SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES ENTIDAD: ASOCIACIÓN DE MUNICIPALIDADES ECUATORIANAS, AME INFORME No. DA4-0028-2007 - Contraloría General del Estado TIPO DE EXAMEN: Auditoría a los Estados Financieros PERÍODO: 1 de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2006 FECHA APROBACIÓN: 3 de abril de 2008

N o

DIRIGIDA A:

CONTENIDO

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Al Secretario General

Al Auditor Interno

Al Secretario General

Al Director Administrativo Financiero

Cumplirá y dispondrá que los funcionarios y empleados a los que están dirigidas las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contraloría General del Estado y por la Unidad de Auditoría Interna, implanten las mismas, a fin de corregir las deficiencias y mejorar la administración de los recursos de la entidad.

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Verificará la aplicación de las recomendaciones y obtendrá la evidencia suficiente y competente de su cumplimiento, con el fin de eliminar las deficiencias de control interno existentes.

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Tomará acciones inmediatas para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el Instructivo para Evaluar y Eliminar los documentos de los Archivos de la AME y dispondrá la difusión y aplicación de las normas y procedimientos para el manejo del archivo de la entidad a nivel nacional, a fin de lograr la conservación, custodia y utilización apropiada de la información, tanto de los usuarios internos como externos.

Instruirá y divulgará entre el personal del área Administrativa Financiera, sobre los procedimientos contemplados en la normatividad vigente respecto del archivo de la documentación de sustento en las distintas operaciones tanto administrativas como financieras.

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Al Secretario General

Dispondrá al Director de Asesoría Jurídica, que conjuntamente con los directores de las diferentes áreas de gestión, mantengan actualizada la reglamentación interna de la Entidad, a fin de asegurar el control de las operaciones administrativas y financieras. Para el efecto, el Director de Asesoría Jurídica revisará las propuestas presentadas y procederá a poner en consideración de la máxima autoridad, para la respectiva aprobación y su divulgación.

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Al Director Administrativo Financiero

Procederá a la revisión, actualización y codificación de toda la reglamentación interna administrativa y financiera, especialmente el Reglamento de Ordenadores de Gasto y Pagos de la entidad, a fin de que la Institución cuente con los instrumentos legales y normativos para efectuar los controles previo, concurrente y posterior, que permitan un eficiente manejo de los recursos.

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Al Director de Asesoría Jurídica

Al Director Administrativo Financiero

Al Director Administrativo Financiero

Revisará la normativa vigente y propondrá las modificaciones o reformas necesarias y una vez aprobada, de ser factible, se compendiará en un texto unificado toda la reglamentación interna estatutaria y administrativa financiera, para facilitar la gestión institucional y el manejo de esta información por parte de los usuarios internos y externos de la AME.

Diseñará un manual de procedimientos para el área financiera y contable, que defina con claridad las actividades, tareas, productos a ser generados en cada sección de trabajo de esa Unidad. En la elaboración de este documento, deberá considerar la aplicación de la Ley y la normatividad de control interno, contable y presupuestario. El proyecto será sometido a la revisión de la Dirección de Asesoría Jurídica antes de la aprobación de la máxima autoridad.

Comunicará por escrito a los empleados y funcionarios de la Dirección Administrativa y Financiera sobre las funciones que les corresponde realizar, de conformidad con el Reglamento Orgánico Funcional, Ocupacional y el Manual de Procedimientos que será emitido; esto permitirá que el personal identifique con claridad cuáles son sus funciones, responsabilidades, actividades y tareas que debe efectuar, para contribuir eficientemente en su trabajo.

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Al Secretario General

Al Director Administrativo Financiero

Al Secretario General

Al Secretario General

Al Secretario General

Al Secretario General

Dispondrá al Director Administrativo Financiero que diseñen los procedimientos y controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las etapas del ciclo presupuestario, esto es, la programación, elaboración, aprobación, ejecución, control, evaluación y clausura del presupuesto de la AME, a fin de optimizar los recursos disponibles y racionalizar la administración presupuestaria, de conformidad con la planificación institucional.

Observará que en la programación y elaboración de la pro forma presupuestaria, se analicen los requerimientos de las distintas unidades administrativas, a fin de que el presupuesto se ajuste a la realidad institucional, para asegurar la disponibilidad de recursos y la oportuna asignación de fondos en la ejecución presupuestaria y de esta manera, evitar que las reformas presupuestarias sean demasiado frecuentes.

Dispondrá al Director Administrativo Financiero que coordine con los funcionarios de la UTIC, a fin de conseguir en el menor tiempo posible el cambio del sistema anterior PROGFIM al nuevo sistema SIG-AME, en todos los municipios que hasta la actualidad lo utilizan.

Proporcionará a la UTIC de los recursos económicos, técnicos y humanos necesarios, a fin de que pueda cumplir con las metas propuestas por la institución, en cuanto a la implantación del SIG-AME.

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Dispondrá a la Dirección de Asesoría Jurídica, que en forma inmediata proceda a realizar el registro correspondiente del sistema SIG-AME en el IEPI, a fin de proteger el sistema propietario del que se dispone.

Dispondrá al Director Administrativo Financiero, la asignación de los recursos necesarios para la legalización del software utilizado en la institución, así como la actualización del antivirus con el propósito de garantizar la conservación de la información.

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Al Secretario General

Al Secretario General

Al Secretario General

Al Secretario General

Al Secretario General

Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá al Director Administrativo Financiero que conjuntamente con el Coordinador de la UTIC se realice un estudio sobre la adquisición del hardware necesario para realizar los procesos de obtención de backups, desarrollo, protección y conservación de la información, situaciones que de no solucionarse, podrían causar pérdida de datos y daños en los servidores y equipos de comunicación de la red de datos, así como los necesarios para la creación de un centro de contingencias. Una vez analizado este estudio, se procederá a su implantación.

Dispondrá al Director Administrativo Financiero, que delegue al Coordinador de la UTIC la elaboración de un cronograma de visitas a los diferentes Municipios, con el propósito de realizar la migración de información de las versiones anteriores al nuevo sistema SIG-AME y a su vez coordine el desplazamiento de los funcionarios de la unidad, a fin de cumplir con el objetivo propuesto, que es el de estandarizar el uso del sistema.

Dispondrá al Director Administrativo Financiero que se programen nuevos cursos de capacitación, a fin de promover en un mayor número de municipios la utilización del sistema, los mismos que deberán ser dictados por el personal especializado en cada una de las áreas.

Dispondrá que el Jefe de Personal y el Guardalmacén, que en un plazo mínimo, procedan a concluir con el ingreso y depuración de la información correspondiente a la nómina de funcionarios y del inventario de activos fijos y de consumo interno de la institución, respectivamente, a fin de obtener los datos necesarios para la generación de los reportes y resultados que despliega el sistema integrado.

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Dispondrá al Coordinador de la UTIC que elabore un plan de contingencias, en el que se incluya la documentación y requerimientos de hardware y software para cumplir con este propósito.

Dispondrá al Coordinador de la UTIC la realización de un estudio en el que se analicen las posibilidades de implantar nuevos servicios para una mayor explotación del canal de comunicación.

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Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá al Coordinador de la UTIC la elaboración de un reglamento que permita controlar y restringir el uso indebido del canal de navegación en Internet, para evitar la saturación con descargas no necesarias para la institución.

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Al Jefe de Contabilidad

Procederá a la depuración y cierre contable de las cuentas confirmadas por los bancos, a fin de presentar su saldo real. Las conciliaciones bancarias se efectuarán mensualmente; en caso de existir diferencias entre el saldo en libros y los estados bancarios, por notas de débito o crédito y otros movimientos, procederá a su análisis y al ajuste correspondiente, en forma oportuna. En el caso de existir valores retenidos por las instituciones bancarias por errores, notificará a la máxima autoridad para las acciones correctivas inmediatas.

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Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá que el Jefe de la Unidad de Contabilidad, periódicamente analice los anticipos entregados por diversos conceptos, efectúe el seguimiento correspondiente y solicite la documentación sustentatoria de la utilización de los recursos, a fin de proceder a la liquidación de estos valores y al registro oportuno y correcto de los gastos o activos, en el año respectivo.

Al Jefe de Contabilidad

Procederá al análisis y depuración de las cuentas pendientes, con la finalidad de presentar saldos reales en los estados financieros.

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Al Jefe de Contabilidad

Procederá al registro de los valores de inversiones, al momento en que ocurre la transacción y, para la presentación del saldo en los estados financieros actualizará los valores en función de la confirmación con el ente financiero.

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Elaborará el plan anual de adquisiciones en función de los requerimientos de las unidades administrativas, de manera que guarden conformidad con las actividades y proyectos programados en el plan operativo anual, esto permitirá a la Institución organizar sus compras anuales bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía y proveer oportunamente del material y bienes necesarios a los usuarios.

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Al Director Administrativo Financiero

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Todos los bienes adquiridos registrarán su ingreso a Bodega, aun cuando la naturaleza física de los bienes requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicite. El encargado de los inventarios acreditará con documentos, la conformidad de los bienes que ingresen y egresen.

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Para las salidas de los suministros o bienes de la Bodega, se establecerá un control por medio de un formulario de egresos formalmente establecido, en el que consten, además del detalle de los bienes requeridos, el destino de los mismos, la firma del Jefe de la Unidad Solicitante, de la persona que recibe los bienes y de la que entrega, entre otros datos.

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Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá y supervisará que el Jefe de Contabilidad y Guardalmacén, realicen las conciliaciones de los saldos de existencias, de conformidad con la normativa vigente.

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Al Comité Ejecutivo

Verificará, previo a la aprobación del presupuesto anual de la AME, que se incluya como documento anexo, el plan de adquisiciones.

Al Secretario General

Dispondrá al Director Administrativo Financiero que proceda a la revisión y actualización periódica de la normativa y reglamentación interna de la administración de los Bienes Muebles e Inmuebles, de la entidad.

Al Secretario General

Al Secretario General

Verificará, previo a la presentación del Presupuesto Anual, ante el Comité Ejecutivo, que dicho documento cuente, entre sus anexos, el plan de adquisiciones, conforme lo dispone la reglamentación interna y externa. Dispondrá la inmediata integración del registro de Activos Fijos a la aplicación informática SIG-AME, con todos los atributos generales que contempla la norma para este caso entre otros: código, costo histórico, depreciación; así como otros específicos relacionados con modelo, serie, color, estado del bien. Para dar cumplimiento a esta recomendación conformará un equipo de trabajo que proceda a la codificación e ingreso de los bienes de la Institución. Los bienes

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podrán ser clasificados por unidades administrativas, por tipo de bien, por custodio, etc, para facilitar su ubicación y control posterior.

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Al Secretario General

Al Secretario General

Dispondrá por escrito a los Jefes de las diferentes unidades administrativas que cuando existan préstamos y/o transferencias de bienes entre custodios, éstas deberán efectuarse utilizando el formulario respectivo de transferencias de bienes, información que deberá ponerse en conocimiento de la Dirección Administrativa Financiera, para el control correspondiente.

Conformará una comisión integrada por el Director Administrativo Financiero, el Jefe de la Unidad de Contabilidad, el Coordinador de la Unidad de Tecnología Informática y Conectividad y el Auditor Interno como observador, para que por lo menos una vez al año, se realice la toma física de los bienes muebles e inmuebles de la AME, la misma que se efectuará con una planificación, a fin de asegurar el cumplimiento de este procedimiento.

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Los resultados de la toma física serán entregados con el informe correspondiente, el que incluirá: las recomendaciones y soluciones propuestas, en caso de existir diferencias entre los registros contables y la constatación.

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Al Director Administrativo Financiero

Controlará que los bienes de larga duración a ser adquiridos estén previstos en el Plan Anual de Adquisiciones, aprobado a base de los requerimientos formulados por las Direcciones y Jefaturas de la Institución, con sujeción al plan operativo anual, los recursos disponibles y las necesidades reales de la entidad.

Al Presidente del Comité Ejecutivo y Secretario General

Realizarán las acciones pertinentes para lograr la legalización del inmueble, a fin de determinar la propiedad de este bien a nombre de la Asociación de Municipalidades Ecuatorianas, que incluya la inscripción del mismo en el Registrador de la Propiedad.

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Recopilará toda la información histórica del terreno y edificio de la institución, para facilitar los trámites de legalización de la propiedad y el registro contable respectivo, a fin de actualizar la valoración del inmueble y presentar en los estados financieros saldos reales.

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Al Director Administrativo Financiero

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Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá que el Jefe de Contabilidad proceda a la depuración de la cuenta de Inmuebles y a la reclasificación o ajuste de los ítems que no correspondan a este grupo.

A los Jefes de Presupuesto y Contabilidad

Observarán, que previo a la certificación presupuestaria y registro contable, respectivamente, se efectúe la aplicación correcta del Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Público.

Al Jefe de Contabilidad

Realizará el registro contable de los gastos de inversión, de conformidad con lo que disponen las Normas de Contabilidad Gubernamental: 2.2.8.2, Inversiones en Proyectos y Programas y 2.2.8.6, Acumulación de Costos de Proyectos y Programas; información que permitirá el control contable y medir la eficiencia de la utilización de los recursos invertidos y generar información útil para priorizar los requerimientos de los Municipios.

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Al Coordinador de la Unidad de Tecnología Informática y Conectividad

Efectuará las modificaciones que sean necesarias en el sistema SIG-AME, a fin de obtener los auxiliares al nivel requerido por las normas contables en las cuentas relacionadas con las inversiones en proyectos y programas.

Al Secretario General

Dispondrá que el Director de Gestión y Fortalecimiento, realice el seguimiento y evaluación de la aplicación de los productos entregados, para determinar su utilidad en los municipios y medir la satisfacción de los usuarios; indicador que permitirá identificar la efectividad de los recursos invertidos, así como la programación futura de los recursos en los planes operativos anuales.

Al Secretario General

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Dispondrá al Director de Asesoría Jurídica, que en la elaboración de los contratos se ponga el debido cuidado

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en el enunciado de las cláusulas y en la aplicación de los artículos de las leyes, a fin de evitar errores en estos documentos, que una vez suscritos, constituyen Ley para las partes.

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Al Secretario General

Se asegurará que previo a la suscripción de los contratos, los contratistas hayan presentado las garantías que por buen uso del anticipo y fiel cumplimiento, exige la Ley de Contratación Pública, a fin de proteger los intereses institucionales.

Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá al Tesorero que previo al pago del anticipo, verifique la presentación de las garantías, conforme lo dispone la Ley; a la vez que, mantenga en su poder la custodia de las mismas, en un solo archivo y un control permanente de su vigencia.

Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá a la Jefa Financiera y al Jefe de Contabilidad, realicen el control de los documentos que sustentan los egresos por contratos, a fin de que cumplan con todos los requisitos que dispone la Ley, previo al pago y registro de los mismos.

Al Jefe de Contabilidad

Procederá a revisar con el Coordinador de Tecnología Informática y Conectividad, los errores contables que se hayan originado en el sistema SIG-AME, a fin de identificar las causas que las originaron y buscar una solución conjunta para que estos no se vuelvan a producir. Las correcciones a los errores identificados en los registros contables que genera el sistema, se efectuarán con un asiento contable de ajuste, no con modificaciones en la base de datos.

Al Coordinador de la Unidad de Tecnología Informática y Conectividad

Analizará con los usuarios del sistema los errores que éstos identifiquen y efectuará los ajustes que correspondan realizar, garantizando la confiabilidad de los datos e información procesada, el acceso y la utilización correcta de la misma. Los datos consignados por los usuarios en el sistema en producción no podrán ser modificados por personal de desarrollo, de mantenimiento o apoyo, de conformidad con las normas técnicas de control interno para el área de sistemas de

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información computarizados.

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Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá que el Jefe de Contabilidad, periódicamente analice los pasivos; efectúe el seguimiento correspondiente, a fin de que los saldos que se presentan en los estados financieros, constituyan obligaciones pendientes de la institución.

Al Presidente del Comité Ejecutivo y al Secretario General

Observarán, previo a la presentación y aprobación de la pro forma presupuestaria o de cualquier modificación en materia de Remuneraciones, lo que dispone la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, LOSCCA y de las resoluciones de la SENRES; no siendo el único requisito el contar con la disponibilidad presupuestaria proveniente de recursos propios o de autogestión.

Al Secretario General

Al Director Administrativo Financiero

Dispondrá que el Director Administrativo Financiero, difunda a todos los dignatarios, funcionarios y empleados de la AME, el Reglamento Interno para el Pago de Viáticos, Subsistencias, Alimentación y Gastos de Transporte, de los Funcionarios y Empleados de la Asociación de Municipalidades Ecuatorianas, para su conocimiento y aplicación obligatoria, así como las Normas de Control Interno 110-09 y 230-10.

Dispondrá que el personal del área financiera, realice el control previo al pago de viáticos, tanto en los anticipos como en la liquidación definitiva, verificando la legalidad, veracidad y oportunidad de la documentación de sustento.

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Realizará el diseño de un formulario único para la presentación del informe de comisión, para la aprobación del Secretario General.

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A los Miembros del Comité Ejecutivo y Secretario General

Procederán a la revisión del Proyecto de Reglamento Interno para el Pago de de Viáticos en el Exterior, a su aprobación y difusión para su aplicación en la Entidad.

A los Miembros del Comité Ejecutivo y Secretario General

Las resoluciones del Comité Ejecutivo declarando la comisión de servicio al exterior precisarán las fechas de ida y retorno así como los itinerarios y las fechas de los eventos a los que asistirán los beneficiarios, datos que

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facilitarán el control previo y posterior de estas operaciones.

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A los Miembros del Comité Ejecutivo y Secretario General

Los informes de comisión que presenten al retorno de la actividad cumplida en el exterior contendrán en detalle las acciones realizadas, los itinerarios y otros datos que se consideren importantes por el comisionado. Los informes serán remitidos a la Dirección Administrativa Financiera, a fin de que en esta Unidad se proceda al control posterior y a la liquidación respectiva.

Al Tesorero

Observará lo que señala la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, en su artículo 187 “Pago de Obligaciones”, en lo relativo a que los egresos

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no pueden ser realizados en efectivo.

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Al Director Financiero

Dispondrá que el Jefe de Contabilidad y el Tesorero, verifiquen que la documentación de sustento en los pagos de viáticos al exterior esté completa, de conformidad con las disposiciones emitidas en las Normas de Control Interno 210- 04 “Documentació n de respaldo y su archivo, 230- 10 “Control Previo al Pago”,

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así como la liquidación respectiva luego de cumplidas las comisiones de servicios en el exterior.

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Al Secretario General

Dispondrá a los funcionarios y empleados de la entidad, medidas tendientes a disminuir el consumo de energía eléctrica, a fin de dar cumplimiento a las disposiciones de ahorro establecidas por decreto ejecutivo.

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