SANTIAGO, NOVIEMBRE DE 2015

. INFORME DE LA COMISIÓN REVISORA DE CUENTAS NACIONAL, POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 SANTIAGO, NOVIEMBRE DE ...
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INFORME DE LA COMISIÓN REVISORA DE CUENTAS NACIONAL, POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

SANTIAGO, NOVIEMBRE DE 2015

INTRODUCCIÓN El presente, es el Informe de la Comisión Revisora de Cuentas Nacional, elegida en la 104° Asamblea Nacional Ordinaria, realizada en Campo Escuela Callejones, los días 29 y 30 de noviembre de 2014, según lo dispuesto en el artículo N°33 del Estatuto de la Asociación de Guías y Scouts de Chile. El periodo comprendido en la elaboración de éste, es del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014.

Art.33 Antes del término de la Asamblea Ordinaria Anual, se procederá a elegir una Comisión Revisora de Cuentas, que estará integrada por tres miembros de la Asamblea de los señalados en el punto 3, letra a, del artículo 29, cuya función será revisar los libros de contabilidad, los comprobantes de ingreso y las cuentas bancarias. Esta Comisión deberá rendir su informe ante la próxima Asamblea Ordinaria, a continuación de la rendición de cuentas del Consejo Nacional, finalizando su labor en ese acto.

Los miembros de la Asamblea que integran esta Comisión son: FABIOLA OLFOS VARGAS / Delegada de Distrito Marga-Marga / Zona Valparaíso ALDO ESPINDOLA PIZARRO / Director de Distrito Arica / Zona Arica NATALIA AGUILERA ALBORNOZ/ Directora de Distrito Cerro Blanco / Zona Santiago Norte

El día lunes 13 de julio de 2015, se constituye esta Comisión, en la Oficina Nacional de la Asociación de Guías y Scouts de Chile, en presencia del Sr. Alfredo Finger Camus, Tesorero Nacional y el Sr. Julio Robles Camerati, Consejero Nacional. Agradecemos al Sr. Christian Romero Ibaceta, Contador del Departamento de Administración y Finanzas de la AGSCH, quien acompañó y asesoró el trabajo de ésta Comisión. Toda la información utilizada para realizar el presente informe fue la facilitada por la Institución, a través de los canales oficiales y entregadas en plazos prudentes, lo que refleja una mejora en cuanto a que la información se mantiene ordenada, actualizada y disponible, a diferencia de lo referido en informes de comisiones en años anteriores.

Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014

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OBJETIVOS Basados en el artículo N° 80 del Reglamento de la Institución: Art. 80 Son funciones de la Comisión Revisora de Cuentas: a. Revisar los libros de Contabilidad; Diarios, Mayores, Compras, Remuneraciones, Ventas, Bancos y Control Financiero. b. Revisar los comprobantes de ingreso y egreso. c. Revisar las cuentas bancarias a través del Libro Banco. d. Comprobar la exactitud de las cuentas que componen el Balance. e. Recibir y analizar los informes de las Comisiones Revisoras de Cuentas Distritales y Zonales. f. Informar por escrito a la Asamblea Ordinaria Anual del trabajo realizado. Y en el artículo N° 5 de las Normas Complementarias Sobre el Procedimiento de la Comisión Revisora de Cuentas Nacional: Art. 5 La Comisión Revisora de Cuentas se regirá por los siguientes criterios para proceder a las revisiones pertinentes: a- Revisar al menos dos cuentas bancarias, tanto en su libro de banco como en su conciliación. b- Revisar los documentos de respaldo de al menos dos cuentas del Balance Consolidado. c- Revisar los documentos de respaldo de al menos dos cuentas de cada uno de los balances que conforman el Balance Consolidado. d- Se debe tomar al menos dos inventarios selectivos de las siguientes áreas: Predios, Camping Scout, CFE Picarquín, Oficina Nacional, Dirección de Proyectos, Taller Scout.

La comisión ha determinado enfocarse en los siguientes puntos: 1. 2. 3. 4. 5.

Balance General Rendiciones Territoriales Administración de Predios Situación Laboral de los trabajadores de la Institución Eventos Nacionales

Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014

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BALANCE DEL EJERCICIO DE LA AGSCH, AÑO 2014

Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014

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Informe Comisión Revisora de Cuentas Nacional – Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014

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ANALISIS SALDOS CUENTAS SIGNIFICATIVAS DEL BALANCE GENERAL Hemos revisado los Estados Financieros de la institución a través de procedimientos para obtener evidencia necesaria y así determinar que los montos, que comprenden la información al 31 de diciembre de 2014, se hayan presentado razonablemente en todos sus aspectos significativos. Destacamos la inversión en que la empresa incurrió al tomar un Depósito a Plazo, el cual presenta un saldo de M$20.259 al cierre del ejercicio. La empresa presenta deudas, que según nuestra opinión, deben ser detalladas ya que sus saldos se arrastran de años anteriores y al término del ejercicio no han sido saldadas, entre las más significativas detallamos: -

Otros por pagar: Presenta pasivos que se arrastran desde el año 2010 entre los que se incluyen deudas con proveedores, arriendos, cheques protestados, deudas en Chilquinta, Alicopsa, Telmex, entre otros. Existe una deuda significativa con Mapfre la cual es la única que presentó movimientos durante el año, disminuyendo su saldo en M$6.992

-

Finiquitos por pagar: La empresa presenta dos finiquitos adeudados desde años anteriores, los cuales al término del periodo no se encontraban cancelados y que de acuerdo a la legislación laboral vigente pudieran ser solicitados en cualquier momento, por lo que aun se deben encontrar abiertos los saldos respectivos.

-

OMMS - WAGGGS: Deudas que vienen de años anteriores pero que se han ido cancelado de acuerdo a plan de pago convenido, incluidas las del año 2014.

-

Deudas Previsionales años anteriores: La empresa posee una deuda previsional que se arrastra desde años anteriores la cual se encuentra debidamente actualizada. Se detalla esta deuda con mayor profundidad en el ítem de Situación Laboral de los Trabajadores que se encuentra en este mismo informe.

Finaliza cometido en el análisis del Balance del Ejercicio, año 2014, Sin Observaciones.

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RENDICIONES TERRITORIALES Distritos DISTRITOS QUE NO RINDEN

DISTRITOS QUE RINDEN ARICA

CAVANCHA IQUIQUE

EL LOA

COQUIMBO

DIAGUITAS

JOSE FRANCISCO VERGARA

MARGA - MARGA

MICHIMALONCO

COLINA

LA CAÑADILLA

PILA DEL GANSO

TALAKANTA

CERRO HUELEN

ÑUÑOA

PEÑALOLEN

MACUL

SAN MIGUEL

LA CISTERNA

PEDRO AGUIRRE CERDA

SAN JOAQUIN

LA GRANJA

SANTA ROSA

PEÑIMAHUIDA

EL BOSQUE

CAMILO HENRIQUEZ

CIPRESES

CURICO

TALCA

CONCEPCIÓN

NAHUELBUTA

TALCAHUANO

ÑIELOL

CAUTIN

PUERTO MONTT

CHILOE

PUNTA ARENAS

VIÑA DEL MAR

CERRO TARAPACA ANTOFAGASTA LA PORTADA COPAYAPU

ANTOFAGASTA COLOSO QUINTA NORMAL - CERRO NAVIA VALLE DEL LIMARI

CHOAPA

VALPARAISO

VILLA ALEMANA

SAN ANTONIO

QUILICURA

RENCA

CONCHALI

CERRO BLANCO

QUILAMAPU

CERRILLOS

MAIPU NUEVO EXTREMO

MAIPU MILLACURA

MELIPILLA

SANTIAGO CENTRO

PROVIDENCIA

VITACURA

MANQUEHUE

APOQUINDO

LOS LEONES

PEDRO DE VALDIVIA

LA REINA

BELLAVISTA

MAPURAYEN

SAN BERNARDO

VALLE DEL MAIPO

PUENTE ALTO PONIENTE

LAS VIZCACHAS

O'HIGGINS

COLCHAGUA

CACHAPOAL

LINARES

ÑUBLE

BIO BIO

RIO ANDALIEN

OSORNO

VALDIVIA

LAGO LLANQUIHUE

De un total de 80 Distritos, solamente 37 de ellos han entregado sus rendiciones a la fecha en que se realiza este informe. De estos 37 Distritos, 26 entregaron sus rendiciones en los límites de tiempo correspondientes, mientras que 43 de los Distritos, no han cumplido con la rendición. Cabe mencionar que al finalizar el año 2013, 55 Distritos cumplieron con la entrega, solo 5 más que al finalizar el Informe del periodo 2013.

Rendiciones 2015 54%

46%

Rendiciones 2014 31%

RINDE NO RINDE

69%

RINDE NO RINDE

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Se incluye resumen de cumplimento con la documentación requerida al momento de presentar la rendición años 2013 y 2014 Año 2013:

Año 2014: Indicador Libro de Control Financiero Documentos de Respaldo Inventario Informe CRC Distrital Acta de Aprobación de la Asamblea

Distritos que entregan el Documento 33 34 26 31 29

% de cumplimiento en base a 37 rendiciones 89% 92% 70% 84% 78%

RENDICIONES TERRITORIALES Zonas ZONAS QUE RINDEN

VALPARAISO STGO CORDILLERA DEL LIBERTADOR DE LA FRONTERA

STGO CENTRO STGO SUR DEL MAULE DEL RELONCAVI

ZONAS QUE NO RINDEN

IQUIQUE ATACAMA STGO NORTE STGO ORIENTE STGO MAIPO DEL BIO - BIO

ANTOFAGASTA NORTE VERDE STGO OESTE STGO LA FLORIDA STGO CAJON DEL MAIPO

De un total de 19 Zonas, solamente 8 de ellas han entregado sus rendiciones a la fecha en que se realiza este informe. De estas 8 Zonas, 4 entregaron sus rendiciones en los límites de tiempo correspondientes, mientras que 11 de las Zonas, no han cumplido con la rendición. Cabe mencionar que al finalizar el año 2013, 8 Zonas cumplieron con la entrega, 4 más que al finalizar el Informe del periodo 2013.

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Rendiciones 2015 42% 58%

Rendiciones 2014 42%

RINDE

58%

NO RINDE

RINDE NO RINDE

Se incluye resumen de cumplimento con la documentación requerida al momento de presentar la rendición, años 2013 y 2014 Año 2013: Indicador Libro de Control Financiero Documentos de Respaldo Inventario Informe CRC Distrital Acta de Aprobación de la Asamblea

Distritos que entregan el Documento 7 8 6 5 6

% de cumplimiento en base a 37 rendiciones 88% 100% 75% 63% 75%

Distritos que entregan el Documento 8 7 7 6 6

% de cumplimiento en base a 37 rendiciones 100% 88% 88% 75% 75%

Año 2014: Indicador Libro de Control Financiero Documentos de Respaldo Inventario Informe CRC Distrital Acta de Aprobación de la Asamblea

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RENDICIONES TERRITORIALES Recomendaciones Al azar, se tomaron 3 rendiciones de cuentas distritales y 3 zonales, corroborando que la información dispuesta por don Ricardo Cuello, corresponde a lo encontrado físicamente en los archivos. Sin embargo, detectamos que los formatos de documentación no se están usando adecuadamente. Por ejemplo, se usa el formato de Rendición de Cuentas como Libro de Control Financiero. Además, se observa un desorden absoluto en la forma en que se entregan las rendiciones, siendo algunas entregadas solo como hojas sueltas. A partir de lo anterior, recomendamos: 1. Establecer un formato general para la entrega de las rendiciones. 2. Implementar el Curso Institucional (antes Curso Institucional Territorial), planteado en el documento Esbozo (2013) para guiadoras y dirigentes que asuman responsabilidades Institucionales. Cabe mencionar que esta sugerencia se viene realizando por las Comisiones Revisoras de Cuentas Nacionales desde, al menos, el año 2008.

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ADMINISTRACION DE PREDIOS Al momento de revisar la información para la realización de este informe, la AGSCH administra únicamente dos predios:

1. YUMBEL: Terreno que se encuentra en comodato y que es administrado por la zona. La AGSCH paga las remuneraciones mensuales del residente en el lugar.

2. VILLA LA FRONTERA: Terreno en proceso de traspaso definitivo a la institución y que es administrado por la zona. La AGSCH paga las remuneraciones mensuales al residente en el lugar y la zona se hace cargo de los gastos comunes del predio, con ingresos recibidos por la ocupación del lugar únicamente por grupos scouts y con gestiones distritales. Información reflejada en la rendición de cuentas de Arica.

Se recomienda, al igual que en ocasiones anteriores, que las rendiciones de los predios se realicen por separado a las del territorio que las administra.

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SITUACIÓN LABORAL DE LOS TRABAJADORES 1. Se realiza cuadratura entre Libro de Remuneraciones y gastos de remuneraciones que nos detalla el balance general, no existiendo diferencias significativas, por lo que la información que emana de ambos libros contables al 31 de diciembre es confiable. 2. Se realiza revisión de carpetas de personal y documentación correspondiente, no encontrándose observaciones. La información o documentación solicitada está debidamente ordenada, archivada y actualizada. 3. Las remuneraciones del periodo enero – diciembre de 2014, se encuentran correctamente canceladas, como así también las obligaciones previsionales del personal, como consta en el certificado de cotizaciones previsionales del periodo. 4. La institución cuenta con una deuda previsional vigente que asciende a la suma de $131.989.361.-, la cual se encuentra contabilizada y debidamente actualizada, según la información entregada por el contador de la Institución, y que durante el año 2015 se ha comenzado a cancelar. Se detalla saldo por cada Institución previsional: Total Fondo

Total Adm

Saldo Actualiz

AFP Provida AFP Capital AFP Plan Vital AFP Habitat AFP Cuprum ACHS AFC Isapre Banmédica Isapre Colmena Isapre Cruz Blanca Isapre Consalud Isapre Vida Tres Isapre Más Vida CCAF Gabriela Mistral

16.882.795 8.355.351 1.710.916 14.479.883 431.780 3.638.689 4.012.445 0 3.863.327 0 300.351 0 2.046.068 0

1.004.692 38.689.171 9.987.780 790.603 1.252.804 11.817.268 12.118.939 0 606.499 0 0 0 0 0

17.887.487 47.044.522 11.698.696 15.270.486 1.684.584 15.455.957 16.131.384 0 4.469.826 0 300.351 0 2.046.068 0

TOTALES

55.721.605

76.267.756

131.989.361

Inst Previsional

*Información al 30 de Noviembre de 2014. Se da fe del cumplimiento de las obligaciones para con el personal institucional, las cuales se encuentran en regla. Así mismo del progresivo cumplimiento en el pago de las deudas previsionales acumuladas en el tiempo.

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EVENTOS NACIONALES Paxtú Esta actividad se realizó en el mes de enero del año 2014. Es importante destacar que el período Contable de esta Actividad Nacional corresponde, desde el 01 de enero de año 2014. También es importante mencionar que esta auditoría es una parte del Evento Nacional, ya que otros dineros corresponden al período 2013. Revisamos en una primera visita en el mes de Julio, Libro Mayor. Cuenta Contable correspondiente a: 4-1-05-028

Equipamiento de Seguridad por

$

500.000.-

Sin Observaciones. 4-1-05-044

Módulos (8)

$ 17.877.233.-

00003074 T 00000018

$

1.693.216.-

P. Criado R. Cuentas Boletas Gastos Programa Paxtu14 Se recepcionó información del modo de operar bajo la misma denominación, Módulos (8), con la finalidad de aclarar cómo se gastó este dinero. Sin Observaciones. Se analiza con el Sr. Latham, las boletas que respaldan los gastos. Explica que después de analizar e ingresar los montos señalados por las boletas, estos son firmados por él para evitar duplicidad de gastos e ingresos. Al analizar una cuenta, se encontró una boleta sin estar firmada, la cual se analiza y se verifica en el mismo momento, se detecta que estaba bien ingresada y que sólo faltaba su firma de verificación. Se revisa en segunda visita en el mes de octubre y las siguientes cuentas: 4-1-05-025

00001065 T 0000036

$

5.000.000.-

Trans. J. Riquelme Alimentación Part. En servicio (GG) Sin Observaciones. 4-1-05-039

00001041 T 00000016 $

18.170.-

Ch480 A. Polanco Infra. Adicional (GG) Sin Observaciones.

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4-1-05-046

00001044 T 00000019 $

4.500.000.-

Ch483 D. López anticipo sonido, ilum. Esc. (GG) Sin Observaciones. 4-1-05-046

00001095 T 00000055 $

70.000.-

Ch532 E. Latham Batucada (GG) Sin Observaciones Finaliza cometido en las Cuentas correspondiente al evento Nacional PAXTU, Sin Observaciones.

Finalmente, como comisión proponemos que el trabajo de la misma pudiera ser realizado al comienzo de cada año (idealmente marzo), debido al desfase ocurrido entre el periodo a revisar y el tiempo en que éste se revisa, lo que no permite corregir de forma oportuna alguna situación en caso de que así se requiriese ya que se está realizando de forma muy tardía. Sabemos que esto pudiera significar el cambio en los estatutos o reglamento de la Institución, dado que significaría, entre otras cosas, otros plazos de entrega en temas como rendiciones, pero también sabemos que necesitamos ir en pos de la mejora continua de nuestra gestión. Queremos sugerir también, que se actualice la Norma Complementaria sobre la Comisión Revisora de Cuentas Nacional, que data del año 2005 y que comprende instancias que ya no dependen de la AGSCH.

Atentamente,

____________________________ Natalia Aguilera Albornoz Directora Distrito Cerro Blanco

____________________________ Aldo Espíndola Pizarro Director Distrito Arica

____________________________ Fabiola Olfos Vargas Delegada Distrito Marga - Marga

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