REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
RESOLUCION NUMERO 004 DE 2.014 (Enero 6)
“Por medio de la cual se aprueba el Plan Anual de Compras para la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales – Cundinamarca para el año 2014”
El Gerente de la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales – Cundinamarca en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere los estatutos de la E.S.E., y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia en su Art. 209 establece que la función administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad;
Que de acuerdo con la ley 87 de 1993, es responsabilidad de los directivos de las entidades la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos, la adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos y la simplificación y actualización de normas y procedimientos, entre otras;
Que de conformidad con lo consignado en el articulo 194 de la Ley 100 de 1993, las Empresas Sociales del Estado se encargan preferentemente de la prestación ===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
de servicios de salud en forma directa como entidad del orden municipal, siendo una calidad especial de entidad publica descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa;
Que según lo dispuesto en el acto administrativo de su creación, La San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales – Cundinamarca es una entidad pública descentralizada del orden municipal, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, le corresponde realizar un plan anual de compras según el manual de contratación;
Que en virtud de lo expuesto,
R E S U E L V E: ARTICULO 1º. Aprobar y adoptar el Plan Anual de Compras para la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales – Cundinamarca del año 2014 para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la E.S.E. así:
PLAN ANUAL DE COMPRAS I. PLAN DE NECESIDADES JUSTIFICACION
Para lograr una adecuada administración de los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios se hace necesario trazar un plan bien coordinado que nos permita determinar las necesidades de cada centro de costos para cada periodo de tiempo especifico y así darnos cuenta del grado de prontitud con que deben de estar los elementos en el almacén para poder enfrentar los requerimientos de cada dependencia. ===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
Los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios representan una proporción considerada del capital de la empresa, por lo tanto se debe enfocar su atención en este recurso, a fin de optimizar y lograr reducir el costo, tanto para la institución como para el usuario. Para obtener dicha optimización de este recurso se hace necesario desarrollar todas las etapas del proceso administrativo siendo la PLANEACION la primera etapa.
Esta primera etapa es uno de los procesos más importantes que se deben de llevar a cabo para lograr conducir a la empresa al logro de los objetivos y lograr mayor eficiencia, economía y eficacia en el manejo de los recursos. En este proceso se definen las políticas, metas y estrategias para la administración de los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios y la programación de las necesidades para un determinado periodo, ajustados al presupuesto y dentro del marco del plan de desarrollo institucional.
OBJETIVOS • Establecer políticas, metas y estrategias para la administración de los suministros, medicamentos, e insumos hospitalarios. • Involucrar al personal que labora en la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales – Cundinamarca en el buen manejo y administración de los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios. • Fijar procedimientos para la elaboración y ejecución del plan de compras.
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
• Garantizar los mecanismos de coordinación de gestión institucional que permitan el cumplimiento de lo programado. • Lograr una adecuada administración de los suministros, medicamentos, e insumos hospitalarios. • Facilitar los mecanismos de control y evaluación de lo programado, realizando los ajustes necesarios para el cumplimiento de los objetivos.
POLITICAS DE COMPRAS • Se tendrán en cuenta las recomendaciones formuladas por todo funcionario o personal que labore en la empresa, que procuren el beneficio institucional y conlleven a mayor eficiencia, eficacia y economía en el manejo de los recursos. • No se realizarán compras de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios que aumenten el inventario de estos elementos para un consumo superior de 180 días calendario. • Se tendrá en cuenta la selección objetiva en toda compra que realice la empresa. Es objetiva la compra cuando la escogencia del proveedor hace que el ofrecimiento sea el más favorable a la empresa y a los objetivos que busca.
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
• Las compras se realizaran de contado y a crédito, aprovechando los mejores descuentos por pronto pago y las promociones realizadas por los proveedores.
METODOLOGÍA PARA LA FORMULACION DEL PLAN DE COMPRAS • Cada jefe de área determina el consumo de suministros, medicamentos y / o insumos hospitalarios en el año, con base a lo consumido a la fecha y proyectado a diciembre. Así mismo se determinara las actividades realizadas y proyectadas a diciembre de cada año. • Para la formulación del plan de compras lo primero que se determina son las necesidades por cada una de las dependencias de la empresa para la vigencia. • Se evalúan los términos de los contratos o convenios con las aseguradoras, para determinar el número de usuarios potenciales que se les va a prestar servicios durante el año y así proyectar las actividades a realizar para la vigencia. • Se estima las existencias de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios a diciembre 31 del año. • Cada jefe de dependencia determina las necesidades de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios para el año, teniendo en cuenta:
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
1. Consumo de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios en el año.
2. Actividades realizadas y proyectadas a diciembre de cada año.
3. Número de usuarios potenciales que se les va a prestar servicios durante el año y actividades proyectadas.
4. Existencias de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios a 31 de diciembre.
II. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
ETAPA No.
1
2
DEPEN DENCIA
ADMI NISTRA CION
RESPON SABLE
JEFE RECURSOS FISICOS
PERSONAL ENCARGADO
PROCEDIMIENTOS Entrega a los encargados de dependencia la solicitud del plan anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fisca.
Recibe el coordinador de área la solicitud del plan anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fisca. Firma el recibido con fecha y hora la copia de la solicitud. Archiva original de la solicitud en la respectiva carpeta.
OBSER VACIONES La entrega de la solicitud se hará a más tardar en la segunda semana del mes de noviembre de cada año.
De conformidad con la ley general de archivo se debe mantener organizado y actualizado el archivo en cada una de las dependencias.
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
Guardar copia firmada de la solicitud.
3
JEFE RECURSOS FÍSICOS
4
JEFE RECURSOS FÍSICOS
ETAPA N°
DEPEN DENCIA COMITÉ DE COMPRAS
Elabora en original el plan y copia anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fiscal.
El plan deberá ser entregado por los respectivos jefes de dependencia a más tardar en la tercera semana del mes de noviembre del periodo en vigencia.
Entrega al Gerente el plan anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fiscal.
RESPON SABLE SECRETARIO
PROCEDIMIENTO
OBSERVACIONES
Recibe del gerente original firmado recibido del acta.
5 Archiva original de acta y copia del plan general anual de compras y servicios en la respectiva carpeta de actas.
6
ADMINISTRA CION
JEFE RECURSOS FÍSICOS
Recibe del gerente copia del acta de a probación y plan general anual de compras y servicios.
Este cronograma se entrega al personal encargado durante la última semana de diciembre del periodo anterior.
Archiva en su respectiva carpeta copia del acta de aprobación del plan anual.
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
III. PLAN DE COMPRAS
COBERTURA
El plan de compras de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios se realiza para satisfacer las necesidades de todas y cada una de las dependencias de la empresa y cubre cada una de las dependencias y los procesos de la E.S.E. tanto misionales como de apoyo.
Área de dirección: Junta Directiva y Gerente.
Área de Atención al Usuario: Consulta externa medico general, odontología, urgencias, hospitalización, farmacia, laboratorio clínico.
Área Administrativa y Financiera: Talento humano, tesorería, contabilidad, facturación, estadística, cartera, presupuesto.
La Junta Directiva es la máxima autoridad y en su nivel interior jerárquico se inicia con la cabeza del gerente quien es asesorado por un asesor contable, asesor de control interno, auditor medico y un asesor jurídico.
PERIOCIDAD DE COMPRAS
El plan de compras es para la vigencia del 2014 y se ejecuta de la siguiente manera:
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
PRODUCTOS FARMACEUTICOS:
TRIMESTRAL
MATERIAL MEDICO QUIRURGICO:
TRIMESTRAL
MATERIAL PARA ODONTOLOGIA:
TRIMESTRAL
MATERIAL PARA LABORATORIO:
SEMESTRAL
IMÁGENES, DIAGNOSTICOS Y OTROS:
SEMESTRAL
COMPRA EQUIPOS DE OFICINA:
SEMESTRAL
PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA:
TRIMESTRAL
COMPRA EQUIPOS MEDICOS:
SEMESTRAL
MANTENIMIENTO HOSPITALARIO:
SEMESTRAL
SEGUROS:
ANUAL
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES:
TRIMESTRAL
IMPRESOS Y PUBLICACIONES:
TRIMESTRAL
MATERIALES Y SUMINISTROS:
TRIMESTRAL
ALIMENTACION HOSPITALARIA:
TRIMESTRAL
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
IV. DESCRIPCIÓN PRESUPUESTADA DE LAS COMPRAS VIGENCIA 2014
213- GASTOS GENERALES
2130101– ADQUISICIÓN DE BIENES
CODIGO
DETALLE
213010101 – MANTENIMIENTO HOSPITALARIO
VALOR 30.000.000
$30.000.000
TOTAL
2130102 – OTROS BIENES
CODIGO 213010201
DETALLE - MATERIALES
213010202 - COMPRA DE EQUIPOS TOTAL
VALOR 25.000.000 1.000.000 $26.000.000
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
21302 – ADQUISICIÓN DE SERVICIOS
CODIGO
DETALLE
213020201 – SEGUROS
VALOR 5.000.000 $5.000.000
TOTAL
TOTAL GASTOS GENERALES: SETENTA Y UN MILLONES DE PESOS MCTE ($61.000.000.oo).
22 -
GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL
221 - INSUMOS Y SUMINISTROS HOSPITALARIOS
22101 - MEDICAMENTOS
DETALLE
VALOR
22101 - MEDICAMENTOS TOTAL
55.518.286 $55.518.286
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
22103 – OTROS INSUMOS HOSPITALARIOS
DETALLE
VALOR
2210301
- MATERIAL MEDICO QUIRURGICO
2210302
- MATERIAL DE ODONTOLOGÍA
9.180.000
2210303
- MATERIAL DE LABORATORIO
9.000.000
15.000.000
$33.180.000
TOTAL
TOTAL
GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL: OCHENTA Y OCHO
MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS MCTE ($88.698.286). 33 – INVERSION DE PROYECTOS
DETALLE 3302 3303
VALOR
- COMUNICACIÓN RED-HOSPITALARIA -
65.026.235
IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE
50.020.844
INFORMACION Y COMUNICACIÓN 3304
- EQUIPOS BIOMEDICOS
96.102.752
TOTAL $211.149.831
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA E.S.E. HOSPITAL SAN FRANCISCO DE SALES NIT. 900.283.194-9
TOTAL GASTOS DE INVERSION DE PROYECTOS: DOSCIENTOS ONCE MILLONES CIENTO CUARENTA Y CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y UN PESOS MCTE ($211.149.831).
GRAN TOTAL PLAN DE COMPRAS ANUAL GASTOS GENERALES
$61.000.000
GASTOS OPERACIÓN COMERCIAL
$88.698.286
INVERSION DE PROYECTOS
211.149.831
TOTAL
$360.848.117
GRAN TOTAL PLAN ANUAL DE COMPRAS: TRESCIENTOS SESENTA MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL CIENTO DIECISIETE PESOS MCTE ($360.848.117). ARTICULO 2º. La presente Resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga las normas que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en el despacho de la Gerencia de la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales – Cundinamarca, el día seis (06) de enero del año 2014.
JESUS ALBERTO MUÑOZ SILVA Gerente
===================================================================================================
CARRERA 7 CALLE 5 ESQUINA TELÉFONO N° 8478336
