MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
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PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DEL PASIVO PENSIONAL
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PROCESO: CONTABLE
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROTOCOLO
OBJETIVO: Unificar al interior de la Universidad el reconocimiento del pasivo pensional, dando cumplimiento a las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, a fin de obtener Estados Contables razonables. ALCANCE: Inicia con Registro del cálculo actuarial del pasivo pensional y finaliza con la revelación en notas a los Estados Contables y actualización del cálculo Actuarial. Aplica para el Fondo Pensional en las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira de la Universidad Nacional de Colombia. DEFINICIONES: 1. Acto administrativo: Manifestación de voluntad proferida por autoridad competente, para producir efectos jurídicos, que se dicta en ejercicio de la función pública. 2. Amortización: Distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al cumplimiento de las actividades propias del cometido estatal. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 3. Bonos pensionales: Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones. 4. Cuotas partes pensional: Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad por la Universidad, que se debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago en proporción al tiempo laborado o cotizado por el pensionado, conforme al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una obligación de tracto sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado y sus beneficiarios con derecho sobrevivan. 5. Cálculo Actuarial: Representa el valor presente de los pagos futuros que la entidad responsable deberá realizar a sus pensionados actuales, o a quienes hayan adquirido derechos, de conformidad con las condiciones definidas en las disposiciones legales vigentes por concepto de pensiones y cuotas partes de pensiones. También corresponde al valor de las pensiones futuras, es decir, al valor presente de los pagos futuros que la entidad deberá realizar a favor del personal activo una vez este consolide su derecho pensional. 6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN. 7. Vigencia Fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Normatividad asociada al reconocimiento del pasivo pensional. 1. Manual de procedimientos Contaduría General de la Nación Capítulo XXVI. 2. Régimen Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación.
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PROCESO: CONTABLE
CONDICIONES GENERALES: 1.
2.
Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. El presente documento se actualizará de acuerdo a los lineamientos que establezca la Contaduría General de la Nación para el reconocimiento del pasivo pensional.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROTOCOLO
En aras de velar por la razonabilidad de los estados contables de la Universidad Nacional de Colombia, se considera necesario estandarizar el registro para el reconocimiento y revelación contable del pasivo pensional que incluye cálculo actuarial, mesadas pensionales, cuotas partes por cobrar y por pagar, bonos pensionales, indemnizaciones y auxilios funerarios, de conformidad con la Resolución 633 de 2014 expedida por la Contaduría General de la Nación y las Normas Técnicas de Contabilidad Pública. (Para ir a revisar cada una de las tareas para el reconocimiento del pasivo pensional, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre y oprimir la tecla control)
◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘
Registro del cálculo actuarial del pasivo pensional Registro de actualización del cálculo Actuarial del pasivo pensional Registro de la amortización del cálculo actuarial Registros contables de la nómina de pensiones Otros registros por concepto de cuotas partes pensionales Registro de bonos pensionales Registros contable de conceptos diferentes a nómica (Indemnizaciones, auxilio funerario) Registro contable de mesadas pensionales no reclamadas Anulación cheques no cobrados o por reclamar por prescripción Ingresos extraordinarios por conceptos de pensiones Revelación en notas a los estados contables y actualización del cálculo actuarial
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PROCESO: CONTABLE
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1. Registro del cálculo actuarial del pasivo pensional El cálculo actuarial del pasivo pensional representa el valor presente de los pagos futuros que la entidad responsable deberá realizar a sus pensionados actuales, o a quienes hayan adquirido derechos, de conformidad con las condiciones definidas en las disposiciones legales vigentes por concepto de pensiones y cuotas partes de pensiones. También corresponde al valor de las pensiones futuras, es decir, al valor presente de los pagos futuros que la entidad deberá realizar a favor del personal activo una vez este consolide su derecho pensional (Res. 633 de 2014). El registro contable del cálculo actuarial del pasivo pensional de la Universidad Nacional, es efectuado en la empresa 1003 – Fondo Pensional Sede Bogotá, así:
Cuenta 2720 27200401 27200301
Descripción PROVISION PARA PENSIONES Pensiones actuales por amortizar (Db) Cálculo actuarial - pensiones actuales (Cr)
Débito
27200601
Futuras pensiones por amortizar (Db)
XXX
27200501 27200801
Calculo actuarial futuras pensiones (Cr) Cuotas partes de pensiones por Amortizar (Db)
XXX
27200701
Calculo actuarial de cuotas partes de pensiones (Cr)
Crédito
XXX XXX XXX XXX
2. Registro de actualización del cálculo actuarial del pasivo pensional De conformidad con lo establecido en el artículo 139 de la Ley 1753 de 2015, las entidades públicas del Nivel Nacional presentarán actualizados al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dentro de los primeros quince (15) días de cada año, los cálculos actuariales que se requieren como resultado de las novedades a la nómina de pensionados y de cualquier otro derecho pensional. Una vez se cuente con la actualización del cálculo actuarial del pasivo pensional de la Universidad, el Fondo Pensional efectuará el ajuste contable en la empresa 1003 por el valor de la diferencia entre el cálculo actuarial a diciembre de la vigencia inmediatamente anterior y el nuevo valor del cálculo. Este registro se realiza una vez al año, así: Cuenta 2720 27200401 27200301 27200601 27200501
Descripción PROVISION PARA PENSIONES Pensiones actuales por amortizar (Db) Cálculo actuarial - pensiones actuales (Cr) Futuras pensiones por amortizar (Db) Calculo actuarial futuras pensiones (Cr)
Débito
Crédito
XXX XXX XXX XXX
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PROCESO: CONTABLE
27200801 27200701
Cuotas partes de pensiones por Amortizar (Db) Calculo actuarial de cuotas partes de pensiones (Cr)
XXX XXX
Los anteriores registros se realizan en los casos en los cuales el cálculo actuarial se incrementa de una vigencia a otra; en el evento que el cálculo actuarial actualizado disminuya frente al de la vigencia anterior, se debitarán las cuentas de naturaleza crédito y se acreditarán las cuentas de naturaleza débito por el valor de la diferencia. Cuando el cálculo actuarial se encuentre amortizado en su to talidad, los aumentos o disminuciones que se generen por su actualización afectarán los resultados del periodo contable en curso.
3. Registro de la amortización del cálculo actuarial El Fondo Pensional de la Universidad Nacional efectúa la amortización del cálculo actuarial teniendo como plazo máximo el 31 de diciembre de 2029, en aplicación del Decreto 4565 de 2010. El monto mínimo de la amortización anual corresponde al valor que resulta de dividir el saldo del cálculo actuarial pendiente de amortizar registrado a 31 de diciembre del año anterior, entre el número de años que faltan para culminar el plazo previsto para la amortización del cálculo actuarial, así: FORMULA PARA AMORTIZAR EL CÁLCULO ACTUARIAL: PAR(0) =
Valor cálculo actuarial pendiente de amortizar a 31 de diciembre del año anterior Número de años que faltan para culminar el plazo previsto para la Amortización del cálculo actuarial (vigencia 2029)
El Fondo Pensional registrará la amortización del cálculo actuarial en la empresa 1003, así: Cuenta
Descripción
Debito
5102
CONTRIBUCIONES IMPUTADAS
51020901
Amortización cálculo actuarial Pensiones Actuales
XXX
51021001
Amortización cálculo actuarial de Futuras Pensiones Amortización cálculo actuarial de Cuotas Partes de Pensiones PROVISIÓN PARA PENSIONES Pensiones actuales por Amortizar (DB) Futuras pensiones por Amortizar (DB) Cuotas partes de pensiones por Amortizar (DB)
XXX
51021101 2720 27200401 27200601 27200801
Crédito
XXX
XXX XXX XXX
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PROCESO: CONTABLE
4. Registros contables de la nómina de pensiones 4.1. Nómina El registro contable mensual de la nómina de pensionados a cargo se efectuará mediante Interface entre el Módulo de Nómina Pensionados SARA y el Sistema Financiero QUIPÚ, así: Cuenta
Descripción
Debito
Crédito
510206
PENSIONES DE JUBILACIÓN
51020601
Pensiones de Jubilación Patronales
251001 25100101
PENSIONES DE JUBILACION PATRONALES Pensiones de Jubilación Patronales
2425
ACREEDORES
24251902
Aporte Patronal
XXX
24252201
Cooperativas
XXX
24252301
Fondos de Empleados
XXX
24252401
Embargos Judiciales
XXX
XXX XXX
4.2. Causación de cuotas partes de pensiones a cargo de otras entidades De conformidad con la Resolución 633 de 2014, cuando existan cuotas partes a cargo de otras entidades, el valor de las mismas se debe reconocer mensualmente en la cuenta 1470 - OTROS DEUDORES, subcuenta 147008- Cuotas Partes de Pensiones, disminuyendo el valor del gasto de la nómina, con el fin de revelar el valor real a cargo de la Universidad Nacional. Teniendo en cuenta que el reconocimiento y pago de cuotas partes pensionales se encuentra centralizado en la empresa 1003, y con el fin de reconocer el total de las cuotas partes de los pensionados de las Sedes Medellín, Manizales y Palmira, se surtirá el siguiente procedimiento: a. El Fondo Pensional Empresa 1003 registrará el valor total de las cuotas partes (Sedes Bogotá, Manizales, Palmira y Medellín) en la cuenta 147008- Cuotas Partes de Pensiones, y acreditará el valor correspondiente a las cuotas partes de la Sede Bogotá en la cuenta 510206- Pensiones de Jubilación Patronales. El valor restante de las cuotas partes (Sedes Medellín, Manizales y Palmira) se registrará en la cuenta 32080135 - Fondos Recibidos (CR).
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PROCESO: CONTABLE
Cuenta 147008
Descripción
14700801
CUOTAS PARTES DE PENSIONES Cuotas partes de pensiones
510206
PENSIONES DE JUBILACIÓN
51020601
Pensiones de Jubilación Patronales
320801
CAPITAL FISCAL
32080135
Fondos Recibidos (CR)
Debito
Crédito
XXX XXX XXX
b. Teniendo en cuenta que en las Sedes Medellín, Manizales y Palmira no se registran cuentas por cobrar por concepto de cuotas partes, y con el fin de ajustar el gasto real de la nómina, se registrará en la cuenta 32080130- Fondos Transferidos, el valor de las cuotas partes correspondiente a cada una de las Sedes. Para tal fin, el Contador del Fondo Pensional Nivel Nacional mediante correo electrónico informará dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes y antes del cierre contable, el valor del ajuste correspondiente a las cuotas partes del mes vencido para cada sede. Las Sedes Medellín, Manizales y Palmira procederán a realizar el siguiente registro por el valor del ajuste contable informado:
Cuenta 320801
CAPITAL FISCAL
Descripción
32080130 510206
Fondos Transferidos PENSIONES DE JUBILACIÓN
51020601
Pensiones de Jubilación Patronales
Debito
Crédito
XXX XXX
5. Otros registros por concepto de cuotas partes pensionales 5.1. Registro Contable Intereses de Cuotas Partes Pensionales De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1066 de 2006, las obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales causarán un interés DTF entre la fecha de pago de la mesada pensional y la fecha de reembolso por parte de la entidad concurrente. El registro contable de los intereses por concepto de cuotas partes se realizará por el Fondo Pensional Empresa 1003, así:
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PROCESO: CONTABLE
Cuenta 147008
Descripción
14700801
CUOTAS PARTES DE PENSIONES Cuotas partes de pensiones
4805
FINANCIEROS
48050401
Intereses de Deudores
5.2.
Cuenta
XXX
Recaudo de las cuentas por cobrar de cuotas partes pensionales
Descripción DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005 147008
CUENTA CORRIENTE
5.3.
Crédito
XXX
1110
14700801
Debito
Debito
Crédito
XXX
CUOTAS PARTES DE PENSIONES Cuotas partes de pensiones
XXX
Provisión de las cuentas por cobrar de cuotas partes pensionales
La provisión contable de las obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales a favor de la Universidad, se realizará a partir del mandamiento de pago que se profiera dentro del proceso administrativo de cobro coactivo adelantado por el Fondo Pensional, así: a. Mandamiento de pago: Cuando se profiera la resolución por la cual se libra mandamiento de pago contra la entidad deudora, se realizará una provisión contable correspondiente al 20% de la obligación. b. Provisión por trimestre: Transcurridos tres (3) meses desde la fecha en la que se profirió el mandamiento de pago, se realizará una provisión contable correspondiente al 20% de la obligación. De la misma manera y por el mismo porcentaje, se procederá en los trimestres subsiguientes, hasta completar el 100% del monto de la obligación. c. Tratándose de entidades que estén incursas en el proceso de reestructuración contemplado en la Ley 550 de 1999, que estén en proceso de liquidación, que tengan constituido un patrimonio autónomo o que tengan alguna condición particular semejante, que imposibilite adelantar el proceso administrativo de cobro coactivo, se provisionará el 100% de la obligación con el acto administrativo que dé cuenta de tal situación, proferido dentro del expediente coactivo respectivo y con la debida argumentación fáctica y jurídica. El reconocimiento contable de la de la provisión de cuotas partes pensionales, se realiza así:
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PROCESO: CONTABLE
Cuenta
Descripción
5304
PROVISION PARA DEUDORES
53049001
Otros Deudores
1480
PROVISION PARA DEUDORES (CR)
14809001
Otros Deudores
Debito
Crédito
XXX XXX
5.4. Reclasificación de las cuentas de cobro por concepto de cuotas partes a deuda de difícil cobro Una vez se provisione el 100% de la obligación, se realizará la reclasificación a deuda de difícil cobro: Cuenta
Descripción
1475
DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO
14759001
Otros Deudores
1470
OTROS DEUDORES
14700801
Cuotas partes de pensiones
Debito
Crédito
XXX XXX
5.5. Registro de las cuotas partes de pensiones a cargo Con el fin de efectuar el reconocimiento contable de las cuentas por pagar de cuotas partes pensionales se tendrá como criterio el análisis jurídico efectuado por el Grupo de Cuotas Partes Pensionales respecto de la obligación a cargo de la Universidad Nacional de Colombia. a) Las cuentas por pagar por concepto de cuotas partes pensionales recibidas en el Fondo Pensional, deberán registrarse en una cuenta de orden hasta tanto se surta la revisión por parte del área correspondiente, con el fin de establecer si se trata de una obligación clara, expresa y exigible. Este registro se realiza así:
Cuenta 9905 99050901 9121 91210102
Descripción RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB) Obligaciones potenciales OBLIGACIONES POTENCIALES Cuotas partes pensionales por pagar
Debito
Crédito
XXX XXX
b) Cuando el análisis jurídico determine que se trata de una obligación clara, expresa y exigible, se procederá a reconocer contablemente la obligación para su respectivo pago:
Código: U-PC-12.005.006
MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
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PROCESO: CONTABLE
Cuenta
Descripción
5102
CONTRIBUCIONES IMPUTADAS
51020701
Cuotas partes de Pensiones
251006
CUOTAS PARTES DE PENSIONES
Debito
Crédito
XXX
25100601 Cuotas partes de pensiones Nota: En este caso se cancelarán las cuentas de orden reconocidas previamente.
XXX
Las cuentas por pagar por concepto de cuotas partes pensionales recibidas en el Fondo Pensional, se registrara en cuenta de orden o cuenta por pagar dependiendo de los siguientes criterios. i) Si se acepta totalmente la obligación, el valor aceptado deberá ser reconocido contablemente en una cuenta por pagar para su respectivo pago, y se registrará de conformidad con el literal a). Si se acepta parcialmente el valor de la obligación que no fue aceptado por la Universidad Nacional – Fondo Pensional, se registrará en una cuenta de orden hasta tanto se dirima la controversia. ii) Si la cuenta es objetada en su totalidad por parte del Grupo de Cuotas Partes, y la entidad no se ha pronunciado ni ha remitido documentación soporte, se registrara en una cuenta de orden, caso en el cual se realizará el registro de conformidad con el literal b). Los valores registrados en cuentas de orden por concepto de cuotas partes serán cancelados transcurridos tres años desde la fecha del registro correspondiente sin que la entidad haya subsanado las inconsistencias detectadas o presentado una nueva cuenta, término que se ajusta a lo contemplado en la Ley 1066 de 2006.
5.6. Cuenta
Pago de las cuentas por pagar de cuotas partes pensionales Descripción
251006
CUOTAS PARTES DE PENSIONES
25100601
Cuotas partes de pensiones
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005
CUENTA CORRIENTE
Debito
Crédito
XXX XXX
Código: U-PC-12.005.006
MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
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PROCESO: CONTABLE
6. Registro de Bonos Pensionales Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones
6.1.
Bonos Tipo A
Son los bonos que se expiden por aquellas personas que se trasladen del régimen de prima media al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.
6.1.1.
Registro contable de liquidación provisional de bonos pensionales Tipo A: Una vez recibida la solicitud proveniente de la AFP, se actualiza la liquidación provisional al cierre de mes en el Software liquidador interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se realiza el registro contable así:
Cuenta 9905 99052001 9149 91490201
Descripción RESPONSABILIDADES CONTIGENTES POR CONTRA (DB)
Debito
Liquidación Provisional de Bonos Pensionales
XXX
LIQUIDACIÓN PROVISIONAL DE BONOS PENSIONALES Liquidación Provisional de Bonos Pensionales
Crédito
XXX
6.1.2. Registro Contable de la Emisión de Bonos Pensionales Tipo A: La emisión de bonos corresponde a la expedición por parte de la entidad competente, del acto administrativo que reconoce el derecho al bono pensional. Con la emisión del bono pensional se hace exigible el pasivo a los contribuyentes del bono. El Fondo Pensional de la Universidad Nacional envía un oficio de aceptación del bono pensional a la entidad solicitante, el cual es registrado contablemente, así: Cuenta
Descripción
5102
CONTRIBUCIONES IMPUTADAS
51021301
Cuotas partes de Bonos Pensionales Emitidos
2625
BONOS PENSIONALES
26250101
Cuotas partes de Bonos Pensionales Emitidos
Debito
Crédito
XXX XXX
Código: U-PC-12.005.006
MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
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PROCESO: CONTABLE
6.1.3. Pago de bonos pensionales tipo A: Una vez es aceptada la obligación, la Dirección del Fondo Pensional emite una Resolución de pago y envía a la Tesorería para efectuar el trámite pertinente. Este registro se realiza así: Cuenta
Descripción
2625
BONOS PENSIONALES
26250101
Cuotas partes de Bonos pensionales Emitidos
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005
CUENTA CORRIENTE
Debito
Crédito
XXX XXX
6.2. Bonos Tipo B
Son los Bonos que se expiden por aquellos servidores públicos que se trasladaron del Fondo Pensional a Colpensiones. 6.2.1. Registro Contable de Liquidación Provisional de Bonos Pensionales Con el fin de efectuar la revelación en los Estados Financieros del Fondo Pensional de la liquidación provisional de bonos pensionales tipo B, se generará mensualmente el reporte de la página web Colpensiones, el cual será registrado contablemente, así: Cuenta
Descripción
Debito
Crédito
RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB)
9905
99052001
Liquidación Provisional de Bonos Pensionales
9149
LIQUIDACIÓN PROVISIONAL DE BONOS PENSIONALES
91490201
Liquidación Provisional de Bonos Pensionales
XXX
XXX
6.2.2. Registro contable de la Emisión de bonos Pensionales El Fondo Pensional de la Universidad Nacional envía un oficio de aceptación del bono pensional a la entidad solicitante, el cual será registrado contablemente, así:
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Código: U-PC-12.005.006 Versión: 0.0
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PROCESO: CONTABLE
Cuenta 5102
Descripción CONTRIBUCIONES IMPUTADAS
51021301 2625 26250101
Cuotas Partes de Bonos Pensionales Emitidos BONOS PENSIONALES Cuotas partes de Bonos Pensionales Emitidos
Debito
Crédito
XXX XXX
6.2.3. Pago de bonos pensionales tipo B. Una vez es aceptada la obligación, la Dirección del Fondo Pensional emite una Resolución de pago y envía a la Tesorería para efectuar el trámite pertinente. Este registro se realiza así: Cuenta
Descripción
2625
BONOS PENSIONALES
26250101
Cuotas partes de Bonos pensionales Emitidos
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005XX
CUENTA CORRIENTE
6.3.
Debito
Crédito
XXX XXX
Actualización de los registros contables de bonos pensionales El Fondo Pensional realizará una revisión previa al cierre de la vigencia fiscal, actualizando el valor de los Bonos Pensionales registrados en las cuentas 9905- RESPONSABILIDADES CONTIGENTES POR CONTRA y 9149 – LIQUIDACION PROVISIONAL DE BONOS PENSIONALES, de la siguiente forma: Bonos Pensionales Tipo A con redención Futura: Se actualiza el valor a la fecha de redención. Bonos Pensionales Tipo A con redención vencida o anticipada y Bonos Pensionales Tipo B: Se actualiza el valor a 31 de diciembre de la correspondiente vigencia. Si al actualizar la liquidación provisional de los Bonos Pensionales Tipo A y B presenta mayor valor, el registro se efectuará así: Cuenta
9905 99052001 9149 91490201
Descripción
Debito
Crédito
RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB) Liquidación Provisional de Bonos Pensión LIQUIDACIÓN PROVISIONAL DE BONOS PENSIONALES Liquidación Provisional de Bonos Pensionales
XXX
XXX
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Código: U-PC-12.005.006 Versión: 0.0
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PROCESO: CONTABLE
Y si presenta menor valor la actualización de la liquidación de bonos Tipo A y B, el registro se efectuará así: Cuenta
Descripción
9149
LIQUIDACIÓN PROVISIONAL DE BONOS PENSIONALES
91490201
Liquidación Provisional de Bonos Pensionales
9905
RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB)
99052001
Debito
Crédito
XXX
Liquidación Provisional de Bonos Pensión
XXX
Igualmente se efectuará la revisión previa al cierre de la vigencia fiscal actualizando el valor de los Bonos Pensionales al 31 de diciembre de la correspondiente vigencia, registrados en las cuentas 510213 – CUOTAS PARTES DE BONOS PENSIONALES EMITIDOS y 2625- BONOS PENSIONALES. El registro contable de la actualización de los valores de bonos aceptados, si presenta mayor valor se efectuará así: Cuenta 5102
51021301 2625 26250101
Descripción CONTRIBUCIONES IMPUTADAS Cuotas Pates de Bonos Pensionales Emitidos
Debito
Crédito
XXX
BONOS PENSIONALES Cuotas partes de Bonos Pensionales Emitidos
XXX
El registro contable de la actualización de los valores de bonos aceptados, si presenta menor valor se efectuará así: Cuenta 2625
Descripción BONOS PENSIONALES
26250101
Cuotas partes de Bonos Pensionales Emitidos
5102
CONTRIBUCIONES IMPUTADAS
51021301
Cuotas Pates de Bonos Pensionales Emitidos
Debito
Crédito
XXX
XXX
MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Código: U-PC-12.005.006 Versión: 0.0
PROTOCOLO RECONOCIMIENTO DEL PASIVO PENSIONAL Página: 15 de 19 SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
PROCESO: CONTABLE
6.4.
Anulación del bono pensional
Cuando se anule un bono pensional que se haya emitido durante el periodo contable, el registro se realiza así: Cuenta 2625 26250101 5102 51021301
Descripción BONOS PENSIONALES Cuotas partes de bonos pensionales emitidos CONTRIBUCIONES IMPUTADAS Cuotas Partes de Bonos Pensionales Emitidos
Debito
Crédito
XXX XXX
Cuando se anule un bono pensional que se haya emitido en periodos anteriores, el registro se realiza así: Cuenta 2625
Descripción
Crédito
BONOS PENSIONALES
4810
Cuotas partes de bonos pensionales emitidos pensionales EXTRAORDINARIOS
481008XX
Recuperaciones
26250101
Debito
XXX
XXX
7. Registro contable de conceptos diferentes a nómina (Indemnizaciones, Auxilio Funerario) Cuenta
Descripción
510206
PENSIONES DE JUBILACIÓN
51020601
Pensiones de jubilación patronales PENSIONES Y PRESTACIONES ECONOMICAS POR PAGAR
2510
Debito
Crédito
XXX
25100301
Indemnización sustitutiva
XXX
25100401
Auxilio funerario
XXX
MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Código: U-PC-12.005.006 Versión: 0.0
PROTOCOLO RECONOCIMIENTO DEL PASIVO PENSIONAL Página: 16 de 19 SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
PROCESO: CONTABLE
8. Registro contable de mesadas pensionales no reclamadas 8.1.
Anulación del cheque y constitución del acreedor:
De acuerdo con lo contemplado en el numeral 3 del Instructivo “ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN ACREEDORES” del Subproceso “Efectuar Controles de Tesorería”, se constituye el acreedor con el siguiente efecto contable:
Cuenta
Descripción
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
1110XXXX
Cuenta Bancaria según corresponda
242529
CHEQUES NO RECLAMADOS O POR COBRAR
242529XX
Año 20XX
8.2.
Debito
Crédito
XXX XXX
Giro de mesadas no reclamadas constituidas como acreedor
De acuerdo a los numerales 2 y 3 del Instructivo “Girar y entregar cheques” del Subproceso “Registrar Egresos”, el cual realiza el siguiente efecto contable: Cuenta
Descripción
242529
CHEQUES NO RECLAMADOS O POR COBRAR
242529XX
Año 20XX
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
1110XXXX
Cuenta Bancaria según corresponda
Debito
Crédito
XXX XXX
Ir al procedimiento Girar y entregar cheques
9. Anulación cheques no cobrados o por reclamar por prescripción De conformidad con el artículo 41 del Decreto 3165 de 1968 reglamentado por el artículo 102 del Decreto 1848 de 1969 y el artículo 151 del Código Procesal del Trabajo, “las acciones para el cobro de las mesadas pensionales prescriben en tres (3) años contados a partir de la fecha en que la respectiva obligación se haya hecho exigible”, De acuerdo con el instructivo “Anular cheques definitivamente” del Subproceso “Efectuar controles de tesorería”, cuando opere la prescripción de las mesadas y demás obligaciones pensionales pagadas con cheques, se efectuará el siguiente registro contable:
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Código: U-PC-12.005.006 Versión: 0.0
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PROCESO: CONTABLE
Cuenta
Descripción
242529
CHEQUES NO RECLAMADOS O POR COBRAR
242529XX
Año 20XX
481008
RECUPERACIONES
48100802
Recuperación Costos y Gastos
Debito
Crédito
XXX XXX
Ir al procedimiento Anula cheques definitivamente.
10. Ingresos extraordinarios por conceptos de pensiones
10.1. Devolución Cotizaciones por parte de Colpensiones y otras Administradoras de Fondos Privados El Fondo Pensional Empresa 1003 realiza el reconocimiento de los ingresos – recuperaciones en los casos en los cuales Colpensiones u otras Administradoras de Fondos Privados efectúan devoluciones. El registro contable para los anteriores casos es el siguiente:
Cuenta
Descripción
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005 4810 48100802
CUENTA CORRIENTE INGRESOS EXTRAORDINARIOS Recuperación de Costos y Gastos
10.2.
Debito
Crédito
XXX XXX
Reintegro de pensiones
En caso que se reciban recursos por concepto de reintegro de mesadas pensionales giradas a pensionados fallecidos, se efectuará el reconocimiento contable dependiendo de la vigencia en la cual se realizó el giro de la mesada así:
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Código: U-PC-12.005.006 Versión: 0.0
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PROCESO: CONTABLE
Reintegro pensión vigencia actual Cuenta
Descripción
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005 5102 51020601
CUENTA CORRIENTE CONTRIBUCIONES IMPUTADAS Pensiones de Jubilación Patronales
Debito
Crédito
XXX XXX
Reintegro pensión vigencias anteriores Cuenta
Descripción
1110
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005 4810 48100802
CUENTA CORRIENTE INGRESOS EXTRAORDINARIOS Recuperación de Costos y Gastos
Debito
Crédito
XXX XXX
11. Revelación en Notas a los Estados Contables y actualización del cálculo Actuarial Las entidades contables públicas empleadoras, que reconocen y pagan pensiones y las que tienen a su cargo los fondos cuenta o cuentas especiales, revelarán en las notas a los estados contables el monto total del cálculo actuarial del pasivo pensional, la fecha de corte del cálculo actuarial, la metodología técnica utilizada, la reserva contable, el tiempo que resta para amortizar dicho calculo conforme al plazo establecido en las normas legales vigentes que apliquen. Por otra parte, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública “Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados” el valor del cálculo actuarial debe actualizarse anualmente en la contabilidad de las entidades contables públicas empleadoras, por lo menos al cierre del periodo contable. Fin del protocolo.
Código: U-PC-12.005.006
MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
PROTOCOLO RECONOCIMIENTO DEL PASIVO PENSIONAL Página: 19 de 19 SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
PROCESO: CONTABLE
ELABORÓ
Martha Selene Vega
REVISÓ
CARGO
Contratista Contadora Fondo Pensional
CARGO
FECHA
Octubre 22 de 2015
FECHA
Elizabeth Soler Castillo Luz Mery Clavijo Ibagón Carolina Argüello Ospina Cielo Murcia Moreno División Nacional de Gestión Contable Directora Fondo Pensional Analista de calidad Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Marzo 31 de 2016
APROBÓ
Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO
Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA
Mayo 2 de 2016
