SEPA (Single Euro Payments Area) mit

Sage New Classic 2014

Wir schaffen Lösungen für den Mittelstand – professionell, individuell!

Inhaltsverzeichnis 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Inhaltsverzeichnis ....................................................................................................... 2 SEPA (Single Euro Payments Area) ................................................................................ 3 Aktualisierung Bankleitzahlen ........................................................................................ 4 Kontonummernprüfung in der Classic Line ..................................................................... 4 IBAN Ermittlung in der Classic Line ................................................................................ 5 IBAN Hin- / Rückverfahren ............................................................................................ 5 Auswertungen zu fehlenden SEPA-Bankverbindungen ..................................................... 6 Hausbank in der Classic Line ......................................................................................... 6 SEPA Lastschriften in der Classic Line ............................................................................ 6 8.1 Gläubiger – Identifikationsnummer ........................................................................... 7 8.2 SEPA Mandate ......................................................................................................... 7 8.3 Assistent SEPA Mandate ........................................................................................... 9 8.4 SEPA Mandate per Serienmail versenden................................................................. 10 8.5 Anwendung in der Warenwirtschaft mit pre-notification ........................................... 12 8.6 Anwendung in der Finanzbuchhaltung mit pre-notification ........................................ 13 8.7 SEPA Lastschriften erstellen ................................................................................... 14

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1. SEPA (Single Euro Payments Area) SEPA steht für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Ab dem 01.02.2014 gilt die verpflichtende Nutzung der SEPAÜberweisung und SEPA-Lastschrift; die nationalen Verfahren werden abgeschaltet. Dann wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Statt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl benötigen Sie dann IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code), um den Zahlungsempfänger eindeutig zu identifizieren.

Der BIC oder SWIFT-Code besteht aus acht oder elf alphanumerischen Zeichen und ist wie folgt untergliedert: 4-stelliger Bankcode 2-stelliger Ländercode 2-stellige Codierung des Ortes 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional) Durch diesen Code kann innerhalb des neuen europäischen Zahlungsraumes, also in allen EUMitgliedsstaaten jedes Kreditinstitut einwandfrei identifiziert werden. Grafisch stellt sich der Aufbau einer BIC wie folgt dar, wobei die letzten drei Zeichen optional sind:

Ist einem Kontokorrent in der Classic Line eine Inlandsbankverbindung zugeordnet, die nicht eindeutig einer Bank aus der Bundesbankliste zugeordnet werden kann (etwa weil verschiedene Bankfilialen dieselbe Bankleitzahl haben), und soll diese Inlandsbankverbindung für SEPA-Überweisungen genutzt werden, muss die BIC für diese Inlandsbankverbindung nachträglich manuell erfasst werden. Über die Suchen-Schaltfläche im BLZ-Feld der Inlandsbankverbindung kann die korrekte Bank ausgewählt werden. Sollten die Banken nicht vollständig zur Auswahl zur Verfügung stehen, ist es ggf. notwendig den Bankenstamm zu aktualisieren.

Aufbau und Gliederung einer IBAN : • • •

2-stelliger, alphabetischer Ländercode (LL) 2-stellige, numerische Prüfziffer (PZ) über die ganze IBAN Maximal 30-stellige Basic Bank Account Number (BBAN), bestehend aus Bankidentifikation (IID) und Kontoidentifikation (BAN)

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Beispiel:

2. Aktualisierung Bankleitzahlen Die Bankleitzahlen sollten vor der Umstellung auf SEPA aktualisiert werden. Dazu verzweigen Sie innerhalb der „Grundlagen“ über „Mandantenübergreifende Grundlagen“ auf „Datei-Download und – Import“.

Nach Abschluss dieser mandantenübergreifenden Aktualisierung verzweigen Sie in jeden aktiven Mandanten in den „Bankenstamm Inland“ innerhalb der Stammdaten und betätigen im Feld „Bankleitzahl“ die Funktionstaste F9.

3. Kontonummernprüfung in der Classic Line Sie finden die Kontonummernprüfung innerhalb der „Aktionen“ bzw. in der OK-Abfrage der „IBAN Ermittlung unter Finanzbuchhaltung – Zahlungsverkehr. Mit Hilfe der Kontonummernprüfung in der Classic Line können Sie Ihre Bankverbindungen an Hand der enthaltenen Prüfziffern der Kontonummern auf Korrektheit prüfen. Das Ergebnis wird als Liste ausgedruckt, mit deren Hilfe Sie Kontonummern gegebenenfalls korrigieren (rechts oder links mit Nullen auffüllen) können und bei falschen Bankverbindungsdaten gezielt bei Ihren Geschäftspartnern nachfragen können. Die Kontonummernprüfung selbst ändert keine Daten. Werden Bankverbindungen als richtig erkannt, bedeutet das jedoch nicht, dass das Konto auch wirklich existiert und dass der Kontoinhaber korrekt ist. Dies kann über die Kontrolle der Prüfziffern nicht geleistet werden. Es gibt einige spezielle Bankverbindungen, die bei der Kontonummernprüfung als falsch eingestuft, von Banken aber trotzdem als gültig akzeptiert werden. Dazu gehören z.B. besonders einfache Kontonummern für Spenden. Einträge mit dem Ergebnis „(Altdaten) Kontonummer nicht prüfbar, Prüfziffer fehlt“ weisen auf Bankleitzahlen hin, die beim Update auf die Classic-Line-Version 4.1 nicht eindeutig identifiziert werden konnten. Sie sollten bei diesen Bankverbindungen von Ihren Geschäftspartnern die Bankverbindungsdaten erfragen und in der Sage New Classic korrigieren. © 2013 Pro Active GmbH

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4. IBAN Ermittlung in der Classic Line Sie finden diesen Menüpunkt wie vorab bei der Kontonummernprüfung beschrieben. Mit der IBAN Ermittlung können anhand der vorhandenen (automatisch oder manuell eingetragenen) BIC‘s und Kontonummern IBAN-Vorschlagswerte erstellt und (nach sorgfältiger Prüfung!) übernommen werden. Das Ergebnis der Funktion „IBAN-Ermittlung“ wird ohne Gewähr ermittelt. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorschlagswert auf jeden Fall anhand von Bankbelegen oder Ähnlichem mit den entsprechenden Daten Ihrer Geschäftspartner verglichen und als korrekt bestätigt werden muss, bevor er verwendet wird. Die Eingabe der richtigen IBAN liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Besonderheiten von BLZ und Kontonummern (z.B. die abgekürzte Darstellung von Hauptkontonummern) können dazu führen, dass eine falsche IBAN ermittelt wird. Sage kann keine Gewähr für die Richtigkeit der als Vorschlag ermittelten IBAN übernehmen. Nach Bestätigung im Aktionsfeld erhalten Sie eine Liste mit den erstellten Vorschlägen. Dieser Liste können auch die in den gewählten Bereichen nicht umgestellten Konten entnommen werden. Sollen die erstellten IBAN-Vorschläge übernommen werden, müssen Sie die Liste ausdrucken und die anschließende Übernahme-Abfrage bestätigen.

5. IBAN Hin- / Rückverfahren Ein IBAN-Service-Portal des Bank-Verlages mit Unterstützung der deutschen Kreditwirtschaft ermöglicht die Umstellung auf Basis der Daten der Banken sowie der hinterlegten Plausibilitätsprüfungen der teilnehmenden Banken. Über den Programmaufruf „IBAN Hin“ innerhalb des Zahlungsverkehrs wird eine Datei erstellt, die beim Bank-Verlag eingelesen werden kann. Ausländische, beendete und geprüfte Bankverbindungen werden nicht übertragen. Über den Menüpunkt „IBAN Rück“ wird die Antwortdatei in die SNC eingelesen. Ein eventuelles Fehlerprotokoll informiert Sie über die nicht umgestellten Datensätze.

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6. Auswertungen zu fehlenden SEPA-Bankverbindungen In der Kunden- und Lieferantenliste steht Ihnen im Feld „Listenvariante“ jeweils die Möglichkeit zur Verfügung, fehlende SEPA-Bankverbindungen oder Mandate (bei Kunden) auszuwerten.

7. Hausbank in der Classic Line Für den Zahlungsverkehr über SEPA muss auch die Hausbank entsprechend eingestellt werden. Sie können hier auch zu Ihrer Information Mandate Ihrer Lieferanten verwalten und zu diesen bei Bedarf auch eine Beendigung oder einen Widerruf drucken.

8. SEPA Lastschriften in der Classic Line Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Ausprägungen: als SEPA-Basis-Lastschrift und als SEPA-FirmenLastschrift (ohne Erstattungsanspruch für den Zahler). Basis- und Firmenlastschrift unterscheiden sich in erster Linie in den Widerrufsmöglichkeiten, d.h. Basislastschriften können auch gegenüber Unternehmen vorgenommen werden. Zur Legitimation des Lastschrifteinzuges beim Zahlungspflichtigen ist ein SEPA-Lastschriftmandat erforderlich. SEPA-Basis-Lastschriften wird für die Versionen 2014 und 4.4 zur Verfügung gestellt, SEPA-FirmenLastschriften nur für die Version 2014. Für alle anderen Versionen wird es kein Lastschriftverfahren mit SEPA geben. Alle bestehenden schriftlich erteilten Einzugsermächtigungen behalten ihre Gültigkeit und können nach der aktuellen EU-Verordnung de facto in SEPA-Mandate überführt werden. Dies ist aktuell allerdings nur für SEPA-Basislastschriften möglich.

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Vor dem Wechsel auf SEPA-Lastschriften muss der Zahler über den Wechsel des Verfahrens in Textform unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz unterrichtet werden. Bei der Erstellung von Mandaten ist zu beachten, dass gemäß dem SEPA-Regelwerk diese derzeit nur papierhaft und mit Originalunterschrift des Zahlungspflichtigen zulässig sind. Eine elektronische Mandatserteilung mit oder ohne Signatur ist daher aktuell noch nicht möglich. Über diesen Punkt wird allerdings noch innerhalb des Europäischen Zahlungsverkehrsausschuss (EPC) beraten.

8.1 Gläubiger – Identifikationsnummer Sie benötigen für SEPA-Lastschriften eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese wird pro Unternehmen ausgestellt und identifiziert dieses eindeutig im Rahmen des SEPALastschriftverfahren. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird (ausschließlich online) von der Bundesbank ausgestellt. Nähere Informationen zur Gläubiger-Identifikationsnummer und zur Beantragung finden Sie unter folgendem Link: http://www.bundesbank.de/zahlungsverkehr/zahlungsverkehr_sepa_identifikation.php Die Gläubiger-ID hinterlegen Sie dann innerhalb der „Administration“ unter „Mandanteneinstellungen“ – „Mandanten bearbeiten“.

8.2 SEPA Mandate SEPA Mandate können für geprüfte IBAN und BIC – Bankverbindungen hinterlegt werden. Dies kann manuell über die Aktion „Bankverbindung“ direkt im Kundenstamm erfolgen. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche + und das Fenster für die Mandatsverwaltung öffnet sich. Die Mandatsreferenz wird in können diesem Fall programmseitig erzeugt und hier angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche © 2013 Pro Active GmbH

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Sie die Mandatsreferenz manuell vergeben. In diesem Fall müssen Sie beachten, dass diese eindeutig ist, d. h. keine Mandatsreferenz doppelt vergeben wird. Hier wählen Sie eine Bankverbindung des Kunden aus. Falls die Mandatserfassung aus einer Bankverbindung heraus aufgerufen wurde, ist diese Bankverbindung voreingestellt. Bei der Mandats-Art stehen die verschiedenen SEPA-Mandatsarten zur Auswahl: • • • •

Dauermandat Basislastschrift Einzelmandat Basislastschrift Dauermandat Firmenlastschrift (B2B) Einzelmandat Firmenlastschrift (B2B)

Hinterlegen Sie den Mandats-Beginn. Folgende Mandats-Stati stehen zur Verfügung: • • •

• •

Erfasst: Dieser Status wird gesetzt, wenn das Mandat erfasst, aber noch nicht gedruckt wird. Beantragt: Wird ein erfasstes Mandat gedruckt, erhält es den Status „Beantragt“. Aktiv: Wurde das beantragte (an den Kunden versendete) Mandat vom Kunden mit den notwendigen Angaben vervollständigt und unterschrieben zurückgesendet, wird der MandatsBeginn erfasst und der Status „Aktiv“ gesetzt. Damit steht das Mandat für den Zahlungsverkehr zur Verfügung. Widerrufen: Wird ein Mandat vom Kunden widerrufen (oder existiert dessen Bankverbindung nicht mehr), muss dieser Status gesetzt werden. Das zugehörige Ende-Datum wird dann programmseitig eingetragen. Beendet: Ein aktives Mandat wird programmseitig automatisch auf „Ende“ gesetzt, wenn es 36 Monate nicht genutzt wurde (d. h. wenn in den letzten 36 Monaten kein darauf basierender SEPA-Lastschrifteinzug erfolgte). Das zugehörige Ende-Datum wird ebenfalls programmseitig gesetzt. Mandats-Status und Ende-Datum können danach nicht mehr editiert werden.

Im Feld „Zuletzt verwendet“ wird programmseitig das Datum eingetragen, an dem das Mandat zuletzt benutzt wurde. In den Feldern Vorgang, Kommentar und Referenz können Sie weitere Informationen zum Mandat erfassen. Über das Aktionsfeld können Sie ein erfasstes Mandat zur Mandatseinholung drucken (z. B. um es anschließend an den Kunden zu versenden, damit dieser es unterschreibt und zurücksendet). Gedruckte Mandate können nicht gelöscht werden.

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Über den Menüpunkt „Sepa Mandatseinholung“ unter „Stammdaten“ – „Kunden“ können Sie wahlweise für alle erfassten, beantragten oder aktiven Mandate einen Stapeldruck auslösen.

8.3 Assistent SEPA Mandate Über den „Assistent SEPA-Mandate“ innerhalb der „Stammdaten“ – „Kunden“ können für Debitoren mit dem Zahlungskennzeichen „Bankeinzug“ bzw. „Bankeinzug variabel“ (und die eine oder mehrere aktive Bankverbindungen besitzen) SEPA-Basismandate bzw. SEPA-Firmenmandate automatisch erstellt werden. Es werden immer Dauermandate erstellt. Nach Selektion der gewünschten Debitorennummern werden dann die betroffenen Debitoren/Bankverbindungen aufgelistet. Mit den Tasten x und ÷ können alle angezeigten Kunden markiert bzw. demarkiert werden. Klicken Sie dann rechts innerhalb des Aktionsmenüs auf das gewünschte Mandat. Achten Sie auf die richtige Mandatswahl! Die Mandate werden sofort erstellt! Die Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!

Die auf diese Weise erstellten Mandate stehen sofort für den Zahlungsverkehr zur Verfügung (mit dem Ausführungsdatum des Assistenten als Beginn-Datum und dem Mandats-Status „aktiv“). © 2013 Pro Active GmbH

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Debitoren, zu denen bei vorhandenem abweichenden Kontoinhaber die Adresse fehlt bzw. Bankverbindungen, bei denen der IBAN-Prüfstempel auf „Nein“ steht, werden nicht aufgelistet. Es dürfen nur solche Mandate umgestellt werden, die nicht widerrufen wurden und für die im Original eine schriftliche Erteilung auf Lastschrift oder Abbuchung mit dem damals gültigen Datum vorliegt. Im Anschluss erhalten Sie die Frage, ob die Mandatseinholung direkt gedruckt werden soll. Sofern Sie sich dagegen entscheiden, steht Ihnen der Menüpunkt „SEPA Mandatseinholung“ für einen späteren Stapeldruck zur Verfügung.

8.4 SEPA Mandate per Serienmail versenden Sie verzweigen über „Grundlagen“ – „Anwendungsübergreifende Grundlagen“ – „Mailgrundlagen“ auf „Mailgrundlagen Finanzbuchhaltung bearbeiten“. Hier können Sie die Betreffzeile und den Text für Ihre Email hinterlegen.

Im Kundenstamm muss ein Ansprechpartner mit Email-Adresse für Sepa definiert werden. Die Zuordnung erfolgt über die Aktion „Verwendung“ beim Ansprechpartner.

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Wenn kein Ansprechpartner mit Zuordnung zum Sepa-Mandat und Email-Adresse hinterlegt ist, stoppt der Email-Versand an dieser Stelle und man kann manuell die Adresse eintragen. Außerdem ist über die Druckeinstellungen ein Drucker mit der Ausgabe „E-Mail im PDF-Format“ auszuwählen. Sollte dieser nicht zur Verfügung stehen, kann er innerhalb der „Administration“ – „Druckeinstellungen“ – „Druckerzuweisung“ angelegt werden. Im Feld „Ausgabe“ ist die Einstellung „E-Mail im PDF-Format“ zu wählen.

Das Resultat sieht dann wie folgt aus:

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8.5 Anwendung in der Warenwirtschaft mit pre-notification Dem Zahler ist spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag einer SEPA-Lastschrift eine Vorabinformation (pre-Notification) zuzuleiten, die den Lastschriftbetrag und den Fälligkeitstag enthält. Die Frist kann durch Vereinbarung zwischen Zahlungsempfänger und Zahler in jede andere Frist, mindestens jedoch in „Zugang einen Tag vor Fälligkeit“ verändert werden. Die Vorabinformation kann gesondert oder als Teil anderer Schriftstücke wie Bescheiden, Rechnungen, etc. versandt werden und für mehrere Lastschrifteinzüge im Voraus (Fälligkeitsübersicht) erfolgen. Bei den Belegtypen Auftragsbestätigung, Rechnung, Direktrechnung und Sammelrechnung können Sie, sofern der Kunde am Bankeinzug teilnimmt, aus der Kopfdatenerfassung der Verkaufsbelegerfassung heraus über das Aktionsfeld „Bankverbindung/Mandat“ ein bestehendes Mandant zuordnen oder ein neues über das + Zeichen anlegen.

Gläubiger-ID und Mandatsreferenz werden auf der Rechnung innerhalb der Kopfdaten (im Standardformular) ausgewiesen. Die sogenannte pre-notification erscheint im Standardformular bei den Zahlungskonditionen z. B. wie folgt:

Das Datum wird aus der Skonto- bzw. der Nettofälligkeit genommen. © 2013 Pro Active GmbH

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Angepasste Formularen müssen diesbezüglich im Reportdesigner ggf. aktualisiert werden und überarbeitet werden, wenn auch die Gläubiger ID und die Mandatsreferenz auf der Rechnung ausgewiesen werden sollen.

8.6 Anwendung in der Finanzbuchhaltung mit pre-notification In der Buchungserfassung sind die Angaben zum OP um das Mandat erweitert worden. Hier kann ein bestehendes ausgewählt bzw. ein neues erzeugt werden.

Bei SEPA-Lastschriften muss (wenn vertraglich nicht anders festgelegt) der Einzugstermin dem Kunden 14 Tage (falls nicht anders vereinbart) vorab mitgeteilt werden. Wenn die Warenwirtschaft eingesetzt wird, erhält der Kunde bereits einen entsprechenden Vermerk auf der Ausgangsrechnung. Für Kunden, die nicht mittels Ausgangsrechnung informiert wurden, können in der Finanzbuchhaltung Vorabankündigungen (pre-notifications) mit der Anwendung „Vorabankündigung SEPA drucken“ erstellt werden. Diese Anwendung finden Sie gleich in mehreren Menüzweigen: • • • • • •

Buchen/Buchungserfassung Buchen/Stapelerfassung Buchen/Erweiterte Stapelerfassung Buchen/Wiederkehrende Buchungen Buchen/Offene Posten Zahlungsverkehr/Zahlungseingang

Im zugehörigen Dialog legen Sie fest, für welche Abbuchungen/Lastschriften Vorabankündigungen erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass Sie selbst dafür verantwortlich sind, dass die Vorabkündigungen rechtzeitig versendet werden bzw. dass Sie den jeweiligen Bankeinzug zum angekündigten Termin vornehmen.

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Beim Modus legen Sie fest, welche Mandatszuordnungen für den Druck berücksichtigt werden sollen: • •

• •

Offene OPs mit Mandat (kein Abgleich mit dem ZV): Es werden nur die in der Buchungserfassung (bei der OP-Erfassung) vorgenommenen Mandatszuordnungen berücksichtigt. Offene OPs mit Mandat (ggf. mit den akt.Werten aus dem ZV): Es werden nur die in der Buchungserfassung (bei der OP-Erfassung) vorgenommenen Mandatszuordnungen berücksichtigt, jedoch werden ggf. danach im ZVK vorgenommene Betragsänderungen berücksichtigt.. OPs aus erstellten SEPA-Lastschriften (ZV): Es werden sowohl die in der Buchungserfassung als auch die im Zahlungsverkehr (in den ZVK-Dialogen) vorgenommenen Mandatszuordnungen und -änderungen berücksichtigt. Abweichende OPs aus erstellten SEPA-Lastschriften (ZV): Es werden – gegenüber den in der Buchungserfassung vorgenommenen Zuordnungen – nur die im ZVK erfolgten Änderungen und Zuordnungen berücksichtigt. Dies ist bspw. sinnvoll, wenn Sie zu einem früheren Termin schon Vorabankündigungen auf Grundlage der Buchungserfassung gedruckt haben und jetzt nur noch jene drucken wollen, die zwischenzeitlich im ZVK geändert und zugeordnet wurden.

8.7 SEPA Lastschriften erstellen Beachten Sie beim Ausfüllen des Ausführungsdatum die Vorlauffristen: Vorlauffristen für SEPA-Basislastschriften • Erstmalige und einmalige SEPA-Basislastschriften müssen fünf TARGET2-Geschäftstage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. • Folgelastschriften hingegen müssen mindestens zwei TARGET2-Geschäftstage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Vorlauffristen für SEPA-Firmenlastschriften SEPA-Firmenlastschriften müssen davon unabhängig, ob es sich um eine erstmalige, einmalige oder um eine Folgelastschrift handelt, mindestens einen TARGET2-Geschäftstag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. (TARGET2 ist das Individualzahlungssystem des Eurosystems. TARGET2-Geschäftstage sind: Montag bis Freitag, sofern nicht Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember. Die Öffnungstage von TARGET2 sind TARGET2-Geschäftstage, an diesen Tagen werden SEPA-Zahlungen abgewickelt.) Ab dem 04.11.2013 steht die SEPA-Schema-Version 2.7 zur Verfügung, die die Lastschriften bis zum nächsten Banktag ermöglicht. Wir empfehlen, die Verwendung der Schema-Version mit der Hausbank abzusprechen. Je nach Tagesdatum (im folgenden Bild 19.11.2013), Wahl der „SEPA Schema-Version“ und der „Mandatsart“ (Basis-Mandate und Firmen-Mandate müssen getrennt erstellt werden) wird das Ausführungsdatum automatisch vorbelegt. Bei Änderungen berücksichtigen Sie bitte die erforderlichen Vorlauftage. Da der Verwendungszweck im SEPA-Verfahren auf 140 Zeichen reduziert wurde, entfällt die Ausgabeart „Opti-Beleg“. Wir empfehlen deshalb die Ausgabeart „Sammelbelege“ in Verbindung mit der Einstellung „bei div. Rechnungen“ im Feld „Druck Zahlungsanzeige“.

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