Roberto Gil Espinha

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Sobre o Autor Roberto Gil Espinha com mais de 15 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializações em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance. Espinha, como é mais conhecido, tem praticado com determinação a organização do trabalho em equipe para poder ir para casa mais cedo curtir a família, e às vezes praticar mergulho. Você pode saber mais sobre o Espinha aqui: http://br.linkedin.com/in/robertoespinha

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Índice Sobre o Autor�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������2 1. Introdução������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 2. Passo a passo para fazer o seu primeiro planejamento das entregas com sucesso! .......5 3. Iniciação���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������6 3. 1 Principais envolvidos�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������6

4. Planejamento�������������������������������������������������������������������������������������������������������������8 4.1 Escopo�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������8 4.2 Listar Atividades���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������8 4.3 Planejar cronograma������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9 4.4 Identificar riscos������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������10 4.5 Levantar recursos necessários������������������������������������������������������������������������������������������������������11 4.6 Planejar a comunicação�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������12 4.7 Definir qualidade�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������12 4.8 Definir investimento�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������13

5. Execução������������������������������������������������������������������������������������������������������������������14 5.1 Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe de projetos�����������������������������������������������������������14 5.2 Comunicação�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������14

6. Controle��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������15 6.1 Controlar Indicadores de Qualidade��������������������������������������������������������������������������������������������15 6.2 Realizar o controle de mudanças��������������������������������������������������������������������������������������������������15

7. Encerramento����������������������������������������������������������������������������������������������������������16 7.1 Encerramento da entrega ou fases�����������������������������������������������������������������������������������������������16

8. Tecnologia, a grande aliada�������������������������������������������������������������������������������������17 Conclusão��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������18 O Artia��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������19 Referências������������������������������������������������������������������������������������������������������������������20

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1. Introdução Eduardo, jovem empreendedor, abriu sua empresa recentemente e os negócios estão fluindo muito bem. Em função disso, ele precisou ampliar a equipe e o número de entregas continua aumentando. Junto com esse aumento no número de atividades veio a dificuldade de controlar o andamento dos trabalhos. Cada dia fica mais difícil acompanhar quem da equipe está cuidando de qual atividade e quais prazos precisam ser cumpridos. Além disso, a falta de avaliação prévia dos recursos necessários tem impactado em atrasos e até prejuízos. Eduardo já percebeu que precisa atuar com urgência na organização do trabalho por meio de um planejamento que dê direcionamentos iniciais ao projeto. Como ele ainda não domina esse assunto, decidiu começar entendendo quais são as etapas necessárias para fazer um bom planejamento das entregas. Se você também é responsável por equipes e organização das atividades, entende bem esse cenário. O planejamento é um processo de tomada de decisão que envolve o estabelecimento de metas e dos meios necessários para atingi-las, seguido de um controle. É uma ferramenta que ajuda a focar nos objetivos das entregas, a tomar decisões pensadas, e servirá também como um suporte para definir e acompanhar metas e gerenciar riscos. Além disso, o planejamento tem impacto direto nos resultados do seu negócio. Por isso desenvolvemos este eBook que apresenta um passo a passo prático para que você possa elaborar o seu primeiro planejamento de entregas. Você vai encontrar um desdobramento bem objetivo e que apresenta de forma simples e com exemplos práticos, as etapas necessárias para um planejamento eficiente de entregas. É importante ressaltar que optamos por simplificar a linguagem e a estrutura de gerenciamento de projetos para que os leitores possam iniciar o uso de algumas práticas de forma rápida e direta, podendo ir ampliando o uso conforme suas necessidades forem aumentando. Boa Leitura!

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2. Passo a passo para fazer o seu primeiro planejamento das entregas com sucesso! É importante dedicar em média no seu planejamento cerca de 10% do tempo total do projeto, que deve ser entendido como economia de tempo e aumento da qualidade da entrega. Investir em planejamento é reduzir incertezas! Imagine que você é o responsável por organizar o churrasco de aniversário da empresa, onde cerca de 50 pessoas serão convidadas. Como organizar esse evento sem um planejamento? É preciso planejar as etapas deste evento que envolve desde listar os convidados, quais as atividades e recursos necessárias para que o churrasco aconteça, comunicar sobre data e hora e pensar no plano B caso seja necessário. Esses são exemplos de etapas, que levarão à entrega final, que é a realização do churrasco. O planejamento deve conter todas as informações necessárias para a realização da entrega. Trata-se de um guia com uma sequência de etapas ordenadas a serem seguidas. Vamos a elas!

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3. Iniciação 3. 1 Principais envolvidos O conjunto de interessados - stakeholders - de um projeto ou atividade envolve as pessoas que estão ligadas ao sucesso da entrega que vai desde o patrocinador, membros da equipe, membros da diretoria e até o público externo que será afetado pelo projeto. O desafio é identificar quem deve ser envolvido e em quais etapas. No caso do churrasco da empresa por exemplo, cada participante tem uma expectativa diferente. Uns preferem que seja em um dia de semana; outros acham melhor que seja no fim de semana. Por isso é fundamental definir em conjunto com os envolvidos suas expectativas, prazos, custos, objetivos, a motivação, as principais necessidades, premissas e restrições. A melhor maneira de fazer este levantamento é conversar com os principais afetados e influenciadores do projeto, com o intuito de esclarecer o que eles esperam do produto final. Abaixo listamos um exemplo dos principais envolvidos para organizar o churrasco, com quem você deve conversar exaustivamente até ter bem claro quais são as expectativas da entrega final: √ Patrocinador: diretor da empresa, principal interessado e quem vai liberar a verba e aprovar as cotações. √ Gerente de projeto: profissional da área de endomarketing da empresa que vai planejar o evento, monitorar as etapas e reportar ao gerente de marketing. √ Assistente de recursos humanos: é quem dá as diretrizes de necessidades, premissas e restrições e o levantamento dos funcionários e possíveis terceiros que devem participar. √ Assistente financeiro: responsável por lançar as notas fiscais assinadas pelo gerente de marketing e efetuar o pagamento √ Participantes do churrasco: são os convidados, e que podem ser envolvidos em enquetes e serão comunicados de todos os detalhes do evento.

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Ao finalizar esta etapa, é bem interessante documentar as expectativas, necessidades, premissas e restrições. Você pode fazer isso em um documento como este: Documento de iniciação do projeto Nome da entrega: Identificar a entrega na organização Coordenador ou Gerente do projeto: Quem será o coordenador, e que cuidará para que as atividades aconteçam nos prazos e atendendo as necessidades. Principais envolvidos: Citar o nome do principal interessado na conclusão do projeto Descrição e objetivo: O que é o projeto e porque ele é importante para a organização Premissas e Restrições: Quais são as premissas e as restrições à execução do projeto Principais entregas: O que é esperado como entrega do projeto pelos interessados Estimativa inicial: De forma geral, qual a estimativa de custo e data de entrega do projeto

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4. Planejamento 4.1 Escopo O escopo é todo o trabalho que precisa ser feito para concluir a entrega. A elaboração do escopo consiste em dividir o todo em etapas. Para cada etapa, você deve identificar a data de conclusão. Assim você consegue gerenciar de forma simples e com mais qualidade cada etapa ao invés da entrega como um todo. Durante a execução o escopo deve seguir um processo de verificação, que é a conferência de que o produto está sendo entregue da forma que foi definida. Os controles de checagem devem ser feitos por meio de aceite dos resultados, atualizando a documentação do projeto quando necessário. Você pode identificar cada etapa do escopo e suas datas de entrega - e fazer isso é muito importante -, assim:

4.2 Listar Atividades Para simplificar vamos falar das atividades da preparação do churrasco da empresa? Parece fácil organizar o churrasco, mas a lista de atividades é bem grande. Por isso é preciso planejamento e foco, vamos lá? Local: Identificar opções de local para o churrasco, orçar e decidir pelo local. Convidados: Definir convidados, enviar convite e confirmar presença.

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Alimentação: - Bebida - Definir, quantificar, cotar e comprar. - Alimentação - Definir, quantificar, cotar e comprar. Entretenimento: Levantar opções, cotar, definir e contratar. Serviços: Identificar os serviços necessários, como garçom e som, quantificar, cotar e contratar. Decoração: Levantar as possibilidades de decoração, quantificar, cotar e contratar. Pré-evento: Contatar os fornecedores para confirmar entregas e horários. Evento: Checar com antecedência as entregas, receber os convidados e acompanhar o andamento. Esta lista de atividades deve estar conectada com as expectativas levantadas no início do planejamento. Planejar essa lista de atividades toma um tempo sim e vale a pena. É garantia de um evento de sucesso! Para ter certeza do sucesso do evento, é preciso fazer uma pesquisa de satisfação pós-evento, afinal é com base nestas informações que é possível saber os pontos a serem melhorados e o que pode ser utilizado como base para outros eventos.

4.3 Planejar cronograma Após detalhar as atividades ou tarefas que a demanda irá gerar, é necessário determinar quais podem ser executadas em paralelo e quais devem ser sequenciais. É feita a estimativa de duração, que é a definição de data de início e data do fim, e o trabalho necessário, que é quanto esforço será necessário para executar a tarefa. O cronograma deve ser disponiblizado para todos os envolvidos no projeto. Na organização do churrasco, muitas das tarefas podem ser feitas em paralelo como por exemplo a cotação dos itens que compõem o evento. Já a confirmação do horário da entrega dos produtos ou serviços que serão realizados só poderão ser feitos após confirmação da contratação e em média 1 ou 2 dias antes do evento.

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4.4 Identificar riscos A idenfiticação dos riscos com antecedência minimiza problemas futuros que poderiam ser surpresas bem desagradáveis e que podem impactar na qualidade, prazo e custo de entrega. O ideal é que os riscos sejam pontuados por probabilidade e impacto. Para aqueles que tiverem um pontuação alta, um plano de contingência é uma excelente dica para evitar mudanças futuras no projeto que aumentem demandas dos recursos. Como lidar com os riscos? É inevitável: sempre vamos correr riscos! Por isso é preciso monitorá-los constantemente através do registro de riscos. Quanto antes for possível reagir, melhor! Caso você não possa evitar, com certeza você pode tomar decisões que tenham o menor impacto possível na sua entrega. Como gerenciar os riscos? Além de identificar é preciso priorizar, com base no fator de probabilidade do risco acontecer e quais os impactos. Fazer uma análise qualitativa ajuda a descobrir quanto irá custar para a sua entrega cada risco e providenciar um plano de respostas aos riscos.

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4.5 Levantar recursos necessários É preciso levantar quais recursos são necessários para execução das etapas do projeto, sejam eles Humanos, Materiais, Equipamentos ou outros. Recursos Humanos: Definido a entrega, é necessário reunir o time, o que muitas vezes significa negociar recursos para montar a equipe para este projeto. É momento de avaliar quem são as pessoas com perfil e habilidades indicadas para o projeto e em que momento elas serão envolvidas, quais serão seus papéis e responsabilidades. Equipamentos: A descrição dos equipamentos necessários deve considerar a quantidade, modelo, e funcionalidades dos equipamentos. Verificar também a disponibilidade destes na empresa e preocupar-se com a otimização do uso dos recursos. Por fim, determinar a duração de uso e data de entrega, que deve ser sempre antes da data de início da utilização. Outros recursos: Neste grupo inúmeros recursos podem ser citados como por exemplo, realização de obras e instalações, despesas de viagens, treinamento, aquisição de mobiliário, aquisição de material de consumo e serviços de terceiros. Para o churrasco da sua empresa quem será envolvido, em quais etapas e quanto do seu tempo será utilizado nas atividades?

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4.6 Planejar a comunicação

A comunicação está diretamente ligada ao sucesso do gerenciamento da sua entrega, e problemas com comunicação representa um sério risco. Se o time não entender a mensagem corretamente, a entrega poderá ficar fora do resultado esperado. Um plano de comunicação é um forte aliado neste processo e o monitoramento da comunicação deve ser frequente. Reportar continuamente sobre o andamento do projeto aos patrocinadores minimiza possíveis erros que podem ser ajustados rapidamente e sem grandes prejuízos. A distribuição das informações pode ser feita por meio de relatórios de desempenho, e-mails, registros de reuniões e geração de gráficos. Para eventos como o churrasco, muitas empresas optam por enviar um e-mail com antecedência pedindo para reservarem a data e posteriormente entregar em mãos o convite impresso, com o objetivo de valorizar o convidado e o evento. Essa forma de comunicação tem mais chances de sucesso porque demonstra cuidado com os convidados

4.7 Definir qualidade A qualidade é a atividade que controla e monitora os indicadores e deve ser revista a cada entrega e em cada etapa onde são inspecionados possíveis erros. O desempenho é avaliado e as mudanças são recomendadas caso necessário. Os indicadores são como termômetros do projeto, por meio deles é possível analisar se o sucesso foi alcançado! Alguns exemplos de indicadores: Conformidade: A entrega está dentro do que foi solicitado pelo cliente? Adequação: A entrega foi feita de acordo com a adequação das necessidades do cliente? Satisfação: Qual o índice de satisfação do cliente no final? 12

4.8 Definir investimento O investimento é composto de três etapas, onde a primeira é uma estimativa do custo da entrega, seguido da elaboração do orçamento e por fim no controle dos custos. No caso do churrasco da empresa o nível do evento depende da verba disponível. A verba provavelmente será utilizada para comida, bebida, decoração, serviços de limpeza, locação do espaço. Parece simples mas a partir daí surgem os questionamentos. Com essa verba você consegue oferecer 3 opções de sobremesa? Você consegue contratar garçom e um DJ pra animar mais a moçada? São definições importantes, que podem ser restritas, depende da verba disponível.

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5. Execução O início da entrega é normalmente marcado por uma reunião de lançamento com a presença de todos os envolvidos para que juntos possam “dar a partida”. Durante a execução, o monitoramento será feito com base nos indicadores definidos conforme tratamos no capítulo 6.

5.1 Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe de projetos

A partir da reunião de lançamento do projeto o principal objetivo é ter um time altamente produtivo, com excelência nas entregas, certo? Para isso você precisa ser bem específico, as metas precisam estar muito claras para o time. A motivação deve se fazer presente o tempo todo, e apresentar cases de sucesso pode ser uma boa alternativa. Reconhecer o esforço de cada envolvido também é importante. Orientações de ajuste de retomada do foco e feedbacks individuais também contribuem no desenvolvimento e gerenciamento do time. Pensar em incentivos e recompensas é positivo quando se trata da motivação do grupo. No nosso exemplo, entre as responsabilidade do gerente de projetos está engajar a equipe para juntos fazerem do churrasco da empresa um sucesso!

5.2 Comunicação Este é o momento de executar o plano de comunicação que elaboramos (capítulo 4.6). É bem legal criar um padrão visual das comunicações do projeto, sejam elas eletrônicas ou não. Existem ferramentas que podem auxiliar na execução da comunicação, principalmente se exigirem enviar documentos do projeto. Prestar muita atenção no público que vai receber os avisos e reportes, para não deixar ninguém de fora e causar uma situação desconfortável.

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6. Controle 6.1 Controlar Indicadores de Qualidade Como foi feito o plano de qualidade lá na fase de planejamento de projeto, agora é a hora de acompanhar se aqueles indicadores e metas estão sendo atingidos. Todos os indicadores devem ser calculados e comparados com as metas definidas. Esta é uma prática que deve ser seguida sempre, pois é por meio destes controles que o cliente saberá se a entrega está sendo feita no padrão esperado. Adicionalmente, é possível tomar ações corretivas ou propor mudanças de equipe para acertar o rumo da qualidade final.

6.2 Realizar o controle de mudanças Os desvios nos rumos do projeto podem acontecer. Todas as mudanças devem ser formalmente registradas no documento de solicitação de mudanças, que devem ser aprovados pelos envolvidos. Existem 3 tipos de mudanças: - Ação corretiva: tem o objetivo de trazer o projeto de volta ao trilhos, ou seja, realinhar o desempenho futuro do projeto ao desempenho planejado. - Ação preventiva: foco no tratamento de um possível risco para reduzir a probabilidade ou o impacto negativo de um risco. - Reparo: foco de reparar um defeito ou substituir o produto com defeito.

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7. Encerramento 7.1 Encerramento da entrega ou fases Para que a entrega esteja concluído todos os contratos feitos em função dele deverão ser encerrados. É importante formalizar junto ao cliente o encerramento do projeto por meio do termo de aceite. Nesta fase de finalização é o momento em que as lições aprendidas devem ser avaliadas, e documentar o conhecimento obtido durante a execução do projeto é um ganho que a empresa deve considerar. O erros cometidos não podem voltar a acontecer.

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8. Tecnologia, a grande aliada Ainda que seja possível gerenciar entregas com eficiência utilizando recursos como planilhas e documentos impressos, fazer uso de um software da organização de atividade em time pode tornar esse trabalho muito mais fácil e mais produtivo. Com uma solução especializada em organização de atividades em equipe é possível atender plenamente todas as etapas que foram abordadas neste eBook. Organizar as atividades e priorizá-las, elaborar o cronograma, realizar apontamento de horas, fazer a gestão do tempo e o controle de prazos e indicadores de produtividade pode ser fortalecido por meio de soluções que façam essa automatização. Extrair indicadores e controles de acompanhamento por exemplo, é realmente muito mais simples com a utilização do software de organização do time, como identificar atividades com possíveis atrasos. Por meio de um relatório é possível saber como a atividade está (realizado) comparado com como ela deveria estar (estimado) na data de hoje. É possível extrair indicadores de alocação da equipe por etapa ou atividade assim como a carga de cada envolvido e equipe além do registro de apontamento. Outro ganho fenomenal é o aumento da colaboração da equipe, já que essa solução facilita muito a comunicação por meio de recursos de compartilhamento, comunidades, fóruns, mensageria instantânea, biblioteca de documentos, entre outros. Cada entrega tem as suas particularidades e uma boa solução voltada para a organização de atividades em time atende todos os requisitos necessários. Dessa forma, os modelos padronizados ocupam papel central quando a empresa quer iniciar novas entregas levando em conta tudo aquilo que já aprendeu durante sua trajetória. Hoje já existem no mercado soluções super completas com investimentos bem acessíveis. A tecnologia está aí para ajudá-lo!

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Conclusão Trabalhar as entregas fazendo uso de um bom planejamento que dê direcionamentos é fundamental para garantir excelentes resultados. Você percebe que trabalhando com um planejamento bem feito, fica muito mais simples motivar, desenvolver e gerenciar a equipe? Ter uma equipe motivada e com clareza das suas responsabilidades e entregas é fator chave do sucesso. Além disso, quando você tem o controle do andamento de cada etapa, fica muito simples atuar pontualmente no problema e no exato momento em que acontece. Isso é gerenciamento de risco eficaz. Para ajudá-lo nesta preparação, você pode fazer uso de soluções que automatizem o planejamento por meio da distribuição e priorização de tarefas, controle dos prazos, e indicadores de produtividades facilita muito esse trabalho. Além da facilidade da gestão das entregas por meio do controle total de cada etapa, a disponibilização dos templates e indicadores permite uma padronização. Tudo isso acessível de qualquer lugar. Sem dúvida todas estas facilidades que a tecnologia oferece incentivarão ainda mais a colaboração do time. O Eduardo já está colhendo os benefícios de uma boa organização das entregas e projetos da sua empresa. E você, vai aproveitar também? Nosso time está a disposição para passar mais informações e contribuir com o seu planejamento de entregas! Contate-nos através do e-mail ([email protected]). Se você gostou do material, seja colaborativo e compartilhe: http://goo.gl/b8spnj http://goo.gl/Jl8X3g http://goo.gl/lWL5cF

Bom planejamento para você! 18

O Artia Ajudamos você a aumentar a visibilidade do trabalho que está sendo realizado por sua equipe. Através da solução Artia vamos ajudá-lo a criar maior sinergia e comprometimento de seus profissionais. Aumento da colaboração da equipe facilitando a comunicação e o controle dos projetos, atividades e tarefas em andamento são benefícios que oferecemos aos gestores e líderes das empresas a partir da solução Artia. Somamos estes benefícios em clientes por todas as regiões do país em segmentos como Marketing e Publicidade, TI, Desenvolvimento de Software, Engenharia, Indústria, P&D, Consultorias e Profissionais liberais. Conheça nosso blog : http://artia.com/blog e entre em contato conosco http://artia.com/contato

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Referências Plano de projeto na prática Plano de Projeto Guia rápido em gestão de projetos Planejamento http://pt.slideshare.net/stjnoticias/metodologia-de-gesto-de-projetos-do-stj-30952877?qid=cb97e Metodologia de gestão de projetos do STJ

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