The Corporation of the City of Elliot Lake 45 Hillside Drive North, Elliot Lake, Ontario P5A 1X5

Request for Proposal

Municipal Banking Services

RFP Closing Date and Time: Proposals in response to this RFP must be submitted to

City of Elliot Lake Attention: Ms. Elizabeth Louis, Assistant to the Director of Corporate Services 45 Hillside Drive North Elliot Lake, Ontario P5A 1X5 no later than 4:00 p.m. local time January 31, 2017

Key Dates Issue of Request for Proposal:

October 19, 2016

Inquiries Up To:

January 10, 2017 - 2:00 p.m. local time

Due Date and Time for Submitting Proposal - Closing Date:

January 31, 2017 - 4:00 p.m. local time

Evaluation of RFP and Clarification of Proposal Responses: (interviews if required this period)

February 1 - 10, 2017

Proponent Selected (if any) - Council Meeting:

March 20, 2017 (Council Approval)

Transition for Accounts Set-Up & Staff Training (if required)

June 1, 2017

Page | 1

Table of Contents

Section 1 - Introduction and Instructions ............................................. .................................3

Section 2 - Requirements ....................................................................... .................................6

Section 3 - Proposal Format & Submission .......................................... .................................6

Section 4 - Selection Process ................................................................ .................................6

Section 5 - Award .................................................................................... .................................6

Appendix A - Proposal Acknowledgement Form ................................. .................................7

Page | 2

Section 1    Definitions: 

Introduction and Instructions 

The City – The Corporation of the City of Elliot Lake.  Desirable – The terms “may,” “can,” “should,” “preferably,” or “prefers” identify a desirable or discretionary item or  factor (as opposed to “mandatory”).  Mandatory – The terms “must,” “shall,” “will,” or “is required” identify a mandatory item or factor (as opposed to  “desirable”).  Failure to meet a mandatory item or factor may result in the rejection of the Respondent’s proposal.  Proposal – Written response to the RFP.  Respondent – The person, firm, or corporation submitting a proposal.  RFP – Request for Proposal.    1.01  

Purpose 

The  purpose  of  this  RFP  is  to  seek  proposals  from  local  banks  for  various  banking  services  as  outlined  in  this  RFP.  Proposal  submissions  must  conform  to  the  framework  developed  in  this  document  that  is  designed  to  elicit  responses  to  the  specific  needs  of  the  City  in  a  format  that  readily  lends  itself  to  comparative  analysis,  study  and  evaluation.    1.02  

Submission of Proposals 

Proposals  must  include  the  completed  “Proposal  Acknowledgement  Form”  attached  in  Appendix  A.    A  designated  signing  officer  authorized  to  bind  the  Respondent  to  the  provisions  of  their  Proposal  must  sign  the  “Proposal  Acknowledgement Form”.  Any amendments to the RFP issued by The City in accordance with Subsection 1.06 must  be acknowledged on the “Proposal Acknowledgement Form”.  Each  Respondent  is  asked  to  submit  three  (3)  identical  copies  of  their  Proposal,  sealed,  and  clearly  marked  as  to  contents.    All proposals must be received by:       Elizabeth Louis  Assistant to the Director of Corporate Services      The City of Elliot Lake        45 Hillside Drive North,      Elliot Lake, ON  P5A 1X5    Project Name:  Municipal Banking Services   Proposals must be received no later than 2:00 p.m. local time, on January 31, 2107.  Proposals  received  after  the  closing  time  specified  in  the  documents  will  not  be  considered  and  will  be  returned  unopened.  Should a dispute arise from the terms and conditions of any part of the RFP, regarding meaning, intent or ambiguity,  the decision of The City shall be final.  Faxed or electronic submissions will not be accepted in response to this RFP.  The onus unequivocally remains with the Respondent to ensure that the City receives Proposals delivered or sent by  courier  prior  to  the  Proposal  Submission  Deadline,  in  accordance  with  the  submission  process  described  in  this  section.    Proposals  received  after  the  Proposal  Submission  Deadline  will  not  be  considered  and  will  be  returned  unopened.  Page | 3

1.03  

Contacts 

All questions or inquiries must be made in writing via e‐mail preferred to Elizabeth Louis, Assistant to the Director of  Corporate Services [email protected], by no later than 4:00 p.m. local time, February 3, 2017.  Respondents shall not contact other members of The City staff in preparing their Proposal.  The City may disqualify a  Respondent and/or their Proposal if it determines that inappropriate contact has been made.    1.04  

Schedule 

The schedule set out herein represents The City’s best estimate of the schedule that will be followed.  If a component  of this schedule, such as the issue date, is delayed, the rest of the schedule will be shifted by the same number of  days.    RFP issue date     

November 7, 2016 

Deadline for submission of questions (See Subsection 1.05) 

January 10, 2017 

Answers to questions (See Subsection 1.05) 

January 18, 2017 

Proposal Submission Deadline (see Subsection 1.02) 

January 31, 2017 

Notification of Award by The City (target) 

March 20, 2017 

Transition 

June 1, 2017 

 

1.05  

Required Review and Clarification 

Respondents should carefully review this solicitation for any errors or omissions.  Questions concerning clarification  of  the  contents  of  this  document  must  be  made  in  writing,  via  email  to  the  contact  identified  in  section  1.02  and  received by 4:00 p.m. local time on January 10, 2017.  Protests based on any omission or error, or on the content of  the  solicitation,  will  be  disallowed  if  these  faults  have  not  been  brought  to  the  attention  of  the  Assistant  to  the  Director of Corporate Services.  Faxed, mailed or telephonic requests for information, clarification or protests will not  be accepted.  Responses to questions/clarifications will be distributed to all proponents by January 18, 2017.  In submitting a Proposal, the Respondent acknowledges that they have read, completely understood, and accepted  the terms and conditions of the RFP in full.  The City is not responsible for any misunderstanding of the RFP. The onus  is on the Respondent to ensure that they understand all aspects of the RFP.    Under no circumstances shall the Respondent rely upon any information or instruction from The City, its employees,  or agents unless provided in writing by the Director of Corporate Services. The City, its employees, or agents shall not  be  responsible  for  any  information  or  instructions  given  to  the  Respondent,  with  the  exception  of  information  or  instruction provided by the Director of Corporate Services, issued through formal addenda to the RFP.    1.06  

Alternate Proposals 

Respondents  may  withdraw  a  proposal  by  giving  notice  in  writing  prior  to  the  proposal  submission  deadline  and  submit another Proposal. Respondents may submit proposals for more than one option, provided the proposal is in a  separate envelope clearly marked as to contents. Only the last proposal received per option will be opened and put  forward for evaluation.      Page | 4

1.07  

Reserved Rights of the City 

The City reserves the right to:  a) make public the names of any or all Respondents  b) request written clarification or the submission of supplementary written information in relation to the  clarification request from any Respondent and incorporate a Respondent’s response to that request for  clarification into the Respondent’s Proposal  c) adjust a Respondent’s scoring or reject a Respondent’s Proposal on the basis of  i) a financial analysis  ii) information provided by references  iii) the Respondent’s past performance on previous contracts awarded by The City  iv) the  information  provided  by  a  Respondent  pursuant  to  The  City  exercising  its  clarification  rights  under this RFP process or  v) other relevant information that arises during the RFP process  d) verify with any Respondent or with a third party any information set out in a Proposal  e) check references other than those provided by any Respondent  f) disqualify  any  Respondent  whose  Proposal  contains  misrepresentations  or  any  other  inaccurate  or  misleading information, or any qualifications  g) disqualify any Respondent or the Proposal of any Respondent who has engaged in conduct prohibited by  this RFP  h) make changes, including substantial changes, to this RFP provided that those changes are issued by way  of addenda in the manner set out in this RFP  i) select the Respondent other than the Respondent whose Proposal reflects the lowest cost to The City or  the highest overall score  j) cancel this RFP process at any stage  k) cancel this RFP process at any stage and issue a new RFP for the same or similar deliverables  l) accept or reject any or all Proposals in whole or in part  m) discuss with any Respondent different or additional terms to those contemplated in this RFP or in any  Respondent’s Proposal   n) if a single Proposal is received, reject the Proposal of the sole Respondent and cancel this RFP process or  enter into direct negotiations with the sole Respondent  These reserved rights are in addition to any other expressed rights or any other rights which may be implied in the  circumstances.     The City may reject any Proposal that:  a) is incomplete, obscure, or does not comply with all of the material   b) that may cause or be perceived to cause a Conflict of Interest  c) does  not  comply  with  all  applicable  Municipal,  Provincial,  and  Federal  laws,  codes,  and  regulations,  which may be applicable to the Work performed subsequent to the RFP or    The City may waive minor discrepancies that:  a) do not affect responsiveness  b) are merely a matter of format  c) do not change the relative standing or otherwise prejudice other Proposals  d) do not change the meaning or scope of the RFP  e) are trivial, negligible, or immaterial in nature  f) do not reflect a material change in the Work or,  g) do not constitute a substantial reservation against a requirement or provision.  Page | 5

1.08  

Errors and Omissions 

The City shall not be held liable for any errors or omissions in any part of this RFP.  The information contained in the  RFP is supplied as a guideline for respondents and is not necessarily comprehensive or exhaustive.  Nothing in the  RFP is intended to relieve the respondents from forming their own opinions and conclusions.    1.09 

Regulation Compliance and Legislation 

The Successful Respondent shall comply with the relevant federal, provincial and municipal statutes, regulations and  by‐laws pertaining to the work and its performance.  The Respondent/Firm shall be responsible for ensuring similar  compliance by its suppliers and subcontractors.  The contract shall be governed by and interpreted in accordance  with the laws of the Province of Ontario.    1.10 

Not Responsible for Costs 

The  City  will  not  pay  for  any  costs  associated  with  the  preparation,  submittal,  presentation,  or  evaluation  of  any  proposal, nor shall the City be liable for any expenses, costs or losses suffered by any Respondent or any third party  resulting from The City exercising any of its express or implied rights under this RFP.    1.11  

Proposal Expiry Date 

Respondents hereby acknowledge that their proposals shall be irrevocable for a period of 120 days from the proposal  submission  deadline  or  until  an  agreement  is  signed  with  the  successful  respondent,  whichever  comes  first.   Extensions to this period may be granted with the mutual agreement of The City and the successful respondent, and  may be initiated by either party.     1.12  

Electronic Copy of Request for Proposal 

This Request for Proposal Document (and any other applicable attachments or addenda) is available in Adobe Acrobat  format at The City’s website at www.cityofelliotlake.com.  Any information contained in the Request for Proposal that  is changed by the bidder (except for filling in the blanks) will be grounds for disqualification.     1.13  

Basis of Award 

The City reserves the right to award this proposal to one respondent or to not make an award against this proposal.  Award is subject to The City of Elliot Lake Council Approval.    1.14  

Contract Term 

The term of the contract will be five (5) years.  The contract may be extended at the City’s discretion for a period of  up to two (2) years, and may also be terminated by either party upon 180 days written notice. In the event the bank  terminates  the  contract  without  cause,  it  is  understood  that  all  costs  associated  with  the  transition  to  another  banking institution, such as the re‐printing of cheques, will be borne by the bank.    1.15  

Charges 

The charges for all service requirements outlined in this proposal must be clearly defined and quoted for each of the  five years of the contract.     All applicable federal or provincial taxes should be broken down and shown separately on the bid sheet and all future  invoices.   Page | 6

1.16  

Disclosure 

Provide a complete listing of services that are not included within the RFP request and for which fees are charged.     1.17  

Transition Plan: 

In  the  event  that  a  change  in  banks  is  recommended  as  a  result  of  this  proposal  call,  provide  a  transition  plan  including:  a) 

The type of financial support anticipated from the bank. (e.g. cheques in stock, etc.) 

b)  The type of support anticipated from the City  c) 

The transition time 

d)  Identify conversion costs and training, if any, to the City  e) 

List any items that the bank will be prepared to cover that would otherwise be borne by the City (cheques) 

f) 

Currently, the City of Elliot Lake has a number of items that are directly withdrawn from City bank accounts.  These  items  include  debenture  and  loan  payments.  It  is  important  that  these  transactions  continue  to  be  withdrawn directly, and that any transition between banks be seamless. 

Include  explanations  of  how  this  process  will  be  achieved,  as  well  as  any  costs  associated  with  the  changes  of  accounts.    1.18  

Extension of Contract Terms: 

Outline the requirements, procedures and terms and conditions for an extension of the contract at the end of the  first 5‐year term, should the City request that an extension be made.     

 

Page | 7

Section 2  

Requirements 

Services to be provided and the related charges/ fees/ interest factors ‐ at a minimum, your proposal should address:    •  Regular processing activity such as deposits, cheques  • 

Handling returned items such as cheques and electronic item returns 

• 

Cheque imaging/archive service 

• 

Cheque related services including certification, stop payments, inquiries 

• 

Processing US deposits and possibly US money order or drafts 

• 

Night deposit facilities 

• 

Electronic banking services including the ability to access account historical balances, transaction inquiries,  and any restrictions on the ability to provide trace, recalls, returns and/or reversals 

•  Interact/debit payment processing      Specific services to be detailed in the successful proposal would include:    1. Savings/Non‐Chequing Accounts  Specific services to be provided and the related charges/fees/interest factors. These accounts would include  the City’s regular accounts, the Library account and Cemetery Trust account.    2. Investments – short‐term  A detailed description of the investment services choices offered, through your investment division, together  with related fees, if any. The City is not looking for the professional management of funds, but rather short‐ term, fixed‐income investment products available to be bought, within the limits set out in the Municipal Act  and the City’s Investment Policy.    3. Payroll Direct Deposits  Your proposal should identify the costs to the City of utilizing direct deposit payroll.  Proposals should include  the costs associated with payroll services.    4. Online Banking  A detailed description of services and reports available for online banking services, together with related  fees.   The online banking services should also accommodate multiple users with various security permissions  and further a dual‐approval processing to release bill payments and uploaded files for AP, payroll and PAP.    5. Electronic Funds Transfers  Your proposal should identify the costs to the City associated with Electronic Fund Transfers. Outline the fees  for depositing or withdrawing funds through EFT. Also include the fees related to conducting inter‐account  transfers.    6. Stop Payments  All accounts with cheque writing capabilities must have an online solution for processing stop payments. Be  sure to include the costs associated with this process.    7. Dispute Resolution Process  Provide a brief description in relation to the bank’s dispute resolution process.   The description should  also   speak  to  the  resolution of  processing errors,  how  they are  communicated to  the City and the expected  timeframes for resolution.    Page | 8

8. Corporate Credit Card Program  The City currently uses 10 corporate credit cards.  Detail the related charges/fees and method of  administration.     9. Tele‐Banking & PAP (Pre‐Authorized Payments)  The City currently encourages rate payers to pay tax and water bills via telebanking or by subscribing to PAP.   Proposals should include any costs or administrative requirements to ensure a smooth transition of these  payments.    10. Other Services  A description of other services available from your bank (not covered above) giving an estimated cost factor  if possible. (e.g.   Cash management, leasing, account administrative  support,  safety  deposit  facilities,   audit  confirmations,  Cheque  fraud  protection services, etc.).  Please also specify any associated costs with  daily supplies such as night deposit plastic bags or deposit books.    11. Value‐Added Services  The City is looking for ways to make work processes more efficient and cost effective.  In this section, outline  any new services that can make the City’s banking services more efficient and effective, including process  reviews, training, technology updates, etc. 

  Section 3  

Proposal Format & Submission 

The City discourages overly lengthy and costly proposals.  In order to evaluate the proposals fairly and completely,  respondents  should  provide  all  of  the  information  requested  in  a  clear  and  succinct  format.    Failure  to  provide  all  required information as detailed in this section may result in the respondent being disqualified or scoring poorly in  the evaluation.  Each  Respondent  is  asked  to  submit  three  (3)  identical  copies  of  their  Proposal,  sealed,  and  clearly  marked  as  to  contents (see 1.02 above)       Section 4   Selection Process  As part of the selection process, The City may contact one or more Respondents to clarify or obtain more information  about  their  Proposal  or  to  request  the  respondent  to  exhibit  or  otherwise  demonstrate  the  information  contained  therein.   The  City  may  also  conduct  discussions  with  respondents  for  the  purpose  of  clarification.  The  purpose  of  these  discussions  will  be  to  ensure  full  understanding  of  the  requirements  of  the  RFP  and  Proposal.  Discussions  will  be  limited to specific sections of the RFP identified by the Selection/Evaluation Committee.       Section 5   Award  The City may make an Award on the basis of the proposals received without discussion.  Therefore, each initial offer  should contain the Respondent’s best terms/information, including all required documentation as listed in this RFP.  The  Successful  Respondent  will  be  notified  of  the  Award  in  writing  to  the  address  given  on  the  Acknowledgement  Form (Schedule A).     

  Page | 9

T HE  C ITY  RFP   –   C REDIT  (P URCHASING )   C ARD  S ERVICES  P ROGRAM     SCHEDULE “A” – PROPOSAL ACKNOWLEDGEMENT FORM    COMPANY ADDRESS AND CONTACT INFORMATION  Complete the following information and submit this section in the Proposal submission package.  Name of Proponent:  Mailing address: 

_____________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________ 

Website address:  ___________________________  Tel: _______________________ 

Fax: 

Email:  ____________________________________ 

________________________  HST #:   _______________________ 

Contact name:   ________________________________      Position:  ____________________________________    NAME OF OFFICER(S) OR PERSON(S) with authority to execute a contract for this project.  ___________________________________________     and       ________________________________________    ACKOWLEDGEMENT OF DOCUMENTS RECEIVED AND AGREEMENT TO TERMS AND CONDITIONS:  I, ____________________________________, the undersigned HEREBY DECLARE AND ACKNOWLEDGE:  THAT I declare that no person, firm, corporation or other organization other than disclosed herein has any  interest in this Proposal or any contract which may result;  THAT this Proposal is made by the undersigned without collusion or fraud with any other entity;  THAT all statements in this Proposal are true and accurate in all respects;  THAT full disclosure has been made of any conflict of interest or potential conflict of interest;    Executed by me/us this __________ day of ___________________________, 2017    Authorized signing officer(s) / person(s):    _______________________________________ 

____________________________________________ 

Print name   

Signature 

 

 

 

 

  _______________________________________ 

____________________________________________ 

Print name   

Signature 

 

 

 

 

Page | 10