UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS

Pág 1 hasta 3

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: GD-FO-08

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

VERSIÓN: 0

OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz, eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Documental CÓDIGO

SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES

D

S

SB

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3

11

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3

16

30

32

23

1

18

1

ACTAS Actas de Eliminación . Acta . Formato Único de Inventario Documental (FUID)

TIEMPO DE RETENCIÓN AG AC

DISPOSICIÓN FINAL CT E MT S

PROCEDIMIENTO

2

3

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, su disposicion final será la digitalización y conservación total debido a que evidencian toma de decisiones de la Administración.

1

4

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel debido a que la subserie representa valores secundarios que reflejan el cumplimiento de las funiones.

COMUNICACIONES Comunicaciones Circulares . Circular

2

0

INFORMES Informes de Gestión . Informe

1

4

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel ya que evidencia la gestión realizada en cumplimiento de sus funciones.

INSTRUMENTOS DE CONTROL Instrumentos de Control Comunicaciones Oficiales . Consecutivo de Correspondencia Envianda . Consecutivo de Correspondencia Recibida

1

9

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, Digitalizar y Eliminar el soporte papel en su totalidad y Conservar el documento Digital por 10 años más.

2

3

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, Conservar el soporte papel en su totalidad y Digitalizar. Evidencian el cumplimiento de los objetivos del Área.

1

0

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, se Elimina ya que cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores primarios, corresponde a información que se actualiza periódicamente. Digitalizar para consulta.

1

0

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, se Elimina ya que cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores primarios, corresponde a información que se actualiza periódicamente. Digitalizar para consulta.

Actas de Reunión Grupo . Acta . Listado de Asistencia

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32

6

Instrumentos de Control Inventarios Documentales . Inventario

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7

Instrumentos de Control Planillas Correspondencia Enviada . Planillas

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32

8

Instrumentos de Control Planillas Correspondencia Interna . Planillas

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, se Elimina debido a que se encuentran consolidadas en la Dirección General.

X

versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

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9

Instrumentos de Control Planillas Correspondencia Recibida . Planillas

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10

Instrumentos de Control Planillas de Préstamos . Formato de Préstamos Documental

1

0

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, se Elimina ya que cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores primarios, corresponde a información que se actualiza periódicamente. Digitalizar para consulta.

1

2

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el archivo de gestión, se digitaliza y Elimina el formato papel en su totalidad. El Digital deberá conservarse en el Archivo Central dos (2) años más, para fines de consulta y control.

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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: GD-FO-08

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

VERSIÓN: 0

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Documental CÓDIGO D

S

SB

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12

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38

4

10

SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES

TIEMPO DE RETENCIÓN AG

Instrumentos de Control Tablas de Retención Documental (TRD) . Encuestas Documentales . Matriz . Cuadro de Clasificación Documental (CCD) . Tablas de Retención Documental (TRD) . Guía de Aplicación . CD . Acta de Aprobación PLANES Planes de Acción Grupo . Diagnóstico . Cronograma . Plan . Productos . Aplicación y Seguimiento . Informe

AC

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

1

10

X

1

0

X

MT

X

PROCEDIMIENTO S

Digitalizar y Conservar el tiempo establecido en el Archivo de Gestión contando desde el momento en que se modifiquen o cambien, trasladar al Archivo Central y conservar diez años más. Digitalizar para futuras consultas y Eliminar el soporte papel en su totalidad. Publicar en la página Web de la Unidad las Tablas vigentes

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan de Acción de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales.

Planes de Capacitaciones . Formato de Diagnóstico Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe Eliminarse en su totalidad ya que no desarrolla valores secundarios. versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012. 1

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X

. Acta . Listado de Asistencia . Productos . Evaluación 303GGD

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6

1

Planes de Mejoramiento Grupo . Plan

Planes Presupuestales Grupo . Plan

Planes Transferencias Documentales . Oficio . Formato Único de Inventario Documental (FUID) PROGRAMAS Programas de Gestión Documental (PGD) . Guía de Organización de Historias Laborales .Guía de Organización de Expedientes Contractuales . Guía de Organización de Expedientes Financieros . Programa . Anexos

4

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe Eliminarse en su totalidad ya que no desarrolla valores secundarios.

1

0

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan de Mejoramiento de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales.

1

0

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan Presupuestal de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales.

1

9

1

10

X

X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel. Evidencian el cumplimiento de los objetivos del Área.

X

Digitalizar y Conservar el tiempo establecido en el Archivo de Gestión contando desde el momento en que se modifique o cambie, trasladar al Archivo Central y conservar diez años más. Digitalizar para futuras consultas y Eliminar el soporte papel en su totalidad. Evidencian el cumplimiento de los objetivos del Área.

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS

Pág 3 hasta 3

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: GD-FO-08

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

VERSIÓN: 0

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Documental CÓDIGO D

S

SB

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1

SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES PROYECTOS Proyectos Campaña Cero Papel

TIEMPO DE RETENCIÓN AG

AC

1

4

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

X

MT

PROCEDIMIENTO S Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe eliminarse el soporte papel ya que no desarrolla valores secundarios.

versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

1

. Proyecto . Productos

4

X

Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe eliminarse el soporte papel ya que no desarrolla valores secundarios.

CONVENCIONES: D= Dependencia S= Serie SB = Subserie CT = Conservación Total E = Eliminación MT = Medios Tecnológicos S = Selección NOMBRE

CARGO

FECHA

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

FIRMA

versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

icos S = Selección

versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.