PROCEDIMIENTO: PARA AUTORIZAR LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES SFRC-DGPS-P01-PR03

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Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

PROCEDIMIENTO: PARA AUTORIZAR LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES SFRC-DGPS-P01-PR03 Control del documento Elaboró

Revisó

Ing. José Luis Hernández Parada

Arq. Álvaro de Alba Obregón

Director Patrimonial y Contraloría Social

Director General Patrimonial y Contraloría Social

Aprobó

M. A. Claudio Arturo González Muñoz Contralor General del Estado

Fecha de emisión: 19-08-10 Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

NOTIFICACIÓN DE PROPIEDAD La información contenida en este documento es propiedad exclusiva del Gobierno del Estado de Aguascalientes y no deberá ser mostrada, reproducida o publicada sin previo permiso por escrito por parte del Socio de Gestión que Aprueba.

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Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

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ÍNDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Objetivo Alcance Lineamientos Marco Jurídico y Documentos de Referencia Definiciones y Acrónimos Descripción de la Operación del Procedimiento Supervisión y Control de Actividades Críticas Diagramas de Flujo Registros Generados Anexos

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

3 3 3 9 9 12 18 19 24 24

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

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1. OBJETIVO Establecer y mantener un procedimiento homologado para definir la forma de realizar las acciones para atender y asegurar la transferencia de los bienes muebles propiedad o al servicio de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 2. ALCANCE Los requisitos de este procedimiento aplican para la atención de todas las solicitudes de transferencia de bienes muebles propiedad o al servicio de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 3. LINEAMIENTOS 3.1. Este Procedimiento se desprende del Proceso CGE-DGPS-P01 Control de Bienes Muebles e Inmuebles, para la transferencia de bienes que ahí se menciona. 3.2. El presente procedimiento debe ser aplicado para atender las solicitudes de autorización para transferencia de bienes muebles, recibidas mediante oficio y la solicitud correspondiente. 3.3. Tratándose de las Entidades, las funciones atribuibles en el presente procedimiento a la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, deben ser desempeñadas por las Unidades de Control, por lo que hace a los bienes de su patrimonio. 3.4. Toda solicitud de transferencia de bienes muebles deberá ser presentada por el Director Administrativo mediante oficio dirigido al Director General Patrimonial y Contraloría Social, o a las Unidades de Control y acompañarlo de la solicitud correspondiente, mediante el llenado del formato R04-P01-DGPS Solicitud de Baja de Vehículo o R16-P01-DGPS Solicitud de Baja de Bienes Muebles. Formatos que son generados en el SCRI o bien tratándose de las entidades, éstos pueden ser obtenidos en la dirección electrónica http://www.aguascalientes.gob.mx/cge/formatos.aspx Tratándose de transferencia entre dependencias, la solicitud deberá estar firmada de conformidad por el titular Administrativo de la Dependencia Destino. Todo bien mueble a transferir deberá estar registrado en el sistema informático correspondiente, e identificado individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, a excepción de los contenidos que sean retirados de los inmuebles. Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

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Ante la ausencia del Director Administrativo, las solicitudes de transferencia de un bien mueble podrán ser formuladas por el Encargado de Activos Fijos, en pleno conocimiento y Acuerdo Delegatorio del primero. 3.5. Es obligación de los Directores Administrativos de las Dependencias o Unidades de Control de las Entidades, dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable. Para mejor comprensión del presente procedimiento se transcriben a continuación los Artículos que citan en forma general, las acciones para solicitar la transferencia de un bien mueble: Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes. ARTÍCULO 11.- Los bienes muebles obsoletos deben ser transferidos al Almacén, con la finalidad de que puedan ser puestos a disposición de otras áreas, previa solicitud de baja del Inventario ante la Dirección o Unidades de Control, una vez autorizada ésta, los bienes deberán ser trasladados al Almacén en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización, de lo contrario la misma perderá su vigencia, obligando al interesado a refrendar su solicitud por el mismo medio. Tratándose de la transferencia a otra Dependencia, Unidad de Apoyo o Entidad, no será necesario el depósito de los bienes al Almacén, el procedimiento a seguir consistirá en formular la solicitud a la Dirección, una vez con la autorización respectiva, el área solicitante de la baja, deberá recabar la firma del Director Administrativo de la Dependencia interesada en el formato de autorización respectivo y remitirlo a la Dirección en el mismo plazo antes citado, de lo contrario la misma perderá su vigencia. Al contar la Dirección con dicho documento, se generará la baja y alta respectiva. ARTÍCULO 12.- Los bienes muebles de desecho deben ser transferidos al Almacén, con la presentación de la baja respectiva ante la Dirección. Tratándose de bienes eléctricos y/o electrónicos, éstas deberán ser acompañadas de un dictamen técnico que acredite tal circunstancia. La transferencia deberá realizarse en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización, de lo contrario la misma perderá su vigencia, obligando al interesado a refrendar su solicitud por el mismo medio. Tratándose de bienes propiedad de las entidades, este tipo de bienes deben ser acopiados por la unidad de control en sus respectivos almacenes y resguardarlos hasta en tanto se determine su destino. Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

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ARTÍCULO 17.- Es responsabilidad del Director Administrativo de cada Dependencia o Entidad, presentar de manera constante y oportuna ante la Dirección o la Unidad de Control correspondiente, las bajas de los bienes muebles o consumibles que se encuentren en situación de obsoletos, averiados o de desecho.

Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. ARTÍCULO 7º.- El Director Administrativo, al recibir un nuevo vehículo, ya sea por nueva adquisición o transferencia, deberá coordinarse con la Dirección General Patrimonial, a efecto de: I.

Levantar inventario físico del vehículo por escrito, firmado de mutuo acuerdo.

II.

Tomar dos fotografías angulares del vehículo, firmadas por ambas partes.

III.

Llenar el formato administrativo.

de

resguardo

correspondiente,

firmado

por

el

director

ARTÍCULO 26.- Los vehículos pueden ser transferidos a una Dependencia distinta previa solicitud que se presente ante la Dirección General Patrimonial, debiendo acompañar la siguiente documentación; el formato de solicitud de baja, la valoración física y mecánica del vehículo (Dictamen de UMSA), Tarjeta de circulación, no adeudo de infracciones, ambas placas, la última verificación vehicular y la póliza de seguro.

ARTÍCULO 27.- La baja definitiva de un vehículo se hará cuando lo determine la Dirección General Patrimonial.

3.6. Corresponde a la Dirección y Unidades de Control dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable. Para mejor comprensión del presente procedimiento se transcriben a continuación los Artículos que citan en forma general, las acciones para atender la solicitud de autorización de transferencia de un bien mueble:

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Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes. ARTÍCULO 18.I.

Verificar físicamente que los bienes muebles que son presentados para su transferencia, corresponden a los registrados en el sistema y que las condiciones de éstos corresponden al deterioro natural causado por el uso.

II.

Autorizar las solicitudes de baja mediante la asignación del folio correspondiente.

III.

Asignar a las áreas solicitantes los bienes muebles que se encuentren a disposición en el Almacén.

IV.

Actualizar los registros de los bienes transferidos.

V.

Solicitar de los Directores Administrativos y Titulares, cada vez que sea necesario, la validación del Inventario Global.

3.7. Una vez recibido el oficio y la solicitud de transferencia de bienes muebles, el Jefe del Área Responsable de la Dirección o la Unidad de Control, informará vía correo electrónico al Director Administrativo, la fecha y la hora en que será atendida su solicitud, así como el nombre del personal designado para realizar dicha tarea. 3.8. El Auditor, al recibir la solicitud de transferencia, debe revisar que exista concordancia entre las características descritas en la solicitud y lo contenido en el sistema informático correspondiente (CYRP o SISCAR), de no coincidir la información de uno o varios bienes, la solicitud se atenderá parcialmente, tratándose de la totalidad de los bienes, la solicitud se dará por atendida y concluida, y el solicitante podrá optar por iniciar de nuevo el trámite. 3.9. El Auditor verificará en presencia del Encargado de Activos Fijos, que exista concordancia entre los bienes que le son presentados para transferir, contra lo descrito en la solicitud correspondiente y que los bienes están identificados individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, de no coincidir la información contra lo mostrado o cuando como resultado de la revisión el Auditor determine como improcedente la solicitud de transferencia de uno o varios bienes, la solicitud se atenderá parcialmente, tratándose de la totalidad de los bienes, ésta se dará por atendida y concluida, requiriendo el llenado de la Encuesta al Director Administrativo, quien podrá optar en el acto, por solventar las diferencias o iniciar de nuevo el trámite. Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

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3.10. Cuando la verificación de lo descrito en la solicitud de transferencia coincide con los bienes presentados, el Auditor realiza el llenado del apartado correspondiente a la Contraloría, en el formato R16-P01-DGPS Solicitud de Baja de Bienes Muebles o R04-P01DGPS Solicitud de Baja de Vehículo, según corresponda, identificando la condición física del bien mediante colores: verde=bueno; amarillo=regular y rojo=malo, registrándolo en la columna de status, la firma y cancela en la misma, aquellos campos que no fueron utilizados, trazando una línea horizontal, y los renglones en blanco dibujando una línea diagonal como se muestra en el siguiente ejemplo:

3.11. Una vez autorizada la solicitud de transferencia y firmado el oficio de autorización, el Jefe del Área Responsable imprime el sello distintivo de la Dirección en la solicitud.

DIRECCION GENERAL PATRIMONIAL Y CONTRALORIA SOCIAL Sello distintivo de la Dirección

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3.12. Cuando se trate de transferencias al Almacén, el Encargado del mismo, verificará en presencia del Depositante de los Activos, que los bienes estén identificados individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, que exista concordancia entre los bienes que le son presentados para transferir, contra lo descrito en la solicitud autorizada, de no coincidir la información contra lo mostrado, o cuando como resultado de la revisión el Encargado del Almacén determine como improcedente la transferencia del bien, ésta se dará por atendida y concluida, debiendo iniciar el trámite nuevamente, si prevalece el interés del solicitante. 3.13. Cuando el bien que se pretende transferir al almacén, presenta un daño ajeno al uso normal o a las inclemencias del tiempo, a la solicitud de transferencia le debe anteceder la notificación de daño mediante el Formato para reporte de daño a un bien R08-P01-DGPS y el Formato para seguimiento de reporte de daño de un bien R09-P01-DGPS, y en su caso, la denuncia ante el ministerio público y/o el recibo original de ingreso con el que se demuestra la indemnización del daño ocasionado. De no cumplir con éstos requisitos la solicitud de transferencia se rechaza. 3.14. Por cada bien transferido que ingrese al almacén, el Almacenista debe colocar una etiqueta del color que le corresponda conforme al estatus descrito en la autorización. 3.15. Una vez recibidos los bienes en el almacén, en conformidad del encargado del mismo, éste emitirá el Listado de Entrada al Almacén en tres tantos originales, recabando en ellos la firma de conformidad del Depositante de Activos, a quien le será entregado uno de los tantos. 3.16. Concluido el servicio de revisión en sitio de los bienes a transferir, el Auditor deberá requerir el llenado de la Encuesta al Director Administrativo y deberá llenar la Contra Encuesta; al ser recibidos en el almacén, el Almacenista deberá requerir el llenado de la Encuesta al Depositante de Activos y deberá llenar la Contra Encuesta. 3.17. Cuando se trate de una transferencia entre Dependencias, la Dependencia solicitante, realizará el trámite ante la Contraloría, la cual emitirá la autorización respectiva, siendo responsabilidad de la dependencia solicitante realizar la entrega de los bienes muebles a la Dependencia destino, la cual recibirá o rechazará los bienes, notificando el resultado de la transferencia a la Dirección. 3.18. Una vez transferidos los bienes, el Auditor que atendió la solicitud, debe actualizar en el sistema las transferencias realizadas, procediendo según corresponda, a dar de baja o de alta del inventario los bienes, generado el reporte de movimientos. Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

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3.19. La solicitud de transferencia correspondiente, la encuesta de satisfacción, la contra encuesta y el reporte de captura, es la documentación generada en el procedimiento de transferencia, misma que una vez concluido el servicio, el Auditor que atendió la solicitud debe entregar al Jefe del Área Correspondiente, quien revisará la misma y cotejará la solicitud contra el reporte de captura. 3.20. Las situaciones no previstas en este procedimiento, serán resueltas por el Contralor General del Estado. 3.21. Cualquier acto que se genere en contra versión a lo señalado en el presente procedimiento, es nulo de pleno derecho. 4. MARCO JURÍDICO Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley Patrimonial del Estado de Aguascalientes. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes. Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado. Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado.

5. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS Además de las definiciones descritas en el Artículo 4º de los Lineamientos para Bienes Muebles y en el Artículo 5º de los Lineamientos para Vehículos, mismas que a continuación se transcriben, para efectos de este procedimiento se entiende por: 5.1. Artículo 4º Lineamientos para Bienes Muebles I. Almacén: El Almacén General del Estado de Aguascalientes y los correspondientes a las entidades. Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

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II. Auditor: Personal adscrito a la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social o Unidades de Control, cuya actividad principal consiste en el registro y control de los bienes muebles. III. Baja: desincorporación definitiva de un bien del patrimonio público V. Bien mueble: Todo artículo propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes, que es susceptible de ser inventariado sin importar el origen de los recursos y cuya aplicación contable es de activo fijo; bienes que para efectos de referencia se presentan de manera enunciativa, más no limitativa en el Anexo A de los presentes Lineamientos; X. Contraloría: La Contraloría General del Estado de Aguascalientes o los Órganos de Control Interno según sea el caso; XII. Dirección: La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social adscrita a la Contraloría General del Estado; XIII. Director Administrativo: El titular del área administrativa en cada Dependencia, Unidad de Apoyo o Entidad; XIV. Entidad: Los organismos descentralizados y desconcentrados, las empresas de participación estatal mayoritaria y los Fideicomisos; XX. Resguardante: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, custodio de un Bien y cuya responsabilidad sobre el mismo ha quedado registrada mediante su firma en el resguardo correspondiente; XXI. Resguardo: El documento administrativo en el que se señalan las características descriptivas de uno o varios bienes muebles, identificadas por la clave de inventario asignada en su registro inicial y que está validado mediante la firma del resguardante y el Director Administrativo; XXII. Transferencia: El cambio de resguardante o adscripción de un Bien mueble XXIII. Unidad de Control: Área designada por el Director Administrativo de las Entidades para llevar el registro y control de los bienes muebles.

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

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XXIV. Usuario: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera temporal o permanente un Bien mueble, siempre inherente a la función que desempeña, corresponsable de la custodia del mismo. 5.2. Artículo 5º Lineamientos para Vehículos I. Vehículo: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera IX. Dependencias: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes, incluyendo las Unidades de Apoyo 5.3. C1: Copia uno del documento original. 5.4. C2: Copia dos del documento original. 5.5. Contra Encuesta: La encuesta de satisfacción de servicio de transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS (reverso) que responden el Auditor y el Almacenista respectivamente, cada vez que atienden una solicitud de transferencia de bienes. 5.6. CYRP: Sistema informático para Control y Registro Patrimonial de los bienes muebles propiedad o al servicio del Gobierno del Estado. 5.7 Depositante de Activos: Personal designado por el Director Administrativo para el depósito de los activos a transferir. 5.8. Encuesta: La encuesta de satisfacción de servicio de transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS (anverso) que responden el Director Administrativo y el Depositante de Activos respectivamente, cada vez que les es otorgado el servicio de transferencia de bienes. 5.9. Encargado de Activos Fijos: Personal designado para llevar el registro y control de los bienes patrimoniales en las Dependencias. 5.10 Lineamientos para Bienes Muebles: Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

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5.11. Lineamientos para Vehículos: Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 5.12. O: Original del documento. 5.13. Reporte de Captura: Documento emitido por los sistemas informáticos donde se detallan los movimientos de captura. 5.14. SCRI: Sistema de Control de Resguardos Individuales en el que los Directores Administrativos registran los bienes patrimoniales. 5.15. SISCAR: Sistema informático para Control y Registro Patrimonial de los Vehículos propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 5.16. Solicitud: El formato mediante el cual las dependencias o entidades de Gobierno del Estado solicitan la transferencia de un bien mueble. 5.17. UMSA: Unidad de Mantenimiento y Servicio Automotriz, de la Secretaría de Gestión e Innovación.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES DEL PROCEDIMIENTO. No. Act.

Descripción de la Actividad

Responsable

1

Director administrativo

2

Director General Patrimonial y Contraloría Social

Solicita a la Dirección autorización para Apego a los requisitos transferencia de bienes muebles mediante solicitar autorización Oficio acompañado de la solicitud transferencia de bienes. correspondiente. Oficio Solicitud O Contraloría O Dirección C1 Archivo

para Cada vez que para solicite la transferencia de un bien.

Recibe oficio y solicitud de transferencia lo Documentos cumplan con los registra en la bitácora de control de servicios requisitos para solicitar R35-P01-DGPS y lo turna al área autorización para transferencia correspondiente para su atención.

Recibe oficio y solicitud de transferencia. 3

Frecuencia

Criterios a Controlar

Jefe del área responsable

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Cada vez que se reciba solicitud de autorización para transferencia.

Documentos cumplan con los Cada vez que se requisitos para solicitar reciba solicitud autorización para transferencia. de autorización para transferencia. Aprobó

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Auditor

Tipo de documento: Procedimiento

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Jefe del área responsable

Director administrativo

Encargado de activos fijos

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Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.4 del presente procedimiento.

Cada vez que se atienda una solicitud de autorización para transferencia.

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.4 del presente procedimiento.

Cada vez que se atienda una solicitud de autorización para transferencia. Cada vez que se asigne una solicitud de autorización para transferencia. Cada vez que se le asigne una solicitud de autorización para transferencia. Cada vez que revise la coincidencia de los bienes solicitados para transferencia. Cada vez que se envíe por correo la programación de la solicitud de transferencia.

Que el auditor designado tenga conocimiento de la tarea encomendada.

Informa al Jefe del Área Responsable el Confirma que el Jefe del área resultado de la revisión en el sistema. responsable recibió el resultado de la verificación de las características en el sistema.

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Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Recibe la solicitud de transferencia y revisa Confirmar que las características que exista concordancia entre las de los bienes y lo contenido en el características descritas en la solicitud y lo sistema coinciden. contenido en el Sistema.

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Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Sí la solicitud es para transferencia al almacén, investiga si hay espacio en el mismo (Activ. Nº 5) Sí la solicitud no es para transferencia al almacén, pregunta si la solicitud es para transferencia entre dependencias (Activ. Nº 50). Sí hay espacio en el almacén, programa la revisión de los activos (Activ. Nº 6) Sí no hay espacio en el almacén, Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, porqué no procede la solicitud (Activ. Nº 51). Programa la revisión de los activos que se solicita transferir y asigna la tarea al auditor correspondiente.

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Fecha de emisión: 19-08-10

Acuerda fecha y hora para la revisión con el Tener evidencia de que el Dir. Encargado de Activos fijos y notifica vía Admvo. recibió el correo correo electrónico al Dir. Admvo. lo acordado. electrónico.

Recibe notificación, vía correo electrónico de Que el Encargado de Activos Cada vez que la fecha, hora y lugar en que será atendida la Fijos tiene conocimiento de la reciba una solicitud de transferencia. tarea encomendada. notificación de revisión de bienes a transferir. Gira instrucciones al Encargado de Activos Que el encargado de activos fijos Cada vez que Fijos de atender al Auditor. disponga lo necesario para gire instrucciones atender la tarea encomendada. de atender al Auditor. Recibe la instrucción del Dir. Admvo. de Que dispone del tiempo y los Cada vez que atender al Auditor. recursos necesarios para realizar reciba la tarea encomendada. instrucciones de atender al Auditor. Concentra los bienes a transferir en un Confirma que los bienes son los Cada vez que mismo lugar para su verificación física. que se van a transferir. reciba instrucciones de atender al Auditor. Recibe al Auditor y le presenta físicamente Constata que se realice la Cada vez que se los bienes. verificación. revisan bienes a transferir.

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

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15

Auditor

16

17

18

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

NIVEL 3

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Jefe del área responsable

Por cada bien que le sea presentado para transferencia.

Sí la descripción en la solicitud y el bien presentado concuerdan, determina si procede la transferencia (Activ. Nº17). Sí la descripción en la solicitud y el bien presentado no concuerdan, notifica porqué no procede (Activ. Nº 51).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.9 del presente procedimiento.

Por cada bien que le sea presentado para transferencia.

Sí procede la transferencia, califica la condición física y lo asienta en la solicitud (Activ. Nº 18). Sí no procede la transferencia, notifica porque no procede (Activ. Nº 51).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.9 del presente procedimiento.

Por cada bien calificado que le sea presentado para transferencia.

Califica la condición física y funcional del bien Que el bien corresponda al y lo asienta en la solicitud de transferencia. descrito en la solicitud y en su caso al Dictamen Técnico, calificando por color la condición física del activo. Se traslada a la oficina para recabar las Optimización de tiempos de firmas de autorización. traslado.

Por cada bien calificado que le sea presentado para transferencia. Por cada conclusión de revisión de bienes a transferir.

Revisa y firma la solicitud de transferencia y Que esté completa la información Cada vez la entrega al Jefe del Área Responsable. requerida en la solicitud. concluye solicitud. Recibe y revisa la solicitud de transferencia Confirmar que están completados Cada vez ya calificada. los campos que el Auditor debió recibe requisitar. solicitud transferencia calificada. Sí la solicitud está correcta, firma la solicitud y elabora oficio de autorización (Activ. Nº 23). Sí la solicitud no está correcta, revisa la solicitud (Activ. Nº 20).

22

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.9 del presente procedimiento.

Accesa a la Bitácora de Control de Folios, Confirmar que se capturó toda la registra los datos de la transferencia y información requerida en la obtiene el folio. bitácora.

23

Firma la solicitud y elabora oficio con folio de Cuidar que los datos autorización en original, para ser firmado por solicitante coinciden con el Contralor. contenidos en el oficio. Oficio: O Dependencia solicitante

24

del los

Turna al Director Patrimonial la solicitud Que esté completa la información calificada para firma de Vo. Bo. y el oficio contenida en la solicitud de transferencia y en el oficio. para autorización.

25

14/24

Verifica concordancia entre el bien Confirmar que exista puntual presentado para transferir contra lo descrito concordancia entre lo descrito y en la solicitud. el bien a transferir, incluyendo la etiqueta de código de barras.

19

20

Páginas

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

que una que una de

Cada vez que recibe una solicitud de transferencia calificada. Cada vez que recibe una solicitud de transferencia calificada. Cada vez que elabora un oficio de respuesta a solicitud de transferencia. Cada vez que recibe una solicitud de transferencia calificada.

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

26

Director patrimonial y contraloría social

27

29

29

30

31

32

NIVEL 3

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Recibe solicitud de transferencia calificada, junto con el oficio y los revisa.

Páginas

15/24

ya Confirmar que están correctos la Cada vez solicitud y el oficio. recibe solicitud transferencia calificada. Si la solicitud y el oficio están correctos, firma Para la transferencia de bienes Cada vez de Vo. Bo. la solicitud de transferencia (Activ. se debe cumplir con lo descrito atiende Nº 28). en el inciso 3.9 del presente solicitud Si la solicitud y el oficio no están correctos, procedimiento. transferencia revisa la solicitud (Activ. Nº 21). calificada. Firma de Vo. Bo. la solicitud de transferencia Que esté completa la información Cada vez y la turna junto con el oficio al Director contenida en la solicitud y en el atiende solicitud General Patrimonial para firma de oficio. transferencia autorización en la solicitud. calificada.

que una de

que una de

que una de

Recibe solicitud firmada por el Jefe del Área y Confirmar que están correctos la Cada vez que le es presentado un el Director Patrimonial, firma de autorización solicitud y el oficio. Director general patrimonial y la turna junto con el oficio al Contralor. oficio de y contraloría social respuesta a solicitud de transferencia. Recibe solicitud, firma el oficio de Confirma que el oficio contenga Cada vez que le autorización y los turna al Director General. el V.o.B.o. del Director General es solicitada su Contralor general Patrimonial. firma para autorización de transferencia. Recibe oficio y solicitud de transferencia Que el jefe del área responsable Cada vez que se Director general patrimonial autorizados y los turna al Jefe del Área confirme que recibió el oficio para entrega un oficio y contraloría social Responsable. su entrega. autorizado.

Jefe del área responsable

33

Recibe oficio y solicitud de transferencia Que el solicitante, el almacén o la Cada vez que dependencia destino, reciban la recibe un oficio autorizados. respuesta afirmativa a la solicitud. de autorización de transferencia. Sí la transferencia es al almacén, Imprime el Disponer lo necesario para Cada vez que atender la solicitud. obra en su poder sello de la Dirección (Activ. Nº 34). una autorización Sí la transferencia no es al almacén, de transferencia. pregunta si es transferencia entre dependencias (Activ. Nº 53). Imprime el sello de la Dirección en la solicitud autorizada, incluye oficio autorizado y fotocopia la documentación. Oficio: Solicitud: O Dep. Solicitante O Enc. almacén C1 Enc. Almacén C1 Dep. Solicitante C2 Archivo C2 Archivo Envía a la Dependencia solicitante original del oficio y copia de la solicitud autorizados.

34

Cuidar la correcta distribución de Cada vez que la documentación. obra en su poder una autorización de transferencia.

la Cada vez que envía una autorización al interesado. Una vez con el acuse de recibo del oficio, Cuidar que el llenado de la Cada vez que se una accesa a la Bitácora de Control de Servicios información en la bitácora esté emita completo y correcto. respuesta a una R35-P01-DGPS y la actualiza. solicitud.

35

36

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Confirmar el envío documentación.

de

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

37

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Encargado del Almacén

39

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Jefe del área responsable

Auditor

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

NIVEL 3

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Páginas

16/24

Envía al Encargado del Almacén original de Confirmar que el encargado del Cada vez que almacén reciba la documentación este programado la solicitud y copia del oficio autorizados. para la transferencia. un ingreso de bienes al almacén. Recibe copia del oficio y original de la Verificar que la documentación Cada vez que está completa y autorizada. recibe una solicitud de transferencia autorizados. autorización. Sí recibe bienes dentro del plazo, verifica Para la transferencia de bienes Cada vez que el de concordancia entre el bien y lo descrito en se debe cumplir con lo descrito plazo en el inciso 3.5 Art.12 del autorización se solicitud (Activ. Nº 40). presente procedimiento. apertura y se Sí no recibe los bienes dentro del plazo, cierra. requiere que se vuelva a solicitar la transferencia (Activ. Nº1). Verifica concordancia entre el bien Confirmar que exista puntual Por cada bien presentado y lo descrito en la solicitud de concordancia entre lo descrito en mueble que este la autorización y el bien a relacionado en la transferencia. transferir, iniciando por el código autorización de de barras. transferencia. Sí la descripción en la solicitud y bien Para la transferencia de bienes Cada vez que presentado concuerdan, recibe los bienes se debe cumplir con lo descrito recibe o rechaza en el inciso 3.11 del presente una entrada de (Activ. Nº 42). procedimiento almacén de Sí la descripción en la solicitud y bien bienes. presentado no concuerdan, requiere que se vuelva a solicitar la transferencia (Activ. Nº1). Recibe los bienes y genera el listado de entrada al almacén en tres tantos. Listado entrada almacén: O Dependencia Solicitante O Encargado de Almacén O Archivo El Encargado del Almacén firma los 3 listados originales de entrada al almacén y recopila la firma del Depositante de Activos Fijos en los mismos.

Que en la entrada a almacén queden contenidos solo aquellos bienes que efectivamente causaron alta al almacén.

Entrega al Depositante de los Activos un tanto de los listados de entrada al almacén ya firmado. Envía al Jefe del Área Responsable un tanto del listado de entrada al almacén firmado.

Confirmar que el depositante de Cada vez que lo activos recibe el listado de entrega. entrada al almacén.

Cada vez emite entrada almacén.

que una de

Verificar que los listados de Cada vez que se entrada al almacén queden emite una debidamente firmados por los entrada. responsables.

Confirmar que el jefe del área recibe el listado de entrada al almacén. Recibe el listado de entrada al almacén Confirmar que el listado está firmado y lo turna al Auditor que atendió la correcto y que el auditor recibió el solicitud para que actualice el inventario en el mismo. sistema. Recibe listado y actualiza en el sistema los Confirmar que se realizaron bienes transferidos, dándolos de baja del correctamente los movimientos a inventario de la dependencia solicitante y de los inventarios correspondientes.

Cada vez que lo envía. Cada vez gestiona entrada almacén.

que una de

Cada vez que le es encomendada la tarea.

alta en el inventario del almacén. Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

48

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Jefe del área responsable

50

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53

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

NIVEL 3

Genera del sistema el reporte de movimientos de los bienes, lo revisa, lo firma y lo turna junto con una copia de la entrada al almacén, al Jefe del Área Responsable. O Reporte de movimientos C1 Entrada al almacén Recibe el original del reporte de movimientos, la copia de entrada al almacén y los archiva. Fin.

Jefe del área responsable

Auditor

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Sí la transferencia es entre Dependencias, Turna solicitud al auditor para actualizar el inventario (Activ. Nº 54). Sí la transferencia no es entre Dependencias, pregunta si la transferencia es al almacén (Activ. Nº 33). Turna la solicitud autorizada al Auditor que la atendió para que actualice el inventario, y conserva el oficio autorizado. Recibe solicitud autorizada y actualiza en el sistema los bienes transferidos, dándolos de baja del inventario de la dependencia solicitante y de alta en el inventario de la dependencia destino.

17/24

Cada vez que recibe un reporte de movimientos. Cada vez que recibe una solicitud de transferencia entre dependencias. Ante la improcedencia de la solicitud.

Tener evidencia de que el Ante la Director Admvo. tiene improcedencia de conocimiento de la respuesta a la la solicitud. solicitud Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.14 del presente procedimiento

Cada vez que gestiona una solicitud de transferencia.

Confirmar que la solicitud está Cada vez correcta y que el auditor recibió la turna misma. solicitud.

que una

Confirmar que se realizaron Cada vez que correctamente los movimientos a genera los inventarios correspondientes. movimientos en el sistema.

Genera del sistema el reporte de Confirmar que se realizaron movimientos de los bienes, lo revisa, firma y correctamente los movimientos a lo turna junto con la solicitud, al Jefe del Área los inventarios correspondientes. Responsable. O Reporte movimientos O Solicitud autorizada

Jefe del área responsable

Páginas

Confirmar que la documentación Cada vez que le está completa y es recibida por el es encomendada jefe del área. la tarea.

Confirmar que los movimientos fueron efectuados en el sistema conforme a la entrada de almacén. Sí la solicitud es para transferencia entre Para la transferencia de bienes dependencias, programa la revisión de los se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.4 del presente activos (Activ. Nº 6). procedimiento. Sí la solicitud no es para transferencia entre dependencias, pregunta si la solicitud es para transferencia al almacén (Activ. 4). Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, Confirmar que el Dir. Admvo. recibió el oficio de notificación. porqué no procede la solicitud.

Director administrativo

56

57

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Oficio: O Dependencia Solicitante C1 Archivo Recibe oficio en el cual se le notifica porqué no procede la solicitud de transferencia. Fin.

54

55

Fecha de emisión: 19-08-10

Cada vez que genera movimientos en el sistema.

Recibe el reporte de movimientos y la Confirmar que los movimientos Cada vez que fueron efectuados en el sistema. recibe un reporte solicitud de transferencia autorizada. de movimientos.

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

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Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

NIVEL 3

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Páginas

18/24

Imprime el sello de la Dirección en la Cuidar la correcta distribución de Cada vez que se atiende una solicitud, incluye oficio autorizado, elabora el la documentación. solicitud de resguardo para la dependencia destino y transferencia fotocopia la documentación. entre Oficio: Solicitud autorizada: dependencias. O Dep. Solicitante O Dirección C1 Dep. Destino C1 Dep. Solicitante C2 Archivo C2 Dep. Destino

58

Resguardo: O Dirección General C1 Dependencia Destino Envía documentación a las Dependencias Confirmar el envío involucradas en la transferencia de bienes documentación. muebles. Fin.

59

de

la Cada vez que se atiende una solicitud.

7. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES CRÍTICAS Parámetro a Medir

Atención a solicitud de transferencia de un bien mueble

Especificación

Tolerancia

Se hará verificación de todos los bienes en el formato de solicitud de transferencia correspondiente antes de actualizarlos en el sistema CYRP.

0%

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Método de Medición

Validación en el sistema CYRP

Frecuencia

Cada vez que se transfiera un bien.

Aprobó

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Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

NIVEL 3

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Páginas

19/24

DIAGRAMAS DE FLUJO DF-PR3-DGPS Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles. Fecha de Emisión

Contraloría General del Estado TÍTULO

Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles Director Administrativo

Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Fecha de Revisión

Código del Documento

00-00-00

DF-PR3-DGPS

1/5

Número de Revisión

Tipo de Documento

NIVEL

00

Diagrama de Flujo

Director General Patrimonial y Contraloría Social

Jefe del Área Responsable

2

Inicio F 3/5

1 Solicita a la Dirección autorización para transferencia de bienes muebles mediante Oficio acompañado de la solicitud correspondiente.

Archivo

Área Responsable

19-08-10

3

4 4 ¿Solicita transferencia al almacén?

No 1

5 ¿Hay espacio en el almacén?

No

2

3

O Sí

Dirección General

7 Recibe la solicitud de transferencia y revisa que exista concordancia entre las características descritas en la solicitud y lo contenido en el Sistema. 8



C1

Oficio Contraloría Oficio

3

Auditor

Recibe oficio y solicitud de transferencia.

Recibe oficio y solicitud de transferencia lo registra en la bitácora de control de servicios R35-P01DGPS y lo turna al área correspondiente para su atención.

PÁGINA

Informa al Jefe del Área Responsable el resultado de la revisión en el sistema.

6 Programa la revisión de los activos que se solicita transferir y asigna la tarea al auditor correspondiente.

O

Solicitud

9 Acuerda fecha y hora para la revisión con el Encargado de Activos fijos y notifica vía correo electrónico al Dir. Admvo. lo acordado.

10 Recibe notificación, vía correo electrónico, de la fecha, hora y lugar en que será atendida la solicitud de transferencia.

1

50 ¿Solicita transferencia entre dependencias?

11 Gira instrucciones al Encargado de Activos Fijos de atender al Auditor.

2

No

4

Sí 3

D 2/5

A

51

2/5

Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, porqué no procede la solicitud.

52 Recibe oficio en el cual se le notifica porqué no procede la solicitud de transferencia.

C1

Archivo Oficio Dependencia Solicitante Oficio

O

Fin

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

NIVEL 3

Fecha de Emisión

Contraloría General del Estado

Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles

Código del Documento

00-00-00

DF-PR3-DGPS

2/5

Número de Revisión

Tipo de Documento

NIVEL

00

Diagrama de Flujo

3

Jefe del Área Responsable

A

12 Recibe la instrucción del Dir. Admvo. de atender al Auditor.

PÁGINA

Director Patrimonial y Contraloría Social

15

6

26

Verifica concordancia entre el bien presentado para transferir contra lo descrito en la solicitud.

21

Recibe solicitud de transferencia ya calificada, junto con el oficio y los revisa.

1/5

Recibe y revisa la solicitud de transferencia ya calificada.

27

22

13

¿Solicitud está correcta?

16

Concentra los bienes a transferir en un mismo lugar para su verificación física.

¿Descripción en solicitud y el bien presentado concuerdan?

No

Sí 23

14 D

Recibe al Auditor y le presenta físicamente los bienes.

¿Solicitud y oficio correctos?

5 No

Accesa a la Bitácora de Control de Folios, registra los datos de la transferencia y obtiene el folio.

1/5

Sí 17

24 ¿Procede la transferencia?

No D 1/5



20/24

Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Fecha de Revisión

Auditor

Páginas

Área Responsable

19-08-10

TÍTULO

Encargado de Activos Fijos

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Firma la solicitud y elabora oficio con folio de autorización en original, para ser firmado por el Contralor.

No 6

Sí 28 Firma de Vo. Bo. la solicitud de transferencia y la turna junto con el oficio al Director General Patrimonial para firma de autorización en la solicitud.

B 3/5

18 Califica la condición física y funcional del bien y lo asienta en la solicitud de transferencia.

Dependencia Solicitante

O

Oficio

19

25

Se traslada a la oficina para recabar las firmas de autorización.

Turna al Director Patrimonial la solicitud calificada para firma de Vo. Bo. y el oficio para autorización.

5 20 Revisa y firma la solicitud de transferencia y la entrega al Jefe del Área Responsable.

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

NIVEL 3

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Fecha de Emisión

Contraloría General del Estado

Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles Contralor General

Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Fecha de Revisión

Código del Documento

00-00-00

DF-PR3-DGPS

3/5

Número de Revisión

Tipo de Documento

NIVEL

00

Diagrama de Flujo

3

Director General Patrimonial y Contraloría Social

21/24

Área Responsable

19-08-10

TÍTULO

Páginas

Jefe del Área Responsable

PÁGINA

Encargado del Almacén

32

B

30

2/5

29 Recibe solicitud firmada por el Jefe del Área y el Director Patrimonial, firma de autorización y la turna junto con el oficio al Contralor.

Recibe oficio y solicitud de transferencia autorizados.

Recibe solicitud, firma el oficio de autorización y los turna al Director General.

H 33 ¿La transferencia es al almacén? No E 4/5

Recibe oficio y solicitud de transferencia autorizados y los turna al Jefe del Área Responsable.

39 ¿Recibe bienes dentro del plazo para recepción?

No



34 Imprime el sello de la Dirección en la solicitud autorizada, incluye oficio autorizado y fotocopia la documentación.

31

38 Recibe copia del oficio y original de la solicitud de transferencia autorizados.

Archivo C2 Oficio Autorizado Encargado de C1 Almacén Oficio Autorizado Dependencia O Solicitante Oficio Autorizado

C2 Archivo Solicitud Autorizada

F 1/5

Sí 40 Verifica concordancia entre el bien presentado y lo descrito en la solicitud de transferencia.

41 ¿Descripción en solicitud y bien presentado concuerdan?

No

F 1/5



C1

Dependencia Solicitante Solicitud Autorizada Encargado Almacén O Solicitud Autorizada

42 Recibe los bienes y genera el listado de entrada al almacén en tres tantos.

35 Envía a la Dependencia solicitante original del oficio y copia de la solicitud autorizados. 36 Una vez con el acuse de recibo del oficio, accesa a la Bitácora de Control de Servicios R35-P01-DGPS y la actualiza.

O Archivo Entrada al almacén Encargado Almacén O Entrada al almacén Dependencia O Solicitante Entrada al almacén

C 4/5

37 Envía al Encargado del Almacén original de la solicitud y copia del oficio autorizados.

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles

C

43 El Encargado del Almacén firma los 3 listados originales de entrada al almacén y recopila la firma del Depositante de Activos Fijos en los mismos.

DF-PR3-DGPS

4/5

Número de Revisión

Tipo de Documento

NIVEL

00

Diagrama de Flujo

3

Auditor

Jefe del Área Responsable

E

47 Recibe listado y actualiza en el sistema los bienes transferidos, dándolos de baja del inventario de la dependencia solicitante y de alta en el inventario del almacén.

3/5

53 ¿La transferencia es entre Dependencias?

49 Recibe el original del reporte de movimientos, la copia de entrada al almacén y los archiva.

No H 3/5

54

48 Genera del sistema el reporte de movimientos de los bienes, lo revisa, firma y lo turna junto con una copia de la entrada al almacén, al Jefe del Área Responsable.

45 Envía al jefe del Área Responsable un tanto del listado de entrada al almacén firmado.

PÁGINA



44 Entrega al Depositante de los Activos un tanto de los listados de entrada al almacén ya firmado.

Código del Documento

00-00-00

46 Recibe el listado de entrada al almacén firmado y lo turna al Auditor que atendió la solicitud para que actualice el inventario en el sistema.

22/24

Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Fecha de Revisión

Jefe del Área Responsable

Páginas

Área Responsable

19-08-10

TÍTULO

3/5

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Fecha de Emisión

Contraloría General del Estado

Encargado del Almacén

NIVEL 3

Turna la solicitud autorizada al Auditor que la atendió para que actualice el inventario, y conserva el oficio autorizado.

G 5/5

Fin Jefe Área Resp.

C1

Entrada al almacén Jefe Área Resp.

O

Reporte de Movimientos

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

NIVEL 3

Fecha de Emisión

Contraloría General del Estado

19-08-10

TÍTULO

Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles Auditor

Páginas

23/24

Área Responsable Dirección Patrimonial y Contraloría Social PÁGINA

Fecha de Revisión

Código del Documento

00-00-00

DF-PR3-DGPS

5/5

Número de Revisión

Tipo de Documento

NIVEL

00

Diagrama de Flujo

3

Jefe del Área Responsable

G

57

4/5

Recibe el reporte de movimientos y la solicitud de transferencia autorizada.

55 Recibe solicitud autorizada y actualiza en el sistema los bienes transferidos, dándolos de baja del inventario de la dependencia solicitante y de alta en el inventario de la dependencia destino.

58 Imprime el sello de la Dirección en la solicitud, incluye oficio autorizado, elabora el resguardo para la dependencia destino y fotocopia la documentación.

56 Genera del sistema el reporte de movimientos de los bienes, lo revisa, firma y lo turna junto con la solicitud, al Jefe del Área Responsable.

Jefe Área Resp.

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

C2 Archivo Oficio Autorizado Dependencia C1 Destino Oficio Autorizado Dependencia O Solicitante Oficio Autorizado

O

Solicitud autorizada Jefe Área Resp.

O

Reporte de Movimientos

C2 Dependencia Destino Solicitud autorizada Dependencia C1 Solicitante Solicitud autorizada Dirección General O Solicitud autorizada

Dependencia Destino Resguardo

C1

O

Dirección General Resguardo

59 Envía documentación a las Dependencias involucradas en la transferencia de bienes muebles.

Fin

Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

NIVEL 3

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

Páginas

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REGISTROS GENERADOS Solicitud de baja de vehículo R04-P01-DGPS Solicitud de baja de bienes muebles R16-P01-DGPS Encuesta de satisfacción de servicio transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS Bitácora de control de servicios R35-P01-DGPS

ANEXOS No aplica. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social DGPS, adscrita a la Contraloría General del Estado, es responsable de la emisión y control de este procedimiento así como de la coordinación para la aprobación de cambios, revisiones, mantenimiento y actualización del mismo; además es su responsabilidad iniciar los cambios cuando la operación así lo requiera o bien cuando un socio de gestión detecte o considere necesario un cambio al documento el cual debe notificar a la DGPS, quien de aprobarlo preparará el aviso de modificación que circulará a las áreas involucradas. Una vez que el aviso de cambio se ha circulado y las dudas o problemas se han aclarado, la DGPS preparará la nueva versión de las páginas modificadas las cuales serán revisadas y aprobadas por las funciones según corresponda. Tenedores Oficiales del Documento Documento

Medio de documentación

Función del responsable de retenerlo

Original

Papel

Responsable de la Documentación de la Contraloría General del Estado

Nota: El original siempre será para el responsable de la documentación de la Contraloría General del Estado. Cualquier persona que tenga acceso al Sistema Electrónico de Gestión de la Documentación SEGD, podrá consultar los documentos, también cualquier ciudadano podrá hacerlo de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. El registro del historial de los cambios al documento para fines legales y/o de conocimiento, se genera automáticamente en el SEGD. Elaboró Ing. José Luis Hernández Parada

Revisó

Aprobó

Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz Director General Patrimonial y Contraloría Director Patrimonial y Contraloría Social Contralor General del Estado Social. Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.