Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

HERZLICH WILLKOMMEN zum THEMA Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht BKS Steuerberatung GmbH & Co KG Herzogenburg – Melk – Wilhelmsburg – St. P...
Author: Gitta Engel
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HERZLICH WILLKOMMEN zum THEMA

Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht BKS Steuerberatung GmbH & Co KG Herzogenburg – Melk – Wilhelmsburg – St. Pölten www.wt-bks.at

INHALT • STEUERREFORMGESETZ − Inkrafttreten 2016 2017 − Belegerteilungspflicht − Registrierkassenpflicht

• REGISTRIERKASSENSICHERHEITS-VO • UMRÜSTEN oder NEUANSCHAFFUNG • KASSENNACHSCHAU DER FINANZPOLIZEI

2001 … Exportverpflichtung von Daten • Wenn EDV für steuerliche Aufzeichnungen verwendet wird, dann müssen Druckdateien erstellt werden • Datenanalyse im Zuge von Betriebsprüfungen − ACL-Prüfsoftware

• Statistische Auswertungen führen zu Schwachstellen − Normalverteilung − Benford-Analyse − Chi²-Test

• Daten dürfen nicht verändert oder gelöscht werden • (tägliche) Archivierung auf (externem) Datenträger

DATENTRÄGER • Bestimmungen für Registrierkassen und EDV − „elektronisches Radierverbot“ (!?) − Schutz vor Veränderung durch Anwender?

− Wiedergabe muss jederzeit gewährleistet sein − Daten müssen auf Datenträger exportierbar sein

StRefG – PROTOKOLLIERUNG UND E131 • Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle − beispielsweise durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen soll möglich sein. (ALT) − soll insbesondere bei der Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen möglich sein.“ (NEU) •



Die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden können Eine derartige Einrichtung wird als „Einrichtung nach § 131 Abs. 2 und 3 BAO“ (E131) bezeichnet.

KRL – NICHT NUR FÜR KASSEN! • Auch für vor- und nachgelagerte Systeme − Buchhaltung − Kassen, Lagerbuchführung, Bestellwesen, etc.

• Andere Unterlagen können vorlagepflichtig sein z.B. − − − − −

Preisverzeichnisse Reservierungsbücher Kalkulationsunterlagen Personalverwaltung …..

DATENEXPORT • Datensicherung − Unveränderbare Speicherung auf externem Datenträger (!?) − Die archivierten Daten sollen die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden Kassensystem ermöglichen.

• Elektronische Datenvorlage − Vollständigkeitskontrolle in angemessener Zeit − Datenerfassungsprotokoll (!?) − Zur Kontrollfähigkeit im Rahmen der Steueraufsicht (FinanzPolizei) soll die elektronische Dokumentation jedenfalls die Einzelmerkmale des … − elektronischen Journals bei Registrierkassen-Typ 2 bzw. − Datenerfassungsprotokolls bei Registrierkassen-Typ 3 beinhalten sodass unmittelbar und in angemessener Zeit feststellbar ist, ob alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst wurden

NEUE PFLICHTEN • 1.1.2016

- Einzelaufzeichnung - Belegerteilung - Registrierkasse

• 1.7.2016

- Meldemöglichkeit in FinanzOnline

• 1.1.2017

- Technische Sicherheitseinrichtung - Meldung in FinanzOnline

EINZELAUFZEICHNUNGSPFLICHT § 131 Abs. 1 Z 2 • „Bilanzierer“ b) sollen alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder in den Büchern zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden. • EA- + Überschuss-Rechner c) Abgabepflichtige, die gemäß § 126 Abs. 2 und Abs. 3 verpflichtet sind, ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, sollen alle Bargeschäfte einzeln festhalten.

BELEGERTEILUNGSPFLICHT § 132 a ab 1.1.2016 • Bei jeder empfangenen Barzahlung! − Papier-Bon (nicht Rechnung) − ODER ein elektronischer Beleg ist für den Zugriff verfügbar

• Bargeld + Kreditkarten + Gutschein + Bon + • Ausnahmen: − „Kalte Hände“; Mobile Berufe; Automaten (bis 2027?)

• Beleginhalte (auch für handschriftliche Belege) − − − − −

1. eindeutige Bezeichnung des Unternehmers 2. fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles 3. Tag der Belegausstellung 4. Menge und handelsübliche Bezeichnung / Art und Umfang der sonstigen Leistungen 5. Betrag der Barzahlung (bzw. rechnerisch ermittelbar)

• Belegkopie ist 7 Jahre aufzubewahren • BELEGMITNAHMEVERPFLICHTUNG ohne SANKTION

2016 … Steuerreformgesetz 2015/2016 • ab 1.1.2016 … Registrierkassenpflicht − Bei Jahresumsatz > 15.000 und Jahres-Barumsatz > 7.500 − Verpflichtung mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums − Nicht für Überschuss-Rechner („kleine Zimmervermietung“)? − Ausnahme: Kalte Hände bis < 30.000 Jahresumsatz

• ab 1.7.2016 … Registrierung der Kassen in FinanzOnline − An- und Abmeldung jeder Kassa mit den Erfassungseinheiten − Meldung von (technischen) Betriebsunterbrechungen Ausdruck: „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“

• bis 1.1.2017 … Verpflichtung zum Manipulationsschutz − Signaturerstellungseinheit − Geschlossenes Gesamtsystem

Meldung der Kasse in FinanzOnline • Ab 1.7.2016 möglich • Anmeldung / Unterbrechung / Abmeldung

BEISPIELE ZUR REGISTRIERKASSENPFLICHT

Handschriftliche Einzelaufzeichnungen: • UMSATZ < 15.000 ODER BARUMSATZ < 7.500 Registrierkassenpflicht: • UMSATZ > 15.000 UND BARUMSATZ > 7.500 Jahresumsatz Barumsatz Beleg-Pflicht RK-Pflicht 10.000 16.000 10.000 16.000 10.000.000 10.000.000

5.000 5.000 8.000 8.000 5.000 8.000

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ERLEICHTERUNG: „Umsätze im FreienRegelung • Keine Verpflichtung zu: − Einzelaufzeichnung, Belegerteilung und Registrierkasse

• Jahresumsatz < 30.000 für den gesamten Betrieb − Ausnahmen für entbehrliche Hilfsbetriebe (kleines Vereinsfest) und unentbehrlicher Hilfsbetrieb − Wie bisherige Definition: von Haus zu Haus; auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätze; anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden − entsteht / entfällt (?) nach 3 Monaten

• Kassasturz durch Rückrechnen − Zählen des Bargeldbestandes − Rückrechnen aus End- und Anfangsbestand − Keine Stand- oder Stockverrechnung

ERLEICHTERUNG: MOBILE GRUPPEN • Außerhalb der Betriebsstätte beim Leistungsempfänger erbrachte Lieferungen und sonstige Leistungen − „händische Belegerteilungsverpflichtung“ − Umsätze sind nach Rückkehr an den Betriebsort ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen − Beleg-Durchschrift mit dem Kassenbeleg aufbewahren • „mobile“ Berufe − Lt. BMF-Erlass

mobile Friseure, Masseure, Hebammen, Schneider, Tierärzte, Reiseleitern, Fremdenführer, Schilehrer, Hundetrainer, Messeverkäufe, Verkäufe auf einem Bauernmarkt, Fotografen, Gaifahrer etc.

RECHNUNGEN nach UStG • Der Beleg (Bon) muss keine Rechnung iSd UStG sein • Rechnungen an Private − Freiwillig aber nach KRL empfohlen

• Rechnungen an Unternehmen − Wenn Rechnungen ausgestellt werden und Rechnungsbetrag − Unter EUR 75,00 Keine Duplikate erforderlich − Über EUR 75,00 Duplikate aufbewahren − Unter EUR 400,00 Kleinbetragsrechnungen − Über EUR 400,00 Alle Rechnungsmerkmale (Name)

• Trennung von 10%-igen und 20%-igen Umsätzen • Mehrere Methoden (Rechnungskreise) erlaubt • Elektronische Rechnungen sind zulässig

REGISTRIERKASSENSICHERHEITSVERORDNUNG • Verfahrensdokumentation − Software / Versionsnummer − Hardware − Handbücher

HERSTELLER

• Manipulationsschutz mit Signatur − Typ-2: Chipkarte und Kartenleser − Typ 3: Online-Kassensystem

• Internes Kontrollsystem (IKS) • Dokumentationsgrundlagen − Ausdrucke − Datenerfassungsprotokoll (DEP)

• Datensicherung und Export − Quartalsweise Lokal (z.B. USB Stick) − Zeitnah Online in einer Cloud

STEUERBERATER

ICH VERWENDE BEREITS EINE KASSE ! • Typ 1 • Typ 2

wegwerfen? Nachrüsten?

− Menge und handelsübliche Bezeichnung? − Chipkartenleser vorhanden? − Programmierung nachrüstbar mit Signaturchip?

− Externes Manipulationsschutzsystem am Druckeranschluss

• Typ 3

Update?

− Update auf ein rechtssicheres System bereits ab Verfügbarkeit − Updatezusage des Kassenherstellers für 1.1.2017

• Förderung: Sofortabschreibung und Prämie − 200 pro Kasse + max. 30 pro Erfassungseinheit

ICH VERWENDE NOCH KEINE KASSE ! • Neuanschaffung bis 1.1.2016 - Übergangsfrist bis 1.4.2016/1.7.2016 • Erfüllung der technischen Anforderungen VOR 2017 • Laufende Gesamtkosten inkl. Sicherung beachten! • Typ 2 – Registrierkasse • Typ 3 – Kassensystem − − − −

Kassennetzwerk PC-Kasse App-Kasse Online-Kasse

• Förderung: Sofortabschreibung und Prämie − 200 pro Kasse + max. 30 pro Erfassungseinheit

FINANZPOLIZEI – VERHALTENSEMPFEHLUNGEN • Ruhe bewahren • Kooperationsbereitschaft zeigen • Bei Abwesenheit des Unternehmers Vertreter bestellen • Rechtsbelehrung einfordern • Rechtsgrundlage der Kontrolle? • Notwendige Unterlagen vorbereiten ( Checklisten) Internes Kontrollsystem (IKS) •

ABLAUF EINER KASSENNACHSCHAU • Verfahrensrechtliche Grundlage − Nachschau gem § 144 BAO beim Unternehmer − Erhebung gem § 143 BAO bei Mitarbeitern

• Prüfschritte 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Kassenumfeld (Anzahl, Beschaffenheit, Berechtigungen …) Dokumentation (Handbuch, Logbuch, E131) Aufzeichnungsvorgänge testweise Umsatzrelevante Hilfsaufzeichnungen Wareneingangsaufzeichnungen Datenausgabe (Berichte, DEP, ..) Kassasturz, Kassenabschluss des Vortages Niederschrift

Danke für Ihre Aufmerksamkeit!