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PS Consulting International Projekt - Beratung Projektmanagement - Training Projektmanagement - Zertifizierung

PS Consulting Horber Straße 142 D-72221 Haiterbach Tel.: +49 (0)74567-95 42 60 [email protected] www.psconsult.de

PS Consulting - Projekte erfolgreich machen!

PS Consulting International PS Consulting International • • • •

Spezialisiert auf Projektmanagement Beratung und Training Seit 1997 am Markt etabliert, heute 25 erfahrene Mitarbeiter, die weltweit in 5 Sprachen arbeiten Registered Education Provider® des Project Management Institute® Gold Sponsor der PMI® Chapter Frankfurt und Southern Germany

Unsere Mission: Ihre Projekte erfolgreich machen • •

Ihre Projekte werden professionell, rasch und effizient abgewickelt Sie setzen Ihre Standards weltweit im ganzen Unternehmen um

CAPM, PMP are registered marks, PMI is a registered trademark and service mark of the Project Management Institute, Inc. The PMI Registered Education Provider logo is a registered mark of the Project Management Institute, Inc.

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Unsere Beratungsfelder • Vereinheitlichung des Projektmanagements im Unternehmen • Erhöhung der Termintreue oder Effizienz in Projekten • Einführen eines Projekt-Lifecycles oder Portfolio-Managements • Einführen von agilem Projektmanagement und SCRUM • Erfolgssicherung und Unterstützung großer Projekte • Coaching von Projektleitern und Managern • Moderation von Projekt-Workshops zum Start oder Review

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Detaillierte Seminarinhalte und Termine auf www.psconsult.de

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Chapter 2

Wie Manager Projekte scheitern lassen … und wie Projektleiter damit umgehen können

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PMI Chapter Meeting Haiterbach, 11. Juli 2016 Patrick Schmid PS Consulting –- Projekte Making your erfolgreich Projectsmachen! a Success!

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Wie Manager Projekte scheitern lassen

Top 10 Erfolgsfaktoren – GPM / PA Studie 2008

Studie der GPM und PA Consulting Group 2008

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Wie Manager Projekte scheitern lassen

Misserfolgsfaktoren – GPM/spm Online-Befragung 2013 Häufigste Probleme 1. Topmanagement nutzt das Projektportfoliocontrolling nicht zur Steuerung der gesamten Unternehmensentwicklung 2. Unvollständiger Projektressourcenplan 3. Das personenbezogene Veränderungsmanagement ist mangelhaft 4. Mangelhafte / nicht systematische Machbarkeitsstudie im Projektvorfeld 5. Probleme durch Veränderung der Anforderungen seitens Kunde

Schwerwiegendste Probleme 1. 2. 3. 4. 5.

Unklare Projektziele oder mangelnde Dokumentation der Projektziele Änderungen in der Aufgabenstellung nicht systematisch erkannt/berücksichtigt Mangelhafte / nicht systematische Machbarkeitsstudie im Projektvorfeld Mangelhafte Kommunikation innerhalb des Projektteams Probleme durch Veränderung der Anforderungen seitens Kunde

Studie der GPM/spm Fachgruppe „Neue Perspektiven im Projektmanagement“ 2013

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PS Consulting International Erfolgreiches Projektmanagement im Unternehmen

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Wie Manager Projekte scheitern lassen Beiträge des Managements, die Projekte scheitern lassen 1. Keine klaren Prioritäten der Projekte im Projektportfolio 2. Zu viele Projekte werden gleichzeitig bearbeitet 3. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten in den Projekten 4. PM-Begriffe und Prozesse werden unterschiedlich interpretiert und gelebt 5. Überzogene Erwartungen und Anforderungen an Projekte 6. Unklare und wechselhafte Zielsetzung der Projekte 7. Zu wenig Zeit zur Abstimmung mit dem Projektleiter 8. Das mittlere Management bremst Projekte aus 9. Schlechte Nachrichten werden bestraft 10. …..

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Wie Manager Projekte scheitern lassen 1. Keine klaren Prioritäten der Projekte im Projektportfolio Symptome • Es gibt laufende Änderung der Prioritäten zwischen den Projekten • Mitarbeiter werden von einem Projekt zum nächsten versetzt, weil dies jetzt „dringender“ ist • Projekte werden begonnen und bleiben auf halber Strecke stehen. Projekte ziehen sich im ONOFF-Betrieb endlos in die Länge • Gefühl der Ineffizienz und Überlastung vor allem bei Mitarbeitern und Projektleitern

Mögliche Ursachen • Geschäftsführer oder Managementteam sind sich über die Ziele und strategische Ausrichtung des Unternehmens uneinig oder unklar. Konflikte werden dort nicht ausgetragen und gelöst. • Es besteht der unausgesprochene Wunsch, alles erreichen zu können und man möchte sich die Begrenztheit der Ressourcen und Möglichkeiten nicht eingestehen. • Es ist schlicht keine Transparenz über die aktuellen Projekte vorhanden (partielle Amnesie). • Das Management ist zu viele Projektverpflichtungen gleichzeitig eingegangen. Der Vertrieb hat zu erfolgreich gearbeitet.

Umgang damit • Systemische Situation transparent machen und Bewusstsein für Begrenztheit schaffen • Strategiediskussionen führen und Konflikte darin wirklich lösen • Transparenz hilft zur Unterstützung -> Projektportfoliomanagement www.psconsult.de

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Wie Manager Projekte scheitern lassen 2. Zu viele Projekte werden gleichzeitig bearbeitet Symptome • • • • •

Termine der Projekte werden laufend nicht eingehalten. Projekte starten ohne die notwendigen bzw. eingeplanten Mitarbeiter. Eine Ressourcenplanung findet nicht statt („lohnt sich sowieso bei uns nicht“) Überlastung der Projektleiter und Mitarbeiter in allen Projekten. Vermehrt Ausfälle durch Burn-Outs.

Mögliche Ursachen • Management ist verzweifelt aufgrund der schlechte Geschäftslage und greift nach jedem Projekt • Management verfolgt eine aggressive Wachstumsstrategie • Management ist zu viele Projektverpflichtungen gleichzeitig eingegangen. Der Vertrieb hat zu erfolgreich gearbeitet. • Es ist schlicht keine Transparenz über die aktuellen Projekte vorhanden (partielle Amnesie).

Umgang damit • • • •

Systemische Situation aufzeigen und Bewusstsein für Notwendigkeit der Fokussierung schaffen. Weniger relevante Projekte ablehnen, zurückgeben oder bewusst beenden. Mehr Projekte sequentiell statt parallel abarbeiten. Transparenz hilft -> Projektlisten, übergreifendes Ressourcenmanagement.

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Wie Manager Projekte scheitern lassen 3. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten in den Projekten Symptome • • • • • •

Management übergeht Projektleiter und greift direkt in Projekte ein Aufgaben werden doppelt gemacht oder gar nicht ausgeführt Projektleiter werden nur nach technischer Erfahrung ausgewählt Projektleiter werden für alle Misserfolge in den Projekte verantwortlich gemacht Sitzung des Lenkungskreises ist „Meeting des Projektleiters“ Mitarbeiter fühlen sich in der Klemme zwischen Projektleitern und ihren eigenen Chefs

Mögliche Ursachen • • • •

Management fehlt Basiswissen über Projektmanagement Rollenbeschreibungen (AKV) fehlen oder sind zu allgemein gehalten Rollenbeschreibungen passen nicht zu den Projekten oder sind in sich unstimmig Rollenbeschreibungen werden ignoriert, übergangen oder bewusst sabotiert

Umgang damit • Schulungen der Auftraggeber und des Managements auf allen Ebenen in den Grundzügen des Projektmanagements aus Führungssicht • Diskussion der Rollen und Verantwortlichkeiten mit den Beteiligten anhand typischer Situationen • Klären der zugrunde liegenden Konflikte in Wünschen, Erwartungen und Befürchtungen der Beteiligten (aktives Veränderungsmanagement) www.psconsult.de

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Wie Manager Projekte scheitern lassen 4. PM-Begriffe und Prozesse werden unterschiedlich interpretiert Symptome • Verwendete Begriffe sind im deutlichen Widerspruch zu den allgemeinen PM-Standards • Es passieren Fehler, weil Schlüsselbegriffe und -prozesse unterschiedlich verstanden werden • Häufiger Streit um Begriffe anstatt um Inhalte, teilweise fundamentalistische Diskussionen

Mögliche Ursachen • • • • •

Beteiligten fehlt Basiswissen über Projektmanagement Keine gemeinsame Beschreibung der wichtigsten Begriffe und Methoden in Projekten Nicht geführte Auseinandersetzung um geeignete Prozesse, einseitig diktierte Prozesse „Historisch“ gewachsene Begriffe und Prozesse, die nicht mehr geändert werden dürfen Rechthaberei und Inflexibilität einzelner Beteiligter

Umgang damit • Entwicklung eines Projektmanagement-Handbuchs mit klaren Prozessbeschreibungen unter Einbeziehung erfahrener und kritischer Projektleiter und Führungskräfte • Mut zum Abschneiden unpassender „alter Zöpfe“ zugunsten zukunftsorientierter Prozesse und Beschreibungen • Verlagerung der Diskussionen von „richtig/falsch“ auf „mehr oder weniger hilfreich und nützlich“ • Schulung aller Beteiligten in der Anwendung der vereinbarten Prozesse und vermitteln der dahinter liegenden Absichten www.psconsult.de

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Wie Manager Projekte scheitern lassen 5. Überzogene Erwartungen und Anforderungen an Projekte Symptome • Das Management stellt unrealistische Erwartungen und Ziele an ein Projekt • Die Anforderungen bleiben auch nach der Projektplanung selbst mit viel Kreativität und Verbesserungsideen nicht erreichbar • Das Management blockt eine Verhandlung zur Anpassung der Ziele ab

Mögliche Ursachen • Der Projektleiter ist nicht innovativ genug in der Planung. Vielleicht können es ja andere? Oder gar der Wettbewerber? • Dem Management steht das Wasser bis zum Hals und sie planen nur noch Wunschdenken. • Das Management hat sich „over-committed“, also zu viele Zusagen gleichzeitig gemacht. • Ein Manager hängt der Philosophie an, dass nur unter Druck gute Leistung möglich wird oder dass Projekte sowieso nie ihre Ziele erreichen und es daher besser ist, die Ziele unrealistisch zu diktieren, damit das Ergebnis halbwegs akzeptabel ist.

Umgang damit • Situation und deren Ausweglosigkeit offen legen (Verlierer-Verlierer-Situation) • Verhandeln, verhandeln, verhandeln und attraktive Optionen anbieten • Aus dem Spiel aussteigen und einen anderen Chef suchen

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Vielen Dank …

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