Produktneuentwicklung: SEPA 6. Ausgabe Stand: Januar 2014
Sehr geehrter Damen und Herren, heute haben Sie die 6. Ausgabe unserer „SEPA-Information für Partner und Kunden“ vor sich. Im Vergleich zur letzten Vorabinformation enthält diese Ausgabe folgende Beschreibungen zusätzlich:
Kapitel 8
SEPA-Umstellung: Schritt 4 (Lastschrift – Zahlungsarten umstellen)
Kapitel 9
SEPA-Umstellung: Schritt 5 (Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr)
Kapitel 10
Sonstiges (ggfs. zu prüfen)
Besonders hinweisen möchten wir Sie nach wie vor auf folgendes Kapitel:
Kapitel 7.2.7 Automatische Erstellung von SEPA-Mandaten
In folgenden Kapiteln wurden Anpassungen / Änderungen vorgenommen:
Kapitel 1.1
Wichtige Meilensteine wurden aktualisiert
WICHTIG: Der SEPA-Umstellungsassistent steht Ihnen erst mit Version 14 von büro+/ ERPcomplete zur Verfügung! Für die Ausführung der SEPA-Assistenten ist dem jeweiligen Benutzer die Berechtigung dafür zu vergeben (siehe Kapitel 2.3.1). Für die Erstellung von SEPA-Mandaten stehen ebenfalls Berechtigungskennzeichen zur Verfügung (siehe Kapitel 7.2.9). Ihr microtech-Team
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Inhalt 1
2
Einführung in das Thema .................................................................................................... 8 1.1
Wichtige Meilensteine..................................................................................................... 8
1.2
Von microtech in Zusammenhang mit SEPA verwendete Begriffe: .............................. 9
SEPA-Umstellung allgemein .............................................................................................. 10 2.1
Vorbereitende Maßnahmen für die SEPA-Umstellung ................................................ 10
2.2
Die 5 Schritte der SEPA-Umstellung im Überblick ...................................................... 10
2.3
Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten ................................................................... 11 2.3.1
3
Berechtigung zur Ausführung des SEPA-Umstellungsassistenten ................ 11
SEPA – allgemeine Informationen und Hintergründe sowie geplante Abläufe in büro+/ ERPcomplete ........................................................................................................................... 13 3.1
Die Gläubiger-Identifikationsnummer .......................................................................... 13
3.2
SEPA-Überweisung / Auslandsüberweisung (nicht SEPA) ......................................... 13
3.3
SEPA-Zyklus im Überblick (für SEPA-Lastschriften) ................................................... 14 3.3.1
Einholung eines SEPA-Mandates.................................................................... 14
3.3.2
Freigabe des SEPA-Mandates ........................................................................ 14
3.3.3
Erstellung eines Vorgangs (Rechnung) mit Zahlungsart „SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift“....................................................................................... 15
3.4 4
Pre-Notification im Vorgang ............................................................................ 16
3.3.5
Lastschrifteinreichung (SEPA-Lastschrift / XML-Lastschrift) ........................... 18
XML-Überweisung / XML-Lastschriften ........................................................................ 18
SEPA-Umstellung: Schritt 1 (Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung der BIC) ............ 19 4.1
4.2 5
3.3.4
SEPA-Umstellung ......................................................................................................... 19 4.1.1
SEPA-Umstellung-Assistent ............................................................................ 19
4.1.2
Protokoll „SEPA: Testweise Berechnung IBAN / Prüfung BIC“ ...................... 26
Benutzernachricht für SEPA-Umstellungsassistenten ................................................. 27
SEPA-Umstellung: Schritt 2 (Konvertierung & Zuordnung IBAN) ....................................... 28 5.1
Banken-Update ............................................................................................................. 28
5.2
IBAN Felder in allen Kontoverbindungen eingebracht ................................................ 28 5.2.1
IBAN/BIC Felder in Eingabeformularen........................................................... 29
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5.3
5.2.2
Anzeige der Bankverbindung in Listboxen ..................................................... 38
5.2.3
IBAN und BIC in den Parametern .................................................................... 41
5.2.4
IBAN und BIC in Layouts und Tabellenansichten ........................................... 42
5.2.5
IBAN und BIC in Regeln .................................................................................. 42
SEPA-Umstellung ......................................................................................................... 43 5.3.1
5.4
6
Assistent ........................................................................................................... 43
Manuelle Hinterlegung der IBAN.................................................................................. 47 5.4.1
Anpassung Importregeln ................................................................................. 47
5.4.2
Anpassung Regel............................................................................................. 47
5.4.3
Anpassung Layouts ......................................................................................... 47
5.4.4
Anpassung Tabellenansichten ........................................................................ 47
SEPA-Umstellung: Schritt 3 (Überweisung – Zahlungsarten umstellen) ............................ 48 6.1
Allgemeine Information zu „Neue Zahlungsarten“ ...................................................... 48 6.1.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Gründe für die Umstellung der Zahlungsarten ............................................... 49
Verwendungszweck ..................................................................................................... 50 6.2.1
Neue Spezifikation ........................................................................................... 50
6.2.2
Prüfung und Aufbau des Verwendungszwecks in büro+/ ERP-complete ...... 50
Neue Zahlungsarten für SEPA-Überweisungen .......................................................... 51 6.3.1
Zusätzliche Zahlungsarten für Überweisungen .............................................. 51
6.3.2
Zahlungsarten in einer Kombinationsauswahl ................................................ 51
6.3.3
Anpassungen in Formularen, Layouts und Tabellenansichten ...................... 53
6.3.4
Assistent für „Suche nach Zahlungsart“ ......................................................... 55
6.3.5
Anpassungen in den Parametern .................................................................... 55
Zahlungsarten in Assistenten ....................................................................................... 59 6.4.1
Assistent OP..................................................................................................... 59
6.4.2
Assistent Lohn.................................................................................................. 61
Zahlungsverkehrsdatensätze weiter verarbeiten ......................................................... 62 6.5.1
Zahlungsverkehrsdatensätze „Online buchen“ .............................................. 62
6.5.2
Neuer Assistent für die Erstellung von XML-Dateien ...................................... 63
6.5.3
Importassistent im Zahlungsverkehreingang .................................................. 68 Stand: Januar 2014 Seite 4 von 173
6.5.4 6.6
MT940-Import................................................................................................... 68
SEPA-Umstellungsassistent – Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) durchführen .................................................................................................................. 69 6.6.1
7
SEPA-Umstellung: Mandatsverwaltung ............................................................................. 77 7.1
7.2
8
Protokoll „SEPA-Umstellung Überweisung“ ................................................... 76
Gläubiger-Identifikationsnummer (= Creditor Identifier = CI-Nummer) ..................... 77 7.1.1
Umsetzung im Programm................................................................................ 77
7.1.2
Gläubiger-ID in Österreich ............................................................................... 80
7.1.3
Gläubiger-ID in der Schweiz ............................................................................ 80
Mandatsverwaltung (SEPA-Mandat) ............................................................................ 81 7.2.1
Anlage eines SEPA-Mandates ......................................................................... 81
7.2.2
Prüfungen und Meldungen für SEPA-Mandate............................................... 89
7.2.3
Aufruf der SEPA-Mandate ................................................................................ 93
7.2.4
Ausgabemöglichkeiten für SEPA-Mandate ..................................................... 95
7.2.5
Archivierung von Mandaten / History für SEPA-Mandate ............................... 98
7.2.6
Dokumente....................................................................................................... 98
7.2.7
Automatische Erstellung von SEPA-Mandaten ............................................... 99
7.2.8
Selektionsfelder und Regeln für SEPA-Mandate .......................................... 110
7.2.9
Berechtigungen für die Verwaltung von SEPA-Mandaten ............................ 110
SEPA-Umstellung: Schritt 4 (Lastschrift – Zahlungsarten umstellen) ............................... 113 8.1
8.2
Zahlungsarten für Lastschriften .................................................................................. 113 8.1.1
Zusätzliche Zahlungsarten für Lastschriften ................................................. 113
8.1.2
Zahlungsarten in einer Kombinationsauswahl .............................................. 113
8.1.3
Anpassungen in Formularen, Layouts und Tabellenansichten .................... 114
8.1.4
Anpassungen in den Parametern .................................................................. 115
8.1.5
Anpassungen in Schaubildern und in Überblicken ...................................... 118
Lastschriftarten ........................................................................................................... 120 8.2.1
SEPA-Basislastschrift ..................................................................................... 120
8.2.2
SEPA-Firmenlastschrift .................................................................................. 120
8.2.3
COR1 Lastschriften ........................................................................................ 120 Stand: Januar 2014 Seite 5 von 173
8.3
8.2.4
Weiterverwendung von bestehenden Einzugsermächtigungen .................. 120
8.2.5
Weiterverwendung von bestehenden Abbuchungsvollmachten .................. 120
SEPA-Einstellungen in den Parametern und in den Mandanten-Banken ................. 121 8.3.1
Neuer Bereich in den Parametern für SEPA ................................................. 121
8.3.2
Parameter für Pre-Notification ....................................................................... 121
8.3.3
Hinterlegung der Belastungs-Vorlauftage und der „pain-Formate“ in den Mandantenbanken ......................................................................................... 122
8.3.4 8.4
8.5
Buchungsparameter für Vorgänge ................................................................ 126
Pre-Notification ........................................................................................................... 127 8.4.1
Allgemein ....................................................................................................... 127
8.4.2
Versand der Pre-Notification: ........................................................................ 127
Erstellung eines Vorgangs mit Zahlungsart: SEPA-Lastschrift.................................. 128 8.5.1
Zusätzliche Felder im Vorgang für Lastschriften........................................... 128
8.5.2
Serviceverträge .............................................................................................. 132
8.5.3
Layout für Pre-Notification im Vorgang ......................................................... 132
8.5.4
Das Speichern eines Vorgangs mit Zahlungsart „Lastschrift/Überweisung SEPA“ oder „Lastschrift/Überweisung – XML (pain-Format)“ ...................... 133
8.6
8.5.5
Das Buchen der Vorgänge ............................................................................ 136
8.5.6
Das Wandeln der Vorgänge .......................................................................... 136
8.5.7
Teilgutschriften............................................................................................... 136
Offenen Posten ........................................................................................................... 137 8.6.1
Zusätzliche Felder im OP für Lastschriften ................................................... 137
8.6.2
Manuelle Erstellung eines OP mit Zahlungsart „Lastschrift-SEPA“ oder „Lastschrift-XML (pain-Format)“ .................................................................... 138
8.7
8.6.3
Druck/Versand der Pre-Notification (im Bereich Offene Posten).................. 139
8.6.4
OP wird auf Grund eines FiBu-Buchungssatzes erzeugt ............................. 142
8.6.5
OP aus History in Übersicht kopieren ........................................................... 143
Zahlungsverkehr ......................................................................................................... 143 8.7.1
Assistent OP (auch für Lastschriften) ............................................................ 143
8.7.2
Anzeige der Zahlungsverkehrsdatensätze .................................................... 150
Stand: Januar 2014 Seite 6 von 173
8.8
8.7.3
Assistent Lohn (Lohn Zahlungsverkehrs Assistent) ...................................... 155
8.7.4
Zahlungsverkehrsdatensätze „Online buchen“ ............................................ 156
8.7.5
XML-Dateien erstellen .................................................................................... 156
8.7.6
DTA-Dateien erstellen .................................................................................... 157
8.7.7
Formulare im Zahlungsverkehr ..................................................................... 157
8.7.8
Storno einer Lastschrift .................................................................................. 158
Durchführung SEPA-Umstellung Schritt 4: Lastschriften (Zahlungsarten umstellen) ................................................................................................................... 158
9
8.8.1
Protokoll „SEPA-Umstellung Lastschriften“ .................................................. 167
8.8.2
„Veraltete Zahlungsarten“.............................................................................. 168
SEPA-Umstellung Schritt 5 Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr ...................................................................................... 169 9.1
SEPA-Umstellungsassistent ....................................................................................... 169
9.2
„Alte Zahlungsarten“ weiter verwenden ..................................................................... 169
9.3
SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften verwenden ..................................... 169
10 Sonstiges (ggfs. zu prüfen) ............................................................................................. 170 10.1 Export, Importe, Filter, Regeln, Drucke ...................................................................... 170 10.2 Daten in einer History oder in einem Archiv .............................................................. 170 10.3 Neue Einstellungen in Parametern und Mandantenbank (Hausbank) prüfen .......... 170 11 Anhang ............................................................................................................................ 171 11.1 Kontaktpersonen / Quellen......................................................................................... 171
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1
Einführung in das Thema
Um den Anforderungen in Bezug auf SEPA gerecht zu werden, sind umfangreiche Anpassungen in büro+/ ERP-complete erforderlich. Aus heutiger Sicht ist eine manuelle Anpassung nahezu unmöglich, da zu viele Programmbereiche betroffen sind. Daher hat microtech einen SEPA-Umstellungsassistenten entwickelt, der Sie Schritt für Schritt durch die Umstellung führt. Planen Sie aber trotzdem ausreichend Zeit ein, da gerade im Bereich der Zahlungsarten umfassende Eingaben und Entscheidungen durch den Anwender zu treffen sind, die der SEPA-Umstellungsassistent nicht automatisch durchführen kann.
1.1
Wichtige Meilensteine
Datum
Ereignis
ab sofort
Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank
ab sofort
Vorliegende IBANs können bereits hinterlegt werden
ab Version 14.0
Update für Umstellungsassistenten Umstellung Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung BIC
ab Version 14.0
Nicht konvertierbare IBANs manuell hinterlegen 1– ggfs. beim Kunden IBAN abfragen
ab Version 14.0.4641
Banken-Update Update und Umstellung Schritt 2: Berechnung u. Konvertierung IBAN
ab Version 14.0.4661
Update für Mandatsverwaltung und Assistent zur Erstellung von SEPA-Mandaten
ab Version 14.0.4665
Update und Umstellung Schritt 3: Überweisung – Zahlungsarten umstellen
ab Version 14.0.4673
Update und Umstellung Schritt 4: Lastschriften – Zahlungsarten umstellen
ab Version 14.0.4673
Update und Umstellung Schritt 5: Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen und Offenen Posten
01.02.2014
Abschaltung von bisherigen Überweisungen, Lastschriften, Abbuchungsvollmachten (nicht SEPA)
01.02.2014
Für SEPA-Zahlungsvorgänge innerhalb von Deutschland wird keine BIC mehr benötigt
01.02.2016
Abschaltung des ELV 2 Verfahrens
01.02.2016
Keine Angabe der BIC mehr erforderlich für SEPA-Zahlungsvorgänge
1
Die manuelle Hinterlegung einer IBAN kann unabhängig von der SEPA-Konvertierung vorgenommen
werden. 2
ELV = elektronisches Lastschriftverfahren
Stand: Januar 2014 Seite 8 von 173
1.2
Von microtech in Zusammenhang mit SEPA verwendete Begriffe:
Pre-Notification:
Vorabinformation über bevorstehenden Lastschrifteinzug
SEPA-Mandat:
vergleichbar mit der früheren Einzugsermächtigung – ist für alle Lastschriften erforderlich. Es gibt genaue Vorgaben, was das SEPA-Mandat enthalten muss.
SEPA-Lastschrift-Art:
Unterscheidung in SEPA-Basis-Lastschriften und SEPA-Firmenlastschriften
XML-Lastschrift oder XML-Überweisung:
Neues Format für Übertragung an die Bank Nachfolger von DTA-Dateien
Vorlauftage Pre-Notification:
Anzahl an Kalendertagen, die die Vorabinformation vor der Belastung des Kontos beim Kunden sein muss
Belastungs-Vorlauftage:
Anzahl an Banktagen (TARGET-Tagen), die der Lastschriftauftrag vor Belastung des Kontos bei der Bank sein muss
Fälligkeitsdatum (für Lastschriften):
Datum, an dem das Konto belastet wird
Übermittlungsdatum (für Lastschriften):
Datum, an dem der Lastschriftauftrag an die Bank übermittelt werden muss, damit alle Fristen eingehalten werden.
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2
SEPA-Umstellung allgemein
2.1
Vorbereitende Maßnahmen für die SEPA-Umstellung
Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen (sofort) – ist nur notwendig, wenn SEPALastschriften durchgeführt werden– siehe auch Kapitel 3.1
Update büro+/ ERP-complete Version 14 einspielen (sobald verfügbar): Durch das Update wird der SEPA-Umstellungsassistent im Programm implementiert und Schritt 1 der Umstellung (Testweise Berechnung der IBAN/Prüfung BIC) kann ausgeführt werden.
Update „Banken“ einspielen (sobald verfügbar) Die Banken-Datenbank wird durch dieses Update aktualisiert.
2.2
Die 5 Schritte der SEPA-Umstellung im Überblick
Wir haben die Umstellung in mehreren Stufen geplant, und stellen zur Umstellung ab Version 14 einen Assistenten zur Verfügung. Dieser Assistent ist in folgende Schritte unterteilt: Schritt 1:
Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung der BIC
Schritt 2:
Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten
Schritt 3:
Überweisung (Zahlungsarten umstellen)
Schritt 4:
Lastschrift (Zahlungsarten umstellen)
Schritt 5:
Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen und Offenen Posten
Die einzelnen Umstellungsschritte werden zu unterschiedlichen Terminen mittels Updates zur Verfügung stehen.
Stand: Januar 2014 Seite 10 von 173
2.3
Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten
Der SEPA-Umstellungsassistent steht Ihnen erst mit Version 14 von büro+/ ERP-complete zur Verfügung! Der Aufruf des Umstellungsassistenten erfolgt über den Bereich ZAHLUNGSVERKEHR – Schaltfläche: WEITERE –„SEPA-Umstellungsassistent“.
2.3.1 Berechtigung zur Ausführung des SEPA-Umstellungsassistenten Die Möglichkeit des Aufrufes können Sie über ein Berechtigungskennzeichen steuern. Beachten Sie: Es handelt sich dabei um die Berechtigung für die Durchführung der SEPAUmstellung. Im Rahmen dieser Umstellung werden unterschiedliche Programmbereiche berührt. Bei der Umstellung wird NICHT geprüft, ob der Benutzer die Berechtigung für die einzelnen Bereiche besitzt. Der Assistent kann auch mit fehlender oder eingeschränkter Berechtigung in den einzelnen Bereichen ausgeführt werden.
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Das Berechtigungskennzeichen „SEPA-Umstellungsassistent“ befindet sich unter Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – EINSTELLUNGEN – BERECHTIGUNGEN – Bereich: GLOBAL (unter dem Kennzeichen „Überblick für Zahlungsverkehr“).
Stand: Januar 2014 Seite 12 von 173
3
SEPA – allgemeine Informationen und Hintergründe sowie geplante Abläufe in büro+/ ERP-complete
3.1
Die Gläubiger-Identifikationsnummer
Zur Durchführung von Lastschrifteinzügen benötigen Sie zwingend eine GläubigerIdentifikationsnummer. Diese wird von der Deutschen Bundesbank vergeben und muss von jedem Unternehmen selbst online beantragt3 werden. Pro Lastschriftgläubiger (Unternehmen, welches die Lastschrift einzieht) ist mindestens eine Gläubiger-ID notwendig. Es können auch mehrere Gläubiger-IDs geführt werden. Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, die eigene Gläubiger-ID in den Stellen 5-7 (= Geschäftsbereichkennung) selbst zu gestalten (alphanumerisch). Aufbau der Gläubiger-ID: DE
02
ZZZ
01234567890
DE
ISO Ländercode
02
Prüfziffer
ZZZ
Geschäftsbereichkennung
01234567890 Nationales Identifikationsmerkmal
3.2
SEPA-Überweisung / Auslandsüberweisung (nicht SEPA)
Im Zuge der SEPA-Umstellung werden die Zahlungsarten in büro+/ ERP-complete geändert. Im Bereich „Überweisung“ ist hier die Trennung in „SEPA-Überweisung“ und „Auslandsüberweisung (nicht SEPA)“ erforderlich. Nach Schritt 3 des SEPA-Umstellungsassistenten (Überweisung – Zahlungsarten umstellen) ist die Zahlungsart „Überweisung“ für SEPA-Überweisungen bzw. Auslandsüberweisung angepasst. Am Ablauf für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze für Überweisungen ändert sich nichts. Es wurde ein neues Formular (Zahlschein) für SEPA-Überweisungen implementiert. 3
http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de
Stand: Januar 2014 Seite 13 von 173
3.3
SEPA-Zyklus im Überblick (für SEPA-Lastschriften)
Die bestehenden Lastschriftarten Einzugsermächtigung und Abbuchungsvollmacht werden durch SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift abgelöst. In beiden Fällen benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer sowie ein gültiges SEPA-Mandat.
3.3.1 Einholung eines SEPA-Mandates (Zahlungsart in der Adresse ist SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift)
Mandatsverwaltung
Druck und Versand des SEPA-Mandates
Anlage des
(Layout unter
Mandates unter
Stammdaten –
Stammdaten – Adressen
Kunde erhält SEPA-Mandat zur Unterschrift
Adressen – Verwalten – SEPA-Mandate)
Die SEPA-Mandate können u.a. in den Adress-Stammdaten verwaltet werden. Hier können die notwendigen Eintragungen / Angaben erfasst werden. Das SEPA-Mandat kann über ein eigenes Layout an den Kunden geschickt werden. Alternativ können die Daten aus bereits bestehenden SEPA-Mandaten eingegeben werden, damit für künftige Lastschriften die notwendigen Angaben vorhanden sind. 3.3.2 Freigabe des SEPA-Mandates
Kunde unterzeichnet das
Eingabe des Unterschriftsdatums im
SEPA-Mandat und schickt
SEPA-Mandat (Stammdaten –
es zurück
Adressen) ggfs. Dokument einscannen und ablegen
Stand: Januar 2014 Seite 14 von 173
3.3.3 Erstellung eines Vorgangs (Rechnung) mit Zahlungsart „SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift“
Nach Erstellung des Vorgangs (z.B. Rechnung) kann die Pre-Notification direkt auf das Layout gedruckt werden. Alternativ kann das Vorgangslayout ohne Pre-Notification ausgegeben und die Pre-Notification über den Bereich der Offenen Posten gedruckt werden. Für einen komfortablen Ablauf sind einige Hinterlegungen und Einstellungen erforderlich. Je nach unternehmensspezifischen Vorgaben sind entsprechende Anpassungen in büro+/ ERPcomplete vorzunehmen.
Adressen
Vorgang
Vorgang buchen
•SEPA-Mandat ist in der Adresse hinterlegt •Zahlungsart "Lastschrift/Überweisung-SEPA" oder "Lastschrift/Überweisung-XML"
•Daten aus Adresse werden übernommen •Daten können abgeändert werden
•OP wird erstellt •Rechnung wird verschickt •(Pre-Notification wird erstellt und verschickt)
OP steht für Weiterverarbeitung mit allen benötigten Feldern zur Verfügung.
Stand: Januar 2014 Seite 15 von 173
3.3.4 Pre-Notification im Vorgang
Zahlungsart in der Adresse ist SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift SEPA-Mandat ist vorhanden und gültig
a. Möglichkeit 1: Vorgang enthält alle SEPA-relevanten Daten
Im Vorgang sind
Beim Druck der
Kunde erhält
alle Informationen
Rechnung wird der Text
Rechnung inkl.
enthalten.
für die Pre-Notification mit
Pre-Notification
(Fälligkeitsdatum,
ausgegeben.
Referenz zu SEPAMandat)
OP wird erstellt – alle SEPA-Lastschriftrelevanten Daten werden mitgegeben. Kennzeichen für Versand Pre-Notification und Versanddatum wird mitgegeben.
Stand: Januar 2014 Seite 16 von 173
b. Möglichkeit 2: Vorgang enthält NICHT alle SEPA-relevanten Daten
Die Rechnung wird OHNE Text für Pre-
Kunde erhält Rechnung OHNE
Notification gedruckt.
Pre-Notification
z.B. Der Rechnungsbetrag wird von Ihrem Konto eingezogen. Informationen über den genauen Zeitpunkt des Einzuges erhalten Sie mit gesonderter Post.
OP wird erstellt – muss aber bearbeitet werden – wird mit Hinweis „Daten für SEPALastschrift fehlen“ gesperrt
Im OP werden die Informationen für SEPA-Lastschrift ergänzt. (Fälligkeitsdatum, Referenz zu SEPAMandat, Vorlauftage Pre-Notification, etc.)
Versand der PreNotification
Kunde erhält Pre-Notification
Layout im Bereich Offene Posten (Druck / E-Mail)
Stand: Januar 2014 Seite 17 von 173
3.3.5 Lastschrifteinreichung (SEPA-Lastschrift / XML-Lastschrift)
Zahlungsarten: „SEPA-
ZahlungsverkehrsDatensätze werden mit Assistent OP erstellt
Lastschrift“ und XML-
Online-
Lastschriften (SEPA-
buchen
Basis-/SEPA-
LastschriftAufträge liegen bei der (Haus-)
Firmenlastschrift)-
Bank vor
abhängig von Einstellung in Parametern
Zahlungsart: „XMLLastschriften“
3.4
Terminierte
XMLExport
XML-Überweisung / XML-Lastschriften
Für das Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Überweisungen und SEPALastschriften gibt es ein neues, europaweit anerkanntes, XML-basiertes Datenformat. Das neue SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard 20022. Das „DTA-Format“ steht seitens der Banken ab 01.02.2014 nicht mehr zur Verfügung. Im Programm erfolgt die Behandlung der neuen Zahlungsarten „XML-Überweisung“ und „XMLLastschriften“ analog zu den bisherigen „DTA-Zahlungsarten“. Zur Aufbereitung der Daten steht im Zahlungsverkehr ein Assistent „XML-Datei erstellen“ zur Verfügung.
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4
SEPA-Umstellung: Schritt 1 (Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung der BIC)
Ab Version 14 von büro+/ ERP-complete können Sie den ersten Schritt des SEPAUmstellungsassistenten ausführen. In diesem ersten Schritt erfolgt eine Prüfung, welche Bankleitzahlen und Kontonummern in eine IBAN „überführt“ werden können. Leider gibt es abweichend der allgemeinen Konvertierungsroutine einige Ausnahmen in der Bildung der IBAN. Diese IBANs müssen von Ihnen manuell eingetragen werden. Für die Auswertung der testweisen Konvertierung erhalten Sie ein Protokoll. In diesem Protokoll wird Ihnen u.a. der Pfad zu den erstellten csv-Dateien angezeigt, die Ihnen – nach Bereichen getrennt – zeigen, welche IBANs nicht berechnet werden konnten. Ist das Feld IBAN in dem jeweiligen Datenbankbereich bereits gefüllt, so wird überprüft, ob die gefundene IBAN mit den konvertierten Daten übereinstimmt.
4.1
SEPA-Umstellung
4.1.1 SEPA-Umstellung-Assistent Nach dem Aufruf des Assistenten erscheint die „Willkommens-Seite“ SEPA-Umstellungsassistent
Willkommen beim SEPAUmstellungsassistenten Dieser Assistent führt Sie in 5 Schritten durch die Umstellung auf / Anpassung an die Belange von SEPA.
Stand: Januar 2014 Seite 19 von 173
Wird die Schaltfläche: WEITER betätigt, erfolgt im Hintergrund die Aktualitätsprüfung der Bankingkomponente. Für die Ausführung des SEPA-Umstellungsassistenten wird mindestens Version 2.0.6.6 benötigt. Ist dieser Versionsstand der Bankingkomponente nicht vorhanden, wird automatisch das Update der Banking-Komponente heruntergeladen und installiert. Letzeres erfolgt nur, wenn der Benutzer über Administratorrechte verfügt. Ist dies nicht der Fall erhält der Anwender folgenden Hinweis:
Durch das Bestätigen der Meldung mit OK wird der SEPA-Umstellungsassistent abgebrochen und der Anwender erhält folgende Information:
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War der Download des Updates erfolgreich, muss das Programm neu gestartet werden und das Update wird installiert. Nach der Installation kann der SEPA-Umstellungsassistent ausgeführt werden. Ist die Banking-Komponente aktuell, sehen Sie auf der nächsten Seite die Auswahl der Umstellungsschritte. SEPA Umstellungsassistent
SEPA Umstellungsassistent Umstellungsschritte Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung BIC Schritt 2: Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) Schritt 4: Lastschrift (Zahlungsarten umstellen) Schritt 5: Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen und Offenen Posten
Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung BIC wird ausgewählt. Über die Schaltfläche: WEITER öffnet sich das nächste Fenster:
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In diesem Fenster kann für die Adress-Stammdaten festgelegt werden, wie umfangreich die Prüfung erfolgen soll.
Die Prüfung und Berechnung der IBANs erfolgt nach folgenden Kriterien: In Stammdaten-Bereichen, die eine Bankverbindung im SEPA-Raum enthalten, wird geprüft ob eine IBAN eingetragen ist. Wenn nein, erfolgt die automatische Berechnung. Es erfolgt keine Prüfung / Berechnung im Bereich der Bewegungsdaten (z.B. Vorgänge, Offene Posten, Buchungssätze, etc.) Besonderheiten: Bereich Adressen: Um den Bereich der Adressen eingrenzen zu können , stehen zwei Optionen zur Verfügung. nur Adressen mit Umsatz in den letzten 18 Monaten berücksichtigen (dieses Kennzeichen ist standardmäßig aktiviert Es werden Zahlungsarten in Adressen geprüft, die in den letzten 18 Monaten auch einen Umsatz erzielt haben. Dafür wird das Feld „Letzter Umsatz“ benutzt. Wird kein Datum gefunden, wird angenommen, dass die Warenwirtschaft nicht benutzt wird dafür aber das FiBu-Modul und es wird geprüft, ob für die Adresse in den letzten 18 Monaten ein Eintrag in der OP-History existiert. Ist das „Umsatz-Datum“ älter als 18 Monate erfolgt ebenfalls eine Prüfung in der OPHistory (Prüfung in OP-History nach den Kriterien, wie bei „keinem Datum“ alle Adressen berücksichtigen
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Bereich Mitarbeiter (Lohn): Bei aktuell gültigem Beschäftigungsverhältnis werden alle Abrechnungsvorgaben und die darin enthaltenen Verträge des laufenden Jahres geprüft. Bei bereits beendeten Beschäftigungsverhältnissen ist das Austrittsdatum maßgeblich. Eine Prüfung der Abrechnungsvorgaben und der darin enthaltenen Verträgen erfolgt nur wenn der Austritt nicht weiter als 3 Monate zurück liegt. Mandanten-Stamm: Es werden sowohl die hinterlegten Bankverbindungen als auch die Eintragungen auf den Registern: Finanzamt und Arbeitsagentur geprüft. Paypal-Konten: Bankverbindungen mit der Bankleitzahl: 01005000 werden nicht geprüft. Diese Bankverbindungen enthalten in der Kontonummer die API-Kennung. Eine IBAN-kann für diese Konten nicht berechnet werden. Über die Schaltfläche: WEITER öffnet sich folgendes Fenster:
Es erscheint ein Hinweis: In diesem Schritt wird in allen hinterlegten Bankverbindungen (nur deutsche Banken!) die IBAN
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berechnet. Es erfolgt KEINE Änderung der Daten! Die Berechnung erfolgt gemäß des offiziellen Verfahrens der Deutschen Bundesbank.
Schaltfläche: FERTIGSTELLEN führt zu folgendem Fenster: SEPA Umstellungsassistent – Schritt 1
IBAN testweise berechnen / BIC prüfen
Die IBANs werden berechnet ….
Wurde die Berechnung durchgeführt, öffnet sich automatisch folgendes Fenster:
Über INHALT ANSEHEN öffnet sich der Windows-Explorer und zeigt Ihnen die erstellten csvDateien.
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PROTOKOLL EINSEHEN: Das Protokoll enthält u.a. Informationen über den Verzeichnispfad der csv-Dateien, die bearbeiteten Bereiche sowie ggfs. Fehlermeldungen.
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4.1.2 Protokoll „SEPA: Testweise Berechnung IBAN / Prüfung BIC“ Für jeden Bereich werden drei csv-Dateien erstellt. Diese csv-Dateien können mit Excel geöffnet werden. Die Dateien werden in einem neuen Ordner im Bereich der „Eigenen Dateien“ mit dem Namensaufbau „ Mand. SEPA\ Schritt “ gespeichert. Der Dateiname lautet z.B. folgendermaßen: Präfix „OK“, „OK_AberZuPrüfen“, „Fehlerhaft“.Tabellenbezeichnung „Mitarbeiter“.csv Die Zuordnung in die einzelnen Dateien erfolgt nach folgenden Richtlinien:
OK: Die Berechnung der IBAN kann durchgeführt werden.
OK_AberZuPrüfen: Die berechnete IBAN weicht von der bereits hinterlegten IBAN ab. (In der Excel-Datei werden beide IBANs aufgeführt.) Wurde die Kontonummer bei der Berechnung ersetzt oder eine „Nachfolgebankleitzahl“ verwendet, erfolgt die Ausweisung ebenfalls in dieser Datei.
Fehlerhaft: Die Berechnung der IBAN ist nicht möglich. Es wird ein Meldungstext in der Excel-Datei ausgegeben.
Da die csv-Dateien lokal gespeichert werden, enthält das Protokoll neben der Angabe des Speicherortes auch die Angabe der Arbeitsstation. Die jeweilige csv-Datei muss folgende Informationen beinhalten:
Bereich
Hyperlink (BpRefLink; Als „Friendly Name“ wird die Nummer in Excel angezeigt)
Name 1 bis 3
Straße
PLZ
Ort
Land
Tel
Fax
E-Mail
Letzter Umsatz (Wird auch mit aufgenommen, wenn die Tabelle keinen Umsatz hat, damit der Word Serienbrief keinen Fehler bringt)
Name der Bank
BLZ
Kontonummer
hinterlegte IBAN
IBAN berechnet
hinterlegte BIC Stand: Januar 2014 Seite 26 von 173
BIC berechnet
Konvertierungsergebnis
Meldungstext (der Konvertierung durch die Bankingkomponente)
Unter folgenden Bedingungen werden die Datensätze ausgegeben:
Es werden die Daten angezeigt, die nicht berechnet werden konnten.
Es werde die Daten angezeigt, wo die Berechnung der IBAN ein anderes Ergebnis liefert, als die bereits eingetragene IBAN. Ist dies der Fall, wird der Datensatz mit Grund 2 (siehe 4.1.3) in die „OK_AberZuPrüfen“ Excel Tabelle geschrieben.
Es werden die Kontoverbindungen angezeigt, die nicht konvertiert werden können, da diese sich im Ausland befinden.
Gibt es mehrere Bankverbindungen für einen Datensatz so werden diese ausgegeben.
Zusätzlich wird eine Statistik erstellt, die angibt, wie viele Datensätze insgesamt und pro Bereich, mit welchen Status konvertiert werden konnten (Anzahl und Prozent). Das Protokoll selbst enthält u.a. Informationen über den Verzeichnispfad der csv-Dateien, die bearbeiteten Bereiche sowie ggfs. Fehlermeldungen.
4.2
Benutzernachricht für SEPA-Umstellungsassistenten
Der Anwender erhält unter nachfolgenden Voraussetzungen bei jedem Start von büro+/ ERPcomplete eine Benutzernachricht.
SEPA-Umstellungsassistent wurde mittels Update implementiert
Anwender besitzt die Berechtigung zur Ausführung des Umstellungsassistenten
Die verfügbaren Schritte des Umstellungsassistenten wurden noch nicht ausgeführt.
Die Benutzernachricht lautet: Folgende Schritte des SEPA-Umstellungsassistenten wurden noch nicht vollständig ausgeführt:
Schritt : Bezeichnung des Schrittes
Schritt : Bezeichnung des Schrittes
Beachten Sie, dass eine SEPA-Umstellung bis zum 01.02.2014 zwingend erforderlich ist. Den SEPA-Umstellungsassistenten können Sie über nachfolgenden Link aufrufen:
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Beispiel:
5
SEPA-Umstellung: Schritt 2 (Konvertierung & Zuordnung IBAN)
Durch das Update wurden die Eingabemasken um die notwendigen Felder für IBAN und BIC erweitert. Diese Felder werden durch Ausführung des 2. Schrittes des SEPAUmstellungsassistenten entsprechend berechnet und wenn möglich gefüllt. Ist das Berechnen und/oder Füllen nicht möglich, wird dies im abschließenden Protokoll festgehalten.
5.1
Banken-Update
Die Banken-Datenbank wird durch ein eigenes Banken-Update aktualisiert. Dieses Update steht Ihnen als Download auf unserer Internetseite im Bereich Service & Seminare – Downloads zur Verfügung.
5.2
IBAN Felder in allen Kontoverbindungen eingebracht
Mit dem Update wurden in allen Bereichen im Programm die Eingabeformulare überarbeitet und um die Felder für IBAN und BIC ergänzt. Zudem wurden alle Tabellen, Formeln und Regeln, in denen Bankinformationen verfügbar sind angepasst. Auch die Drucklayouts wurden bezüglich der Angaben zur IBAN und BIC überarbeitet.
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Wird in Zukunft in der Bankverbindung eine IBAN eingetragen, extrahiert das Programm daraus die Kontonummer und Bankleitzahl und trägt diese automatisch in die entsprechenden Felder ein. 5.2.1 IBAN/BIC Felder in Eingabeformularen Geänderte Bereiche im Programm
Globale Daten Banken
nur BIC – Es wird bei „Unterbanken“ die BIC verwendet, die bei Bank „0“ eingetragen ist.
Übergreifend – Vorgabe-Datenbanken sind zu prüfen FinanzamtDatenbank
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Arbeitsagenturen (VorgabeDatenbank)
Mandant Bankverbindung
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Finanzamt
Finanzamt (Lohn) wie Finanzamt
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Arbeitsagentur
Allgemein Stammdaten Adressen
Reg. Bank/Zahlungsmodalität
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Auftrag Stammdaten Vertreter
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LOHN Stammdaten Mitarbeiter
Reg. Familie/Urlaub/Bank
Stammdaten – Reg. Vertragsabzüge Mitarbeiter – LohnAbrechnungsdatenAbrechnungsvorgabe n
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Stammdaten – Einzugsstellen
Reg. Bank/Lfz./FiBu
Einzugsstellen Vorgabedatenbank
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Zahlungsverkehr (ZV) Offene Posten
Reg. Bank/Zahlungsbedingungen
ZV Reg. Betrag/Verw.Zweck/Bankverbindung Zahlungsverkehrs -Datensatz
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Kontoauszüge – Kontoauszüge
Reg. Daten
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5.2.2 Anzeige der Bankverbindung in Listboxen Listboxen (der auszuwählenden Hausbanken) Der Aufbau der Listbox wird um die IBAN erweitert.
Wenn eine IBAN eingetragen ist, wird die Kontonummer angezeigt und dahinter „aus IBAN“ angegeben. Ist in der Bankverbindung keine IBAN hinterlegt, erfolgt die Anzeige wie bisher. In folgenden Bereichen sind Listboxen für die Auswahl der Hausbanken enthalten: Parameter - Kasse - Kassendefinition - Nummer/Berechtigung Personal - Stammdaten –Mitarbeiter - Familie/Urlaub/Bank Zahlungsverkehr - Offene Posten - Bank/Zahlungsbedingungen Listboxen für Bankverbindungen Die Listboxen für Bankverbindungen sind in allen Bereichen um die Anzeige der IBAN zu erweitern:
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Vorgang
Reg. Adr.-Kennzeichen – Bankverbindung
Übergeben / Reg. Adr.-Kennzeichen - Bankverbindung Auswerten – Zwischenbelege (analog zu Vorgang)
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Lohn: Stammdaten – Mitarbeiter – LohnAbrechnungsdatenAbrechnungsvorgabe n
Reg. Vertragsabzüge
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5.2.3 IBAN und BIC in den Parametern Parameter Vorgänge und Zwischenbelege – FiBu Buchkonten
Layout für Buchungstext der Buchungssätze
Vorgänge und Reg. Vorgaben – Variablen für IBAN u. BIC im Feldeditor zur Verfügung Zwischenbelege stellen – Arten Abrechnung - Layouts für Verwendungszweck im Zahlungsverkehr
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5.2.4 IBAN und BIC in Layouts und Tabellenansichten Layouts
Es stehen die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung.
Tabellenansichten
Im Feldeditor stehen die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung.
5.2.5 IBAN und BIC in Regeln In allen Regeln, in denen auch jetzt BLZ und/oder Kontonummer ausgewählt werden können, stehen im Feldeditor die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung.
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5.3
SEPA-Umstellung
Damit die IBAN nicht manuell eingetragen werden muss, konvertieren wir Kontonummer und Bankleitzahlen aus Deutschland. Die Vorgehensweise (Konvertierungsroutine) entspricht der „Testweisen Prüfung der IBAN“ (siehe Kapitel 4). Vorhandene Daten im IBAN Feld werden nicht überschrieben und in der Datei „OK_AberZuPrüfen“ ausgegeben. Wenn Daten von dem Assistenten geändert werden, dann werden die Inhalte der Felder „Änderungsdatum“ und „Benutzer bei Änderung“ aktualisiert und das jeweilige Änderungsprotokoll (soweit vorhanden) ergänzt. 5.3.1 Assistent SEPA-Umstellungsassistent
Willkommen beim SEPAUmstellungsassistenten Dieser Assistent führt Sie in 5 Schritten durch die Umstellung auf / Anpassung an die Belange von SEPA.
Auf der nächsten Seite sehen Sie die Auswahl der Umstellungsschritte.
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SEPA Umstellungsassistent
SEPA Umstellungsassistent Umstellungsschritte Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung BIC Schritt 2: Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) Schritt 4: Lastschrift (Zahlungsarten umstellen) Schritt 5: Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen und Offenen Posten
„Schritt 2: Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten“ wird ausgewählt. Es wird die Banken-Datenbank auf Aktualität geprüft. Ist die Banken-Datenbank NICHT aktuell erfolgt eine Meldung, dass das Banken-Update installiert werden muss und der Umstellungsassistent wird beendet.
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Ist die Banken-Datenbank aktuell oder wurde „Nein, Banken-Datenbank nicht aktualisieren“ gewählt, erscheint ein Fenster, in welchem festgelegt werden kann, wie umfangreich die Prüfung innerhalb der Adress-Stammdaten erfolgen soll: Titel
Wählen Sie für die Adress-Stammdaten den Umfang der Berücksichtigung: Stammdaten Adressen nur Adressen mit Umsatz in den letzten 18 Monaten berücksichtigen alle Adressen berücksichtigen
Die Prüfung und Berechnung der IBANs erfolgt nach den Kriterien wie in Schritt 1 des Umstellungsassistenten (siehe Kapitel 4.1.1). SEPA Umstellungsassistent – Schritt 2
Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten: Hinweis: In diesem Schritt wird in allen hinterlegten Bankverbindungen (nur deutsche Banken) die IBAN berechnet und hinterlegt Die Berechnung erfolgt gemäß des offiziellen Verfahrens der Deutschen Bundesbank.
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Mit der Auswahl „FERTIGSTELLEN“ wird folgendes Fenster angezeigt: SEPA-Umstellungsassistent – Schritt 2
Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten:
Die Berechnung und Hinterlegung der IBANs wird durchgeführt.
Nach Abschluss der Hinterlegung und Berechnung:
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Protokoll: Das Protokoll ist analog zum Protokoll der „Testweisen Berechnung der IBAN“ aufgebaut und erhält den Namen: SEPA-Schritt 2: Berechnung/Hinterlegung IBAN.
5.4
Manuelle Hinterlegung der IBAN
Eine manuelle Hinterlegung der IBAN in der jeweiligen Bankverbindung ist jederzeit möglich. In Schritt 2 der SEPA-Umstellung werden die IBANs berechnet und entsprechend hinterlegt. Das Protokoll weist u.a. alle Bankverbindungen aus, bei denen eine manuelle Eingabe erforderlich ist. 5.4.1 Anpassung Importregeln Wurden in Importregeln die Felder für Bankleitzahl und Kontonummer verwendet, sind diese Importregeln entsprechend anzupassen bzw. neue Importregeln für BIC und IBAN festzulegen. Die Felder „BIC“ und „IBAN“ sowie „Gläubiger-ID“ stehen in diesem Bereich zur Verfügung. 5.4.2 Anpassung Regel Alle Regeln, die auf Bankleitzahl und Kontonummer abzielen sind entsprechend zu prüfen und ggfs. anzupassen. Im Feldeditor stehen die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung. 5.4.3 Anpassung Layouts Alle Layouts, die Bankleitzahl und Kontonummer enthalten, können nun um die Felder „IBAN“ und „BIC“ erweitert werden, da im Feldeditor die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung stehen. 5.4.4 Anpassung Tabellenansichten Alle Tabellen, die Bankleitzahl und Kontonummer enthalten, können nun um die Felder „IBAN“ und „BIC“ erweitert werden, da im Feldeditor die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung stehen.
Stand: Januar 2014 Seite 47 von 173
6
SEPA-Umstellung: Schritt 3 (Überweisung – Zahlungsarten umstellen)
6.1
Allgemeine Information zu „Neue Zahlungsarten“
Um einen reibungslosen, einfachen und komfortablen Ablauf für „SEPA – Zahlungen“ zu gewährleisten, ist eine umfassende Veränderung und Anpassung der Zahlungsarten in büro+/ ERP-complete erforderlich. Dabei müssen teilweise „alte Zahlungsarten“ auf „SEPAZahlungsarten“ umgestellt werden. „Alte“ Zahlungsarten bleiben natürlich bestehen. Neue Zahlungsarten sind entsprechend zusätzlich vorhanden. Nachfolgend eine Übersicht der zukünftigen Zahlungsarten: alt
neu
Anmerkung
Scheck
Scheck
keine Änderung
Bar
Bar
keine Änderung
Sonstige (intern zur Verrechnung)
Sonstige (intern zur Verrechnung)
keine Änderung
Überweisung
Überweisung - SEPA
wenn Inland oder SEPA-Land
Überweisung
Überweisung – Ausland (nicht SEPA)
wenn Ausland und nicht SEPA-Land
Lastschrift / Überweisung
Lastschrift/Überweisung - SEPA
Abbuchungsauftrag / Überweisung
Lastschrift/Überweisung - SEPA
Über DTA (Lastschrift / Überweisung)
Lastschrift/Überweisung – XML (pain)
Über DTA (mit Abbuchungsvollmacht)
Lastschrift/Überweisung – XML (pain)
Über Kreditkarte
Über Kreditkarte
keine Änderung
Stand: Januar 2014 Seite 48 von 173
6.1.1 Gründe für die Umstellung der Zahlungsarten Das Prozedere für die Abwicklung von Lastschriften ändert sich mit der Umstellung auf SEPA. Um unserem Aktualitätsservice gerecht zu werden, sind umfassende Anpassungen im Programm erforderlich. Die Behandlung von SEPA-Überweisungen im Vergleich zu SEPA-Lastschriften ist komplett unterschiedlich. Bereits bei der Erstellung eines Vorgangs muss das Programm erkennen, ob Prüfungen und Anzeigen für Lastschriften erforderlich sind. Die Versendung einer Pre-Notification kann bereits mit der Ausgabe des Vorgangs erfolgen. Daher muss zu diesem Zeitpunkt folgendes geprüft werden:
Vorgang erkennt, ob eine Lastschrift eingezogen werden soll
gültiges SEPA-Mandat vorhanden
eindeutige Mandatsreferenz (kann aus SEPA-Mandat entnommen werden)
Gläubiger-Identifikationsnummer
richtige Berechnung des Fälligkeitstages (= Tag der Belastung des Kontos des Zahlungspflichtigen)
richtige Berechnung des Lastschriftbetrages
Die für Lastschriften notwendigen Berechnungen werden auf Grundlage des dem Vorgang zugeordneten SEPA-Mandates vorgenommen. Sind grundsätzlich keine Lastschriften für eine Adresse vorzunehmen, kann dies bereits in den Adress-Stammdaten mit der Zahlungsart: Überweisung-SEPA oder Überweisung-XML (pain) eingestellt werden. Ab Schritt 4 des Umstellungsassistenten ist die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze getrennt nach Überweisungen und Lastschriften möglich. Die Auswahlkriterien bei der Zusammenstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze für SEPA-Lastschriften unterscheiden sich deutlich von den Kriterien für SEPA-Überweisungen.
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6.2
Verwendungszweck
6.2.1 Neue Spezifikation Laut neuer Spezifikation darf der Verwendungszweck nur noch 140 Zeichen lang sein und keine Umlaute enthalten. In SEPA-Zahlungen sind gemäß Anlage 3 des DFÜ-Abkommens als zugelassene Zeichen nur die des eingeschränkten SWIFT Latin Character SET vorgesehen. •abcdefghijklmnopqrstuvwxyz •ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ •0123456789 •':?,-(+.)/ • sowie das Leerzeichen (Space) Bei Verwendung von Zeichen außerhalb der o. g. zulässigen Zeichen ist der jeweilige Zahlungsdienstleister berechtigt, die unzulässigen Zeichen, z. B. durch Leerzeichen oder durch bedeutungsähnliche Zeichen aus dem definierten Zeichensatz zu ersetzen oder ggf. auch die gesamte Datei zurückzuweisen. 6.2.2 Prüfung und Aufbau des Verwendungszwecks in büro+/ ERP-complete Zusätzliches Feld „Verwendungszweck“ Das neue (zusätzliche) Feld für den Verwendungszweck ist 140 Zeichen lang und es können nur die laut Spezifikation angegebenen Zeichen verwendet werden. Prüfung der verwendeten Zeichen Wird der Verwendungszweck aufgebaut (z.B. durch den „Assistenten OP“ oder „Assistenten Lohn“, erfolgt eine Prüfung und „Umwandlung“ gemäß der neuen Spezifikationen. Es wird geprüft, ob ausschließlich zulässige Zeichen verwendet wurden. Umlaute werden automatisch umgewandelt. Alle weiteren „nicht erlaubten Zeichen“ werden entfernt (gelöscht). Prüfung der Anzahl der Zeichen Werden mehr als 140 Zeichen verwendet, wird der Verwendungszweck nach 140 Zeichen abgeschnitten. Bei manueller Erstellung eines Zahlungsverkehrs-Datensatzes können nicht zulässige Zeichen nicht eingegeben werden. Beachten Sie:
Die Hinterlegung der Layouts für Verwendungszweck in den Parametern bleibt mit mehreren Verwendungszweck-Zeilen bestehen. Bei Erstellung des Stand: Januar 2014 Seite 50 von 173
Zahlungsverkehrsdatensatzes werden diese automatisch im (neuen) Verwendungszweck zusammengefasst. Die Verwendungszwecke 1 – 10 werden – getrennt durch ein Leerzeichen - aneinander gereiht.
In der Eingabe für Zahlungsverkehrsdatensätze wird nur noch der neue Verwendungszweck angezeigt (bisher Verwendungszweck 1 – 10). Im Hintergrund werden aber die Verwendungszwecke 1 – 10 gehalten. Dies ist aus Kompatibilitätsgründen für Importe und Exporte erforderlich.
Vor dem Speichern eines Zahlungsverkehrs-Datensatzes wird geprüft, ob sich der (neue) Verwendungszweck oder die Verwendungszwecke 1- 10 geändert haben. o
Hat sich der (neue) Verwendungszweck geändert, wird dieser in die Verwendungszwecke 1 – 10 übertragen.
o
Haben sich die Verwendungszwecke 1 – 10 geändert, werden die Verwendungszwecke 1 – 10 komplett in den (neuen) Verwendungszweck geschrieben. Die Prüfung der Zeichen erfolgt wie oben angegeben.
6.3
Neue Zahlungsarten für SEPA-Überweisungen
Durch das Update werden die zusätzlichen Zahlungsarten implementiert. 6.3.1 Zusätzliche Zahlungsarten für Überweisungen Für Überweisungen stehen folgende Zahlungsarten zusätzlich zur Verfügung:
Überweisung – SEPA
Überweisung – Ausland (nicht SEPA)
Überweisung – XML (pain-Format)
Die bekannte Zahlungsart „Überweisung“ bleibt weiterhin bestehen, soll aber künftig nicht mehr verwendet werden. Die Funktionsweise dieser Zahlungsart bleibt bis auf weiteres erhalten. 6.3.2 Zahlungsarten in einer Kombinationsauswahl In allen Kombinationsauswahlen für die Zahlungsart sind die zusätzlichen Zahlungsarten für Überweisungen enthalten. Beispiel:
Stand: Januar 2014 Seite 51 von 173
Neuaufbau der Kombinationsauswahl Die Reihenfolge innerhalb der Kombinationsauswahl ist neu strukturiert. Zuerst werden die aktuellen Zahlungsarten aufgeführt. Die „veralteten“ Zahlungsarten werden am Ende angeboten. Die neue Reihenfolge stellt sich folgendermaßen dar: (Nicht angegeben) Überweisung – SEPA Überweisung – XML (pain-Format) Überweisung – Ausland (nicht SEPA) Bar Scheck Über Kreditkarte Sonstige (intern zur Verrechnung) Lastschrift / Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung Über DTA (Lastschrift / Überweisung) Über DTA (mit Abbuchungsvollmacht) Überweisung
Stand: Januar 2014 Seite 52 von 173
Kombinationsauswahlen sind u.a. vorhanden in: Allgemein in Bankverbindungs-Datensätzen (z.B. Stammdaten – Adressen) Zahlungsverkehr ZVE-Datensatz im Kopf (Listbox für Auswahl der Zahlungsart) FiBu Buchungserfassung - Weitere Angaben zur (Listbox für Auswahl der Zahlungsart) Adresse Offene Posten OP ändern oder neu erstellen Register: Bank/Zahlungsbedingungen
6.3.3 Anpassungen in Formularen, Layouts und Tabellenansichten Layouts
Die Variable für „Zahlungsart“ gibt entsprechend auch die zusätzlichen Zahlungsarten aus.
Tabellenansichten
Im Feldeditor stehen die Variablen für die zusätzlichen Zahlungsarten zur Verfügung. In Bereichen mit Tabellen, in denen jetzt Kontonummer und BLZ als Spalte angezeigt werden, wird das Feld Kontonummer um die Anzeige der IBAN ergänzt. Ist eine IBAN vorhanden, wird diese angezeigt. Ist keine IBAN vorhanden wird – wie bisher – die Kontonummer angezeigt. Dies gilt sowohl für Empfänger als auch Absender.
Die Sortierungen wurden um "IBAN des Empfängers" und "IBAN des Absenders" erweitert: an allen Stellen, an denen jetzt die Sortierung
Stand: Januar 2014 Seite 53 von 173
"Konto-Nr. des Empfängers" und "Konto-Nr. des Absenders" zur Verfügung steht.
Formulare ZV-Datensatz
Reg. Formular für SEPA-Überweisung
für Auslandsüberweisung (nicht SEPA)
Stand: Januar 2014 Seite 54 von 173
6.3.4 Assistent für „Suche nach Zahlungsart“ Werden in Filterdefinitionen, Drucklayouts, Import-/Exportlayouts oder Regeln feste Texte für die Zahlungsart verwendet, sind diese durch den Anwender anzupassen. Dieser Assistent sucht im Programm nach diesen Hinterlegungen und gibt ein Protokoll aus, an welchen Stellen des Programms eine Prüfung und ggfs. Anpassung durch den Anwender erfolgen muss. Der Aufruf erfolgt über ZAHLUNGSVERKEHR – ZAHLUNGSVERKEHR – Schaltfläche: WEITERE – „SEPA-Assistent zur Suche von alten Zahlungsarten (Text) in Formularen,…“. Sie erhalten ein Protokoll mit der Bezeichnung „Prüflauf für SEPA Zahlarten“, welches Sie jederzeit über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN – Schaltfläche: PROTOKOLLE in gewohnter Art und Weise aufrufen können. 6.3.5 Anpassungen in den Parametern Offene Posten – Parameter
Bei manuellem OP-Ausgleich ZVE-DS erstellen
Offene Posten – Parameter
Bei OP-Ausgleich Buchungssätze erstellen (analog zu „Bei manuellem OP Ausgleich ZVE-DS erstellen“)
Stand: Januar 2014 Seite 55 von 173
Abrechnung – Zahlungsverkehr Parameter
Abrechnung – Zahlungsverkehr Parameter
Zahlarten, die über Online-Banking abgewickelt werden
Beachten Sie: Bei der Neuanlage eines Mandanten werden die Zahlungsarten „Überweisung – SEPA (Ausgang)“, „Überweisung – XML (Ausgang, painFormat)“ und „Überweisung – Ausland (Ausgang, nicht SEPA)“direkt aktiviert. Die Zahlungsarten „Überweisung (Zugang)“ und „Überweisung – Ausland (Zugang, nicht SEPA)“ sind nicht aktiviert. In bestehenden Mandanten werden die Zahlungsarten „Überweisung – SEPA (Ausgang)“, „Überweisung – XML (Ausgang, pain-Format)“ und „Überweisung – Ausland (Ausgang, nicht SEPA)“ durch die Ausführung des SEPA-Umstellungsassistenten – Schritt 3 aktiviert. Die Zahlungsart „Überweisung – Ausland (Zugang, nicht SEPA)“ ist nicht aktiviert. Die Zahlungsart „Überweisung (Zugang)“ wird nicht verändert. Zahlarten, die über Mein Geld abgewickelt werden (analog zu „Zahlarten, die über Online-Banking abgewickelt werden“)
Stand: Januar 2014 Seite 56 von 173
Abrechnung Layouts für Verwendungszwe ck im Zahlungsverkehr
Stand: Januar 2014 Seite 57 von 173
Importregeln
Parameter – Abrechnung – Importregeln
Stand: Januar 2014 Seite 58 von 173
6.4
Zahlungsarten in Assistenten
6.4.1 Assistent OP Im Fenster „Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus:“ ist der Bereich: Überweisung XML (pain-Format) zu ergänzen. Diesem Bereich ist entsprechend die Zahlungsart: Überweisung – XML (pain-Format) zuzuordnen.
Bei Auswahl des Bereiches Überweisungen werden die Zahlungsarten Überweisung - SEPA, Überweisung-Ausland (nicht SEPA) sowie Überweisung berücksichtigt. Bei Auswahl des Bereiches „Überweisung XML (pain-Format)“ wird entsprechend die Zahlungsart „Überweisung – XML (pain-Format)“ berücksichtigt. In der Zusammenfassung wird im bisherigen Feld „Konto-Nr.“ entweder die IBAN (wenn vorhanden) oder die Konto-Nr. (z.B. bei Überweisung – Ausland (nicht SEPA)) angezeigt. Die Bezeichnung des Feldes lautet nun: IBAN/Konto-Nr. (dies gilt sowohl für Empfänger als auch für Absender).
Stand: Januar 2014 Seite 59 von 173
Automatische Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze Bei der automatischen Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze werden je nach Zahlungsart die benötigten Felder für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Es ist darauf zu achten, dass für SEPA der sogenannte Purpose Code mitgegeben werden muss. Dieser entspricht dem bisherigen Textschlüssel und wird vom Programm automatisch mitgegeben.
Stand: Januar 2014 Seite 60 von 173
6.4.2 Assistent Lohn Im Fenster „Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus:“ wurde der Bereich: Überweisung per XML (pain-Format) ergänzt. Diesem Bereich ist die Zahlungsart: Überweisung – XML (pain-Format) zugeordnet.
Dem Bereich: Überweiser sind die Zahlungsarten „Überweisung – SEPA“, Überweisung – Ausland (nicht SEPA) und die bisherige Überweisung zugeordnet. Dem Bereich: Überweisung per XML (pain-Format) ist entsprechend die Zahlungsart „Überweisung – XML (pain-Format)“ zugeordnet. In der Zusammenfassung wird im bisherigen Feld „Konto-Nr.“ entweder die IBAN (wenn vorhanden) oder die Konto-Nr. angezeigt. Die Bezeichnung des Feldes lautet nun: IBAN/KontoNr. (dies gilt sowohl für Empfänger als auch für Absender).
Stand: Januar 2014 Seite 61 von 173
Automatische Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze Bei der automatischen Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze werden je nach Zahlungsart die benötigten Felder für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Es ist darauf zu achten, dass für SEPA der sogenannte Purpose Code mitgegeben werden muss. Dieser entspricht dem bisherigen Textschlüssel. Gerade im Lohnbereich ist der Purpose Code für die Unterscheidung zwischen Gehaltseingängen und vermögenswirksamen Leistungen relevant. Der Purpose Code wird vom Programm automatisch mitgegeben.
6.5
Zahlungsverkehrsdatensätze weiter verarbeiten
6.5.1 Zahlungsverkehrsdatensätze „Online buchen“ Je nach Zahlungsart im Zahlungsverkehrsdatensatz
Überweisung – SEPA
Überweisung – Ausland (nicht SEPA) und
„alte“ Überweisung
werden die notwendigen Felder weitergegeben.
Stand: Januar 2014 Seite 62 von 173
6.5.2 Neuer Assistent für die Erstellung von XML-Dateien Für das Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Überweisungen gibt es ein neues, europaweit anerkanntes, XML-basiertes Datenformat. Das neue SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard 20022. Es wurde für den Interbanken-Zahlungsverkehr verpflichtend eingeführt. Der Aufruf des Assistenten erfolgt im Bereich ZAHLUNGSVERKEHR – Registerkarte: START – SCHNITTSTELLEN – XML-DATEI ERSTELLEN.
Stand: Januar 2014 Seite 63 von 173
Erzeugen einer XML-Dateil
Willkommen beim Erzeugen einer XML-Datei!
Dieser Assistent hilft Ihnen beim Erzeugen einer XML-Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Weiter‘, um auf die nächste Seite zu gelangen.
Titel
Wählen Sie die Module für die Datenzusammenstellung aus: Neuer XML-Lauf Auftrag-Modul FiBu-Modul Lohn-Modul
Stand: Januar 2014 Seite 64 von 173
Titel
Wählen Sie die Zahlungsart:
XML-Überweisung XML-Lastschrift
XML-Lastschrift wird ausgegraut dargestellt, da Lastschriften erst nach Durchführung von Schritt 4: Lastschriften des SEPA-Umstellungsassistenten möglich sind. Mit dem Update zu „SEPA-Umstellung Schritt 3 (Überweisung)“ können ausschließlich XMLDateien für die Zahlungsart: Überweisung – XML (pain) erstellt werden.
Stand: Januar 2014 Seite 65 von 173
Im nächsten Fenster legen Sie den Ausgabepfad fest:
Stand: Januar 2014 Seite 66 von 173
Der Ausgabepfad für XML-Dateien kann über die Registerkarte: START – INFORMATIONEN – EINSTELLUNGEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN fest vorgegeben werden. Dies geschieht auf der ersten Registerkarte im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse.
Stand: Januar 2014 Seite 67 von 173
6.5.3 Importassistent im Zahlungsverkehreingang Mit dem Importassistenten können Zahlungsverkehrsdaten aus einer XML-Datei eingelesen werden. Im Fenster „Wählen Sie die Einstellungen“ steht dafür der Eintrag „von XML-Datei“ zur Verfügung.
6.5.4 MT940-Import Obwohl die bisherigen SWIFT-Strukturen bei elektronischen Kontoauszügen und Vormerkposten im MT940 und MT942 unverändert bestehen bleiben, haben sich die Felder 61 und 86 im Format geändert. Es ergeben sich auch neue Geschäftsvorfallcodes. Das bestehende Vorgabe-Layout wurde entsprechend angepasst.
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6.6
SEPA-Umstellungsassistent – Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) durchführen
Durch das Update wurden alle notwendigen Felder für die Anpassung der SEPA-Zahlungsarten sowie die neuen Zahlungsarten für Überweisungen ergänzt und das Formular für SEPAÜberweisungen wurde eingefügt. Im Schritt 3 des SEPA-Umstellungsassistenten kann die Zahlungsart „Überweisung“ in allen Stammdaten-Bereichen in „Überweisung - SEPA“ oder „Überweisung – Ausland (nicht SEPA)“ umgewandelt werden. Dies erfolgt automatisch auf Grundlage des in der jeweiligen Bankverbindung hinterlegten Landes. Für Anwender, die DTA ausschließlich für Überweisungen verwenden, und künftig keine DTADateien mehr erstellen möchten, besteht die Möglichkeit, die Zahlungsart
DTA (Lastschrift / Überweisung)
auf die neue Zahlungsart „Überweisung – XML (pain-Format)“ umzustellen. Für Anwender, die KEINE Lastschriften ausführen, besteht in diesem Schritt die Möglichkeit auch die Zahlungsarten
Lastschrift / Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung
auf die Zahlungsart „Überweisung - SEPA“ umzustellen. In Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr erfolgt in diesem Schritt KEINE Änderung der Zahlungsarten. Nach dem Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten können Sie „Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen)“ auswählen.
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SEPA Umstellungsassistent
SEPA Umstellungsassistent Umstellungsschritte Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung BIC Schritt 2: Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) Schritt 4: Lastschrift (Zahlungsarten umstellen) Schritt 5: Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen und Offenen Posten
SEPA Umstellungsassistent – Schritt 3
Es öffnet sich folgendes Fenster: Stand: Januar 2014 Seite 70 von 173
SEPA Umstellungsassistent – Schritt 3
Wählen Sie die Bereiche:
In den folgenden Fenstern legen Sie für die verschiedenen Bereiche fest, welche Zahlungsarten auf Überweisung - SEPA, Überweisung – Ausland (nicht SEPA) bzw. Überweisung – XML (pain-Format) umgestellt werden sollen. Beachten Sie: Die Zahlungsarten Lastschrift/Überweisung und Abbuchungsvollmacht/Überweisung sollten Sie nur umstellen, wenn Sie KEINE Lastschriften ausführen. Die Zahlungsart DTA (Lastschrift/Überweisung) sollte nur umgestellt werden, wenn DTA nur für Überweisungen verwendet wird und ab sofort KEINE DTA-Dateien mehr erstellt werden sollen.
SEPA Umstellungsassistent – Schritt 3
Bereich Lohn - Mitarbeiter – Stammdaten: Es sollen folgende Zahlungsarten umgestellt werden: Überweisung Lastschrift / Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung DTA (Lastschrift/Überweisung) Keine Umstellung im Bereich Lohn - MitarbeiterStammdaten vornehmen (Zahlungsart bleibt unverändert)
Stand: Januar 2014 Seite 71 von 173
Es können mehrere Zahlungsarten ausgewählt werden. Überweisung: Auf Grundlage des Landes in der Bankverbindung wird die Zahlungsart „Überweisung“ in Überweisung – SEPA oder Überweisung – Ausland (nicht SEPA) umgewandelt. Lastschrift/Überweisung: Sollte NICHT gesetzt werden, wenn Lastschriften ausgeführt werden. Wird diese Option gewählt, wird diese Zahlungsart in Überweisung –SEPA umgewandelt. Abbuchungsauftrag / Überweisung wie Lastschrift/Überweisung DTA (Lastschrift / Überweisung Bei Aktivierung dieser Option wird diese Zahlungsart in Überweisung – XML (pain-Format) umgewandelt. Daher sollten Sie diese Option NICHT wählen, wenn Sie DTA-Lastschriften ausführen oder wenn Sie auch weiterhin DTA-Dateien für Überweisungen erstellen möchten.
Keine Umstellung im Bereich Lohn – Mitarbeiter – Stammdaten vornehmen (Zahlungsart bleibt unverändert) Wird diese Option gewählt, wird eine gegebenenfalls in diesem Fenster getroffene Auswahl deaktiviert und die Auswahl der Zahlungsarten wird inaktiv. Es muss mindestens eine Option gewählt werden, damit die Schaltfläche: WEITER aktiv wird. Dieses Auswahlfenster erhalten Sie für folgende Bereiche:
Lohn – Mitarbeiter (Stammdaten)
Lohn- Mitarbeiter – Vertragsabzüge
Lohn – Einzugsstellen (Stammdaten)
Adressen (Stammdaten)
Vertreter (Stammdaten)
Mandant – Finanzamt
Mandant – Arbeitsagentur
Die jeweiligen Bereiche werden nur angezeigt, wenn das entsprechende Modul installiert ist.
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Folgende Datensätze innerhalb eines Bereiches werden angesprochen: Die Umstellung der Zahlungsart betrifft ausschließlich den Stammdaten-Bereich. In den Bewegungsdaten (z.B. Vorgänge, Offene Posten, Buchungssätze, etc.) erfolgt KEINE Veränderung der Zahlungsart. Besonderheiten: Bereich Adressen: Um den Bereich der Adressen eingrenzen zu können , stehen zwei Optionen zur Verfügung. nur Adressen mit Umsatz in den letzten 18 Monaten berücksichtigen (dieses Kennzeichen ist standardmäßig aktiviert Es werden Zahlungsarten in Adressen geprüft, die in den letzten 18 Monaten auch einen Umsatz erzielt haben. Dafür wird das Feld „Letzter Umsatz“ benutzt. Wird kein Datum gefunden, wird angenommen, dass die Warenwirtschaft nicht benutzt wird dafür aber das FiBu-Modul und es wird geprüft, ob für die Adresse in den letzten 18 Monaten ein Eintrag in der OP-History existiert. Ist das „Umsatz-Datum“ älter als 18 Monate erfolgt ebenfalls eine Prüfung in der OPHistory (Prüfung in OP-History nach den Kriterien, wie bei „keinem Datum“ alle Adressen berücksichtigen Bereich Mitarbeiter (Lohn): Bei aktuell gültigem Beschäftigungsverhältnis werden alle Abrechnungsvorgaben und die darin enthaltenen Verträge des laufenden Jahres geprüft. Bei bereits beendeten Beschäftigungsverhältnissen ist das Austrittsdatum maßgeblich. Eine Prüfung der Abrechnungsvorgaben und der darin enthaltenen Verträgen erfolgt nur wenn der Austritt nicht weiter als 3 Monate zurück liegt. Das Fenster für Stammdaten-Adressen sieht daher wie folgt aus:
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Wurde in allen Bereichen eine Auswahl getroffen, öffnet sich folgendes Fenster: Titel
Zusammenfassung In folgenden Bereichen werden die aufgeführten Zahlungsarten umgestellt: < Bereiche und Zahlungsarten auflisten >
Es werden die einzelnen Bereiche aufgelistet. Für jeden Bereich wird angeführt, welche Zahlungsarten für die Umstellung ausgewählt wurden. Der Bereich wird auch dann aufgeführt, wenn das Kennzeichen „Keine Umstellung im Bereich xyz vornehmen (Zahlungsart bleibt unverändert)“ gesetzt wurde. In diesem Falle wird für diesen Bereich „keine Umstellung“ angegeben. Stand: Januar 2014 Seite 74 von 173
Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN öffnet sich folgendes Fenster: SEPA-Umstellungsassistent – Schritt 3
Überweisung (Zahlungsarten umstellen) Die Umstellung der gewählten Zahlungsarten wird durchgeführt.
Nach Abschluss der Umstellung öffnet sich automatisch folgendes Fenster: SEPA Umstellungsassistent – Schritt 3
Zusammenfassung Die Umstellung der gewählten Zahlungsarten in den Stammdaten ist abgeschlossen. Das Protokoll „SEPAUmstellung Überweisung“ wurde erstellt. Beachten Sie: In diesem Schritt wurden nur die gewählten Zahlungsarten in die neue Zahlungsart „Überweisung - SEPA“ bzw. „Überweisung – Ausland (nicht SEPA)“ bzw. „Überweisung – XML (pain-Format)“ geändert.t. Dies erfolgte NICHT in den Vorgängen, Offenen Posten und Zahlungsverkehrsdatensätzen!
Stand: Januar 2014 Seite 75 von 173
6.6.1 Protokoll „SEPA-Umstellung Überweisung“ Im Protokoll werden die Einstellungen für die einzelnen Bereiche festgehalten. Das Protokoll enthält den Hinweis: „In diesem Schritt wurden nur die gewählten Zahlungsarten in die neue Zahlungsart „Überweisung – SEPA“ bzw. „Überweisung – Ausland (nicht SEPA)“ bzw. „Überweisung – XML (pain-Format)“ geändert. Dies erfolgte NICHT in den Vorgängen, Offenen Posten und Zahlungsverkehrsdatensätzen!“ Erstellung einer csv-Datei (je Bereich) Für jeden Bereich wird eine csv-Datei erstellt. Diese csv-Dateien können mit Excel geöffnet werden. Die Dateien werden in einem neuen Ordner im Bereich der „Eigenen Dateien“ mit dem Namensaufbau „ Mand. SEPA\ Schritt “ gespeichert. Der Dateiname lautet .csv (z.B. Mitarbeiter.csv) Da die csv-Dateien lokal gespeichert werden, enthält das Protokoll neben der Angabe des Speicherortes auch die Angabe der Arbeitsstation. Die jeweilige csv-Datei muss folgende Informationen beinhalten:
Bereich
Hyperlink (BpRefLink; Als „Friendly Name“ wird die Nummer in Excel angezeigt)
Name 1
Name 2
Name 3
Straße
PLZ
Ort
Land
Bankname (aus Bankverbindung)
BLZ (aus Bankverbindung)
Kto-Nr. (aus Bankverbindung)
IBAN (aus Bankverbindung)
Zahlungsart ALT
Zahlungsart NEU
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7
SEPA-Umstellung: Mandatsverwaltung
Die bestehenden Lastschriftarten „Einzugsermächtigung“ und „Abbuchungsvollmacht“ werden durch SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift abgelöst. In beiden Fällen benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer sowie ein gültiges SEPA-Mandat.
7.1
Gläubiger-Identifikationsnummer (= Creditor Identifier = CI-Nummer)
Zur Durchführung von Lastschrifteinzügen benötigen Sie zwingend eine GläubigerIdentifikationsnummer. (Siehe auch Kapitel 3.1) 7.1.1 Umsetzung im Programm Die Gläubiger-ID wird im Mandantenstamm - Register: WEITERE ANGABEN - Bereich: weitere Firmenangaben hinterlegt. Die Eingabemöglichkeit ist so aufgebaut, dass ab Ausbaustufe commercial bis zu 5 GläubigerIDs eingetragen werden können (durch Semikolon getrennt). In kleineren Ausbaustufen kann nur eine Gläubiger-ID hinterlegt werden. Diese Gläubiger-IDs können in anderen Bereichen des Programms (z.B. im SEPA-Mandat) ausgewählt und dort als Text gespeichert werden.
Stand: Januar 2014 Seite 77 von 173
Aufbau der Gläubiger-ID: DE
02
ZZZ
01234567890
Stellen 1-2
DE
ISO Ländercode
3-4
02
Prüfziffer
5–7
ZZZ
Geschäftsbereichkennung
8 - 17
01234567890 Nationales Identifikationsmerkmal
Stand: Januar 2014 Seite 78 von 173
Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, die eigene Gläubiger-ID in den Stellen 5-7 (= Geschäftsbereichkennung) selbst zu gestalten (alphanumerisch).
Beim Verlassen des Feldes erfolgt eine Prüfung der Gläubiger-ID. Die Prüfziffer und das Format werden durch eine Programm-Routine geprüft. Stimmt diese nicht, erhält der Anwender beim Verlassen des Feldes einen Eintrag im Datensatzstatus:
Wird die Gläubiger-ID nicht korrigiert, erhält der Anwender beim Speichern folgende Meldung:
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Ja, jetzt Feld prüfen: Die Meldung wird geschlossen und das Feld Gläubiger-ID ist fokussiert und rot hinterlegt. Nein: Die Meldung wird geschlossen und es bleibt der Eintrag im Datensatzstatus als Hinweis auf eine nicht gültige Gläubiger-ID bestehen. Beachten Sie: Im Mandantenstamm erfolgt keine Prüfung ob die Gläubiger-ID bereits in SEPA-Mandaten verwendet wurden. Die Gläubiger-ID kann gelöscht oder verändert werden. Die hier hinterlegten Gläubiger-IDs stehen bei der Anlage eines SEPA-Mandates als Auswahl zur Verfügung und sollen so die Angabe im Mandat erleichtern. 7.1.2 Gläubiger-ID in Österreich In Abstimmung mit den österreichischen Banken übernimmt die Österreichische Nationalbank (OeNB) die Vergabe und der Verwaltung der österreichischen CIDs (= Creditor-ID = Gläubiger-ID). Der Aufbau ist analog zur „deutschen“ Gläubiger-ID, wobei der ISO-Ländercode für Österreich AT ist. 7.1.3 Gläubiger-ID in der Schweiz Die Gläubiger-ID muss bei der nationalen Hausbank beantragt werden. Diese Gläubiger-ID kann auch verwendet werden, um über eine deutsche Bank den Lastschrifteinzug vorzunehmen. Bitte beachten Sie aber, dass derzeit mit büro+/ ERP-complete ausschließlich Transaktionen in Euro möglich sind. Der ISO-Ländercode für die Schweiz ist CH.
Stand: Januar 2014 Seite 80 von 173
7.2
Mandatsverwaltung (SEPA-Mandat)
Die Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Basis- oder SEPA-Firmenlastschrift ist ein gültiges Mandat des Debitors, das fest definierte Bestandteile besitzt. 7.2.1 Anlage eines SEPA-Mandates Die Verwaltung der Mandate erfolgt innerhalb der Adress-Stammdaten. Innerhalb jeder BANKVERBINDUNG der Adresse gibt es ein zusätzliches Register: SEPAMANDATE.
In dieser Übersicht (Tabelle) werden alle zu dieser Bankverbindung hinterlegten Mandate aufgelistet. Gesperrte Mandate werden in der Farbe für „Gesperrte Datensätze“ (Standard: rot) dargestellt; Mandate ohne Unterschrift werden grau hinterlegt und Mandate, die widerrufen wurden oder abgelaufen sind werden durchgestrichen dargestellt.
Bei der Anlage des ersten Mandates erhält dieses automatisch das Standard-Kennzeichen. Werden mehrere Mandate angelegt, kann das Standard-Kennzeichen beliebig zugeordnet werden. Es kann jeder IBAN ein „Standard-SEPA-Mandat“ zugeordnet werden. Wird die Tabelle „SEPA-Mandate“ fokussiert, erscheint das zusätzliche Register: Tabellentools SEPA-Mandate (Bearbeitung).
Stand: Januar 2014 Seite 81 von 173
Dieses Register enthält die Schaltflächen: NEU und ÄNDERN. Es öffnet sich in allen Fällen ein weiteres Fenster mit den nachfolgenden Feldern. Außerdem steht die Schaltfläche: STANDARD zum Setzen des Standard-Kennzeichens zur Verfügung. Für jede IBAN kann ein StandardMandat angelegt werden.
Stand: Januar 2014 Seite 82 von 173
Felder des SEPA-Mandates:
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Erläuterungen zu den Feldern des SEPA-Mandates: Kopfbereich: Adressnummer:
Befindet man sich in den Stammdaten der Adresse, wird die Adressnr. hier automatisch eingetragen.
Mandatsreferenz:
Textfeld (manuelle Eingabe möglich) – bis zu 35-stellig alphanummerisch; alle Zeichen des SEPA Zeichensatzes sind erlaubt. Leerstellen sind unzulässig Vorgabewert ist eine laufende Nummer (zählt automatisch hoch) Die Mandatsreferenz ist eindeutig.
Kurzinformation:
kann frei eingegeben werden
Register: SEPA-Mandat: Gläubiger-ID, Lastschriftart & Typ Gläubiger-ID
Lastschriftart:
(Kombinationseingabe: enthält die Gläubiger-IDs aus Mandantenstamm); die ausgewählte Gläubiger-ID wird als Text im SEPA-Mandat gespeichert. Eine freie Eingabe der Gläubiger-ID ist möglich. Kombinationsauswahl: SEPA-Basislastschrift (B) COR1-Lastschrift (COR) *1 SEPA-Firmenlastschrift (F)
Bestehende Einzugsermächtigung wird weitergeführt Lastschrifttyp:
Wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann die Option „SEPA-Firmenlastschrift (F)“ nicht gewählt werden. Kombinationsauswahl *2: Einmal-Lastschrift (OOFF) Erstlastschrift bei Mehrfach-Lastschrift (FRST) Folgelastschrift bei Mehrfach-Lastschrift (RCUR) Letztlastschrift bei Mehrfach-Lastschrift (FNAL)
*1 Beachten Sie: COR1-Lastschriften sind ausschließlich für Lastschriften zwischen Banken in Deutschland möglich. *2 Wenn bei der Anlage des SEPA-Mandates Mehrfach-Lastschrift ausgewählt ist, wird automatisch die Option „Erstlastschrift“ aktiviert. – Dies kann geändert werden. Der Lastschrifttyp wird später dem Zahlungsverkehrsdatensatz für die Übermittlung an die Bank mitgegeben. In der Übersicht der SEPA-Mandate wird in der Spalte „Art“ angezeigt: B für SEPA-Basislastschrift COR für COR1-Lastschriften F für SEPA-Firmenlastschrift Stand: Januar 2014 Seite 84 von 173
Bankverbindung & Inhaber: Bankverbindung
Listbox Bankverbindungen dieser Adresse mit Möglichkeit eine neue Bankverbindung für das SEPA-Mandat zu hinterlegen. (Schaltfläche: „…“) Dient NICHT als Zuordnungsmerkmal
IBAN
Durch die Auswahl der Bankverbindung wird die IBAN in dieses Feld übertragen – kann hier nicht editiert werden. (dient als Zuordnungsmerkmal)
Kennzeichen „Abweichender Kontoinhaber“
Ist dieses Kennzeichen aktiviert, werden die Daten aus der Anschrift nicht übernommen. Die nachfolgenden Felder können frei gefüllt werden
Name des Kontoinhabers:
Kontoinhaber aus der ausgewählten Bank (wenn vorhanden) sonst Name 2 aus Adresse – manuelle Eingabe möglich
Straße und Hausnummer:
Vorschlagswert aus Anschrift; manuelle Eingabe möglich
Land Postleitzahl / Ort
Vorschlagswert aus Anschrift; manuelle Eingabe möglich
E-Mail für Pre-Notification:
Vorschlagswert aus Anschrift; manuelle Eingabe möglich
Zusammenhang zwischen Bankverbindung – „Abweichender Kontoinhaber“ – Name des Kontoinhabers bei Auswahl einer Adress-Nummer Es wird die Bankverbindung aus den Adress-Stammdaten verwendet. Ist in dieser Bankverbindung ein „abweichender Kontoinhaber“ hinterlegt, wird dieser in das SEPA-Mandat übernommen und das Kennzeichen „Abweichender Kontoinhaber“ wird gesetzt. Es wird die Anschrift aus der Adresse verwendet. Daher erfolgt der Hinweis:
Stand: Januar 2014 Seite 85 von 173
Es besteht die Möglichkeit, eine davon abweichende Anschrift zu hinterlegen. Ist in der Bankverbindung KEIN „abweichender Kontoinhaber“ hinterlegt, wird das Feld „Name des Inhabers“ mit den Angaben „Name 1 – 3“ aus der Adresse gefüllt. Das Kennzeichen „Abweichender Kontoinhaber“ ist nicht gesetzt. Werden die Angaben zum Kontoinhaber und zur Anschrift im SEPA-Mandat manuell hinterlegt, ist auch das Kennzeichen „Abweichender Kontoinhaber“ manuell zu setzen. Wird in den Adress-Stammdaten eine Bankverbindung verändert, bleibt die ursprünglich im SEPA-Mandat hinterlegte Bankverbindung hier erhalten. Dies wird durch ein Symbol in der Spalte „Std“ angezeigt. Beispiel: Die im SEPA-Mandat verwendete Bankverbindung der Postbank ist in den Adress-Stammdaten nicht mehr vorhanden. Die Darstellung im SEPA-Mandat ist folgendermaßen:
Weitere Angaben: Mandat angefordert:
Checkbox und Datumsfeld Durch die Ausgabe des SEPA-Mandates wird dieses Kennzeichen gesetzt und das Ausgabedatum wird eingetragen. Das Kennzeichen kann auch manuell gesetzt werden. Das Datum kann auch manuell eingetragen werden.
Datum der Unterschrift:
manueller Eintrag des "Unterschrifts-Datums"
Pre-Notification wird über Fremdprogramm versendet
Ist dieses Kennzeichen aktiviert, wird das Feld „Vorlauftage für PreNotification“ nicht angezeigt
Vorlauftage PreNotification:
Vorschlagswert aus Parametern – kann aber auch manuell angegeben werden (max. zweistellig)
Einmal-Lastschrift wurde ausgeführt
Ist im SEPA-Mandat das Kennzeichen „Einmal-Lastschrift“ aktiviert, und wird ein ZV-Datensatz zu diesem SEPA-Mandat „Online gebucht“ oder eine XML-Datei erstellt, wird dieses Kennzeichen aktiviert. Stand: Januar 2014 Seite 86 von 173
Letzt-Lastschrift wurde ausgeführt
Ist im SEPA-Mandat das Kennzeichen „Letzt-Lastschrift“ aktiviert, und wird ein ZV-Datensatz zu diesem SEPA-Mandat „Online gebucht“ oder eine XML-Datei erstellt, wird dieses Kennzeichen aktiviert.
Letzte Lastschrift am
wird bei Ausführung einer Lastschrift automatisch gefüllt – kann aber auch manuell eingegeben werden
Widerrufen ab
Es kann hinterlegt werden, ab welchem Datum das SEPA-Mandat widerrufen wird
Mandat gültig bis
errechnet sich aus Unterschrifts-Datum + 36 Monate - muss bei jeder durchgeführten Lastschrift aktualisiert werden (letzte Lastschrift + 36 Monate). Mandat wird bei Ablauf ungültig. Ist das „Gesperrt ab –Datum“ kleiner, wird das „Gesperrt-ab Datum“ angezeigt. Ist das „Widerrufen ab-Datum“ kleiner, wird das „Widerrufen abDatum“ angezeigt.
Register: Gesperrt / Info
Gesperrt-Kennzeichen:
Das Kennzeichen kann manuell gesetzt werden.
Stand: Januar 2014 Seite 87 von 173
7.2.1.1 Änderung der Adressnummer in einem bestehenden SEPA-Mandat Wird die Adressnummer in einem bestehenden SEPA-Mandat geändert, erhalten Sie eine Abfrage, ob Bankverbindung und Inhaber im SEPA-Mandat aus der „neuen“ Adresse übernommen werden sollen. Wenn mehrere Anschriften zu einer Adresse hinterlegt sind, kann über die Auswahlbox die gewünschte Anschrift zur gewählten Adressnummer ausgewählt werden und die Daten können dann in das Mandat übernommen werden.
Ja, Bankverbindung und Inhaber aktualisieren Bankverbindung und Kontoinhaber werden aus der neu ausgewählten Adresse übernommen. Nein, keine Änderungen vornehmen Die im SEPA-Mandat hinterlegte Bankverbindung und der Kontoinhaber bleiben erhalten. Es erfolgt keine Anpassung / Änderung auf Grund der neu ausgewählten Adresse. Abbrechen Das Feld: Adressnummer wird fokussiert und rot hinterlegt. Die Eingabe der Adressnummer kann korrigiert werden.
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7.2.1.2 Änderung der Bankverbindung in einem bestehenden SEPA-Mandat In büro+/ ERP-complete ist dies grundsätzlich möglich. Beachten Sie: Wurden bereits Lastschriften durchgeführt, müssen Sie in büro+/ ERP-complete bei Änderung der Bankverbindung ein neues Mandat erfassen, da im Zahlungsverkehr die „alte“ Bankverbindung nicht mit übertragen werden kann. 7.2.2 Prüfungen und Meldungen für SEPA-Mandate Für SEPA-Mandate steht ein Datensatzstatus zur Verfügung. Es gibt die Status Information, Warnung und Fehler. Vor dem Status ist ein grüner Pfeil, welcher direkt zum "bemängelten" Feld führt.
a)
Prüfung auf Gültigkeit des SEPA-Mandates Ungültige / abgelaufene SEPA-Mandate werden durchgestrichen dargestellt. Wann wird ein SEPA-Mandat ungültig?
Prüfung
Datensatzstatus / Eintrag im Protokoll bei „Bereich prüfen“
Mandat ist abgelaufen
Gültigkeitsdatum des
Warnung wenn Ablaufdatum 0 Wenn ja, Prüfung, ob dem Vorgang ein gültiges SEPA-Mandat zugeordnet ist Bei allen Vorgängen mit dem Buchungskennzeichen „in Offene Posten eintragen“ muss beim Speichern eine Meldung erzeugt werden, wenn kein gültiges Mandat vorhanden ist. Ein SEPA-Mandat ist für die Ausführung dieses Vorgangs gültig wenn:
SEPA-Mandat ist nicht gesperrt
Unterschriftsdatum ist eingetragen
Ablaufdatum des SEPA-Mandates ist größer als das Fälligkeitsdatum
Stand: Januar 2014 Seite 133 von 173
Ist kein SEPA-Mandat vorhanden, erhält der Anwender den Hinweis:
Wollen Sie jetzt ein SEPA-Mandat anlegen? Für die Abwicklung von SEPA-Lastschriften ist ein SEPA-Mandat erforderlich.
Ja, jetzt SEPA-Mandat anlegen Klicken Sie hier, um die Adress-Stammdaten zu öffnen.
Nein, SEPA-Mandat später erfassen Das SEPA-Mandat wird später erfasst..
„Ja, jetzt SEPA-Mandat anlegen“ Die Adress-Stammdaten dieser Adresse – Register: Bank/Zahlungsmodalität/SEPA-Mandate“ werden geöffnet. Das SEPA-Mandat kann hinterlegt werden. Nach dem Speichern der Adresse befindet man sich wieder im Vorgang und die Mandatsreferenz wird übernommen. „Nein, SEPA-Mandat später erfassen“ oder „Abbrechen“: In diesem Falle bleibt das Feld „Mandatsreferenz“ leer. Ist dieses Feld im Vorgang nicht gefüllt, kann aus dem Vorgang die Pre-Notification nicht korrekt ausgegeben werden. Wird beim Buchen des Vorgangs ein Offener Posten erzeugt, enthält dieser ebenfalls keine Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz kann auch im OP hinterlegt werden. Diese Meldung wird beim Speichern eines Vorgangs der Vorgangsgruppe Gutschrift NICHT angezeigt.
Stand: Januar 2014 Seite 134 von 173
Ist ein ungültiges Mandat zugeordnet, erhält der Anwender folgende Meldung:
Wollen Sie jetzt das SEPA-Mandat bearbeiten? Für die Abwicklung von SEPA-Lastschriften ist ein gültiges SEPAMandat erforderlich.
Ja, jetzt SEPA-Mandat bearbeiten Klicken Sie hier, um das SEPA-Mandat zu öffnen.
Nein, SEPA-Mandat später bearbeiten Das SEPA-Mandat wird später bearbeitet.
Ja, jetzt SEPA-Mandat bearbeiten Das SEPA-Mandat wird zum Ändern geöffnet. Nach dem Speichern des SEPA-Mandates befindet man sich wieder im Vorgang und das geänderte SEPA-Mandat wird dem Vorgang zugrunde gelegt. Nein, SEPA-Mandat später bearbeiten Die Zuordnung des SEPA-Mandates im Vorgang bleibt unverändert. Beim Buchen wird das „ungültige“ Mandat in den Offenen Posten übernommen und kann dann im OP geändert werden.
Stand: Januar 2014 Seite 135 von 173
8.5.5 Das Buchen der Vorgänge Wenn unter PARAMETER – VORGÄNGE – BUCHUNGSPARAMETER – auf dem Register: „für das Buchen dieses Vorgangs“ der Parameter „Pre-Notification wird mit Vorgangsausgabe erzeugt (nur bei SEPA-Lastschriften)“ aktiviert ist oder der Parameter „SEPA-Mandat und Daten für Pre-Notification vor dem Buchen prüfen (nur bei SEPALastschriften)“ ausgewählt wurde, dann erfolgt beim Buchen des Vorgangs die Prüfung auf ein gültiges Mandat. Beim Erstellen des Offenen Postens wird das Kennzeichen „Pre-Notification wurde versendet“ unter folgenden Voraussetzungen gesetzt:
Im SEPA-Mandat ist das Kennzeichen „Pre-Notification wird über Fremdsoftware versendet“ aktiviert. oder
Der Parameter „Pre-Notification wird mit Vorgangsausgabe erzeugt“ ist gesetzt UND das zugeordnete SEPA-Mandat ist gültig.
8.5.6 Das Wandeln der Vorgänge Wandeln eines Vorgangs in einen Vorgang, der einen OP erzeugt mit Zahlungsart LastschriftSEPA oder Lastschrift-XML Beim Wandeln wird nichts geprüft. Fehlende Informationen für SEPA-Lastschriften werden beim Verbuchen erkannt. 8.5.7 Teilgutschriften Beim Wandeln in eine Vorgangsart der Gruppe 'Gutschrift' wird geprüft, ob im vorhandenen Offenen Posten das Kennzeichen „Pre-Notification wurde versendet“ bereits aktiviert ist.
Wenn ja, darf diese Gutschrift nicht mit dem vorhandenen OP verrechnet werden (außer bei Vollausgleich). Für die Gutschrift wird ein separater OP erzeugt.
Wenn nein, wird diese Gutschrift standardmäßig mit dem vorhandenen OP verrechnet.
Stand: Januar 2014 Seite 136 von 173
8.6
Offenen Posten
8.6.1 Zusätzliche Felder im OP für Lastschriften Enthält der Offene Posten die Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“ oder XML-Lastschrift sind zusätzliche Felder und Berechnungen für den weiteren Ablauf erforderlich. Innerhalb des Offenen Posten gibt es auf dem Register: Bank/Zahlungsbedingungen den Bereich „SEPA-Lastschriften“. In diesem Bereich sind alle SEPA-relevanten Felder angesiedelt, die entweder aus dem Vorgang oder FiBu-Buchungssatz übernommen werden, oder manuell eingegeben werden können. Register: Bank / Zahlungsbedingungen:
Stand: Januar 2014 Seite 137 von 173
neues Feld
Beschreibung
SEPA-Lastschrift
SEPA-Mandats-Referenz
-
Verknüpfung mit SEPA-Mandat Anzeige der Mandats-Referenz Übernahme der Mandats-Referenz aus Vorgang wenn keine Hinterlegung im Vorgang – dann automatisch Standard-SEPA-Mandat aus Bankverbindung zuordnen und die entsprechende Mandatsreferenz eintragen Es kann aus einer Kombinationsauswahl zwischen den SEPAMandaten der ausgewählten Bankverbindung gewählt werden.
Lastschriftdatum:
hier kommt das Datum rein, wann die Lastschrift abgebucht wird - Übernahme aus Vorgang - Berechnung im OP: Re-Datum + Zahlungsziel (z.B. 21 Tage) gebildet (mind. RE-Dat + Vorlauftage Pre-Not) - manueller Eintrag
Späteste Einreichung (späteste Übermittlung an die Bank)
wann muss ich die Lastschrift an die Bank geben (für AssistentOP zum Erstellen der Zahlungsverkehrs-Datensätze - kann berechnet werden (Lastschriftdatum - Belastungs-Vorlauftage)
Pre-Notification: Vorlauftage für PreNotification:
-
wird aus SEPA-Mandat übernommen kann auch manuell eingetragen werden
Späteste Versendung (späteste Übermittlung an Empfänger)
-
berechnet sich aus "Fälligkeitsdatum (für Lastschriften)" Vorlauftage Pre-Notification (vor dem Speichern); kann NICHT manuell eingetragen werden
Pre-Notification wurde versendet
Dieses Kennzeichen wird automatisch aktiviert, wenn - die Ausgabe der Pre-Notification im Bereich OP erfolgt - im SEPA-Mandat das Kennzeichen „Pre-Notification wird nicht in büro+ erstellt“ gesetzt ist - die Pre-Notification durch den Vorgang erstellt wurde Das Kennzeichen kann auch manuell gesetzt werden.
8.6.2 Manuelle Erstellung eines OP mit Zahlungsart „Lastschrift-SEPA“ oder „Lastschrift-XML (pain-Format)“ Ein Offener Posten kann auch für Lastschriften manuell erstellt werden.
Stand: Januar 2014 Seite 138 von 173
8.6.3 Druck/Versand der Pre-Notification (im Bereich Offene Posten) Im Bereich der Offenen Posten gibt es in der Gruppe: AUSGABE (Registerkarte: START) einen eigenen Bereich „Pre-Notification“. In diesem Bereich ist sowohl das Vorgabelayout für den Druck als auch für den E-Mail-Versand der Pre-Notification enthalten. Beachten Sie: Pre-Notifications für wiederkehrende Lastschriften (z.B. ….. Abbuchung erfolgt am 15.03., 15.06., 15.09., 15.12.) können nicht erstellt werden.
Stand: Januar 2014 Seite 139 von 173
Pre-Notification Mit diesem Druck wird eine Lastschrift angekündigt. Es handelt sich dabei um eine Briefvorlage, die auch individuell gestaltet werden kann. Die Pre-Notification wird in Abhängigkeit des Landes des Empfängers entweder in Deutsch oder in Englisch ausgegeben. (Deutsch für die Empfänger-Länder Deutschland, Österreich, Schweiz; Englisch für alle anderen Empfänger-Länder) Briefkopf des eigenen Unternehmens Anschriftenfelder werden mit den Daten aus dem SEPA-Mandat der Adresse gefüllt. Die Zuordnung erfolgt über Adressnummer des OP und der im OP angegebenen MandatsReferenz. Betreff: Pre-Notification Sehr geehrte Damen und Herren, Rechnung .: „Die Forderung über ziehen wir mit der SEPALastschrift zum Mandat zu der Gläubiger-Identifiationsnummer von Ihrem Konto IBAN bei der (BIC: zum Fälligkeitstag ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/einen Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen.“ Beim Aufruf des Druckes erscheint folgender Assistent:
Stand: Januar 2014 Seite 140 von 173
Sortierung erfolgt für Offene Posten:
nach unterschiedlichen Kriterien (u.a. Versendungsdatum für Pre-Notification, Mandatsreferenz, Adressnummer, Lastschriftdatum, Einreichungsdatum, etc.)
über Bereichsauswahl können auch einzelne Offene Posten ausgegeben werden (alle ausgewählten Datensätze)
Auswahl-Optionen:
Nur nicht versendete Pre-Notifications ausgeben: Prüft das Kennzeichen „PreNotification wurde versendet“.
Datensätze nach dem Ausgeben mit „Pre-Notification wurde versendet“ kennzeichnen
Pre-Notification per E-Mail Die Pre-Notification wird per E-Mail versendet.
Stand: Januar 2014 Seite 141 von 173
8.6.4 OP wird auf Grund eines FiBu-Buchungssatzes erzeugt Wird ein Buchungssatz mit einem Personenkonto erfasst, kann das Fenster „Weitere Angaben zur Adresse“ aufgerufen werden (über die Schnellwahl oder über die Schaltfläche: WEITERE). In diesem Fenster ist es möglich eine Bankverbindung und ein dazugehörendes SEPA-Mandat (Mandatsreferenz) auszuwählen. Außerdem stehen die Felder
Lastschriftdatum
Vorlauftage (für Pre-Notification)
Kennzeichen: Pre-Notification wurde versendet
zur Verfügung.
Bankverbindung: Es kann eine Bankverbindung aus der zugehörenden Adresse ausgewählt werden. Mandatsreferenz: In der Kombinationsauswahl werden die SEPA-Mandate zur IBAN der gewählten Bankverbindung angezeigt. Wird auf Grund des FiBu-Buchungssatzes ein Offener Posten erzeugt, werden die Daten aus dem SEPA-Mandat im Offenen Posten angezeigt. Es erfolgt die Berechnung des Fälligkeitsdatums auf Grundlage des Rechnungsdatums. Stand: Januar 2014 Seite 142 von 173
Werden im FiBu-Buchungssatz keine Angaben zur Bankverbindung und zum SEPA-Mandat hinterlegt, und die Zahlungsart ist „Lastschrift/Überweisung-SEPA“ oder „Lastschrift/Überweisung-XML (pain)“ muss ein daraus resultierender Offener Posten manuell nachbearbeitet werden. Es sind im Offenen Posten die SEPA-relevanten Felder manuell zu füllen. 8.6.5 OP aus History in Übersicht kopieren Die „neuen Felder“ sind vorhanden – müssen aber entsprechend gepflegt werden. 8.7
Zahlungsverkehr
Bitte beachten Sie, dass bestehende Zahlungsverkehrs-Datensätze noch die „alten“ Zahlungsarten enthalten. Diese sind ggfs. manuell zu ändern. 8.7.1 Assistent OP (auch für Lastschriften) Für die Erstellung von Zahlungsverkehrsdatensätzen aus dem Bereich der Offenen Posten wurde der „Assistent OP“ erweitert. Nach dem Aufruf können Sie im ersten Fenster zwischen der Erstellung von Zahlungsverkehrsdatensätzen für
Lastschrift - SEPA / Lastschrift– XML (pain) alle andere Zahlungsarten
wählen. Es kann nur ein Eintrag gewählt werden.
Stand: Januar 2014 Seite 143 von 173
Weiterer Ablauf für „alle anderen Zahlungsarten“ Nur wenn der Eintrag „alle anderen Zahlungsarten“ aktiviert ist, wird der Baum unterhalb aktiv und es können Bereiche gewählt werden. Der weitere Ablauf des Assistenten bleibt unverändert. Beachten Sie: Gespeicherte Schemen können ggfs. nicht mehr verwendet werden. Legen Sie für Ihre Abläufe bei Bedarf neue Schemen an.
Weiterer Ablauf für „Lastschrift- SEPA / Lastschrift – XML (pain)“ Nach dem Aufruf des „Offene Posten Zahlungsverkehrs-Assistenten (Assistent OP)“ öffnet sich folgendes Fenster:
Bei Auswahl von „Lastschrift – SEPA / Lastschrift – XML (pain)“ wird der Baum unterhalb inaktiv dargestellt. Es stellt sich der weitere Ablauf des Assistenten wie folgt dar:
Stand: Januar 2014 Seite 144 von 173
Stand: Januar 2014 Seite 145 von 173
Über die Schaltfläche: WEITER erreichen Sie die Zusammenfassung:
Datenzusammenstellung: OPs mit Zahlungsart „Lastschrift - SEPA“ oder „Lastschrift – XML (pain)“ Es werden nur Offene Posten mit gültigem Mandat berücksichtigt. Offene Posten ohne gültigem Mandat werden im Protokoll ausgewiesen. Grundlage ist das im OP hinterlegte Lastschriftdatum Der Betrag ergibt sich aus dem Feld: Betrag im OP
Es wird in allen Offenen Posten das Lastschriftdatum und das Datum „Späteste Einreichung (späteste Übermittlung an die Bank)“ geprüft. Es werden alle Datensätze berücksichtigt, deren Lastschriftdatum im Zeitrahmen „Fällige Zahlungen zum …“ bis zum nächsten Zahlungsverkehr liegen. Es wird geprüft, ob Offene Posten vorhanden sind, die in diesem Lauf noch nicht berücksichtigt werden, die aber bis zum nächsten Zahlungsverkehr überfällig werden. Die Anzahl dieser Datensätze wird im Protokoll ausgegeben. Es wird vom Programm errechnet, wann der nächste Zahlungsverkehr erfolgen muss. Dieses Datum wird ebenfalls im Protokoll ausgegeben. Es werden OPs berücksichtigt, wenn das aktuelle Datum (=Server-Datum) innerhalb der Einreichungsfrist (siehe Beispiel) liegt.
Stand: Januar 2014 Seite 146 von 173
Beispiel: Das Beispiel beruht auf Server-Datum 12.11.2013. Es stehen vier Offene Posten mit nachfolgenden Daten zur Verfügung: Belegnr
1
2
3
4
Belegdatum
11.11.13
20.11.13
26.11.13
12.12.13
Zahlungsziel
10 Tage
10
10
10
Valutatage
5
5
0
0
Lastschriftdatum
26.11.13
05.12.
06.12.
22.12.
Vorlauftage PreNot
14
14
14
14
Vorlauftage Bank (min)
5
5
5
5
Vorlauftage Bank (max)
30
30
30
30
Einreichungsfrist
27.10. - 21.11. 06.11.-30.11. 07.11.-01.12. 22.11.-17.12.
Berücksichtigt ja/nein Ja
Nein
Nein
Nein
Im Assistent OP wurde unter „Nächster Zahlungsverkehr in Tagen“ 5 Tage angegeben.
Stand: Januar 2014 Seite 147 von 173
Wenn das Datum 'Fällige Zahlungen zum' +'Nächster Zahlungsverkehr in Tagen' (z.B. 26.11.13 + 5 = 01.12.13) außerhalb der Einreichungsfrist liegt, muss der Hinweis auf das späteste Datum des nächsten Zahlungslaufs ausgegeben werden. In diesem Beispiel wird Beleg 2 nicht berücksichtigt, wäre aber beim nächsten geplanten Lauf bereits überfällig. Die Einreichungsfrist wird aus bzw. berechnet Anzeige der Zusammenfassung: Der Einreichungszeitraum wird in der Tabelle angezeigt. Ist das Einreichungsdatum (spätestens) kleiner dem Serverdatum wird der Datensatz in der Farbe für gesperrte Datensätze (Standard: rot) dargestellt und das Kennzeichen „Übernehmen“ ist nicht gesetzt. Die Anzeige erfolgt nach Einreichungsdatum (spätestens) aufsteigend. Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird die Information angezeigt.
Die Angaben unter „Beachten Sie:“ sind von den gefundenen / verarbeiteten Datensätzen abhängig.
Stand: Januar 2014 Seite 148 von 173
Durch das Erstellen der Zahlungsverkehrsdatensätze werden folgende Eintragungen vorgenommen:
Es wird im OP das Kennzeichen "Zahlungsverkehrsdatensatz erstellt" automatisch gesetzt. Die Datensätze werden auf dem Register: Zahlungsverkehr geschrieben. Der Lastschrifttyp im Zahlungsverkehrsdatensatz wird auf Grundlage der Mandatsreferenz aus dem SEPA-Mandat entnommen.
Protokoll: Das Protokoll enthält den Eintrag: Die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze wurde für das Lastschriftdatum erstellt. Der nächste Lauf wird in durchgeführt. Folgende Datensätze wurden nicht berücksichtigt: (Lastschriftdatum liegt nicht im gewählten Zeitbereich) müssen aber vor dem angegebenen nächsten Lauf an die Bank übermittelt werden: Es werden alle Datensätze ausgewiesen, die bei diesem Lauf nicht zu berücksichtigen sind, aber deren Einreichungssdatum kleiner als „das Datum heute + Anzahl Tage für nächsten Lauf“ ist. Mandat ist ungültig Es werden alle Datensätze ausgewiesen, für die kein gültiges SEPA-Mandat vorliegt. Folgende Datensätze wurden berücksichtigt, sollten aber geprüft werden: Pre-Notification wurde nicht versendet OPs in denen das entsprechende Kennzeichen nicht gesetzt ist. Weitere Angaben Das „kleinste“ Einreichungsdatum (spätestens) aus diesen Datensätze wird in der Information mit ausgegeben. Das Protokoll wird mit der Bezeichnung „Erstellung von Zahlungsverkehrs-Datensätze für Lastschriften“ gespeichert. Es kann jederzeit über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN – PROTOKOLLE eingesehen werden.
Stand: Januar 2014 Seite 149 von 173
8.7.2 Anzeige der Zahlungsverkehrsdatensätze Im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR steht eine zusätzliche Tabellenansicht für LASTSCHRIFTEN zur Verfügung.
In dieser Tabellenansicht werden die Besonderheiten für Datensätze mit Zahlungsart Lastschrift-SEPA oder Lastschrift-XML (pain-Format) berücksichtigt.
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Darstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze für LASTSCHRIFTEN Enthält der Zahlungsverkehrs-Datensatz die Zahlungsart „Lastschrift – SEPA (Zugang)“ oder „Lastschrift – XML (Zugang)“ steht im geöffneten Zahlungsverkehrs-Datensatz das Register: SEPA-MANDAT zusätzlich zur Verfügung.
Register: Betrag /Verw.-Zweck / Bankverbindung Das Feld „Betrag enthält den Lastschrift-Betrag .
Stand: Januar 2014 Seite 151 von 173
Register: SEPA-Mandat
Folgende Felder werden angezeigt: Bei Verwendung des Assistenten OP werden die Daten aus dem Offenen Posten übernommen. Bei manueller Anlage eines ZV-Datensatzes muss ein SEPA-Mandat zur ausgewählten IBAN vorhanden sein, welches über die Mandatsreferenz ausgewählt wird. Es werden entsprechend die weiteren Daten aus diesem SEPA-Mandat übernommen. Mandat Mandatsreferenz:
aus Offenem Posten (OP) und ist änderbar – Voraussetzung: es muss ein SEPA-Mandat angelegt sein
Gläubiger-ID:
aus SEPA-Mandat, das dieser Mandatsreferenz zugrunde liegt
Lastschriftart:
Aus SEPA-Mandat
Lastschrifttyp:
aus SEPA-Mandat, das dieser Mandatsreferenz zugrunde liegt
Fälligkeit der Lastschrift Lastschriftdatum:
aus OP oder manuell hinterlegen
Späteste Einreichung:
aus OP oder manuell hinterlegen
Pre-Notification: Vorlauftage für Pre-Notification: Späteste Versendung:
-
wird aus SEPA-Mandat übernommen kann auch manuell eingetragen werden berechnet sich aus "Fälligkeitsdatum (für Lastschriften)" - Vorlauftage Pre-Notification (vor Stand: Januar 2014 Seite 152 von 173
Pre-Notification wurde versendet
dem Speichern); kann NICHT manuell eingetragen werden Dieses Kennzeichen wird automatisch aktiviert, wenn - die Ausgabe der Pre-Notification im Bereich OP erfolgt - im SEPA-Mandat das Kennzeichen „PreNotification wird über Fremdsoftware versendet“ gesetzt ist - die Pre-Notification durch den Vorgang erstellt wurde Das Kennzeichen kann auch manuell gesetzt werden.
Schaltflächen und Funktionen auf dem Register: START Gruppe: Ausgabe: Es können eine Lastschriften-Liste sowie die Pre-Notification ausgegeben werden.
Zahlungsart: Es besteht die Auswahl zwischen „nur Lastschrift-SEPA (Zugang)“ und „nur Lastschrift-XML (Zugang)“
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Sortierung Es stehen alle bisherigen Sortierungen zur Verfügung und zusätzlich Zahlungsverkehr nach IBAN des Empfängers Mandatsreferenz Lastschriftdatum Einreichungsdatum Die Lastschriften – Liste kann (je nach Einstellungen) folgendermaßen aussehen:
Die Layouts wurden um diese Felder erweitert. Gruppe: Verweise – Schaltfläche: Schnittstellen Der Bereich „Weitere Exporte“ wurde um den Eintrag „XML-Datei erstellen“ erweitert.
Stand: Januar 2014 Seite 154 von 173
Gruppe: Suche – Schaltfläche: Suchen und Schaltfläche: Sortieren Die Suche sowie die Sortierung wurde um folgende Felder erweitert: Mandatsreferenz Lastschriftdatum Einreichungsdatum IBAN des Empfängers
8.7.3 Assistent Lohn (Lohn Zahlungsverkehrs Assistent) Im Fenster "Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus:" wurde der "Bereich: Überweisung per XML (pain-Format)" bereits ergänzt (siehe Kapitel 6.4.2). Dieser Bereich enthält die gleichen Auswahlmöglichkeiten wie der Bereich: DTA. Der sonstige Ablauf bleibt unverändert.
Da Lastschriften im Bereich: Lohn derzeit nicht vorgesehen sind, erfolgt keine weitere Anpassung des Assistenten Lohn.
Stand: Januar 2014 Seite 155 von 173
8.7.4 Zahlungsverkehrsdatensätze „Online buchen“ Durch das „Online buchen“ werden folgende Eintragungen im SEPA-Mandat durchgeführt:
Neues Gültigkeitsdatum wird eingetragen
Erst-Lastschrift wird zu Folge-Lastschrift
In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen „Einmal-Lastschrift“ wird das Kennzeichen: „Einmal-Lastschrift wurde ausgeführt“ gesetzt Das Mandat wird als „erledigt“ gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt.
In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen „Letzt-Lastschrift“ wird das Kennzeichen: „Letzt-Lastschrift wurde ausgeführt“ gesetzt. Das Mandat wird als „erledigt“ gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt.
Mit der Lastschrift werden folgende Daten mit übertragen:
Gläubiger-ID
Mandatsreferenz
Unterschriftsdatum des Mandates
Name des Debitors (Kunde, bei dem die Lastschrift gezogen wird)
IBAN des Debitors
BIC der Bank des Debitors
Art der Lastschrift (Basis-Lastschrift, COR1-Lastschrift, Firmenlastschrift)
Typ der Lastschrift (Erst-, Folge-, Einmal-, Letzt-Lastschrift)
Name des Vertragspartners, wenn vom Kontoinhaber abweichend
Fälligkeitstermin
8.7.5 XML-Dateien erstellen Für das Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Überweisungen und SEPALastschriften gibt es ein neues, europaweit anerkanntes, XML-basiertes Datenformat. Das neue SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard 20022. Es wurde für den Interbanken-Zahlungsverkehr verpflichtend eingeführt. Der Aufruf erfolgt (wie in Kapitel 6.5.2 beschrieben) im Bereich ZAHLUNGSVERKEHR – Registerkarte: START – SCHNITTSTELLEN – XML-DATEI ERSTELLEN. Im Assistenten kann nun auch der Eintrag „XML-Lastschriften“ ausgewählt werden.
Stand: Januar 2014 Seite 156 von 173
Anzahl der erstellten XML-Dateien pro XML-Lauf Bei XML-Lastschriften wird pro Bank und Lastschriftart (Basis-, COR1-, Firmenlastschrift) und pro Lastschrifttyp (Erst-, Folge-, Letztlastschrift) eine eigene Datei erzeugt. Durch das Ausführen des Assistenten „XML-Datei erstellen“ werden folgende Eintragungen im SEPA-Mandat durchgeführt:
Neues Gültigkeitsdatum wird eingetragen
Erst-Lastschrift wird zu Folge-Lastschrift
In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen „Einmal-Lastschrift“ wird das Kennzeichen: „Einmal-Lastschrift wurde ausgeführt“ gesetzt Das Mandat wird als „erledigt“ gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt.
In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen „Letzt-Lastschrift“ wird das Kennzeichen: „Letzt-Lastschrift wurde ausgeführt“ gesetzt. Das Mandat wird als „erledigt“ gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt.
Mit der XML-Lastschrift werden folgende Daten mit übertragen:
Gläubiger-ID
Mandatsreferenz
Unterschriftsdatum des Mandates
Name des Debitors (Kunde, bei dem die Lastschrift gezogen wird)
IBAN des Debitors
BIC der Bank des Debitors
Art der Lastschrift (Basis-Lastschrift, COR1-Lastschrift, Firmenlastschrift)
Typ der Lastschrift (Erst-, Folge-, Einmal-, Letzt-Lastschrift)
Name des Vertragspartners, wenn vom Kontoinhaber abweichend
Fälligkeitstermin
8.7.6 DTA-Dateien erstellen Der Assistent zur Erstellung von DTA-Dateien steht bis auf weiteres zur Verfügung. 8.7.7 Formulare im Zahlungsverkehr Das Formular für Lastschriften wurde entfernt.
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8.7.8 Storno einer Lastschrift Die Möglichkeit des Stornos ist ein value added service (Zusatzleistung), den die Hausbank dem Unternehmen anbieten KANN. Das Unternehmen beauftragt seine Bank, die Lastschrift zu stornieren. Wie diese Beauftragung erfolgt, ist im Inkassovertrag festgelegt. Eine Automatisierung dieses Vorgangs ist in büro+/ ERP-complete derzeit nicht vorgesehen. Ergeben sich aus der Vorgehensweise Belastungen und Gutschriften, so sind diese auf den Kontoauszügen ersichtlich.
8.8
Durchführung SEPA-Umstellung Schritt 4: Lastschriften (Zahlungsarten umstellen)
Durch das Update wurden u.a. die neuen Zahlungsarten für Lastschriften ergänzt. Im Schritt 4 des SEPA-Umstellungsassistenten können die Zahlungsarten
Lastschrift/Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung über DTA (Lastschrift/Überweisung) über DTA (mit Abbuchungsvollmacht)
in allen Stammdaten-Bereichen in „neue“ Zahlungsarten umgewandelt werden. Dies ist für die korrekte Steuerung und Verarbeitung von Zahlungsverkehrsdatensätzen – insbesondere bei Lastschriften – erforderlich. Werden in Ihrem Unternehmen KEINE Lastschriften durchgeführt, können Sie bereits mit Schritt 3 des SEPA-Umstellungsassistenten alle Zahlungsarten an die neuen Gegebenheiten anpassen. In Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr erfolgt in diesem Schritt KEINE Änderung der Zahlungsarten. Nach dem Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten können Sie „Schritt 4: Lastschriften (Zahlungsarten umstellen)“ auswählen.
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SEPA Umstellungsassistent
SEPA Umstellungsassistent Umstellungsschritte Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung BIC Schritt 2: Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) Schritt 4: Lastschrift (Zahlungsarten umstellen) Schritt 5: Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen und Offenen Posten
SEPA Umstellungsassistent – Schritt 3
Es öffnet sich folgendes Fenster:
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SEPA Umstellungsassistent – Schritt 3
Wählen Sie die Bereiche:
In den folgenden Fenstern legen Sie für die verschiedenen Bereiche fest, welche Zahlungsarten umgestellt werden sollen. Sie legen dabei für jede Zahlungsart fest, welche „neue“ Zahlungsart hinterlegt werden soll. Beachten Sie: Wurden die Bereiche bereits mit Schritt 3 des Umstellungsassistenten komplett umgestellt, ist dieser Schritt nicht erforderlich.
In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, die eingetragenen Zahlungsarten in den Bereichen:
Mitarbeiter (Stammdaten)
Mitarbeiter (Abrechnungsvorgaben – Verträge)
Lohn – Einzugsstellen (Stammdaten)
Adressen (Stammdaten)
Vertreter (Stammdaten)
Mandant – Finanzamt
Mandant – Finanzamt (Lohn)
Mandant - Arbeitsagentur
auf die neuen „SEPA“-Zahlungsarten umzustellen. Dieser Assistent führt Sie durch die einzelnen Bereiche und gibt Ihnen je nach Bereich die entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten. Sie können für jeden Bereich auch festlegen, dass dieser erst zu einem späteren Zeitpunkt umgestellt werden soll. Der Assistent kann beliebig oft aufgerufen werden.
Stand: Januar 2014 Seite 160 von 173
Besonderheit für den Bereich ADRESSEN (Stammdaten): Um den Bereich der Adressen eingrenzen zu können, stehen zwei Optionen zur Verfügung. nur Adressen mit Umsatz in den letzten 18 Monaten berücksichtigen (dieses Kennzeichen ist standardmäßig aktiviert Es werden Zahlungsarten in Adressen geprüft, die in den letzten 18 Monaten auch einen Umsatz erzielt haben. Dafür wird das Feld „Letzter Umsatz“ benutzt. Wird kein Datum gefunden, wird angenommen, dass die Warenwirtschaft nicht benutzt wird dafür aber das FiBu-Modul und es wird geprüft, ob für die Adresse in den letzten 18 Monaten ein Eintrag in der OP-History existiert. Ist das „Umsatz-Datum“ älter als 18 Monate erfolgt ebenfalls eine Prüfung in der OPHistory (Prüfung in OP-History nach den Kriterien, wie bei „keinem Datum“ alle Adressen berücksichtigen Wurden die Bereiche bereits mit Schritt 3 des Umstellungsassistenten komplett umgestellt, ist dieser Schritt nicht erforderlich. Mit der Schaltfläche: WEITER werden die ersten Einstellungsmöglichkeiten für den Bereich LOHN - MITARBEITER (Stammdaten) angezeigt:
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Für diese und alle nachfolgenden Tabellen gilt: Tabelle „Zahlungsarten alt - neu“: „alte Zahlungsart“
„neue“ Zahlungsart
Lastschrift / Überweisung
Kombinationsauswahl der Zahlungsarten
Abbuchungsauftrag / Überweisung
Kombinationsauswahl der Zahlungsarten
über DTA (Lastschrift/Überweisung)
Kombinationsauswahl der Zahlungsarten
über DTA (mit Abbuchungsvollmacht)
Kombinationsauswahl der Zahlungsarten
Aus der Kombinationsauswahl kann eine der folgenden Zahlungsarten gewählt werden:
Lastschrift/Überweisung - SEPA
Lastschrift/Überweisung – XML (pain)
Überweisung - SEPA
Überweisung – XML (pain)
nicht zugeordnet
„alte“ Zahlungsart beibehalten
Beachten Sie: Bankverbindungen, die nicht im SEPA-Raum liegen, werden automatisch auf die Zahlungsart „Überweisung – Ausland (nicht SEPA)“ umgestellt.
Im nächsten Fenster wird der Bereich Mitarbeiter – Verträge (in Abrechnungsvorgaben) angezeigt:
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Im nächsten Fenster wird der Bereich Lohn – Einzugsstellen angezeigt:
Im nächsten Fenster wird der Bereich ADRESSEN (Stammdaten) angezeigt:
Stand: Januar 2014 Seite 163 von 173
Folgende „Vorauswahl“ ist bereits eingetragen: „alte Zahlungsart“
„neue“ Zahlungsart
Lastschrift / Überweisung
Lastschrift/Überweisung - SEPA
Abbuchungsauftrag / Überweisung
Lastschrift/Überweisung - SEPA
über DTA (Lastschrift/Überweisung)
Lastschrift/Überweisung – XML (pain)
über DTA (mit Abbuchungsvollmacht)
Lastschrift/Überweisung – XML (pain)
Im nächsten Fenster wird der Bereich Vertreter angezeigt:
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Im nächsten Fenster wird der Bereich Mandant - Finanzamt angezeigt:
Im nächsten Fenster wird der Bereich Mandant – Finanzamt-Lohn angezeigt (nur wenn ein abweichendes Finanzamt für den Lohn-Bereich hinterlegt ist). Dieses Fenster ist analog zu dem vorangegangenen aufgebaut. Im nächsten Fenster wird der Bereich Mandant - Arbeitsagentur angezeigt:
Stand: Januar 2014 Seite 165 von 173
Wurde in allen Bereichen eine Auswahl getroffen, öffnet sich folgendes Fenster: Titel
Zusammenfassung Es wurden folgende Optionen für die Bereiche gewählt: Folgende Bereiche wurden bereits umgestellt: Folgende Bereiche sollen später umgestellt werden: In folgenden Bereichen werden die Zahlungsarten umgestellt:
Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN öffnet sich folgendes Fenster: SEPA-Umstellungsassistent – Schritt 4
Lastschrift (Zahlungsarten umstellen) Die Umstellung der gewählten Bereiche wird durchgeführt.
Stand: Januar 2014 Seite 166 von 173
Nach Abschluss der Umstellung öffnet sich automatisch folgendes Fenster:
8.8.1 Protokoll „SEPA-Umstellung Lastschriften“ Im Protokoll werden die Einstellungen für die einzelnen Bereiche festgehalten. Das Protokoll enthält den Hinweis: „In diesem Schritt wurden nur die gewählten Bereiche und Zahlungsarten in den Stammdaten umgestellt. Dies erfolgte NICHT in den Vorgängen, Offenen Posten und Zahlungsverkehrsdatensätzen!“ Erstellung einer csv-Datei (je Bereich) Für jeden Bereich wird eine csv-Datei erstellt. Diese csv-Dateien können mit Excel geöffnet werden. Die Dateien werden in einem neuen Ordner im Bereich der „Eigenen Dateien“ mit dem Namensaufbau „ Mand. SEPA\ Schritt “ gespeichert. Der Dateiname lautet .csv (z.B. Mitarbeiter.csv) Da die csv-Dateien lokal gespeichert werden, enthält das Protokoll neben der Angabe des Speicherortes auch die Angabe der Arbeitsstation.
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Die jeweilige csv-Datei enthält folgende Informationen:
Bereich
Hyperlink (BpRefLink; Als „Friendly Name“ wird die Nummer in Excel angezeigt)
Name 1
Name 2
Name 3
Straße
PLZ
Ort
Land
Bankname (aus Bankverbindung)
IBAN (aus Bankverbindung)
Kto-Nr. (aus Bankverbindung)
BLZ (aus Bankverbindung)
Zahlungsart ALT
Zahlungsart NEU
8.8.2
„Veraltete Zahlungsarten“
Nach einmaliger Durchführung des SEPA-Umstellungsassistenten Schritt 4 werden folgende Zahlungsarten als „veraltet“ angesehen:
Überweisung Lastschrift / Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung über DTA (Lastschrift / Überweisung) über DTA (mit Abbuchungsvollmacht)
Diese Zahlungsarten können derzeit noch verwendet werden, allerdings kann dies im weiteren Ablauf des Zahlungsverkehrs zu Problemen führen. Ab 01.02.2014 sind diese Zahlungsarten für den Zahlungsverkehr nicht mehr geeignet.
Stand: Januar 2014 Seite 168 von 173
9
SEPA-Umstellung Schritt 5 Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr
9.1
SEPA-Umstellungsassistent
Schritt 5 im SEPA-Umstellungsassistenten dient der Erinnerung. Damit soll verdeutlicht werden, dass in Datensätzen der Bereiche
Vorgangserfassung
Offene Posten und
Zahlungsverkehr
die VOR der Umstellung erstellt wurden, bisher KEINE Anpassung an / Umstellung auf SEPA erfolgte. Diese Anpassungen müssen bei Bedarf manuell vorgenommen werden. Nach Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten – Schritt 5 wird daher im nächsten Fenster folgende Information angezeigt: Die Umstellungen in den Schritten 2 – 4 haben sich auf die Stammdaten bezogen. In den bereits vorab erstellten Vorgängen, Offenen Posten und Zahlungsverkehrsdatensätzen erfolgte KEINE Änderung/Anpassung. Sollen diese nach SEPA-Kriterien weiterverarbeitet werden, sind die entsprechenden Einstellungen manuell vorzunehmen. Siehe dazu auch Kapitel 9 und 10 der SEPA-Information.
9.2
„Alte Zahlungsarten“ weiter verwenden
Wurden Vorgänge, Offene Posten oder Zahlungsverkehrsdatensätze VOR Umstellung der Zahlungsarten erstellt, enthalten diese die „alten“ Zahlungsarten. Bis 31.01.2014 können diese in gewohnter Art und Weise weiter verarbeitet werden. Im Zahlungsverkehr ist bei der Verwendung der Assistenten OP und Lohn darauf zu achten, dass in der Bereichsauswahl die Bereiche für die „alten“ Zahlungsarten verwendet werden.
9.3
SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften verwenden
Sollen bereits für bestehende Datensätze die SEPA-Mechanismen und Regeln greifen, muss in diesen Datensätzen die Zahlungsart manuell umgestellt werden. Ggfs. sind weitere Hinterlegungen (z.B. im Falle von SEPA-Lastschriften/XML-Lastschriften) erforderlich. Beachten Sie bei der Weiterverarbeitung NACH Umstellung der Zahlungsart, dass für eine korrekte Berücksichtigung die neuen Assistenten aufgerufen werden müssen.
Stand: Januar 2014 Seite 169 von 173
Dies betrifft im Rahmen des Assistenten OP und des Assistenten Lohn die Auswahl der Bereiche.
XML-Dateien können nur für OPs mit der Zahlungsart Lastschrift-XML oder Überweisung-XML erstellt werden.
Der Aufruf für „Online Buchen“ ist unverändert.
10 Sonstiges (ggfs. zu prüfen) 10.1 Export, Importe, Filter, Regeln, Drucke Beachten Sie, dass selbst erstellte Export, Importe, Filter, Regeln, Drucke ggfs. an die neuen Gegebenheiten anzupassen sind. Für das Auffinden der „alten“ Zahlungsarten steht der „SEPA-Assistent zur Suche von alten Zahlungsarten“ zur Verfügung. Der Aufruf erfolgt über Zahlungsverkehr – Schaltfläche: Weitere (siehe auch Kapitel 6.3.4).
10.2 Daten in einer History oder in einem Archiv Diese Daten bleiben unverändert. Werden Einträge aus der History oder aus dem Archiv in eine „Übersicht übernommen“, stehen die SEPA-relevanten Felder zur Verfügung, müssen aber manuell angepasst/gefüllt werden.
10.3 Neue Einstellungen in Parametern und Mandantenbank (Hausbank) prüfen Prüfen Sie die Hinterlegungen in den neuen Parametern unter:
Parameter – Abrechnung – Zahlungsverkehr Parameter- Vorgaben für SEPA-Mandate
Parameter – Abrechnung – Zahlungsverkehr Parameter- Zahlarten die über Online Banking bzw. Mein Geld abgewickelt werden
Parameter – Abrechnung – Layouts für Verwendungszweck im Zahlungsverkehr
Parameter – Offene Posten – Parameter – neue Einstellungen in den Bereichen „Bei manuellem OP-Ausgleich Zahlungsverkehrsdatensatz erstellen“ und „Bei OP-Ausgleich Buchungssatz erstellen“
Parameter – Vorgänge – Buchungsparameter – Register: für das Buchen dieses Vorgangs – neue Einstellungen im Bereich „in Offene Posten eintragen“
Datei – Informationen – Aktuelle Firma/Filiale/Mandant – Mandant bearbeiten – Register: Bankverbindung – Register: SEPA-Optionen
Stand: Januar 2014 Seite 170 von 173
11 Anhang 11.1 Kontaktpersonen / Quellen Name
Fachbereich
Kontakt
microtech
Kontonummer/BLZ
Tel.: 0671 / 79616 -100
GmbH
Konvertierung
Deutsche
Allgemeine
Bundesbank
Informationen zum
Eurosystem
Thema Beantragen der
http://www.sepadeutschland.de/
http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de
GläubigerIdentifikationsnummer Häufig gestellte
https://www.sepadeutschland.de/de/faq
Fragen Die Deutsche
Allgemeine
http://www.die-deutsche-
Kreditwirtschaft
Informationen zum
kreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/sepa/ziele-
Thema
der-sepa.html
Muster SEPA
http://www.die-deutsche-
Lastschriftmandate
kreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/sepa/inhalte -der-sepa/lastschrift.html
Häufig gestellte
http://www.die-deutsche-
Fragen
kreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/sepa/inhalte -der-sepa/fragenantworten.html
van den berg
SEPA Regelwerk mit http://www.vdb.de/sepa-regelwerk.aspx
Payment
Gesetztes
Services
Nennungen und Hintergrundinformat ionen Feiertagsregelung
http://www.vdb.de/target-arbeitstage.aspx
Stand: Januar 2014 Seite 171 von 173
Bitkom
SEPA-Leitfaden V.2
http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_S
Umfassender
EPA-Leitfaden%282%29.pdf
Leitfaden mit Gesetztes Nennungen und Hintergrundinformat ionen Wikipedia
Kurzüberblick mit
http://de.wikipedia.org/wiki/Einheitlicher_Euro-
Einzelnachweise
Zahlungsverkehrsraum
Für Fragen stehen Ihnen sicherlich auch Ihre Hausbank und/oder Ihr Steuerberater zur Verfügung.
Stand: Januar 2014 Seite 172 von 173
Stand: Januar 2014 Seite 173 von 173
