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Aufbau und Einführung einer Unternehmensterminologie

Ines Prusseit & Oliver Collmann

Aufbau und Einführung einer Unternehmensterminologie tekom Berlin Brandenburg acrolinx GmbH Rosenstraße 2 D - 10178 Berlin

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Agenda

• Wozu dient die Corporate Language? – – – – –

Sprachinseln statt gemeinsamer Sprache Kundensicht Kostensicht Vorteile der Einstimmigkeit Verbreitung

• Praktische Übung – Terminologie identifizieren und extrahieren – Terminologie vereinheitlichen und anwenden – Sprachmuster, Stil, Rechtschreibung und Grammatik vereinheitlichen

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Agenda •

Softwareunterstützung für Corporate Language – – – – –

•

Einführung Controlled Language – – – – –

• • • 4

Überblick über Tools und Methoden Notwendige Funktionen acrolinx IQ Rolle der Linguistik Technische Trends

Treibende Kräfte und Rollen Unterstützung des Management und der Bereiche Projektplanung und Erfahrungswerte Aufbau der Terminologie, der Autorensprache, der Wiederverwendung Workflow Anforderungen

Referenzprojekte ROI einer Corporate Language In eigener Sache

Wozu dient die Corporate Language?

Wozu dient die Corporate Language?

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Unternehmensbereiche und Sprache

Marketing

ERP System (SAP)

Dokumentation

Training

Entwicklung 6

Beispiele Terminologie

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• • • • •

Dazu den 4-Wegehahn schließen, ... Dazu das Vierwegeventil schließen, ... Dazu den 4-Wege-Hahn schließen, ... Dazu das 4-Wege-Ventil schließen, ... Dazu das 4-Wegeventil schließen, ...

•

Das Heizungselement muss vor dem Einbau gereinigt werden.

•

Das Heizungelement muss vor dem Einbau gereinigt werden.

•

Das Heizungs-Element muss vor dem Einbau gereinigt werden.

•

Das Heizelement muss vor dem Einbau gereinigt werden.

•

Das Heiz-Element muss vor dem Einbau gereinigt werden.

•

Der Top-Hifi Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen.

•

Der Hifi-Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen.

•

Der Top-Hifi-Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen.

•

Der Hifi/Top-Hifi Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen.

•

Der Top-Hifiverstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen.

Termkonfusion unternehmensweit

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ERP-System (SAP)

Top-Hifi Verstärker

Dokumentation

Hifi-Verstärker

Training

Hifi/Top-Hifi Verstärker

Marketing

Top-Hifiverstärker

Beispiele Stil • Sicherheitsbestimmungen beachten. • Beachten Sie die Sicherheitsbestimmungen. • Die Sicherheitsbestimmungen müssen beachtet werden. • Die Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten. • Es ist wichtig, die Sicherheitsbestimmungen zu beachten.

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Inkonsistenz ist teuer …

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So sieht es für den Kunden aus

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Ursachen der Inkonsistenz • Verschiedene Bereiche, die Test erstellen • Verteilte Redaktion (örtlich, zeitlich, Module) • Terminologie und Stilrichtlinien nicht verfügbar • Texte werden angeliefert – aus der Entwicklung – von Zulieferern

• Texte in verschiedenen Quellsprachen (DE/EN) • Schneller Produktlebenszyklus

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Kosten der Inkonsistenz I

• Erhöhte Übersetzungskosten – Weniger Treffer in der Übersetzungsdatenbank – Mehr Nachfragen der Übersetzer – Folgekosten unklarer Übersetzungen

• Kosten der Terminologie-Inkonsistenz – Extern: Kunden, Partner, Lieferanten – Intern: Andere Abteilungen und Standorte

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Kosten der Inkonsistenz II

• Supportkosten durch geringere Verständlichkeit • Corporate Identity wird unscharf • Unzureichende Suchergebnisse in Datenbanken – im technischen Support – oder in PDM Systemen – oder im ERP System

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Kosteneinsparung Übersetzungskosten Vorher Nachher

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Matches TMS

Praktische Übung

Praktische Übung

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Gruppenarbeit am Beispieltext

(15 Minuten erarbeiten, 15 min Diskussion,

• Terminologieextraktion: Was ist relevant? • Welche Synonyme gibt es im Text? • Finden Sie Varianten im RechercheText? • Was kann man in Regeln festhalten?

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Softwareunterstützung für Corporate Language

Softwareunterstützung für Corporate Language

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Überblick

• Redaktionsleitfaden und Excel-Listen • Authoring Memory Systeme – TMS basiert – CMS basiert

• Regel- und qualitätsbasierte Systeme • Integrierte Systeme

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Authoring Memory Systeme • Schlagen bereits erstellten Inhalt aus CMS oder TMS während des Schreibens vor • Dadurch hohe Wiederverwendung erzielbar • Aber: – – – –

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Garbage in, Garbage out Mehraufwand für Redakteur Keine Standardisierung Fuzzy Matching (Zeichenkettenvergleich) erzeugt falsche, gefährliche Vorschläge

Authoring Memory Systeme

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Regel- und qualitätsbasierte Systeme • Neuer Text wird auf Basis hinterlegter Regeln und Terminologie geprüft • Dadurch hohe Qualität • Wiederverwendungsgrad sinkt zunächst

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Integrierte Systeme • Beste aus 2 Welten: – Regelbasiert – Wiederverwendung

• Dadurch hohe Qualität und Wiederverwendung • 2 Systeme auf dem Markt: – acrolinx IQ – across CLAT …

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acrolinx IQ™ - So funktioniert unsere Software

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Einführung einer Controlled Language

Einführung einer Controlled Language an Hand der Terminologie

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Erfolgreiche Terminologiearbeit:

• Erkenntnis bei den Anwendern und Entscheidern • Bereitschaft zur Abstimmung im Unternehmen • Kontinuität beim Terminologiemanagement • Technologie, die den Prozess wirkungsvoll unterstützt • Der Mut anzufangen 26 26

Wie komme ich an Terminologie? Quellen der Terminologie (intern & extern) • • • • • • • •

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Dokumentation Marketingliteratur Trainingsmaterial Entwicklung Stücklisten/SAP und PDM Ländergesellschaften Übersetzung Fachwörterbücher / Industriestandards (DIN / Branche)

Terminologie Vorgehensmodell

Terminologie gewinnen

Terminologie vereinheitlichen

Terminologie bereit stellen

Terminologie prüfen

Validierungsschleife

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Termkandidaten entdecken

Terminologie vereinheitlichen

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Warum sind Kontexte und Definition wichtig?

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Terminologieleitfaden Bosch Thermotechnik

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Unternehmensweiter Workflow

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Terminologie prüfen Anforderungen an Termprüfung • • • • • •

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Prüfung in den Prozess integriert Automatische Vorschläge Linguistische Intelligenz Feedback zum Terminologie Beauftragten Synchronisierung mit Terminologiedatenbanken Erkennung neuer Termkandidaten

Termvalidierung  Anwender validiert Terme  Vorschlag / gesperrt / erlaubt

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Corporate Language – eine unternehmensweite Aufgabe

Corporate Language – eine unternehmensweite Aufgabe für die Technische Dokumentation!

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Trend geht zu … • Unternehmensweitem Ansatz • Corporate Language als Teil der Corporate Identity • Terminologie über Intranet unternehmensweit ausrollen • Neben Produktinformation werden Produktmarketing, Entwicklung und PDM einbezogen • Tech Doc ist Treiber der sprachlichen Festlegungen im Unternehmen 36

Fragen?

Fragen? E-Mail: [email protected] [email protected] Web: www.acrolinx.com

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acrolinx IQ™ - So funktioniert unsere Software

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acrolinx IQ™ - Plug-in IQ Server

Intelligente Wiederverwendung

Stapelverarbeitung TerminologieManagement

Berichtswesen

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Termbrowser

Linguistische Intelligenz: Sprachstil  Regel: Vermeiden Sie sollen!

 Linguistische Intelligenz erkennt Stilfehler und  bietet Redakteuren Korrekturen an.  Kontext fließt ein: Z. B. nur bei Warnhinweisen.

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Regelsystem TÜV DocCert

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Klasse

Anforderung

1.01

Gleiche Bedeutungen gleicher Begriffe müssen gleich geschrieben werden.

1.06

Abstrakte Substantive sollen vermieden werden.

2.02

Anweisungen müssen einheitlich formuliert werden.

2.04

Die Struktur der Anweisung muss schnell erfassbar sein.

2.06

Anweisungen müssen knapp und handlungsbezogen formuliert sein.

2.08

Gefahren- / Warnhinweise müssen eindeutig formuliert sein.

2.09

Die durchschnittliche Anzahl der Wörter pro Satz muss kleiner/ gleich 14 sein.

2.10

Die durchschnittliche Anzahl der Wörter vor dem ersten Verb soll nicht größer als 7 sein.

2.11

Die durchschnittliche Anzahl von Präpositionen (Beziehungen) soll kleiner/ gleich 2 sein.

2.12

Lange Satzklammern müssen vermieden sein.

2.14

Satzbezüge müssen eindeutig sein.

2.15

Passiv darf wenig verwendet sein.

2.16

Konjunktive sollen nicht verwendet sein.

Regeln aus dem AK Technisches Deutsch

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Regeln aus dem AK Technisches Deutsch •

Erlaubte Benennung

Heizelement •

Gesperrte Varianten z. B.: Heiz-Element Heizungselement Heizung-Element

•

Gesperrte Synonyme z. B.: Heizkörper, Heizungskörper, Heiz-Körper

– Alle falschen Varianten werden automatisch erkannt.

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Linguistische Intelligenz •

Bereits übersetzter, korrekter Satz: Beachten Sie die Sicherheitsbestimmungen.

•

Bedeutungsgleiche Varianten z. B.: Sicherheitsbestimmungen beachten. Die Sicherheitsbestimmungen müssen beachtet werden. Die Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten. Es ist wichtig, die Sicherheitsbestimmungen zu beachten.

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Workflow Intelligente Wiederverwendung RedaktionsSystem/ Textpool

ÜbersetzungsDatenbank (TMS)

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acrolinx® IQ Suite

Clusterbildung Validierung

Autor

Prüfung

Unsere zufriedenen Kunden

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