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Duque, Ana Hilda El método histórico, la consulta de archivos Boletín del Archivo Arquidiocesano de Mérida, vol. XII, núm. 29, enero-junio, 2008, pp. 27-40 Archivo Arquidiocesano de Mérida Mérida, Venezuela Disponible en: http://www.redalyc.org/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=69120025002

Boletín del Archivo Arquidiocesano de Mérida ISSN (Versión impresa): 1316-9173 [email protected] Archivo Arquidiocesano de Mérida Venezuela

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Arquidiócesis de Mérida. Boletín del Archivo Arquidiocesano de Mérida. Tomo XI. Nº 29. Enero-junio 2008. Mérida-Venezuela. ISSN: 1316-9173. Ana Hilda Duque, El método histórico, la consulta de archivos... pp. 27-40

EL MÉTODO HISTÓRICO, LA CONSULTA DE ARCHIVOS* Ana Hilda Duque**

Archivo: Es el conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos por una persona, jurídica o física, en el ejercicio de su gobierno para alcanzar sus fines. Consejo Internacional de Archivos

1. El Archivo Arquidiocesano de Mérida-AAM Presentación: El Archivo Arquidiocesano de Mérida -AAM-, es un servicio arquidiocesano del Arzobispado de Mérida -Venezuela creado por Decreto del Obispo Antonio Ramón Silva García el 11 de junio de 1905. Se nutre constantemente, según las disposiciones eclesiásticas respectivas de las diferentes dependencias de la Arquidiócesis de Mérida y de donaciones. Está adscrito a la Pontifica Comisión de Bienes Culturales de la Iglesia, al Departamento de Bienes Culturales de la Conferencia Episcopal Venezolana y pertenece a la Asociación Venezolana de Archiveros Eclesiásticos (ASOVAE).

* Seminario dictado a estudiantes de la Maestría en Etnología, mención etnohistoria de la Universidad de Los Andes. Mérida-Venezuela. El tema forma parte de la asignatura: Metodología Etnohistórica. Módulo 2. El método etnohistórico como método complementario (2). B) El método histórico, la consulta de archivos. 23 de mayo 2008. ** Profesora Titular Jubilada de la Universidad de Los Andes. Directora del Archivo Arquidiocesano de Mérida. Correo electrónico: [email protected]

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Sede: La sede del AAM está ubicada en el ala derecha del Palacio Arzobispal. Ocupa aproximadamente 381,78 mts2. En este espacio funciona: La recepción (15,64 mts2), la dirección (25 mts2), 2 salas para usuarios (una para investigadores proveída con equipos de computación (23,05 mts2) y otra en el pasillo compartida para labores de organización documental y usuarios de la biblioteca (68,48 mts2), salón de documentos (68,8 mts.2), una sala de informática y administración (31 mts2), biblioteca anexa (25,30 mts2) , 2 baños y una cocina (15 mts2) , depósito (22,23 mts2), la Fotocopiadora “El Archivo” (23 mts2) y una sala de aproximadamente 65 mts2 compartida con el Museo Arquidiocesano; con capacidad para 60 personas para actividades académicas y de extensión. En la mezanina funciona desde finales de 2004 los equipos del Proyecto de Comunicación Interactiva PCI que administran la red de la Arquidiócesis de Mérida. Dirección: Palacio Arzobispal. Av. 4. Esquina calle 23 frente a la Plaza Bolívar. Apdo. 26. Mérida 5101-A. Teléfonos: (0274) 2525786-2524307. Fax: 2521238. Mérida-Venezuela. Correo electrónico: [email protected] / Portal: www.arquidiocesisdemerida.org.ve Link: Archivo Arquidiocesano Catálogo de la bibliohemeroteca: http://arqmrd.no-ip.org/ Biblioteca Digital Mons. Baltazar E. Porras C.: http://arqmrd.no-ip.org:8080/ bdamerida/index.jsp

Fondo documental: El Archivo Histórico está organizado en secciones y series. El fondo tiene aproximadamente 264 mts lineales de documentación. Es eminentemente eclesiástico. El documento más antiguo hasta ahora localizado data de 1611. Pertenece a la Sección 43 Judiciales, está fechado en Mérida del 19 de febrero de 1611, y se refiere a una acusación interpuesta por Damiana Noble, por ante el Teniente Corregidor de Justicia Mayor de Mérida Diego de Luna, por rendición insatisfactoria de cuentas sobre ganado.

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Secciones del Archivo Arquidiocesano de Mérida: Episcopales, parroquias, catedral, conventos, seminario. Series: Actas Capitulares Administración Asuntos de Indios Asuntos Matrimoniales Bienes Raíces Bula de Cruzada Cabildo Catedral Capellanías Cartas Ilmo. Silva Cartas Ilmo. Silva (D´Empaire -Maracaibo) Cartas Ilmo. Silva (Gobierno Nacional) Cartas Ilmo. Silva (Particulares) Cartas Ilmo. Silva (Representaciones) Catedral Catequesis Cementerios Confirmaciones Copias de Libros Parroquiales Correspondencia Secretarial Curatos Diezmos Dispensas e Impedimentos Matrimoniales Dispensas Matrimoniales Fotografías

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Gobierno Civil Gobierno Eclesiástico. Capítulo Episcopal y Santa Sede Gobierno Eclesiástico. Cartas Gobierno Eclesiástico. Certificaciones Gobierno Eclesiástico. Nunciatura Gobierno Eclesiástico. Pastorales y Circulares Gobierno Eclesiástico. Santa Sede (Relativo a estatutos, diócesis y otras) Hospitales Impresos Informes Biográficos Informes Históricos Inventarios Judiciales Legitimaciones Libertad y Soltería Libros Parroquiales Libros Varios Licencias de Hábitos Eclesiásticos y Órdenes Licencias Ministeriales Museo Música Opción a Cargo Eclesiásticos Planos y Mapas Reclamos a Eclesiásticos Religiosos Seminario Sínodos Sociedades y Obras Pías Templos y Capillas Testamento

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Traslado de Restos Visitas Pastorales Varios. De estas series están disponibles al usuario las siguientes: 16 Asuntos de Indios Capellanías Curatos Dispensas e Impedimentos Matrimoniales Estadísticas y Padrones Fotografías Gobierno Civil Hospitales Inventarios 43 Judiciales 45A Libros Parroquiales (Gobierno, cofradías y/o hermandades, fábrica) 45B Libros Varios (322 libros disponibles) Museo Religiosos Sociedades y Obras Pías Templos y Capillas.

2. Acceso a la consulta Para el acceso, los usuarios deben portar el Carnet de Usuario (investigadores -externos e internos-, tesistas, pasantes, becarios, estudiantes de educación primaria, media, diversificada, de pre y postgrado y público general), cuyos requisitos, para su adquisición, son los siguientes: - Dos fotografías recientes a color, tamaño carnet. - Fotocopia de la Cédula de Identidad vigente.

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- Constancia o carta expedida por la institución o persona (Coordinador de pasantías, Tutor de tesis, Jefe de Área o Departamento, Director, Investigador entre otros) para la cual realiza la investigación. - Fotocopia del carnet de estudiante si es el caso. - Cancelar el arancel correspondiente. o Estudiantes Bs. 10,oo o Profesionales Bs. 20,oo. - Llenar la ficha de usuario.

3. Método histórico o de respeto del principio de procedencia, también denominado principio de la memoria archivística (construcción, organización, clasificación, ordenación) Permite clasificar y ordenar los fondos de un archivo. Refleja la organización de la entidad que los ha formado.

4. Elaboración de instrumentos de descripción archivística: metodología cualitativa y cunatitativa Básicos: - Guías - Inventarios - Catálogos Auxiliares: Índices Listas de expurgos Registros

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Instrumentos de descripción archivística, elaborados con el fondo documental del AAM. Básicos - Inventario de la Sección 54 Religiosos - Inventario de la Sección 43 Judiciales - Catálogo de los Libros de Gobierno de la Parroquia San Antonio de Padua de Chiguará - Catálogo de la Sección Sociedades y Obras Pías 1711-1829 - Catálogo de la Sección 17 Cementerios 1788-1932.

Auxiliares: Indice de la Sección 22 Curatos.

5. Lectura de documentos El AAM tiene documentos desde los siglos XVII, XVIII, XIX y XX. Se requiere: - Conocimientos básicos de Paleografía - Uso y desarrollo de abreviaturas.

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6. Anexos a. Glosario de términos básicos Archivo: (latín archivum) es una institución, local o mueble donde se custodian y coleccionan de forma ordenada, y clasificada documentos de diferentes tipos. Es el conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos por una persona, jurídica o física, en el ejercicio de su gobierno para alcanzar sus fines. (Consejo Internacional de Archivos). Catálogo: Lista o inventario de cualquier tipo de objetos o documentos existentes en una colección, fondo o unidad de información que se caracterizan por reflejar en forma sucinta el contenido de dichos materiales a través de la enunciación y descripción metódica y dispuestas en un orden determinado. Diócesis: el distrito en virtud de un obispo de la jurisdicción de distrito, el gobierno en la administración para mantener la casa. Documento: Es un escrito que contiene información. Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser). Folio: Cada una de las caras o páginas de un expediente o proceso. Infolio: Libro en formato de folio. Legajo: Atado de papeles o conjunto de las que están reunidas por tratar de un mismo asunto o un mismo expediente, que se hace necesario dividir por lo voluminoso que resulta en ocasiones y son cosidos en forma de libros. Paleografía: del idioma griego palaio, antiguo, y graphía, escritura) es el estudio de la escritura antigua; es la ciencia que tiene por objeto conocer y descifrar los escritos de épocas anteriores a la nuestra. Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase Unidad Documental.

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Registro: Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. Sección: Conjunto de documentación producida por una gran institución, cualesquiera que sean los organismos con los que funciona o en los que se encuentra dividida en razón de las distintas actividades desarrolladas por ella. Ejemplo en un archivo Episcopal una Sección sería la de Gobierno que estaría integrada por la documentación controlada por el Secretario o Canciller. Otra sección sería Justicia integrada por la documentación relacionada con el Provisor o Juez Eclesiástico, hoy Vicario Episcopal de Justicia. Esta documentación estaría integrada por los pleitos, civiles o criminales; por las nulidades de matrimonio, o de Órdenes. Subsección: Sección que se integra en una más amplia. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Sección Gobierno Serie: Decretos y Disposiciones del Prelado, Cofradías y Hermandades, Clero Secular y Regular y Religiosos y Religiosas. Tesauro: Diccionario que contiene un conjunto de términos del lenguaje natural y su equivalencia con los términos normalizados y preferentes del lenguaje documental, así como las relaciones semánticas con otros términos, facilitando de este modo la indización de los documentos. Dichos términos se aplican a un campo particular del conocimiento. Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, caja, carpeta, legajo, libro o tomo. Unidad de Instalación: alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante cajas, carpetas y libros.

b. Listado de algunos Archivos Venezolanos Archivos de Venezuela: Con la República naciente, en el año de 1836, por Decreto del General José Antonio Páez, se crea el Registro Público para resguardo de toda la documentación de las escribanías del país, dividiéndolas

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en dos partes: el Registro en sí y el Archivo Público, antecedentes de Institución. Posteriormente, por Decreto del Presidente Antonio Guzmán Blanco, el 27 de Enero de 1877, le otorga forma jurídica. Con motivo de la conmemoración del primer centenario de la Independencia, un grupo de importantes intelectuales interesaron al entonces mandatario Juan Vicente Gómez en la construcción de un edifico para cumplir la función de Archivo Nacional, lo cual fue decretado el 19 de Marzo de 1910. Funciones: 1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la Ley de Archivos Nacionales y sus Reglamentos. 2. Mantener relaciones con los organismos similares en el extranjero, estableciendo canjes o enviando informaciones de común interés. 3. Disponer la publicación de documentos que por su interés histórico deban ser conocidos y divulgados. 4. Autenticar las copias que expida de los documentos a su cargo. 5. Conservar, restaurar y mantener los documentos históricos y de importancia para la Nación. 6. Las demás funciones que le señalen las Leyes, Reglamentos, Resoluciones y demás actos normativos. Misión: Resguardar y conservar el patrimonio histórico documental de la nación. Visión: Consolidar El Sistema Nacional de Archivo como instrumento de las políticas archivísticas, a nivel nacional. (Art. 145 y 146 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Nacional) El Archivo General de la Nación tiene como Objetivo General: Contribuir al Desarrollo del Sistema nacional de Archivos, según lo estipulado en la Ley Orgánica de la Administración Pública, asegurando la conservación, restauración y mantenimiento de los documentos histórico generados por las distintas unidades de la Administración Pública Nacional. El Archivo General de la Nación tiene como Objetivos Específicos: Promover

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las Unidades Archivos Administrativos en todas las dependencias de la Administración Públicas Activar el Sistema Nacional de Archivos Históricos en las Dependencias Federales. Restaurar los fondos documentales Histórico de mayor importancia y uso por parte de los usuarios del servicio. Trasladar los fondos documentales a la nueva Sede e inaugurar la misma. Ejecutar el proyecto para la creación de las unidades prototipo en los Ministerios de: Interior y Justicia, Energía y Minas, Educación, Trabajo y el Seniat.

Listado de archivos: 1. Archivos Nacionales Archivo General de la Nación. (url: http://www.archiven.gov.ve/).

2. Archivos Estadales Archivo Histórico de Mérida. (url:http://lanic.utexas.edu/project/tavera/ venezuela/merida1.html). Archivo General “Carlos Medina Chirinos”, del Estado de Zulia. (url:http:// www.acervohistoricozulia.com/archivogeneral.htm).

3. Archivos Municipales Archivo Histórico de Guayana (Estado Bolívar). (url: http://lanic.utexas.edu/ project/tavera/venezuela/guayana.html). Archivo del Concejo Municipal de Valencia (Estado Carabobo) (url: http:// lanic.utexas.edu/project/tavera/venezuela/valencia1.html). Archivo Municipal de Caracas (Caracas Distrito Federal). (url: http:// lanic.utexas.edu/project/tavera/venezuela/caracas.html). Archivo Histórico de Coro (Estado Falcón) (url: http://lanic.utexas.edu/ project/tavera/venezuela/coro.html).

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Archivo Municipal de Sucre (Estado Sucre) (url: http://lanic.utexas.edu/ project/tavera/venezuela/sucre2.html). 4. Archivos Diplomáticos Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Relaciones Exteriores (url: http:// www.mre.gov.ve/Biblio/index.htm). 5. Archivos Eclesiásticos Archivo Arquidiocesano de Caracas (url: http://lanic.utexas.edu/project/ tavera/venezuela/archidiocesano.html). Archivo Arquidiocesano de Barquisimeto (url: http://lanic.utexas.edu/project/ tavera/venezuela/barquisimeto2.html). Archivo Arquidiocesano de Mérida (url: http://www.arquidiocesisdemerida.org.ve/Archivo-Introduccion.asp). 6. Fundaciones y Centros de Investigación Archivo de la Fundación John Bulton (url: http://lanic.utexas.edu/project/ tavera/venezuela/boulton.html). Sala Tulio Febres Cordero (url: http://lanic.utexas.edu/project/tavera/ venezuela/cordero.html). 7. Otros Archivos Academia Nacional de la Historia (url: http://www.anhvenezuela.org/). Archivo Audiovisual de la Biblioteca Nacional de Venezuela (url: http:// www.bnv.bib.ve/archivo.htm). Archivo del Libertador (url: http://www.archivolibertador.org/). Archivo Original del Generalísimo Francisco de Miranda Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes (url: http://www.cervantesvirtual.com/ bib_autor/fmiranda/archivo.shtml).

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