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PROGRAMA DE CAPACITACION

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVOS 2. MARCO PEDAGOGICO 3. MARCO CONCEPTUAL 3.1 Tipos de información 3.2 Tipos de Educación 3.2.1 Formación Especializada 3.2.2 Entrenamiento y Adherencia 4. PLANEACIÓN Y DESARROLLO 4.1 Identificación de necesidades de capacitación 4.1.1 Necesidades de los Jefes de Proceso / Implementación nuevos procesos 4.1.2 Temas por Habilitación y Acreditación / Planes de mejoramiento 4.2 Consolidación y Priorización de las Necesidades de Capacitación Identificadas 4.3 Elaboración del Plan de capacitación 5. TÉCNICAS DIDÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 6. ESTRATEGIAS CAPACITACIÓN

PARA

EL

DESARROLLO

DE

LOS

PROCESOS

6.1. Capacitación directa dirigida a grupos 6.2. Educar en el puesto de trabajo 7. ORGANIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN 8. EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN 9. ASIGNACIÓN DE RECURSOS 10. DIVULGACIÓN 11. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

DE

PROGRAMA DE CAPACITACION

12. INDICADORES CAPACITACIÓN GLOSARIO

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Y ESTÁNDARES DE EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE

PROGRAMA DE CAPACITACION

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INTRODUCCIÓN

El Programa de Capacitación del personal en la Clínica la Colina se enmarca dentro del subproceso de desarrollo de personal y se encuentra

orientado a generar

conocimientos teórico-prácticos para el desarrollo integral de funciones.

El Programa va dirigido a todo el personal de los procesos de la Institución como estrategia de mejoramiento continuo, la satisfacción de las necesidades y expectativas del paciente, bajo la premisa de que la Clínica podrá cumplir con los objetivos planteados, en la medida que su personal se desempeñe efectivamente; de manera que su conocimiento, destrezas, actitudes y comportamientos conduzcan al éxito corporativo basado en la calidad del servicio.

El Programa de Capacitación se desarrolla a partir de las necesidades de capacitación institucionales, los planes de mejoramiento continuo y con base en las capacitación definidas a partir del Plan de capacitación.

líneas de

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1. OBJETIVOS

Promover un equipo humano competente y eficaz a través del desarrollo de actividades de inducción y capacitación.

Contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Institución mediante la capacitación pertinente y permanente del equipo humano.

Definir estrategias de capacitación orientadas a desarrollar las habilidades del personal de la Clínica, con el propósito de

optimizar los resultados en el

desempeño individual y colectivo con miras al mejoramiento continuo.

Verificar el cumplimiento, cubrimiento y eficacia de la capacitación con el fin de implementar ajustes que potencien la calidad del servicio.

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2. MARCO PEDAGÓGICO

La Clínica la Colina, a través de su Programa de capacitación busca desarrollar en sus empleados conocimientos, habilidades, hábitos y conductas con el fin de lograr el máximo desarrollo posible a nivel personal, y por consiguiente, una contribución positiva a la organización.

Considerando que el aprendizaje es un proceso consciente de

desarrollo y apropiación de habilidades; la meta que se persigue con el programa, es la formación del personal en temas institucionales, técnicos y científicos que proporcionen a los trabajadores nuevas herramientas y refuerzo en las ya adquiridas, de manera que la prestación del servicio mejore continuamente.

A través del uso de diferentes técnicas didácticas y algunas estrategias activas de formación, se busca que los trabajadores apropien conocimientos y fortalezcan el desarrollo de sus competencias, de forma que los contenidos proporcionados se apropien y se ejecuten de forma efectiva y evidente en el desempeño. Así, de acuerdo con lo planteado en

el Programa de capacitación, se busca que a través de la

Educación impartida se logren aprendizajes:

•

Significativos: Que puedan vincular los contenidos nuevos con su campo de experiencia para que de esta manera los nuevos contenidos adquieran un sentido dentro del proyecto profesional y de vida del trabajador.

•

Reflexivos: Que puedan dar cuenta de lo aprendido y de las acciones e interacciones que produjeron ese aprendizaje.

•

En acción: Que puedan ser verificados en desempeños y resultados observables y evaluables frente a su realidad.

•

Transferibles: Que puedan aplicar lo aprendido a múltiples situaciones y enriquecerlo nuevamente en cada aplicación. Que sean capaces de “aprender a

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aprender”, a realizar aprendizajes significativos por sí mismos y en una amplia gama de situaciones. Considerando lo anterior, Educar en el puesto de trabajo resulta la estrategia clave para formar al personal de la organización, dadas las limitaciones de tiempo y restricciones por el tipo de labor desempeñada del personal, en particular el de tipo asistencial. A través del Capacitación, que es un conjunto integrado de acciones orientadas a mejorar el desempeño de una persona, de manera que alcance su potencial utilizando de forma sistemática el adiestramiento provisto. En el caso de la Clínica, este será impartido por Líderes de cada capacitación, integrado por profesionales expertos en sus áreas, estos líderes proporciona a los trabajadores, nuevos conocimientos en sus áreas de desempeño.

Por último, es importante aclarar que cuando se trate de temas nuevos, que no han sido tratados aún con el personal, se iniciará el proceso con exposiciones y talleres a través de capacitación directa y en grupo, que permitan sensibilizar e informar al personal. Los refuerzos de los temas se desarrollarán a través de técnicas didácticas como las lecturas dirigidas teniendo en cuenta, por supuesto, la naturaleza de los temas de capacitación.

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3. MARCO CONCEPTUAL

3.1 TIPOS DE INFORMACIÓN La Organización definió tres tipos de información para entregar a los clientes internos, los cuales son: •

Científica: Corresponde al conocimiento específico de la prestación del servicio.

•

Técnica: Corresponde a los procedimientos y sus maneras de hacerlo como por ejemplo, protocolos, guías, procedimientos, instructivos, entre otros.

•

Institucional: Corresponde a la información relacionada con el direccionamiento, políticas de servicio, gestión ambiental, derechos y deberes, entre otros.

3.2 TIPOS DE EDUCACIÓN La Organización estableció dos tipos de educación, una formación especializada y entrenamiento y adherencia, los cuales se explican a continuación. 3.2.1 Formación Especializada: Este tipo de educación debe ser realizada en cada proceso en particular, es una educación que proporciona información de tipo científica al cargo o al grupo de personas del proceso. Características: •

Es una formación larga y con un grupo objetivo pequeño y específico

•

Se requiere del detalle del conocimiento

•

Con esta formación se toman decisiones

Para este tipo de educación según sea el caso se contratará a un ente externo para suministrar la formación al personal. 3.2.2 Entrenamiento y Adherencia: Este tipo de educación es del día a día en cada uno de los procesos en donde se suministra información de tipo técnica e Institucional.

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Es la sensibilización, divulgación y reforzamiento de temas que tienen impacto en la oportuna, segura, eficiente y eficaz prestación de los servicios de la Organización. Características: •

Es una formación corta, continua y con un grupo objetivo amplio y general

•

Se requiere de un conocimiento general, básico y aplicable inmediato

•

Con esta formación se realizan las actividades del día a día

Información Técnica: Un ejemplo de esta información es el entrenamiento que se da al personal de enfermería sobre los protocolos que se deben aplicar en el desarrollo de sus actividades diarias.

Información Institucional: Un ejemplo de esta información es la que debe recibir todo el personal con respecto a la misión, visión, valores, políticas, respeto, derechos y deberes, emergencias, manejo de residuos, entre otros. Los anteriores son entrenamientos que deben ser permanentes.

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4. PLANEACION Y DESARROLLO

4.1 Identificación de Necesidades de Capacitación Las necesidades de capacitación se identificarán a través de algunos de los siguientes mecanismos: 4.1.1 Necesidades de los Líderes de área / Implementación nuevos procesos Los líderes de área definirán algunos de los temas de capacitación según las necesidades de actualizaciones para su personal a cargo, nuevos métodos o procedimientos para realizar actividades en los sitios trabajo. En caso que la Clínica implemente nuevas tecnologías, procesos, sistemas de gestión de calidad, donde se exija la socialización de ello para todo el personal o personal específico de procesos o subprocesos,

el

responsable

define

e

informa

los

temas

de

capacitación.

Adicionalmente, se tendrán en cuenta diferentes temas de actualización para el tratamiento y cuidado del paciente. Con el fin de recoger esta información de manera sistemática, estas necesidades deben ser registradas por los líderes de proceso en el formato Solicitud de capacitaciones.

4.1.2 Temas por Habilitación / Planes de mejoramiento Existen temas que por requisitos de habilitación que se debe orientar a todo el personal que integra la Organización, dada su importancia en cuanto a la sensibilización y conocimiento de los mismos. Adicionalmente, con base en los resultados obtenidos a partir de las auditorías internas y/o externas, visitas de la Secretaría Distrital de Salud, se establecerán planes de mejoramiento a través de los cuales se podrán identificar los temas de capacitación que contribuyan al avance en el desarrollo de habilidades del personal que interviene en cada uno de los procesos de la Clínica.

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Los temas que son exigidos para dar cumplimiento a la legislación vigente, también están contemplados en este numeral.

Con el fin de recoger esta información de manera sistemática, estas necesidades deben ser registradas en el formato Solicitud de capacitaciones.

4.2 Consolidación y Priorización de las Necesidades de Capacitación Identificadas Una vez efectuada la consolidación de las necesidades de capacitación identificadas a través de los mecanismos descritos anteriormente, se priorizan los temas en orden de relevancia. Esta priorización se realiza a través de diferentes métodos según sea el caso. En un comité de educación, conformado por los subgerentes, director médico,

y

gerente que componen el comité gerencial, definirán y darán prioridad a cada uno de los temas que definan según riesgo, impacto e importancia los temas prioritarios de capacitación. 4.3 Elaboración del Plan de capacitación

Una vez recopilada la información y priorizados los temas de capacitación de acuerdo con los parámetros descritos en el numeral anterior, el proceso de Gestión Humana procede a elaborar el plan de capacitación anual, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Tema: Se establecen los temas generales para cada una de los procesos. Subtema: Corresponde al desagregado de temas relacionados con cada tema general por procesos. Objetivo: Determinar cuál es la finalidad y los resultados a obtener luego de realizada la capacitación.

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Líder del Tema de Capacitación: Establece el cargo de la persona encargada de planear y organizar la capacitación, la designación del capacitador, bien sea con recursos internos o externos. Adicionalmente será la persona responsable de consolidar y generar los resultados obtenidos de la capacitación para entregarlos al área de Gestión Humana. Proceso / Subproceso: Se debe describir a qué procesos y subprocesos corresponde la capacitación a realizar. Cargos a Capacitar: Se refiere a especificar los cargos a los cuales va dirigido el tema de capacitación. Nº de personas objeto de capacitación: Se refiere al número de personas programadas para recibir la capacitación, según el grupo al cual va dirigido. Tipo de Información: Se refiere al tipo de información ya sea científica, técnica o institucional, según los temas a tratar. Ver numeral 2 del programa, Marco Conceptual, para ampliar la información. Técnica didáctica: Establece la técnica didáctica a través de la cual el capacitador impartirá la información al grupo para cada uno de los temas y subtemas de capacitación definidos. Ver numeral 5 del programa, Técnicas didácticas para la implementación del programa, para ampliar información. Estrategia de capacitación: Se refiere a establecer la estrategia de capacitación más efectiva, acorde a la técnica a la técnica didáctica. Ver numeral 6 del programa, Estrategias para el desarrollo de los procesos de capacitación, para ampliar información. Fecha límite de capacitación: Corresponde a la fecha límite en la cual se debe capacitar al personal programado. Mecanismos de evaluación del conocimiento: Corresponde al mecanismo de evaluación utilizado por parte de los instructores o líderes de la capacitación para determinar

si las actividades de capacitación realizadas han generado

conocimiento y apropiación del mismo capacitación.

por parte del personal objeto de

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El plan de capacitación es flexible en cuando a la inclusión de nuevos temas transversales a la Institución según necesidades identificadas.

5. TÉCNICAS DIDÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Considerando que la técnica es un procedimiento didáctico que contribuye a desarrollar el aprendizaje que se persigue con la actividad de capacitación, la elección de la misma resulta un factor clave para el éxito e impacto de las actividades de capacitación que se programen. A continuación se plantean las técnicas didácticas propuestas para llevar a cabo el Programa de capacitación en la Clínica, con sus objetivos, ventajas, aplicaciones y recomendaciones, así como una breve descripción de los roles del instructor y de los participantes en cada una de ellas:

Técnica didáctica

Exposición

Objetivo

Ventajas

Aplicaciones

Presentar de manera organizada información a un grupo. Por lo general es el instructor quien expone; sin embargo en algunos casos también los

Permite presentar información de manera ordenada. No importa el tamaño del grupo al que se presenta la información.

Se puede usar para hacer la introducción a la revisión de contenidos. Presentar una conferencia de tipo informativo. Exponer resultados o conclusiones de una

Recomendacione s Estimular la interacción entre los integrantes del grupo. El instructor debe desarrollar habilidades para interesar y motivar al grupo en su exposición.

Roles

Instructor: Posee el conocimiento. Expone, informa. Evalúa a los estudiantes. Participantes: Receptores. Pasivos. Poca interacción.

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participante s exponen. Charla

Taller

Juego de

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actividad.

Presentació n sencilla e informal de un tema con fines informativos y de motivación.

Es sencilla y clara, está adaptada a las características culturales de la población a la que está dirigida. Promueve la participación del grupo.

Para

Presentar a manera de charla o conferencia la información indispensab le del tema de capacitació n, y posteriorme nte realizar de manera práctica lo visto en la capacitació n, por medio de análisis de casos y experiencia s de trabajo.

Favorece la interacción en el grupo. Promueve la participación y la creatividad.

Para contenidos que requieren la vivencia y compartir experiencias para hacerlos significativos.

El tamaño del grupo no debe exceder los 20 ó 25 participantes.

Instructor: Presenta el tema, informa. Facilitador. Generador de confianza. Promotor de la participación. Participantes: Activos. Propositivos. Analíticos.

Ampliar el campo de experiencia de los participante

Abre perspectivas de acercamiento a la realidad.

Para discutir un tema desde diferentes tipos de roles. Para promover la

Que el instructor conozca bien el procedimiento. Que los roles y las características de

Instructor: Como facilitador. Generador de confianza.

contenidos

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roles

Lecturas dirigidas

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s y su habilidad para resolver problemas desde diferentes puntos de vista.

Desinhibe. Motiva. Fomenta la creatividad.

empatía en el grupo. Para generar en los participantes conciencia sobre la importancia de interdependenc ia grupal.

los mismos sean identificadas claramente. Que se reflexione sobre las habilidades, actitudes y valores logrados

Promotor de la participación. Participantes: Activos. Propositivos. Analíticos.

Presentar información concreta a los participante s a través de medios electrónicos (correos, intranet) o físicos (CDs, Folletos, Boletines, Cartillas)

Favorece el autoaprendizaje. Los participantes aprenden a su ritmo y manejan su propio tiempo.

Para contenidos que no requieren la vivencia para hacerlos significativos, que se pueden apropiar estudiándolos.

Elegir el nivel de dificultad de las lecturas de acuerdo con el grupo al que van dirigidas. Incluir preguntas que vayan orientando a los participantes para el cumplimiento de los objetivos.

Instructor: Identifica el tema y las lecturas pertinentes. Participantes: Activos. Investigan. Estudian, Analizan la información.

6. ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE CAPACITACIÓN Considerando el número de temas planteados y algunas limitaciones en cuanto al tiempo del que disponen algunos grupos ocupacionales, en especial el personal asistencial, para capacitarse por la dinámica de la labor que desempeñan, la Clínica la Colina ha diseñado algunas estrategias que faciliten el proceso, con el fin de lograr mayor cobertura y efectividad en la implementación del programa de capacitación al personal. Estas estrategias son:

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6.1. Capacitación directa dirigida a grupos Consiste en efectuar la capacitación directa sobre los temas a desarrollar y convocando a la población objetivo en grupos de trabajo que pueden variar en su tamaño dependiendo de la técnica didáctica seleccionada. Tiene la ventaja de posibilitar una interacción directa con los participantes y al ser convocados en grupos se abarca mayor cantidad de personal en el mismo lapso de tiempo; no obstante presenta la limitante de tener que retirar al personal de sus labores durante el tiempo de capacitación. Esta estrategia de capacitación aplica para el personal administrativo.

6.2. Educar en el puesto de trabajo Se trata de una acción de formación profunda que se desarrolla a través de varios momentos:

Sensibilización

o

preparación,

capacitación,

apropiación,

práctica,

evaluación y retroalimentación. Tiene la ventaja de no tener que retirar al participante de su puesto de trabajo, ya que la capacitación se desarrolla en un lapso corto de tiempo (máximo 20 minutos). •

Capacitación: es un método que consiste en dirigir, instruir y entrenar a una persona o a un grupo de ellas, con el objetivo de conseguir una meta o de desarrollar una habilidad específica.

•

Apropiación: es el momento en que el participante procesa cognitivamente lo aprendido.

•

Práctica: es el momento en que el participante pone en acción el aprendizaje dado, si aplica.

•

Evaluación: proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficiencia y eficacia es el momento en que el tutor verifica el cumplimiento del objetivo de la acción de formación y la calidad del mismo.

•

Retroalimentación: es el proceso de compartir observaciones y sugerencias, con la intención de recibir información, a nivel individual o colectivo, con el fin de

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mejorar y perfeccionar lo aprendido al igual que cambiar o mejorar el proceso de aprendizaje con miras al mejoramiento continuo del plan de capacitación.

7. ORGANIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN

Luego de elegir la técnica didáctica que se va a utilizar para impartir el tema de capacitación y la estrategia, el instructor ó formador debe tener en cuenta los siguientes aspectos: •

Objetivos de la Capacitación: Es necesario definirlos puntualmente, y pueden consistir en intercambio de ideas, opiniones y conocimientos, adquisición de nuevos conocimientos, integración rápida del grupo, desarrollo de habilidades, análisis y síntesis, entre otros.

•

Selección de la técnica didáctica: La selección de las técnicas debe hacerse considerando el tamaño del grupo y el tema a desarrollar

•

Selección de la estrategia de capacitación: La selección de las estrategias debe hacerse considerando el tema de capacitación. Dependiendo de su nivel de complejidad, de si se requiere socialización, entre otros.

•

Instalaciones: Se debe tener en cuenta el ambiente físico que se requiere para la realización de la capacitación si la estrategia es la formación directa, pues es necesario tener en cuenta por ejemplo, espacio, movilidad de las sillas, luz, tiempo y uso de materiales didácticos.

•

Características de los Participantes: Se refiere a niveles de carrera, edad, género, profesión, ocupación, experiencias, y nivel académico. Estos factores determinan el comportamiento del grupo; así habrán grupos que exijan mayor análisis de contenido, que sean muy participativos, que ofrezcan resistencia a participar, formales o críticos.

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8. EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Después de desarrollada la capacitación con la población objetivo, los líderes serán los responsables de enviar al área de Gestión Humana en físico los listados de las personas capacitadas con los resultados de las evaluaciones; además deberán diligenciar el formato de seguimiento de la capacitación con la información correspondiente para determinar el cumplimiento, la cobertura de la capacitación y los costos de la misma.

Las evaluaciones de capacitación serán calificadas en escala de 0 - 10 siendo 10 la mayor calificación y 0 la menor. La evaluación se considera aprobada con un puntaje de 7 en el caso de ser reprobada se le suministrará la información teórica a los participantes para su respectivo estudio individual en el plazo de dos semanas y así aplicar la segunda evaluación.

9. ASIGNACIÓN DE RECURSOS

Para la realización de cada una de las actividades de capacitación, el líder de la misma deberá gestionar los medios para su implementación, bien sea con recursos internos o externos, dependiendo del tipo y los temas de capacitación; sin embargo el área de Gestión Humana en algunos casos se apoyará en la ARL, SENA y otros. 10. DIVULGACIÓN

La divulgación del plan de capacitación junto con el Programa, será realizada por el proceso de Gestión Humana para todos los trabajadores que integran la organización, con el fin de dar a conocer los temas que lo componen y las características para su desarrollo.

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11. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

La revisión y actualización del Programa de capacitación se realizará anualmente a partir del análisis de las fuentes de identificación de necesidades de capacitación definidas. El Programa de capacitación será susceptible de actualización frente a cambios en la gestión o modificaciones en el Direccionamiento Estratégico Institucional, para lo cual se deberán revisar y articular las líneas de capacitación.

12. INDICADORES Y ESTÁNDARES DE EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

El área de Gestión Humana tiene definidos los siguientes indicadores de cumplimiento y de resultado de las actividades de capacitación desarrolladas: Cumplimiento de actividades de capacitación =

(No. de actividades de

capacitación realizadas en el periodo / No. total de actividades de capacitación programadas durante el periodo) x 100 Cubrimiento de actividades de capacitación = (No. de personas con capacitación

en el periodo

/ No. total de personas programadas para la

capacitación durante el periodo) x 100

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GLOSARIO

APRENDIZAJE Interiorización permanente de conocimientos, habilidades, creencias, actitudes o comportamientos.

CAPACITACIÓN Es toda acción organizada y evaluable que se desarrolla en una empresa para modificar, mejorar y ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal en conductas produciendo una cambio positivo en el desempeño de sus tareas. El objetivo es perfeccionar al trabajador en su puesto de trabajo. DIVULGACIÓN Estrategia utilizada para transmitir capacitación relevante para la organización y lograr conocimiento por parte de las personas que la reciben.

EDUCACIÓN Es el proceso multidireccional mediante el cual se transmiten conocimientos, valores, costumbres y formas de actuar.

Consiste el conjunto de acciones e

influencias destinadas a desarrollar y cultivar las aptitudes intelectuales, conocimientos, competencias, hábitos y conductas del individuo, con el fin de lograr el máximo desarrollo posible de su personalidad, de modo que pueda aportar una contribución positiva a la sociedad. FORMACIÓN Proceso sistemático de aprendizaje en el que se modifica el comportamiento, los conocimientos y la motivación de los empleados actuales con el fin de mejorar la relación entre las competencias del empleado y los requisitos del cargo. capacitación lleva implícitos el conocimiento, entendimiento

La

y evaluación del

impacto en términos de la eficacia de los temas de capacitación recibidos

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INDUCCIÓN Proceso de aprendizaje que proporciona capacitación acerca de la empresa, los productos, cliente, procesos, procedimientos, políticas, reglamentos, etc. El proceso de inducción consta de dos etapas: Inducción General: contiene información relacionada con la institución, con políticas institucionales, reglamentos, temas de direccionamiento estratégico, entre otros. Inducción Específica: contiene información relacionada con aspectos específicos del cargo a desempeñar.

REINDUCCIÓN Proceso mediante el cual se divulgan los cambios en el direccionamiento de la organización y se recuerdan conceptos aprendidos en el pasado; está dirigido a reforzar temas que deben ser de permanente recordación e introyección por parte del personal de la clínica.