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Resolución de Secretaría General No 02:. -2012-0EFA/SG Lima , 1 4 de AGO de 2012. VISTOS : El Memorándum W 273-2012-0EFNOTI de la Oficina de Tecnolo...
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Resolución de Secretaría General No 02:. -2012-0EFA/SG Lima ,

1 4 de AGO de 2012.

VISTOS : El Memorándum W 273-2012-0EFNOTI de la Oficina de Tecnologías de la Información, el Informe No 200-2012-0EFA-OPP de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y el Informe No 202-2012-0EFNOAJ de la Oficina de Asesoría Jurídica, y, CONSIDERANDO:

Que, mediante el Decreto Supremo W 009-2009-MINAM, se establecieron las Medidas de Ecoeficiencia para el sector Público para efectos de ahorro en el Gasto Público. en cuyo artículo 4°, subnumeral 4 .1.1, literal f) promueve el esca neado de todos los documentos recibidos en Mesa de Partes a fin que sean compartidos por las dependencias que lo requieran en forma de archivo digital, evitando el fotocopiado suces1vo del m1smo ~ r,.~cumento ;

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Que, en concordancia con la norma antes mencionada, por la Resolución de SUPUES1i , sidencia del Consejo Directivo No 044-2009-0EFNPCD de fecha 22 de junio de 2009 se OfF A.-
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De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo No 009-2009-MINAM la Resolución de Pres1denc1a del ConseJO D1rect1vo W 044-2009-0EFNPCD, y, en uso de las atnbuc1ones prev1stas en el literal h) del artículo 1r del Decreto Supremo W 022-2009 MINAM, que aprobó el Reglamento de Organización y Func1ones del Organismo de Evaluación y F1scal1zac1ón- OEFA

SE RESUELVE : Artículo 1°.- Aprobar la Directiva N"() 3-2012-0EFA/SG, denominada "Directiva para la digitalización de documentos el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental OEFA".

La presente Resolución será publicada en el Portal Web Institucional

Regístrese y comuníquese.

CARMEN ROSA RO ERO GALLEGOS Secretaria General Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA

Organismo de ' Evaluación v Fiscalización Ambiental ,

DIRECTIVA No 003 -2012-0EFA/SG

LINEAMIENTOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL- OEFA l. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la digitalización de documentos sin valor legal del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

11. FINALIDAD Asegurar la captura , control , conservación y puesta a disposición de las imágenes generadas a partir de la digitalización de los documentos sin valor legal del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental- OEFA.

III.ALCANCE La presente Directiva es de aplicación obligatoria para todas las Unidades Orgánicas del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

IV. BASE LEGAL 4.1

Decreto Legislativo No 1013, que crea el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental- OEFA.

4.2

Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, aprobado por el Decreto Supremo No 0222009-MINAM.

4.3

Ley No 29325, Ley del Sistema Nacional de Evaluación y Fiscalización Ambiental.

4.4

Resolución de Presidencia del Consejo Directivo No 044-2009-PCD, que aprueba la Directiva de Medidas de Ecoeficiencia en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

4.5

Resolución de Presidencia del Consejo Directivo W 040-201 0-PCD, que modifica los artículos 3° Y 6° de la Directiva de Medidas de Ecoeficiencia en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

4.6

Ley No 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

4.7

Decreto Supremo No 043-2003-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley W 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y el Decreto Supremo No 002-2009-MINAM que aprobó el Reglamento sobre Transparencia, Acceso a la Información Pública Ambiental y Participación y Consulta Ciudadana en Asuntos Ambientales.

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V. VIGENCIA La presente Directiva rige a partir del día siguiente de su aprobación y tiene el carácter de permanente.

VI. DISPOSICIONES GENERALES El uso de las tecnologías en procesos de digitalización está regulada por un conjunto de normas legales orientadas a: a) Facilitar la elaboración de las microformas, tanto por procesos convencionales como informáticos en computadoras. b) Aprovechar los adelantos de la tecnología en beneficio de actividades empresariales, alentando las inversiones y mejorando sus rendimientos. e) Capacitación en la aplicación de los procedimientos y normas establecidos con plataforma tecnológica idónea. d) Facilitar el acceso y consulta de la documentación digitalizada al servicio del usuario interno, fortaleciendo el Centro de Documentación Virtual CENDOC, ecoeficiente.

VIl. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 7.1 FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS EN EL PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN

a) Es responsabilidad de cada Unidad Orgánica la digitalización de la documentación emitida y remitida, así como su carga al sistema. b) Es responsabilidad de las Oficinas Desconcentradas la digitalización de la documentación emitida y remitida, así como su carga al sistema. e) Es responsabilidad de las Oficinas Desconcentradas digitalizar la documentación que recepciona e ingresa a módulo de Trámite Documentaría en cada Sede. Documentaría digitalizar la d) Es responsabilidad de Trámite documentación que recepciona e ingresa al módulo de trámite documentaría en la Sede Central. e) Es responsabilidad de cada Unidad Orgánica y de las Oficinas Desconcentradas del OEFA, mantener actualizado el sistema, incluyendo la documentación emitida y remitida. f)

Es responsabilidad de cada Unidad Orgánica y de las Oficinas Desconcentradas verificar el proceso de digitalización, verificando que la www.oefa.gob.pe [email protected]

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documentación cuente con las exigencias señaladas en el literal j), del numeral 7.2 de la presente Directiva. g) Los órganos de la competencia deberán proporcionar los equipos necesarios para implementar este proceso y la capacitación idónea del mismo. h) La Secretaría General a través de Trámite Documentaría y Tecnologías de la Información, apoyarán en el proceso de implementación y capacitación. 7.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DIGITALIZACIÓN

Antes de digitalizar se deberá considerar lo siguiente: a) Verificar el estado de los documentos, retirar los elementos (grapas , clips, etc.), todo aquello que pudiera dañar los equipos u originar una imagen que no cumpla los estándares de calidad. b) El formato de los documentos se digitalizarán en formato PDF (portable document format - formato de documento portátil), estándar ISO (ISO 19005-1 :2005). e) Los documentos que contengan textos y/o imágenes simples, se deben digitalizar a una resolución de 200 hasta 300 dpi en color blanco y negro. d) Los documentos con imágenes y/o fotos, en el cual se requiera diferenciar los colores, se deben digitalizar a una resolución de 75 hasta 200 dpi a colores; cabe precisar que esta opción debe ser utilizada excepcionalmente, debido a que genera archivos de mayor tamaño. e) Para la captura se procederá a convertir el documento físico en imágenes a través del scanner, se habilitará la función dúplex de ser necesario, el equipo debe ser de alta productividad, con velocidad para conversión de documentos y con software especializado en captura de imágenes. f)

Se deberá considerar el proceso de lndización, utilizando el método OC R.

g) El control de calidad se debe aplicar a cada una de las imágenes obtenidas durante el proceso de digitalización. h) Se debe volver a digitalizar aquellas imágenes que no cumplan con el nivel de calidad que la normativa vigente exige.

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M1n1steno del Ambiente



i)

La calidad de la imagen durante la captura depende de la suma de resultados de la resolución aplicada durante la digitalización, la profundidad del bit de la imagen, los procesos de mejora, el nivel de compresión aplicada, el dispositivo de escaneo utilizado o técnicas usadas y la preparación del operador del escáner.

j)

Toda persona que digitalice un documento debe tener en cuenta el control de calidad, debe verificar que las imágenes resultantes de la digitalización cumplan con las siguientes exigencias: • • • •

La integridad de la información contenida en las imágenes. Su legibilidad en pantalla. Aplicación de tecnología OCR a todo el documento. Resolución y color indicados en el punto c.

k) Luego de realizado el control de calidad de las imágenes, éstas se cargarán al sistema, dando inicio a la gestión del documento. 1)

En caso de no estar conforme con las exigencias mínimas establecidas, se repetirá el procedimiento para corregir las deficiencias anteriormente detectadas.

m) Todos los documentos digitalizados se almacenarán en un repositorio robusto que custodie grandes volúmenes de información y que esté a disposición de todo el personal.

VIII. CONFIDENCIALIDAD EN EL PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN a) Los documentos digitalizados declarados como confidenciales no deberán ser compartidos con personal no autorizado o ajeno al OEFA. b) La Oficina de Tecnologías de la Información deberá generar mecanismos para resguardar la información, incluyendo la declarada como confidencial , de tal manera que no sea posible la extracción parcial o total de los documentos digitalizados. e) La confidencialidad en el proceso de digitalización de la documentación no oficializada, se realizará conforme a lo regulado en el marco normativo vigente.

IX. DISPOSICIONES GENERALES a) Los efectos de la presente Directiva alcanzan a aquella documentación remitida al exterior de la Entidad, en cuyo caso se ingresará al sistema de trámite documentarlo el documento y su respectivo cargo de

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b) La presente Directiva es de observancia obligatoria por todo el personal que labora en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental OEFA. e) El trabajador del OEFA que no observe el procedimiento establecido en la presente Directiva, quedará sujeto a las responsabilidades a las que hubiera lugar.

X. ANEXOS Anexo A. Diagrama de digitalización de documentos. Anexo B. Diagrama de flujo de la digitalización de documentos externos. Anexo C. Glosario de términos.

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ANEXO A DIAGRAMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Selección del color del escaneo Negro 200 - 300 dpl

Menor tamaño/peso del archivo Solo Texto

Selección de Color

Escáner

Mayor tamaflo/peso del archivo

75-200 dpl Imágenes

2. Tipo de Archivo

Solo Texto Proceso de

Seleccionar Tipo de

Grabación

Archivo

Imágenes

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ANEXO B DIAGRAMA DE FLUJO DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

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Ambief'lta.J

ANEXO C GLOSARIO DE TERMINOS

A. Norma: Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que establece, para un uso común y repetido, reglas, directrices o caracterlsticas para ciertas actividades o sus resultados, con el fin de conseguir un grado óptimo de orden de un contexto dado. B. Normalización: Actividad encaminada a establecer respecto a problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a un uso común repetido con el fin de conseguir un grado óptimo de orden en un contexto dado. C. Documento electrónico: Unidades estructuradas de información registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada, gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por una persona o una organización de acuerdo a sus requisitos funcionales, utilizando sistemas informáticos. D. Microforma: Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento que se encuentra grabado en un medio flsico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoqulmico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnolog la de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leida con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original. E. Documento original: Para los propósitos de la presente norma. Documento de una organización que autoriza su migración a microformas y de cuyo origen y contenido es responsable. F. Firma Digital: Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografla asimétrica, permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su control , de manera que está vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurldica que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el Titulo VIII del Libro IV del Código Civil. G. Certificado Digital: Es el documento credencial electrónico generado y firmado digitalmente por una Entidad de Certificación que vincula un par de claves con una persona natural o jurldica confirmando su identidad. H. lndización: Asignar descripción lógica, este proceso permite generar palabras claves para la búsqueda de los documentos que se van grabando al sistema. Este ciclo consta de los siguientes métodos: Manual (Teclado) y OCR. l.

OCR (Optical Character Recognition): Mediante un software especializado, se realiza la conversión de los archivos en formato imagen a archivos en formato texto, basado en caracteres electrónicos que permitirán efectuar búsquedas de palabras y frases en el documento una vez convertido.

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