REGISTRO OFICIAL NO VIERNES 30 DE ENERO DE 2009 SUPLEMENTO

REGISTRO OFICIAL NO. 518 - VIERNES 30 DE ENERO DE 2009 SUPLEMENTO REGISTRO OFICIAL Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado Presidente Cons...
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REGISTRO OFICIAL NO. 518 - VIERNES 30 DE ENERO DE 2009 SUPLEMENTO

REGISTRO OFICIAL Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado Presidente Constitucional de la República del Ecuador Viernes, 30 de Enero de 2009 - R. O. No. 518 SUPLEMENTO FUNCION EJECUTIVA RESOLUCIONES: CORREOS DEL ECUADOR:

RESOLUCIÓN NO. 204 –AEL PRESIDENTE EJECUTIVO DE CORREOS DEL ECUADOR CONSIDERANDO: Que,

con Ley General de Correos expedida con Decreto Supremo No. 3683 el 30 de julio de 1969, publicada en el Registro Oficial No. 888 de 3 de agosto de 1969, se crea Correos del Ecuador como Empresa Pública;

Que,

mediante Decreto Ejecutivo No. 1207, publicado en el Registro Oficial No. 391 de 29 de julio de 2008, se expide el Reglamento de los Servicios Postales para Correos del Ecuador; entidad con autonomía administrativa y financiera, y cuyo objetivo principal es la administración del servicio postal ecuatoriano;

Que,

es indispensable para Correos del Ecuador establecer sistemas técnicos y administrativos adecuados que faciliten una estructura orgánica alineada a su misión y objetivos institucionales, contemplada en su mandato de constitución;

Que,

con Oficio No. 7312 de 24 de noviembre de 2008, la Secretaría Nacional Técnica de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público emite dictamen favorable al Reglamento Orgánico por Procesos de Correos del Ecuador;

En ejercicio de la facultad contenida en la letra e) del Art. 15 del Reglamento de los Servicios Postales, publicado en el Registro Oficial No. 391 de 29 de julio de 2008. RESUELVE: Expedir el presente Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por procesos de Correos del Ecuador. Art. 1. Misión.Correos del Ecuador es una institución Pública, con carácter empresarial, que presta servicios postales oportuna y eficientemente, con mayor cobertura nacional e internacional a bajo costo, orientados a satisfacer las necesidades de nuestros clientes a través de la integración del Ecuador con el mundo. Art. 2. Objetivos.-

1. 2. 3. 4. 5.

Obtener una rentabilidad que permita el constante crecimiento de la empresa. Generar la satisfacción de nuestros clientes. Proporcionar los servicios postales, con diferenciación en la calidad. Contar con infraestructura y tecnología moderna. Contar con talento humano motivado, preparado y comprometido con los objetivos de la empresa.

Art. 3. Estructura organizacional de gestión por procesos.- La estructura organizacional de gestión por procesos de Correos del Ecuador, se alinea con su misión y objetivos; y se sustenta en la filosofía y enfoque de productos, servicios y procesos, con el propósito de asegurar su ordenamiento orgánico. Art. 4. Procesos de Correos del Ecuador.- Los procesos que elaboran los productos y servicios de Correos del Ecuador, se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la misión institucional. Los procesos gobernantes orientan la gestión institucional a través de la formulación y la expedición de políticas, normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la organización. Los procesos agregadores de valor generan, administran y controlan los productos y servicios destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misión institucional; y, Los procesos habilitantes están encaminados a generar productos y servicios para los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión institucional. Art. 5. Estructura básica compatible con la misión: Correos del Ecuador, para el cumplimiento de su misión y responsabilidades, desarrolla su gestión a través de sus procesos internos y está conformada por: 1. PROCESOS GOBERNADORES: 1.1 Direccionamiento Estratégico del servicio postal ecuatoriano. 1.2 Gestión Estratégica del servicio postal ecuatoriano. 2. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Comercialización y Ventas Admisión Clasificación Encaminamiento Distribución Servicio al Cliente

3. PROCESOS HABILITANTES: 3.1 ASESORÍA: 3.1.1 Gestión Legal 3.1.2 Gestión de Auditoria 3.1.3 Gestión de Seguridad Postal 3.1.4 Gestión Estratégica 3.1.5 Gestión de Comunicación 3.1.6 Gestión Internacional 3.1.7 Gestión de Calidad

2

3.2 APOYO: 3.2.1 Gestión Administrativa 3.2.2 Gestión Financiera 3.2.3 Gestión Tecnológica 3.2.4 Gestión Recursos Humanos 4. PROCESOS DESCONCENTRADOS: 4.1 Gestión de Servicio Postal Provincial Art. 6. Representaciones gráficas.- Se definen las siguientes representaciones gráficas:

COMERCIALIZACION

ADMISION

• Gestión legal •Gestión de control •Gestión de comunicación •Gestión internacional •Gestión estratégica

CLASIFICACION

Gestión Gestión Gestión Gestión

ENCAMINAMIENTO

Administrativa Financiera Tecnológica Recursos Humanos

DISTRIBUCION

Clientes Satisfacción

Clientes Necesidades

1. CADENA DE VALOR

CORREOS DEL ECUADOR 2. MAPA DE PROCESOS

3

PROCESOS GOBERNANTES 1

• GESTION ESTRATEGICA DEL SERVICIO POSTAL

CLIENTES SATISFACCION

CLIENTES NECESIDADES

2

• DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO DEL SERVICIO POSTAL

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

COMERCIALIZACION Y SERVICIO AL CLIENTE

OPERACIONES • ADMISION • CLASIFICACION • ENCAMINAMIENTO • DISTRIBUCION

PROCESOS DESCONCENTRADOS GESTION DE SERVICIO POSTAL PROVINCIAL

PROCESOS HABILITANTES

GESTION INTERNACIONAL

GESTION DE COMUNICACION

GESTION ESTRATEGICA

GESTION DE SEGURIDAD POSTAL

GESTION DE AUDITORIA

GESTION LEGAL

DE ASESORIA GESTION DE RECURSOS HUMANOS

GESTION TECNOLOGICA

GESTION FINANCIERA

GESTION ADMINISTRATIVA

DE APOYO

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA 3.1 PLANTA CENTRAL

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PROCESOS DESCONCENTRADOS 3.2 Dirección Provincial Guayas

5

3.3 Jefaturas Provinciales – Azuay, El Oro, Tungurahua, Loja, Esmeraldas, Galápagos, Santo Domingo, Cañar, Manabí, Carchi, Bolívar, Cotopaxi, Chimborazo, Imbabura, Morona Santiago, Francisco de Orellana, Los Ríos, Napo, Pastaza, Sucumbíos, Zamora Chinchipe.

3.4 Agencias – Forman parte de la Estructura Básica de la Dirección de Filiales de Pichincha, Dirección Provincial Guayas y Jefaturas Provinciales.

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JEFATURA DE AGENCIA

SERVICIO AL CLIENTE

Art. 7.- Puestos Directivos.- Los puestos directivos de libre nombramiento y remoción establecidos en la estructura organizacional son: Presidente Ejecutivo, Vicepresidente Ejecutivo, Directores de Área y Director Provincial Guayas. Art. 8.- Comité de Gestión de Desarrollo Institucional.- En cumplimiento de lo que determina el Art. 115 del Reglamento de la LOSCCA, Correos del Ecuador establece el Comité de Gestión de Desarrollo Institucional, conformado por el Presidente Ejecutivo o su delegado, Vicepresidente Ejecutivo, Directores de Área y el responsable de Unidad de Recursos Humanos. Art. 9.- Responsabilidades del Comité de Gestión de Desarrollo Institucional.- El Comité de Gestión de Desarrollo Institucional, enmarcado en lo que estable el artículo 115 del Reglamento a la LOSCCA, tendrá las siguientes responsabilidades: Conocer y ajustar el plan estratégico y operativo institucional. Fortalecer a la institución a través de la formulación de políticas y estrategias de gestión. c) Conocer y ajustar la proforma presupuestaria. d) Conocer los resultados de la evaluación de la gestión institucional. e) Evaluar el sistema de indicadores de gestión de la empresa. a) b)

Este comité se reunirá ordinariamente cada mes, y extraordinariamente, cuando el Presidente Ejecutivo así lo requiera, constando en actas las resoluciones tomadas. TITULO I ESTRUCTURA ORGÁNICA DESCRIPTIVA CAPITULO I PROCESOS GOBERNANTES Art. 10. Presidencia Ejecutiva.1. Misión.- Definir las políticas y estrategias para la gestión de la entidad, así como controlar la calidad de los servicios prestados. 2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Velar por la buena y eficiente marcha de la Institución; b. Ejercer las políticas, planes, programas, presupuesto y resoluciones aprobadas por la Agencia Postal; c. Realizar todos los procesos que fueren necesarios, para que el Operador Pública del Servicio Postal Oficial indemnice a los usuarios por pérdidas de correspondencia certificada y encomiendas postales, en los términos de los Convenios Postales Internacionales y vigentes; d. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de Correos del Ecuador;

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e. Elaborar el Reglamento Orgánico Funcional, el Reglamento de Personal y los demás que se requieran para la adecuada marcha de la entidad; f. La selección de los temas para las estampillas postales y autorizar su emisión; y, g. Las demás establecidas en la Ley, convenios internacionales y demás normas vigentes. Art. 11. Vicepresidencia Ejecutiva.1. Misión.- Coordinar y controlar la gestión técnica y administrativa para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. 2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Constituye la segunda autoridad institucional y como tal, subrogará al Presidente Ejecutivo, en caso de ausencia temporal. b. Elaborar la planificación estratégica anual de la empresa, de conformidad con los lineamientos emitidos por la Presidencia Ejecutiva. Para su correspondiente autorización y vigencia; c. Coordinar los mecanismos de ejecución sobre el cumplimiento del Plan Estratégico, su seguimiento y control; d. Coordinar con las diferentes direcciones la información hacia la opinión pública sobre, las acciones y responsabilidades de Correos del Ecuador; e. Ejercer responsabilidad en la gestión financiera en lo referente a su competencia y mantener un estricto control interno amparado en las leyes que rigen al Sector Público, obligatoriamente debe mantenerse actualizado en el conocimiento de las mismas, pedir asesoramiento al área legal de ser procedente; y, f.

Cumplir otras actividades que le asigne el señor Presidente Ejecutivo. CAPITULO II PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

Art. 12. Dirección de Marketing y Ventas.1. Misión.- Incrementar los ingresos de la empresa, a través de estrategias de comercialización, promoción-publicidad y ventas; y efectuar un adecuado seguimiento a los clientes de los servicios que presta la empresa. 2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Diseñar e implementar un plan estratégico de marketing, en base a las variables: producto, precio, plaza y promoción, según objetivos estratégicos de Correos del Ecuador y presentar para su aprobación a la autoridad superior; b. Diseñar y ejecutar estudios de mercado orientados a medir el posicionamiento de la marca, tanto al interior y fuera de la Institución; c. Proponer el desarrollo de nuevos productos de acuerdo a los análisis de la demanda; d. Establecer correctivos a procesos, procedimientos y coordinar su oportuna implementación;

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e. Asegurar que las ventas del producto y servicios de Correos del Ecuador presenten un crecimiento mensual y anual, comparado con los años anteriores y cumplan con los objetivos valorados y establecidos por la Presidencia Ejecutiva de la empresa y contemplados en el Plan Estratégico anual; f. Establecer las tarifas de acuerdo a estudios de mercado y de las necesidades de Correos del Ecuador; g. Presentar un informe técnico de los resultados obtenidos en la implementación de los nuevos productos y/o servicios; h. Identificar mercados potenciales para la comercialización y venta de los productos y servicios; i. Coordinar el desarrollo comercial con los Supervisores Regionales a nivel nacional; j. Analizar trimestralmente el comportamiento del mercado en relación a tasas postales, con empresas y personas naturales, presentar informe de tendencias; k. Diseñar e implantar mecanismos para captar y/o recuperar clientes y levantar la respectiva base de datos en el sistema; l. Controlar y supervisar la emisión y venta de sellos postales; m. Controlar la administración del museo postal; y, n. Establecer indicadores de medición y rendimiento tanto del factor humano como de satisfacción del cliente, que permitan evaluar resultados. o. Coordinar la implementación de sistemas técnicos, de acuerdo a las necesidades y requerimientos del cliente 3. Estructura básica.- Para su funcionamiento la Dirección de Marketing y Ventas estará integrada por equipos de trabajo, según su especialidad, así: a. Comercialización y Ventas b. Promoción y Publicidad c. Investigación y Desarrollo d. Filatelia e. Servicio al cliente 4. Productos 4.1 Comercialización y Ventas a. b. c. d. e. f.

Informes de control de la gestión de comercialización Estadísticas de ventas Base de datos de clientes corporativos Estrategias de mercado Cotizaciones de servicios para clientes corporativos Gestión y resolución de problemas de clientes corporativos

4.2 Promoción y Publicidad a. b. c. d.

Material publicitario Campañas publicitarias Alianzas estratégicas Informes de control de material publicitario

4.3 Investigación y Desarrollo a. b. c. d. e. f.

Plan de Investigación de Mercado Postal Plan de Desarrollo de nuevos productos o servicios Informe de Resultados sobre los estudios de Mercado Postal. Informe de impacto de los productos. Plan de Estrategias para incrementar las ventas Informe técnico sobre medición de resultados del lanzamiento de nuevos productos o servicios g. Tarifas para los productos y servicios de Correos del Ecuador

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4.4Filatelia a. b. c. d. 4.5

Emisión de sellos postales Venta de Filatelia Diseños gráficos de sellos postales Administración del museo postal Servicio al Cliente

a. b. c. d.

Reportes de novedades de envíos por cliente corporativos Estadísticas de reclamos de servicio Resoluciones para pago de indemnizaciones Gestión y resoluciones de problemas de clientes

Art. 13. Dirección de Operaciones.1. Misión.- Brindar servicio postal, a través de la entrega y recepción de envíos postales, encomiendas y paquetes postales. 2. Atribuciones y Responsabilidades a. Coordinar y evaluar las actividades de Servicio Postal: Cartas, Courier- Express y Paquetería; b. Proponer proyectos para mejorar el servicio postal; c. Diseñar e implementar planes de encaminamiento aéreo y terrestre para rutas primarias, secundarias y terciarias; d. Evaluar los plazos de encaminamiento y de distribución de la correspondencia. e. Participar en reformas de reglamentos, instructivos y manuales operativos; f. Participar conjuntamente con el Área Jurídica en el análisis técnico de las propuestas de contratos de las aerolíneas nacionales e internacionales; g. Mantener contacto de manera permanente con las aerolíneas nacionales e internacionales, con el fin de garantizar el correcto encaminamiento del producto postal; h. Coordinar la implementación de sistemas técnicos y procesos operativos de conformidad con la normativa nacional e internacional; i. Asistir a las reuniones convocadas por la Presidencia Ejecutiva y Vicepresidencia Ejecutiva; j. Establecer indicadores de medición y rendimiento tanto del factor humano como logístico, que permitan evaluar cosos y gastos incurridos en el servicio; y, k. Elaborar normas y procedimientos operativos orientados a mejorar la calidad de servicio que brinda Correos del Ecuador. 3. Estructura Básica.- Para su funcionamiento la Gerencia de Operaciones se encuentra integrada por equipos de trabajo según su especialidad en: a. Centro Nacional de Clasificación b. Domicilios c. Cambio Internacional d. Express Mail Service (EMS) e. Encomiendas Postales f. Transportes

4. Productos 4.1 Centro Nacional de Clasificación

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a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

4.2 Domicilios a. Admisión de envíos b. Clasificación de envíos c. Distribución de correspondencia local 4.3 Cambio Internacional a. Recepción de valija internacional 4.4 Express Mail Service a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia local hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

4.5 Encomiendas Postales a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

4.6 Transportes a. b. c. d. e.

Reportes de ingreso y salida de vehículos Reportes de uso de combustibles y lubricantes Plan de mantenimiento de vehículos Informes de ejecución de mantenimiento de vehículo Plan de contingencia en caso de daños de vehículos

Art. 14. Dirección de Filiales.1. Misión.- Coordinar y evaluar la gestión operativa y administrativa de las sucursales, agencias, agenciados y patentados. 2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Ejecutar actividades de coordinación con todas las Gerencias para atender los requerimientos de las sucursales y agencias; b. Controlar y supervisar el cumplimiento de los procesos postales de conformidad a los manuales operativos para garantizar la calidad del servicio al cliente; c. Preparar informes de evaluación de recaudación y operaciones en las sucursales, agencias, agenciados, y patentados; d. Ejercer acciones de coordinación entre las sucursales y agencias, con la Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia Ejecutiva y las Gerencias de la Planta Central; e. Proponer procesos de desconcentración de la Planta Central, a las sucursales y agencias; f. Informar a las máximas autoridades, sobre problemas o inconvenientes que se presenten en las sucursales;

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g. Proponer proyectos de mejora para las sucursales, agencias, agenciados y patentados; y, h. Establecer indicadores de medición y rendimiento tanto del factor humano como logístico, que permitan evaluar costos y gastos incurridos en el servicio. 3. Productos 3.1 Sucursales y Agencias Pichincha 1. 2. 3. 4.

Reporte de control de sucursales a nivel nacional y agencias Pichincha Gestión y resolución de problemas de sucursales y agencias Pichincha Informes de requerimiento de personal en sucursales y agencias Pichincha Informes de requerimiento de materiales y equipos en sucursales y agencias Pichincha

3.2 Agenciados y Patentados a. b. c. d. e.

Informe económico para el pago de facturas mensuales Estadísticas de envíos postales Informes de seguimiento y monitoreo de los agenciados. Estudios de mercado para agenciados Informes sobre distribución y venta de sellos postales CAPITULO III PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA

Art. 15. Dirección de Asesoría Jurídica.1.

Misión.- Asesorar a la Presidencia Ejecutiva de Correos del Ecuador, así como a los demás niveles de la empresa, en todo lo concerniente al ámbito legal y jurídico, nacional e internacional, en lo relacionado al servicio postal, y en general, en las demás leyes, decretos, normas, acuerdos y resoluciones.

2. Atribuciones y Responsabilidades: a. b. c.

d. e. f. g. h. i.

Ejercer, por delegación escrita del Presidente Ejecutivo, el patrocinio de la empresa, en materia judicial y extrajudicial que involucre defensa de los intereses de Correos del Ecuador; Estudiar y emitir criterios de carácter jurídico y legal sobre asuntos que sean sometidos para su conocimiento y consideración. sugiriendo la observación de procedimientos contemplados en el marco legal vigente; Elaborar y revisar los proyectos y/o reformas de leyes decretos, acuerdos, convenios, contratos, reglamentos y más instrumentos legales y jurídicos que deben ser procesados o aprobados en Correos del Ecuador, e informar sobre los mismos y proponer modificaciones; Promover y efectuar las gestiones pertinentes a los trámites legales, judiciales y extrajudiciales que competen a Correos del Ecuador; Intervenir en los procesos de contratación que realice Correos del Ecuador, revisando las bases y documentos contractuales y supervisando el procedimiento legal respecto al cumplimiento de contratos; Intervenir en calidad de miembro del tribunal de Sigilo; Recopilar y mantener actualizado la legislación referente a Correos del Ecuador; Mantener un archivo actualizado y especializado de todos los procesos y documentos correspondientes a las actividades de asesoría jurídica; Absolver consultas de tipo legal o jurídico, relacionados con el servicio postal;

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j. k.

Iniciar, impulsar, proseguir y supervisar los procedimientos coactivos, conforme a las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y más leyes conexas, así como de los reglamentos internos expedidos por Correos del Ecuador; Ejercer control del avance y estado de los juicios y demás trámites judiciales;

3. Productos: 3.1 Contratación Pública y Patrocinio a. b. c. d. e. f. g. h.

Procesos judiciales y extrajudiciales Patrocinio judicial, constitucional, contencioso administrativo. Asesoramiento legal a nivel nacional Proyectos de leyes, decretos, acuerdos, resoluciones y normas Criterios y pronunciamientos legales Contratos y Convenios nacionales Instrumentos jurídicos Contratación pública

3.2 Coactivas a. Juicios de Coactivas 3.3 Legislación postal a. b. c. d.

Convenios Internacionales Instrumentos jurídicos Internacionales Asesoría jurídica Postal Pronunciamientos legales internacionales

Art. 16. Auditoria Interna.1. Misión.- Realizar evaluaciones y exámenes a los sistemas administrativos, financieros y operativos a nivel nacional, enmarcado en las normativas legales y reglamentarias. 2. Productos: a. Plan anual de control. b. Informes de la ejecución del plan anual de control. c. Auditorias operacionales. d. Auditorias de gestión. e. Exámenes ordinarios y especiales. f. Informes de recomendaciones y sanciones. g. Informes y pronunciamientos. h. Instructivos, manuales y sistemas operativos para exámenes internos. Art. 17. Planificación.1. Misión.- Diseñar el plan estratégico de la empresa y mantener su control; así como evaluar las estadísticas de Correos del Ecuador y el diseño de proyectos puntuales asignados y los Informes de avance. 2. Productos: 2.1 Planificación a. Planes estratégicos; b. Plan operativo anual; c. Informe consolidado de ejecución, monitoreo y evaluación del plan operativo anual.

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d. Informe de cumplimiento de convenios interinstitucionales. 2.2 Proyectos a. Diseño de proyectos b. Informes de ejecución de proyectos 2.3 Estadística a. b. c. d.

Estadísticas de volumen de ventas Estadísticas de correspondencia enviada y recibida en peso y piezas Estadísticas de volúmenes de ventas de sellos postales Estadísticas de tiempo, peso, volumen / piezas y valor monetario del Express Mail Service e. Estadísticas de destinos mas demandados en peso y piezas f. Estadísticas de carga procesada por cada área operativa g. Estadísticas de las aerolíneas que mueven mayor volumen (piezas y pesos) y sus destinos principales Art. 18. Relaciones Públicas.1. Misión.- Gestionar la aplicación de adecuados sistemas de comunicación entre una organización y sus públicos claves para construir, administrar y mantener su imagen positiva. 2. Productos: a. Revista Urakuinda Correos del Ecuador b. Cartelera informativa institucional. c. Ruedas de prensa y entrevistas mediáticas. d. Boletines de prensa, avisos, álbum fotográfico y memorias. e. Audio, video, multimedia, Internet y virtuales con temas relacionados con la gestión institucional. f. Agenda de protocolo institucional y relaciones públicas. g. Proyectos con la comunidad. Art. 19. Relaciones Internacionales.1. Misión.- Asesorar al Presidente Ejecutivo en las relaciones establecidas entre Correos del Ecuador, y organismos internacionales de la UPU y UPAEP y países extranjeros. 2. Productos: a. Cálculos del pago de la red área interna cancelado por administraciones postales del mundo. b. Información internacional de la normativa de la administración postal mundial c. Acuerdos, convenios, tratados con los organismos internacionales de administración postal. d. Asesoramiento en el cumplimiento de los convenios internacionales suscritos. e. Informe sobre pagos y cobros a la Unión Postal Universal (UPU) y Unión Postal de las Américas, España y Portugal (UPAEP). f. Eventos Postales Internacionales en Ecuador. g. Becas y pasantías para la administración postal. h. Programas de eventos postales internacionales.

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Art. 20. Seguridad Postal.1. Misión.- Velar por la seguridad física y operativa de la empresa, sus bienes y personal. 2. Productos: a. Sistema de seguridad físico, instalaciones, operativo y postal b. Informes de monitoreo y control de las actividades operativas que desarrollan los centros de clasificación, Express Mail Service, encomiendas postales y aeropuertos, y domicilio c. Informes de coordinación de las acciones de control que realiza la Policía Antinarcóticos, Patrimonio Cultural y otros d. Actas de envíos postales con contenido de sustancias estupefacientes y psicotrópicas u objetos de transportación ilegal e. Manuales operativos de Inspección Postal, Seguridad Postal, Seguridad Operativa y seguridad de instalaciones f. Informes de monitoreo de la red postal g. Informes de control del uso y manejo de las máquinas franqueadoras. Art. 21. Gestión de Calidad.1. Misión.- Administrar el Sistema de Gestión de Calidad de Correos del Ecuador, a fin de mejorar la prestación de los servicios postales. 2. Productos: a. Sistema Integral de Calidad b. Manuales de Procesos c. Indicadores de Calidad d. Informes de control de encaminamiento internacional e. Informes de control sobre la calidad del correo internacional f. Informes de control de plazo de encaminamiento a usuarios g. Informes de control de encaminamiento nivel nacional h. Informes de monitoreo y seguimiento en la entrega de correspondencia domiciliaria local y nacional i. Optimización de las rutas criticas en el encaminamiento CAPITULO IV PROCESOS HABILITANTES DE APOYO Art. 22. Dirección de Administrativa.1. Misión.- Administrar los recursos materiales y de los bienes muebles e inmuebles de la institución. 2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Coordinar la elaboración de bases para concurso de provisión de equipos e insumos necesarios para el funcionamiento de la institución; b. Intervenir como miembro del comité de Sigilo; c. Presentar su plan de contratación de seguros para personal, bienes muebles e inmuebles, equipos postales, tecnológicos y vehículos, además de los envíos de correspondencia a nivel nacional e internacional; d. Preparar bases para la contratación de pólizas de seguros; e. Analizar y verificar los documentos de proveedores para su calificación;

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f. g. h. i. j. k.

l.

m. n.

o. p. q. r. s. t. u.

Mantener una estricta coordinación con las aseguradoras o brokers, para el oportuno reclamo de siniestros; Investigar y levantar datos históricos con todas las unidades involucradas en la atención de seguros, a efectos de presentar normas y reglamentos que prevean incurrir en siniestros; Establecer procedimientos acorde con las leyes y reglamentos tanto internos como los que rigen el sector público, a efecto de que las adquisiciones estén enmarcadas en un proceso transparente y ágil; Actualizar los reglamentos existentes sobre adquisiciones que estén enmarcados en leyes y reglamentos; Cumplir con lo que establecen los contratos suscritos por la institución en materia de adquisiciones, coordinando con las unidades de activos fijos y la bodega de suministros, verificando cantidades y estado de los insumos o bienes adquiridos; Procesar los requerimientos del sistema de Correos del Ecuador, y establecer el oportuno abastecimiento de suministros o bienes muebles, manteniendo un control sobre la necesidad manifestada por los requirentes, buscando siempre no incurrir en adquisiciones infructuosas; Mantener el registro actualizado de los activos fijos de Correos del Ecuador, a través una debida codificación, y el correspondiente registro en el sistema del Inventario de Activos Fijos de la Institución, a nivel nacional, en coordinación con el área de Tecnología; Mantener la adecuada conservación de los activos fijos y cuidar de su mantenimiento constantemente, informar a su inmediato superior de los requerimientos necesarios para su debida conservación; Presentar reportes de los bienes que estarían en condiciones de darse de baja por su obsolescencia o estén fuera de uso, para proceder con el reglamento de baja de bienes del Sector Público, como de la reglamentación interna existente para el efecto; Mantener un debido control y registro de garantías entregadas por proveedores; Coordinar y supervisar las actividades de limpieza, y establecer puntos de guardianía y seguridad institucional; Preocuparse que todos los bienes muebles e inmuebles estén en condiciones de uso adecuado, dar el oportuno arreglo o mantenimiento de los mismos, mantener una base de datos de estos en los que conste la historia de su cuidado y atención; Mantener la base de datos del mantenimiento de todos los vehículos que posee la institución, y preocuparse de que los mismos estén siempre en condiciones óptimas de operación; Presentar el cronograma de adecuaciones y/o mantenimiento de los bienes muebles, igualmente si se trata de construcciones nuevas, para lo cual deberá contar con la aprobación del proceso, que por el monto corresponda realizar; Efectuar un análisis de toda la infraestructura física de Correos del Ecuador a nivel nacional; proponiendo las necesidades especiales, sanitarias, mobiliarias, utilización de espacio disponible o la subutilización si así fuere el caso; y, Supervisar la contratación de las obras, una vez que éstas hayan sido adjudicadas, conforme las normas y reglamentos de contratación pública, para lo cual deberá elaborar bases técnicas que permitan realizar un concurso de ofertas cuando por el monto así lo determine; para obras menores, siempre deberá obtener mínimo tres cotizaciones, buscando siempre el mayor beneficio al menor costo, pero con calidad.

3. Estructura básica.- Para su funcionamiento, la Dirección Administrativa encuentra establecida por equipos de trabajo según su especialidad en: a. Activos Fijos b. Servicios Generales c. Archivo y Documentación

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4. Productos: 4.1 Adquisiciones a. Plan de adquisiciones. b. Informe de adquisiciones. 4.2 Activos Fijos a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Inventario de suministros y materiales. Inventario de bienes muebles, inmuebles, equipos, suministros y materiales. Informes de control de suministros a sucursales. Informe de ingreso y egreso de suministros y materiales. Inventario de activos fijos. Informe de pagos de suministros básicos. Informe de administración de pólizas. Informe de administración de bodegas. Registro único de proveedores. Actas de entrega recepción.

4.3 Servicios Generales a. Plan de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles. b. Reportes de ejecución del mantenimiento de bienes muebles e inmuebles. 4.4 Archivo y Documentación a. Sistema de administración de archivo, información y documentación interna y externa. b. Informe de documentos despachados. c. Informe de atención a clientes internos y externos. Art. 23. Dirección de Recursos Humanos.1. Misión: Administrar el talento humano para proveer a la entidad de elementos calificados, competentes y comprometidos con el servicio postal, así como el desarrollo personal y profesional de los servidores, encaminado al progreso institucional y enmarcado en la norma legal que los rige. 2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Asesorar a la autoridad superior sobre el desarrollo y modernización del sistema de recursos humanos. b. Desarrollo y aplicación de manuales y reglamentos institucionales. c. Intervenir en los procesos de selección de personal. d. Programar, organizar, dirigir y supervisar las actividades relacionadas a los Subsistemas del Recurso Humano e. Supervisar la detección de necesidades de capacitación. f. Velar por la correcta e imparcial aplicación del Sistema de Recursos Humanos. g. Supervizar los procesos de sumarios administrativos. h. Proponer un sistema de incentivos relacionados con la calidad del servicio. i. Supervisar la evaluación del desempeño de los servidores. j. Dirigir las actividades del equipo de Recursos Humanos. 3. Productos: a. Informe de Selección de personal. b. Estructura ocupacional institucional.

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c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t.

Plan de capacitación general interno. Informe de ejecución del plan de capacitación. Plan de evaluación del desempeño. Informe de ejecución del plan de evaluación del desempeño. Plan de incentivos y de desarrollo de carrera. Movimientos de personal. Reglamento interno de administración de recursos humanos. Informe de sanciones disciplinarias. Contratos de personal. Informe de supresión de puestos. Plan de servicios de salud, bienestar social y programas de seguridad e higiene industrial de la institución. Informe de ejecución de plan de servicios de salud, bienestar social y programas de seguridad e higiene industrial de la institución. Proyectos de reglamentos o estatutos orgánicos institucionales. Informes técnicos de estructuración y reestructuración de los procesos institucionales, unidades o áreas. Manual de competencias institucional. Plan anual de Vacaciones. Informe de estudios de clima laboral y satisfacción institucional. Nómina para pago de remuneraciones.

Art. 24. Dirección Financiera.-

1. Misión.- Administrar en forma eficiente, efectiva y económica los recursos financieros de la empresa.

2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Coordinar, supervisar e integrar las etapas de elaboración, ejecución y control presupuestario; b. Definir, conjuntamente con la autoridad competente, las políticas para el plan financiero de inversiones y endeudamiento; c. Supervisar el manejo de fondos y análisis de las mejores opciones y condiciones que ofrece el mercado financiero, tanto para la inversión de fondos, como para la obtención de recursos; d. Vigilar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa; e. Planificar, dirigir, ejecutar y supervisar todas las actividades financieras, presupuestarias y contables de Correos del Ecuador, para lo cual elaborará y optimizará los procesos existentes, con el fin de conseguir el máximo rendimiento y eficiencia; f. Planificar, coordinar y supervisar las operaciones financieras de la institución; g. Presentar mensualmente los estados financieros, estado de situación financiera, estado de ejecución presupuestaria, de acuerdo con las normas establecidas para el efecto; h. Evaluar y recomendar la factibilidad económica de proyectos de inversión de Correos del Ecuador; i. Mantener el registro contable de los inventarios, activos fijos e inversiones de la institución y participar en la toma física de inventarios, bajas y enajenaciones de los bienes de Correos del Ecuador; j. Participar en los comités o comisiones establecidas o que se crearen, cuando fuere requerido, de acuerdo a lo dispuesto en la reglamentación pertinente; k. Coordinar con Recursos Humanos, las acciones relacionadas con la nómina del personal que labora en la Institución;

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l.

Supervisar y controlar la administración del fondo de caja chica, asignado a las diferentes unidades de la Institución, conforme lo disponen las leyes reglamentos pertinentes.

3. Estructura básica.- Para su funcionamiento la Gerencia Financiera se encuentra establecida por equipos de trabajo según su especialidad en: a. Presupuesto b. Contabilidad c. Tesorería d. Cuentas Internacionales e. Bodega General de Especies 4.

Productos: 4.1 Presupuesto a. b. c. d. e. f. g. h. 4.2

Pro forma presupuestaria. Reformas Presupuestarias. Informe de ejecución presupuestaria. Informe de ejecución de las reformas presupuestarias. Liquidaciones presupuestarias. Certificaciones presupuestarias. Cédulas presupuestarias. Reportes comparativos de las operaciones por rubros y por provincias. Contabilidad

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. 4.3

Registros contables. Informes financieros. Estados financieros. Conciliaciones bancarias. Registro de activos fijos. Registro de suministros de materiales valorados. Reporte extracontable de especies valoradas. Reporte extracontable apartados postales. Reporte extracontable máquina franqueadora. Reporte contable de papel de seguridad. Roles de pago. Liquidación de haberes por cesación de funciones. Liquidación de agenciados. Liquidación de viáticos. Facturación servicio a crédito y reportes. Reporte extracontable de ingresos y gastos. Administración del archivo de las operaciones económicas. Títulos de crédito. Liquidación de impuestos. Liquidación de asignaciones a provincias. Tesorería

a. b. c. d. e. f. g. h.

Plan periódico de caja. Plan periódico anual de caja. Libro caja bancos. Registro y control de Garantías y valores. Retenciones y declaraciones al SRI. Flujo de caja. Informe de Pagos. Informe de garantías y valores.

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i. j. k. l.

Informes de Recaudaciones. Comprobantes de pago y transferencias. Informe de revisión de facturación de puntos de venta. Reporte de comportamiento de cartera.

4.4 Cuentas Internacionales a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r.

Liquidación y formulación de cuentas por cobrar de encomiendas postales. Liquidación por cobrar de cuentas generales (CN52). Liquidación por pagar de cuentas generales. Registro y cobro de pagos de bonificaciones internacionales. Liquidación del servicio aeropostal. Liquidación de cupones de respuesta internacional por cobrar y por pagar. Liquidación de gastos terminales. Informe del balance de cuentas internacionales. Reporte de gastos terminales para el fondo de mejoramiento de la calidad de servicio. Formulación de cuentas por cobrar y por pagar correo avión. Formulación de correo por cobrar correo mal encaminado. Formulación de correo SAL-APR y superficie por cobrar. Liquidación correo por pagar SAL-PR y superficie. Informe de asientos contables de las transferencias. Formulación de gastos terminales (CN61-CN64). Formulación de correo EMS por cobrar. Liquidación de correo EMS por pagar. Liquidación de indemnizaciones por cobrar y por pagar.

4.5 Bodega General de Especies a. Administración y custodia de especies valoradas b. Reporte de inventarios de especies valoradas Art. 25. Dirección Tecnológica.1. Misión.- Asesorar en las herramientas suficientes que involucren las tecnologías de la información y Comunicaciones (TIC) que permita incrementar la rentabilidad, ingresos, mejorar los servicios postales Nacionales e Internacionales y su seguridad, mediante la automatización de los procesos que conforman la cadena de valor de la empresa con su respectiva plataforma tecnológica. 2. Atribuciones y Responsabilidades: a. Asesorar en lo que involucra a las TICs, en la elaboración de la planificación estratégica institucional. b. Elaborar y verificar el cumplimiento de la planificación estratégica de la Dirección de comunicación tecnología y procesos. c. Elaborar y verificar el cumplimiento de la planificación táctica de la Dirección de comunicación tecnología y procesos. d. Elaborar y verificar el cumplimiento de la planificación operativa de la Dirección de comunicación tecnología y procesos. e. Coordinar los proyectos informáticos y la sistematización de los procesos de gestión de la institución. f. Elaborar proyectos que involucren a las TICs, a nivel institucional e interinstitucional. g. Elaborar y coordinar los procesos de gestión de la Dirección de Comunicación Tecnología y Procesos y su mejora continua. h. Asesorar, planificar y coordinar proyectos institucionales. i. Cumplir y hacer cumplir los procedimientos y políticas de la institución, en el ámbito de su competencia.

20

j.

Elaborar normas y procedimientos referentes a la Dirección de comunicación Tecnología y Procesos. k. Evaluar los indicadores establecidos por la Dirección, para toma de decisiones. l. Elaborar informes técnicos, resúmenes ejecutivos y demás estudios requeridos por la Presidencia Ejecutiva y demás autoridades de la institución; y, m. Brindar el oportuno soporte técnico y tecnológico en los procesos de su competencia, cuando así lo requieran las diferentes áreas de Correos del Ecuador, a nivel nacional. n. Elaborar proyectos informáticos y de sistematización de los procesos operativos de la institución 3. Estructura básica.- Para su funcionamiento la Gerencia de Tecnológica se encuentra establecida por equipos de trabajo según su especialidad en: a. Infraestructura b. Producción c. Soporte técnico d. Desarrollo 4. Productos: 4.1 INFRAESTRUCTURA a. b. c. d. e.

Seguridad Informática Administración parque informático Administración del centro de cómputo Administración de las Telecomunicaciones Administración Sistemas Eléctricos Regulados

4.2 PRODUCCION a. b. c. d. e.

Administración de las aplicaciones operativas Administración de aplicaciones de recursos humanos y administrativas Administración de los sistemas estadísticos y financieros Administración de los sistemas relaciones pública y atención al cliente Administración de bases de datos

4,3 SOPORTE TECNICO a. b. c. d. 4.4

Centro de servicios Soporte en las aplicaciones de negocio Soporte parque informático Soporte en sistema de energía ininterrumpida, redes comunicaciones electrónicas

y

servicios

de

DESARROLLO a. b. c. d.

Análisis y diseño de software Control de calidad de software Programación de software Gestión de Procesos para integración informática

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CAPITULO V PROCESOS DESCONCENTRADOS Art. 26.- Dirección Provincial Guayas.1. Misión.- Administrar y controlar la gestión del servicio postal provincial. Define su ámbito de acción en la Provincia del Guayas y sede en la ciudad de Guayaquil. 2. Atribuciones y Responsabilidades.a. Cumplir las decisiones adoptadas por el Presidente Ejecutivo; b. Planificar y coordinar las actividades de la sucursal de Correos del Ecuador, de conformidad con los lineamientos formulados por el Presidente Ejecutivo, respectivamente; c. Elaborar la planificación estratégica anual de la sucursal de conformidad con los lineamientos emitidos por la Presidencia Ejecutiva, para su correspondiente autorización y vigencia; d. Coordinar los mecanismos de ejecución sobre el cumplimiento del Plan Estratégico, su seguimiento y control; e. Administrar los bienes y fondos de la sucursal de Correos del Ecuador, de conformidad con las leyes y reglamentos que rigen al sector público; f. Autorizar gastos e inversiones, fianzas, avales, garantías, créditos; y, celebrar contratos conforme a disposiciones emanadas de la Presidencia Ejecutiva, así como de los reglamentos y políticas internas que se emitan, en concordancia con la normativa que rige el sector publico; g. Designar a los funcionarios a los distintos comités que requiera la sucursal, para su accionar; h. Suscribir los documentos públicos o privados que deba otorgar la sucursal de Correos del Ecuador; i. Decidir la apertura de agencias, sucursales u oficinas en el territorio de su jurisdicción, previa autorización del Presidente Ejecutivo; j. Dictar normas e instructivos operativos relacionados con el funcionamiento de la sucursal y agencias de Correos del Ecuador, en el amito de su jurisdicción, previa autorización del Presidente Ejecutivo; y; k. Delegar el ejercicio de sus facultades a los funcionarios de la sucursal de Correos del Ecuador, por disposición del Presidente Ejecutivo, o cuando la gestión administrativa así lo requiera, a través de la modalidad adecuada, de conformidad con la ley. l. Ejercer responsabilidad en la gestión financiera en lo referente a su competencia y mantener un estricto control interno amparado en las leyes que rigen al Sector Público, obligatoriamente debe mantenerse actualizado en el conocimiento de las mismas, pedir asesoramiento al área legal de ser procedente; y, m. Cumplir otras actividades que le asigne el Presidente Ejecutivo. 3. Estructura Básica 3.1 PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA 3.1.1 Asesoría Jurídica 3.1.2 Seguridad Postal 3.2 PROCESOS HABILITANTES DE APOYO 3.2.1 Administrativa Financiera 3.3 PROCESOS AGREGADORES DE VALOR 3.3.1 Marketing y Ventas 3.3.2 Operaciones

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3.3.3 Filiales 4. Estructura Orgánica Descriptiva: 4.1 Asesoría Jurídica 1. Misión.- Representar y ejercer el patrocinio en materia judicial y extrajudicial den el ámbito de su jurisdicción, en los procesos que involucren a su Sucursal, previa notificación de la delegación por procuración debidamente legalizada y autorizada por el Presidente Ejecutivo de la Institución. 2. Productos: a. Asesoramiento legal b. Proyectos acuerdos, resoluciones y normas c. Criterios y pronunciamientos legales d. Contratos y Convenios e. Instrumentos jurídicos f. Contratación pública 4.2 Seguridad Postal 1. Misión.- Velar por la seguridad física y operativa de la empresa, sus bienes y personal. 2. Productos: a. Sistema de seguridad físico, instalaciones, operativo y postal b. Informes de monitoreo y control de las actividades operativas que desarrollan los centros de clasificación, Express Mail Service, encomiendas postales y aeropuertos, y domicilio c. Informes de coordinación de las acciones de control que realiza la Policía Antinarcóticos, Patrimonio Cultural y otros d. Actas de envíos postales con contenido de sustancias estupefacientes y psicotrópicas u objetos de transportación ilegal e. Manuales operativos de Inspección Postal, Seguridad Postal, Seguridad Operativa y seguridad de instalaciones f. Informes de monitoreo de la red postal g. Informes de control del uso y manejo de las máquinas franqueadoras. 4.3 Administrativa Financiera 1. Misión.- Administrar los recursos humanos, económicos, tecnológicos, materiales y equipos, de manera eficiente, eficaz y productiva. 2. Productos: ADMINISTRATIVA 2.1 Adquisiciones a. Plan de adquisiciones. b. Informe de adquisiciones. 2.2 Activos Fijos a. b. c. d.

Inventario de suministros y materiales. Informes de control de suministros a sucursales. Informe de ingreso y egreso de suministros y materiales. Inventario de activos fijos.

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e. f. g. h. i.

Informe de pagos de suministros básicos. Informe de administración de pólizas. Informe de administración de bodegas. Registro único de proveedores. Actas entrega recepción.

2.3 Servicios Generales a. Plan de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la sucursal. b. Reportes de ejecución del mantenimiento de bienes muebles e inmuebles. 2.4 Archivo y Documentación a. Sistema de administración de archivo, información y documentación interna y externa. b. Informe de documentos despachados. c. Informe de atención a clientes internos y externos. 2.5 Recursos Humanos a. b. c. d. e.

Informe de Selección de personal. Informe de ejecución del plan de capacitación. Informe de ejecución del plan de evaluación del desempeño. Informe de sanciones disciplinarias. Informe de ejecución de plan de servicios de salud, bienestar social y programas de seguridad e higiene industrial de la institución. f. Plan anual de Vacaciones. g. Informe de estudios de clima laboral y satisfacción institucional. h. Nómina para pago de remuneraciones. 2.6 Tecnológico a. b. c. d.

Centro de servicios Soporte en las aplicaciones de negocio Soporte parque informático Soporte en sistema de energía ininterrumpida, redes comunicaciones electrónicas

y

servicios

de

FINANCIERO 2.7 Presupuesto a. b. c. d. e. f. g.

Pro forma presupuestaria. Reformas Presupuestarias. Informe de ejecución presupuestaria. Informe de ejecución de las reformas presupuestarias. Liquidaciones presupuestarias. Certificaciones presupuestarias. Cédulas presupuestarias.

2.8 Contabilidad a. b. c. d. e. f.

Registros contables. Informes financieros. Estados financieros. Conciliaciones bancarias. Registro de activos fijos. Registro de suministros de materiales valorados.

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g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.

Reporte extracontable máquina franqueadora. Reporte contable de papel de seguridad. Roles de pagos. Liquidación de agenciados. Liquidación de viáticos. Facturación servicio a crédito y reportes. Reporte extracontable de ingresos y gastos. Administración del archivo de las operaciones económicas. Títulos de crédito. Liquidación de impuestos.

2.9 Tesorería a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.

Plan periódico de caja. Plan periódico anual de caja. Libro caja bancos. Registro y control de Garantías y valores. Retenciones y declaraciones al SRI. Flujo de caja. Informe de Pagos. Informe de garantías y valores. Informes de Recaudaciones. Comprobantes de pago y transferencias. Informe de revisión de facturación de puntos de venta. Reporte de comportamiento de cartera.

4.4 Marketing y Ventas 1. Misión.- Incrementar los ingresos de la empresa, a través de estrategias de comercialización, promoción y publicidad, ventas y un adecuado seguimiento a los clientes de los servicios que presta la empresa. 2. Productos: 2.1 Comercialización y Ventas a. b. c. d. e.

Estadísticas de ventas Base de datos de clientes corporativos Estrategias de mercado Cotizaciones de servicios para clientes corporativos Gestión y resolución de problemas de clientes corporativos

2.2 Promoción y Publicidad a. b. c. d.

Material publicitario Campañas publicitarias Alianzas estratégicas Informes de control de material publicitario

2.3 Servicio al Cliente a. b. c. d.

Reportes de novedades de envíos por cliente corporativos Estadísticas de reclamos de servicio Resoluciones para pago de indemnizaciones Gestión y resoluciones de problemas de clientes

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4.5 Operaciones 1. Misión.- Brindar servicio postal, a través de la entrega y recepción de encomiendas y paquetes postales. 2. Productos: 2.1 Centro Nacional de Clasificación a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

2.2 Domicilios a. Admisión de envíos b. Clasificación de envíos c. Distribución de correspondencia local 2.3 Cambio Internacional a. Recepción de valija internacional 2.4 Express Mail Service a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia local hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

2.5 Encomiendas Postales a. Admisión de envíos b. Clasificación de envíos c. Distribución de correspondencia hacia agencias locales y provinciales d. Encaminamientos nacionales e internacionales 2.6 Transportes a. b. c. d. e.

Reportes de ingreso y salida de vehículos Reportes de uso de combustibles y lubricantes Plan de mantenimiento de vehículos Informes de ejecución de mantenimiento de vehículo Plan de contingencia en caso de daños de vehículos

4.6 Filiales 1.

Misión.- Coordinar y evaluar la gestión operativa y administrativa de las sucursales, agencias, agenciados y patentados.

2. Productos 2.1 Agencias a. Reporte de control de agencias b. Gestión y resolución de problemas de las agencias c. Informes de requerimiento de personal en agencias

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d. Informes de requerimiento de materiales y equipos en agencias 2.2 Agenciados y Patentados a. b. c. d. e.

Informe económico para el pago de facturas mensuales Estadísticas de envíos postales Informes de seguimiento y monitoreo de los agenciados. Estudios de mercado para agenciados Informes sobre distribución y venta de sellos postales

Art. 27.- Jefaturas Provinciales.1. Misión.- Administrar y controlar la gestión del servicio postal provincial. Este tipo de estructura orgánica define su ámbito de acción en las siguientes Provincias: Provincia Azuay El Oro Tungurahua Loja Esmeraldas Galápagos Santo Domingo de Tsachilas Cañar Manabí Carchi Bolívar Cotopaxi Chimborazo Imbabura Morona Santiago Francisco de Orellana Los Ríos Napo Pastaza Sucumbíos Zamora Chinchipe

Sede Cuenca Machala Ambato Loja Esmeraldas Santa Cruz los Santo Domingo Colorados Azogues Portoviejo Tulcán Guaranda Latacunga Riobamba Ibarra Macas El Coca Babahoyo Tena Puyo Lago Agrio Zamora

de

los

2. Estructura Básica.2.1. PROCESOS HABILITANTES DE APOYO 2.1.1 Administrativa Financiera 2.2 PROCESOS AGREGADORES DE VALOR 2.2.1 Operaciones 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DESCRIPTIVA: 3.1 Administrativo Financiero 1. Misión.- Administrar los recursos humanos, económicos, tecnológicos, materiales y equipo de manera eficiente, eficaz y productiva.

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2. Productos: 2.1 ADMINISTRATIVA 2.1.1 Adquisiciones a. Plan de adquisiciones. b. Informe de adquisiciones. 2.1.2 Activos Fijos a. b. c. d. e. f. g. h.

Inventario de suministros y materiales. Informes de control de suministros a sucursales. Informe de ingreso y egreso de suministros y materiales. Inventario de activos fijos. Informe de pagos de suministros básicos. Informe de administración de bodegas. Registro único de proveedores. Actas entrega recepción.

2.1.3 Servicios Generales a. Plan de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles. b. Reportes de ejecución del mantenimiento de bienes muebles e inmuebles. 2.1.4 Archivo y Documentación a. Sistema de administración de archivo, información y documentación interna y externa. b. Informe de documentos despachados. c. Informe de atención a clientes internos y externos. 2.1.5 Recursos Humanos a. b. c. d. e.

Informe de Selección de personal. Informe de ejecución del plan de capacitación. Informe de ejecución del plan de evaluación del desempeño. Informe de sanciones disciplinarias. Informe de ejecución de plan de servicios de salud, bienestar social y programas de seguridad e higiene industrial de la institución. f. Plan anual de Vacaciones. g. Informe de estudios de clima laboral y satisfacción institucional. h. Nómina para pago de remuneraciones. 2.1.6 Tecnológico a. b. c. d.

Centro de servicios Soporte en las aplicaciones de negocio Soporte parque informático Soporte en sistema de energía ininterrumpida, redes comunicaciones electrónicas

y

servicios

de

2.2 FINANCIERO 2.2.1 Presupuesto a. Pro forma presupuestaria. b. Reformas Presupuestarias.

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c. d. e. f. g.

Informe de ejecución presupuestaria. Informe de ejecución de las reformas presupuestarias. Liquidaciones presupuestarias. Certificaciones presupuestarias. Cédulas presupuestarias.

2.2.2 Contabilidad a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.

Registros contables. Informes financieros. Estados financieros. Conciliaciones bancarias. Registro de activos fijos. Registro de suministros de materiales valorados. Reporte extracontable máquina franqueadora. Reporte contable de papel de seguridad. Roles de pagos. Liquidación de agenciados. Liquidación de viáticos. Facturación servicio a crédito y reportes. Reporte extracontable de ingresos y gastos. Administración del archivo de las operaciones económicas. Títulos de crédito. Liquidación de impuestos.

2.2.3 Tesorería a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.

Plan periódico de caja. Plan periódico anual de caja. Libro caja bancos. Registro y control de Garantías y valores. Retenciones y declaraciones al SRI. Flujo de caja. Informe de Pagos. Informe de garantías y valores. Informes de Recaudaciones. Comprobantes de pago y transferencias. Informe de revisión de facturación de puntos de venta. Reporte de comportamiento de cartera.

3.2 Operaciones 1. Misión.- Brindar servicio postal, a través de la entrega y recepción de encomiendas y paquetes postales. 2. Productos: 2.1 Centro Nacional de Clasificación a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

2.2 Domicilios a. Admisión de envíos b. Clasificación de envíos

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c. Distribución de correspondencia local 2.3 Cambio Internacional a. Recepción de valija internacional 2.4 Express Mail Service a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia local hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

2.5 Encomiendas Postales a. b. c. d.

Admisión de envíos Clasificación de envíos Distribución de correspondencia hacia agencias locales y provinciales Encaminamientos nacionales e internacionales

2.7 Transportes a. b. c. d. e.

Reportes de ingreso y salida de vehículos Reportes de uso de combustibles y lubricantes Plan de mantenimiento de vehículos Informes de ejecución de mantenimiento de vehículo Plan de contingencia en caso de daños de vehículos

DISPOSICIONES GENERALES Primera: El portafolio de productos de Correos del Ecuador se podrá ampliar o reducir, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley, así como a las decisiones del Presidente Ejecutivo, respectivamente, dentro de sus competencias. Segunda: Los servidores de Correos del Ecuador tienen la obligación de sujetarse a la jerarquía establecida en la estructura orgánica por procesos, así como al cumplimiento de las normas, atribuciones, responsabilidades, productos y servicios, determinados en el presente Reglamento. Su inobservancia será sancionada de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes. Tercera: Derogase todas las disposiciones normativas, reglamentarias y cualquier instrumento legal, técnico o administrativo, que se oponga al presente Reglamento Orgánico. La presente Resolución entrará en vigencia sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Dado en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los veinte y siete días del mes de noviembre del 2008.

Lcdo. Roberto Cavanna Merchán PRESIDENTE EJECUTIVO DE CORREOS DEL ECUADOR

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