Sistemas Administrativos

Sistemas Administrativos Cátedra: Dr. Carlos Hernández Prof. Angel Arostegui Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Aros...
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Sistemas Administrativos Cátedra: Dr. Carlos Hernández Prof. Angel Arostegui

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Elementos del Diseño

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ESTRATEGIA • Guia del diseño organizacional • Debemos reconocer mercado y producto • Cual va a ser la ventaja competitiva: Recursos – procesos – estructura

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Definición de estrategia Estrategia: Es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización, y a la vez establece la secuencia coherente de las acciones a seguir. La formulación adecuada de la misma ayuda a poner orden y a asignar los recursos y deficiencias de una organización, con el fin de poder lograr una situación viable y original, anticipando posibles cambios en el entorno y acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.

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Metas u objetivos: Establecen que es lo que se va a lograr y cuando serán alcanzados los resultados, pero no cómo serán logrados. Metas estratégicas: Son las metas principales que afectan a la dirección general y a la viabilidad de la entidad. Políticas: Son las reglas o guías que expresan los limites dentro de los cuales debe ocurrir la, acción. Políticas estratégicas: Son las que guían la dirección general y la posición de la entidad. Programas: Especifican paso a paso la secuencia de las acciones dentro de los limites establecidos por las políticas, necesarias para alcanzar los principales objetivos. Programas estratégicos: Son los que determinan el empuje Y la viabilidad. Decisiones estratégicas: Establecen la dirección general de una organización y su máxima viabilidad a la luz de los cambios (predecibles e impredecibles) que ocurren en los ámbitos de su interés. Ayudan a delinear los limites dentro de los cuales se va a operar y determinan los recursos que la empresa habrá de destinar a sus tareas Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Estrategia vs Tactica





Las estrategias existen en todos los niveles de la organización, relacionadas jerárquicamente. La diferencia principal radica en la escala de acción o perspectiva del líder (lo que puede ser una táctica para el ejecutivo puede ser una estrategia para el jefe de mercadotecnia). Tácticas: Son los lineamientos de corta duración, son ajustables y asumen la acción e interacción y pueden surgir a cualquier nivel.

Estrategias: Son acciones emprendidas al mas alto nivel y definen una base continua para enfocar estos ajustes hacia propósitos mas ampliamente concebidos. Las estrategias pueden considerarse: 1. A Priori: Como guías de acción. 2. A Posteriori: Como el resultado de un comportamiento decisorio real. La estrategia real suele diferir de la estrategia planeada a priori, por lo que para conocer la verdadera estrategia hay que tener en cuenta el patrón aparente de las metas Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. operativas, políticas y principales programas de la empresa Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Criterios para una estrategia eficaz •

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Objetivos claros y decisivos: Deben ser específicos y claros para que proporcionen continuidad. No tiene porque ser escritos o numérico, pero si deben entenderse bien. Conservar la iniciativa: Una posición reactiva prolongada genera cansancio, baja la moral e incrementa los costos. Concentración: Concentra el poder en el lugar y en el momento justo. Flexibilidad: Debe ser flexible y maniobrable. Liderazgo coordinado y comprometido: Deben ser seleccionados y motivados para que sus propios intereses y valores coincidan con los del papel que se les asigne. Sorpresa: La sorpresa puede hacer que se alcance un éxito fuera de toda proporción y puede cambiar posiciones estratégicas. Seguridad: La estrategias asegura la asignación de recursos y otros aspectos operativos fundamentales

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Las 5 P de la Estrategia • Planeamiento: una guía, una dirección. Fijacion de objetivos y la manera de alcanzarlos • Patron: modelo que coordina las acciones a traves del tiempo • Posicionamiento: mercado productos • Perspectiva: vision de la empresa • Trampa: maniobra para eliminar al competidor Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Desarrollo de la Estrategia • • • •

Se debe considerar: QUE… productos y servicios se ofreceran A QUIEN… clientes y mercados PORQUE… ventajas competitivas DONDE….prioridades de productos y mercados

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ESTRUCTURA • Es la disposición de las partes adecuada a los objetivos, que comprende su agrupamiento y el analisis de sus relaciones: Division de tareas y funciones • Estructura formal (organigrama) e informal.

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PROCESOS “Conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente” • Estudiar las causas y condiciones por las cuales se transforman las entradas en resultados • Tiene que ver con la visión de la organización en un plano horizontal. Encontrar el proceso clave de la organización Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

GENTE • Drucker señalaba que la distribución de cargos es quizás el elemento mas importante de la administración de personas. Colocar a las personas en el lugar en que sus cualidades sean productivas para optimización de los recursos. • Equilibrio entre aporte, retribucion y capacidad Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

TECNOLOGIA • Sistema tecnico (herramientas) que permitirá transformar la materia prima en producto terminado, tiene un papel fundamental en la definición de la forma que adopta una organización, y actua como una de las limitaciones del sistema social.

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Formas de articular las tareas, flujo de informacion y decisiones

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Drucker distingue 4 características que identifican la naturaleza de las decisiones empresarias: Sentido de futuro: cuanto mas lejos en el tiempo sea la decisión mas estrategica Influencia: cuanto mas areas abarque Factores cualitativos: factores blandos Recurrencia: decisiones operativas (procedimiento o regla) Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

SIMON 3 NIVELES: • Nivel politico: Planifica – Definicion de politicas y desarrollo de planes estrategicos • Nivel administrativo: Administra- Adopta decisiones tacticas sobre distribucion y asignacion de recursos, control y acciones correctivas. • Nivel operativo tecnico: Ejecuta las actividades de produccion de bienes de bienes y la prestacion de servicios a los clientes Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

La vision de Mintzberg

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Partes basicas (Mintzberg) • Cuspide estrategica: se encarga de que la organización cumpla con la mision. Se asocia con el nivel politico de Simon • Linea media: nexo entre la cabeza estrategica y el nucleo operativo • Núcleo operativo: actividades relacionadas con la transformación de los ingresos en la salida • Staff apoyo: activ. Logisticas fuera del flujo • Tecnoestructura:analistas –adaptacion al entorno y dan pautas para la normalización. Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Ejemplos • • • • • • • • •

COMPRAS: Nucleo operativo Gte. Finanzas: Linea media Vendedores: Nucleo operativo Contable: Staff Apoyo Depto. Tecnico: Nucleo Operativo Guarderia / Cafeteria: Staff apoyo Sistemas: Tecnoestructura Data entry: Staff Apoyo Fabricacion: Nucleo Operativo Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Flujos de informacion • Autoridad formal: organigrama, agrupacion en unidades • Flujos regulados: Normalizacion. 3 flujos: operaciones, inf y decisiones de control, informacion • Comunicación informal:relaciones espontanes y flexibles • Constelaciones del trabajo: grupos pequeños, relacione horizontales • Procesos de decisiones ad hoc: conocimiento. Se vinculan a decisiones operativas, administrativas y Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. estrategicas. Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Tipos de actividades fundamentales (Drucker) Actividades que producen resultados – Activ. que producen directamente ingresos (ventas, investigacion de mercados) – Activ. que contribuyen a los resultados (compras, fabricacion) – Activ. de informacion (contable, investigacion op) Actividades de apoyo – Activ. de conciencia ( vision - alta direccion) – Activ. De asesoramiento y enseñanza(capacitacion – legales) Actividades de higiene y mantenimiento interno Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Actividades de dirección Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Dinamica de la Estructura y los Procesos 3 niveles: FUNCIONAL

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PROCESOS

PUESTO: Los procesos son llevados a cabo x individuos. Estudiar los mecanismos de reclutamiento de personal, responsabilidades del cargo, Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. entrenamiento Hernandez - Prof. Angel Arostegui

Mecanismos de coordinacion de actividades • Supervisión directa: logra la coordinación al tener una persona que toma la responsabilidad por el trabajo de otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones. • Ajuste mutuo: logro la coordinacion de trabajo (en manos de los que lo efectuaban), por el simple proceso de comunicacion informal. Es utilizado en las organizaciones simples como tambien en las complicadas, como por ejemplo los que resuelven problemas sofisticados al enfrentar situaciones complicadas deben comunicarse informalmente si quieren llevar a cabo su trabajo. • Estandarización de procesos del trabajo: los procesos de trabajo son estandarizados cuando los contenidos del trabajo estan especificados o programados. Ejemplo: los cirujanos del hospital en la sala de operaciones no necesitan preocuparse de coordinar con sus colegas en circunstancias comunes, saben que esperar exactamente de ellos y proceden de acuerdo. Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui



Estandarización por producto: las producciones son estandarizadas cuando el resultado del trabajo esta especificadas. Ejemplo: a los conductores de taxis no se les dice como conducir, se le informa solamente donde dejar a sus pasajeros.



Estandarización por destrezas: la destreza son estandarizados cuando están especificando el tipo de capacitación que se requiere para efectuar el trabajo. Comunmente, el trabajador es capacitado aun antes de unirse a la organizacion. La estandarizacion de destreza logra indirectamente lo que la estandarizacion de procesos de trabajo hace directamente: controla y coordina el trabajo

Nuestros cinco mecanismos coordinadores caen en un orden general: a medida que el trabajo organizacional se vuelve mas complicado, los medios preferidos de coordinacion parecen desplazarse del ajuste mutuo a la supervision directa o estandarizacion, preferiblemente de procesos de trabajo, o de producciones, o si no de destreza, volviendo finalmente al ajuste mutuo. La mayoria de las organizaciones mezclan los cinco mecanismos. Sistemas Administrativos (274)- Catedra Dr. Hernandez - Prof. Angel Arostegui