Request for Proposal to Host    2017 U.S. Figure Skating Championships    Confirmed Event Dates:   January 14‐22, 2017           

 

CONTACT:  Bob Dunlop, Senior Director, Events  U.S. Figure Skating  20 First Street ‐ Colorado Springs, CO  80906  T: (719) 635‐5200 ‐ F: (719) 635‐9548  E‐mail: [email protected] 

2017 U.S. FIGURE SKATING CHAMPIONSHIPS  BID INFORMATION 

OVERVIEW:  U.S. Figure Skating is now accepting proposals to host the 2017 U.S. Figure Skating Championships. The  2017 U.S. Figure Skating Championships serve as the final qualifying event prior to the selection of the  2017 U.S. Figure Skating Team that will participate in the 2017 World Figure Skating Championships.    Today, the U.S. Championships account for a combined 1,500 athletes, coaches and officials attending  the competition. Over the course of the championships a total of 20 national champions are determined  on  the  juvenile,  intermediate,  novice,  junior  and  senior  levels  in  each  of  the  four  figure  skating  disciplines – boys/men’s, girls/ladies singles, pairs and ice dance.    The  U.S.  Figure  Skating  Championships  generate  an  estimated  economic  impact  in  the  millions and attract over 100,000 spectators annually. Televised nationally since 1961, the  2017  U.S.  Championships  will  be  broadcast  by  NBC  Sports  with  additional  coverage  on  U.S.  Figure  Skating’s  Icenetwork.com.  In  addition,  the  championships  attract  national  media attention with an average of 200 journalists credentialed for the event each year. The history of  this  event  combined  with  positive  media  exposure  provides  a  host  city  with  a  strong  platform  to  promote the city as a national sporting destination.    The U.S. Figure Skating Championships have recently been hosted by and or awarded to the following  markets:  2016 ‐ St. Paul, Minn. (Xcel Energy Center)  2015 ‐ Greensboro, N.C. (Greensboro Coliseum)  2014 ‐ Boston, Mass. (TD Garden)  2013 – Omaha, Neb. (Century Link Center)  2012 – San Jose, Calif. (HP Pavilion)  2011 – Greensboro, N.C. (Greensboro Coliseum)  2010 – Spokane, Wash. (Spokane Arena)  2009 – Cleveland, Ohio (Quicken Loans Arena) 

2008 – St. Paul, Minn. (Excel Energy Center)  2007 – Spokane, Wash. (Spokane Arena)  2006 ‐ St. Louis, Mo. (Savvis Center)  2005 – Portland, Ore. (Rose Garden)  2004 – Atlanta, Ga. (Philips Arena)  2003 – Dallas, Texas (American Airlines Center)  2002 – Los Angeles, Calif. (Staples Center) 

  The 2007 U.S. Figure Skating Championships in Spokane, Wash., attracted  a record attendance of 154,893 and received the prestigious honor of  being recognized as the “SPORTS EVENT OF THE YEAR” and “AMATEUR  SPORTING EVENT OF THE YEAR,” by Sports Travel Magazine at the 2007  TEAMS Conference.     In 2010 & 2011, the U.S. Championships were again nominated for “AMATEUR SPORTING EVENT OF THE  YEAR” by Sports Travel Magazine at the annual Sports Travel TEAMS Conference. 

2017 U.S. FIGURE SKATING CHAMPIONSHIPS  BID INFORMATION 

GENERAL INFORMATION:  The  2017  U.S.  Figure  Skating  Championships  are  open  for  bidding  from  all  areas  of  the  United  States.  The U.S. Figure Skating Championships are typically conducted over nine days with all senior level final  events on the final four days of the Championships.    TENTATIVE EVENT SCHEDULE (subject to change):  MAIN COMPETITION ARENA (minimum seating of 10,000) Thursday, January 19, 2017  Monday, January 16, 2017  Senior Pairs Short Program  Event load‐in at main arena  Opening Ceremonies (on‐ice)  Tuesday, January 17, 2017  Senior Ladies Short Program  Official practice sessions for senior level  Friday, January 20, 2017  Junior Free Dance Program  Senior Short Dance  Junior Pairs Free Skate  Senior Men’s Short Program  Junior Pairs & Dance Awards  Saturday, January 21, 2017  Wednesday, January 18, 2017  Senior Free Dance  Official practice sessions for senior level  Senior Pairs Free Skate  Junior Men’s Free Skate  Pairs & Dance Awards  Junior Ladies Free Skate  Senior Ladies Free Skate/Awards  Junior Men & Ladies Awards  Sunday, January 22, 2017    Senior Men’s Free Skate/Awards    2017 U.S. Championships Skating Spectacular      SECONDARY ARENA (minimum seating of 1,500 in one surface. Ideally a two‐sheet club facility)  Novice Pairs (all events)  January 14‐20, 2017  Novice Dance (all events)  Official practice sessions  Junior Men’s Short Program  Juvenile Girls (all events)  Junior Pairs Short Program  Juvenile Boys (all events)  Junior Pairs Short Program  Juvenile Pairs (all events)  Juvenile Dance (all events)  Junior Dance ‐ Short Dance  Novice Ladies (all events)    Novice Men (all events)  BID INSTRUCTIONS  Incorporating  the  attached  “Requirements  to  Host”,  U.S.  Figure  Skating  is  requesting  proposals  from  interested Local Organizing Committees (LOC) to partner with U.S. Figure Skating in successfully hosting  the 2017 U.S. Figure Skating Championships.    The 2017 U.S. Figure Skating Championships are the property of U.S. Figure Skating. As such, U.S. Figure  Skating  will  oversee  all  aspects  of  the  management  of  the  U.S.  Championships  and  will  by  contract,  delegate certain responsibilities for the competition to the LOC.     The LOC is defined as a Facility Management Group, Promoter, Convention and Visitors Bureau, Sports  Commission, U.S. Figure Skating member club or any combination of these organizations. The LOC will  serve as the local hosts of the U.S. Championships under the direction of U.S. Figure Skating.     

2017 U.S. FIGURE SKATING CHAMPIONSHIPS  BID INFORMATION 

The  U.S.  Figure  Skating  Events  Advisory  Board  will  oversee  the  bid  process  and  will  provide  detailed  background information and experienced assistance in all aspects throughout the bid process.    Following selection of a host city, a management team led by U.S. Figure Skating’s Events Department  and composed of the LOC Chair, U.S. Figure Skating appointed Event Director, Chief Referee and Chair of  the Competitions Committee will implement the terms of the U.S. Figure Skating Championships event  contract.     BID TIMELINE  February 2015 ‐ RFP distributed    May 1, 2015 ‐ Completed bid packages and applications with required documentation due.   Bid response should include the following materials:  a. Completed application form  b. Letters of community support for bid indicating any financial or VIK support  c. LOC organizational chart  d. Preliminary budget including proposed ticketing plan  e. Local marketing plan overview  f. Signed Arena Rider – Competition Venue  g. Signed Arena Rider – Secondary Venue  h. Diagrams of Venues (seating and events level)  i. Hotel information for all proposed hotels  j. Signed hotel rider for all proposed hotels  k. Proposal or draft contract for any/all hotels showing 2017 rate and available room block    May 4‐8, 2015 – U.S. Figure Skating reviews bids and determines cities for site review.    May 11‐22, 2015 ‐ Events Advisory Board makes site visits to finalist cities    May 25‐29, 2015 ‐ Events Advisory Board finalizes recommendation for the 2017 Championships to U.S.  Figure Skating Board of Directors.    June, 2015 – U.S. Figure Skating Board of Directors reviews recommendation for confirmation.             

2017 U.S. FIGURE SKATING CHAMPIONSHIPS  BID INFORMATION 

REQUIREMENTS TO HOST:  In order for a city to be considered as a potential host city for the 2017 U.S. Figure Skating  Championships, the site must meet the following minimum standards:    1. The  host  city  must  demonstrate  the  ability  to  stage  major  national  and  or  international  sporting events in a highly successful manner with a focus on excellence in the areas of ticket  sales, marketing, community support and event operations.   2. The host city must have a sufficient population base from which to draw from and to locally  market the event.  3. The host city must be easily accessible by a major airport.  4. The  LOC  must  acknowledge  that  U.S.  Figure  Skating  receives  all  national  sponsorship  and  television rights fees associated with the event.   5. The LOC must acknowledge that potential local sponsors will not be contacted without prior  U.S. Figure Skating  consent.  The LOC  must provide a list of proposed local sponsors to U.S.  Figure Skating which will be reviewed and agreed upon.   6. The  LOC  must  acknowledge  and  agree  that  they  will  cooperate  and  comply  with  all  U.S.  Figure Skating branding and merchandising directives as they might occur, whether prior to  or after any award or authorization from U.S. Figure Skating or other entity, without cost to  U.S. Figure Skating.  7. The LOC must comply with all U.S. Figure Skating sponsorship requirements.  8. The LOC must utilize the official title and logo in all local marketing efforts.  9. The LOC is responsible for providing a ground transportation shuttle system for all accredited  participants  and  officials  between  the  official  hotels  and  official  venues  (practice  and  competition).  10. The LOC is responsible for the creation and management of a “U.S. Championships Volunteer  Program”  to  support  all  aspects  of  the  competition  (registration,  transportation,  venue,  security, field of play, hospitality).  11. The LOC is required to sign an official “Host Agreement” with U.S. Figure Skating outlining all  responsibilities and details.  12. The  LOC  is  required  to  submit  a  detailed  local  marketing  plan  outlining  local  marketing  expertise to promote this event within the host community and region. U.S. Figure Skating is  seeking a dynamic LOC to partner with that presents a team with the ability to professionally  market and logistically conduct the U.S. Figure Skating Championships.  13. The LOC is required to submit outline of how net proceeds from the operation of the event  after  revenue  share  with  U.S.  Figure  Skating  will  remain  with  the  Local  Organizing  Committee, including the possible provision of a “Legacy Plan” within the local figure skating  community.  14. After the provisional sanction to host the event is awarded, the following contingencies must  be met within 180 days from that date for the official bid to be awarded.  - Executed contract between U.S. Figure Skating and the main event arena, specifying any  and all contractual obligations and expenses.  - Executed contract between U.S. Figure Skating and the official hotel(s).  - Executed  contracts  between  U.S.  Figure  Skating  with  competition  venue  and  practice  venue.  - Executed contract between U.S. Figure Skating and the LOC.   

2017 U.S. FIGURE SKATING CHAMPIONSHIPS  BID INFORMATION 

In addition to the “Requirements to Host”, all bid submissions should address the following:    BUSINESS PLAN  The bid submission should include a comprehensive business plan, which will serve as a primary guide  for the organization and the financing of the event.    The business plan should include the following information:  - Demonstrate  plans  to  extend  the  excitement  of  hosting  this  major  sporting  event  as  broadly  as  possible  throughout  the  host  community  and  surrounding  areas.  The  bid  should  include  plans  for  government  support  (City  and  State  financial  support  and  services),  community  involvement,  together with any special events or social activities, which would add a festival‐like atmosphere to  the hosting arrangements.  - A detailed local marketing plan outlining the local advertising and promotional strategy, ticket sales  and  distribution,  sponsorship  sales  plan,  detailing  sponsors  package  that  will  be  proposed  to  local  corporations.   - The  LOC  must  acknowledge  that  potential  local  sponsors  will  not  be  contacted  without  prior  U.S.  Figure Skating consent. The LOC will provide a list to U.S. Figure Skating which will be reviewed and  agreed upon.  - The  LOC  must  acknowledge  that  any  national  level  companies  based  in  the  local  area  are  to  be  considered potential U.S. Figure Skating national sponsors.  - The plan must acknowledge that U.S. Figure Skating receives all national sponsorship and television  rights fees associated with the event.   - Organizing Committee mandate, objectives and measurable success indicators;  - Financial forecasting reflecting, in general terms, all potential revenues and expenditures associated  with the staging of the event;  - Proposed organizational chart of the Organizing Committee with detailed role and responsibilities;  - The  LOC  must  acknowledge  and  agree  that  they  will  cooperate  and  comply  with  all  U.S.  Figure  Skating branding/merchandising directives as they might occur, whether prior to or after any award  or authorization from U.S. Figure Skating or other entity, without cost to U.S. Figure Skating.  - A  detailed  local  media  plan  and  community/public  relations  plan.  The  plan  should  describe  anticipated contributions from local/regional media leading up to the event, as well as the overall  budget for promotional and advertising activities.   

2017 U.S. FIGURE SKATING CHAMPIONSHIPS  BID INFORMATION 

COMMUNITY OVERVEIW  The bid submission should contain an overview of the host community and region, as well as any other  unique characteristics, which may enhance the bid:  - Previous  event  management  experience  of  Organizing  Committee  with  an  emphasis  on  multi‐day  national level events.  - Rationale supporting the bid by the potential host community and region;  - Overview of the characteristics of the community and surrounding region;  - Map of the host community indicating locations of the key facilities (i.e. arenas, hotels and ancillary  facilities) with distances;  - Introduction to the key personnel, which will potentially serve on the Organizing Committee.  - Host  site  should  have  a  strong  volunteer  base  within  the  business  and  figure  skating  community  from which to draw on for leadership. The bid should include a plan for recruitment and training of  volunteers.  - Demonstrate the degree to which the staging of this event will impact economically on the region,  both on a short‐ and long‐term basis.    MAIN VENUE SPECIFICATIONS:  1. Ice surface: 85' x 200' (NHL) or 100’ x 200’ (Olympic)  2. Seating: 10,000 minimum   3. Access to the main events arena must be available prior to the first day of practice for load‐in and  ice preparation, and must be made available for lighting installation.  4. Function Areas: Space for a min. of 25 working rooms/areas on event level.  5. One (1) complimentary arena suite, for U.S. Figure Skating for the duration of the Championships.  6. Arena TV hook‐up (broadcast origination fee) and power (TV truck power) must be waived.  7. All arena signage and advertising (including rinkboards) must be able to be covered without cost to  U.S. Figure Skating or the LOC.  8. Minimum of 50 parking spaces available for U.S. Figure Skating use.  9. Use of arena video display board must be available to U.S. Figure Skating at no cost.  10. Lighting requirements meet minimum of 150 foot candles.  11. U.S.  Figure  Skating  and  LOC  must  have  access  to  suite  and  club  seating  inventory  for  sale  of  championships. Exceptions to this rule may be granted depending on other financial considerations  extended to the LOC by the main events arena.      SECONDARY ARENA SPECIFICATIONS:  1. Ideally two ice surfaces (competition and practice): 85' x 200' (NHL) or 100’ x 200’ (Olympic)  2. Seating: 1,500 minimum in one of the surfaces  3. Function Areas: Space for a minimum of 10 working rooms/areas.  4. Access to the practice arena must be available prior to the first day of practice for event load‐in  and ice preparation.  5. All arena signage and advertising (including rinkboards) must be able to be covered without cost  to U.S. Figure Skating or the LOC.  6. Complimentary  parking  spaces  for  event  needs  to  include  U.S.  Figure  Skating  and  associated  event vendors.  7. Public parking access on site.   

2017 U.S. FIGURE SKATING CHAMPIONSHIPS  BID INFORMATION 

HOTEL SPECIFICATIONS:  1. Sleeping Rooms: Estimated at a maximum of 8,000 total room nights over the 10 nights of the  Championships  (850‐1,000  on  peak  nights)  preferably  at  one  hotel  cluster  to  accommodate  transportation needs.  2. Meeting  Rooms:  Complimentary  access  to  all  meeting  rooms  at  the  designated  host  hotel  for  the event in order to schedule all functions surrounding the competition.  3. Two (2) complimentary suites, one of presidential size for the U.S. Figure Skating President and  one for U.S. Figure Skating Hospitality.  4. Minimum  of  20  complimentary  parking  spaces  with  in/out  privileges  for  U.S.  Figure  Skating  officials.     FINANCIAL CONSIDERATIONS:  1. Local Organizing Committee must include a  commitment  to provide U.S. Figure Skating  with a  minimum bid fee guarantee of five hundred thousand ($500,000) plus revenue share above the  initial bid fee.  2. The  final  bid  must  present  a  realistic  financial  forecast  which  demonstrates  to  what  level  net  proceeds can be achieved.  3. With the support of U.S. Figure Skating and event history, the LOC will develop the final expense  and revenue budget for the championships.  4. The net proceeds from the operation of the event after event guarantee and or revenue share  with  U.S.  Figure  Skating  will  remain  with  the  Local  Organizing  Committee,  including  the  provision of a “Legacy Plan” within the local figure skating community.         

5. Event Revenue Opportunities:    a. Competition ticket sales    b. Practice session ticket sales     c. Government or community based grants    d. Event Program advertising and sales of event program    e. Local Sponsorship (must be approved by U.S. Figure Skating).    f. Special events/fundraising    g. Hotel rebates    h. Arena concessions (food and beverage) and parking (if applicable)    i. Other sources as outlined in bid presentation 

  6. The event budget shall pay all expenses involved with organizing and conducting the Championships,  including but not limited to the expenses (airfare, housing and per diem) of all assigned officials and U.S.  Figure Skating event staff (approximately 100 persons)    7. The bid submission should propose a revenue share of net proceeds between the LOC and U.S. Figure  Skating.