MINISTERIO DE TRANSPORTE REGISTRO NACIONAL DE DESPACHO DE CARGA RNDC Manual de Usuario Web V2.0.docx
REGISTRO NACIONAL DE DESPACHO DE TRANSPORTE DE CARGA RNDC
MANUAL DE USUARIO
Bogotá D.C., Diciembre de 2012 Versión 2
1
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Tabla de Contenido 1.
Antecedentes.............................................................................................................. 6
2.
Presentación............................................................................................................... 6
3.
Sobre este manual...................................................................................................... 7
4.
La operación de transporte de carga y el RNDC ......................................................... 8 4.1. Los actores en el proceso de transporte de carga .................................................. 8 4.2. El registro de la información en el proceso de transporte de carga......................... 9 4.3. Guía paso a paso del proceso de transporte de carga ......................................... 12
5.
Implementación del proceso de transporte de carga en el RNDC. ............................ 13 5.1. Introducción al proceso del RNDC ........................................................................ 13 5.2. Tiempos logísticos ................................................................................................ 14
6.
Administración de Seguridad en el RNDC ................................................................ 14 6.1. Registro inicial en el RNDC .................................................................................. 15 6.2. Administración de Usuarios .................................................................................. 15
7.
Usando paso a paso el RNDC. ................................................................................. 16 7.1. Cómo acceder al RNDC. ...................................................................................... 19 7.2. Menú y Comandos ............................................................................................... 22 7.3. Terceros ............................................................................................................... 24 7.3.1.
Creación de Tercero como persona natural ................................................ 24
7.3.2.
Creación de un conductor. .......................................................................... 25
7.3.3.
Creación de Remitente y Destinatario......................................................... 26
7.3.4.
Creación de Tercero con NIT...................................................................... 26
7.4. Vehículos ............................................................................................................. 27 7.4.1.
Creación de Vehículo Rígido. ..................................................................... 28
7.4.2.
Creación de un vehículo articulado. ............................................................ 28
7.5. Registrar Información de Carga ............................................................................ 29 7.5.1.
Creación de Información de Carga. ............................................................ 31
7.6. Registrar Información de Viaje ............................................................................. 32 7.6.1.
Creación de Información de Viaje ............................................................... 33
7.7. Expedir Remesa Terrestre de Carga .................................................................... 34 7.7.1.
Creación de Remesa Terrestre de Carga ................................................... 36
7.8. Expedir Manifiesto de Carga ................................................................................ 37 7.8.1.
Creación de Manifiesto de Carga................................................................ 39
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7.9. Cumplir Remesa Terrestre de Carga .................................................................... 40 7.9.1. 7.10.
Creación Cumplir Remesa Terrestre de Carga ........................................... 41 Cumplir Manifiesto de Carga .......................................................................... 42
7.10.1. 7.11.
Anular Información de Carga.......................................................................... 43
7.11.1. 7.12.
8.
Anulación de una Remesa Terrestre de Carga ....................................... 45
Anular Manifiesto de Carga ............................................................................ 46
7.14.1. 7.15.
Anulación de una Información de Viaje ................................................... 44
Anular Remesa Terrestre de Carga................................................................ 45
7.13.1. 7.14.
Anulación de una Información de Carga ................................................. 44
Anular Información de Viaje ........................................................................... 44
7.12.1. 7.13.
Creación Cumplir Manifiesto de Carga .................................................... 42
Anulación de un Manifiesto de Carga ...................................................... 46
Consulta de Registros .................................................................................... 47
7.15.1.
Ejemplo de Consulta de Terceros ........................................................... 48
7.15.2.
Ejemplo de Consulta de Vehículos. ......................................................... 49
7.15.3.
Ejemplo de Consulta de Manifiestos. ...................................................... 50
7.15.4.
Ejemplo de consulta de reportes ............................................................. 51
Casos especiales...................................................................................................... 53 8.1. Transbordo Total .................................................................................................. 53 8.1.1.
Registro del proceso de Transbordo Total .................................................. 53
8.1.2.
Registro de la Información de Carga 1:....................................................... 53
8.1.3.
Registro de la Información de Carga 2:....................................................... 54
8.1.4.
Registro de la Información del Viaje ........................................................... 55
8.1.5.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1 ................................................ 55
8.1.6.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 2 ................................................ 56
8.1.7.
Creación del Manifiesto de Carga ............................................................... 57
8.1.8.
Liberar Remesas ........................................................................................ 58
8.1.9.
Liberar la Remesa Terrestre de Carga 1:.................................................... 58
8.1.10.
Liberar la Remesa Terrestre de Carga 2: ................................................ 59
8.1.11.
Suspender el Manifiesto de Carga inicial ................................................ 59
8.1.11.1.
Suspender el Manifiesto de Carga: ......................................................... 60
8.1.12.
Crear Manifiesto de Carga de Transbordo .............................................. 60
8.1.13.
Registrar el Manifiesto de Carga del Transbordo: ................................... 61
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8.1.14.
Registrar el Cumplido de la Remesa Terrestre de Carga 1: .................... 62
8.1.15.
Registrar el Cumplido de la Remesa Terrestre de Carga 2: .................... 63
8.1.16.
Registrar el Cumplido del Manifiesto de Carga del Transbordo: .............. 64
8.2. Caso transbordo parcial ....................................................................................... 65 8.2.1.
Registro del proceso de Transbordo Parcial ............................................... 65
8.2.2.
Registro de la Información de Carga 1:....................................................... 65
8.2.3.
Registro de la Información de Carga 2:....................................................... 66
8.2.4.
Registro de la Información del Viaje ........................................................... 67
8.2.5.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1 ................................................ 68
8.2.6.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 2 ................................................ 69
8.2.7.
Creación de Manifiesto de Carga................................................................ 70
8.2.8.
Liberar Remesas ........................................................................................ 71
8.2.9.
Liberar la Remesa Terrestre de Carga 1:.................................................... 71
8.2.10.
Crear Manifiesto de Carga de Transbordo .............................................. 72
8.2.11.
Registrar el Manifiesto de Carga del Transbordo: ................................... 72
8.2.12.
Cumplir la Remesa liberada y transbordada............................................ 73
8.2.13.
Cumplir el Manifiesto de Carga de transbordo ........................................ 74
8.2.14.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga que no fue liberada ....................... 75
8.2.15.
Cumplir Manifiesto de Carga desde donde se transbordó ....................... 75
8.3. Dividir una Información de Carga en varias Remesas Terrestres de Carga (una carga para varios destinatarios) ................................................................................... 76 8.3.1.
Crear la Información de Carga (única): ....................................................... 76
8.3.2.
Generación de la Información del Viaje: ..................................................... 77
8.3.3.
Expedir Remesas Terrestres de Carga ....................................................... 78
8.3.4.
Generación Remesa 1: ............................................................................... 78
8.3.5.
Generación Remesa 2: ............................................................................... 79
8.3.6.
Expedir Manifiesto de Carga....................................................................... 80
8.3.7.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga 1: ...................................................... 82
8.3.8.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga 2: ...................................................... 82
8.3.9.
Cumplir Manifiesto de Carga ...................................................................... 83
8.4. Pérdida total de la Mercancía ............................................................................... 84 8.4.1.
Crear Información de carga 1: .................................................................... 84
8.4.2.
Registro de la Información del Viaje ........................................................... 85
8.4.3.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1 ................................................ 86
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8.4.4.
Creación de Manifiesto de Carga................................................................ 87
8.4.5.
Suspensión de Remesa Terrestre de Carga: .............................................. 88
8.4.6.
Suspensión de la Remesa Terrestre de Carga 1: ....................................... 88
8.4.7.
Suspender el Manifiesto de Carga inicial .................................................... 89
8.4.8.
Suspender el Manifiesto de Carga: ............................................................. 89
8.5. Varios Remitentes con igual Destinatario ............................................................. 90
9. 10.
8.5.1.
Registro de las Informaciones de Carga: .................................................... 91
8.5.2.
Registro de la Información de Carga 1:....................................................... 91
8.5.3.
Registro de la Información de Carga 2:....................................................... 92
8.5.4.
Generación de la información del viaje: ...................................................... 93
8.5.5.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1 ................................................ 94
8.5.6.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 2 ................................................ 94
8.5.7.
Creación del Manifiesto de Carga ............................................................... 95
8.5.8.
Cumplir Remesas Terrestres de Carga:...................................................... 97
8.5.9.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga 1: ...................................................... 97
8.5.10.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga 2: ................................................... 98
8.5.11.
Cumplir Manifiesto de Carga ................................................................... 99
Diccionario de Datos ................................................................................................. 99 Glosario............................................................................................................... 101
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1. Antecedentes En virtud de la política de libertad vigilada, el Ministerio de Transporte, de manera coordinada con las empresas de servicio público de transporte terrestre automotor de carga, desarrolladores de software (para empresas de transporte que tienen sistemas propios), los gremios del sector, la Dirección de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional y la Superintendencia de Puertos y Transporte, diseñó una nueva herramienta tecnológica, para el registro automatizado de despachos de carga, como mejora al proceso actual de expedición de manifiesto electrónico de carga. Esta nueva herramienta permitirá optimizar el flujo de información acerca de la operación de transporte de carga, lo cual servirá de base para el monitoreo de las relaciones económicas por parte de los integrantes del sector de transporte de carga, a través del modelo para la Regulación del Transporte de Carga por Carretera SIRTCC, así como para el control por parte de la autoridad competente, garantizando la seguridad en la prestación del servicio público de transporte de carga, a cargo de aquellos particulares que se encuentran legalmente constituidos y debidamente habilitados por el Ministerio de Transporte. La fuente principal para hacer una evaluación de los denominados mercados relevantes, tiene su sustento en la información que las empresas reportan a través del registro de las operaciones de despacho de carga y que bajo ese contexto, la herramienta RNDC, está construida con parámetros y validaciones en línea, que van a permitir que se generen controles sobre la información; de la configuración de vehículos, del viaje, origen – destino, de actores que intervienen en la operación, del valor a pagar y de la variable de fechas y horas de cita para cargues y descargues, tiempos pactados y cumplidos, incluyendo adicionalmente una interfaz de reportes integrada al modelo denominado SIRTCC “Sistema de Información para la Regulación del Transporte de Carga por Carretera”.
2. Presentación El Registro Nacional de Despacho de Carga (en adelante, RNDC) es un sistema de información que permite recibir, validar y transmitir la información generada en las operaciones del Servicio Público de Transporte de Carga por Carretera. De esta manera, el Ministerio de Transporte cuenta con un instrumento idóneo para garantizar la transparencia y la formalidad que requiere el país y los actores del sector que prestan el Servicio Público de Transporte de Carga por Carretera. Este instrumento es un elemento crucial de la política de transporte pues equilibra los intereses entre los diferentes actores del proceso. La implementación de esta herramienta busca mejorar la competitividad del país, con la que todos puedan obtener justos beneficios. El RNDC es el medio para registrar los datos de la actividad transportadora de carga terrestre por carretera y, además, evidencia la evolución de la información de esta operación. Informa a las entidades del Estado, encabezadas por el Ministerio de Transporte y la Superintendencia de Puertos y Transporte, a fin de que puedan ejercer
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sus actividades de control y planificación. Por ejemplo, le permite a la Policía Nacional obtener información en tiempo real para el control del transporte de carga en carretera y generar acciones que disminuyan o eviten la ocurrencia de delitos como robo de mercancías y vehículos. Otras entidades del Estado, como la DIAN, podrán usar esta herramienta tanto para controlar los impuestos del sector y desestimular la informalidad, como para identificar la participación de empresas ilegales en la actividad transportadora. La rigurosidad para generar y trasmitir estos datos es la clave del éxito para que los principios enunciados de control y planificación se cumplan. Las Empresas de Transporte habilitadas por el Ministerio de Transporte para prestar el servicio el Servicio Público de Transporte de Carga por Carretera en el territorio nacional deben registrar obligatoriamente sus operaciones. Para tal efecto, se dispone de una aplicación, de nombre RNDC (Registro Nacional de Despacho por Carga), que está al alcance solamente de usuarios debidamente autorizados. Opera en Internet y se puede usar con cualquier navegador ingresando a la URL http://rndc.mintransporte.gov.co. Por otra parte, las Empresas de Transporte que disponen de su propio sistema de información pueden interactuar con el RNDC a través del uso de los Web Services; para establecer la conexión, deben consultar el manual. Independiente de cual aplicación utilice la Empresa de Transporte, la transmisión de la información es en tiempo real, por lo tanto, debe hacerse de manera oportuna y rigurosa. Disponer de esta información en línea permite optimizar los controles por parte de las autoridades competentes. A través del RNDC, las empresas de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Carga, deben expedir el manifiesto electrónico de carga y transmitir los datos al Ministerio de Transporte, conforme a lo dispuesto en el artículo 27 del Decreto 173 del 5 de febrero del 2001 y el artículo 4 del Decreto 1499 del 29 de Abril de 2009, donde menciona que el Manifiesto de Carga solo aplica a operaciones de transporte intermunicipal. Además, los datos transmitidos del Manifiesto de Carga son fuente de información estadística de la movilización de carga en el país y se convierte en uno de los insumos para fijar las políticas del sector con base en los indicadores generados. De otra parte, el RNDC provee información sobre las operaciones que realizan las empresas que prestan el servicio público de transporte terrestre automotor de carga que son insumos para monitorear el comportamiento del mercado conforme lo establece el Decreto 2092 del 14 de junio de 2011. Así mismo, este registro provee información a las autoridades encargadas de ejercer el control operativo y administrativo, tales como la Superintendencia de Puertos y Transporte, Policía Nacional, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF.
3. Sobre este manual Este manual tiene como objetivo establecer los estándares y parámetros para guiar a los usuarios en la transmisión y recepción de los datos en el marco de interacción con el RNDC. Busca facilitar el uso adecuado de la aplicación y la ejecución del proceso de
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Transporte que se está instrumentando a través de este aplicativo, de una manera fácil y rápida. Con el usuario final en mente se ha decidido un uso de mayúsculas especial pero autorizado por la Real Academia Española. Se usan mayúsculas para referirse tanto a los actores de la operación de transporte como a los pasos del proceso de registro de los datos en el RNDC con el fin de llamar la atención del usuario de este manual, y de esta forma asegurar la eficacia del mensaje. Esta función identificativa tiene la intención de que el lector reconozca fácil y rápidamente los elementos principales a lo largo del texto. Por ejemplo, al leer Empresa de Transporte se está haciendo énfasis en el actor del proceso de transporte. Al leer Manifiesto de Carga se está haciendo énfasis en el paso del proceso de registro.
4. La operación de transporte de carga y el RNDC Con el fin de entender plenamente el proceso completo y el rol que desempeña el RNDC en la operación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Carga, se presenta a continuación los actores involucrados en el proceso de transporte y los registros de la información del proceso. Luego se presenta una guía detallada del proceso de transporte, y a continuación un diagrama de procesos moderno y claro que permite entender la secuencia completa. El glosario completo se encuentra como anexo a este manual.
4.1.
Los actores en el proceso de transporte de carga
Se presenta, en forma clara y resumida, los actores que participan en este proceso. Como se explicó anteriormente, se usarán mayúsculas para referirse a cada uno de los actores. Esto servirá para facilitar la referencia y la navegación por el manual. Propietario de la Carga
Es la persona natural o jurídica que es propietaria de la mercancía que se transporta.
Generador de Carga
Es el Remitente, o el Destinatario de la carga cuando este último haga parte del contrato de transporte.
Remitente
Empresa, entidad o persona natural que hace de remitente de la mercancía en nombre del Generador de Carga (su agente, su proveedor, agentes de carga, de aduana, operadores logísticos, etc.). Hace referencia al sitio donde se carga y despacha dicha mercancía. Puede ser a su vez el mismo Generador de Carga.
Destinatario
Empresa, entidad o persona natural que hace de destinatario de la mercancía en nombre del Generador de Carga (su agente o su cliente). Hace referencia al sitio donde se descarga y recibe dicha mercancía. Puede ser a su vez el mismo Generador de Carga.
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Empresa de Transporte
Es quien legalmente cuenta con el permiso concedido por el Ministerio de Transporte para prestar el Servicio Público de Transporte de Carga. Debe contar con los recursos para realizar el movimiento en forma segura. El recurso principal es el vehículo de servicio público que puede ser de su propiedad o de terceros.
Representante Legal
Persona que representa a la Empresa de Transporte. Es quien responde ante las autoridades del país por el actuar de su organización en la explotación del negocio del transporte de carga por carretera.
Despachador
Empleado de la Empresa de Transporte encargado de realizar el despacho mediante la expedición del Manifiesto de Carga y las Remesas, y a su vez registra el cumplido de los documentos expedidos.
Titular Carga
del
Conductor
Manifiesto
de Es el propietario, poseedor o tenedor de un vehículo de Servicio Público de Transporte de Carga a quien se le debe el Valor a Pagar por la prestación del servicio de transporte. Persona que conduce el Vehículo de Carga y que debe cumplir con los requerimientos legales para poder manejar el tipo de vehículo. Puede estar autorizado para representar al Propietario y/o Tenedor del Vehículo.
Propietario y/o Tenedor del Es el transportador de hecho al servicio de una empresa Vehículo de transporte, mediante un contrato de vinculación permanente o temporal del equipo. No hace parte del contrato de transporte, pero sí lo es de la operación necesaria para su ejecución. Definidos los actores del proceso de transporte de carga, a continuación se describe cuáles son los pasos del proceso de registro de la información en la operación del transporte de carga.
4.2.
El registro de la información en el proceso de transporte de carga
El RNDC está centrado en la evolución de la información que la Empresa de Transporte genera para administrar y controlar su servicio de transporte de carga.
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Información de Carga
Primer paso del proceso de registro que contiene la información del Remitente y la información previa de la carga a transportar. Su principal función es describir la mercancía que se va a cargar, determinar en dónde va a ser cargada y reportar los tiempos pactados de cargue para la mercancía. También sirve para registrar el lugar y los tiempos pactados de descargue de la mercancía.
Información de Viaje
Segundo paso del proceso de registro que contiene la información del vehículo y del conductor que va a efectuar el transporte de carga, y que asocia la Información de Carga de cada una de las mercancías a transportar en el mismo viaje. Una vez una Información de Carga ha sido asociada en este paso, no puede ser asociada a otro viaje. Con esta información la Empresa de Transporte da la orden al Conductor de ir a cargar toda la mercancía a transportar en el viaje. También sirve para totalizar los tiempos pactados reportados en cada Información de Carga.
Orden de Cargue
Documento que autoriza al conductor de un vehículo para recoger una mercancía a nombre de la Empresa de Transporte. Contiene la información del Conductor, del Vehículo y de la Carga a recoger. La Orden de Cargue es almacenada en el RNDC de acuerdo a los registros de Información de Carga y de Vehículo y Conductor de la Información de Viaje. Esto hace que no sea necesario el registro de esta información nuevamente.
Remesa Terrestre de Carga
Documento oficial y obligatorio que representa cada carga durante el viaje y que registra la información restante de la mercancía transportada, el Remitente y el Destinatario. La información de las Remesas proviene de la Información de Carga, aunque puede ser complementada en este paso. Su nueva función en el RNDC es la de registrar los tiempos pactados de cargue y descargue. También sirve para registrar los tiempos ejecutados de cargue, si el cargue ya se hizo efectivo.
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Manifiesto de Carga
Documento oficial y obligatorio que registra la información completa del Titular del Manifiesto de Carga, del Vehículo, del Conductor, del Valor a Pagar por el viaje y relaciona todas las Remesas de la mercancía que está siendo transportada. Una vez una Remesa ha sido asociada en este paso, no puede ser asociada a otro viaje. También sirve para totalizar los tiempos de cargue y descargue reportados en la Remesa. Representa un viaje de vehículo. Un vehículo puede llevar más de un Manifiesto de Carga si ha sido despachado por más de una Empresa de Transporte.
Cumplido de Remesa Terrestre Quinto paso del proceso de registro. Contiene de Carga información que identifica la Remesa que se cumple, los tiempos pactados y ejecutados de cargue y descargue de la mercancía. Permite a la Empresa de Transporte obtener la información necesaria para generar la factura a cobrar al Generador de Carga. Cumplido Carga
del
Manifiesto
de Sexto paso del proceso de registro. Contiene información que identifica el Manifiesto de Carga que se cumple y el Valor a Pagar por el viaje al Titular del Manifiesto. También incluye los tiempos totales pactados y ejecutados de cargue y descargue de todas las Remesas asociadas al Manifiesto de Carga. Permite a la empresa de Transporte obtener la información necesaria para generar el pago por el viaje al Titular del Manifiesto.
A continuación se muestra el diagrama de la evolución de registro de información de la operación de Transporte de Carga con las fases del proceso, y la evolución de la información desde el inicio hasta el final de la operación. Esquema 1: Evolución de Registro de Información Cargue
sdd Información de carga
Despacho
Orden de Cargue
Información de viaje
Información de carga + Información de vehículo y conductor
Remesa Remesa
Cumplido
Remesa Remesa
Manifiesto de Carga
Manifiesto de Carga
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Una vez definidos tanto los Actores como los Pasos del proceso de registro en seguida se verá en un ejemplo ilustrativo la operación de transporte de carga.
4.3.
Guía paso a paso del proceso de transporte de carga
Cuando un Generador de Carga tiene la necesidad de movilizar una mercancía de un lugar a otro, lo primero que debe hacer es escoger una Empresa de Transporte con quien pacta el Flete, la forma de pago y las condiciones de seguridad de la mercancía. Luego, el Generador de Carga da aviso a sus representantes -tanto al Remitente como al Destinatario- para que el primero entregue la mercancía a la Empresa de Transporte, y el segundo la reciba. Para esto, la Empresa de Transporte registra la Información de Carga, cuya principal función es describir los datos del producto, la información del remitente y destinatario y los tiempos pactados. La Empresa de Transporte ubica a un Conductor y a un vehículo de transporte público de carga. Luego, verifica todos los requerimientos legales tanto del Conductor como del vehículo, pacta el Valor a Pagar, forma y lugar de pago y condiciones de seguridad con el Conductor. Esta información queda registrada en la Información de Viaje. Más adelante, la Empresa de Transporte envía al Conductor para que en su nombre recoja la mercancía donde el Remitente con una Orden de Cargue. Una vez cargada la mercancía, despacha al Conductor con el Manifiesto de Carga, y registra las características generales del viaje, del titular del manifiesto, del vehículo, del conductor, el valor del viaje así como las remesas asociadas al Manifiesto de Carga. En el transcurso del viaje, la Empresa de Transporte controla el desempeño del vehículo y le pide información al Conductor sobre el recorrido y los posibles inconvenientes. De esta forma, puede informar al Generador de Carga, y/o tomar las medidas de contingencia que se requieran. Una vez que el Conductor arriba al lugar de destino se dirige a donde el Destinatario a entregar la carga, quien a su vez la recibe a conformidad o haciendo las anotaciones de las posibles anomalías. Después de esto, el Conductor se dirige a la oficina de la Empresa de Transporte que lo contrató, en donde radica todos los documentos del transporte y de la entrega de la mercancía al despachador de la empresa. La Empresa de Transporte le cumple el viaje, que consiste en: le cumple cada Remesa registrando la cantidad cargada de la mercancía, la entregada y los tiempos logísticos en origen y en destino; y le cumple el Manifiesto de Carga registrando los valores del viaje y la fecha en que el conductor entrega los documentos, lo liquida y le indica cuándo podrá disponer del pago, el cual, conforme a lo que establece el decreto 2092, en el artículo 9, son cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la cosa transportada. A partir de este momento el Conductor queda libre otra vez para volver a iniciar el proceso con una empresa que lo requiera para otro viaje. Una manera clara y eficaz de entender el proceso completo es seguir el siguiente diagrama. Las actividades están descritas en los cuadros principales en color azul; las flechas indican la secuencia en que se realizan las actividades; y los óvalos encima de las actividades indican los actores de las actividades.
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Esquema 2: Proceso de transporte de carga por carretera
Despachador
Despachador
Conductor
Despachador
Despachador
Conductor
Información de la Carga
Expedir Orden de Cargue
Cargar vehículo
Expecir Remesas
Expedir Manifiesto de Carga
Realizar viaje
Controlador Policía
Conductor
Despachador
Despachador
Despachador
Facturador
Controlar en carretera
Descargar vehículo
Cumplir Remesas
Cumplir Manifiesto
Liquidar viaje
Facturar remesas
5. Implementación del proceso de transporte de carga en el RNDC. El RNDC implementa el proceso de transporte de carga a través del registro de los actores del proceso (Terceros y Vehículos) y del registro de la información paso a paso. Para lograr una implementación efectiva del RNDC, es fundamental entender el progreso de los pasos y de la información. El RNDC maneja los pasos en forma evolutiva y la información en forma incremental. En las secciones siguientes de este capítulo se explican estas dos condiciones especiales. Adicionalmente, el RNDC permite consultar la información registrada por la Empresa de Transporte y exportarla a Excel. Se pueden realizar tres tipos de consulta: Consultar documentos: permite visualizar todos los registros efectuados de información de la carga, información del viaje, remesa, manifiestos, cumplido de remesa y manifiesto, anulaciones de información de la carga, información del viaje, remesa y manifiesto. Consultar documentos pendientes por cumplir: permite consultar las remesas y manifiestos que no han sido cumplidos por la Empresa de Transporte en el RNDC. Consultar maestros: consulta de la información propia de terceros y vehículos, tablas paramétricas (marcas, líneas, colores, configuraciones, tipos de empaques, tipos de carrocería, diccionario de datos y errores, empresas aseguradoras. Reportes en gráficas: Consulta de toda la información registrada en el RNDC por la Empresa de Transporte a través de reportes gráficos.
5.1.
Introducción al proceso del RNDC
La Información de Carga evoluciona a Remesa. Los datos que se ingresan en la Información de Carga son heredados por la Remesa, a la cual hay que añadirle los
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tiempos ejecutados de cargue. Los demás datos heredados pueden ser complementados en la Remesa, a excepción de los tiempos pactados de cargue. Finalmente, cuando la Remesa es cumplida hay que ingresar los datos de la mercancía entregada y los tiempos de descargue. La Información de Viaje evoluciona a Manifiesto de Carga. El Manifiesto de Carga hereda la Información de Viaje al cual hay que añadirle la fecha del despacho y la información del valor del viaje. El Manifiesto de Carga evoluciona al Cumplido de Manifiesto en donde se especifica el Valor a Pagar final definitivo por el viaje al Conductor en representación del Propietario, o al Propietario directamente. La información adicional del cumplido del Manifiesto de Carga es heredada del Manifiesto de Carga.
5.2.
Tiempos logísticos
El RNDC, registra los datos de la carga, del vehículo, del viaje, y los tiempos logísticos, es decir, los tiempos empleados en realizar las operaciones de transporte, tanto los pactados como los ejecutados. El tiempo de cargue es el tiempo transcurrido desde que el vehículo se anuncia a la llegada de las instalaciones del Remitente hasta que finalmente sale cargado del lugar. Hay tres horas clave para registrar y poder calcular este tiempo: hora de llegada a las instalaciones, hora de entrada a las instalaciones y hora de salida de las instalaciones. Si hay más de un sitio de cargue, habrá tantos tiempos de cargue como lugares de cargue haya. El tiempo total de cargue será la suma de todos los tiempos de cargue. Al igual que el tiempo de cargue, el de descargue es el tiempo transcurrido desde que el vehículo se anuncia a la llegada de las instalaciones del Destinatario hasta que finalmente sale descargado del lugar. Los tres eventos clave para registrar y poder calcular este tiempo son los mismos: hora de llegada a las instalaciones, hora de entrada a las instalaciones y hora de salida de las instalaciones. De igual forma, si hay más de un sitio de descargue, habrá tantos tiempos de descargue como lugares de descargue haya. El tiempo total de descargue será la suma de todos los tiempos de descargue. También el RNDC registra la fecha del cumplido del viaje, comprendido por los cumplidos de Remesas y el cumplido del Manifiesto de Carga. La fecha del cumplido quedará registrada para determinar el momento a partir del cual se medirá el tiempo de pago del viaje al Titular del Manifiesto de Carga. El RNDC, como su nombre lo indica, registra todos los datos de estos eventos y los guarda en su base de datos discriminada para cada Empresa de Transporte. Esta base de datos será la fuente de información para todos los efectos que persigue la política de transporte.
6. Administración de Seguridad en el RNDC Para garantizar las condiciones de seguridad, integridad y confiabilidad de la información enviada por las Empresas de Transporte a través del RNDC, se establecen medidas de seguridad para la herramienta.
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La primera medida es el uso de nombres y claves para los usuarios en las Empresas de Transporte. A continuación se definirán cada una de las medidas, la implementación y administración requerida para cada una de ellas.
6.1.
Registro inicial en el RNDC
Cada empresa de transporte debe realizar el registro inicial en el RNDC a través del portal en la opción “Registrar por primera vez la empresa de transporte”, esta opción le permite a la empresa crear su usuario principal y clave de acceso a la aplicación. La aplicación le solicita el Nit, código de empresa y la empresa deberá definir el usuario y la clave. Luego debe dar click al botón “Guardar Usuario Empresa”. En este momento queda creado el usuario. El usuario puede dar click al botón “Enviar Usuario y Clave al email” para que quede constancia que todo quedó bien registrado. La aplicación le enviará la información al correo electrónico registrado.
Un ejemplo del correo: Señores XXXXX XXXXXX XXXXXXXXXX El usuario registrado en la Base de Datos del RNDC es: -Nit: 900360XXX -Codigo:NNNN
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-Usuario:XXXXXXX@NNNN - Nuevo Password: RNDCNNNN Por favor entrar al sistema RNDC y cambiar este password. Atentamente, Mesa de ayuda RNDC
6.2.
Administración de Usuarios
A través del aplicativo RNDC, cada Empresa de Transporte al registrarse por primera vez obtiene un Usuario Maestro. El Usuario Maestro de la Empresa de Transporte es el Representante Legal o quien ésta designe, y es quien tendrá la responsabilidad de administrar las cuentas de usuarios delegados de una Empresa de Transporte para registrar las operaciones sobre el RNDC. El acceso del Representante Legal al RNDC está sujeto a la verificación del NIT de empresas y al código de habilitación dada por el Ministerio de Transporte. Tanto el usuario maestro como el delegado, son quienes pueden registrar la información de la operación de transporte de carga por carretera ante el RNDC. Los Usuarios delegados están avalados por la Empresa de Transporte ante las autoridades de control del Estado para que contraten a los conductores, despachen las mercancías, verifiquen la documentación de los viajes, liquiden, paguen y reporten. Se recomienda tener varios usuarios delegados por agencia o sucursal que tenga la Empresa de Transporte, para que se facilite el monitoreo de las actividades pendientes de registro ante el RNDC. El Usuario Maestro puede ejercer las funciones de un Usuario Delegado.
7. Usando paso a paso el RNDC. A continuación se mostrarán algunos ejemplos comunes dentro del proceso de registro de la información en el RNDC y las consideraciones generales para el registro de los Archivos Maestros (Terceros y Vehículos) y de cada uno de los pasos del proceso; esto con el fin de ofrecer una mayor claridad acerca de los procesos, las herramientas y el lenguaje utilizado. Para realizar un proceso rápido y sin interrupciones, se recomienda primero realizar el ingreso de la información de conductores, propietarios o tenedores de vehículos, empresas, personas naturales y vehículos, antes de realizar el proceso de registro de la información en el RNDC. Solo se debe efectuar una vez el registro en el sistema. Luego de que éste se guarde en la base de datos, solo se necesita registrar el tipo de documento y el número de documento o placa, para que la información restante sea heredada automáticamente por el proceso que se está realizando. Para facilitar aún más la actividad y que el registro del despacho se pueda realizar en el menor tiempo posible, el RNDC se encuentra articulado con el Registro Nacional de Conductores - RNC (tabla maestra que almacena la información del conductor referente a sus datos personales, número de licencia y fecha de vencimiento de la misma), y con el
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Registro Nacional Automotor – RNA (tabla maestra que almacena la información del vehículo como marca, línea, configuración, peso vacío, capacidad, serie, tipo de combustible, tipo de carrocería, modelo, número de SOAT y fecha de vencimiento, propietario y tenedor), esto significa que al momento de digitar el número del documento o la placa del vehículo, y con el Registro Nacional de Remolques – RNR (tabla maestra que almacena la información del remolque como marca, configuración, modelo, peso vacío, tipo de carrocería, propietario y tenedor); el RNDC le traerá los datos que se encuentran almacenados en estos dos maestros. La información consignada en el RNC y RNA, se actualiza cada 8 días, de tal manera que siempre esté disponible para los usuarios de la información. El siguiente esquema muestra la secuencia recomendada de despacho, que incluye el procedimiento de generación de documentos que representa el despacho propiamente dicho.
Esquema 3: Secuencia de Despacho usual en una empresa de transporte
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Propietario y Vehículo conocidos? NO
SI
Terceros
Vehículos
Generar Información de Carga SI
Mas Informaciones de Carga? Generar Información de Viaje
Imprimir Orden de Cargue? SI
NO
Imprimir Orden de Cargue
Expedir Remesa Terrestre de Carga SI
Mas Remesas?
Expedir Manifiesto de Carga Esquema 4: Secuencia de Cumplido
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Cumplir Remesa SI
Mas Remesas?
Cumplir Manifiesto de Carga
El esquema 4 muestra la secuencia recomendada de cumplido del viaje, que abarca el procedimiento de recibir al Conductor después del viaje una vez que han sido entregadas las mercancías en el o los destinatarios. El procedimiento va hasta antes del pago de la remuneración respectiva y de la facturación de los fletes a los clientes (Generadores de carga) de la Empresa de transporte.
7.1.
Cómo acceder al RNDC.
Se puede acceder a la herramienta RNDC desde cualquier explorador disponible (Internet Explorer, Firfox, Google Chrome, Safari, etc.). Sin embargo, para el óptimo funcionamiento de la herramienta en Internet Explorer, es necesario realizar algunos ajustes en el navegador para evitar posibles fallas de compatibilidad (No es necesario hacerse en otros exploradores). Ubicar el Botón de herramientas y activar la opción “Vista de Compatibilidad”: Esquema 5: Vista de Compatibilidad en Internet Explorer
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Esto hace que la página se actualice y vuelva a la pantalla inicial. Es posible que deba iniciar sesión otra vez. Para ingresar al RNDC Es necesario ingresar a la URL http://rndc.mintransporte.gov.co. Esquema 6: Portada del RNDC
Una vez en la página inicial, se introduce el usuario y la contraseña, los cuales han sido creados por el Usuario Maestro. Estos campos se encuentran en la parte izquierda de la pantalla de inicio como se muestra en la imagen.
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Por ejemplo USUARIO1 y su respectiva contraseña. Una vez ingresados el usuario y la contraseña, se debe oprimir el botón Ingresar. Esquema 7: Ingreso al RNDC.
Oprima este botón para Ingresar
En caso de que no recuerde la contraseña, debe utilizar la opción de recordación de clave que se encuentra al dar clic en la opción de “Registrar por primera vez la empresa de transporte”, en la página principal del RNDC, debe colocar el Nit de la empresa de transporte, el código de empresa y dar clic sobre el botón enviar usuario y clave al e-mail.
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Utilice la Opción Herramientas Administrar usuarios del menú principal para cambiar su clave cuantas veces lo desee. Esto es recomendable para mantener la seguridad de sus transacciones. Para salir del sistema se debe dar clic en el botón Salida Segura ubicado en la parte superior derecha de cualquier ventana dentro del RNDC, tal como lo muestra la imagen. Esquema 8: Salida del RNDC.
Oprima este botón para Salir del sistema
7.2.
Menú y Comandos
El menú del RNDC en general está diseñado para que las opciones más frecuentes estén hacia la izquierda y de arriba hacia abajo, permitiendo así su uso más rápido. En la parte de Proceso se encuentran 3 secuencias del despacho de carga: Registrar las Informaciones de Carga e Información de Viaje; Expedir las Remesas Terrestres de Carga y Manifiestos de Carga y Cumplir Remesas Terrestres de Carga y Manifiestos de Carga. En la sección de Herramientas se registran una sola vez los terceros y vehículos necesarios para los viajes generados. Además, también se registran los errores y sugerencias que se tengan con la plataforma Web. Estos errores se reportan en el link “mesa de ayuda” debajo de “Vehículos”. Adicionalmente, esta sección permite consultar todos los registros anteriormente y las tablas maestras que utiliza el sistema para referencia.
realizados
La tercera sección Reversas y Ajustes permite realizar anulaciones cuando se presentan errores de digitación o cambios en las características principales del servicio que se registró. Sin embargo, como mecanismo de control el RNDC conserva la historia de todos
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los registros y solo permite realizar anulaciones de Remesas Terrestres de Carga y Manifiestos de Carga si el viaje no ha comenzado. Las anulaciones generalmente se hacen por dos razones: Cancelación de servicio o Errores de digitación. Cabe resaltar también, que en casos especiales en esta sección se hacen las liberaciones o suspensiones de remesas cuando ocurre un transbordo. Más adelante se encuentra un capítulo dedicado a los casos especiales que pueden registrarse en el RNDC. Esquema 9: Menú del RNDC.
Es importante tener en cuenta que la tecla ENTER no funciona igual en todos los navegadores, en la mayoría hay que dar clic sobre el botón ingresar, de lo contrario, el aplicativo hace una actualización y no ingresa. Una vez esté dentro del RNDC hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones antes de llenar los formularios de los diferentes registros:
En los campos donde se pide información numérica, ya sea en unidades monetarias, de masa, o porcentaje, se digita el número entero sin ningún tipo de símbolo o separación por miles. La herramienta RNDC admite la separación de decimales con el signo punto (“.”) para el caso de porcentajes u otros valores. Por ejemplo, si la retención del ICA para cierta situación es de 4.14%, se escribe el número 4.14 con el signo punto (“.”) como separador decimal, sin el signo de porcentaje (%). En los campos donde se pide un registro consecutivo de proceso, recordar que el campo es alfa-numérico, es decir que se puede digitar un consecutivo compuesto de números y letras. Las casillas a registrar son aquellas que están habilitadas de fondo blanco. Las que están deshabilitadas son aquellas que se cargan automáticamente por la herramienta RNDC y tienen el fondo gris.
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7.3.
Se debe tener en cuenta que al pasar el cursor del mouse por las casillas habilitadas se activa un aviso de ayuda en línea que le indica qué información va en esa casilla.
Terceros
Uno de los pasos iniciales requeridos en la implementación del RNDC en una Empresa de Transporte es el registro de todos los Terceros que puedan ser actores dentro del proceso. Este es un Archivo Maestro compuesto por dos bases de datos. Por una parte, Terceros es una base de datos general que guarda para todas las empresas los datos generales de los Terceros. Incluye Tipo Identificación, Número Identificación, Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Categoría Licencia de Conducción, Número Licencia de Conducción y Fecha de vencimiento de la Licencia de Conducción. Es importante tomar en cuenta que al crear Terceros en la plataforma WEB, es decir, al enviar todos los datos, se crea un Tercero en la base de datos de la Empresa de Transporte. Si el Tercero ya existe en la base de datos, la plataforma traerá la información del Tercero que permitirá modificar los datos de ubicación, teléfono etc. lo cual hará que se actualice la información del tercero. Por otra parte, Terceros es una base de datos por empresa que guarda datos obligatorios de ubicación. Esta incluye: Sede, Nombre sede, Teléfono Fijo, Celular, Dirección y Municipio. Pueden existir varias sedes para un Tercero que sea persona jurídica y la lista de sedes es particular para cada Empresa de Transporte. Personas Naturales solo pueden tener un lugar de ubicación. Es importante mencionar que anteriormente se registraban los conductores aparte. Ahora, en el RNDC los conductores se registran como Terceros. Para utilizar un Tercero como Conductor más adelante en alguno de los procesos de registro, el Tercero debe tener la información de la Licencia de Conducción, la cual debe estar vigente. Adicionalmente, solo puede ser asignado como Conductor a un Tercero cuyo tipo de identificación es Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería o NUIP. Los roles posibles de un Tercero en el RNDC son: Conductor, Destinatario, Remitente, Generador de Carga, Propietario de la carga, Tenedor de Vehículo, Propietario de Vehículo, y Titular de Manifiesto.
7.3.1.
Creación de Tercero como persona natural
Ejemplo para crear un tercero sin licencia de conducción, que puede asumir el rol Titular de Manifiesto, Propietario de Vehículo y Tenedor de Vehículo. En este caso trata de Linda Barreto Arévalo, identificada con cédula de ciudadanía No. 51.760.125 Bogotá, quién reside en la Calle 156 # 9 - 50 en Bogotá, con número de teléfono 6 75 33. Obsérvese que los campos de licencia de conducción quedan en blanco.
de se de 37
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7.3.2.
Creación de un conductor.
Ejemplo para crear un tercero con licencia de conducción, que puede asumir el rol de conductor. En este caso se trata de Edgar Moreno Silva, identificado con cédula de ciudadanía No. 79.616.565 de Bogotá, quien reside en la Carrera 17 # 88-23 en Bogotá, con número de teléfono 2 576565. Su licencia de conducción es categoría 6, de número es 110013973659, con fecha de vencimiento 31 de Diciembre de 2012. Para facilitar aún más la actividad y que el registro del despacho se pueda realizar en el menor tiempo posible, el RNDC se encuentra articulado con el Registro Nacional de Conductores - RNC (tabla maestra que almacena la información del conductor referente a sus datos personales, número de licencia y fecha de vencimiento de la misma).
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7.3.3.
Creación de Remitente y Destinatario.
Ejemplo para crear un tercero que asumirá el rol de remitente o destinatario. En este caso se trata de Julieta Clavijo Alzate, identificada con cédula de ciudadanía No. 53.468.994 de Bogotá, quien reside en la Transversal 73 # 82 - 30 en Barranquilla, con número de teléfono 4 32 78 20.
7.3.4.
Creación de Tercero con NIT.
Ejemplo para crear un Tercero con NIT, que puede asumir el rol de Empresa de Transporte, Remitente, Destinatario, Titular de Manifiesto, Propietario de Vehículo o Tenedor de Vehículo. En este caso se trata de TRANSCARIBEAN Ltda., identificada con NIT número 800800800 de Bogotá, que está ubicada en la Carrera 88 # 17 - 23 en
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Bogotá, con número de teléfono 2 576565, con sede principal en Bogotá. Para crearle más sedes a la misma empresa se debe realizar el mismo proceso, pero ingresando el código (numérico) y nombre de la nueva sede. El concepto de sede permite ingresar en el RNDC para el mismo tercero con calidad de persona jurídica, todos los posibles sitios de cargues y descargues que tenga el dicho tercero en las diferentes ciudades del país, esto permite que un mismo tercero sea remitente y destinatario al mismo tiempo.
7.4.
Vehículos
Adicional a los Terceros, es fundamental hacer un registro preciso y detallado de los Vehículos. Este registro se hace según su configuración. Se pueden registrar: Camiones Rígidos, Tractocamiones, Semirremolques, Remolques y Remolques Balanceados. Algo que puede generar confusión es crear remolques y semirremolques como vehículos, ya que no son propiamente vehículos motorizados, pero se registran en el sistema por la misma opción. Una consideración importante es que para crear un Vehículo se debe haber creado anteriormente como Tercero al Tenedor y el Propietario. Siempre debe haber Tenedor y Propietario asignado a un Vehículo. En el caso de un leasing, la empresa de leasing figura como Propietario y el tomador del leasing es el Tenedor. Durante el tiempo de transición existirá una base de datos de Vehículos general para todas las Empresas de Transporte y su nombre es Registro Nacional Automotor (RNA). La información en el RNA estará sincronizada con la información del Registro Único Nacional de Transporte (RUNT). El RNA servirá de información de vehículos para el registro de la operación cada vez que la Empresa de Transporte así lo requiera. En caso que la Empresa de Transporte requiera hacer modificaciones a la información, podrá hacerlo y dichos cambios quedarán almacenados en una base de datos de
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vehículos particular a la Empresa de Transporte, para ser analizado y comparado con el RNA por el Ministerio de Transporte. A partir del momento en que la información modificada de dicho vehículo quede almacenada en la base de datos particular para la Empresa de Transporte, podrá ser utilizada y modificada de acuerdo a las necesidades de la misma. Una vez finalizado el tiempo de transición, el RNA será la base de datos única y definitiva de Vehículos en el RNDC, que será actualizada en línea con la información del RUNT.
7.4.1.
Creación de Vehículo Rígido.
Ejemplo para crear un vehículo, en este caso se trata de un Tractocamión de 3 ejes, marca Chevrolet, línea 2403, con placa WZH111, modelo 2010, que pertenece a Linda Barreto Arévalo, quien actúa como propietaria y tenedor; el vehículo funciona con ACPM, pesa 8000 kilogramos, es de color abano, el tipo de carrocería es S.R.S, la aseguradora es MAPFRE CREDISEGURO S.A. con NIT 8110191907, el número de póliza es AT131811151729 y vence el 14 de octubre del 2012.
Es importante mencionar que el RNDC tiene una validación respecto de los pesos vacios con las configuraciones de los vehículos, es decir, le informa al usuario cuando sobrepasa la capacidad máxima permitida por tipo de configuración del vehículo y no permite registrarlos.
7.4.2.
Creación de un vehículo articulado.
Ejemplo para crear un vehículo. En este caso se trata de un Semiremolque de ejes marca Dite, con placa R66666, modelo 2010 que pertenece a Linda Barreto Arévalo, quien actúa como propietaria y tenedor; pesa 9000 kilogramos, con capacidad de 30.000 kilogramos, es de color aceituna y el tipo de carrocería es estacas.
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Es de anotar que los remolques y semiremolques siempre inician con la letra R seguido de cinco números y que estos pueden tener diferentes tipos de carrocería según la destinación para la que fue diseñada. En el RNDC encontrará todo el listado de carrocerías habilitadas por el Ministerio.
7.5.
Registrar Información de Carga
La información de carga es el registro mediante el cual, la Empresa de Transporte define, de acuerdo a la información suministrada por cualquier medio por parte del generador o propietario de la carga, la mercancía a transportar, el tipo de operación de transporte, la ubicación del Remitente, los tiempos pactados de cargue y descargue y las fechas de citas para el cargue y descargue.
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Como se vio en los primeros capítulos, en donde se explicó la operación completa del transporte terrestre de Carga, el primer paso a realizar por la Empresa de Transporte es registrar la Información de Carga. Existen cuatro diferentes tipos de operación a realizar:
Carga General: todo tipo de operación diferente a Paqueteo, Contenedor Cargado y Contenedor Vacío.
Paqueteo: Sistema de transporte en el cual la mercancía se compone de muchos envíos de paquetes hechos por diferentes Remitentes que van consolidados en el camión. El proceso completo consta de la recolección y consolidación en el lugar de origen, el transporte intermunicipal del consolidado y des-consolidación y distribución en lugar de destino. Solo requiere una Remesa de tipo Paqueteo para la documentación de la carga que estará respaldada por las Guías de cada unidad de empaque. Cada unidad de empaque debe tener un peso mayor a dos (2) kilogramos de lo contrario entrará en la categoría de Mensajería.
Contenedor Cargado: todo tipo de transporte de carga en contenedores.
Contenedor Vacío: transporte de un contenedor sin carga.
Para registrar la naturaleza de la carga se debe tener en cuenta que existen criterios de jerarquía. Si el producto a transportar corresponde a un Desecho Peligroso la naturaleza que prima es Desecho Peligroso sobre Mercancía Peligrosa. A su vez Carga Peligrosa prima sobre Carga Refrigerada y Carga Refrigerada prima sobre Carga Normal. Por otra parte Semovientes prima sobre Carga Normal y Carga Extrapesada y Extradimensionada prima sobre las demás naturalezas. La siguiente gráfica muestra los criterios de jerarquías mencionados. Esquema 5: Jerarquía en la clasificación de tipos de carga
DESECHO PELIGROSO • CARGA PELIGROSA • REFRIGERADA • NORMAL
REFRIGERADA • NORMAL
SEMOVIENTES • NORMAL
EXTRADIMENSIONADA Y EXTRAPESADA • NORMAL
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El diligenciamiento del campo código del producto está relacionado con la naturaleza de la mercancía transportada y se selecciona dependiendo si la carga es desechos peligrosos, peligrosa, extra-dimensionada, extra-pesada o normal.
En caso de que el producto transportado sea un desecho peligroso el código corresponde al establecido en la lista de residuos o desechos peligrosos por procesos o actividades establecido en el Anexo I del Decreto 4741 de 2005 o la norma que lo modifique o sustituya.
En caso de que el producto transportado sea una Mercancía Peligrosa, el código corresponde al número ONU según el listado oficial de la reglamentación modelo para el transporte de mercancías peligrosas de la Organización de las Naciones Unidas. El remitente y/o propietario de la mercancía peligrosa está en la obligación de declarar y suministrar la información relacionada con la mercancía peligrosa entre los cuales está el número ONU, conforme a lo establecido en el Decreto 1609 de 2002 o la norma que lo modifique o sustituya.
Si la carga es normal, extra-dimensionada o extra-pesada, el código del producto a seleccionar es el del Sistema Armonizado de Codificación y Designación de Mercancías (Sistema Armonizado Base del Código Arancelario de Productos) y la nomenclatura del tiene 4 dígitos antecedido de dos ceros.
Con el fin de facilitar el registro de la codificación del producto, se puede consultar el “Anexo a los Manuales RNDC tabla Codificación de Productos”.
Si no se realiza pacto de tiempos de cargue, el sistema almacenará 12 horas de pacto de cargue de acuerdo a lo establecido en el decreto 2092 de 2011. En caso de conocerse, también incluye la ubicación del Destinatario y los tiempos pactados de descargue. Debido a que la información registrada en la Información de Carga será heredada por la Remesa, se hace necesario que la Empresa de Transporte registre un consecutivo para la Información de Carga. Este consecutivo es propio y definido por la Empresa de Transporte para sus controles internos y será utilizado en la Remesa para convertir la Información de Carga. La Información de Carga será asociada a la Información de Viaje, y la unión de esta información (sin la información del valor pactado de viaje) permitirá al RNDC almacenar la información de la Orden de Cargue. Debido a que habrá una Orden de Cargue por cada mercancía a recoger donde cada remitente, la Orden de Cargue será almacenada con el consecutivo de la Información de Carga. Es decir, para empresas que imprimen Ordenes de Cargue desde su propio sistema de información, se requiere que el consecutivo registrado para la Información de Carga sea el mismo al consecutivo utilizado en la Orden de Cargue propia. Para otras consideraciones generales en el registro de la Información de Carga, ver el Diccionario de Datos.
7.5.1.
Creación de Información de Carga.
El siguiente es un ejemplo para crear una Información de Carga. El consecutivo será 10001, que de acuerdo a lo explicado anteriormente deberá ser el mismo consecutivo a utilizar en la Orden de Cargue para esta mercancía. El tipo de operación será general, la
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naturaleza de la carga es normal, son 5.000 kilogramos de Aceite de Bacalao, empacados en granel líquido, que se transportarán desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura, el remitente es INVERSIONES LCS SAS y el destinatario es la Sociedad Portuaria Buenaventura. El tiempo pactado de cargue son 2 horas con 10 minutos, el tiempo pactado de descargue son 2 horas con 10 minutos. La fecha de cita para el cargue es el 13/09/2012 a las 07:00 y la fecha de cita para el descargue es el 14/09/2012 a las 07:00. Se recomienda llamar al Remitente en caso de accidente o retraso.
Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar información de la carga.
7.6.
Registrar Información de Viaje
La información de viaje es el registro mediante el cual, la Empresa de Transporte define, el conductor, el vehículo que va a utilizar y define de acuerdo a la negociación realizada con el conductor o propietario del vehículo, el valor del flete pactado, así mismo, define la ruta y se asocia la o las informaciones de carga. Es el segundo paso del proceso de registro de la información en el RNDC es el de registro de la Información de Viaje.
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La Información del Viaje será heredada por el Manifiesto de Carga, razón por la cual la Empresa de Transporte deberá registrar un consecutivo para la Información del Viaje que pueda utilizar para convertir dicha información en el Manifiesto de Carga. Este consecutivo es propio y definido por la Empresa de Transporte para sus controles internos. Estas se seleccionan de la lista despegable en la parte inferior de la página, y se agrega cada una a la información del viaje. El RNDC validará la suma de las cantidades de mercancía de la Información de Carga con la capacidad máxima del vehículo a realizar el viaje. La capacidad del vehículo será según la configuración resultante de la combinación de las placas registradas. Ver archivo Anexo a los Manuales RNDC la tabla de Peso Máximo Bruto Vehicular. Adicionalmente, comprende la información del valor del viaje pactado con el conductor del vehículo. Para otras consideraciones generales en el registro de la Información Preliminar de Viaje, ver el Diccionario de Datos.
7.6.1.
Creación de Información de Viaje
Ejemplo para crear una Información de viaje, con el consecutivo V1002. El conductor es JOSE JERONIMO CARBONERO SANCHEZ identificado con cédula de ciudadanía No 79.939.978, va a conducir un camión de 2 ejes, marca Gogomovil, con placa BOD874. El viaje se realizará desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. A esta
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Información de Viaje está asociada una información preliminar de carga, con el consecutivo: 1001. El valor pactado del viaje es de $3.200.000. Se recomienda llamar al Remitente en caso de accidente o retraso.
Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar viaje.
7.7.
Expedir Remesa Terrestre de Carga
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Documento donde se encuentran estipulados de acuerdo al Código del Comercio artículo 1010, las especificaciones establecidas en el contrato de transporte y las condiciones generales de la mercancía a transportar. En este paso se expide el documento oficial y obligatorio de Remesa Terrestre de Carga. El consecutivo asignado a la Remesa debe ser único por empresa. Este consecutivo es propio y definido por la Empresa de Transporte para sus controles internos. La información es heredada de la Información de viaje y por consecuencia de la Carga, registrando su respectivo consecutivo. La información heredada puede ser modificada a excepción de los tiempos pactados de cargue. Adicionalmente, el documento oficial de Remesa Terrestre de Carga, registra los tiempos pactados de descargue si estos no fueron registrados en la Información de Carga, los
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tiempos reales de cargue, la fecha de cita del cargue real (este dato corresponde a la fecha y hora que fue definida entre el remitente, generador o propietario de la carga y la empresa de transporte para que el vehículo arribe al sitio de cargue), y los datos de la póliza aseguradora de la carga en caso de existir. Así mismo, se debe registrar la fecha de cita del descargue pactado (este dato corresponde a la fecha y hora que fue definida entre el destinatario y la empresa de transporte para que el vehículo arribe al sitio del descargue).
7.7.1.
Creación de Remesa Terrestre de Carga
Ahora un ejemplo para crear una Remesa Terrestre de Carga, con consecutivo R10001, donde se asociarán la Información de viaje con el consecutivo V1002 y la información de Carga creada anteriormente con el consecutivo 10001. Solo es necesario registrar la información que no tenía la Información de Carga, a no ser que se desee realizar una modificación a la misma, lo que no aplica para este ejemplo. La cantidad cargada es de 5.000 kilogramos. El propietario de la carga es el remitente con Nit 8005557772. El tomador de la póliza de la carga número 1598746235 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 8 de Agosto del 2013. La Empresa Aseguradora es Royal y Sun Alliance Seguros (Colombia) S.A. La fecha de cita para el cargue es el 13 de septiembre de 2012, con hora 7:00am, la fecha y hora de llegada al cargue es el 13 de septiembre de 2012 a las 07:00am, la fecha y hora de salida al cargue es el 13 de septiembre de 2012 a las 08:00am. Se recomienda llamar al remitente en caso de accidente o retraso.
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Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar remesa.
7.8.
Expedir Manifiesto de Carga
El quinto paso del proceso de registro de la información en el RNDC es el de expedición del Manifiesto de Carga. La Información del Viaje (registro mediante el cual, la Empresa de Transporte define, el conductor, el vehículo que va a utilizar y define de acuerdo a la negociación realizada con el conductor o propietario del vehículo, el valor del flete pactado, así mismo, define la ruta y se asocia la o las informaciones de carga.), será heredada por el Manifiesto de Carga, razón por la cual la Empresa de Transporte deberá asociar el consecutivo asignado a la Información del Viaje en este paso. Adicionalmente, el Manifiesto de Carga requerirá un consecutivo propio y único para la Empresa de Transporte. Este consecutivo es propio y definido por la Empresa de Transporte para sus controles internos. El Ministerio asignará un número de radicado indicando que la información ya fue registrada, cumple con lo establecido según las normas aplicables y para efectos de control en carretera este despacho puede ser verificado sin ningún inconveniente. Este número de radicado debe quedar impreso en el formato del Manifiesto. El Manifiesto de Carga comprende la información del Conductor, el vehículo utilizado para el viaje, las Remesas de las cargas a transportar en dicho vehículo y demás información requerida por el decreto 2092 de 2011. Con el fin de asociar las Remesas al Manifiesto de Carga se requiere seleccionarlas de la lista desplegable en el recuadro Remesas. El RNDC validará la suma de las cantidades de carga de las Remesas con la capacidad máxima del vehículo a realizar el viaje. La capacidad del vehículo será según la
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configuración resultante de la combinación de las placas registradas. Ver archivo Anexo a los Manuales RNDC, tabla Peso Máximo Bruto Vehicular. Adicionalmente, en el Manifiesto de Carga se debe reportar la información detallada del valor del viaje. Es importante mencionar que para la expedición del Manifiesto de Carga, el RNDC realiza las validaciones en línea de la información de conductores y vehículos que se está registrando de acuerdo a lo que se encuentra consignado en el RUNT. Para otras consideraciones generales en la expedición del Manifiesto de Carga, ver el Diccionario de Datos que se encuentra en este manual. El formulario del manifiesto de carga se muestra a continuación:
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7.8.1.
Creación de Manifiesto de Carga.
El siguiente es un ejemplo para crear un Manifiesto de Carga, con consecutivo M10001 que tiene asociada la Información de Viaje creada anteriormente con el consecutivo V10001. Solo es necesario reportar la información que no se encuentra en la Información del Viaje, a no ser que se desee realizar modificaciones a la misma, lo cual no es el caso de este ejemplo. El tipo de manifiesto es general, la fecha de expedición es 14 de Septiembre de 2012, que se transportarán con origen Bogotá y destino Buenaventura, el titular del Manifiesto de Carga es JOSE JERONIMO CARBONERO SANCHEZ identificado con cédula de ciudadanía No 79.939.978 de Bogotá y es el mismo conductor del vehículo. El descuento de ley es del 4.14 por mil (se debe colocar 0.414), el valor del anticipo es de $1.600.000, el saldo se pagará en la ciudad de Bogotá, el 21 de Septiembre del 2012. El encargado del pago del cargue y del descargue son el remitente y destinatario respectivamente. Se notifica que el pago del saldo se hará en la ciudad de Bogotá al regreso del vehículo. A este manifiesto se asocia la Remesa con el consecutivo: R10001. En recomendaciones se hace la anotación de “Informar cualquier novedad en carretera al fijo o celular de la empresa”.
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Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar manifiesto.
7.9.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga
Después de realizar el viaje y entregar la carga, el conductor lleva la documentación del viaje a la empresa de transporte, este proceso es muy importante en la aplicación ya que contiene los tiempos reales y pactados de cargue, los tiempos reales y pactados de descargue de la mercancía, y la cantidad de mercancía cargada y descargada.
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Para cumplir la remesa sólo se debe seleccionar el número de la Remesa que se desea cumplir y el aplicativo cargará toda la información heredada cuando se registró la remesa inicialmente. Adicionalmente, permite a la Empresa de Transporte obtener la información necesaria para generar la factura a cobrar al Generador de Carga. Para otras consideraciones generales en el cumplido de la Remesa Terrestre de Carga, ver el Diccionario de Datos.
7.9.1.
Creación Cumplir Remesa Terrestre de Carga
Ejemplo para crear un Cumplido de una Remesa Terrestre de Carga. El tipo de cumplido es normal. El consecutivo de la Remesa Terrestre de Carga a cumplir es R10001, que se encuentra asociada al Manifiesto de Carga con consecutivo M10001. La fecha y horas de llegada, entrada y salida reales del cargue ya estaban registrados en la Remesa Terrestre de Cargue, por lo tanto no es necesario volverlos a registrar. Se registran la fecha y horas de llegada, entrada y salida reales del descargue. La cantidad real cargada ya está registrada en la Remesa Terrestre de Carga. Se registra la cantidad real entregada al destinatario. El valor de la remesa o valor a facturar por esta remesa es de $4.000.000. Este formulario no tendrá recomendaciones.
Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar cumplido remesa.
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7.10. Cumplir Manifiesto de Carga Después de realizar el viaje y de registrar el cumplido de las remesas que están asociadas a un Manifiesto de Carga, se registra si se tiene alguna novedad, valores adicionales que están por fuera de lo pactado, este proceso es muy importante en la aplicación ya que cierra el proceso del despacho en el RNDC. Para cumplir el manifiesto de carga sólo debe seleccionar el número del Manifiesto que se desea cumplir y el aplicativo cargará toda la información heredada cuando se registró inicialmente. Adicionalmente, contiene el valor final a pagar por el viaje al Titular del Manifiesto con la relación de pagos adicionales y/o descuentos al valor pactado del viaje. Incluye los tiempos totales pactados y reales de cargue y descargue de todas las Remesas asociadas al Manifiesto de Carga. También se deben reportar los costos adicionales y los descuentos a la operación. Permite a la Empresa de Transporte obtener la información necesaria para generar el pago por el viaje al Titular del Manifiesto. Se debe tener en cuenta que existen diferentes tipos de cumplido: Cumplido Normal: cuando se realiza el viaje como se registró en el RNDC; Anulación: cuando no se realiza el viaje; y Suspensión: cuando se realiza parte del viaje pero no se completó. Si el viaje fue suspendido, se debe reportar la causa, que puede ser: Cambio de Conductor, Cambio de Remolque / Semirremolque, Cambio total Vehículo, Siniestro, Accidente y Cambio de la Carga. En este caso, el motivo de la suspensión o anulación debe ser registrado en el cumplido del Manifiesto de Carga. En caso de ser anulado o suspendido un Manifiesto de Carga, se conserva el registro original del Manifiesto para garantizar las medidas de control y seguimiento por parte de las entidades del Estado. Para otras consideraciones generales en el cumplido de la Remesa Terrestre de Carga, ver el Diccionario de Datos.
7.10.1. Creación Cumplir Manifiesto de Carga Ejemplo para crear un cumplido de un Manifiesto de Carga. El consecutivo del Manifiesto de Carga a cumplir es M10001. El tipo de cumplido es normal. El cumplido del Manifiesto se realizó el 14 de Septiembre de 2012. En este ejemplo se asume que hubo diferencias entre el tiempo pactado de cargue y el tiempo ejecutado de cargue, por lo tanto se decide pagar un valor adicional por horas de cargue de $66.500. Adicionalmente se entregó al conductor un sobre anticipo de $200.000. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar cumplido manifiesto.
7.11. Anular Información de Carga Cuando se presentan errores de digitación o cambios en las características principales del servicio que se registró, el RNDC permite realizar anulaciones a los registros realizados. Sin embargo, como mecanismo de control el RNDC conserva la historia de todos los registros y solo permite realizar anulaciones de Remesas Terrestres de Carga y Manifiestos de Carga si el viaje no ha comenzado. Una vez anulado un registro no se puede volver a crear con el mismo consecutivo del anulado. A continuación se presenta la descripción y ejemplos de cada uno de los procesos de anulación del RNDC. La anulación de Informaciones de Carga debido a errores en la digitación o a la cancelación del servicio puede realizarse a través del proceso Anular Información de Carga. Solo pueden anularse Informaciones de Carga que no han sido convertidas a Remesas Terrestres de Carga. Para anular una Información de Carga es requisito reportar el motivo de la anulación. Para otras consideraciones generales en la anulación de Informaciones de Carga, ver el Diccionario de Datos.
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7.11.1. Anulación de una Información de Carga El siguiente es un ejemplo para anular una Información de Carga. La Información de Carga tiene el consecutivo 599585 y el motivo de la anulación es cancelación del servicio.
Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar anulación información de carga.
7.12.
Anular Información de Viaje
La anulación de Informaciones de Viaje debido a errores en la digitación o a la cancelación del servicio puede realizarse a través del proceso Anular Información de Viaje. Solo pueden anularse Informaciones de Viaje que no han sido convertidas a Manifiesto de Carga y cuyas Informaciones de Carga no han sido convertidas Remesas Terrestres de Carga. Para anular una Información de Viaje es requisito reportar el motivo de la anulación.
7.12.1. Anulación de una Información de Viaje El siguiente es un ejemplo para anular una Información de Viaje. La Información de Viaje tiene el consecutivo V1002 y el motivo de la anulación es cancelación del servicio.
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Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar anulación viaje.
7.13.
Anular Remesa Terrestre de Carga.
La anulación de Remesas Terrestres de Carga debido a errores en la digitación o a la cancelación del servicio puede realizarse a través del proceso Anular Remesa Terrestre de Carga. Solo pueden anularse Remesas Terrestres de Carga que no han sido asociadas a un Manifiesto de Carga. La anulación de una Remesa Terrestre de Carga solo puede realizarse si el viaje aun no ha iniciado, es decir, solo se puede anular dentro de la primera hora después de haber sido registrada. Para anular una Remesa Terrestre de Carga es requisito reportar el motivo de la anulación.
7.13.1. Anulación de una Remesa Terrestre de Carga El siguiente es un ejemplo para anular una Remesa Terrestre de Carga. La Remesa Terrestre de Carga tiene el consecutivo 5379 y el motivo de la anulación es cancelación del servicio.
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Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar reversa/ajuste remesa.
7.14. Anular Manifiesto de Carga La anulación de Manifiestos de Carga debido a errores en la digitación o a la cancelación del servicio puede realizarse a través del proceso Anular Manifiesto de Carga. Solo pueden anularse Manifiestos de Carga que no han sido cumplidos. La anulación de un Manifiesto de Carga solo puede realizarse si ninguna de las Remesas Terrestres de Carga que tiene asociadas ha sido cumplida. Para anular un Manifiesto de Carga es requisito reportar el motivo de la anulación. Para otras consideraciones generales en la anulación de Manifiestos de Carga, ver el Diccionario de Datos que se encuentra al final de este manual.
7.14.1. Anulación de un Manifiesto de Carga El siguiente es un ejemplo para anular un Manifiesto de Carga. El Manifiesto de Carga tiene el consecutivo M07 y el motivo de la anulación es cancelación del servicio.
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Para finalizar el registro se debe dar clic en el botón guardar anulación manifiesto.
7.15. Consulta de Registros Como se mencionó anteriormente, el RNDC permite la consulta de los registros realizados por la Empresa de Transporte, ya sea de Terceros, Vehículos, documentos pendientes por cumplir, tablas maestras (terceros, vehículos, marcas de vehículos, marcas de semiremolques, líneas, colores, empaques, diccionario de datos y errores, tipos de carrocería, empaques, empresas aseguradoras, división político administrativa RNA, RNDC y RNR). En la opción “Consultar documentos” se accede al historial de registros de cada uno de los pasos del proceso de informaciones de carga, informaciones de viaje, remesas, manifiestos, cumplido de remesa, cumplido de manifiesto, anulación de información de carga, anulación de información de viaje, anulación de remesa y anulación de manifiesto. En la opción de “documentos pendientes por cumplir” se revisan los pendientes de cada proceso y que no han evolucionado al siguiente proceso. Por ejemplo, al realizar una información de carga el pendiente sería “asociar a una información de viaje”, y al crear una información de viaje el pendiente sería convertir a manifiesto y así sucesivamente. Esta opción es muy importante ya que le permite a la Empresa de Transporte controlar sus procesos y las remesas y manifiestos que no han sido cumplidos en el RNDC. En la opción consultar maestros, el usuario puede consultar los terceros ingresados, los vehículos, marcas de vehículos, marcas de semiremolques, líneas, colores, tipos de empaques, configuraciones de vehículos, diccionario de datos y errores, tipos de carrocería, empresas aseguradoras, división político administrativa RNA, RNDC y RNR. En la opción de reporte en gráficas la Empresa de Transporte puede consultar las distancias promedios de recorridos por configuración, viajes por configuración de vehículo, matriz origen – destino en viajes, matriz origen – destino en valores de fletes, matriz origen – destino en valores de toneladas, matriz origen – destino en valores de toneladas por configuraciones de vehículos.
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Para el caso de la consulta de Pendientes, como alternativa a las consultas del sistema de información propio de la empresa, el usuario Web-Service podrá realizar las consultas a través de la plataforma Web del RNDC. La estructura de Web-Service para la consulta de registros es la misma que para el registro de información. Sin embargo, en el elemento solicitud, el código a utilizar en tipo es 2 para consultas de maestros y 3 para consultas de la historia de modificaciones del maestro o para consultar registros de los otros procesos. En el elemento documentos se ingresan las variables a consultar. Todos los reportes se pueden exportar a Excel con el fin de que la Empresa de Transporte las pueda utilizar con fines estadísticos y de control de sus operaciones.
7.15.1. Ejemplo de Consulta de Terceros En este ejemplo se consultará un Tercero con NIT 8000000001. Al acceder al menú de Consultar Maestros se selecciona el maestro de Tercero y se puede buscar el NIT de dos formas: Acceder a la base completa de terceros solamente haciendo click en el botón “Consultar Registros”, o se digita el tipo de identificación y número, y se despliega sólo la información del tercero citado en el ejemplo. La información a consultar para el Tercero es el nombre, la dirección, el teléfono, la sede (en caso de ser una persona jurídica) y la ciudad.
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7.15.2. Ejemplo de Consulta de Vehículos. En este ejemplo se consultará un Vehículo con placa CKT222. También se accede por el Menú de “Consultar Maestros”, sólo que ahora el maestro es de “Vehículo”. La información a consultar para el Vehículo es su configuración, modelo y la información del propietario.
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7.15.3. Ejemplo de Consulta de Manifiestos. En este ejemplo se consultará el manifiesto No. 143. Al acceder al menú de Consultar se selecciona consultar documentos:
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7.15.4. Ejemplo de consulta de reportes En este ejemplo se consultará el reporte de viajes por configuración de vehículo, al acceder al menú de Consultar se selecciona reportes en gráficos y se escoge el reporte que se desea generar:
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Después de seleccionar el reporte, se generará la gráfica y la tabla como se muestra en el siguiente ejemplo.
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8. Casos especiales Durante la operación de Transporte Terrestre de Carga pueden existir casos en los que se ve alterado el proceso normal de la operación, y para los cuales el proceso de registro en el RNDC se debe realizar de forma especial. A continuación se presenta la descripción de casos en la operación de transporte terrestre de carga en los cuales el proceso de registro de la información varía, y un ejemplo de cómo se realizaría el registro de la información en el RNDC para cada uno.
8.1.
Transbordo Total
Este caso aplica cuando durante el transcurso de un viaje se presenta un inconveniente que requiere el transbordo o trasiego total de la mercancía. Esto implica suspender el Manifiesto de Carga que representa al primer trayecto del viaje y registrar un nuevo Manifiesto de Carga, al cual se le asocian las Remesas Terrestres de Carga del Manifiesto de Carga anterior, para representar la segunda parte del viaje. A continuación se presenta un ejemplo en el cual se ilustra el proceso de registro de este caso en el RNDC paso a paso. Se trata de un Trayecto Bogotá – Buenaventura, donde se realizará un transbordo total en la ciudad de Ibagué.
8.1.1.
Registro del proceso de Transbordo Total
Para ilustrar el proceso de Transbordo se realizará un ejemplo completo empezando desde el registro de la Información de Carga. En este ejemplo se transportarán dos cargas en un vehículo.
8.1.2.
Registro de la Información de Carga 1:
Se crea una Información de Carga con consecutivo TTOTALIC1. El tipo de operación es general, la naturaleza de la carga es normal, son 10.000 kilogramos de Trigo, empacados en bultos, que se transportarán desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. El remitente es la empresa identificada con el NIT 9.000.000.000 con sede “Bogotá” y el destinatario es la empresa identificada con NIT 1.000.000.000 con sede ”Buena Puerto”. El tiempo pactado de cargue es 1 hora, el tiempo pactado de descargue es 1 hora. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.1.3.
Registro de la Información de Carga 2:
Se crea una Información de Carga con consecutivo TTOTALIC2. El tipo de operación es general, la naturaleza de la carga es normal, son 10.000 kilogramos de Centeno, empacados en bultos, que se transportarán desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. El remitente es la empresa identificada con el NIT 9.000.000.000 con sede Bogotá y el destinatario es la empresa identificada con NIT 1.000.000.000 con sede ”Buena Puerto”. El tiempo pactado de cargue es 1 y 30 minutos hora, el tiempo pactado de descargue es 1 hora y 30 minutos. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.1.4.
Registro de la Información del Viaje
Se crea una Información de Viaje, con el consecutivo TTOTALIV1. El conductor está identificado con cédula de ciudadanía No 53.160.728, va a conducir un Tractocamión de 3 ejes con placa JJJ111 con un semirremolque de 3 ejes, con placa R90000. El viaje se realizará desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. A esta Información de Viaje están asociadas las dos Informaciones de Carga creadas anteriormente con los consecutivos: TTOTALIC1, TTOTALIC2. El valor pactado del viaje es de $2.500.000. Este formulario no tendrá recomendaciones.
8.1.5.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1
Se crea la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo TTOTALR1, donde se convertirá la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivo TTOTALIC1. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información de Carga, o las variables que sólo se reportan en la Remesa Terrestre de Carga y que no contiene la Información de Carga. Es decir, se reporta que la cantidad cargada de 10.000 kilogramos, el tomador de la póliza de la carga número 98765 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 1 de Diciembre de 2011. La Empresa Aseguradora está es ACE SEGUROS S.A. La fecha del cargue es el 14 de Octubre de 2011, con hora de llegada al cargue 7:00am, hora de inicio del cargue 7:10am y hora de salida del cargue 8:00am. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.1.6.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 2
Se crea la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo TTOTALR2, donde se convertirá la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivo TTOTALIC2. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información de Carga, o las variables que solo se reportan en la Remesa Terrestre de Carga y que no contiene la Información de Carga. Es decir, se reporta que la cantidad cargada es de 10.000 kilogramos (sin indicador de miles), el tomador de la póliza de la carga número 98766 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 31 de Diciembre de 2011. La Empresa Aseguradora es ACE SEGUROS S.A. La fecha del cargue es el 14 de Octubre de 2011, con hora de llegada al cargue 10:00am, hora de inicio del cargue 10:30am y hora de salida del cargue 11:30am. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.1.7.
Creación del Manifiesto de Carga
Se crea el Manifiesto de Carga, con consecutivo TTOTALM1 que tiene asociada la Información de Viaje creada anteriormente con el consecutivo TTOTALIV1. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información del Viaje, o las variables que solo se reportan en el Manifiesto de Carga y que no contiene la Información del Viaje. El tipo de manifiesto es general, la fecha de expedición es 14 de Octubre de 2011, con origen Bogotá y destino Buenaventura. El titular del Manifiesto de Carga está identificado con la cédula de ciudadanía No 53.160.000. La tasa de impuesto del ICA es de 4.14, el valor del anticipo es de $150.000, el saldo se pagará en la ciudad de Bogotá, el 31 de Octubre del 2011. El encargado del pago del cargue es el Remitente y del descargue es el Destinatario. Se recomienda que en caso de accidente el conductor debe comunicarse al número celular 3102569874. A este manifiesto están asociadas dos Remesas con los consecutivos: TTOTALR1 y TTOTALR2.
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8.1.8.
Liberar Remesas
Debido a que durante el viaje se presenta un inconveniente que requiere transbordar la totalidad de la carga, es necesario poder trasladar las Remesas Terrestres de Carga del Manifiesto de Carga original al nuevo Manifiesto de Carga. Para esto, es necesario liberar las Remesas Terrestres de Carga del Manifiesto de Carga original, y de esta forma dejarlas disponibles para asociar al nuevo Manifiesto de Carga. El proceso de liberación de Remesas Terrestres de Carga se realiza dentro del proceso de Reversas y Ajustes Anular Remesa Terrestre de Carga. Para esto se deben registrar algunos campos de forma diferente al proceso de anulado. Para liberar una Remesa Terrestre de Carga haciendo uso del proceso de Reversas y Ajustes Anular Remesa Terrestre de Carga, se debe reportar en la variable Tipo de Reversa/Ajuste la opción de Liberar del Manifiesto para Transbordo, el consecutivo de la Remesa Terrestre de Carga a liberar y el consecutivo del Manifiesto de Carga al que se encuentra asociada. Adicionalmente, se debe reportar el código del municipio donde se presenta el transbordo/trasiego y el motivo de la liberación. A continuación se muestra la forma de registro de la liberación de las dos Remesas Terrestres de Carga asociadas al Manifiesto de Carga que fueron creados anteriormente.
8.1.9.
Liberar la Remesa Terrestre de Carga 1:
En este ejemplo la Remesa Terrestre de Carga a liberar es la de consecutivo TTOTALR1 que pertenece al Manifiesto de Carga con consecutivo TTOTALM1. El motivo del transbordo es un accidente que sucede en la ciudad de Ibagué, Tolima.
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8.1.10. Liberar la Remesa Terrestre de Carga 2: En este ejemplo la Remesa Terrestre de Carga a liberar es la de consecutivo TRATOTALR2 que pertenece al Manifiesto de Carga con consecutivo TRATOTALM1. El motivo del transbordo es un accidente que sucede en la ciudad de Ibagué, Tolima.
8.1.11. Suspender el Manifiesto de Carga inicial Una vez liberadas las Remesas Terrestres de Carga, se debe suspender el Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje.
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El proceso de suspensión del Manifiesto de Carga se realiza dentro del proceso de Cumplido de Manifiesto de Carga. Para esto se deben registrar algunos campos de forma diferente al proceso de cumplido. Para suspender un Manifiesto de Carga haciendo uso del proceso de Cumplido de Manifiesto de Carga, se debe reportar en la variable Tipo de Cumplido/Cierre la opción de Suspensión, motivo de suspensión y consecuencia de la suspensión. Los campos referentes a los valores del viaje se ingresan según el caso así lo requiera. A continuación se muestra la forma de registro de la suspensión del Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje.
8.1.11.1.
Suspender el Manifiesto de Carga:
El Manifiesto de Carga a suspender es el que se encuentra identificado con consecutivo TTOTALM1. El motivo de la suspensión es accidente con consecuencia de cambio total del vehículo. Debido a que el viaje no se completó, se hace un descuento de $1.500.000 con motivo de Viaje Incompleto por Suspensión. La fecha de la suspensión es el 14 de Octubre de 2011.
8.1.12. Crear Manifiesto de Carga de Transbordo Una vez liberadas las dos Remesas Terrestres de Carga y suspendido el Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje, se procede al registro del Manifiesto de Carga que representa la segunda parte del viaje. A este Manifiesto de Carga de Transbordo se le asocian las Remesas Terrestres de Carga liberadas. Cuando la segunda parte del viaje se finaliza, se puede proceder a los cumplidos de las Remesas Terrestres de Carga y del Manifiesto de Carga del Transbordo.
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El proceso de registro de un Manifiesto de Carga para Transbordo se realiza dentro del proceso de Expedir Manifiesto de Carga. Para esto se deben registrar algunos campos de forma diferente al proceso de registro. Para registrar un Manifiesto de Carga para Transbordo haciendo uso del proceso de Expedir Manifiesto de Carga, se debe reportar en la variable Manifiesto de Carga del Transbordo el consecutivo del Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje. Los demás campos se registran de forma que se garantice se hace referencia a la segunda parte del viaje. A continuación se muestra la forma de registro de un Manifiesto de Carga para Transbordo.
8.1.13. Registrar el Manifiesto de Carga del Transbordo: El Manifiesto de Carga a representar la segunda parte del viaje estará identificado con consecutivo TTOTALM2. El Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje está identificado con consecutivo TTOTALM1. Debido a que se está registrando el Manifiesto de Carga anterior, no se requiere registrar una Información de Viaje, lo que implica registrar toda la información referente al conductor y vehículo que realizarán el viaje. La ciudad de origen es Ibagué y la ciudad de destino es Buenaventura. El nuevo conductor es ConduPedro Gómez Gómez, está identificado con cédula de ciudadanía No 12.345.65. El vehículo a realizar el viaje está identificado con placas CKT222 y con un semirremolque de placas R11710. El titular del Manifiesto de Carga está identificado con cédula de ciudadanía No 53.160.000. El valor del viaje es de $1.500.000, con un anticipo de $500.000 y un valor de impuesto del ICA de 4.14. El pago del viaje se realiza en la ciudad de Bogotá el día 20 de Octubre del 2011. El pago del cargue corre por cuenta de la Empresa de Transporte, mientras el pago del descargue lo cubre el destinatario. Las observaciones particulares a este Manifiesto de Carga son que el Manifiesto fue generado por transbordo. A este manifiesto se asocian las dos Remesas liberadas con los consecutivos: TTOTALR1 Y TTOTALR2.
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8.1.14. Registrar el Cumplido de la Remesa Terrestre de Carga 1: La Remesa Terrestre de Carga a cumplir está identificada con el consecutivoTTOTALR1, y que se encuentra asociada al Manifiesto de Carga con consecutivoTTOTALM2. La fecha y horas de llegada, entrada y salida reales del cargue ya están registrados en la Remesa Terrestre de Carga. Se registran la fecha y horas de llegada, entrada y salida reales del descargue, siendo el 14 de Octubre de 2011 a las 7:00am, 7:10am y 8:00am respectivamente. La cantidad real cargada ya está registrada en la Remesa Terrestre de Carga. Se registra la cantidad real entregada al destinatario de 10000 kilogramos.
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8.1.15. Registrar el Cumplido de la Remesa Terrestre de Carga 2: La Remesa Terrestre de Carga a cumplir está identificada con el consecutivo TTOTAL2, y que se encuentra asociada al Manifiesto de Carga con consecutivo TTOTALM2. La fecha y horas de llegada, entrada y salida reales del cargue ya están registrados en la Remesa Terrestre de Carga. Se registran la fecha y horas de llegada, entrada y salida reales del descargue, siendo el 14 de Octubre de 2011 a las 7:00am, 7:30am y 8:30am respectivamente. La cantidad real cargada ya está registrada en la Remesa Terrestre de Carga. Se registra la cantidad real entregada al destinatario de 10000 kilogramos.
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8.1.16. Registrar el Cumplido del Manifiesto de Carga del Transbordo: Una vez cumplidas las dos Remesas Terrestres de Carga que se encontraban asociadas al Manifiesto de Carga del Transbordo, se procede a cumplir el Manifiesto de Carga identificado con el consecutivo TTOTALM2. La fecha de entrega de los documentos del cumplido es el 14 de Octubre de 2011. Debido a que no hubo diferencias entre los tiempos pactados y ejecutados de descargue no se presentan valores adicionales. Se reporta un valor de sobre-anticipo de $200.000.
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8.2.
Caso transbordo parcial
Este caso aplica cuando durante el transcurso de un viaje, se presenta un inconveniente que requiere el transbordo/trasiego parcial de la mercancía. Esto implica liberar algunas de las Remesas Terrestres de Carga de un Manifiesto de Carga inicial que representa al primer trayecto del viaje y asociarlas a un nuevo Manifiesto de Carga, el cual representa la segunda parte del viaje. Los dos Manifiestos de Carga serán cumplidos normalmente cuando finalicen el viaje con su respectiva parte de la carga. A continuación se presenta un ejemplo en el cual se ilustra el proceso de registro de este caso en el RNDC paso a paso. Se trata de un trayecto Bogotá – Buenaventura, donde se realizará un transbordo parcial en la ciudad de Ibagué.
8.2.1.
Registro del proceso de Transbordo Parcial
Para ilustrar el proceso de Transbordo Parcial se realizará un ejemplo empezando desde el registro de la Información de Carga. En este ejemplo se transportarán dos cargas en un vehículo.
8.2.2.
Registro de la Información de Carga 1:
Se crea una Información de Carga con consecutivo TPARIC1.El tipo de operación es general, la naturaleza de la carga es normal, son 10.000 kilogramos de Trigo, empacados en bultos, que se transportarán desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. El remitente es la empresa identificada con el NIT 9.000.000.000 con sede en Bogotá y el destinatario es la empresa identificada con NIT 1.000.000.000 con sede en Buenaventura. El tiempo pactado de cargue es 1 hora, el tiempo pactado de descargue es 1 hora. Se recomienda llamar al remitente en caso de accidente.
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8.2.3.
Registro de la Información de Carga 2:
Se crea una segunda Información de Carga con consecutivo TPARIC2. El tipo de operación es general, la naturaleza de la carga es normal, son 10.000 kilogramos de Centeno, empacados en bultos, que se transportarán desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. El remitente es la empresa identificada con el NIT 9.000.000.000 con sede en Bogotá y el destinatario es la empresa identificada con NIT 1.000.000.000 con sede en Buenaventura. El tiempo pactado de cargue es de 2 horas, el tiempo pactado de descargue es de 2 horas. Se recomienda llamar al remitente en caso de accidente.
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8.2.4.
Registro de la Información del Viaje
Se crea una Información de Viaje, con el consecutivo TPARIV1. El conductor está identificado con cédula de ciudadanía No 53.160.728, va a conducir un Tractocamión de 3 ejes con placa JJJ111 con un semirremolque de 3 ejes, con placa R90000. El viaje se realizará desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. A esta Información de Viaje están asociadas las dos Informaciones de Carga creadas anteriormente con los consecutivos: TPARIC1, TPARIC2. El valor pactado del viaje es de $2.500.000. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.2.5.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1
Se crea la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo TPARREM1, donde se convertirá la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivo TRAPARIC1. Sólo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información de Carga, o las variables que sólo se reportan en la Remesa Terrestre de Carga y que no contiene la Información de Carga. Es decir, se reporta que la cantidad cargada es de 9.000 kilogramos, el tomador de la póliza de la carga número 98798798 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 30 de Octubre del 2011. La Empresa Aseguradora es ACE SEGUROS S.A. La fecha del cargue es el 19 de Octubre de 2011, con hora de llegada al cargue 7:00am, hora de inicio del cargue 7:15am y hora de salida del cargue 8:00 am. Se recomienda llamar al remitente en caso de accidente.
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8.2.6.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 2
Se crea la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo TPARREM2, donde se convertirá la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivo TRAPARIC2. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información de Carga, o las variables que solo se reportan en la Remesa Terrestre de Carga y que no contiene la Información de Carga. Es decir, se reporta que la cantidad cargada es de 10.000 kilogramos, el tomador de la póliza de la carga número 98798798 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 30 de Octubre del 2011. La Empresa Aseguradora es ACE SEGUROS S.A.. La fecha del cargue es el 19 de Octubre de 2011, con hora de llegada al cargue 10:00am, hora de inicio del cargue 11:00am y hora de salida del cargue 12:00pm.Se recomienda llamar al remitente en caso de accidente.
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8.2.7.
Creación de Manifiesto de Carga
Se crea el Manifiesto de Carga, con consecutivo TPARMAN1 que tiene asociada la Información de Viaje creada anteriormente con el consecutivo TPARIV1. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información del Viaje, o las variables que solo se reportan en el Manifiesto de Carga y que no contiene la Información del Viaje. El tipo de manifiesto es general, la fecha de expedición es 19 de Octubre de 2011, que se transportarán con origen Bogotá y destino Buenaventura, el titular del Manifiesto de Carga es Pedro Pablo Pérez Parra identificado con cédula de ciudadanía No 53.160.000 de Cali. El descuento de ley es del 4.12 por mil, el valor del anticipo es de $150.000, el saldo se pagará en la ciudad de Bogotá, el 31 de Octubre del 2011. El encargado del pago del cargue es el Remitente y del descargue es el Destinatario. En el campo de observaciones, como recomendación adicional se propone: “Por favor comunicarse con la Empresa de Transporte en caso de fallas”. A este manifiesto están asociadas dos Remesas con los consecutivos: TPARREM1 Y TPARREM2.
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8.2.8.
Liberar Remesas
Debido a que durante el viaje se presenta un inconveniente que requiere transbordar parte de la carga, es necesario poder trasladar algunas de las Remesas Terrestres de Carga del Manifiesto de Carga original al nuevo Manifiesto de Carga. Para esto, es necesario liberar algunas de las Remesas Terrestres de Carga del Manifiesto de Carga original, y de esta forma dejarlas disponibles para asociar al nuevo Manifiesto de Carga. El proceso de liberación de Remesas Terrestres de Carga se realiza dentro del proceso de Reversas y Ajustes Anular Remesa Terrestre de Carga. Para esto se deben registrar algunos campos de forma diferente al proceso de anulado. Para liberar una Remesa Terrestre de Carga haciendo uso del proceso de Reversas y Ajustes Anular Remesa Terrestre de Carga, se debe reportar en la variable Tipo de Reversa/Ajuste la opción de Liberar del Manifiesto para Transbordo, el consecutivo de la Remesa Terrestre de Carga a liberar y el consecutivo del Manifiesto de Carga al que se encuentra asociada. Adicionalmente, se debe reportar el código del municipio donde se presenta el transbordo o trasiego y el motivo de la liberación. A continuación se muestra la forma de registro de la liberación de una de las Remesas Terrestres de Carga asociadas al Manifiesto de Carga que fueron creados anteriormente.
8.2.9.
Liberar la Remesa Terrestre de Carga 1:
Para el caso de Transbordo parcial liberamos la primera Remesa de consecutivo TPARREM1 asociada al manifiesto de consecutivo TPARMAN1, para luego asociarla a un Nuevo manifiesto que va a representar la segunda parte del viaje. El tipo de reversa es
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“liberar del Manifiesto para Transbordo” , se asigna el destino de Transbordo: Ibagué, y el motivo del transbordo en este caso es Accidente :
8.2.10. Crear Manifiesto de Carga de Transbordo Una vez liberada la Remesa Terrestre de Carga, se procede al registro del Manifiesto de Carga que representa la segunda parte del viaje. A este Manifiesto de Carga de Transbordo se le asocian las Remesas Terrestres de Carga liberadas. Cuando la segunda parte del viaje se finaliza, se puede proceder a los cumplidos de las Remesas Terrestres de Carga y del Manifiesto de Carga del Transbordo. Cuando se finaliza el viaje original, con las Remesas Terrestres de Carga que no se liberaron, se procede al cumplido del Manifiesto de Carga original y de las Remesas Terrestres de Carga que aun tiene asociadas. El proceso de registro de un Manifiesto de Carga para Transbordo se realiza dentro del proceso de Expedir Manifiesto de Carga. Para esto se deben registrar algunos campos de forma diferente al proceso de registro. Para registrar un Manifiesto de Carga para Transbordo haciendo uso del proceso de Expedir Manifiesto de Carga, se debe reportar en la variable “solo en caso de transbordo o trasiego” (al lado de la variable de viaje) el consecutivo del Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje. Los demás campos se registran de forma que se garantice se hace referencia a la segunda parte del viaje. A continuación se muestra la forma de registro de un Manifiesto de Carga para Transbordo.
8.2.11. Registrar el Manifiesto de Carga del Transbordo: El Manifiesto de Carga a representar la segunda parte del viaje estará identificado con consecutivo TPARMAN2. El Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje está identificado con consecutivo TPARMAN1. Debido a que se está registrando el
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Manifiesto de Carga anterior, no se requiere registrar una Información de Viaje, lo que implica registrar toda la información referente al conductor y vehículo que realizarán el viaje. El nuevo Manifiesto de Carga es de Tipo general expedido el día 19 de Octubre de 2011. La ciudad de origen es Ibagué y la ciudad de destino es Buenaventura. El conductor es ConduPedro Gómez Gómez quien está identificado con cédula de ciudadanía No 1234565 de Cali. El vehículo a realizar el viaje es de configuración 3S3 y está identificado con placas CKT222 y con un semirremolque de placas R11111. El titular del Manifiesto de Carga es Pedro Pablo Pérez quien está identificado con cédula de ciudadanía No 53.160.000 Bogotá. El valor del viaje es de $1.500.000, con un anticipo de $200.000 y un valor de impuesto del ICA de 4.12%. El pago del viaje se realiza en la ciudad de Bogotá el día 31 de Octubre del 2011. El pago del cargue corre por cuenta de la Empresa de Transporte, mientras el pago del descargue lo cubre el destinatario. Las observaciones particulares a este Manifiesto de Carga son “Manifiesto creado por transbordo”. A este manifiesto se asocia la Remesa liberada con consecutivo: 1TRAPARR1.
8.2.12. Cumplir la Remesa liberada y transbordada En este paso se cumple la remesa liberada y asignada en el manifiesto nuevo. Se llama la remesa 1 (TPARREM1) y el manifiesto 2 (TPARMAN2). Se reporta la cantidad entregada: 9000 Kg. La fecha de descargue es el 19 de Octubre de 2011, la hora de llegada al descargue es: 15:31, la hora de inicio del descargue es: 15:56, la hora de salida del descargue es: 16:31.
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8.2.13. Cumplir el Manifiesto de Carga de transbordo Se procede a cumplir el manifiesto del transbordo (TPARMAN2) con cierre tipo “cumplido Normal”. La información de las otras variables es traída por la referencia del manifiesto, por lo que la única variable que habría que registrar es la fecha de entrega de documentos que sería el 19 de Octubre de 2011, ya que no hay valores adicionales, descuentos o sobre anticipos:
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8.2.14. Cumplir Remesa Terrestre de Carga que no fue liberada Ahora se cumple la remesa no liberada, es decir, la remesa que quedó asociada al manifiesto inicial (TPARREM2). Se registra la remesa con su manifiesto respectivo (TPARMAN1), se reporta la cantidad entregada 10.000 Kg. La fecha del descargue es 19 de Octubre de 2011. La hora de llegada al descargue es: 18:00, la hora de inicio descargue es: 19:00, y la hora de salida del descargue es: 20:00.
8.2.15. Cumplir Manifiesto de Carga desde donde se transbordó Por último se procede a cumplir el manifiesto inicial (TPARMAN1), el cual se cierra como “Cumplido Normal” ya que a pesar de que se realizó un Transbordo, el viaje con la Remesa TPARREM2 se realizó. La fecha de entrega de documentos es el 19 de Octubre de 2011, se realiza un descuento de $850.000 por motivo de Faltante:
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8.3.
Dividir una Información de Carga en varias Remesas Terrestres de Carga (una carga para varios destinatarios)
Este caso se presenta cuando de un solo Remitente sale una carga dirigida a diferentes destinatarios. Sin embargo, este caso aplica para el caso en que solo después de efectuado el cargue, y para el momento de generar las Remesas Terrestres de Carga, se tiene conocimiento de los múltiplos destinatarios. El tratamiento de este escenario varía respecto a otros casos debido a que se tiene que hacer un manejo especial en la creación de las Remesas Terrestres de Carga ya que a partir de una Información de Carga salen N remesas de acuerdo al número de destinatarios. Una vez entendido el escenario, cabe aclarar que la Información de Carga inicial no contiene los destinatarios, sino que estos son reportados en cada Remesa Terrestre de Carga. La primera Remesa Terrestre de Carga va a contener toda la información del cargue. Contiene el tiempo que se demore cargando la mercancía y la porción de la misma que le corresponde al primer destinatario. De la segunda Remesa Terrestre de Carga hasta la N Remesa Terrestre de Carga, el sistema automáticamente registra como cero (0) los tiempos pactados y ejecutados de cargue ya que estos fueron reportados en la primera, y se digita la cantidad de carga correspondiente para cada uno de los demás destinatarios. Las cantidades reportadas para cada uno de los destinatarios deben sumar la misma cantidad cargada, que fue representada en la Información de Carga inicial. Posteriormente se genera un Manifiesto de Carga que incluya todas las Remesas Terrestres de Carga de la misma forma en que se generan los Manifiestos de Carga en casos normales. Los cumplidos también siguen el proceso general con la diferencia del tratado de los tiempos de las Remesas. A continuación se presenta un ejemplo en el cual se genera una única Información de Carga, asociada a una Información de Viaje, que permite generar la Orden de Cargue para recoger la carga. Una vez realizado el cargue, se requieren generar dos Remesas Terrestres de Carga, es decir, dividir la Información de Carga en dos Remesas Terrestres de Carga ya que se conoce que la carga deberá ser dividida y entregada a dos destinatarios diferentes.
8.3.1.
Crear la Información de Carga (única):
Se genera una Información de carga con consecutivo DVIDIRCARGIC1, donde se transportan 30000 kg de bultos de arroz. El remitente se encuentra en Bogotá NIT: 9000000000 y el código de la sede es A. Se realiza un pacto de acto 3 horas de carga y dejo los destinatarios en blanco sin pactar tiempo de descarga, ya que para este caso no son conocidos aun. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.3.2.
Generación de la Información del Viaje:
Se procede a crear la información de viaje con consecutivo DIVIDIRCARGAIV1. El conductor se llama Juan José Peña está identificado con CC. 53.160.728. El vehículo que realizará el viaje es un Tractocamión de tres ejes identificado con placa JJJ111 y un semirremolque de tres ejes con placa R90000. A pesar de no conocerse los destinatarios se conoce que la ciudad de destino es Buenaventura. El viaje se pacta por un valor de $3.500.000. Se asocia la Información de Carga DIVIDIRCARGAIC1. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.3.3.
Expedir Remesas Terrestres de Carga
Una vez se realiza el cargue, se proceden a generar las Remesas Terrestres de Carga. Sin embargo, dado a que hasta este momento se conoce que existen dos destinatarios para la mercancía, se requiere crear dos Remesas Terrestres de Carga a partir de la misma Información de Carga. Debido a que solo se realiza un cargue, es necesario reportar los tiempos ejecutados de cargue en solo una Remesa Terrestre de Carga, mientras que el sistema asignará automáticamente cero en los tiempos pactados y ejecutados de cargue a las otras Remesas Terrestres de Carga que partan de la misma Información de Carga. Lo anterior con el fin que la información de cargue solo se registre una vez y no se multiplique.
8.3.4.
Generación Remesa 1:
La primera Remesa Terrestre de Carga tendrá los datos del primer destinatario de la mercancía y adicionalmente contendrá los tiempos ejecutados del cargue. Para esto se debe reportar el campo de la Información de Carga que se desea convertir a Remesa Terrestre de Carga (DIVIDIRCARGAIC1). Su consecutivo es DVIDIRCARGR1. Debido a que se está asociando una Información de Carga, solo se requiere reportar la Información que ésta no contenía o la información que cambió. La cantidad cargada que corresponde a este destinatario es de 15.000 kilogramos, el destinatario está identificado con NIT 1000000000 con sede código 01A ubicada en Buenaventura. La póliza número 98765432 la adquiere la Empresa de Transporte con la empresa ACE Seguros S.A. identificada con NIT 8600265186 que vence el 15 de Octubre del 2011. Los tiempos ejecutados de cargue son reportados en esta Remesa Terrestre de Carga con fecha del 28 de Septiembre del 2011 y llegada al cargue a las 7:00am, entrada a las
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8:00am y salida a las 10:00am. Los tiempos pactados de descargue con este destinatario son de 1 hora 30 minutos. Este formulario no tendrá recomendaciones. A partir de este numeral, algunos ejemplos se mostrarán y explicarán como funciona a través de web services. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 3 DIVIDIRCARGAR1 DIVIDIRCARGAIC1 15000 N 1000000000 01A E 98765432 8600265186 15/10/2011 1 30 28/09/2011 07:00 28/09/2011 08:00 28/09/2011 10:00
8.3.5.
Generación Remesa 2:
La segunda Remesa Terrestre de Carga tendrá los datos del segundo destinatario de la mercancía. Se debe recordar que para esta Remesa Terrestre de Carga el sistema asignará automáticamente el valor cero a los tiempos pactados y ejecutados de cargue, debido a que estos ya fueron registrados en la primera Remesa Terrestre de Carga. Es decir, no se permitirá modificar dichos tiempos en las Remesas Terrestres de Carga adicionales.
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Para registrar la segunda Remesa Terrestre de Carga no se deben reportar los campos de Información de Viaje ni Información de Carga. Se deberá reportar el campo Información de Carga a Dividir, que en este caso está identificada con el consecutivo DIVIDIRCARGAIC1. Debido a que se está asociando una Información de Carga, solo se requiere reportar la Información que esta no contenía o la información que cambió. La cantidad cargada que corresponde a este destinatario es de 15.000 kilogramos, el destinatario está identificado con NIT 8000000001 con sede código 01 ubicada en Buenaventura. La póliza número 23456789 la adquiere la Empresa de Transporte con la empresa ACE Seguros S.A. identificada con NIT 8600265186 que vence el 15 de Octubre del 2011. No se reportan los tiempos pactados ni ejecutados de cargue. Se reportan los tiempos pactados de descargue con este destinatario de 1 hora 30 minutos. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 3 DIVIDIRCARGAR2 DIVIDIRCARGAIC1 15000 N 8000000001 01 E 23456789 8600265186 15/10/2011 1 30
8.3.6.
Expedir Manifiesto de Carga
Una vez generadas las Remesas Terrestres de Carga se procede a general el Manifiesto de Carga. En este se reporta la Información del Viaje con consecutivo DIVIDIRCARGAIV1 que se desea convertir al Manifiesto de Carga con consecutivo DIVIDIRCARGAM1.
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Debido a que se registró la Información del Viaje solo se requiere registrar la información que no estaba contenida en el mismo o la información que cambió. El Manifiesto de Carga es de tipo general y se expide con fecha del 29 de Septiembre del 2011. El titular del Manifiesto de Carga está identificado con cédula de ciudadanía No 53.160.000 y su nombre es Pedro Pablo Perez Parra. La retención de ICA es de 10.45 por mil, y se da un anticipo de $400.000. El Lugar de pago del saldo es Bogotá con fecha del 7 de Octubre del 2011. El responsable del pago del cargue el remitente, y del Descargue el Destinatario. Las observaciones para este manifiesto son “Caso un remitente varios destinatarios”. Las dos Remesas Terrestres de Carga a asociar se identifican con consecutivo DIVIDIRCARGAR1 y DIVIDIRCARGAR2. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 4 DIVIDIRCARGAM1 DIVIDIRCARGAIV1 G 29/09/2011 11001000 76109000 C 53160000 10.45 400000 11001000 R D 07/10/2011 CASO UNA CARGA VARIOS DESTINATARIOS DIVIDIRCARGAR1 DIVIDIRCARGAR2
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8.3.7.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga 1:
Una vez el viaje se ha terminado y la carga ha sido entrega, se procede a cumplir cada una de las Remesas Terrestres de Carga. El cumplido la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo DIVIDIRCARGAR1 se realiza de forma usual. Es decir, no solo se reporta la Remesa Terrestre de Carga a cumplir, sino el Manifiesto de Carga con consecutivo DIVIDIRCARGAM1 al que se encuentra asociada. Adicionalmente, se registra la cantidad entregada de 15000 kilogramos correspondientes al destinatario 1, que fue descargada el día 30 de Septiembre, con llegada al cargue a las 7:00 am, entrada a las 7:30am y salida a las 8:30am. Debido a que la Remesa Terrestre de Carga a cumplir ya contenía los tiempos ejecutados de cargue estos no deben ser reportados en el cumplido. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 5 DIVIDIRCARGAR1 DIVIDIRCARGAM1 C 15000 30/09/2011 07:00 30/09/2011 07:30 30/09/2011 08:30
8.3.8.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga 2:
El cumplido la segunda Remesa Terrestre de Carga con consecutivo DIVIDIRCARGAR2 se realiza de forma usual. Es decir, no solo se reporta la Remesa Terrestre de Carga a cumplir, sino el Manifiesto de Carga con consecutivo DIVIDIRCARGAM1 al que se encuentra asociada. Adicionalmente, se registra la cantidad entregada de 15000 kilogramos correspondientes al destinatario 2, que fue descargada el día 30 de Septiembre, con llegada al cargue a las 10:00 am, entrada a las 10:30am y salida a las
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11:30am. Es importante notar que esta Remesa Terrestre de Carga contiene los tiempos pactados y ejecutados de cargue en cero, y que estos no podrán ser modificados teniendo en cuenta que dichos tiempos ya fueron reportados en la Remesa Terrestre de Carga 1. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 5 DIVIDIRCARGAR2 DIVIDIRCARGAM1 C 15000 30/09/2011 10:00 30/09/2011 10:30 30/09/2011 11:30
8.3.9.
Cumplir Manifiesto de Carga
Por último se cumple el Manifiesto de Carga con consecutivo DIVIDIRCARGAM1 de forma normal. Para esto se registra el tipo de cumplido normal. Debido a que los tiempos pactados de cargue y descargue se cumplieron, no se requiere reportar los valores adicionales de tiempo de cargue o descargue. Adicionalmente, para este viaje no se presentan valores adicionales o descuentos, solo se reporta un sobre-anticipo de $500.000 que se le realizó al conductor durante el transcurso del viaje. La fecha de entrega de documentos para el cumplido es el 30 de Septiembre del 2011. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R
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1 6 DIVIDIRCARGAM1 C 30/09/2011 500000
8.4.
Pérdida total de la Mercancía
Este caso aplica cuando durante el transcurso de un viaje, se presenta un inconveniente que genere una pérdida total de la carga. Esto implica suspender las Remesas Terrestres de Carga y el Manifiesto de Carga que representan el primer trayecto del viaje. Es decir, se finaliza el viaje. A continuación se presenta un ejemplo en el cual se ilustra el proceso de registro de este caso en el RNDC paso a paso. Se trata de un Trayecto Bogotá – Buenaventura, donde se presenta un accidente que conlleva a la pérdida total de la carga.
8.4.1.
Crear Información de carga 1:
Se crea una Información de Carga con consecutivo PERTOTIC1. El tipo de operación es general, la naturaleza de la carga es normal, son 15.000 kilogramos de arroz, empacados en bultos, que se transportarán desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. El remitente es la empresa identificada con el NIT 9.000.000.000 con sede en Bogotá y el destinatario es la empresa identificada con NIT 1.000.000.000 con sede en Buenaventura. El tiempo pactado de cargue es 2 horas, el tiempo pactado de descargue es 3 horas. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.4.2.
Registro de la Información del Viaje
Se crea una Información de Viaje con consecutivo de la Información del Viaje será PERTOTIV1. El conductor es Juan José Peña Mora identificado con cédula de ciudadanía No 53.160.728, quien va a conducir un Tractocamión de 3 ejes con placa JJJ111 con un semirremolque de 3 ejes, con placa R90000. El viaje se realizará desde la ciudad de Bogotá hacia la ciudad de Buenaventura. A esta Información de Viaje están asociada la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivoPERTOTIC1. El valor pactado del viaje es de $4.000.000. Este formulario no tendrá recomendaciones.
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8.4.3.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1
Se crea la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo PERTOTALR1, donde se convertirá la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivo PERTOTALIC1. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información de Carga, o las variables que solo se reportan en la Remesa Terrestre de Carga y que no contiene la Información de Carga. Es decir, se reporta que la cantidad cargada de 15.000 kilogramos, el tomador de la póliza de la carga número 246802 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 10 de Octubre del 2011. La Empresa Aseguradora ACE Seguros está identificada con el NIT 8600265186. La fecha del cargue es el 28 de Septiembre del 2011, con hora de llegada al cargue 7:00am, hora de inicio del cargue 8:00am y hora de salida del cargue 9:00am. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 3
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PERTOTALR1 PERTOTALIC1 15000 E 246802 8600265186 15/10/2011 28/09/2011 07:00 28/09/2011 08:00 28/09/2011 09:00
8.4.4.
Creación de Manifiesto de Carga
Se crea el Manifiesto de Carga, con consecutivo PERTOTALM1 que tiene asociada la Información de Viaje creada anteriormente con el consecutivo PERTOTALIV1. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información del Viaje, o las variables que solo se reportan en el Manifiesto de Carga y que no contiene la Información del Viaje. El tipo de manifiesto es general, la fecha de expedición es 29 de Septiembre de 2011, con origen Bogotá y destino Buenaventura. El titular del Manifiesto de Carga es Pedro Pablo Pérez Parra quien está identificado con la cédula de ciudadanía No 53.160.000. La tasa de impuesto del ICA es de 11.04, el valor del anticipo es de $300.000, el saldo se pagará en la ciudad de Bogotá, el 7 de Octubre del 2011. El encargado del pago del cargue es el Remitente y del descargue es el Destinatario. Se recomienda que en caso de accidente el conductor debe comunicarse al número celular 3102569874. A este manifiesto está asociada la Remesa con consecutivo: PERTOTALR1. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 4 PERTOTALM1 PERTOTALIV1 G
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29/09/2011 11001000 76109000 C 53160000 11.04 300000 11001000 R D 07/10/2011 EN CASO DE ACCIDENTE EL CONDUCTOR DEBE COMUNICARSE AL NÚMERO CELULAR 3102569874 PERTOTALR1
8.4.5.
Suspensión de Remesa Terrestre de Carga:
Como se mencionó anteriormente, en este ejemplo, durante el viaje se presenta un accidente que conlleva a la pérdida total de la mercancía. Lo anterior requiere que se suspenda la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo PERTOTALR1. El proceso de suspensión de una Remesa Terrestre de Carga se realiza dentro del proceso de Cumplido de Remesa Terrestre de Carga. Para esto se deben registrar algunos campos de forma diferente al proceso de cumplido. Para suspender una Remesa Terrestre de Carga haciendo uso del proceso de Cumplido de Remesa Terrestre de Carga, se debe reportar en la variable Tipo de Cumplido/Cierre la opción de Suspensión y la variable motivo de suspensión. Teniendo en cuenta que no se hizo entrega de la carga, los tiempos pactados y ejecutados de descargue son almacenados automáticamente por el sistema como cero.
8.4.6.
Suspensión de la Remesa Terrestre de Carga 1:
Se suspende la Remesa Terrestre de Carga 1 identificada con consecutivo PERTOTALR1 que se encuentra asociada al Manifiesto de Carga con consecutivo PERTOTALM1, por motivo de accidente. La cantidad entregada y los tiempos de descargue se dejan en blanco ya que el sistema los guarda automáticamente como cero. Los tiempos de cargue no requieren ser reportados ya que habían sido registrados en la Remesa Terrestre de Carga. XML para el proceso solicitado:
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USUARIO1 USUARIO1 R 1 5 PERTOTALR1 PERTOTALM1 S A
8.4.7.
Suspender el Manifiesto de Carga inicial
Una vez suspendida la Remesa Terrestre de Carga, se debe suspender el Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje. El proceso de suspensión del Manifiesto de Carga se realiza dentro del proceso de Cumplido de Manifiesto de Carga. Para esto se deben registrar algunos campos de forma diferente al proceso de cumplido. Para suspender un Manifiesto de Carga haciendo uso del proceso de Cumplido de Manifiesto de Carga, se debe reportar en la variable Tipo de Cumplido/Cierre la opción de Suspensión, motivo de suspensión y consecuencia de la suspensión. Los campos referentes a los valores del viaje se ingresan según el caso así lo requiera. A continuación se muestra la forma de registro de la suspensión del Manifiesto de Carga que representa la primera parte del viaje.
8.4.8.
Suspender el Manifiesto de Carga:
El Manifiesto de Carga a suspender es el que se encuentra identificado con consecutivo PERTOTALM1. El motivo de la suspensión es accidente con consecuencia de fin del viaje / pérdida total de la carga. Debido a que el viaje no se completó, se hace un descuento de $3.000.000 con motivo de Viaje Incompleto por Suspensión. La fecha de la suspensión es el 30 de Septiembre de 2011. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R
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1 6 PERTOTALM1 S A F 30/09/2011 3000000
8.5.
Varios Remitentes con igual Destinatario
Este caso se presenta cuando se realizan cargues de mercancía donde diferentes Remitentes y toda la carga debe ser entregada donde un solo Destinatario. El tratamiento de este escenario varía respecto a otros casos debido a que se tiene que hacer un manejo especial en el registro de los tiempos pactados y ejecutados de descargue, de acuerdo a donde sean reportados. Es decir, para los tiempos pactados estos pueden ser reportados en la Información de Carga o en la Remesa Terrestre de Carga dependiendo de en qué momento del tiempo se conocen quienes son los destinatarios. Teniendo en cuenta lo anterior, para el caso de N Remitentes, en cada formulario con igual destinatario (Información de Carga o Remesa Terrestre de Carga) se debe reportar la N-ésima parte del tiempo pactado de descargue. Adicionalmente, en cada formulario con igual destinatario (cumplido de Remesa Terrestre de Carga) se debe reportar la N-ésima parte de los tiempos ejecutados de descargue. Entonces en el Cumplido de la primera Remesa Terrestre de Carga se registra la hora de llegada y entrada al descargue reales. A partir del segundo Cumplido de Remesa Terrestre de Carga solo se registran los tiempos ejecutados de salida garantizando que sean de la N-ésima parte. Sin embargo, debido a que el sistema exige que se registre en todos los Cumplidos de Remesa Terrestre de Carga el tiempo de llegada y el de entrada al descargue, estos se registran iguales al tiempo de salida del Cumplido de la Remesa Terrestre de Carga anterior. A continuación se presenta un ejemplo en el cual se generan dos Informaciones de Carga con igual destinatario. En cada Información de Carga se reportará la mitad del tiempo pactado de descargue. Es decir, el tiempo total pactado de descargue es de 4 horas, pero como se crean 2 Informaciones de Carga en cada una se registran 2 horas, para garantizar un total de 4 horas. Posteriormente se generarán la Información de Viaje, las Remesas Terrestres de Carga y el Manifiesto de Carga. Cabe aclarar que debido a que el tiempo pactado de descargue es reportado en las Informaciones de Carga, no requieren volver a ser reportados en las Remesas Terrestres de Carga. Una vez finalizado el viaje, se procederá al registro de los Cumplidos de las Remesas Terrestres de Carga en donde
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en cada uno se reportará la mitad del tiempo ejecutado de cargue. Es decir, el tiempo total ejecutado de descargue es de 5 horas, pero como se registran dos Cumplidos de Remesas Terrestres de Carga en cada uno se registran 2 horas y 30 minutos, para garantizar un total de 5 horas. El propósito de registrar los tiempos de descargue de esta forma es para garantizar que la suma de estos sea siempre el tiempo correcto y no se multiplique (quede registrada varias veces) la misma información.
8.5.1.
Registro de las Informaciones de Carga:
En este ejemplo existe un destinatario al cual se le hace entrega de dos cargas diferentes. El tiempo pactado para el descargue de las dos mercancías es de 4 horas. Teniendo en cuenta que se deben realizar dos Informaciones de Carga, en cada una se reportará la mitad del tiempo pactado de descargue. De esta forma se garantiza que la suma de los tiempos pactados de descargue serán las 4 horas que se mencionan en un principio.
8.5.2.
Registro de la Información de Carga 1:
Se genera una Información de carga con consecutivo IGUALDESTIC1, donde se transportan 10000 kg en bultos de arroz. El remitente se encuentra en Bogotá NIT: 9000000000 y el código de la sede es A. Se realiza un pacto de 2 horas de carga. El destinatario está identificado con NIT 1000000000 con sede de código 01A en Buenaventura. Debido a que el destinatario va a ser el mismo para las dos Informaciones de Carga, se reporta la mitad del tiempo pactado de descargue, es decir 2 horas. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 1 IGUALDESTIC1 G 1 10000 1 4 001006 ARROZ N 9000000000
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A N 1000000000 01A SI 2 SI 2
8.5.3.
Registro de la Información de Carga 2:
Se genera una Información de carga con consecutivo IGUALDESTIC2, donde se transportan 10000 kg en bultos de avena. El remitente se encuentra en Bogotá NIT: 1000000000 y el código de la sede es 03C. Se realiza un pacto de 2 horas de carga. El destinatario está identificado con NIT 1000000000 con sede de código 01A en Buenaventura. Debido a que el destinatario va a ser el mismo para las dos Informaciones de Carga, se reporta la mitad del tiempo pactado de descargue, es decir 2 horas. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 1 IGUALDESTIC2 G 1 10000 1 4 001004 AVENA N 1000000000 03C N 1000000000 01A
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SI 2 SI 2
8.5.4.
Generación de la información del viaje:
Se procede a crear la información de viaje con consecutivo IGUALDESTIV1. El conductor se llama Juan José Peña está identificado con CC. 53.160.728. El vehículo que realizará el viaje es un Tractocamión de tres ejes identificado con placa JJJ111 y un semirremolque de tres ejes con placa R90000. El viaje se pacta por un valor de $4.000.000, con origen la ciudad de Bogotá y destino Buenaventura. Se asocian las Informaciones de Carga con consecutivos IGUALDESTIC1 e IGUALDESTIC2. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 2 IGUALDESTIV1 C 53160728 JJJ111 R90000 4000000 11001000 76109000 IGUALDESTIC1 IGUALDESTIC2
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8.5.5.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 1
Se crea la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo IGUALDESTR1, donde se convertirá la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivo IGUALDESTIC1. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información de Carga, o las variables que solo se reportan en la Remesa Terrestre de Carga y que no contiene la Información de Carga. Es decir, se reporta que la cantidad cargada de 10.000 kilogramos, el tomador de la póliza de la carga número 987654 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 10 de Octubre del 2011. La Empresa Aseguradora ACE Seguros está identificada con el NIT 8600265186. La fecha del cargue es el 2 de Octubre del 2011, con hora de llegada al cargue 7:00am, hora de inicio del cargue 8:00am y hora de salida del cargue 9:00am. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 3 IGUALDESTR1 IGUALDESTIC1 10000 E 987654 8600265186 10/10/2011 02/10/2011 07:00 02/10/2011 08:00 02/10/2011 09:00
8.5.6.
Creación de Remesa Terrestre de Carga 2
Se crea la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo IGUALDESTR2, donde se convertirá la Información de Carga creada anteriormente con el consecutivo IGUALDESTIC2. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la
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Información de Carga, o las variables que solo se reportan en la Remesa Terrestre de Carga y que no contiene la Información de Carga. Es decir, se reporta que la cantidad cargada de 10.000 kilogramos, el tomador de la póliza de la carga número 1987654 es la Empresa de Transporte. La póliza vence el 10 de Octubre del 2011. La Empresa Aseguradora ACE Seguros está identificada con el NIT 8600265186. La fecha del cargue es el 2 de Octubre del 2011, con hora de llegada al cargue 10:00am, hora de inicio del cargue 11:00am y hora de salida del cargue 12:00am. Este formulario no tendrá recomendaciones. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 3 IGUALDESTR2 IGUALDESTIC2 10000 E 1987654 8600265186 10/10/2011 02/10/2011 10:00 02/10/2011 11:00 02/10/2011 12:00
8.5.7.
Creación del Manifiesto de Carga
Se crea el Manifiesto de Carga, con consecutivo IGUALDESTM1 que tiene asociada la Información de Viaje creada anteriormente con el consecutivo IGUALDESTIV1. Solo se requiere reportar la información que cambia con respecto a la Información del Viaje, o las variables que solo se reportan en el Manifiesto de Carga y que no contiene la Información del Viaje. El tipo de manifiesto es general, la fecha de expedición es 3 de Octubre de 2011, con origen Bogotá y destino Buenaventura. El titular del Manifiesto de Carga es Pedro Pablo Pérez Parra quien está identificado con la cédula de ciudadanía No 53.160.000. La tasa de impuesto del ICA es de 11.04, el valor del anticipo es de
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$300.000, el saldo se pagará en la ciudad de Bogotá, el 7 de Octubre del 2011. El encargado del pago del cargue es el Remitente y del descargue es el Destinatario. Se recomienda que en caso de accidente el conductor debe comunicarse al número celular 3102569874. A este manifiesto está asociadas la Remesas Terrestres de Carga con consecutivos: 1IGUALDESTR1 y 1IGUALDESTR2. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 4 IGUALDESTM1 IGUALDESTIV1 G 03/10/2011 11001000 76109000 C 53160000 11.04 300000 11001000 R D 07/10/2011 EN CASO DE ACCIDENTE EL CONDUCTOR DEBE COMUNICARSE AL NÚMERO CELULAR 3102569874 IGUALDESTR1 IGUALDESTR2
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8.5.8.
Cumplir Remesas Terrestres de Carga:
Como se mencionó anteriormente, debido a que en este ejemplo existe un destinatario al cual se le hace entrega de dos cargas diferentes, el tiempo ejecutado de descargue debe ser registrado en partes iguales en los dos Cumplidos de Remesas Terrestres de Carga. Es decir, como el tiempo ejecutado de descargue es de 5 horas, se registra en cada Cumplido de Remesa Terrestre de Carga 2 horas y 30 minutos de tiempo ejecutado de descargue. De esta forma se garantiza que la suma de los tiempos ejecutados de descargue sean las 5 horas que se mencionan en un principio. Para este ejemplo, el día de descargue es el 4 de Octubre del 2011. Las horas ejecutadas de descargue son: Llegada al descargue 7:00am, entrada al descargue 8:00am, salida del descargue 12:00pm. A continuación se presenta la forma de registrar los tiempos ejecutados de descargue en cada uno de los Cumplidos de Remesa Terrestre de Carga.
Cumplido de Remesa Terrestre de Carga 1: o Llegada al descargue: 7:00am o Entrada al descargue: 8:00am o Salida del descargue: 9:30am o Total: 2 horas y 30 minutos.
Cumplido de Remesa Terrestre de Carga 2: o Llegada al descargue: 9:30am o Entrada al descargue: 9:30am o Salida del descargue: 12:00pm o Total: 2 horas y 30 minutos
Como se observa en este ejemplo, la suma de los tiempos ejecutados de descargue de los dos Cumplidos de Remesas Terrestres de Carga es de 5 horas. También se puede observar que en el primer Cumplido de Remesa Terrestre de Carga se registran los tiempos reales de llegada y entrada al cargue. La segunda Remesa Terrestre de Carga reporta los tiempos de llegada y entrada iguales al tiempo de salida del Cumplido de Remesa Terrestre de Carga anterior. Y el tiempo de salida del Cumplido de Remesa Terrestre de Carga 2 garantiza que se están registrando tiempos ejecutados de descargue de 2 horas y 30 minutos.
8.5.9.
Cumplir Remesa Terrestre de Carga 1:
El cumplido la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo IGUALDESTR1 se realiza de forma usual. Es decir, no solo se reporta la Remesa Terrestre de Carga a cumplir, sino el Manifiesto de Carga con consecutivo IGUALDESTM1 al que se encuentra asociada. Se registra que el tipo de cumplido es normal y que la cantidad entregada es de 10000 kilogramos. El descargue se realiza el día 4 de Octubre del 2011, con llegada al cargue a las 7:00 am, entrada a las 8:00am y salida a las 9:30am, como se explica anteriormente. Debido a que la Remesa Terrestre de Carga a cumplir ya contenía los tiempos ejecutados de cargue estos no deben ser reportados en el cumplido.
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XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 5 IGUALDESTR1 IGUALDESTM1 C 10000 04/10/2011 07:00 04/10/2011 08:00 04/10/2011 09:30
8.5.10. Cumplir Remesa Terrestre de Carga 2: El cumplido la Remesa Terrestre de Carga con consecutivo IGUALDESTR2 se realiza de forma usual. Es decir, no solo se reporta la Remesa Terrestre de Carga a cumplir, sino el Manifiesto de Carga con consecutivo IGUALDESTM1 al que se encuentra asociada. Se registra que el tipo de cumplido es normal y que la cantidad entregada es de 10000 kilogramos. El descargue se realiza el día 4 de Octubre del 2011, con llegada al cargue a las 9:30 am, entrada a las 9:30am y salida a las 12:00am, como se explica anteriormente. Debido a que la Remesa Terrestre de Carga a cumplir ya contenía los tiempos ejecutados de cargue estos no deben ser reportados en el cumplido. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 5
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IGUALDESTR2 IGUALDESTM1 C 10000 04/10/2011 09:30 04/10/2011 09:30 04/10/2011 12:00
8.5.11. Cumplir Manifiesto de Carga Por último se cumple el Manifiesto de Carga con consecutivo IGUALDESTM1 de forma normal. Para esto se registra el tipo de cumplido normal. Debido a que los tiempos pactados de cargue y descargue se cumplieron, no se requiere reportar los valores adicionales de tiempo de cargue o descargue. Adicionalmente, para este viaje no se presentan valores adicionales o descuentos, solo se reporta un sobre-anticipo de $500.000 que se le realizó al conductor durante el transcurso del viaje. La fecha de entrega de documentos para el cumplido es el 4 de Octubre del 2011. XML para el proceso solicitado: USUARIO1 USUARIO1 R 1 6 IGUALDESTM1 C 04/10/2011 500000
9. Diccionario de Datos 99
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El Diccionario de Datos es la tabla que relaciona y describe las variables que deben ser registradas en el Web-Services por la Empresa de Transporte para cada uno de los procesos del RNDC. El Diccionario de Datos contiene las características de registro que se deben cumplir, como el tamaño de la variable, el tipo de dato y si es requerido o no su registro. También contiene la validación realizada por el RNDC para determinar si el dato registrado por el Web-Services es correcto.
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10. Glosario Palabra
Significado
Accidente
Eventos que interrumpen el viaje del vehículo.
Camión
Vehículo automotor destinado al transporte de carga.
Camión Articulado
Conjunto integrado por un tracto-camión y un semi-remolque o por un camión y un remolque que transitan acoplados.
Camión Rígido
Vehículo automotor destinado al transporte de carga con capacidad superior a dos toneladas y que soporta sobre sus ejes únicamente el peso transportado por sí mismo.
Carga General
Todo tipo de operación de transporte diferente a Paqueteo, Contenedor Cargado y Contenedor Vacío.
Carrocería
Estructura removible del vehículo instalada sobre un chasis, destinada a la sujeción y contención de la carga.
CC
Cédula de Ciudadanía.
Cédula de Ciudadanía
Documento legal que identifica los ciudadanos colombianos en el territorio nacional.
Cédula de Extranjería
Documento legal que identifica los ciudadanos extranjeros en el territorio nacional.
Conductor
Persona que conduce el Vehículo de Carga y que debe cumplir con los requerimientos legales para poder manejar el tipo de vehículo. Puede estar autorizado para representar al Propietario y/o Tenedor del Vehículo.
Contenedor
Caja metálica estándar usada para contener mercancías y facilitar las operaciones de cargues, estiba y descargues multimodales para buques, trenes y camiones.
Contenedor Cargado
Todo tipo de transporte de carga en contenedores.
Contenedor Vacío
Tipo de transporte que corresponde al transporte de un contenedor sin carga.
Costos Eficientes
Son los costos de operación del servicio público de transporte terrestre automotor de carga que calcula el Ministerio de Transporte, considerando los parámetros de operación más eficientes que se observen en una ruta origen-destino.
Cumplido de Remesa Terrestre de Carga
Quinto paso del proceso de registro. Contiene información que identifica la Remesa que se cumple, los tiempos pactados y ejecutados de cargue y descargue de la mercancía. Permite a la Empresa de Transporte obtener la información necesaria para generar la factura a cobrar al Generador de Carga.
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Palabra
Significado
Cumplido del Manifiesto de Carga
Sexto paso del proceso de registro. Contiene información que identifica el Manifiesto de Carga que se cumple y el Valor a Pagar por el viaje al Titular del Manifiesto. También incluye los tiempos totales pactados y ejecutados de cargue y descargue de todas las Remesas asociadas al Manifiesto de Carga. Permite a la empresa de Transporte obtener la información necesaria para generar el pago por el viaje al Titular del Manifiesto.
DANE
Departamento Administrativo Nacional de Estadística.
Despachador
Empleado de la Empresa de Transporte encargado de realizar el despacho mediante la expedición del Manifiesto de Carga y las Remesas, y a su vez registra el cumplido de los documentos expedidos.
Destinatario
Empresa, entidad o persona natural que hace de destinatario de la mercancía en nombre del Generador de Carga (su agente o su cliente). Hace referencia al sitio desde donde se carga y despacha dicha mercancía. Puede ser a su vez el mismo Generador de Carga.
DIAN
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Empresa de Transporte
Es quien legalmente cuenta con el permiso concedido por el Ministerio de Transporte para prestar el Servicio Público de Transporte de Carga. Debe contar con los recursos para realizar el movimiento en forma segura. El recurso principal es el vehículo de servicio público que puede ser de su propiedad o de terceros.
Flete
Es el precio que pactan el remitente o destinatario de la carga con la empresa de transporte por concepto del contrato de transporte terrestre automotor de carga.
Generador de Carga
Es el remitente, o el destinatario de la carga cuando este último haga parte del contrato de transporte.
ICA
Impuesto de Industria, Comercio, Avisos y Tableros. Gravamen, considerado impuesto directo, de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realice en su jurisdicción.
Información de Carga
Primer paso del proceso de registro que contiene la información del Remitente y la información previa de la carga a transportar. Su principal función es describir la mercancía que se va a cargar, determinar en dónde va a ser cargada y reportar los tiempos pactados de cargue para la mercancía. También sirve para registrar el lugar y los tiempos pactados de descargue de la mercancía.
Información de Viaje
Segundo paso del proceso de registro que contiene la información del vehículo y del conductor que va a efectuar el transporte de carga, y que asocia la Información de Carga de cada una de las mercancías a transportar en el mismo viaje. Una vez una Información de Carga ha sido asociada en este paso, no puede ser asociada a otro viaje.
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Palabra
Significado Con esta información la Empresa de Transporte da la orden al Conductor de ir a cargar toda la mercancía a transportar en el viaje. También sirve para totalizar los tiempos pactados reportados en cada Información de Carga.
Licencia de Conducción
Autorización para la conducción de vehículos; es un documento que acredita una autorización administrativa a su poseedor la conducción de vehículos por la vía pública.
Licencia de Tránsito
Acreditación de la propiedad de un vehículo y la autorización para la utilización del mismo; es un documento que acredita la propiedad de un vehículo y una autorización administrativa a su poseedor para la utilización de un vehículo por la vía pública.
Manifiesto de Carga
Documento oficial y obligatorio que registra la información completa del Titular del Manifiesto de Carga, del Vehículo, del Conductor, del Valor a Pagar por el viaje y relaciona todas las Remesas de la mercancía que está siendo transportada. Una vez una Remesa ha sido asociada en este paso, no puede ser asociada a otro viaje. También sirve para totalizar los tiempos de cargue y descargue reportados en la Remesa. Representa un viaje de vehículo. Un vehículo puede llevar más de un Manifiesto de Carga si ha sido despachado por más de una Empresa de Transporte.
Mintransporte
Ministerio de Transporte.
NIT
Número de Identificación Tributario.
NUIP
Número Único Identificación Personal.
Orden de Cargue
Información que autoriza al conductor de un vehículo para recoger una mercancía a nombre de la Empresa de Transporte. Contiene la información del Conductor, del Vehículo y de la Carga a recoger. La Orden de Cargue es almacenada en el RNDC de acuerdo a los registros de Información de Carga y de Vehículo y Conductor de la Información de Viaje. Esto hace que no sea necesario el registro de esta información nuevamente.
Paqueteo
Sistema de transporte en el cual la mercancía se compone de muchos envíos de paquetes hechos por diferentes Remitentes que van consolidados en el camión. El proceso completo consta de la recolección y consolidación en el lugar de origen, el transporte intermunicipal del consolidado y des-consolidación y distribución en lugar de destino. Solo requiere una Remesa de tipo Paqueteo para la documentación de la carga que estará respaldada por las Guías de cada unidad de empaque. Cada unidad de empaque debe tener un peso mayor a dos (2) kilogramos de lo contrario entrará en la categoría de Mensajería.
Pasaporte
Documento con validez internacional, que identifica a su titular. Expedido por las autoridades de su respectivo país, acredita un
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Palabra
Significado permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.
PBV
Peso Bruto Vehicular.
Peso Bruto Vehicular
Peso total que transmiten a la carretera las llantas de un vehículo.
Placa
Plancha de metal en la que se graba la matrícula del vehículo para que sea portada en la parta anterior y posterior del mismo, y facilite su identificación en las vías públicas.
Propietario de la Carga
Es la persona natural o jurídica que es propietaria de la mercancía que se transporta.
Propietario y/o Tenedor del Vehículo
Es el transportador de hecho al servicio de una empresa de transporte, mediante un contrato de vinculación permanente o temporal del equipo. No hace parte del contrato de transporte, pero sí lo es de la operación necesaria para su ejecución.
Registro Remolque o Semiremolque
Grabación de la información correspondiente al Remolque o Semiremolque que se vaya a utilizar para el transporte.
Registro Terceros
Grabación de la información correspondiente a Terceros.
Registro Vehículos
Grabación de la información correspondiente al Vehículo que se vaya a utilizar para el transporte.
Remesa Terrestre de Carga
Documento oficial y obligatorio que representa cada carga durante el viaje y que registra la información restante de la mercancía transportada, el Remitente y el Destinatario. La información de las Remesas proviene de la Información de Carga, aunque puede ser complementada en este paso. Su nueva función en el RNDC es la de registrar los tiempos pactados de cargue y descargue. También sirve para registrar los tiempos ejecutados de cargue, si el cargue ya se hizo efectivo.
Remitente
Empresa, entidad o persona natural que hace de remitente de la mercancía en nombre del Generador de Carga (su agente, su proveedor, agentes de carga, de aduana, operadores logísticos, etc.). Hace referencia al sitio desde donde se carga y despacha dicha mercancía. Puede ser a su vez el mismo Generador de Carga.
Remolque
Vehículo no motorizado con capacidad superior a dos toneladas destinado a ser halado por un camión sin transmitir carga a los ejes de este último.
Remolque balanceado
Vehículo no motorizado, en el cual el eje central que soporta la carga será ubicado aproximadamente en el centro de la estructura portante.
Representante Legal
Persona que representa a la Empresa de Transporte. Es quien responde ante las autoridades del país por el actuar de su
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MINISTERIO DE TRANSPORTE REGISTRO NACIONAL DE DESPACHO DE CARGA RNDC Manual de Usuario Web V2.0.docx
Palabra
Significado organización en la explotación del negocio del transporte de carga por carretera.
RNDC
Registro Nacional de Despacho de Carga.
RUNT
Registro Único Nacional de Tránsito.
RUT
Registro Único Tributario.
Semiremolque
Vehículo no motorizado con capacidad superior a dos toneladas, destinado a ser halado por un tracto-camión sobre el cual se apoya y le transmite parte de su peso.
SICE
Sistema de Información de Costos Eficientes.
Siniestro
Eventos que llevan a la pérdida de la mercancía, del vehículo o de ambos.
SOAT
Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito.
Superpuertos
Superintendencia de Puertos y Transporte.
Tara
Peso de un vehículo desprovisto de carga, con su equipo auxiliar habitual y dotación completa de agua, combustible y lubricantes.
Tarjeta de Identidad
Documento legal que identifica los ciudadanos colombianos menores de 18 años en el territorio nacional.
Terceros
Personas jurídicas o naturales que intervienen en el proceso, como Propietarios, Tenedores, Conductores, Generadores de Carga, Remitentes y Destinatarios, pero que no pertenecen a la Empresa de Transporte.
Titular del Manifiesto de Carga
Es el propietario, poseedor o tenedor de un vehículo de Servicio Público de Transporte de Carga a quien se le debe el Valor a Pagar por la prestación del servicio de transporte.
Titular del Manifiesto de Carga
Titular del manifiesto electrónico de carga: es el propietario, poseedor o tenedor de un vehículo de servicio público de carga a quien se le debe el Valor a Pagar.
Tracto-Camión
Vehículo automotor destinado a arrastrar un semi-remolque soportando parte de su peso y equipado con un acopie adecuado para tal fin.
UIAF
Unidad de Información y Análisis Financiero.
Valor a pagar
Es el valor que pacta la empresa de transporte con el propietario, poseedor o tenedor de un vehículo de servicio público de carga, en virtud de sus relaciones económicas por la movilización de las mercancías.
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