PROCEDIMIENTO DE LA CALIDAD UNIDAD CONTABILIDAD Y PERSONAL FORMACION Y DESARROLLO DE PERSONAS PC-CP-01

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INDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS RELACIONADOS DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO INDICADORES DE DESEMPEÑO REGISTROS ANEXOS

MUNICIPALIDAD Copia Controlada Nº __________ Asignada a: __________________ Fecha entrega: _______________

Elaborado por Revisado por

Responsables Julieta Segura Comité de mejora

Firma

Fecha

-1Municipalidad de Curanilahue

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Aprobado por

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Alcalde (delegación)

CONTROL DE CAMBIOS Rev.

Párrafo

Modificación Realizada

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1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento de la calidad es describir el proceso utilizado por la Municipalidad de Curanilahue para la detección de las necesidades de capacitación del personal administrativo, mandos medios y superiores, para el proceso de elaboración del programa de capacitación con el fin de apoyar el logro de los objetivos de la municipalidad.

2. ALCANCE Este Procedimiento de la Calidad se aplica a todo el personal que desarrolla actividades que afectan la calidad de sus productos y finalmente el logro de los objetivos municipales.

DOCUMENTOS RELACIONADOS • Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales (Ley 18.883).

DEFINICIONES No Aplica.

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3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO Dueño del proceso: Jefa de Contabilidad y Personal

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4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO NOTA 1 Identificar Necesidades de Capacitación del Personal e Intereses de Capacitación del Personal A fines de cada año, los Directores y Jefes de Unidades identifican las necesidades de capacitación conducentes a diseñar, implementar y evaluar intervenciones que permitan mejorar el desempeño y alcanzar niveles de excelencia en el logro de los objetivos municipales. Para detectar las necesidades de capacitación de los funcionarios, los Directores y Jefes de Unidad, consideran en su campo de análisis los siguientes tipos de necesidades. • Necesidades del negocio: metas operacionales de una unidad, departamento u organización (lo que se debe lograr en la organización). • Necesidades de desempeño: requerimientos conductuales en el puesto de trabajo y logros específicos que deben alcanzar las personas para satisfacer las necesidades del negocio. • Necesidades de Aprendizaje. Habilidades y conocimientos que las personas deben adquirir para desempeñarse exitosamente. • Necesidades del ambiente de trabajo: sistemas o procesos que deben ser modificados para satisfacer las necesidades de desempeño. Para detectar las necesidades de capacitaciones los Directores y Jefes de Unidad para cada una de sus áreas construyen un “Mapa de Relaciones de Desempeño” (Anexo N°1), el cual establece las relaciones existentes entre: • El comportamiento actual de los funcionarios y los resultados actuales en el logro de los objetivos del área y, • Las metas operaciones para el nuevo periodo y los comportamientos requeridos para alcanzarlas. La construcción del mapa de desempeño considera consultar al personal acerca de lo que estima que contribuye, por un lado, a los resultados actuales de la unidad y, por otro lado, a la obtención de las metas operaciones definidas para el periodo entrante, así como, sus intereses de capacitación. Por último, Los Directores y Jefes de Unidad determinan y describen en el mapa de relaciones de desempeño todos aquellos factores del medio ambiente, tanto internos como externos, que facilitan y obstaculizar el logro de las metas. Ver anexo N°2 con ejemplo de mapa de desempeño para una organización NOTA2 Detectar los Intereses de Capacitación de la Municipalidad El Administrador Municipal detecta los intereses de capacitación de la municipalidad, para lo anterior construye un “Mapa de Relaciones de Desempeño” considerando los objetivos estratégicos de la municipalidad. Ver anexo N°2 con ejemplo de mapa de desempeño para una organización NOTA 3 Elaborar Programa de Capacitación

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Con la información anterior, la Jefa de Contabilidad y Personal, el Administrador Municipal y el Alcalde elaboran el “Programa Anual de Capacitación” (Anexo N°3), este programa priorizará aquellas capacitaciones que generan mayor impacto en el logro de los objetivos municipales.

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NOTA 4 Determinar los Recursos Necesarios para Desarrollar el Programa de Capacitación La Jefa de Contabilidad y Personal, de acuerdo a lo definido en el programa, cotiza a distintos organismos capacitación las actividades requeridas, con el fin de determinar los recursos necesarios para el desarrollo de las distintas capacitaciones. NOTA 5 Presentar Programa Anual de Capacitación al Consejo La Jefa de Contabilidad y Personal, el Administrador Municipal y el Alcalde presentan el Programa de Capacitación al Consejo, con el fin de informarlo y recoger posibles aportes de éste. NOTA 6 Controlar y Coordinar la Ejecución del Programa Anual de Capacitación La Jefa de Contabilidad y Personal, con la colaboración que precise de los responsables de las distintas unidades de la municipalidad, coordina y controla la ejecución del Programa de Capacitación de acuerdo a lo establecido. Cada vez que concluya alguna actividad de capacitación, la Jefa de Contabilidad y Personal recolecta copias de los diplomas o certificados obtenidos por los funcionarios en los cursos y los archiva en sus respectivas carpetas. Además, ingresa a la Ficha del Personal los antecedentes de la capacitación recibida por el funcionario. NOTA 7 Evaluar Eficacia de la Capacitación La Jefa Contabilidad y Personal envía al Jefe Directo del funcionario capacitado el formulario de “Evaluación de Eficacia de Capacitación” (Anexo Nº4). El Jefe Directo del funcionario capacitado evalúa la eficacia de la capacitación de acuerdo los criterios descritos en el formulario, esta evaluación se realiza de manera individual y una vez transcurridos aproximadamente 30 días de terminada la capacitación. El Evaluador tiene un plazo máximo de una semana para realizar la evaluación y enviar el registro correspondiente a la Jefe de Contabilidad y Personal NOTA 8 Reporte de los Resultados del Programa de Capacitación A fines de año, La Jefa de Contabilidad y Personal procesa la información del ciclo de capacitación realizado y reporta los resultados al Comité de Mejora de la municipalidad. 8. REGISTROS Nombre del Registro

Responsable del Lugar de Archivo Registro Mapa de Relaciones de Jefa de Contabilidad y Unidad de personal Desempeño Personal Programa Anual de Jefa de Contabilidad y Unidad de personal Capacitación Personal Registros de Capacitación Jefa de Contabilidad y Unidad de personal Personal

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Ficha Personal

Jefa de Contabilidad y Unidad de personal Personal Ficha de Evaluación de Jefa de Contabilidad y Unidad de personal Eficacia de Capacitación Personal 8. ANEXOS Anexo Nº1: Mapa de Relaciones de Desempeño Anexo N°2: Ejemplo de Mapa de Relaciones de Desempeño para una organización Anexo N°3: Programa Anual de Capacitación Anexo N°4: Ficha de Evaluación de Eficacia de la Capacitación.

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ANEXO Nº1 Mapa de Relaciones de Desempeño

¿Cuáles son los resultados actuales? promedio? 2.

Resultados actuales

¿Qué hacen los empleados 1. Comportamiento Actual

¿Qué Contribuye a esto? Consulta al personal

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¿Cuál es la necesidad del área? requiere?

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¿Qué desempeño se ¿Hay empleados ejemplares? ¿Qué hacen diferente?

3.

Metas Operacionales

4. Comportamiento Requerido

¿Qué Contribuiría a esto? Consulta al personal

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5. Factores del medio ambiente (facilitan y obstaculizan) Causas Externas

Causas Internas

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ANEXO N°2: Ejemplo de Mapa de Relaciones de Desempeño para una organización Unidad Estratégica de Negocio:

¿Cuáles son los resultados actuales? promedio? 2.

Resultados actuales

- Venta Producto Principal Cumplimiento actual (año 2009): $400 millones. - Market Share Nacional Cumplimiento Actual (año 2009): 6%

¿Qué hacen los empleados 2. Comportamiento Actual

Actitud Intenta pasar inadvertido. Atribuye los resultados insatisfactorios a factores externos. Relaciones con sus pares y superiores Parece no tener dificultades, siempre “está todo bien”. Relaciones con el cliente Mantiene relaciones más bien de tipo social, siempre es recibido en las consultas, pero no se traduce en un alto número de prescripciones

¿Qué Contribuye a esto? Consulta al personal

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¿Cuál es la necesidad del área? requiere?

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¿Qué desempeño se ¿Hay empleados ejemplares? ¿Qué hacen diferente?

3.

Metas Operacionales

- Venta Producto Principal Meta Anual: $500 millones. - Market Share Nacional Meta Anual: 9%.

5. Comportamiento Requerido Actitud Actitud proactiva, busca los negocios, identifica oportunidades. Proporciona retroalimentación sin que se la pidan. Relaciones con sus pares y superiores Mantiene una relación exigente con sus líderes, pide asesoría y ayuda. Relaciones con el cliente Mantiene relaciones de tipo profesional con sus clientes médicos, se gana su respeto y confianza. Conocimientos Se esfuerza por autoformarse,

¿Qué Contribuiría a esto? Consulta al personal

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5. Factores del medio ambiente (facilitan y obstaculizan) Causas Externas que podrían facilitar el logro de las metas • •

-

Prestigio ("marca"). Liderazgo internacional.

Causas Internas que podrían facilitar el logro de las metas: • • •

•

Alto compromiso del personal que trabaja en el laboratorio. Interés por el crecimiento profesional. Capacidad de trabajo en equipo de los Representantes Médicos de alto desempeño. Disposición al cambio.

Causas Internas que podrían dificultar el logro de las metas: •

Comunicaciones al interior de la organización muy trabadas por el peso de las jerarquías.

•

Deficiente capacitación interna.

•

Manejo ineficiente de recursos materiales.

•

Sucesión de cambios gerenciales en corto tiempo, con énfasis estratégicos y de gestión distintos.

•

Lenta capacidad de reacción a los cambios del mercado, por centralismo excesivo. Todas las iniciativas deben ser visadas

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ANEXO N°3 Programa Anual de Capacitación PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN

Actividad

Participantes

Marzo

Abril

Mayo

Junio

J ulio

Agosto

Sept

Fecha : Preparado por:

Oct.

Nov.

Dic.

Organismo Capacitador

Valor Capacitación

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ANEXO N°4 Ficha de Evaluación de Eficacia de la Capacitación

Nombre del curso:

Fecha:

Nombre Asistente: ______________________________________________________________ 1. Considera que el curso realizado por el funcionario logró el objetivo por usted definido al iniciarse / solicitarse esta actividad de capacitación? a) Integramente

b) Moderadamente

c) Parcialmente

d) No se logró

Explique: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ 2. El funcionario que participó en esta actividad, está aplicando los contenidos del curso en sus respectivos puestos de trabajo? a) Integramente

b) Moderadamente

c) Parcialmente

d) No lo aplica

Explique: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ 3. Mencione 2 cambios de comportamiento positivos, que usted ha observado en el funcionario, como resultado de esta actividad de capacitación. a) ____________________________________________________________________________________ b) ____________________________________________________________________________________ 4. Qué conocimientos o habilidades adicionales requiere el funcionario para desempeñarse mejor en su puesto de trabajo? a) ____________________________________________________________________________________ b) ____________________________________________________________________________________ 5. Comentarios o sugerencias ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe Directo:

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