REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL AYUNTAMIENTO DE ARRIGORRIAGA ARCHIVO DE OFICINA INTRODUCCION En un Ayuntamiento, que está permanentemente generando documentos y expedientes como resultado de su gestión, no se puede prescindir de la formación del Archivo en la etapa previa, es decir, desde el momento mismo de su producción. Es preciso que las diferentes Oficinas se mentalicen de la importancia del Archivo como un servicio de gestión y es necesaria la colaboración estrecha entre los distintos Negociados y el Archivo. El logro de una coherente organización y de unos servicios informativos plenos del Archivo es obra de todos los componentes de la Corporación en cuanto que son ellos los organismos generadores de los documentos que quedarán depositados, en su última etapa, en el Archivo Central. Si al abrirse los expedientes se va encauzando su génesis de forma sistemática y ordenada, sin amontonarlos indiscriminadamente, su localización durante el período de permanencia en la oficina será fácil y cualquier documento será accesible. Igualmente, la agrupación de los documentos en series documentales y su ordenación facilitará la tarea de localización y se logrará a la vez su correcta conservación. 1.- LA RESPONSABILIDAD DE LA DOCUMENTACION 1.1 Corresponde a los Negociados la conservación y organización de los documentos de sus Archivos de Oficina, para lo cual podrán contar con el asesoramiento de la persona encargada del Archivo. 1.2 El Jefe de cada Oficina o Servicio se hará responsable de la documentación que se tramita en sus dependencias y él mismo, o la persona en quien delegue, quedará como responsable de la documentación y de la correcta formación del expediente. 1.3 Los expedientes cuya tramitación corresponda a un determinado Negociado pero deban, en virtud del procedimiento, continuar su tramitación en otro u otros Negociados, deberán volver completos al Negociado de origen una vez terminada dicha tramitación. Estos expedientes son producción documental de la Oficina que los inicia y como tales han de ser conservados por ésta, una vez resueltos, hasta su envío al Archivo Central. 2.- EL CONTROL DE LA DOCUMENTACION 2.1 Cada Oficina dispondrá de una copia del cuadro de clasificación del Archivo. Dicho cuadro recogerá, agrupadas por secciones, las series documentales que produce cada Negociado, entendiéndose por serie documental el conjunto de expedientes o documentos que son expresión de actos administrativos semejantes, producidos en el ejercicio de una distinta función de la Administración y con la misma finalidad,

que poseen características formales semejantes. Series documentales son, por ejemplo, las siguientes: • Expedientes Personales. • Licencias de Obras. • Mandamientos de Pagos. • Expedientes de Plusvalía. • Padrones y listas cobratorias, etc. 2.2 Mientras los documentos producidos y originados en un Negociado permanezcan en el mismo, se conservarán agrupados en series documentales, según se recoge en el cuadro de clasificación del Archivo, de forma que se mantengan separadas unas series de otras. Para ello, los documentos y expedientes se introducirán en cajas de archivo, de manera que en una misma caja sólo existan documentos o expedientes pertenecientes a una misma serie documental. Una misma caja de archivo podrá albergar documentos o expedientes de más de una serie documental cuando el número de ellos o su volumen fuera demasiado reducido para ocupar por sí solos una caja de archivo. 2.3 Aquellos documentos o expedientes pertenecientes a series documentales distintas a las reflejadas en el cuadro de clasificación, y que por cualquier causa no aparecieran recogidos en el mismo, deberán agruparse también en series separadas entre sí, y en cajas de archivo propias para casa serie. 2.4 Unicamente en el caso de documentos o expedientes en los que resulte difícil la identificación de la serie documental a la que pertenecen puede admitirse, con carácter excepcional y en el menor número de casos posible, su introducción en cajas de archivo de "varios" 2.5 En el caso de que dentro de un expediente falte algún documento, o dentro de una caja falte algún expediente, es necesario poner una señal en su sitio y dejar el espacio necesario para poder intercalar, en su momento, la documentación. Las cajas no deben llenarse totalmente, conviene dejar 2 cms. de holgura. 2.6 En el momento de su inicio, se abrirá una ficha a cada expediente en el que se recogerá la siguiente información (se adjunta modelo al final): Signatura del Archivo de Oficina: 95ABC123. Esta signatura estará formada por ocho caracteres. Los dos primeros indican el año en el que se inicia el expediente. Las tres letras que van a continuación indican la Sección a la que pertenecen, la Oficina que los ha generado. Los tres dígitos finales permiten numerar correlativamente hasta 999 expedientes de una misma serie creados en un año por una misma Oficina. Clasificación: se le dará el número de clasificación, que informa de la serie, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación por el que se rige el Ayuntamiento. Descripción inicial: Resumen del objeto del expediente, para el que sirven los modelos adjuntos. Es interesante poner en primer lugar el tipo documental, a continuación quién lo tramita o quién lo forma, a continuación el objeto para el que se forma el expediente seguido de las personas y lugares implicados en el mismo y por último, si es interesante, año al que se refiere la documentación. Al final de este Reglamento se pueden hallar algunos ejemplos. 2

Fechas extremas (solo años): referidas a la fecha de inicio del expediente y a la fecha de finalización. La fecha final estará en blanco hasta que se haya completado y finalizado la tramitación del expediente. En el Archivo de Oficina, poner la fecha final supone, por lo general, que el expediente puede ser ya remitido al Archivo Central. Contenido: Los expedientes en tramitación determinan el continuo incremento de documentos y fuerzan al productor a llevar un control de la tramitación de cada expediente que le permita su seguimiento para conocer en qué etapa se encuentra y dónde. En la ficha del expediente se irán añadiendo a este campo, numerados correlativamente, los documentos que pasan a formar parte del mismo. 1.- Instancia 2.- Planos 3.- Memoria descriptiva del proyecto, etc. ... 5.- Informe favorable de la Oficina técnica. (23/10/95) 6.- Publicación del anuncio en el BOPV. (18/11/95) Remitido a: Cuando se trata de un expediente iniciado por una Oficina, pero que ha de ser remitido a otra para continuar su tramitación, debe quedar reflejado en la ficha a quién se remite, la fecha y la finalidad. Los documentos que se incorporen al expediente como consecuencia de esta tramitación, deberán ser añadidos a continuación al campo de Contenido del expediente. Si debe ser tramitado por más de una Oficina, se reseñará la segunda remisión a continuación de la primera y así sucesivamente. Fecha A quién Finalidad Documentos que se remiten 02/10/95 06/11/95

Arquitecto Contratación

Para informe técnico Para su anuncio

Expediente completo 2, 3 y 5

La práctica recomienda que la Oficina que inicia el expediente se quede con una fotocopia del mismo si ha de remitir éste a otra Oficina, pero una vez recibido el original tras su tramitación, la fotocopia ha de ser eliminada de inmediato para evitar duplicar el volumen del expediente. En el caso de que se remita nada más que una parte del expediente, se hará constar en este campo qué documentos se remiten y en ellos, a lápiz, se pondrá la signatura del expediente al que pertenecen. Si es posible, es preferible entregar fotocopias. Remitido al Archivo: Se consignará la fecha de remisión al Archivo. Antes de su remisión, en el propio Negociado se procederá al expurgo de todas las copias, duplicados y fotocopias de documentos que no forman parte por sí mismas de ningún expediente previa comprobación de que los documentos originales se conservan adecuadamente, una vez cumplida la finalidad para la que nacieron. En caso de pérdida o destrucción del original se conservará el duplicado o copia. Las distintas Oficinas deberán remitir al Archivo Municipal toda la documentación albergada en sus Archivos con edad superior a cinco años o que haya perdido vigencia administrativa. Dicha remisión se efectuará según la forma descrita en el apartado 3. En el caso de series documentales de muy frecuente 3

consulta el responsable de la Oficina productora podrá acordar, con el responsable del Archivo, su permanencia durante más tiempo en el Archivo de Gestión. ARCHIVO CENTRAL 3. REMISION DE FONDOS AL ARCHIVO MUNICIPAL 3.1 Los expedientes y diferentes tipos de documentos que se remitan al Archivo Municipal deberán serlo siempre, salvo en casos de fuerza mayor, en forma de originales y no reproducciones, fotocopias o similares. 3.2 Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las condiciones que establezca la persona encargada del Archivo, ésta deberá establecer un calendario de remisiones de documentos al Archivo, en colaboración con los diferentes Jefes de Servicio. 3.3 Antes de la remisión de las cajas o libros al Archivo, cada Oficina deberá eliminar los cartones, carpetas, anillas y cualquier documentación inútil de los expedientes. Así mismo deberán ser revisados los expedientes y si falta algún documento, poner una señal o testimonio en su lugar. 3.4 La remisión al Archivo Municipal de cualquier tipo de documentación se llevará a cabo exclusivamente a través de las Hojas de Remisión de Fondos, las cuales serán debidamente cumplimentadas por el funcionario que remita la documentación y firmada por el Jefe de la Sección, señalándose la fecha de envío. Deberá hacerse por separado la Hoja de Remisión de Fondos de libros de la de cajas. 3.5 Con la entrega de los documentos se procederá al cotejo de los mismos. Tras la comprobación por la persona encargada del Archivo del contenido de las cajas remitidas firmará el "recibí" de la Hoja de Remisión de Fondos y entregará una de sus copias al funcionario remitente, quedando otras dos copias en el Archivo. La persona encargada del Archivo podrá rechazar aquellos envíos que no cumplan los requisitos señalados. 3.6 Una vez que la persona encargada del Archivo ha dado la signatura que pertenece a dicha documentación en el Archivo, la anotará en la segunda copia de la Hoja de Remisión de Fondos correspondiente y la devolverá a la Oficina que realizó la entrega, quedando la tercera copia en el Archivo. 3.7 Las Oficinas remitentes deberán conservar en su poder la segunda copia entregada por la persona encargada del Archivo, utilizando en el momento de solicitar la consulta o préstamo de la documentación remitida, la signatura anotada en ella y siguiendo las indicaciones del punto 4. 3.8 En ningún caso se enviará al Archivo documentación alguna de cualquier otro modo distinto al aquí expuesto. 3.9 La documentación administrativa desordenada, mezclada, deteriorada o que no mantenga las características mínimas de lo que constituye un expediente, no será admitida para su custodia y servicio en el Archivo Municipal. 3.10 Nunca se remitirá al Archivo documentación suelta o expedientes incompletos, sólo cajas de archivo conteniendo series documentales de la manera descrita en el punto 2. En caso de remitirse expedientes incompletos, éstos deberán ir acompañados de una diligencia específica del Jefe del Servicio, Departamento o Negociado, y en su defecto, del Secretario de la Corporación, señalando el carácter 4

incompleto del mismo, la falta concreta de algún elemento constitutivo y las razones de la misma. 3.11 La organización (clasificación y ordenación) y descripción (elaboración de inventarios, índices, registros y otros instrumentos en folios o fichas) de la documentación transferida al Archivo Municipal, así como la instalación y adjudicación de signaturas a las unidades del mismo quedan reservadas como tareas exclusivas de la persona encargada del Archivo. 4.

PRESTAMOS DE AYUNTAMIENTO

DOCUMENTOS

A

LAS

DEPENDENCIAS

DEL

4.1 En el Ayuntamiento existirá una persona encargada de controlar la consulta de documentos en el Archivo y el préstamo de los mismos a las Dependencias y velará por la devolución de la documentación prestada, funciones que realizará siguiendo las instrucciones del Secretario del Ayuntamiento. 4.2 La persona encargada del Archivo facilitará los instrumentos necesarios para localizar y consultar los documentos o expedientes que han de ser objeto de préstamo, pero no es su misión efectuar búsquedas de documentos de los que no se proporcionen datos concretos. 4.3 Existirá en el Archivo Municipal un Libro Registro de Préstamos de documentos debidamente foliado y firmado, cuyos datos serán cumplimentados siempre por la persona encargada de extraer documentos del Archivo Municipal. 4.4 La persona encargada del Archivo anotará en el Libro Registro de Préstamos la naturaleza del documento, la fecha de entrega, la persona que lo pide y el Servicio o Negociado que lo solicita y junto a ello firmará la persona que retira la documentación. Ningún documento saldrá del Archivo sin cumplimentar dicho trámite. 4.5 Se firmará una solicitud de préstamo por triplicado. Una de las copias será para el organismo que solicita el préstamo, otra quedará como testigo en el estante donde se ubica el documento, y una tercera la guardará el responsable del Archivo. 4.6 El reintegro de documentos a su lugar correspondiente sólo se hará en los días marcados por la persona encargada del Archivo. 4.7 Con la devolución de los documentos se presentará el comprobante del préstamo donde la persona encargada del Archivo firmará la conformidad de su devolución, y la persona que devuelve la documentación firmará en el comprobante que obra en poder de la persona encargada del Archivo, así como en el Libro Registro de Préstamos, para acreditar fehacientemente que el documento prestado ha sido devuelto a su origen, señalándose, igualmente la fecha de la devolución. 4.8 Cuando se extraigan en préstamo expedientes o documentos sueltos en lugar de libros o legajos completos, previamente a su salida del Archivo se anotará en cada documento suelto o en la carpetilla del expediente el número de legajo al que pertenece. Dicha anotación se hará siempre a lápiz. 4.9 Los documentos prestados deberán ser devueltos al Archivo en el plazo máximo de un mes y en perfecto estado. Sólo en casos excepcionales podrá ampliarse este plazo previa petición razonada al encargado del Archivo. Se realizará en estos casos una nueva solicitud con presentación de la documentación. 5

4.10 Si al devolver al Archivo Municipal los expedientes o documentos, éstos no mantienen las mismas características, ordenamiento, constitución interna y externa, limpieza y condiciones en que estaban cuando fueron facilitados para su consulta, la persona encargada del Archivo lo pondrá por escrito en conocimiento del Secretario de la Corporación y del Presidente de la Comisión de Cultura con el fin de que se tomen las medidas oportunas. 4.11 De todo documento original remitido a los Tribunales de Justicia o a un organismo público se dejará fotocopia, o copia autorizada en el Archivo. 4.12 Bajo ningún concepto podrá permitirse la salida de documentos del Archivo Municipal fuera del edificio del Ayuntamiento. 5. CONSULTA DE INVESTIGADORES 5.1. No se permitirá la salida de documentos de la dependencia del Archivo Municipal para consulta de investigadores o estudiosos. Dicha consulta se realizará en el Archivo, para lo cual el Ayuntamiento se compromete a mantener en el mismo el mobiliario y condiciones necesarios. 5.2 La consulta de investigadores y estudiosos será controlada por la persona encargada de atender la consulta y préstamo al personal del Ayuntamiento, no permitiéndose el acceso al Archivo en horario distinto al de las Oficinas municipales. El reintegro de la documentación consultada a su lugar correspondiente, sólo podrá realizarlo la persona encargada del Archivo. 5.3 En el Libro Registro de Préstamos se hará constar una 'I' si el documento ha sido objeto de consulta por parte de un investigador, cuyos datos serán cumplimentados por la persona encargada de atender la consulta. 5.4. Nunca podrán fotocopiarse libros del Archivo Municipal, únicamente documentos no encuadernados como tales, dado el peligro de deterioro que ello supone. 6. INSTALACIONES 6.1. Deberá realizarse la limpieza periódica del depósito e instalaciones del Archivo. 6.2 Deberán mantenerse en buen estado las instalaciones eléctricas, puertas, ventanas y elementos arquitectónicos de la dependencia del Archivo, a fin de evitar filtraciones de agua, penetración excesiva de luz exterior, etc. asegurándose con ello la buena conservación de los documentos del Archivo Municipal. 6.3 No se introducirán en las dependencias del Archivo Municipal ningún material inservible, de desecho o similares ni elementos que no sean propios del Archivo. 6.4 Las llaves del Archivo Municipal, tanto de la sala de consulta como de los diferentes depósitos o dependencias del mismo, estarán bajo la custodia directa de la persona encargada del Archivo, quien en caso de necesidad delegará en la persona que considere oportuno el Secretario del Ayuntamiento, como responsable de la Documentación Municipal. 6.5 La persona encargada del Archivo pondrá en conocimiento del Secretario del Ayuntamiento las presuntas infracciones detectadas contra las presentes normas, a fin de que se adopten las medidas que se consideren oportunas. ≡•≡•≡•≡•≡•≡•≡•≡•≡•≡•≡•≡•≡ 6

RELACION DE LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENE EL EXPEDIENTE SIGNATURA CLA AÑO INICIO EXPEDIENTE RESUMEN

CONTIENE

REMITIDO A

REMITIDO AL ARCHIVO

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EJEMPLO DE REDACCION PARA LAS FICHAS DEL ARCHIVO DE OFICINA CLASIFISERIE CACION 01-01-01LIBROS DE 08 RESOLUCIONES DE ALCALDIA 01-02-00EXPEDIENTES DE 06 SESIONES 01-02-0008

02-01-0101 02-01-0301 02-01-0416 02-02-0401 02-05-0112

02-05-0201 02-05-0306

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Libros de resoluciones de alcaldía correspondientes al año XXXX.

Convocatorias y órdenes del día de las sesiones celebradas por el pleno del Ayuntamiento entre el _____ de _____ de XXXX y el _____ de _____ de XXXX ORDENANZAS Ordenanza fiscal formada por el Ayuntamiento reguladora del arbitrio sobre el incremento del valor de los terrenos, índices de valor de los terrenos para el trienio XXXX, XXXX, XXXX CERTIFICADOS Certificados de familia numerosa emitidos por el Ayuntamiento entre XXXX y XXXX EXPEDIENTES DE Expediente tramitado por el Ayuntamiento para la CONTRATACION adjudicación de los servicios de limpieza de los locales de _____ a la empresa _____ Año XXXX. PADRONES DE Hojas de inscripción presentadas por los cabezas de HABITANTES Y SUS familia para la renovación del padrón municipal de RECTIFICACIONES habitantes con referencia al _____ de _____ de XXXX EXPEDIENTES DE Expediente tramitado por el Ayuntamiento para la ACCESO provisión de la plaza de _____. La plaza fue adjudicada a favor de _____. PLANES MUNICIPALES, Expediente tramitado por el Ayuntamiento para el estudio GENERALES Y de la propuesta de delimitación y avance del plan parcial PARCIALES de un sector industrial, polígono _____, propuesto por _____, según el proyecto técnico redactado por el ingeniero de caminos, canales y puertos _____. OBRAS PUBLICAS Expediente tramitado por el Ayuntamiento para la urbanización de _____, según proyecto técnico redactado por el arquitecto _____. EXPEDIENTES DE OBRAS Expediente tramitado por el Ayuntamiento en virtud de MAYORES una instancia presentada por _____ actuando en nombre propio y en el de _____ solicitando licencia de obras para realizar _____ que consiste en la construcción de _____, con sus instalaciones correspondientes y necesarias para su apertura al público en el barrio de _____ (_____) del término municipal de _____, según proyecto técnico redactado por el ingeniero industrial _____

03-03-0111 03-03-0408

LIBROS DIARIOS DE INTERVENCION DE INGRESOS EXPEDIENTES DE RENTAS Y EXACCIONES

Libros diarios de intervención de ingresos del Ayuntamiento de _____ correspondientes a los años XXXX, XXXX, XXXX y XXXX Domiciliaciones bancarias de recibos de exacciones municipales tramitados por el Ayuntamiento de _____ correspondientes a los años XXXX, XXXX, XXXX y XXXX

ARCHIVO MUNICIPAL DE ______________________ HOJA DE REMISION DE FONDOS SECCION: _____________ ______________________________ __________________ OFICINA: .......................................... .............................................. FECHA: .............................. RELACION de documentos que se remiten al Archivo Central Nº SERI CONTENIDO FECH SIGNAT SIGNAT EX UNI E AS URA URA P D. OFICIN ARCHIV A O

FIRMA DEL REMITENTE RECEPTOR

FIRMA

DEL

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ARCHIVO MUNICIPAL DE___________________

SOLICITUD DE PRESTAMO

DATOS DEL PETICIONARIO Nombre y Apellidos ......... ............................................................. ............................................ Oficina ............................. ............................................................. ............................................ DATOS DE LA DOCUMENTACION Expediente ....................... ............................................................. Fechas ................................. Signatura .......................... ............................................................. Serie .................................... Fecha de Petición: ___/___/19___ El peticionario

Fecha límite de devolución: ___/___/19___ El responsable del Archivo

Fecha de reintegro...........................de ........................................... de 19 ............................ El peticionario El responsable del Archivo

ARCHIVO MUNICIPAL DE___________________ REGISTRO DE CONSULTAS Y PRESTAMOS C/ SIGN NOMBRE OFICINA FECHA FIRMA FECHA FIRMA P SOLICIT SOLICITU DEVOLU DEVOLU UD D C. C.

.....................................

ACUERDO DE PLENO DE FECHA 27 de NOVIEMBRE de 1997. PUBLICADO EN B.O.B. núm. 39 de fecha 26/02/1998

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