RAPORT Z AUDYTU BUDOWA REGIONALNEJ INFRASTRUKTURY INFORMACJI PRZESTRZENNEJ

Audyt zrealizowany przez: AUDITORES Siercza 370 32-020 Wieliczka

1

Data sporządzenia raportu: 19.04.2013 r.

Numer audytowanego projektu: PK/10-WND-RPLU.04.01.00-06-001/11 Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt: Województwo Lubelskie Ul. Spokojna 4 20-074 Lublin Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt: AUDITORES Siercza 370 32-020 Wieliczka NIP 6922119818 REGON 120105513 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie: 1. Przemysław Ura – audytor nr 1327/2004, 2. Andrzej Pluta – audytor nr 317/2004, 3. Aneta Kaźmirek – biegły rewident 10569, 4. Paweł Frankiewicz – asystent audytorów Audyt przeprowadzony został na podstawie umowy. Oświadczenie audytorów o bezstronności i niezależności: Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego beneficjenta. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt: - posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, - jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 2

- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu, - osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 40% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych. Nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, - jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, - jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuje, - z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności. Ponadto, osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Instytucji Zarządzającej RPO WL.. Oświadczam, iż osoby jak i podmiot spełniają wyżej wymienione warunki.

Czas wykonania audytu: 15-19.04.2013 r.

Okres poddany badaniu: Od początku realizacji projektu do 28.02.2013 r.

Cel audytu: Dokonanie racjonalnej, obiektywnej i niezależnej oceny danych prezentowanych we wnioskach o płatność, prawidłowości i rzetelności realizacji projektu realizowanego przez Urząd Marszałkowski w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Lubelskiego na lata 2007 - 2013 oraz ich odpowiedniego udokumentowania. Głównym celem audytów działalności Funduszy Strukturalnych jest sprawdzenie, że odpowiednie systemy zarządzania i kontroli funkcjonują efektywnie w celu zapobieżenia błędom i nieprawidłowościom, oraz że, gdy pojawiają się błędy i nieprawidłowości, systemy te efektywnie wykrywają je i korygują.

3

Zakres przedmiotowy audytu: Zakres audytu obejmował w szczególności: 1. Gotowość organizacyjna Beneficjenta i jego procedury wewnętrzne – w ramach tego obszaru audytorzy dokonali: a) oceny wielkości i przygotowania kadr, b) oceny sprzętu niezbędnego do realizacji Projektu, c)

identyfikacji

zadań

wrażliwych

(przede

wszystkim

dokonywanie

wyboru

wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), d) oceny podziału zadań w Projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, e) sprawdzenia istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów, f) oceny bezpieczeństwa IT. 2. Audyt finansowy - w ramach tego obszaru obejmował: a) sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność sprawozdań z realizacji Projektu i wniosków o płatność, c) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji Projektu i wniosków o płatność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową oraz wnioskiem i umową o dofinansowanie Projektu, d) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych w ramach Projektu wydatków (faktycznie poniesione, zgodne z zapisami dokumentacji projektowej, w terminie realizacji Projektu, zasadne, celowe i oszczędne, nie odbiegają od cen w regionie, istnieje wkład własny Beneficjenta, płatności zostały przekazane na rachunki wykonawców wskazane w zawartych z nimi umowach), e) kontrolę formalną faktur i ich zgodności z zapisami umów z wykonawcami, f) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, wyodrębniona ewidencja księgowa, zgodność zapisów w ewidencji księgowej z treścią dokumentów źródłowych).

4

3 Audyt realizacji Projektu - w zakresie tego obszaru należało: a) sprawdzić zgodność realizacji Projektu z przepisami prawa (prawo zamówień publicznych, przepisy o rachunkowości i finansach publicznych, oraz przepisy ochrony danych osobowych), b) ocenić zgodność realizacji Projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur), c) sprawdzić zgodność realizacji Projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie / umowy o dofinansowanie, d) potwierdzić zgodność zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami), oraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (specyfikacja istotnych warunków zamówienia z załącznikami, oferta wybranego wykonawcy), e) sprawdzić planowany sposób monitorowania osiągania celów Projektu, f) sprawdzić zgodność sprawozdań z realizacji Projektu ze stanem faktycznym, g) sprawdzić, czy cele Projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników. 4 Wizyta na miejscu realizacji Projektu - w ramach wizyty na miejscu fizycznej realizacji Projektu audytorzy zobowiązani byli do wykonania następujących czynności: a) sprawdzić, czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z zapisami we wniosku o dofinansowanie Projektu, w umowie o dofinansowanie Projektu i w aneksach do tej umowy oraz w dokumentacji powykonawczej, w protokołach odbioru robót w toku, w protokołach odbioru

zakupionego

sprzętu

oraz

potwierdzenie

prawidłowości

funkcjonowania

zrealizowanej już części inwestycji, b) potwierdzić prawidłowość promocji unijnego źródła dofinansowania. 5 Prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji - w ramach obszaru audytorzy dokonali sprawdzenia, czy: a) wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją audytowanego Projektu (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie i aneksy, wnioski o płatność, oryginały dowodów księgowych, dokumentacja przetargowa, korespondencja prowadzona w ramach realizacji Projektu itd.), b) istnieje możliwość odtworzenia przebiegu realizacji Projektu w wymaganych umową terminach, 5

c) wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie Projektu. 6 Analiza powodzenia Projektu - w ramach analizy powodzenia Projektu audytorzy winni byli dokonać oszacowania, czy występują zagrożenia: a) prawidłowej realizacji Projektu i terminowości jego zakończenia, b) osiągnięcia i utrzymania założonych celów Projektu przez okres wskazany we wniosku o dofinansowanie.

Podjęte działania i zastosowane techniki audytu: Zastosowane podczas audytu zewnętrznego techniki to: Badanie zgodności/skuteczności (testy zgodności) – jedno z narzędzi oceny systemu kontroli wewnętrznej, polegające na zbadaniu sposobu przetwarzania wybranych operacji przez kontrolowany system. Celem badań jest stwierdzenie, czy system działał w sposób ciągły (tj. w całym okresie objętym kontrolą), spójny (tj. wszystkie operacje podlegające działaniu systemu traktowane były w sposób jednakowy) i skuteczny (tj. osiągał cele związane z jego ustanowieniem). Kontrola/audyt poświadczający - obejmuje badanie systemów i operacji finansowych, w tym ocenę zgodności z przepisami prawa, kontrolę systemów kontroli wewnętrznej oraz funkcjonowania komórek kontroli wewnętrznej i audytu, kontrolę działalności pod względem legalności i rzetelności. Badanie to jest podstawą wydania poświadczenia prawidłowości rozliczania finansowego jednostki kontrolowanej. Porównanie ze wzorem – technika prowadzenia badań kontrolnych wykorzystywana w kontrolach wykonania zadań. Polega na znalezieniu dobrego wzoru (dobrej praktyki) w określonej działalności. Wyróżnia się: -

porównanie wysokiego poziomu: porównanie ogólnej metodologii i strategii działalności kontrolowanej jednostki w zestawieniu z podobnymi jednostkami sektora publicznego lub prywatnego, na szczeblu krajowym lub międzynarodowym,

-

porównaniu wyników: zestawienie wskaźników ilościowych do porównania wyników uzyskiwanych przez różne jednostki przy prowadzeniu takiej samej działalności,

-

porównanie procesów, systematyczna analiza i porównanie procesów i trybów postępowania stosowanych w danej jednostce: obejmuje porównania ilościowe 6

i jakościowe. W porównaniach zewnętrznych porównywane są dwie różne jednostki, w porównaniach wewnętrznych – komórki organizacyjne Zasięganie informacji – jedna z procedur kontroli/technik przeprowadzania zadania audytowego polegająca na uzyskaniu informacji od osób dysponujących wiedzą na dany temat, obecnych w kontrolowanej / audytowanej jednostce lub poza nią, w ramach posiadanego upoważnienia. Oględziny – procedura kontroli/technika przeprowadzania zadania audytowego polegająca na obserwacji i udokumentowaniu stanu faktycznego składników majątkowych lub przebiegu określonej czynności. Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru: Testowanie dotyczyło 10 % całkowitych wydatków na podstawie próbek reprezentatywnych dla wszystkich zatwierdzonych operacji wybranych metodą losową z interwałem. Przy wyborze próbek audytor uwzględnił: -

konieczność weryfikacji operacji różnych typów i rozmiarów,

-

współczynniki ryzyka,

-

koncentrację operacji.

W przypadku stwierdzenia, iż systemy kontroli nie istnieją albo są nieefektywne próbka została zwiększona i rozszerzona. Do doboru dokumentacji przetargowej audytor nie stosował metod statystycznych. Wyboru postępowań dokonano na podstawie profesjonalnego osądu audytora. Zastosowano próg istotności 2%, poziom ufności 95%. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu: Całkowita szacunkowa wartość projektu na dzień audytu wynosiła 16 923 903,43 zł. Okres realizacji Projektu ustalony został na: 1. data rozpoczęcia realizacji – 5 stycznia 2010 r. 2. data zakończenia realizacji – 30 września 2014 r. Audyt realizowany był na podstawie umowy nr PK/10-UDA-RPLU.04.01.00-06-001/11-000000 o dofinansowanie projektu zawartej w dniu 31 maja 2011 roku. Do umowy zawarte zostały dwa aneksy.

7

Celem głównym projektu „Budowa Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej” jest usprawnienie

funkcjonowania

administracji

samorządowej

poprzez

wspomaganie

administracyjnych procesów decyzyjnych i planistycznych, w tym procedur obsługi indywidualnego

oraz

instytucjonalnego

klienta

administracji

samorządowej

przez

dostarczenie organizacyjnych i technicznych narzędzi do zarządzania przestrzenią umożliwiających powszechny dostęp, wymianę i przetwarzanie spójnych, jednorodnych i porównywalnych danych przestrzennych charakteryzujących Województwo Lubelskie, dających zarazem podstawy do wdrożenia Dyrektywy INSPIRE oraz wpływających na zwiększenie atrakcyjności oraz konkurencyjności regionu.

Przeprowadzone kontrole, audyty: W projekcie była przeprowadzona kontrola Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego dnia 08 grudnia 2011 r. w zakresie dokumentacji przetargowe, związanej z realizowanym projektem, z każdego zastosowanego trybu o udzielenie zamówienia publicznego o najwyższej wartości szacunkowej zamówienia, do dnia 23 listopada 2011 r. Wydane zostało zalecenie pokontrolne w postaci korekty finansowej na umowę nr 1530/OP/CP/11 o wartości 349 935,00 zł – 5% wartości kosztów kwalifikowanych zamówienia.

Ustalenia stanu faktycznego: Rezultatem projektu „Budowa Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej” rozumianym, jako bezpośredni wpływ produktów projektu na otoczenie społecznoekonomiczne będzie udostępnienie nowych jakościowo procedur organizacyjno

–

technicznych wymiany informacji (danych) oraz upowszechnienie zastosowania technik gromadzenia, przetwarzania i udostępniania danych przestrzennych w zarządzaniu regionem na każdym szczeblu administracji publicznej między innymi przez: harmonizację danych, rozszerzenie zakresu dostępu do informacji, wdrożenie nowych sposobów „komunikacji” pomiędzy społeczeństwem a „administracją” oraz nowych techniki wymiany danych, powstanie nowych e-usług informacyjnych na rzecz administracji i społeczeństwa. Mierzalne rezultaty projektu sprowadzą się między innymi do wzrostu liczby osób korzystających z usług on-line, liczby portali umożliwiających kontakt on-line oraz liczby jednostek organizacyjnych sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji i usług teleinformatycznych. 8

W celu osiągnięcia celu i założonych rezultatów projektu podjęto realizację następujących działań: Zostało zrealizowane zadanie Etapu I ”Projekt wdrożenia i funkcjonowania Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej dla Województwa Lubelskiego oraz studium jego wykonalności", Zostało zrealizowane zadanie Etapu I aktualizacja Studium Wykonalności, 28 września 2012 r. została podpisana umowa z Wykonawcą Etapu I, która rozpoczęła realizację zadań: Sprzęt komputerowy, Oprogramowanie, Szkolenia, Opracowanie BPA, Wdrożenie, 9 listopada 2012 odebrano dokument zarządczy, 24 grudnia 2012 odebrano prototyp portalu mapowego, 26 marca 2013 roku został podpisany protokół odbioru zadania „Modernizacja Infrastruktury Technicznej BG (Biura Geodezji Województwa Lubelskiego)”, Obecnie trwa procedura odbioru dokumentu: „Projekt Organizacyjno – Techniczny”. Audytorzy stwierdzili, iż projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu. Z informacji uzyskanych od pracowników wynika, iż Instytucja Zarządzająca wyraziła zgodę na zmianę terminu realizacji projektu. Audytorzy zwrócili jedynie uwagę na potrzebę intensyfikacji działań projektowych. Audytorzy stwierdzili, iż projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi IZ RPO WL. Stworzony został plan zarządzania projektem, który określa podstawowy podział zadań i obowiązków podmiotów realizujących projekt. Projekt realizowany jest przez Biuro Geodezji Urzędu Marszałkowskiego, w skład którego wchodzi Oddział Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej. Dokonano wyboru Inżyniera Kontraktu konsorcjum firm Info Strategia oraz Nizielski i Borys Consulting. W strukturze organizacyjnej Jednostki podstawową osobą jest Kierownik Oddziału Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej wraz z podległymi mu stanowiskami służbowymi. Wsparcie dla realizacji projektu stanowią stanowiska merytoryczne UMWL – Departament Finansów, Departament Organizacyjno – Prawny – Oddział Zamówień publicznych. Żadna z osób realizujących projekt nie jest wynagradzana ze środków projektu. Stwierdzono, iż wielkość zaplanowanych zasobów kadrowych oraz ich wyposażenie w sprzęt

9

jest odpowiednie do skali projektu. Opisane procedury pozwalają na prawidłową realizację projektu. Jednostka w prawidłowy sposób zabezpiecza dane przed ingerencją osób trzecich. Jednostka posiada sieć informatyczną, w którą podpięte są pracujące komputery. Pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie bezpieczeństwa sieci. Stosują instrukcje w sprawie dostępu i bezpieczeństwa sieci, a także w sprawie utraty danych. Wszystkie zabezpieczenia są przestrzegane. Kopie zapasowe tworzone są na serwerze, przechowywane są w zamkniętych szafach. Budynek jest chroniony a pokoje zamykane. Audytorzy stwierdzili gotowość organizacyjną Beneficjenta i potwierdzili prawidłowość jego procedur wewnętrznych.

Promocja informacja o projekcie: Zgodnie z wymogami § 13 umowy, beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych projektu oraz zasadach i źródłach jego finansowania, w tym umieszczania logotypów na dokumentach, materiałach promocyjnych i informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych dotyczących projektu oraz sprzęcie finansowanym w ramach Projektu. Dokonano oględzin pomieszczeń biurowych Jednostki ustalono, że zasady promocji i wizualizacji są przestrzegane. Na terenie biura zamieszczone są informacje dotyczące projektu. W miejsce realizacji projektu zamieszczono tablice informacyjne. Wszystkie dokumenty i informacje dotyczące projektu są prawidłowo oznaczone tj. zawierają wymagany przez IZ RPO zestaw znaków graficznych (logo Narodowej strategii Spójności, Herb Województwa Lubelskiego, Emblemat Unii Europejskiej). Uwag do sposobu oznaczeń akt spraw, teczek spraw, segregatorów na dokumenty, szaf z dokumentami, tablic ogłoszeń, pomieszczeń biurowych, budynku biurowego – audytorzy uwag nie wnieśli. W ramach działań promocyjnych i informacyjnych Jednostka przeprowadziła konferencję informacyjną rozpoczynającą realizację projektu. Zakupiono gadżety promujące projekt. Informacje o projekcie pojawiały się w prasie. Jednocześnie stwierdzono, iż działania promocyjne i informacyjne są zgodne z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WL.

10

Zamówienia publiczne Audytorzy dokonali badania systemu zamówień publicznych na podstawie poniższych postępowań przetargowych. Świadczenie usług Inżyniera Projektu odpowiedzialnego za opiekę ekspercką w obszarze infrastruktury informacji przestrzennej oraz obsługę prawną i finansową projektu „Budowa

Regionalnej

Infrastruktury

Informacji

Przestrzennej”

OP-

IV.272.46.3.2011.KD Wartość zamówienia oszacowano dnia 3 marca 2011 r. na kwotę 390 000,00 zł netto. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania powołano Zarządzeniem Nr 47/11 Marszałka Województwa Lubelskiego z dn. 6 kwietnia 2011 r. 3-osobową Komisję przetargową. Ogłoszenie o zamówieniu przekazano do Biuletynu Zamówień Publicznych dnia 26 kwietnia 2011 r. (nr ogłoszenia: 123613). Termin składania ofert wyznaczono na dzień 17 maja 2011 r. Dokumentację zamieszczono na stronie Internetowej Zamawiającego od dnia publikacji ogłoszenia. Dnia 27 kwietnia 2011 r. zmieniono termin składania ofert na dzień 19 maja 2011 r. Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zamieszczono w BZP dnia 27 kwietnia 2011 r. pod numerem 124635. W postępowaniu złożone zostały trzy oferty: 1. Konsorcjum firm: Info Strategia Krzysztof Heller i Andrzej Szczerba Sp. J. oraz Nizielski & Borys Consulting Sp. z o.o. ; cena: 349 935,00 zł brutto; 2. Comp S.A.; cena: 356 700,00 zł brutto; 3. Geo Invent S.A.; cena: 467 400,00 zł brutto. Postępowanie zakończono dnia 15 czerwca 2011 r. wyborem oferty Konsorcjum firm: Info Strategia Krzysztof Heller i Andrzej Szczerba Sp. J. oraz Nizielski & Borys Consulting Sp. z o.o. Umowa została zawarta dnia 30 czerwca 2011. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych dnia 28 lipca 2011 r. pod numerem 205367. W badanym postępowaniu audytorzy stwierdzili następujące uchybienia: - naruszenie art. 9 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych; - naruszenie art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych; - naruszenie § 6 ust. 1. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817). 11

W toku badania i weryfikacji ofert Zamawiający zwrócił się do wszystkich oferentów do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia ofert, m. in. w poniższym zakresie: - oferta firmy Geo Invent S.A.:

Zamawiający wezwał do przedłożenia właściwie

potwierdzonego za zgodność z oryginałem zobowiązania firmy Pro – Info do udostępnienia zasobów niezbędnych do realizacji zamówienia; - oferta firmy Comp S.A.: Zamawiający wezwał m. in. do uzupełnienia dowodu, iż wykonawca będzie dysponował zasobami podmiotu trzeciego. Termin na uzupełnienie dokumentów wyznaczono do dnia 6 czerwca 2011 r. W odpowiedzi wykonawca uzupełnił dokumenty przesyłając je faksem; oryginały dokumentów zostały doręczone Zamawiającemu dopiero dnia 14.06.2011 r. Ponadto przedłożone na wezwanie zobowiązanie było kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Audytorzy stwierdzili ponadto, iż w ofercie firmy znajduje się zobowiązanie do udostępnienia potencjału niezbędnego do wykonania zamówienia, wystawione przez firmę Geo – System Sp. z o.o.; dokument ten również jest kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W treści obu dokumentów w sposób ogólny wskazano jednie, iż podmioty trzecie zobowiązują się do udostępnienia swojego potencjału w zakresie wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia. - konsorcjum Info Strategia Krzysztof Heller i Andrzej Szczerba Sp. J. oraz Nizielski & Borys Consulting Sp. z o.o.: Zamawiający wezwał m. in. do uzupełnienia dowodu, iż wykonawca będzie dysponował zasobami podmiotu trzeciego. W wymaganym terminie wykonawca uzupełnił w formie pisemnej żądane dokumenty; jednak w treści zobowiązania wskazano jedynie, że firma ATM Systemy Informatyczne S.A. udostępni swoje zasoby w zakresie wiedzy i doświadczenia oraz osób niezbędnych do wykonania zamówienia. Audytorzy stwierdzili ponadto, iż w ofercie firmy znajduje się zobowiązanie do udostępnienia potencjału niezbędnego do wykonania zamówienia, wystawione przez Kancelarię Prawną NBC Lex; dokument ten również jest kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Również w tym przypadku treść zobowiązania ma charakter bardzo ogólny i zamyka się w stwierdzeniu, iż podmiot udostępni wykonawcy swój potencjał. W opinii audytorów we wskazanych przypadkach doszło do naruszenia następujących przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych: 1. naruszenie § 6 ust. 1. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817). 12

W badanym postępowaniu jeden z wykonawców w odpowiedzi na wezwanie zgodne z dyspozycją art. 26 ust. 3 ustawy Pzp w wyznaczonym terminie przekazał dokumenty faksem, przesyłając oryginały po upływie terminu. Formę dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu określa szczegółowo powołane, aktualne na dzień wszczęcia postępowania rozporządzenie.

Zgodnie z regulacją §6, wykonawca

składa wymagane dokumenty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Tym samym niedopuszczalne jest składanie dokumentów w innej formie, także na wezwanie o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Audytorzy podkreślają, iż w przypadku uzupełniania dokumentów w trybie określonym art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie należy kierować się dyspozycją określoną w art. 27 ust. 1uPzp, dopuszczającą przekazywanie dokumentów w wybranej przez Zamawiającego formie (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lipca 2011 r., sygn. akt. II CSK 675/10). Zgodnie z treścią powołanego artykułu, w postepowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną; jednak katalog ten nie obejmuje dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu i warunków określonych dla przedmiotu zamówienia. Jednocześnie audytorzy stwierdzili, iż przedmiotowe uchybienie pozostaje bez wpływu na wynik postępowania i nie wiąże się z koniecznością naliczenia korekt finansowych. 2. naruszenie art. 9 ust. 1 oraz art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych; W badanym postępowaniu wszyscy wykonawcy w złożonych ofertach i na wezwanie Zamawiającego przedłożyli zobowiązania podmiotów trzecich do udostępnienia potencjału niezbędnego do realizacji zamówienia w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez wykonawców. Zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 2b, w przypadku powoływania się przez wykonawcę na potencjał podmiotu trzeciego zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Powyższe oznacza, iż wykonawca celem udowodnienia zamawiającemu dysponowania zasobami niezbędnymi do realizacji danego zamówienia, o ile korzysta z doświadczenia podmiotów trzecich, zobowiązany jest do przedłożenia stosownego oświadczenia w formie pisemnego 13

zobowiązania. Definiując pojęcie pisemności należy odnieść się do przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) - Kodeks cywilny, dalej „KC”. Z brzmienia art. 78 § 1 KC wynika, iż do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Z treści przywołanych wyżej przepisów ustawy Pzp i KC jednoznacznie wynika, że ustawodawca zastrzegł dla zobowiązania składanego przez podmiot trzeci w wykonaniu dyspozycji art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, formę pisemną. W związku z powyższym, gdy dowodem dysponowania zasobami podmiotów trzecich wybranym przez wykonawcę, jest zobowiązanie podmiotu trzeciego, musi ono przybrać formę pisemną i nie jest dopuszczalna inna forma, w tym kopia dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem. Dodatkowo podkreślić należy, iż § 6 ust. 1 obowiązującego na dzień wszczęcia postępowania rozporządzenia w sprawie dokumentów odnosi się jednak tylko do dokumentów składanych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, które zostały w ww. rozporządzeniu wprost wskazane. Rozporządzenie w sprawie dokumentów nie wymienia natomiast wśród dokumentów składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu „pisemnych zobowiązań” podmiotów udostępniających zasoby wykonawcom. Tym samym zastrzeżona w rozporządzeniu o dokumentach możliwość przedłożenia stosownych dokumentów w formie pisemnej lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, nie znajduje zastosowania w odniesieniu do wymienionego wyłącznie w ustawie Pzp dokumentu w postaci

zobowiązania

podmiotu

trzeciego

(por.

http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;2126, [dostęp on-line: 17.04.2013 r.]. Tym samym w takich przypadkach Zamawiający zobowiązany był do skorzystania z dyspozycji art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Jednocześnie audytorzy podnieśli, iż zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych, w świetle art. 26 ust. 2b ustawy Pzp wykonawca powołujący się na potencjał innych podmiotów powinien przedstawić zamawiającemu dowód, z którego w sposób jednoznaczny będzie wynikać, że zasoby na które się powołuje zostaną mu udostępnione do realizacji zamówienia publicznego. Jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 13 lipca 2010 r., dysponowanie wymienionymi w przepisie art. 26 ust. 2b ustawy Pzp zasobami musi być jednoznaczne i nie może wynikać z dedukcji czy domysłów zamawiającego co do tego czy podmiot, który przedstawia zobowiązanie innego podmiotu do udzielenia odpowiedniego zasobu jest uprawniony do dysponowania nim, a także w jakim zakresie nastąpiło udzielenie potencjału innego podmiotu oraz czy podmiot 14

udzielający odpowiednich zasobów rzeczywiście je posiada. Stwierdzenie tego dysponowania przez wykonawcę winno być bowiem konsekwencją pozytywnej oceny przez zamawiającego dowodu, jakim jest zobowiązanie podmiotu trzeciego. Ustawa Prawo zamówień publicznych nie precyzuje za pomocą jakich dokumentów wykonawca może udowodnić zamawiającemu, że zasobami podmiotów trzecich będzie rzeczywiście dysponował. Wskazuje jedynie, że „w szczególności” takim dokumentem może być pisemne zobowiązanie podmiotu trzeciego. Ustawa nie określa przy tym, jaką formę oraz treść powinno mieć owo „pisemne zobowiązanie”. Uzasadnione jest zatem twierdzenie, że może przybrać ono w szczególności formę jednej z umów nazwanych, o których mowa w kodeksie cywilnym, umowy nienazwanej, jak również oświadczenia woli podmiotu trzeciego. Zobowiązanie to – w zależności od danego przedmiotu zamówienia publicznego czy charakteru zobowiązania – może być więc wyrażone w jednym dokumencie, jak również być podparte całym pakietem innych dokumentów. Podkreślić należy jednak iż zawsze, niezależnie od tego, czy wykonawca będzie udowadniał okoliczności dysponowania zasobami podmiotu trzeciego tylko przy pomocy jednego dokumentu zawierającego pisemne zobowiązanie podmiotu trzeciego, czy też przy pomocy wielu dokumentów tworzących w całości takie zobowiązanie, treść ich powinna bezspornie i jednoznacznie wskazywać na zakres zobowiązania podmiotu trzeciego, określać czego konkretnie dotyczy zobowiązanie oraz w jaki sposób będzie ono wykonane, w tym jakiego okresu dotyczy. Dlatego też, mając na uwadze cel regulacji, za niewystarczające

dla

udowodnienia

dysponowania

odpowiednimi

zasobami

niezbędnymi do realizacji zamówienia w zakresie potwierdzenia posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia należy uznać złożenie jedynie oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby treści: - „udostępniam doświadczenie i wiedzę celem realizacji zamówienia publicznego…” wraz z referencjami potwierdzającymi doświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, na które powołuje się wykonawca. Ogólne oświadczenie o podanej wyżej treści w żaden sposób nie dowodzi, że wykonawca faktycznie będzie mógł skorzystać z wiedzy i doświadczenia podmiotu trzeciego. Zamawiający nie uzyskuje bowiem żadnego zobowiązania podmiotu trzeciego w obszarze sposobu posługiwania się przez wykonawcę zasobami podmiotu trzeciego. Uznanie takich dokumentów może natomiast doprowadzić do realizacji zamówienia przez podmiot nie posiadający kwalifikacji do realizacji zamówienia. W takiej sytuacji Zamawiający winien wszcząć procedurę wyjaśniającą zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 4 ustawy pzp.

15

Audytorzy podnoszą, iż we wskazanych przypadkach niemożliwa jest ocena wpływu uchybienia na wynik postępowania; trudno bowiem przewidzieć zachowanie wykonawcy w przypadku otrzymania wezwania do przedłożenia dokumentu w oryginale bądź złożenia wyjaśnień dotyczących przedstawionych zobowiązań. Audytorzy podkreślają jedocześnie, iż przedmiotowe uchybienie nie wiąże się z koniecznością naliczenia korekt finansowych. W pozostałym zakresie audytorzy uwag nie wnoszą. Przedmiotowe postępowanie objęte było kontrolą prowadzoną przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym, która wniosła zastrzeżenia do opisu sposobu spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie wiedzy i doświadczenia; zgodnie z informacją pokontrolną, zakwestionowano wymóg wykazania się realizacją projektu finansowanego ze środków UE na rzecz jednostek administracji publicznej. W związku ze stwierdzeniem naruszenia dyspozycji art. 7 ust. 1 ustawy Pzp została nałożona korekta finansowa w wysokości 5% kosztów kwalifikowalnych. Ponadto Instytucja Zarządzająca wykazała następujące uchybienia: - nieuwzględnienie wartości przewidywanych zamówień uzupełniających przy szacowaniu wartości zamówienia; - naruszenie dyspozycji art. 95 ust. 1 ustawy Pzp poprzez uchybienie w zakresie obowiązku niezwłocznego przekazania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia do Biuletynu Zamówień Publicznych. Usługa

prowadzenia

działań

promocyjnych

Projektu

"Budowa

Regionalnej

Infrastruktury Informacji Przestrzennej".OP-IV.272.136.7.2011.PW Wartość zamówienia oszacowano dnia 15 listopada 2011 r. na kwotę 124 529,79 zł netto. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania powołano Zarządzeniem Nr 222/11 Marszałka Województwa Lubelskiego z dn. 5 grudnia 2011 r. 3-osobową Komisję przetargową. Ogłoszenie o zamówieniu przekazano do Biuletynu Zamówień Publicznych dnia 07 grudnia 2011 r. (nr ogłoszenia: 413712). Termin składania ofert wyznaczono na dzień 19 grudnia 2011 r. Dokumentację zamieszczono na stronie Internetowej Zamawiającego od dnia publikacji ogłoszenia. Dnia 9 grudnia Zamawiający zmienił treść siwz w zakresie opisu sposobu oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, publikując ogłoszenie o zmianie ogłoszenia (nr 326031). 16

W postępowaniu złożono 11 ofert: 1. Formind S.C. cena: 242 526,48 zł brutto; 2. Strada Consulting Piotr Kurowski; cena: 150 980,00 zł brutto; 3. Jocker Studio p. J.; cena: 225 146,83 zł brutto; 4. Ermat Beata Mstowska; cena: 210 036,30 zł brutto; 5. SG24 Sp. z o.o.; cena: 242 826,60 zł brutto; 6. Konsorcjum Sarto i Eksa Sp. z o.o.; cena: 263 791,95; zł brutto; 7. PHIN Consulting Sp. z o.o.; cena: 204 285,10 zł brutto; 8. Taurus Doradztwo I Reklama Adam Widuch; cena: 155 156,57 zł brutto; 9. Vena Art Sp. Z o.o.; cena: 171 954,00 zł brutto; 10. Konsorcjum Don Brando Sp. z o.o. i Synergia Sp. z o.o.; cena: 298 890,00 zł brutto; 11. Agencja Reklamowa Cumulus Jan Matysik; cena: 198 000,00 zł brutto; Za najkorzystniejszą uznano ofertę firmy Strada Consulting Piotr Kurowski. Informacja o wyborze oferty została upubliczniona dnia 10 stycznia 2012 r. Umowa została zawarta dnia 24 stycznia 2012 r. Ogłoszenie o udzielaniu zamówienia opublikowano dnia 25 stycznia 2012 r. (BZP nr 23274). W badanym postępowaniu audytorzy stwierdzili następujące uchybienia: - naruszenie § 6 ust. 1. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817). W toku badania i weryfikacji ofert Zamawiający zwrócił się do oferentów do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia ofert, m. in. w poniższym zakresie: - Taurus Doradztwo i Reklama: Zamawiający wezwał do uzupełnienia wykazu wykonanych usług wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie; - Formind S.C.: Zamawiający wezwał do uzupełnienia wykazu wykonanych usług; W obu przypadkach dokumenty, zgodnie z dopuszczeniem Zamawiającego, przekazane zostały w formie elektronicznej nieopatrzonej bezpiecznym podpisem weryfikowalnym za pomocą ważnego certyfikatu.

Formę dokumentów potwierdzających spełnianie 17

warunków udziału w postępowaniu określa szczegółowo aktualne na dzień wszczęcia postępowania rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Zgodnie z regulacją §6, wykonawca składa wymagane dokumenty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Tym samym niedopuszczalne jest składanie dokumentów w innej formie, także na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Audytorzy podkreślają, iż w przypadku uzupełniania dokumentów w trybie określonym art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie należy kierować się dyspozycją określoną w art. 27 ust. 1uPzp, dopuszczającą przekazywanie dokumentów w wybranej przez Zamawiającego formie (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lipca 2011 r., sygn. akt. II CSK 675/10). Zgodnie z treścią powołanego artykułu, w postepowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną; jednak katalog ten nie obejmuje dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu i warunków określonych dla przedmiotu zamówienia. Jednocześnie audytorzy stwierdzili, iż przedmiotowe uchybienie pozostało bez wpływu na wynik postępowania i nie wiązało się z koniecznością naliczenia korekt finansowych. W pozostałym zakresie audytorzy uwag nie wnoszą. Opracowanie Projektu Organizacyjno-Technicznego Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej (RIIP), Modernizację Infrastruktury technicznej Biura Geodezji oraz Modernizację i Informatyzację WODGiK Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego OP-IV.272.14.2012.EW Wartość zamówienia oszacowano dnia 24 lutego 2012 r. na kwotę 9 429 508,87 zł netto. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania powołano Zarządzeniem Nr 14/12 Marszałka Województwa Lubelskiego z dn. 10 lutego 2012 r. 3-osobową Komisję przetargową. Ogłoszenie o zamówieniu przekazano do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej dnia 26 marca 2012 r. (publikacja: 30 marca 2012 r. nr ogłoszenia: 2012/S 63-102215). Termin składania ofert wyznaczono na dzień 7 maja 2012 r. Ogłoszenie zamieszczono na stronie 18

Internetowej Zamawiającego oraz tablicy ogłoszeń w dnia przekazania; siwz wraz z załącznikami została zamieszczona na stronie Internetowej w dniu publikacji ogłoszenia. Zamawiający trzykrotnie zmieniał treść ogłoszenia: - dnia 30.04.2012 r. (publikacja: 05.05.2012 r., nr 2012/S 87-141913): przedłużenie terminu składania ofert do dnia 25.05.2012 r.; - dnia 04.05.2012 r. (publikacja: 10.05.2012 r., nr 2012/S 89-145391): przedłużenie terminu składania ofert do dnia 28.05.2012 r.; - dnia 25.05.2012 r. (publikacja: 30.05.2012 r., nr 2012/S 101-167083): przedłużenie terminu składania ofert do dnia 18.06.2012 r.; W postępowaniu złożono dwie oferty: - Konsorcjum Comarch Polska S.A. i SmallGIS Sp. z o.o. ; cena: 7 858 265,17 zł brutto; - Konsorcjum GISPartner Sp. z o.o. oraz ATM Systemy Informatyczne i GIS-Expert Sp. z o.o.; cena: 6 734 250,00 zł brutto Za najkorzystniejszą uznano ofertę firmy Comarch Polska S.A. Konsorcjum GISPartner Sp. z o.o. oraz ATM Systemy Informatyczne i GIS-Expert Sp. z o.o. zostało wykluczone z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt. 2 ustawy Pzp z uwagi na fakt, iż przedstawiona gwarancja bankowa nie zabezpieczała oferty przez cały okres związania ofertą. Informacja o wyborze oferty została upubliczniona dnia 26 lipca 2012 r. Dnia 6 sierpnia 2012 r. wykonawca wykluczony wniósł odwołanie do KIO od tej czynności i zaniechania odrzucenia oferty firmy Comarch S.A. Dnia 9 sierpnia 2012 r. do postępowania po stronie Zamawiającego przystąpił wykonawca, którego oferta została wybrana – firma Comarch S.A. Wyrokiem z dnia 29 sierpnia 2012 r. (sygn. akt KIO 1683/12) Krajowa Izba Odwoławcza oddaliła wniesione odwołanie. Umowa o zamówienie publiczne została zawarta dnia 28 września 2012 r. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało przekazane do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej dnia 8 października 2012 r. (publikacja: 11.10.2012, Nr 2012/S 196 – 322000). Do powyższego postępowania audytorzy uwag nie wnoszą.

19

Usługa opracowania i dystrybucji prezentacji multimedialnej, opracowania i dostawy

gadżetów

promocyjnych

oraz

dostawa

i

montaż

tablicy

informacyjnej/pamiątkowej. Postępowanie OP-IV.272.95.2012.MG Postępowanie udzielone zostało w trybie zamówienia z wolnej ręki firmie Strada Consulting Piotr Kurowski na podstawie art. 67 ust. 2 pkt. 6 ustawy Pzp. Udzielenie zamówienia uzupełniającego przewidziane zostało w treści ogłoszenia o zamówieniu podstawowym. Wartość zamówienia oszacowano dnia 25 października 2012 r. na kwotę 18 852,03 zł netto. Dnia 5 listopada 2012 r. opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy (nr 233015-2012). Zaproszenie do negocjacji przekazano dnia 30 października 2012r. Rokowania z wykonawcą przeprowadzono dnia 6 listopada 2012 r. Umowa została zawarta dnia 30 listopada 2012 r. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowano w BZP dnia 19 grudnia 2012 pod numerem 268491-2012. Do powyższego postępowania audytorzy uwag nie wnoszą.

Archiwizacja Jednostka stosuje przepisy prawa powszechnie obowiązującego do archiwizacji dokumentów w jednostkach samorządu terytorialnego. Wprowadzono i stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję kancelaryjną. Na dzień audytu dokumenty nie były jeszcze archiwizowane. Stanowią zbiór dokumentów podręcznych znajdujących się na odpowiednich stanowiskach pracy. W związku z tym audytor nie mógł ocenić, jak są archiwizowane. Można było jedynie stwierdzić, iż wprowadzone zostały regulacje i zasady dot. archiwizacji dokumentów projektowych. Do archiwizacji na dzień audytu audytorzy uwag nie wnoszą. Potwierdzają jednocześnie prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji.

Opis sposobu monitorowania projektu: Projekt monitorowany jest na bieżąco. Wszelkie występujące problemy i wątpliwości są rozwiązywane na bieżąco przez osoby wyznaczone do zarządzania i koordynacji projektem oraz odpowiednie służby administracyjne i finansowo – księgowe. Monitoring dotyczący 20

osiągania celu oraz rezultatu projektu jest prowadzony również na bieżąco przez osoby zajmujące się poszczególnymi obszarami projektu. Kierownik Projektu przy pomocy Inżyniera Projektu oraz powołany zespół zadaniowy sprawnie przekazuje sobie informacje oraz identyfikuje ryzyka projektu. Do monitorowania projektu audytorzy uwag nie wnoszą.

Wizyta na miejscu realizacji Projektu: Audytor dokonał wizyty na miejscu realizacji projektu. W związku z niewielkim zaawansowaniem projektu audytor dokonał wizyty w miejscu inwestycji (serwerownia) oraz biurach projektu. Okazane pomieszczenia i sprzęt są zgodne z zapisami umowy. Na podstawie przedstawionej dokumentacji fotograficznej potwierdzono wypełnienie obowiązku informowania przez Beneficjenta o projekcie poprzez umieszczenie tablic informacyjnych we wszystkich jednostkach biorących udział w projekcie.

AUDYT FINANSOWY SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY Informacji udzielali m.in. Pan Radosław Wnuk (Kierownik) oraz pracownice Departamentu Finansów Pani Anna Żmudzka oraz Pani Joanna Latała. W trakcie audytu dokonano kontroli systemu finansowo – księgowego, a także wypłat i rozliczeń z Instytucją Zarządzającą (Zarząd Województwa Lubuskiego, Departament Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu Marszałkowskiego w Lublinie) w okresie od początku realizacji projektu do 28 lutego 2013 roku. Rzeczowe rozpoczęcie realizacji projektu nastąpiło 05.01.2010 r. Planowany termin zakończenia rzeczowego realizacji projektu przypada na dzień 30 września 2014 roku. Całkowita wartość Projektu realizowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego wynosi 16.923.903,43 zł, z czego 14.385.317,91 zł to kwota dofinansowania (85,00% wyd. kwalifikowalnych), a 2.538.585,52 zł to kwota wkładu własnego (15,00% wyd. kwalifikowalnych). Do dnia 30.09.2014 planowana jest realizacja 100% wartości wydatków (finansowa realizacja projektu). Faktyczna realizacja Projektu „Budowa Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej” do dnia 28.02.2013 roku wyniosła 192.047,78 zł ogółem wszystkich wydatków kwalifikowalnych. W trakcie audytu stwierdzono, że Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego posiada następujący odrębny rachunek bankowy do prowadzenia rozliczeń w formie zaliczek i 21

refundacji związanych z audytowanym projektem o nr 16 1020 3147 0000 8902 0730 3808 prowadzony przez Bank Polska Kasa Opieki S.A. Oddział w Lublinie na podstawie umowy bankowej z ww. bankiem. Płatności za faktury następowały z rachunku zaliczkowego, po wcześniejszym zasileniu środkami z rachunku bieżącego jednostki. Po otrzymaniu refundacji (85% wydatków kwalifikowalnych) następowały zwroty środków na rachunek bieżący jednostki. Księgi rachunkowe Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie są prowadzone komputerowo w systemie finansowo-księgowym firmy Mikrobit wersja 6.3.2.2 na podstawie oryginalnych dokumentów finansowo-księgowych (w Departamencie Finansów). Zgodnie z § 11 ust. 1 umowy o dofinansowanie badanego projektu beneficjent jest zobowiązany do „prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu, w sposób przejrzysty tak, aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji księgowych”. Powyższy wymóg jest zachowany. Dla spełnienia tego wymogu jednostka wprowadziła odrębną ewidencję (dziennik) dla operacji dotyczących realizowanego projektu. Wyodrębniono konta środków trwałych, umorzenia, inwestycji, wydatków i dochodów, dochodów budżetowych, pozostałe rozrachunki z tytułu refundacji, przychody z tytułu kapitalizacji, plan, zaangażowanie oraz zaangażowanie przyszłych okresów. Jednostka prowadzi księgi rachunkowe na podstawie Zarządzenia nr 53/2012 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 26.03.2012 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie. Ustalone zasady dotyczą zarówno środków krajowych, środków europejskich oraz innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi. Regulacja ta reguluje m.in. następujące kwestie:

miejsce

prowadzenia

ksiąg,

określenie

roku

obrotowego

i

okresów

sprawozdawczych, zasady prowadzenia ksiąg, technika prowadzenia ksiąg rachunkowych (wyodrębnienie FUE – osobna ewidencja dla projektów ze środków unijnych), metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych, system ochrony danych, archiwizacja dowodów księgowych (punkt drugi wspomina o unijnych projektach programowych 20072013, które muszą być archiwizowane do 31.12.2020 r.), wykaz kont księgi głównej dla organu wraz z opisem, wykaz kont księgi głównej jednostki wraz z opisem, zasady sporządzania sprawozdań finansowych. 22

Inną ważną regulacją jest Zarządzenie Nr 82/2011 Marszałka Województwa Lubelskiego z 19 maja 2011 roku zmieniające Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie. Dokument ten zawiera m.in. zasady sporządzania kontroli i obiegu dokumentów księgowych w jednostce budżetowej – Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie oraz Instrukcję kasową. Badanie systemu finansowo-księgowego polegało na weryfikacji: dowodów źródłowych wydatków, dowodów źródłowych bankowych, zapisów księgowych, wniosków o płatność z załącznikami. Badaniem (próba) objęto całą populację dokumentów finansowo-księgowych (lista kontrolna na końcu raportu). BADANIE NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW Zespołowi audytowemu zostały przedłożone dowody źródłowe Projektu za lata 2010-2013 ułożone we właściwie oznaczonych dwóch segregatorach (z logotypami i okresem archiwizowania - dla spełnienia wymogów § 11 ust. 2 - przechowywania dokumentacji Projektu do 31.12.2020 r. założonych tylko na potrzeby projektu). Dokumenty finansowe Projektu wszędzie, gdzie to możliwe, posiadają wymagane logotypy w ramach promocji i wizualizacji projektu ze środków unijnych. Numeracja dokumentów projektu jest nadawana w ramach dokumentacji badanego projektu. Badaniem objęto wszystkie dokumenty księgowe, ograniczając okres rozliczeniowy do dnia 28.02.2013. Rodzaje dowodów źródłowych: wyciągi bankowe (potwierdzenia zapłat), faktury VAT (lub inne dokumenty źródłowe wydatku). Sprawdzono wybrane dokumenty księgowe dotyczące badanego okresu od początku realizacji projektu do dnia 28 lutego 2013 r. Stwierdzono poprawność poddanej analizie dowodów księgowych. Dowody księgowe zawierają dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, są rzetelne, kompletne, nie dokonuje się na nich wymazywania i przeróbek.

23

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Beneficjent posiada oryginały dowodów księgowych, dowody zapłaty i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu zamówionych towarów i usług. Każdy dokument kosztowy jest właściwie udokumentowany. Posiada właściwy opis (na odwrocie dokumentu), na którym zawarte są wszystkie niezbędne szczegółowe dane tj. numer dokumentu, kwota dokumentu, kwota kwalifikowalna, właściwy podział na środki EFRR i wkład własny, nazwę projektu, kategorię wydatku według harmonogramu zadaniowego projektu, datę zapłaty, sprawdzenie pod względem merytorycznym z podpisem upoważnionej osoby, sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym z podpisem osoby upoważnionej, odpowiednie podziałki co do kwoty dofinansowania i wkładu własnego, protokół zdawczo-odbiorczy jeśli dotyczy oraz inne niezbędne dokumenty (oświadczenia, protokoły itd.). Wszystkie dokumenty posiadają zatwierdzenia do wypłaty z podpisem upoważnionej osoby, dekretację (określenie ujęcia w księgach), są należycie opisane i zawierają informacje o finansowaniu ich z projektu. Wnioski o płatność Beneficjent zobowiązany jest w § 5 umowy o dofinansowanie projektu zawartej między Województwem Lubelskim - Beneficjentem, a Instytucją Zarządzającą do składania wniosków o płatność co najmniej raz na trzy miesiące. Termin wynikający z umowy nie zawsze był przestrzegany, jednak wedle uzyskanych informacji było to zawsze poprzedzone pismem o przedłużenie terminu rozliczenia. Badaniu poddano następujące wnioski o płatność:

Data

Całkowita

Kwota rozliczonych

Nr

złożenia

kwota wniosku

wydatków

wnios

pierwszej

o płatność (wyd.

kwalifikowalnych we

ku

wersji

kwalifikowalne)

wniosku ze środków

Wniosek za okres

wniosku

EFRR

1

14.07.2011

do 16.03.2011

83.964,00 zł

71.369,39 zł

2

30.11.2011

do 30.11.2011

0,00 zł

0,00 zł

3

17.01.2012

do17.01.2012

0,00 zł

0,00 zł

4

26.04.2012

do 14.03.2012

50.326,66 zł

42.777,66 zł 24

5

16.07.2012

do 09.07.2012

16.593,30 zł

14.104,30 zł

6

25.09.2012

do 25.09.2012

0,00 zł

0,00 zł

7

16.11.2012

do 22.10.2012

33.243,83 zł

28.257,25 zł

8

30.01.2013

do 27.12.2012

7.919,99 zł

6.731,99 zł

9

26.03.2013

do 26.03.2013

0,00 zł

0,00 zł

192.047,78 zł

. 163.240,59 zł

SUMY:

Inną kwotę odczytujemy z ostatniego wniosku o płatność (Tabela 15– postęp rzeczowofinansowy kolumna nr 6 – wydatki kwalifikowalne od początku realizacji – 193.797,45 zł – nie uwzględniono korekty finansowa 5% inżyniera kontraktu). Zaleca się przywiązywać większą uwagę przy sporządzaniu kolejnych wniosków o płatność oraz skorygowania powyższych różnic (dot. poz. 7 – nieuwzględniona korekta finansowa 5%). Dotychczasowa realizacja projektu wynosi 192.047,78 zł co stanowi 1,14% realizacji projektu. Wydatki ogółem audytowanego projektu do dnia 28.02.2013 r. znajdują dokładne odzwierciedlenie w zaewidencjonowanych kosztach (suma kont 011 i 080) tj. 193.797,45 zł). Powyższe informacje są poparte informacjami z weryfikacji poszczególnych wniosków o płatność (w formie pisemnej) z IZ (DRPO - Zarząd Województwa Lubelskiego). Sprawdzono wyciągi bankowe (potwierdzenia przelewów) dotyczące realizowanego projektu od jego rzeczowego rozpoczęcia do 28.02.2013 roku. Środki dotyczące dofinansowania Projektu, przekazane przez Ministerstwo Finansów, które wypłacane były w następujących transzach: BENEFICJENT: Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego TYTUŁ PROJEKTU: „Budowa Regionalnej Infrastruktury Informacji Przestrzennej” NUMER PROJEKTU: PK/10-UDA-RPLU.04.01.00-06-001/11 Data przekazania Kwota Źródło finansowania transzy 02.09.2011 71 369,39 Ministerstwo Finansów 25.05.2012 42 777,66 Ministerstwo Finansów 20.08.2012 14 104,30 Ministerstwo Finansów 11.12.2012 28 257,25 Ministerstwo Finansów 18.02.2013 6 731,99 Ministerstwo Finansów RAZEM: 163.240,59 Razem do dnia 28.02.2013, tj. w okresie objętym audytem, wpłynęła kwota dofinansowania w wysokości 163.240,59 zł, czyli 1,13% całkowitej kwoty dofinansowania. Stan rachunku 25

bankowego projektu na który wpływają transze dofinansowania na dzień 28.02.2013 r. wynosił 0,00 zł i jest zgodny z ewidencją księgową jednostki. Kapitalizacja odsetek nie była zwracana, gdyż była ona rezultatem wcześniejszych zasileń środkami własnymi (jednostka nie otrzymywała zaliczek), w związku z powyższym przychody z tego tytułu były odsyłane na rachunek bieżący badanej jednostki. Na podstawie dobranej próby operacji zdarzeń gospodarczych dokonano sprawdzenia kwalifikowalności wydatków. Audytorzy stwierdzają, iż jednostka prawidłowo kwalifikuje wydatki do programu. Wnioski o płatność, które w badanym okresie zostały złożone do IP audytorzy zweryfikowali pod kątem zgodności z księgami rachunkowymi. Projekt jest poprawnie monitorowany. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy: Audytorzy nie stwierdzili występowania poważniejszych problemów systemowych w trakcie realizacji projektu. Stwierdzono, iż projekt nie jest zaawansowany w stopniu, w jakim powinien być po upływie czasu, w jakim jest realizowany. O wszystkim jest informowana IZ RPO WL i wyraża ona zgodę na przesunięcie terminów realizacji projektu. Zdaniem audytorów taki stan rzeczy spowodowany jest innowacyjnym i skomplikowanym charakterem projektu. Dodatkowo komplikacje rodzą zmieniające się w trakcie trwania projektu przepisy prawa. Audytorzy uważają, iż należy koniecznie wesprzeć kadrę projektu szkoleniami w zakresie zarzadzania projektem, rozliczania projektów, baz danych oraz inne specjalistyczne w zakresie infrastruktury informatycznej. Audytorzy stwierdzili, iż pracownicy zaangażowani w realizację projektu nie posiadają dostatecznej wiedzy w zakresie ogólnie przyjętych metodyk zarządzania projektami. Nieznajomość ta sprawia, że niewystarczający jest nadzór nad realizacją projektu. Szkolenia w tym zakresie zwiększyłyby szanse doprowadzenia projektu do zaplanowanego terminowo końca, w ramach budżetu w pełnym zakresie i przy spełnieniu określonych wymagań jakościowych, także w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych trudności. Audytorzy stwierdzili ponadto konieczność uzupełnienia wiedzy pracowników w zakresie infrastruktury informatycznej, gdyż obecnie w zespole realizującym projekt nie ma osób, 26

które posiadają w pełni wiedzę specjalistyczną w tym zakresie a innowacyjność i stopień skomplikowania projektu wymaga by była ona jak najszersza i najbardziej aktualna. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje: Zintensyfikować działania projektowe w celu przyspieszenia realizacji projektu.

Wieliczka, dn.19.04.2013 r.

.................................................... Podpis audytorów

27

LISTA KONTROLNA – PROJEKT PK/10-WND-RPLU.04.01.00-06-001/11 URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO PROJEKT PN. „BUDOWA REGIONALNEJ INFRASTRUKTURY INFORMACJI PRZESTRZENNEJ”

Lp.

Rodzaj dokumentu

Pozycja księgowa

1. 2. 3. 4. 5. 6.

FA 7/10 FA 1/11 FA 0035/12/FVS FA 0105/12/FVS FA 0004/10/2012 FA 0211/12/FVS

FA-152/81/VIII/2010 98FUE-2/III/2011 98FUE-3/III/2012 98FUE-10/VI/2012 98FUE-17/X/2012 98FUE-25/12/2012

Kwota przypadają ca na projekt w zł 65 514,00 18 450,00 50 326,66 16 593,30 34 993,50 7 919,99

Sprawdzenie dokumentu pod względem merytoryczn ym TAK TAK TAK TAK TAK TAK

Sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym

Zatwierdzeni e do wypłaty

Dekretacj a

Zgodnie z zapisami w księdze głównej

Uwagi

TAK TAK TAK TAK TAK TAK

TAK TAK TAK TAK TAK TAK

TAK TAK TAK TAK TAK TAK

TAK TAK TAK TAK TAK TAK

BRAK BRAK BRAK BRAK BRAK BRAK

28