten und Anwendungen geben. Dieser Guide ist wie folgt aufgebaut:

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Kapitel 1: Kurzer Überblick über die zugrundeliegende Methode von MindManager Kapitel 2: Map-Objekte im Überblick Kapitel 3: Einstieg in die MindManager Benutzeroberfläche Kapitel 4: Drei Grundlagen-Tutorials zum Erstellen erster Maps: o Erstellen einer ersten einfachen Map o Formatieren von Maps o Nutzung von Mapmarkierungen und Filtern Zu allen drei Tutorials existieren auch Kurzvideos, die im letzten Kapitel referenziert werden.

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Kapitel 5: Überblick über die verschiedenen Map- und Diagrammtypen, die mit MindManager dargestellt werden können Kapitel 6: Wichtige MindManager Werkzeuge Kapitel 7: Wichtigste Anwendungsbereiche Kapitel 8: Weitere Informationsquellen

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1 Was ist MindManager: Methode und Mehrwerte MindManager von Mindjet ist eine visuelle Produktivitätssoftware, die als zentrales Arbeitstool die Mindmapping-Methode durch zahlreichen Funktionen für das Aufgaben-, Projekt-, Informations-, und Wissensmanagement ergänzt. Sie hilft Einzelnutzern und Teams bei der persönlichen Arbeitsorganisation sowie bei der Zusammenarbeit.

1.1 Die Basis: Mindmapping

Die Mindmapping Methode wurde Ende der 1960er Jahre von dem englischen Wissenschaftler Toni Buzan entwickelt. Die Methode basiert im Wesentlichen auf der Erstellung einer „Karte“ (= Map), in deren Zentrum das zentrale Thema steht. Ausgehend von dem zentralen Thema werden alle relevanten Informationen in einer Zweigstruktur radial um das zentrale Thema angeordnet. Die Mindmapping Methode fördert ganzheitliches vernetztes Denken durch gehirngerechte Darstellung komplexer Informationen. Eine Mindmap enthält auf geringer Fläche eine komprimierte und dennoch übersichtliche Darstellung von alle relevanten Informationen, die logisch und strukturiert angeordnet sind. Mindmapping fördert die Kreativität und unterstützt dabei, selbst große Datenmengen schnell zu verstehen und leicht zu erinnern. Durch die Darstellung in Map-Form kann jederzeit das Wesentliche erkannt werden und bei Bedarf alle Details angezeigt werden. Durch die Visualisierung der Vernetzung können Zusammenhänge auch sehr einfach und transparent kommuniziert werden.

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1.2 Die erweiterte Methode: Business-Information Mapping

MindManager basiert zwar auf der Mindmapping Methode, kann aber wesentlich mehr. Im Kern der erweiterten Methode stehen drei zentrale Aspekte bzw. Zielsetzungen: 1. Visualisierung von Informationen 2. Verstehen, Kommunizieren und Teilen von Informationen 3. Das visuelle und flexible Arbeiten mit Informationen Und das ganze intuitiv, einfach und schnell.

Visualisierung: MindManager bietet neben dem klassischen Layout einer Mindmap auch die Möglichkeit, eine Map als Organigramm, Baum-Struktur oder als rechts ausgerichtet Map aufzubauen. Auch ein Wechsel zwischen den verschiedenen Layouts innerhalb einer Map und sogar auf Zweigebene ist jederzeit möglich. Zusätzlich können Sie in MindManager auch Flussdiagramme, Swimlane Diagramme und Concept Maps gestalten oder Aufgaben-Struktur-Pläne als Ganttdiagramm anzeigen lassen. Mit MindManager können Sie außerdem weitere Informationen zu Zweigen hinzufügen, wie z.B. Symbole, Tags, Links, Dateien, erweiterte Textnotizen, Aufgabeninformationen, Metadaten in Form von Zweigeigenschaften, Formeln, uvm.

Visuelles und flexibles Arbeiten: In der Methode geht es letztendlich nicht nur um die Visualisierung und um die Erstellung von finalen Diagrammen. Es geht vielmehr darum, ein Instrument zum visuellen Arbeiten in unterschiedlichsten Anwendungsbereichen zur Verfügung zu stellen. Insbesondere geht es in der Methode neben Visualisierung und Flexibilität auch immer um intuitive, einfache und schnelle Handhabung. Durch das einfache Arbeiten per Drag&Drog können Sie schnell und flexibel Maps erfassen, strukturieren und weiterverarbeiten. Die vielfältigen Elemente einer Map, sowie Anbindungen an andere Applikation, insbesondere aus der Microsoft-Welt, erlauben Ihnen beliebige Informationen schnell zu aggregieren, wiederzufinden, zu Seite |4

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bearbeiten und effektiv zu kommunizieren. Daraus ergeben sich vielfältigste Anwendungsbereiche von MindManager. Verstehen, kommunizieren und teilen: Da die Art der Visualisierung in MindManager auf der Mindmapping-Methode beruht und damit unserer Art zu denken entspricht, ist sie besonders einfach und intuitiv, d.h. ohne großen Erklärungsbedarf zu verstehen. Dies gilt sowohl für das Erstellen, dem Arbeiten als auch für das inhaltliche Begreifen von Mindmaps und dem Erkennen von Zusammenhängen. Die Methode wird in der Regel als sehr motivierend wahrgenommen und führt zu einer wesentlich höheren Akzeptanz bei Mitarbeiter. Informationen lassen sich auf transparente Art und Weise kommunizieren und teilen, sodass gerade auch einheitliches Teamwissen (Big Picture) generiert werden kann.

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2 Die Objekte in einer MindManager Map

Das Hauptthema oder auch der Titel der Map. Wenn Sie eine Map neu anlegen, wird dieser Zweig zuerst erstellt, und Sie entwickeln die Map von hier aus weiter. Das Hauptthema

Hauptzweige

Die wichtigsten Ideen zum Thema. Sie erstellen sie, indem Sie das Hauptthema wählen und dann auf Neuer Unterzweig klicken. Hauptzweige sind die erste Ebene der Zweigstruktur nach dem Hauptthema.

Unterzweige

Weiterführende Informationen zu einem Zweig. Sie erstellen sie, indem Sie einen Hauptzweig wählen und dann auf Neuer Unterzweig klicken. Unterzeige stellen die 2. Ebene und fortfolgende Ebenen nach dem Hauptthema dar. Zusatzinformationen für einen Zweig oder eine Verbindung. Sie erstellen sie, indem Sie einen Zweig (nicht das Hauptthema) wählen und dann auf Anmerkung klicken.

Anmerkung

Freie Anmerkung

Ausgewählter Zweig

Zusatzinformationen oder Text, die außerhalb der Zweigstruktur stehen. Hinzufügen durch Doppelklick auf den Map Hintergrund. Ausgewählte Zweige enthalten einen blauen Zweigrahmen und „+“ –Symbole zum schnellen Hinzufügen weiterer Zweige. Zum Bewegen oder Skalieren des Zweigs wählen Sie einfach den Rahmen aus.

Zweige mit den zugehörigen Unterzweigen können Sie mit Umrandungen zusammenfassen. Umrandungen finden Sie im Menü Einfügen  Umrandungen. Umrandung

Verbindung

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Sie können Verbindunglinien im Menü Einfügen  Verbindung hinzufügen, um Zusammenhänge darzustellen.

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In der obigen Tabelle sind alle Objekte dargestellt, um MindManager-Maps zu erstellen. Dazu gehören nicht nur Mindmaps, sondern auch alle weiteren Diagrammtypen, wie Flussdiagramme, Swimlanediagramme, Concept-Maps, Entscheidungsdiagramme, Timeline-Maps, etc. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Elemente, die einzelnen Zweigen zugeordnet werden können. Gerade auf der Basis dieser Zweig-Elemente erhält MindManager seine erweiterten Möglichkeiten, um in unzähligen und wichtigen Geschäftsanwendungen eingesetzt werden zu können, wie Projektmanagement, Informations- und Wissensmanagement, uvm. (siehe auch Kapitel 7 Anwendungsbereiche von MindManager). Wir möchten hier einen Überblick der wichtigsten Zweig-Elemente geben: 

Formen und Farben: Zweige einer Map können in unterschiedlichen Farben (Füll- und Linienfarben) und Formen dargestellt werden. Dadurch können visuelle Kategorien vorgenommen werden, um bestimmte Inhalte einfacher zu identifizieren und mit anderen gleich markierten Zweigen in Verbindung zu bringen.



Hyperlinks und Anhänge: Einem Zweig können beliebig viele Hyperlinks auf Webseiten, Dateiordner oder beliebige Dokumente zugeordnet werden, um auf externe Quellen verweisen zu können. Darüber hinaus lassen sich auch beliebig viele Dokumente an einen Zweig anhängen.



Textnotizen: können einzelnen Zweigen als Zusatzinformation hinzugefügt werden.



Bilder: Bilder können vom Betrachter meist einfacher erfasst werden als zu viel Text auf einem Zweig, sie helfen nachhaltig beim Verstehen und lassen sich außerdem schneller im Kontext wiederentdecken.



Symbole und Tags: Zweige können mit Symbolen und Tags versehen werden. Diese dienen der Kategorisierung, dem schnelleren Wiederfinden und dem Erkennen von Zusammenhängen. Außerdem kann nach ihnen gefiltert werden.



Aufgaben-Informationen mit allen Details für das Aufgaben- und Projektmanagement: Der Einsatz dieser MindManager-Funktionen erlaubt es, Projekt- und Wissensmanagement zu vereinen, denn im Alltag sind z.B. das Sammeln von Informationen und die damit verbundenen Aufgaben meist nicht wirklich zu trennen.



Zweigeigenschaften: ermöglichen, Zweigen strukturierte Daten hinzuzufügen, wie z.B. KontaktInformationen. Diese könne ein- und ausgeblendet werden. Hierzu gibt es Zweigeigenschaften, die unterschiedliche Datentypen - wie Zahlen, Währungen, Listen, Textfelder, Datumsfelder uvm. abbilden können.



Kalkulationsfunktionen: erlauben unterschiedlichste Werte über die Map hinweg zu berechnen, z.B. für Kostenübersichten, Budgets oder Forecast-Planungen. Kalkulationen werden einem Zweig ebenfalls in Form von Zweigeigenschaften zugeordnet.

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3 Das MindManager Benutzerinterface

Das MindManager Benutzerinterface beinhaltet folgende Elemente:       

Schnellzugriffsleiste (ganz oben links; konfigurierbar) Menüleiste/Menü-Ribbon (oben; konfigurierbar) Aufgabenbereich-Register (seitlich rechts, alternativ links bei optionaler Einstellung für Linkshänder; konfigurierbar) Button Aufgabenbereiche (ganz unten rechts in der Ecke) Ansichtsleiste (links unten, als Teil der Statusleiste) Statusleiste (unten; konfigurierbar) Arbeitsmappen-Register (unten links; konfigurierbar)

Im oberen Bereich sehen Sie das Menüband. Das Menüband enthält die Registerkarten, bzw. die Menüs Datei, Start, Einfügen, Aufgabe, Entwurf, Erweitert, Überprüfen, Ansicht und Hilfe:

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Um eine Registerkarte, bzw. ein Menü zu öffnen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Namen im Menüband. Im Menü Datei finden Sie Befehle mit denen Sie neue Maps aus Vorlagen erstellen, bzw. Maps öffnen und speichern können. Außerdem finden Sie hier, wie in anderen Office-Applikationen auch, weitere Befehle um bspw. Maps zu drucken, Inhalte in eine MindManager-Map zu importieren und Maps in andere DateiFormate freizugeben:

Unter „Hilfe“ finden Sie umfangreiche Hilfethemen und Informationen:

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Mit den Optionen können Sie die Programmeinstellungen und das Systemverhalten von MindManager anpassen. Um zu Ihrer Map zurückzukehren, klicken Sie auf den Pfeilbutton ganz oben im Menü Datei:

Im Menü Start finden Sie die gängigsten Befehle und Funktionen, die Sie für den Einstieg in das Mappen mit MindManager brauchen:

Das Menü „Einfügen“ enthält Objekte & Elemente, die in eine Map eingefügt werden können:

Im Menü „Aufgabe“ sind alle relevanten Befehle für Arbeiten mit Aufgaben in MindManager zusammengefasst. Dies umfasst auch Integrationen mit MS Outlook, MS SharePoint und Zapier:

Die Gestaltungs- und Formatierungsmöglichkeiten finden Sie im Menü „Entwurf“:

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In dem Menü „Erweitert“ finden Sie Befehle und Funktionen mit denen Sie z.B. Kalkulationen und bedingte Formatierungen durchführen können. Außerdem finden Sie hier unter anderem auch die Integration mit MS Outlook und Sharepoint, sowie die Möglichkeit Datenbanken und Makros einzubinden. Mit der ZapierIntegration können Sie hunderte von Web-Anwendungen in Ihre Arbeit mit MindManager einbinden:

Welche Integrationen zur Verfügung stehen, ist abhängig von Ihrem Lizenzprogramm und Ihrer Systemumgebung. Das Menü „Überprüfen“ zeigt Ihnen alle Funktionen die Sie zur inhaltlichen Überprüfung Ihrer Map benötigen:

Im Menü Ansicht bietet MindManager verschiedene Möglichkeiten an, Maps und Mapdaten anzuzeigen

Unter dem Menü „Hilfe“ finden Sie u.a. die MindManager-Hilfe und Kurzübungen.

Das Menüband können Sie auch minimieren oder erweitern in dem Sie auf das Pfeilsymbol rechts oben klicken:

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Über dem Menüband befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die auch Schnellzugriffsleiste genannt wird. Hier werden Ihnen die wichtigsten Befehle anzeigt:

Mit dem Pfeilbutton ganz rechts, können weitere Befehle – z.B. die MindManager Hilfe - zur Schnellzugriffsleiste hinzuzugefügt werden.

Eine weitere Möglichkeit gezielt Befehle aus dem Menüband in die Schnellzugriffsleiste einzufügen, besteht darin den gewünschten Befehl im Menüband mit einem rechten Mausklick anzuklicken und dort auf den Befehl „Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ zu klicken:

Im unteren Bereich sehen Sie das Arbeitsmappen-Register in dem die momentan geöffneten Maps angezeigt werden. Durch Anklicken der gewünschten Arbeitsmappe können Sie ganz einfach und schnell zwischen den einzelnen Maps hin- und her wechseln:

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Darunter befindet sich die Statusleiste. Mit einem rechten Mausklick in die Statusleiste können Sie ebenfalls steuern, welche Funktionen dort angezeigt werden:

Ganz unten rechts befindet sich der Button „Aufgabenbereiche“. Durch Anklicken des Buttons können Sie sich gezielt Arbeitsbereiche, wie zum Beispiel den Index oder Aufgabeninfo einblenden:

Selbstverständlich können die Arbeitsbereiche auch als Registerkarten permanent eingeblendet werden. Dazu setzen Sie das Häkchen „Register Arbeitsbereich einblenden“ im gleichen Menü. Die Arbeitsbereiche werden nun als Registerkarten an der Seite des MindManager Mapping-Fensters dargestellt. Dadurch können Sie bequem zwischen den Arbeitsbereichen hin- und herwechseln. Die Arbeitsbereiche können Sie durch Klicken auf das X rechts oben im Arbeitsbereich schließen:

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4 Erste Grundlagen zur Erstellung von Maps 4.1 Tutorial: Erstes Erstellen einer Map In diesem MindManager Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie mit MindManager schnell und einfach eine neue Map anlegen und strukturieren können. Nach dem Starten des MindManager gelangen Sie zu den MindManager-Map Vorlagen. Sie gelangen auch über das Menüband „Datei“ und dann links unter „Neu“ in diesen Bereich. Im oberen Teil finden Sie Vorlagen für neue, leere Maps:

Unter „lokale Vorlagen“ sind themenspezifische Vorlagen, zum Beispiel für Meetings und Events zu finden:

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Durch Doppelklick auf eine Vorlage wird eine neue Map entsprechend der gewünschten Vorlage geöffnet. Das Hauptthema der neuen Map ist mit einem blauen Auswahlrahmen als aktives Element markiert und Sie befinden sich im Eingabemodus:

Das heißt, Sie können das Thema Ihrer Map sofort über die Tatstatur eingeben. In unserem Beispiel geht es um die Planung eines Events. Durch betätigen der Eingabetaste beenden Sie den Schreibmodus:

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Um einen neuen Zweig hinzuzufügen klicken Sie auf das Pluszeichen im blauen Auswahlrahmen:

Wie sie sehen ist der neu eingefügte Zweig als aktives Element gekennzeichnet und es kann sofort der Text - in unserem Fall „Ideensammlung“- eingegeben werden:

Über das Menü Einfügen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, neue Elemente zu Ihrer Map hinzuzufügen, bspw. einen Unterzweig für die – in diesem Beispiel - gewünschten Vorträge:

Eine weitere Möglichkeit neue Elemente hinzuzufügen besteht über das so genannte Kontextmenü, welches sie mit einem rechten Mausklick auf den Zweig öffnen. Hier finden Sie das Untermenü Einfügen und können – hier beispielsweise einen weiteren Unterzweig für das Mittagsprogramm hinzufügen (siehe rechts).

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Der mitunter schnellste Weg Zweige einzufügen, wird über Tastaturkürzel erreicht. Der Schreibmodus wird wie eben erwähnt, durch das Betätigen der Eingabe Taste beendet. Wenn sie die Eingabetaste dann noch einmal betätigen wird ein Element auf gleicher Ebene – in diesem Fall ein weiterer neuer Unterzweig für den Zweig „Event Planung“ – angelegt:

Analog können auch neue Unterzweige über die „Einfügen“ oder „Einfg“ Taste erzeugt werden. Sie können innerhalb Ihrer Map Inhalte auch als freie Anmerkungen erfassen. Diese sind noch keinem Zweig zugeordnet. Freie Anmerkungen finden Sie im Menü „Einfügen“:

Klicken Sie auf diesen Befehl. Durch ein weiteres Klicken auf die gewünschte Position in der Map können Sie diese in Ihre Map platzieren:

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Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, auch für freie Anmerkungen Unterzweige zu erfassen. Durch einen Doppelklick mit der Maus auf den Maphintergrund können ebenfalls freie Anmerkungen erzeugt werden. In unserem Beispiel haben wir nun z.B. in einem Brainstorming weitere Ideen für den Event als freie Anmerkungen gesammelt:

Durch Drag&Drop können Sie nun die gesammelten Freien Anmerkungen in Ihre Mapstruktur einfügen und die Struktur weiter ausarbeiten. MindManager zeigt Ihnen jeweils eine Vorschau der Platzierung. Die freien Anmerkungen werden dadurch zu Unterzweigen. Unterzweige können ebenfalls ganz einfach per Drag&Drop neu anordnet werden:

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4.2 Tutorial - Formatieren einer Map In diesem Tutorial möchten wir die wesentlichen Formatierungsmöglichkeiten und das Arbeiten mit Bildern in MindManager Maps zeigen. Die Verwendung von Farben, Zweigformen, Bildern und weiteren Formatierungen unterstützt die Visualisierung der gesammelten Informationen in einer Map. Dies hilft, die Inhalte einer Map noch besser zu verstehen und diese mit anderen zu teilen. In dieser Map wurden u.a. die Hauptzweige „Budget“, „Aufgabenliste“ und „Team“ der Ideensammlung hinzugefügt (zum Beispiel des letzten Tutorials):

Um z.B. ein Bild in den Zweig „Ideensammlung“ einzufügen, öffnen Sie mit einem rechten Mausklick auf den Zweig das Kontextmenü und wählen Sie dort „Bild“. Sie haben nun die Möglichkeit, über „Datei“ Bilder aus dem Dateiexplorer auszuwählen oder Bilder aus der MindManager Bibliothek zu verwenden:

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Wenn Sie „aus Bibliothek“ wählen, öffnet sich auf der rechten Seite der Arbeitsbereich „Bibliothek“:

Im oberen Teil sehen Sie eine Ordnerstruktur, mit der die Bilder schon vorkategorisiert sind. Durch einen rechten Mausklick innerhalb der Ordnerstruktur können Sie dem gewählten Ordner ein neues Bild hinzufügen, einen neue Ordner anlegen oder vorhanden Ordner umbenennen, löschen oder aktualisieren:

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Um ein Bild in der MindManager Bild-Bibliothek zu suchen, können Sie im oben im Arbeitsbereich ein Schlüsselwort eingeben. Die Bibliothek wird dann automatisch durchsucht und die Suchergebnisse werden im unteren Teil des Arbeitsbereiches angezeigt. Durch Anklicken des gewünschten Bildes wird das Bild dem ausgewählten Zweig hinzugefügt:

Sie können natürlich auch einen der gezeigten Ordner selektieren. Die Bilder in diesem Ordner werden dann ebenfalls im unteren Bereich angezeigt. Durch Anklicken des gewünschten Bildes wird dieses dem ausgewählten Zweig hinzugefügt. Sie können ein Bild auch per Drag&Drop aus dem Dateiexplorer in eine Map einfügen. Dabei ist zu beachten, dass die rote Vorschau das Bild als neuen Zweig einfügen würde und die grüne Vorschau das Bild in den bestehenden Zweig einfügt:

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Wenn Sie die Maustaste loslassen, können Sie wählen, ob das Bild als Link, Dateianhang oder als Bild in das markierte Objekt eingefügt wird:

Sie können die Darstellungsgröße von Bildern verändern, in dem Sie das Bild markieren und entweder den Bild-Auswahlrahmen größer oder kleiner ziehen oder mit gedrückter STRG-Taste das Mausrad betätigen:

Die Bildausrichtung innerhalb eines Zweiges können Sie über das Menü Entwurf  Ausrichten  Bild ausrichten bestimmen:

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In dem Menü Entwurf finden Sie auch weitere Formatierungsoptionen wie Füllfarbe, Linienfarbe, Linienstil und Layout. Hier können Sie ebenfalls die Zweigform ändern:

Über das Kontextmenü eines Zweiges können Sie mit dem Menüpunkt „Zweig formatieren“ ebenfalls umfangreiche Formatierungen vornehmen. In dem aufgehenden Dialogfenster können Sie über die verschiedenen Reiter Formen, Farben, Ausrichtungen, Abstände zum Zweigrand, Linienstile, Zweig-Abstände und Layouts festlegen:

Mit der Taste „Anwenden“ wird die Änderung wirksam, das Dialogfenster bleibt aber geöffnet.

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Über das Dropdown-Menü „Map-Design“ kann die gewünschte Formatierung auch als „Standard für diese Map“ festgelegt werden. Daraufhin werden alle Zweige auf gleicher Ebene, die keine individuelle Formatierung haben, entsprechend der neuen Formatierung angepasst:

Wenn Sie „OK“ drücken wird die Änderung wirksam und das Dialogfenster wird geschlossen. Nun werden die Zweige unseres Beispiels „Morgens“, „Mittags“ und „Abschluss“ noch mit Füllfarben versehen:

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Um Zweigstrukturen abzugrenzen, können Sie auch „Umrandungen“ verwenden. Diese finden Sie im Menü „Einfügen“. Über das Drop-Down Menü bietet MindManager Ihnen verschiedene Umrandungs- und Klammerformen an:

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4.3 Tutorial - Arbeiten mit Mapmarkierungen Die Verwendung von Mapmarkierungen und das Arbeiten mit dem Index stehen im Mittelpunkt dieses Tutorials. Durch Markierungen können die Zweige einer Map mit weiteren Informationen versehen, kategorisiert und qualifiziert werden. Dazu nutzen wir wieder die Map der Eventplanung, für die wir bereits Ideen gesammelt und Zweige formatiert haben. Die gesammelten Ideen wollen wir nun mit Markierungen bewerten und zuordnen. Um mit Markierungen zu arbeiten, empfehlen wir Ihnen den Aufgabenbereich Index einzublenden. Dazu klicken Sie unten rechts auf den Button „Aufgabenbereiche“ und wählen dort „Register Arbeitsbereich einblenden“:

In der Registerkarte Index finden Sie nun die standardmäßig vorhandenen Mapmarkierungen:

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Folgende Mapmarkierungen gibt es in MindManager: Symbole, Textmarkierungen, die als Tags bezeichnet werden, sowie Füll- und Schriftfarben. Symbole sind grafische Elemente, die eine spezifische Bedeutung haben, wie zum Beispiel Priorität 1. Links sehen Sie auch, dass die Symbole – wie alle Markierungen – in Gruppen kategorisiert sind. Für Symbole oder Textmarkierungen kann es mehrere Gruppen geben. Priorität, Status und Ressourcen haben eine Sonderstellung, da diese ebenfalls auch als Aufgabenattribute verwendet werden.

Um die gesammelten Ideen zu bewerten, wird nun die Symbolgruppe „Flaggen“ mit einem Rechtsklick auf den Gruppennamen in „Ideenbewertung“ umbenannt, damit die Bedeutung der Gruppe klarer wird:

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Nicht benötigte Symbole können Sie mit einem rechten Mausklick auf das entsprechende Symbol löschen. So können Sie auch den Symbolnamen und damit die Bedeutung des Symbols ändern. Über dieses Kontextmenü lässt sich auch der Schnellfilter aktivieren (s.u.).

Um ein weiteres Symbol einer Symbolgruppe hinzuzufügen, öffnen sie mit einem rechten Mausklick auf den Gruppennamen das Kontextmenü und wählen dort „Neues Symbol“. Geben Sie nun in dem Dialogfenster den Namen des Symbols ein und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü das gewünschte Symbol:

Um ein Symbol in einen Zweig zu platzieren, können Sie entweder durch Drag&Drop das Symbol aus dem Index auf den gewünschten Zweig ziehen oder den Zielzweig markieren und das gewünschte Symbol im Index anklicken. Dies funktioniert auch, wenn mehrere Zweige markiert sind. Klicken Sie das Symbol in einem Zweig mit links an (siehe links), wird das Symbol durch das jeweils nächste Symbol innerhalb der gleichen Gruppe ersetzt. Natürlich kann auch gezielt ein Symbol über das Kontextmenü ausgewählt werden. welches Sie durch einen rechten Mausklick öffnen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, das Symbol wieder zu entfernen oder nach der nächsten Platzierung des Symbols in der Map zu suchen.

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Nachdem wir die Ideen bewertet haben, soll nun die Zuständigkeit festgelegt werden. Dafür legen wir über den grünen Plus-Button im Index eine neue Tag-Gruppe an. Tags sind reine Textmarkierungen und werden häufig als Kategorie, Schlagwort oder Etikett verwendet:

Nachdem wir die Gruppe angelegt haben, benennen wir sie um und legen neue Tags an. Um Tags visuell besser hervorzuheben, gibt es die Möglichkeit in MindManager den Tags Farben zuzuweisen. S e i t e | 29

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Wir haben hier die Tag-Gruppe „Zuständigkeit“ angelegt. Tags können, wie Symbole auch, per Drag&Drop, Mehrfachauswahl und über das Kontextmenü eines Zweiges platzieren werden. Hier werden die Markierungsgruppen ebenfalls angezeigt. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Markierungen per Drag&Drop von einem Zweig auf weitere Zweige innerhalb der Map zu platzieren. Nachdem nun alle Ideen-Zweige bewertet und zugewiesen sind, schauen wir uns den Index noch einmal näher an:

Im Index zeigt Ihnen MindManager die Anzahl der Zweige, die mit dieser Markierung markiert sind. Die Werte hinter den Symbolen werden dann auch in der Gruppe aufsummiert. In diesem Beispiel ist die „Management“ Textmarkierung 2x platziert. Insgesamt werden die Markierungen der „Zuständigkeit“ 9x in dieser Map verwendet.

Symbolgruppe

Der Index kann auch zur Navigation genutzt werden. Durch einen Klick auf das Plus-Zeichen vor der jeweiligen Markierung werden Verweise auf die Zweige angezeigt, die eine entsprechende Markierung besitzen. Wenn Sie einen solchen Verweis anklicken, wird der entsprechende Zweig in der Map ausgewählt.

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Wir wollen nun alle Ideen anzeigen, die dem Marketing zugeordnet sind. Dafür nutzen wir die Filterfunktion von MindManager. Durch einen Rechtsklick auf eine Markierung im Index können Sie den Schnellfilter öffnen. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, die Zweige in der Map mit der betreffen Markierung anzuzeigen oder auch auszublenden:

Die Map wird nun entsprechend gefiltert dargestellt. Aber auch der Index ist dynamisch, das heißt, die Anzahl der markierten Zweige wird gemäß dem gesetzten Filter dargestellt. Nachdem nur Zweige angezeigt werden, die mit dem Tag „Marketing“ markiert sind, zeigt MindManager nun die entsprechende Anzahl der markierten Zweige für die grünen und gelben Flaggen im Index an:

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Der Schnellfilter kann auch direkt über die Symbole an den Zweigen in der Map aktiviert werden, das heißt, dass der Index hierzu nicht immer erst geöffnet werden muss. Hierzu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Symbol (oder auch eine Textmarkierung) an einem Zweig. In dem aufgehenden Kontextmenü befindet sich ebenfalls ein Schnellfilter-Eintrag. MindManager bietet Ihnen auch die Möglichkeit, in einer bereits gefilterten Map nochmals zu filtern. Dazu klicken wir nun mit einem Rechtsklick in der gefilterten Map auf die grüne Flagge – diesmal am Symbol am Zweig - und öffnen wieder den Schnellfilter, um alle Zweige mit dieser Markierung auszublenden. Als Ergebnis haben wir nun alle Ideen, die noch geprüft werden sollen und dem Marketing zugeordnet sind:

Um die Filterung komplett zu entfernen, können Sie in der Statusleiste den Button „Filter entfernen“ anklicken:

Neben der Funktion „Schnellfilter“ bietet MindManager Ihnen darüber hinaus auch den Powerfilter, bzw. die Power-Auswahl an. Diese werden wir in einem separaten Lernvideo vorstellen. S e i t e | 32

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5 Diagrammtypen und Darstellungsarten MindManager ist, wie schon erwähnt, nicht nur in der Lage, stark erweiterte Formen von Mindmaps darzustellen, sondern auch viele weitere Diagrammtypen, wie:          

Organigramme Flussdiagramme Swimlanediagramme Entscheidungsdiagramme Statusdiagramme Concept Maps Timeline-Maps Gantt-Chart Kombinationen aller Typen innerhalb einer Map uvm.

Im Folgenden sollen hier einige ausgewählte Beispiele für einige der Diagrammtypen aufgezeigt werden.

Abbildung 1: Wissenslandkarte zum Thema „Achterbahntechnologie

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Abbildung 2: Projektdashboard mit Kontakten aus Outlook und Kalkulationen

Abbildung 3: Aufgabenstrukturplan mit entsprechendem Gantt-Chart

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Abbildung 4: Einfaches Swimlanediagramm

Abbildung 5: Komplexes Swimlanediagramm

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Abbildung 6: Concept-Map

Abbildung 7: Roadmap in Form einer Timeline-Map

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6 Wichtige MindManager Werkzeuge Im Folgenden möchten wir einen Überblick über die wichtigsten Werkzeuge von MindManager geben. Diese können hier nicht in Tutorial-Form wiedergegeben werden, da dies den Rahmen eines Starter-Guides sprengen würde. Es ist aber trotzdem wichtig, diese von Beginn an zu kennen, um das Potenzial von MindManager abschätzen zu können und zu wissen, was alles möglich ist. Zu diesen Werkzeugen und auch zu Anwendungsszenarien gibt es weitere Informationen, Videos und öffentliche Webinare, die am Ende des Guides nochmal aufgeführt werden und einen guten Einstieg für die weitere Fortbildung in MindManager bieten. Die gezeigten Werkzeuge unterstützen sehr viele und allgemeine tägliche Aufgaben, die sich in fast allen Geschäftsanwendungen wiederfinden lassen. Dies ist mitunter auch ein Grund, warum sich MindManager auch in so vielen Anwendungsbereichen einsetzen lässt.

6.1 Erfassen und Strukturieren

Abbildung 8: Sammeln/Erfassen, Strukturieren und Erweitern

MindManager bietet sehr einfache Möglichkeiten der Erfassung und Strukturierung (siehe auch erstes Tutorial). Zum einen das einfache Erfassen auf der kompletten Map-Oberfläche, ähnlich einem digitale White-Board. Dabei können Informationen zunächst einzeln und entkoppelt erfasst und danach einfach per Drag & Drop verschoben werden. Drag & Drop ein wiederkehrendes Prinzip, mit dem nicht nur Zweige, sondern auch Teilstrukturen und Zusatzinformationen wie Anhänge, Symbole oder Bilder – innerhalb der Map oder von anderen Systemen in die Map - verschoben werden können. (Abbildung 8) Die erste Struktur ist oftmals noch nicht die Finale. Während des Erstellens oder späteren Arbeitens damit, ergeben sich neue Erkenntnisse, die eine Umstellung verlangen. Im Unterschied zu z.B. Visio, wo man manuell das ganze Layout anpassen muss, berechnet MindManager das neue Layout beim Verschieben selbstständig. Man befasst sich also wirklich nur mit der Erfassung und Strukturierung, und die Generierung der neuen sich ergebenden visuellen Darstellung geschieht automatisch in Echtzeit.

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Insbesondere die nach außen offene und erweiterbare Struktur einer Map fördert - im Gegensatz zu einem Fließtext - die Kreativität. Die klare Sicht von Strukturen und Details erleichtert (oder ermöglicht erst) das Erkennen von Zusammenhängen; wesentlich unterstützt von Farben und Bildern, die Bedeutungen und Ähnlichkeiten hervorheben und sichtbar machen.

6.2 Kategorisieren und Filtern (Fokussieren) / Schnelles Navigieren durch Maps

Abbildung 9: Symbole und Tags zur Kategorisierung

Eine sehr wichtige Funktion in MindManager ist die Möglichkeit, Zweige mit Symbolen und Tags zu markieren (Mapmarkierungen – Siehe Tutorial 3). Sie dienen der Kategorisierung von Zweigen. Dazu wird jeder Map eine Legende (Index – siehe Abbildung 9: Symbole und Tags zur Kategorisierung) zugeordnet. Hierin können Symbole und Tags in Gruppen angelegt und mit Bedeutungen versehen werden. Es gibt vordefinierte Indizes, die aber nach Bedarf um eigene Gruppen, Symbole und Tags erweitert werden können. Um einen einmal erstellten Index auch in anderen Maps wiederzuverwenden, kann die Map einfach als Vorlage abgelegt werden. Jedem Zweig einer Map können beliebig viele Symbole und Tags zugeordnet werden. Symbole helfen, neben der Kategorisierung, bestimmte Zweige schneller zu erkennen und wiederzufinden. Durch entsprechende Filterfunktionen ist es möglich, eine Map auf Zweige mit bestimmten Kriterien hin zu reduzieren. Dabei ist es auch möglich, komplexe Filterkriterien zu definieren, die mehrere Kriterien umfassen. Weiterhin sieht man im Index sofort, welche Symbole welchen Zweigen zugeordnet wurden. Durch Anklicken des Zweiges im Index wird dieser in der Map selektiert und in den Fokus gestellt.

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6.3 Quellenverweise durch Verlinkungen

Abbildung 10: Quellenverweise durch Verlinkungen

Eine einfache Möglichkeit weitere, externe Informationen mit einem Zweig zu verknüpfen, ist die Verlinkung mit Dokumenten oder Web-Inhalten. Die so ergänzten Informationen stehen in der Map in einem neuen Kontext. Auf der Basis von Verlinkungen lassen sich schnell und elegant sogenannte Wissensquellen-Maps erstellen. Sollte man ganze Ordnerstrukturen aus einem Datei-System in einer Map benötigen, so muss man diese nicht mühselig per Hand erstellen, sondern kann die komplette Ordner- und Datei-Struktur über den sogenannten Datei-Explorer unter Angabe des Pfades einfügen. (Abbildung 10). Dabei erlauben Verlinkungen immer den Zugriff auf die jeweils aktuellste Version.

6.4 Integrationen - schnelle Aggregation von Daten aus anderen Systemen

Abbildung 11: Überblick über Standard-Integrationen in MindManager

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Die Integration mit anderen Systemen ist eine der wesentlichsten Erweiterungen im Unterschied zum traditionellen Mindmapping. Integrationen ermöglichen es, Datensätze aus anderen Systemen einzubinden. Damit werden diese Informationen in einen neuen Zusammenhang gebracht und können als Ganzes besser überblickt und verstanden werden. Permanenter Wechsel zwischen Systemen und Anwendungen, lange Suchzeiten sowie die Gefahr, Dinge zu übersehen, werden deutlich verringert. Erst dadurch, dass Inhalte in die Map integriert werden, werden inhaltliche Zusammenhänge deutlich, die man beim permanenten Wechsel zwischen den Systemen schnell übersieht bzw. schnell wieder vergisst. Die Synchronisation verhindert das Erstellen redundanter Informationen und ermöglicht, dass die Maps die aktuellen Informationen beinhalten. Standard-Integrationen in MindManager sind (Abbildung 11): 

MS Outlook: erlaubt die Einbettung und Synchronisation von Kontakten, Emails, Aufgaben und Notizen. Diese Elemente können per Drag & Drop aus Outlook in die Map integriert werden. Darüber hinaus gibt es Abfragen, durch die sich z.B. alle offenen Aufgaben dieser Woche, oder alle Kontakte mit bestimmten Kriterien in eine Map integrieren lassen. Die Synchronisationsfunktion stellt sicher, dass alle Informationen auf dem aktuellen Stand sind. (Abbildung 12)



MS Excel: diese Integration erlaubt es, einen bestimmten Bereich eines Excel-Sheets gezielt in eine Map zu integrieren und mit weiteren Kontext-Informationen zu versehen. Auch hier besteht die Möglichkeit der Synchronisation.



MS SharePoint: erlaubt die Einbettung und Synchronisation von SharePoint Standard-Listen und Custom-Lists. Hier wird die Integration über vordefinierte sowie benutzerdefinierte Abfragen ermöglicht. Darüber hinaus können über MindManager auch direkt Maps in SharePoint gespeichert und auch wieder geöffnet werden.



Datei-Explorer: Einbettung und Synchronisation ganzer Ordner-Strukturen aus dem Datei-System.



Exporte/Importe: MindManager umfasst neben den direkten Integrationen auch eine Reihe von Export- und Import-Funktionen und ermöglicht so die unmittelbare Weiterverarbeitung von Inhalten in unterschiedlichen Dateiformaten (MS Project, MS Word, MS PowerPoint (Export), CSV (nur Export), HTML5 (Export), OPML).



Zapier Integration: ermöglicht den Regelbasierten Export/Import mit mehreren hundert WebApplikationen, wie z.B. Basecamp, Trello, LeanKit, uvm. Dies erfordert einen Zapier-Account (in der Basisversion kostenfrei).

Darüber hinaus bietet MindManager durch die integrierte XML- und COM-Technologie weitere leistungsstarke Anbindungsmöglichkeiten an andere Applikationen und Unternehmenslösungen, die entweder durch Unternehmen oder Technologie-Partner von Mindjet entwickelt werden können.

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Abbildung 12: Integration von Outlook-Kontakten in einer Map

6.5 Aufgaben-Planung

Mit den gezeigten intuitiven und einfachen Strukturierungsmöglichkeiten lassen sich auch sehr effizient Projektstrukturpläne aufstellen. Jedem einzelnen Zweig, können dann Aufgabenattribute wie Priorität, Status, Anfangs- und Enddatum, Dauer, Aufwand und Ressourcen zugewiesen werden. S e i t e | 41

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Über Symbole für Prioritäts- und Statusangaben erkennt man schnell, welche Aufgaben z.B. besonders wichtig sind. Außerdem lässt sich nach Aufgabenattributen filtern, um auf ganz bestimmte Aufgaben zu fokussieren. Es lassen sich Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren, wenn z.B. eine Aktivität nicht vor Fertigstellung einer anderen gestartet werden kann. Weiterhin lassen sich Aufgabeninformationen in die höheren Ebenen „aufrollen“. D.h., dass Attribute wie Status, Start-End Daten, Dauer und Aufwand automatisch in den nächsthöheren Zweigebenen auf summiert werden. Mit diesen Mitteln eignet sich MindManager hervorragend als einfach zu benutzendes Werkzeug innerhalb des Projekt Managements. Mit den weiteren Möglichkeiten von MindManager lassen sich alle Phasen eines Projektes abbilden und umfangreiche visuelle Projekt-Dashboards – mit allen relevanten Projektinformationen - erstellen.

6.5.1 Gantt-Chart Zur schnellen Planung der Anfangs- und Enddaten können die Aufgaben auch einfach im interaktiven Ganttdiagramm definiert werden. Hier lassen sich die Anfangs- und Endtermine leichter bearbeiten, weil die Daten in der grafischen Zeitleiste transparenter und übersichtlicher sind. Alle Änderungen im Ganttdiagramm werden in Echtzeit auf die Aufgaben in der Map übertragen.

6.5.2 Integrationen Mit Integrationen lässt sich MindManager auch im Projektmanagement mit anderen Systemen koppeln, um so Synergien zu nutzen. Hiermit lässt sich MindManager gerade auch in großen Projekten z.B. in Kombination mit MS Project nutzen.    

MS Project Export/Import Sharepoint Aufgabenlisten-Synchronisation (bi-direktional) Outlook Aufgaben-Synchronisation (bi-direktional) Zapier-Integration: Export/Import zu/von mehreren hundert Web-Applikation, darunter auch mannigfaltige Projekt- und Aufgabenmanagement Apps wie Trello, Basecamp, LeanKit uvm.

6.6 Kalkulationen – Budget und Kosten Planung Zur Umsetzung von Kalkulationen können den Zweigen einer Map eine beliebige Anzahl von Werten und Formeln zugeordnet werden. Die Grundlage zum Anlegen von Werten und Formeln bilden Zweigeigenschaften. In der folgenden Abbildung ist ein Zweig mit vier Zweigeigenschaften gezeigt:

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Die entsprechenden Formeln, die den Zweigeigenschaften zugeordnet werden, werden in einem Formeleditor angezeigt und bearbeitet. Die Resultate von Kalkulationen können dann wiederum in anderen Kalkulationen verwendet werden. Innerhalb einer Formel können Werte aus beliebigen anderen Zweigen verwendet werden. Hier können auch ganze Zweigbereiche innerhalb einer Formel verwendet werden, z.B. um alle Werte mit dem Namen Kosten aus allen Unterzweigen eines bestimmten Zweigs zu summieren. Hierdurch wird eine sich laufend verändernde Anzahl von Zweigen berücksichtigt, ohne dass die Formel verändert werden muss. Berechnungen werden bei Veränderung der Map immer automatisch aktualisiert, somit neu berechnet. Filtern auf der Basis von Mapmarkierungen erlaubt auch das Durchspielen von Kalkulations-Szenarien. Kalkulationen werden nämlich dynamisch neu berechnet, sobald eine Map gefiltert wird. Formeln werden dann ausschließlich auf den sichtbaren Bereich der Map angewendet. Damit steht ein weiteres leistungsstarkes Instrument zum Durchspielen verschiedener Szenarien zur Verfügung. So lassen sich durch verschiedene Markierungen und Filter ganz schnell Was-wäre-wennAnalysen durchführen. Im folgenden Beispiel einer Umsatzplanung nach Regionen ließe sich somit relativ schnell Identifizieren, welche Teams welche Umsetze liefern. Hier könnten auch hypothetische Planzahlen einfließen und deren Wirkung auf das Gesamtergebnis durchgespielt werden.

6.7 Präsentationen/Slides Aus einer Map können z.B. sehr schnell auch Slides generiert werden, die verschiedene Teilbereiche der Map darstellen. Hierdurch können aus der Map heraus Präsentationen zur effektiven visuellen Kommunikation erstellt werden. Außerdem sind die Slides interaktiv. Man kann Zweigstrukturen expandieren und kollabieren und man kann rein- und rauszoomen. Inhalte lassen sich während der Präsentation ändern und diese Änderungen fließen direkt zurück in die originale Map.

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6.8 Erstellung von Map-übergreifenden Dashboards Die Kernintention dieser Funktionalität ist, eine Möglichkeit zu bieten, Zweige oder ganze Zweigstrukturen aus Maps in anderen Maps wiederzuverwenden, ohne dass diese manuell kopiert werden müssen. Man kann entweder nur einen bestimmten einzelnen Zweig kopieren oder die komplette Zweigstruktur, d.h. einen bestimmten Zweig mit all seinen Unterzweigen. Solche kopierten Zweige können dann auf einfache Weise im Nachhinein aktualisiert werden. Zum besseren Verstehen möchten wir ein Beispiel aufzeigen: In diesem Beispiel haben wir ein einfaches Projekt-Dashboard mit zwei verlinkten Projekt-Maps erstellt (siehe Abbildung 13: Multi-Projekt-Dashboard). Die beiden Projekt-Maps bestehen jeweils aus einem ProjektStrukturplan, mit mehreren Phasen und Arbeitspaketen. In der Dashboard-Map gibt es jeweils Zweige, die auf die Projektwurzeln – d.h. auf den obersten Zweig des Projekt-Strukturplans - verweisen. Im der Abbildung sind das der Zweig „Projekt 1“ und Zweig „Projekt 2“ in der oberen Dashboard-Map. Beachten sie bitte, dass die Projektwurzeln die akkumulierten Werte von Status, Start- und End-Datum des gesamten Projektplanes enthalten. Des Weiteren haben wir hier noch Zweigeigenschaften zu den Kosten und weitere Parameter des Projektes hinzugefügt.

Abbildung 13: Multi-Projekt-Dashboard

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7 Anwendungsbereiche von MindManager Die häufigsten Einsatzgebiete von MindManager:

          

Projektmanagement Budget- und Kostenplanung Erstellen von Wissens-, Informations- und Navigationsmaps Erstellen von Concept-Maps Prozess-Dokumentation & Visualisierung Brainstorming Entscheidungsfindung & Problemlösung Selbstorganisation Meetings planen und durchführen MindManager und SharePoint Risikomanagement

Durch seine universelle Unterstützung im Darstellen und Arbeiten mit beliebigen Informationen ist MindManager aber in vielen anderen Anwendungsbereichen einsetzbar:

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8 Weitere Quellen zur Vertiefung          

Mindjet Webseite: www.mindjet.de Mindjet Learning Center: www.mindjet.com/de/learning-center Video zur Benutzeroberfläche: www.mindjet.com/de/tutorials/lernvideo-benutzeroberflache Video zu Tutorial 1: www.mindjet.com/de/tutorials/lernvideo-map-erstellen Video zu Tutorial 2: www.mindjet.com/de/tutorials/lernvideo-formatierung-bilder/ Video zu Tutorial 3: www.mindjet.com/de/tutorials/lernvideo-markierungen-index Anwendungsbereiche (Video, Vorlagen, uvm): www.mindjet.com/de/anwendungen Öffentliche Webinare: www.mindjet.com/de/webinare-und-events Webinar-Archiv: www.mindjet.com/de/webinare-und-events/mm_on_demand_webinar Anwenderberichte: www.mindjet.com/de/kunden

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