SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y AUTOCONTROL CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA DOCUMENTO DE TRABAJO PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA

MODELO: GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL DOCUMENTO DE TRABAJO: PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA Objetivo: Establecer los lineamientos para realizar el alistamiento, publicación y divulgación de la oferta educativa del SENA, de acuerdo con las políticas y directrices institucionales establecidas, con el fin de divulgar las opciones de formación que ofrece la entidad de conformidad con el Procedimiento GFPI-P-003 Planeación y Publicación de la Oferta Educativa del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol de la Dirección General Responsable: • Subdirector de Centro Alcance: El Documento de Trabajo inicia con la • Coordinador Académico concertación de la oferta y finaliza en la ejecución de • Coordinador de Administración Educativa charlas informativas. • Responsable Gestión de Comunicaciones Generalidades: 1. Las actividades determinadas en este Documento de Trabajo se deben ejecutar estrictamente, dando cumplimiento a lo establecido en el calendario académico y de labores de la entidad y los cronogramas de cada convocatoria, así como, a lo programado en el plan operativo de cada Centro para las ofertas de formación. El responsable de las ofertas educativas es el Subdirector del Centro. 2. El SENA realiza convocatorias de oferta titulada y complementaria, abiertas y cerradas, publicadas a través del portal Web, de los programas en estado 'en ejecución' del catálogo nacional. Dichas convocatorias se definen de la siguiente forma: Oferta Abierta de Formación Titulada Corresponde a los programas de formación en los niveles de: Auxiliar, Operario, Técnico, Tecnólogo, Profundización Técnica y Especialización Tecnológica. Se publica de acuerdo con la Resolución del Calendario Académico y de Labores de los Centros de Formación de cada vigencia. La oferta se definirá por las redes de conocimiento con los insumos que aporten los centros y tiene proceso de selección consistente en pruebas web aplicadas por los centros con apoyo de la Dirección de Formación de acuerdo con los requisitos de ingreso. Oferta Cerrada de Formación Titulada Corresponde a los programas de formación en los niveles de: Auxiliar, Operario, Técnico, Tecnólogo, Profundización Técnica y Especialización Tecnológica, concertados por medio de acuerdos o convenios con empresas, gremios, alcaldías u otras entidades para desarrollar acciones de formación dirigidas a personal vinculado o no vinculado a ellos, pero que garantizan su etapa productiva, lo cual asegura el desarrollo de la etapa práctica en su entorno laboral. Igualmente se consideran de oferta cerrada, los programas desarrollados en los convenios de Articulación con la Media y Ampliación de Cobertura. Oferta Abierta de Formación Complementaria Son acciones de formación con una duración no superior a 400 horas, permitiendo la actualización o el desarrollo de competencias o elementos de competencia que corresponden a la demanda específica del sector productivo. Cualifica o recalifica a las personas para su mejor desempeño laboral. Especialmente a las que se encuentran en situación de desempleo, población vulnerable y aprendices del Sena que necesitan optimizar sus conocimientos de la formación titulada. Oferta Complementaria Cerrada Son acciones de formación con una duración no superior a 400 horas, permitiendo la actualización o el desarrollo de competencias o elementos de competencia que corresponden a la demanda específica del sector productivo. Actualiza el talento humano vinculado a una actividad económica y que requiera cualificar su desempeño actual o FECHA 06/ 08/ 2015

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prepararse para asumir nuevos desempeños que le permitan una mayor movilidad y/o promoción laboral. 3. Las Direcciones Regionales y Centros de Formación mediante el apoyo de las Direcciones de Empleo y Trabajo, Promoción y Relaciones Corporativas, las Redes y los programas de Articulación con la Educación Media y Ampliación de Cobertura garantizarán la concertación de las ofertas cerradas, según los términos de los convenios, contratos o programas institucionales y de Gobierno. Los Centros deben hacer el seguimiento correspondiente al cumplimiento de los requisitos de ingreso para dichas ofertas , entregando los soportes correspondientes debidamente validados a los funcionarios de Administración Educativa del Centro para su registro en el Sistema de información y el seguimiento a las metas en formación titulada y complementaria para dichas ofertas. 4. La oferta de programas de formación complementaria es publicada de manera permanente, definiendo claramente los requisitos y condiciones de la oferta, el cronograma de inscripción y matrícula. 5. El Centro debe caracterizar y personalizar la ficha de cada programa que ofertará, a partir de los diseños curriculares vigentes en el aplicativo. Igualmente debe garantizar la calidad y oportunidad de la información allí registrada. 6. Cuando el Centro decida atender varios grupos que cumplan con las mismas condiciones (programas de formación, municipio, jornada, horario, sitio de realización) se debe caracterizar una única ficha con el total de cupos definidos y gestionar en ella, las rutas de formación que sean necesarias. Si para la ejecución de un programa, hay cambio en alguna de las variables, es necesario crear una nueva ficha. 7. Para la caracterización de la ficha con los tipos de prueba de selección que se aplicarán, el Subdirector de Centro con el acompañamiento del Grupo de Administración Educativa de la Dirección General, debe asegurar la disponibilidad de un banco actualizado y permanente de pruebas y talleres de selección, así como la asignación de los recursos y medios para su diseño y aplicación. 8. Una vez publicada la oferta institucional en la página web, esta no podrá ser modificada y permanecerá en el aplicativo hasta finalizar las inscripciones. 9. Los centros deben garantizar la divulgación y promoción de su oferta educativa, por los diferentes medios que tengan disponibles, asegurando que ésta corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean revisados por la Oficina de Comunicaciones. 10. Los Centros deben enviar la programación de las charlas informativas al Grupo de Administración Educativa de la Dirección General para su correspondiente consolidación y publicación nacional, así mismo, deben registrar la asistencia a dichas charlas en el formato institucional y analizar su comportamiento durante cada convocatoria. 11. Este Documento de Trabajo describe: -Planeación y Publicación de la Oferta Educativa Titulada y Complementaria Abiertas. -Planeación y Publicación de la Oferta Educativa Titulada y Complementaria Cerradas. Documentos Asociados Lineamientos Administración Educativa (calendario académico) Lineamientos de convocatoria oferta educativa (circular aplicada a cada convocatoria) - DTPOE-F001-M-10 Formato Cronograma Trimestral - DTPOE-F002-M-10 Formato Oferta Educativa Trimestral -DTMC-F012-M-07 Formato Medición de la Satisfacción del Cliente - Charlas Informativas (Publicado en el Documento de Trabajo Medición y Control) Reglamento del Aprendiz - GD-F-014 Formato Asistencia (SIG DG) Normatividad Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), Tablas de Retención Documental vigentes. Acuerdo "Por el cual se adopta el Reglamento del Aprendiz SENA" FECHA 06/ 08/ 2015

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- Instructivos SIIF. NTC ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTC ISO 19011:2002, Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o ambiental. - NTC ISO 19011:2012, Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión. - NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos NTC OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos

ACTIVIDADES

INICIO

DESCRIPCIÓN INICIO 1 Generar para cada convocatoria la propuesta de oferta de formación del centro, basado en las necesidades sectoriales, planes de desarrollo regionales y locales, plan de acción anual de los Centros de Formación, y para los niveles que se requieran, aprobación del registro calificado.

1 Concertar y planear la

RESPONSABLE

REGISTRO

Subdirector de Centro, Coordinador de Formación Integral, Coordinadores Académicos

Proyecto de Oferta Regional aprobada

Subdirector de Centro Red de conocimiento.

Registro de la viabilidad técnica de la oferta viabilizada -- DTPOE-F002M-10 Formato Oferta Educativa Trimestral

oferta

2 Solicitar viabilidad técnica

2 El Centro de Formación ingresa la oferta en el aplicativo dispuesto para obtener la viabilidad técnica por parte de la red de conocimiento respectiva.

3 Elaborar cronograma de charlas informativas

4. Se requiere aplciación de la prueba Off Line?

SI

NO

3 Determinar los programas que requieren charlas informativas y planean la logística necesaria para su realización

5 Realizar el alistamiento para aplicación de pruebas offline

6 Caracterizar las fichas para la oferta de formación

4 Si se requiere aplicación de prueba Off Line continua en la actividad 5 De lo contrario continua en la actividad 6 5 Coordinar la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la aplicación de las pruebas offline.

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Subdirector de Centro, Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Coordinadores Académicos.

Subdirector de Centro Subdirector de Centro Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Coordinadores académicos

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Cronograma de charlas informativas - DTPOE-F001M-10 Formato Cronograma Trimestral Solicitud de pruebas Offline

Logística pruebas Offline

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6 Cada Centro de Formación registra en el aplicativo Sofia Plus la información requerida para cada uno de los programas que ofertará en un determinado periodo.

Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Coordinador Académico.

7 El Centro confirma que la ficha quedó bien caracterizada y procede con el paso 9., de lo contrario pasa al 8.

Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Coordinador Académico Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Coordinador Académico Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Coordinador Académico Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas Coordinador Académico

1

7 ¿Quedó bien caracterizada la ficha?

SI

8 El Centro procede a cancelar la ficha que no cumpla con los requisitos y considere mal creada

8 Cancelar las fichas

9 Personalizar las fichas para la oferta de formación

SI

9 Cada Centro de Formación registra en el aplicativo Sofía Plus la personalización de cada ficha correspondiente a cada uno de los programas que ofertará en un determinado periodo.

10 Requiere cancelar la ficha?

NO

11 Solicitar a la Oficina

10 El Centro confirma que la ficha se debe cancelar y procede con el paso 8 de lo contrario continua en el 11..

de Comunicaciones la divulgación de la oferta

12 Ejecutar charlas informativas

FIN

11 Divulgar la oferta educativa y el cronograma de las charlas informativas. Establecer los diferentes medios y estrategias mediante las cuales dará a conocer el centro a su entorno y área de influencia la oferta educativa disponible en un determinado periodo.

12 Realizar el seguimiento a la planeación y publicación de la oferta y generar reportes periódicos con el fin de verificar el cumplimiento del cronograma, mantener registro de asistencia e igualmente realizar la Medición de la Satisfacción del Cliente - Charlas Informativas en el formato

Registro de fichas en el aplicativo

Registro de fichas en el aplicativo

Registro de fichas en el aplicativo

Registro de personalización de las fichas en el aplicativo

Registro de fichas en el aplicativo

Estrategias de divulgación Subdirector de Centro

Subdirector de Centro

- DTPOE-F001M-10 Formato Cronograma Trimestral Reportes de seguimiento GD-F-014 Formato Asistencia (SIG DG) - DTMC-F012M-07 Formato Medición de la Satisfacción del Cliente - Charlas Informativas

FIN

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Control de los cambios Fecha de Versión Descripción del cambio aprobación 01 Noviembre 30 de Documento original 2013 02 Junio 6 de 2014 Se aplican cambios en la Actividad No. 4 03

04

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Solicitado por Comité SIG

Responsable de proceso Enero 07 de 2014 Se realiza por la Implementación del SIG con base en los SIG lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa Noviembre 11 de Se realiza por la Implementación del MSIG con base en MSIG 2014 los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa Agosto 6 de 2015 Se realiza la Implementación del Modelo del Sistema MSIGA Integrado de Gestión y Autocontrol MSIGA con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa

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