Halaman: 1/19

PENGURUSAN

No. Semakan: 01 Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK

No. Isu: 01

MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

Tarikh: 20/02/2014

ISI KANDUNGAN SEKSYEN/ RUJUKAN

TAJUK

MUKA SURAT

1.0

Tujuan

3

2.0

Objektif dan Skop

3

3.0

Struktur dan Elemen dalam Sistem Pengurusan Alam Sekitar

3

3.1

Dasar EMS

3

3.2

Perancangan

4

3.2.1

Aspek Persekitaran

4

3.2.2

Keperluan Perundangan dan Lain-Lain

5

3.2.3

Objektif Alam Sekitar, Sasaran dan Program

5

3.3

Pelaksanaan dan Operasi

6

3.3.1

Sumber, Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa

6

3.3.2

Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

9

3.3.3

Komunikasi

10

3.3.4

Dokumentasi EMS

10

3.3.5

Kawalan Dokumen

12

3.3.6

Kawalan Operasi

13

3.3.7

Kesediaan Kecemasan dan Tindak Balas

13

3.4

Semakan, Tindakan Pencegahan

3.4.1

Pemantauan dan Pengukuran

14

3.4.2

Penilaian Kepatuhan

14

Pembetulan

dan

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Tindakan

14

PENGURUSAN

Halaman: 2/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

SEKSYEN/ RUJUKAN

TAJUK

3.4.3

Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan

14

3.4.4

Kawalan Rekod

15

3.4.5

Audit Dalaman

15

3.5

Semakan Pengurusan

16

4.0

Sejarah Semakan

17

Lampiran 1:

Model Sistem Pengurusan Alam Sekitar

18

Lampiran 2:

Pemetaan Proses Skop Pembelajaran dan Pengajaran UPM

19

MUKA SURAT

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 3/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

1.0

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

TUJUAN Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar ini adalah dokumen utama bagi pelaksanaan dan penyelenggaraan Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) di UPM. Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar menerangkan unsur-unsur dan mekanisme untuk mencapai dasar alam sekitar, objektif dan sasaran UPM. Model EMS menerangkan semua keperluan EMS UPM. Model ini adalah seperti di Lampiran 1, bermatlamatkan pelaksanaan dan peningkatan pengurusan alam sekitar secara berterusan.

2.0

OBJEKTIF DAN SKOP Objektif Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar ini adalah untuk membantu UPM dalam pengenalan, pelaksanaan dan penyelenggaraan EMS MS ISO 14001:2004 dengan cara yang praktikal, konsisten dan berkesan. Skop EMS ini merangkumi proses pengajaran dan pembelajaran di semua fakulti dan Pusat Asasi Sains Pertanian serta Taman Pertanian Universiti sahaja tidak termasuk aktiviti perkhidmatan yang tidak terlibat secara langsung dalam proses pengajaran dan pembelajaran (contoh: Kafetaria dan kolej penginapan). Pemetaan proses bagi skop Pembelajaran dan Pengajaran adalah seperti pada Lampiran 2.

3.0

STRUKTUR DAN ELEMEN SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

3.1

Dasar EMS UPM adalah seperti di bawah: UPM beriltizam mengadakan sistem pengurusan yang berkesan melalui:    

Pematuhan keperluan undang-undang, peraturan dan keperluan-keperluan lain mengenai alam sekitar khususnya pencegahan pencemaran; Pembangunan objektif dan matlamat berdasarkan penilaian aspek impak alam sekitar; Penilaian semula dan pengubahsuaian polisi, objektif dan sasaran untuk penambahbaikan berterusan; Pembudayaan amalan baik ke arah kelestarian alam sekitar.

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 4/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

Dasar ini hendaklah disampaikan kepada semua kakitangan dan pihak-pihak berkepentingan, setiap pekerja dan mereka yang berkepentingan mempunyai tanggungjawab untuk memahami dan komited terhadap dasar ini. Dasar EMS hendaklah dipatuhi kerana ia diiktiraf sebagai pemandu untuk melaksanakan EMS dan meningkatkan prestasi alam sekitar UPM. Dasar EMS akan dikaji semula setiap tahun sebagai sebahagian daripada Kajian Pengurusan EMS. Dasar ini hendaklah disediakan kepada semua pihak yang berkepentingan berdasarkan keperluan.

3.2

Perancangan

3.2.1 Aspek Persekitaran UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mengenalpasti aspekaspek alam sekitar dan menilai aspek signifikan dalam kawalan di premis dan di mana ia boleh mengharapkan untuk mempunyai pengaruh. Mengenal pasti aspek-aspek alam sekitar boleh membantu dalam menentukan, impak lepas, semasa, dan yang berpotensi (positif atau negatif) daripada aktivitiaktiviti Universiti dan proses terhadap alam sekitar. Aspek-aspek alam sekitar yang dikenal pasti hendaklah termasuk situasi normal, tidak normal, dan situasi kecemasan berpotensi. Dalam pengenalpastian aspek dan impak persekitaran, semua aktiviti dalam kawalan atau boleh mempengaruhi Universiti (dalam kawalan fizikal Universiti) perlu diambil kira. Semua keperluan dan hasil setiap aktiviti dan proses yang boleh memberi kesan terhadap persekitaran hasil daripada penggunaan sumber semula jadi/lain-lain bahan seharusnya diuji. Pengenalpastian ini perlu merangkumi semua perancangan atau aktiviti yang diubahsuai, produk dan perkhidmatan. Aspek persekitaran yang signifikan dan impak yang telah dikenalpasti seharusnya diambil kira dalam penyediaan objektif dan sasaran persekitaran UPM. Aspek dan impak persekitaran yang telah dikenalpasti perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan aktiviti dalam UPM. Perubahan boleh merangkumi perubahan proses, peralatan, kapasiti produk, pengenalan bahan kimia baharu, perubahan

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 5/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

persekitaran yang melibatkan keperluan perundangan, atau pandangan pihak berkepentingan. Dokumen Rujukan:  Prosedur Pengenalpastian Penilaian Aspek dan Impak Alam Sekitar (UPM/ISO-EMS/P001)

3.2.2 Keperluan Perundangan dan Lain-lain UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mengenal pasti undangundang alam sekitar dan keperluan lain yang berkaitan dengan aspek-aspek alam sekitar . Pendaftaran semua undang-undang alam sekitar dan keperluan lain yang berkaitan relevan dengan operasi syarikat itu perlu dikekalkan. WP hendaklah bertanggungjawab untuk mengkaji dan memberi nasihat tentang pengenalan baru, pindaan undang-undang alam sekitar semasa, dan keperluan lain yang berkaitan relevan dengan operasi UPM. Dokumen Rujukan:  Prosedur Undang-undang dan Keperluan Lain (UPM/ISO-EMS/P002)  List of Legal Register and other Requirements

3.2.2 Objektif Alam Sekitar, Sasaran dan Program UPM telah membangun dan mengekalkan objektif dan sasaran alam sekitar yang didokumenkan. Dalam menetapkan objektif dan sasaran alam sekitar, UPM hendaklah menimbangkan perkara berikut: (a) (b) (c) (d) (e)

Undang-undang alam sekitar dan lain-lain keperluan yang berkaitan, berkenaan dengan pengendaliannya; mengenal pasti aspek-aspek alam sekitar yang ketara dan kesan alam sekitar; pilihan teknologi yang sesuai; kewangan, keperluan operasi dan aktiviti; pandangan pihak yang berkenaan/’stake holders’.

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 6/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

Objektif alam sekitar khusus dan boleh diukur serta sasaran akan ditetapkan, jika berkenaan. Objektif dan sasaran alam sekitar hendaklah dikaji semula sebagai sebahagian daripada Kajian Pengurusan EMS. UPM telah merangka Program Pengurusan Alam Sekitar untuk mencapai objektif alam sekitar dan sasaran yang ditetapkan. Program Pengurusan Alam Sekitar adalah untuk membantu UPM untuk meningkatkan prestasi alam sekitar dan hendaklah dikaji semula dalam Kajian Pengurusan EMS atau apabila aktiviti-aktiviti baru atau yang diubahsuai di UPM . Dalam usaha untuk menangani objektif dan sasaran yang ditetapkan, Program alam sekitar hendaklah memperincikan maklumat seperti proses yang terlibat, tindakan yang diperlukan, orang yang bertanggungjawab, bajet (jika berkenaan) dan tempoh masa. Dokumen Rujukan:  Objektif, Sasaran dan Program

3.3

Pelaksanaan dan Operasi

3.3.1 Sumber, Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa Pihak Pengurusan UPM adalah bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan dan penambahbaikan berterusan ke atas EMS. Ia diakui bahawa penglibatan semua pekerja dengan peranan dan tanggungjawab yang jelas akan memastikan kejayaan EMS. Pengurusan alam sekitar diiktiraf sebagai sebahagian daripada pengurusan harian Universiti. Dalam mencapai matlamat ini, pihak pengurusan tertinggi perlu komited untuk menyediakan sumber yang diperlukan, termasuk sumber manusia dan kemahiran khusus, infrastruktur organisasi, teknologi dan kewangan yang diperlukan. Pendaftar adalah Wakil Pengurusan yang ditetapkan manakala pegawai berkepakaran iaitu Pensyarah Fakulti Kejuruteraan adalah Timbalan Wakil Pengurusan EMS. Jawatankuasa Pepandu EMS telah ditubuhkan untuk mengkaji dan memantau pelaksanaan dan penyelenggaraan EMS MS ISO 14001 serta memastikan Dasar EMS boleh dipatuhi serta objektif dan sasaran yang ditetapkan dapat dicapai.

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Halaman: 7/19

PENGURUSAN

No. Semakan: 01 Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK

No. Isu: 01

MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

Tarikh: 20/02/2014

Struktur Organisasi Sistem Pengurusan Alam Sekitar UPM adalah seperti pada Rajah 1.

JAWATANKUASA PEPANDU EMS

Bahagian Pengurusan Kualiti

Juruaudit Dalaman UPM

JAWATANKUASA ISO UPM (JKISO)

JAWATANKUASA KERJA EMS

Aspek dan Impak Persekitaran Perundangan Objektif, Sasaran dan Program Persekitaran Dokumentasi

Rajah 1: Struktur Organisasi Sistem Pengurusan Alam Sekitar UPM

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 8/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

Wakil Pengurusan (WP) Tanggungjawab utama terhadap prestasi persekitaran Universiti adalah pada Wakil Pengurusan. WP juga adalah Pengerusi Jawatankuasa Pepandu EMS yang bertanggungjawab untuk: (a) mempastikan keperluan persekitaran dimurnikan dalam operasi harian; (b) mengenalpasti punca keperluan sumber (kewangan, sumber manusia dan lainlain) untuk mempastikan kelancaran pelaksanaan dan penyelenggaraan EMS; (c) mempastikan program pengurusan persekitaran dilaksana; (d) memantau dan melihat kembali prestasi alam sekitar UPM secara keutamaan; (e) memantau dan melihat kembali sasaran kualiti UPM secara keutamaan. Timbalan Wakil Pengurusan (TWP) TWP EMS bertanggungjawab untuk: (a) mempastikan EMS UPM tersedia, dilaksana dan dikekalkan sebagaimana keperluan ISO 14001; (b) melaporkan kepada Jawatankuasa Pepandu EMS berhubung prestasi EMS sebagai asas penambahbaikan; (c) menyedia dan menyelaras program latihan kepada staf UPM bagi mempastikan keperluan EMS; (d) menyelaras dan mengendalikan audit dalaman EMS di UPM dan audit badan pensijilan EMS; (e) menyelaras aktiviti jaminan kualiti bagi mempastikan kualiti produk memenuhi keperluan pelanggan dan EMS; (f) memantau aktiviti jaminan kualiti bagi mempastikan sasaran kualiti dipenuhi.

Peneraju Proses EMS Peneraju Proses EMS bertanggungjawab untuk: (a) menyedia dan menyelaras program-program latihan teknikal untuk semua kakitangan untuk memastikan bahawa mereka cekap dalam mengintegrasikan kesedaran alam sekitar dalam operasi harian mereka; (b) memantau dan menyelaras program-program pengurusan alam sekitar bagi memastikan ia dilaksana seperti yang dirancang dan didokumentasi; (c) memantau dan mengkaji semula prestasi alam sekitar UPM secara berkala;

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 9/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

(d) memantau aktiviti pengeluaran untuk memastikan bahawa sasaran pengeluaran dipenuhi. Peranan dan tanggungjawab (termasuk yang berkaitan dengan pengurusan alam sekitar) daripada kakitangan lain dimasukkan dalam Senarai Tugas.

3.3.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mendidik semua staf berhubung: (a) (b)

(c) (d)

kepentingan pematuhan dengan dasar alam sekitar dan keperluan EMS; kesan yang ketara iaitu pada kedua-dua aspek sebenar dan berpotensi, serta aktiviti kerja mereka dan faedah alam sekitar dalam prestasi peribadi yang lebih baik; peranan dan tanggungjawab mereka dalam mencapai pematuhan terhadap dasar alam sekitar dan keperluan EMS; kesan yang berpotensi terhasil daripada prosedur yang beroperasi.

UPM akan memastikan bahawa semua staf adalah cekap dalam menjalankan tugas mereka. Untuk mencapai matlamat ini, latihan yang mencukupi atau kursus-kursus yang berkaitan EMS perlu dijalankan. Dalam hal ini, keperluan latihan EMS hendaklah dikenal pasti melalui fungsi kerja. Individu yang bekerja mengikut fungsi, yang boleh memberi kesan yang besar terhadap alam sekitar akan menerima latihan yang sesuai untuk mencapai kecekapan dalam melaksanakan fungsi kerja. Keberkesanan latihan itu hendaklah dinilai selepas latihan. Dokumen Rujukan:  Prosedur Latihan staf UPM (UPM/SOK/LAT/P001)

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 10/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

3.3.3 Komunikasi UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk berkomunikasi secara dalaman dan jika perlu, luaran berhubung aktiviti alam sekitar untuk: (a) (b) (c) (d)

menunjukkan komitmen pengurusan alam sekitar; berbincang dengan penuh tanggungjawab mengenai aspek alam sekitar dan kesan terhadap UPM; meningkatkan kesedaran mengenai dasar-dasar alam sekitar, objektif, sasaran dan program; memaklumkan tentang pemantauan EMS, audit dan kajian semula pengurusan kepada staf berkaitan yang bertanggungjawab dalam urusan prestasi alam sekitar Universiti.

Dari masa ke semasa, Jawatankuasa Pepandu EMS hendaklah mengkaji semula dan menentukan keperluan dan jenis komunikasi yang diperlukan dengan pihak luar. Jika Jawatankuasa Pepandu EMS memutuskan untuk berkomunikasi tentang aspek alam sekitar Universiti mereka hendaklah mewujudkan kaedah komunikasi. Kaedah komunikasi hendaklah dalam bentuk memo, pekeliling, mesyuarat komuniti, surat berita, banner, baunting atau apa-apa media lain yang sesuai. Dokumen Rujukan:  Prosedur Komunikasi (UPM/ISO-EMS/P006)

3.3.4 Dokumentasi EMS Semua aktiviti yang berkaitan dengan EMS UPM didokumenkan dalam bentuk manual, prosedur, laporan dan rekod sebagai sebahagian daripada ISO 14001, sama ada dalam salinan keras atau dalam media elektronik untuk: (a) (b)

Menjelaskan unsur-unsur teras EMS dan interaksi mereka; Menyediakan haluan terhadap dokumen-dokumen yang berkaitan.

Terdapat tiga (3) peringkat dokumentasi ISO 14001 EMS di UPM, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2. Dokumen-dokumen ini adalah:

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 11/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

Tahap Satu: Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar Dokumen ini menggariskan dasar UPM dalam melaksanakan EMS. Dokumen ini boleh didapati dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO). Tahap Dua: Prosedur Sistem Pengurusan Alam Sekitar Dokumen ini memperincikan prosedur dan amalan UPM yang berkaitan dengan ISO 14001. Prosedur Pengurusan Alam Sekitar terdapat dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO). Tahap Tiga: Arahan Kerja Alam Sekitar, Kaedah Ujian dan lain-lain Dokumen ini menyediakan maklumat mengenai kaedah amalan baik alam sekitar di UPM, untuk menyokong Dokumen Tahap Dua. Tahap Ia boleh didapati dalam dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) dan salinan keras. Tahap Empat: Rekod Alam Sekitar Ini adalah rekod pematuhan kepada keperluan ISO 14001. Semua dokumen boleh didapati dalam salinan keras.

Tahap 1

Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar

Tahap 2

Prosedur Pengurusan Alam Sekitar

Tahap 3

Tahap 4

Arahan Kerja, Garis Panduan, Kaedah Ujian dan lain-lain

Rekod Alam Sekitar

Rajah 2: Struktur Dokumentasi ISO 14001

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 12/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

WP bertanggungjawab terhadap kandungan dan pengedaran Manual Pengurusan Alam Sekitar, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan dan lain-lain rekod yang berkaitan. Peneraju Proses EMS membantu WP dan TWP EMS dalam menyedia dan menyemak semula Manual Pengurusan Alam Sekitar, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan dan lain-lain rekod yang berkaitan.

3.3.5 Kawalan Dokumen UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk memastikan kawalan ke atas semua dokumen yang dikehendaki oleh ISO 14001. Prosedur hendaklah memastikan bahawa: (a) dokumen EMS boleh dikenal pasti dengan mudah dan mengikut sistem berangka kod; (b) dokumen EMS (Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar dan Prosedur) disemak semula secara berkala dan diluluskan untuk kecukupan oleh pihak berkuasa berkenaan; (c) versi terkini dokumen EMS berkaitan boleh didapati dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO); (d) dokumen EMS yang usang perlu dengan segera dikeluarkan atau diarkibkan dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO). Sebarang dokumen EMS usang yang disimpan dalam bentuk salinan keras, untuk tujuan pemeliharaan undangundang dikenal pasti dengan cara cop pada muka depan yang menunjukkan tujuan pengekalan. (e) Semua dokumen luaran yang berkaitan dengan aspek alam sekitar yang penting dan berkaitan dengan operasi UPM hendaklah dikawal dengan sewajarnya. Sebagai tambahan, UPM telah ditubuhkan dan hendaklah mengekalkan peraturanperaturan (termasuk penetapan tanggungjawab) yang berkaitan dengan penciptaan dan pengubahsuaian dokumen berkaitan EMS. Dokumen Rujukan:  Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/ISO-EMS/P003)

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 13/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

3.3.6 Kawalan Operasi UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk memastikan semua aktiviti yang berkaitan dengan mengenal pasti aspek-aspek alam sekitar yang ketara, termasuk penyenggaraan, dijalankan di bawah keadaan terkawal dengan cara: (a) Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur kawalan operasi; (b) Memaklumkan prosedur kawalan operasi berkenaan kepada kontraktor dan pembekal; (c) Mengekalkan semua peralatan kawalan operasi mengikut jadual penyelenggaraan yang dirancang. Dokumen Rujukan:  Prosedur Penjimatan Tenaga Elektrik (UPM/ISO-EMS/P010)  Prosedur Pemantauan Pelepasan Asap Bas Bahan Bakar Diesel (UPM/ISOEMS/P011)  Prosedur Pengendalian Bahan Beracun (UPM/ISO-EMS/P012)  Prosedur Pengurusan Bahan Radioaktif dan Radas Sinaran (UPM/ISOEMS/P013)  Prosedur Penjimatan Penggunaan Kertas (UPM/ISO-EMS/P014)  Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001)  Prosedur Pengurusan Makmal/Bengkel (UPM/SOK/LAB/P001)

3.3.7 Kesediaan Kecemasan dan Tindak Balas UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur bagi mengenal pasti dan bertindak balas terhadap kemalangan dan situasi kecemasan berkenaan dalam usaha mencegah dan mengurangkan kesan alam sekitar yang berkaitan dengan situasi sedemikian. Untuk memastikan bahawa operasi Universiti adalah dalam keadaan bersiap sedia pada setiap masa. Kecemasan dan latihan tindak balas hendaklah dijalankan secara berkala. . UPM hendaklah mengkaji semula dan jika perlu menyemak kesediaan kecemasan dan prosedur tindak balas semasa Kajian Semula Pengurusan tahunan EMS atau selepas berlakunya kemalangan atau kecemasan. Dokumen Rujukan:  Prosedur Kesediaan Kecemasan dan Tindak Balas (UPM/ISO-EMS/P008)

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 14/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

3.4 Semakan, Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan 3.4.1 Pemantauan dan Pengukuran UPM hendaklah mengekalkan prosedur untuk memantau dan mengukur ciri-ciri utama operasi dan aktiviti-aktiviti yang boleh mempunyai kesan alam sekitar yang ketara, termasuk kawalan operasi yang berkaitan dengan objektif dan sasaran yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran alam sekitar hendaklah dilaksanakan berdasarkan data yang direkodkan melalui persampelan, analisis dan ringkasan dalam log alam sekitar, dan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa ISO UPM (JKISO). Peralatan kawalan alam sekitar hendaklah ditentukur dan dikekalkan dan rekod penentukuran yang berkaitan hendaklah diselenggara.

Dokumen Rujukan:  Prosedur Pengukuran dan Pemantauan Alam Sekitar (UPM/ISO-EMS/P009)

3.4.2 Penilaian Kepatuhan UPM hendaklah menjalankan penilaian kepatuhan yang berkala dengan: (a) Keperluan Undang-Undang (b) Keperluan Lain Ianya adalah berkaitan dengan aspek alam sekitar Universiti. Dokumen Rujukan:  Prosedur Penilaian Kepatuhan (UPM/ISO-EMS/P007)

3.4.3 Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan UPM hendaklah mengekalkan prosedur untuk menjalankan tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan untuk memastikan semua ketakakuran daripada operasi dirancang boleh diperbetulkan bagi mengelak daripada berulang.

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 15/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

Tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang diambil untuk menghapuskan punca-punca sebenar dan potensi ketakakuran hendaklah bersesuaian dengan masalah dan setimpal dengan kesan alam sekitar yang dihadapi. Perubahan dalam prosedur berkaitan dengan ISO 14001 yang terhasil daripada tindakan pembetulan dan pencegahan hendaklah dilaksana dan direkodkan. Dokumen Rujukan:  Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan, dan Tindakan Pencegahan (UPM/ISO-EMS/P005)

3.4.4 Kawalan Rekod UPM hendaklah mengekalkan prosedur bagi pengenalpastian, penyelenggaraan dan pelupusan rekod alam sekitar sebagai bukti pencapaian prestasi alam sekitar yang dikehendaki dan keberkesanan operasi EMS. Rekod-rekod ini termasuk rekod latihan, pemantauan alam sekitar dan semakan data pengukuran, dan keputusan audit dan semakan. Semua rekod alam sekitar hendaklah mudah dibaca, boleh dikenal pasti, dan boleh dikesan dengan operasi dan aktiviti-aktiviti yang terlibat. Rekod-rekod ini hendaklah disimpan di lokasi yang tertentu dan dalam apa-apa cara yang sedia diperolehi dan dilindungi daripada rosak atau kerugian. Tempoh simpanan rekod alam sekitar hendaklah ditentukan dan didokumenkan. Dokumen Rujukan:  Prosedur Kawalan Rekod (UPM/PGR/P002)

3.4.5 Audit Dalaman UPM hendaklah mengekalkan program audit dan prosedur audit secara berkala bagi mengesahkan sama ada EMS mematuhi keperluan ISO 14001 dan menentukan keberkesanan EMS. Audit EMS hendaklah berdasarkan kepentingan alam sekitar mengambil kira aktiviti berkenaan dan keputusan audit sebelumnya. Audit EMS hendaklah dijalankan oleh juruaudit dalaman yang terlatih dan hendaklah dijalankan oleh kakitangan bebas

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 16/19 No. Semakan: 01

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

daripada mereka yang mempunyai tanggungjawab langsung bagi aktiviti yang diaudit. Keputusan audit itu hendaklah dibawa kepada pegawai yang mempunyai tanggungjawab dalam bidang diaudit. Pihak pengurusan untuk aktiviti yang diaudit hendaklah memastikan bahawa perlu dan wajar tindakan pembetulan diambil terhadap sebarang ketakakuran yang ditemui semasa audit. Dokumen Rujukan:  Prosedur Audit Dalaman (UPM/ISO-EMS/P004)

3.5

Semakan Pengurusan Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk menyediakan agenda kajian semula pengurusan dan hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. Ahli jawatankuasa hendaklah mengkaji semula keberkesanan keseluruhan EMS dalam mencapai semua objektif dan sasaran EMS yang ditetapkan. Agenda bagi kajian semula itu hendaklah termasuk: (a) Hasil audit dalaman dan penilaian pematuhan dengan keperluan undangundang dan lain-lain yang organisasi melanggan (b) Komunikasi daripada pihak-pihak luaran yang berkepentingan, termasuk aduan (c) Prestasi alam sekitar organisasi (d) Sejauh mana objektif dan sasaran telah dipenuhi (e) Status tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan (f) Tindakan susulan tindakan daripada ulasan pengurusan sebelumnya (g) Perubahan, termasuk perkembangan dalam keperluan undang-undang dan lainlain yang berkaitan dengan aspek alam sekitar (h) Cadangan untuk penambahbaikan (i) Suatu penentuan sama ada sumber manusia dan sumber kewangan adalah mencukupi untuk menyokong EMS Keputusan kajian semula pengurusan hendaklah dirumuskan dan susulan tindakan hendaklah dikemukakan kepada pihak-pihak yang berkaitan. WP hendaklah membuat susulan untuk memastikan tindakan yang dilaksanakan dengan berkesan. Berasaskan semakan tersebut, Wakil Pengurusan hendaklah mendokumenkan kenyataan rasmi tentang status EMS dalam keberkesanan dan kesesuaian yang berterusan.

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Halaman: 17/19

PENGURUSAN

No. Semakan: 01 Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

4.0

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

01

00

-

Keluaran Pertama

WP

Naib Canselor

15/7/2013

01

01

EMS: 1/2014

Mesyuarat JK ISO UPM Kali Ke-17

WP

Naib Canselor

20/02/2014

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Halaman: 18/19

PENGURUSAN

No. Semakan: 01 Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

LAMPIRAN 1 Model Sistem Pengurusan Alam Sekitar

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN 4.2 Dasar Alam Sekitar

4.3 Perancangan 4.3.1 Aspek Persekitaran 4.3.2 Keperluan Perundangan dan Lain-lain 4.3.3 Objektif Alam Sekitar dan Sasaran 4.3.4 Program Alam Sekitar

4.6 Semakan Pengurusan

4.5 Semakan dan Tindakan Pembetulan 4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran 4.5.2 Ketakakuran, Tindakan Pembetulan, dan Tindakan Pencegahan 4.5.3 Rekod 4.5.4 Audit EMS

4.4 Pelaksanaan dan Operasi 4.4.1 Struktur dan Tanggungjawab 4.4.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 4.4.3 Komunikasi 4.4.4 Dokumentasi EMS 4.4.5 Kawalan Dokumen 4.4.6 Kawalan Operasi 4.4.7 Kesediaan Kecemasan dan Tindak Balas

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Halaman: 19/19

PENGURUSAN

No. Semakan: 01 Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK

No. Isu: 01

MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

Tarikh: 20/02/2014

LAMPIRAN 2 Pemetaan Proses Skop Pembelajaran dan Pengajaran UPM Pelaksanaan dan Operasi

Perancangan

K E P E R L U A N U N D A N G U N D A N G

Penilaian

Penilaian Kepatuhan

Rujuk Prosedur Kawalan Operasi (Signifikan)

Dasar Alam Sekitar

Ya

Mematuhi Undangundang?

 Aspek alam sekitar  Keperluan Perundangan dan Lain-lain  Objektif Alam Sekitar dan Sasaran  Program Alam Sekitar

Pematuhan UndangUndang

Tidak

A L A M

Kawalan Ketakakuran Produk/ perkhidmatan

Nota: Aliran maklumat Aktiviti tambah nilai Tindakan menyeluruh

Semakan pengurusan dan Audit

K E L E S T A R I A N

Tindakan pembetulan dan pencegahan

Pengukuran dan Pemantauan

Maklum balas pelanggan

Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan dan kompetensi, Kesediaan kecemasan dan tindak balas, komunikasi ‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

S E K I T A R