Projektrisiken vorab erkennen iTEC10, Hanau 24. November 2010

Prof. Dr. Achim H. Kaufmann

Fachhochschule Gießen-Friedberg - University of Applied Sciences Peter Steffan Project Consulting Group UG

Agenda Agenda •Was sind Risiken? •Warum Risiken frühzeitig erkennen? •Wie Risiken frühzeitig erkennen?

24.11.2010

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Was sind Risiken? •Unsicherheit über Zukunft – objektiv oder subjektiv •Ohne Risiken keine Chancen • Risikobereitschaft als Voraussetzung für Innovation und Wachstum • Risikobereitschaft und -bewältigung als zentrale Managementfähigkeit

•Betrachtung negativer Auswirkungen

•Beschränkung auf IT-Projekte

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Warum Risiken frühzeitig erkennen? •These: Je früher Risiken erkannt, umso geringere Auswirkungen/Schäden •Monetäre Schäden bei Projektverzögerung oder -scheitern • Unnötiger Projektaufwand (Zeit) =  • Entgangener Nutzen (Zeit) =  • Folgeschäden (Zeit) = 

•Dagegen: Risikoerkennungs-Aufwand (Zeit) =  maximal •Daraus folgt: Ab Zeitpunkt t1 stimmt These •Praktische Erfahrung: Zeitpunkt t1 sehr früh erreichbar

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Wie Risiken frühzeitig erkennen? •Einsatz von Risikomanagement • allgemein anerkannt und gefordert • IT-Thema seit über 10 Jahren (DeMarco)

•Risikostrukturplanung von Theorie gefordert; in der Praxis selten vorhanden •Risikobewertung • in frühen Projektphasen durch Experten

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Von Expertenbefragung zum -System •Vorgehensweise durch Experten, ggf. in mehreren Zyklen • Experte fragt

• Ratsuchender antwortet • Experte prognostiziert Ergebnis

•Prognostiziertes Ergebnis • oft nicht fundiert begründet • stimmt aber sehr häufig

•PreProjectCheck: Standardisierung des Expertenwissens und automatisierte Verarbeitung 24.11.2010

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Expertensystem: Vorgehensweise •Expertenmodus (Eingabe durch Experten) • Fragen und Antwortmöglichkeiten zu Projektfaktoren

• Antwortbewertung der Projektfaktoren • Strauß von Projektfaktoren (Fragen) zum Abbilden

des Gesamtrisikos • Bewertung Einzelfaktoren im Verhältnis zum Gesamtrisiko

•Anwendermodus (Eingabe durch Projektbewerter) • Beantworten der Fragen durch Anwender • Auswerten der Antworten

• Visualisieren und beschreiben der Ergebnisse 24.11.2010

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Methodik: Risikodefinition •DeMarco: • Ursache und Wirkung

• Risiko, ein gewichtetes Muster möglicher Ereignisse und damit verbundene Folgen

•Ebert: • Risiko, ein unsicheres Ereignis mit negativen Auswirkungen

•Im Sprachgebrauch zwei Aspekte • Risiko als Ursache, z.B. unerfahrener Projektleiter • Risiko als Ergebnis, z.B. massive Terminüberschreitung

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Methodik: Expertensystem •Expertenfragen inklusive Bewertung formalisieren •Zusammenhänge modellieren, z.B. ER-Modell, Ontologie • Projektfaktor zu Risiko (Top-down-Ansatz) • Risiko zu Projektfaktor (Bottom-up-Ansatz) • Kombinationsansatz

•Automatisierte Ablage und Auswertung •Komplexitätsreduzierung durch automatische Analysetools

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Expertensystem: Modellbildung

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Beispiel: Frage, Ursache, … •Frage: Verstehen alle beteiligten Personen Ihre Projektbeschreibung und Ziele gleichermaßen?

•Ursache: Interne und externe Stakeholder haben unterschiedliche Vorstellungen von den Rahmenbedingungen, den zu erreichenden Zielen, den Anforderungen an das Projekt und den Ergebnissen. • Unterschiede ggf. zu Projektbeginn nicht sichtbar • Deutlich i.d.R. während Projektdurchführung bzw. nach Projektbeendigung • Grundsätzliche Vermutung: Unterschiedliche Auffassungen

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Beispiel: …, Wirkung •Wirkung Projektbeginn • Projektgenehmigung verzögert sich oder wird nicht erteilt.

•Wirkung Projektdurchführung • Anforderungsänderungen führen zu •

Aufwands- und Zeitüberschreitungen

•

Demotivation des Projektteams (Leistungseinbußen)

•

Erhöhung der Akzeptanzbarriere bei den Fachabteilungen.

•Wirkung Projektende: • Keine oder eingeschränkte Projektnutzung wegen falscher

betriebswirtschaftlicher Ziele oder fachlicher Mängel

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Prototyp

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Quo Vadis •Expertenmethodik im praktischen Projekteinsatz •Methodik-Validierung und -Verbesserung •Umsetzung in Expertensystem •Ansprechpartner Methodik: Peter Steffan •Ansprechpartner Expertensystem: Prof. Dr. Kaufmann

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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