PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO AL ESTUDIANTE
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Consejeros de Nivel/ Coordinadores de Nivel/ Coordinador de Convivencia Coordinador de Calidad / Representante de la Dirección Rector
Fecha de Aprobación: 16/03/2016
PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO AL ESTUDIANTE PROCESO DE GESTIÓN ACADÉMICA
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1. OBJETIVO Definir y desarrollar actividades encaminadas a orientar el desarrollo integral del estudiante. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca el seguimiento de los estudiantes de todos los niveles del Colegio Británico de Cartagena. 3. DEFINICIONES CBC: Colegio Británico de Cartagena o Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena. Seguimiento: Es el acompañamiento que se le hace al estudiante en todas sus áreas de ajuste (personal, emocional, social, comportamental y/o académicas). Learning Center: Centro de aprendizaje y/o acompañamiento de los estudiantes de Primaria del CBC que presentan dificultades académicas. Refuerzo: Apoyo a estudiantes con dificultades académicas y socioafectivas. Nivelación: Programa específico que se aplica al estudiante para alcanzar los criterios (logros y/o competencias) en determinada área. Docente: Profesor. Inducción: proceso por medio del cual el estudiante nuevo conoce el colegio, su salón de clase, oficinas y departamentos. Se le explica la metodología del ciclo de clases, sus horarios de merienda y almuerzo y demás información relativa a su adaptación. Acompañamiento: es el proceso por medio del cual se observa al niño en clases y descansos para intervenir en su proceso de adaptación (social, académico, emocional y personal) y así propiciarle colaboración y atención. Estudiante guía: es el compañero que se le asigna al estudiante nuevo por un período de 15 días para que lo guíe en el día a día en el colegio. Plan de adaptación: es el proceso por medio del cual se observa al niño en todas sus áreas, teniendo en cuenta la observación del Consejero y sus docentes; para dicha observación se usa un formato de observación de estudiante. 4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 Guía GTC 200 Manual de Convivencia
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5. CONTENIDO ACTIVIDAD
1. Inducción y Acompañamiento al estudiante Nuevo Los estudiantes nuevos que se matriculan en el período ordinario de matrículas, ingresan al colegio un día antes del inicio del año escolar, con el fin de realizar la respectiva inducción. Cada consejero se encarga de hacer la inducción a los estudiantes de su nivel. Entre las actividades realizadas, se encuentran: presentación del Director de Grupo, reconocimiento de las instalaciones e información general. El estudiante que ingresa ya iniciado el año escolar, es recibido por el Consejero y/o Coordinador de Nivel, quien lo presenta al Director de Grupo. A los estudiantes de 1° A 12° El consejero les designa un estudiante guía, quien los acompañará durante los primeros días. La Secretaria Académica envía a Coordinación de cada nivel las carpetas de los estudiantes nuevos para presentarla a los profesores respectivos. En el transcurso de las primeras cuatro semanas del ingreso de un estudiante, el Consejero de PreEscolar y/o Primaria entrega a los profesores formato de Observación del Estudiante. En Secundaria el Consejero habla con cada profesor. Una vez recopilada esta información, el Consejero de Nivel cita a los padres para brindarle la retroalimentación del proceso de adaptación del estudiante.
REGISTRO
Lista de Estudiantes Nuevos, Carpeta de Estudiantes, Formato de Observación del Estudiante de Pre-escolar a 5°, Acta de Reunión con Padres
RESPONSABLE
Consejero de Nivel, Coordinador de Nivel, Secretaria Académica
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2. Identificación de dificultades: La identificación de dificultades del estudiante se puede dar en dos momentos diferentes: Durante el proceso de admisión. Durante su escolaridad. Si se detecta cualquier dificultad en el desarrollo de habilidades del estudiante por parte de un Profesor, Director de Grupo, Enfermera y/o padre de familia, éste remite el caso al Coordinador y/o Consejero de Nivel, quien toma la decisión sobre el acompañamiento necesario.
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REGISTRO
RESPONSABLE
Anamnesis PreEscolar, Anamnesis de Primaria, Cuestionario de Datos Personales para Adolescentes Informe Final de Admisión
Profesor de Área, Director de Grupo, Enfermera, Consejero y/o Coordinador de Nivel
Si se detecta una dificultad dentro del proceso de admisión, éste estudiante ingresa con un compromiso que será monitoreado por el Consejero y/o Coordinador de Nivel. 3. Apoyo y seguimiento al estudiante por Consejería: De acuerdo con la remisión se realizan observaciones dentro y fuera del aula. Cuando se estime conveniente, se diligencia Formato de Observación del Estudiante de Pre-escolar a 5° o el Informe de Seguimiento del Estudiante de 6° a 12°, que se entrega a los docentes para analizar su percepción. Con base en esa observación y en la percepción de los docentes, el consejero de nivel establece un plan de trabajo para cada estudiante.
Formato de Observación del Estudiante de Pre-escolar a 5°, Informe de Seguimiento del Estudiante de 6° a 12°
Este seguimiento continuará hasta cuando el estudiante supere las dificultades. 4. Apoyo y seguimiento al estudiante por Coordinación de Nivel: El seguimiento académico de los estudiantes es un proceso continuo desde el inicio del año escolar. Al finalizar cada período del año lectivo, los Coordinadores de Nivel organizan comisiones de
Actas de Comisión de Evaluación, Registro Telefónico de Seguimiento al Estudiante,
Consejero de Nivel y/o Coordinador de Nivel
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REGISTRO
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RESPONSABLE
evaluación para discutir estrategias de mejora Actas de Reunión para aquellos estudiantes que están presentando con Padres y/o dificultades académicas en tres o más materias. E-mails y/o Homework Estas comisiones se realizan con la participación Control, de los Directores de Grupo y/o profesores del Daily Report, grado del estudiante con dificultad, el consejero Seguimiento de de nivel y el coordinador de convivencia (en Refuerzo Secundaria). Académico Externo La comisión establece las estrategias a seguir y Acta de Consejo quién debe encargarse de su seguimiento. Entre Curricular las estrategias se encuentran: Comunicación con Padres Reunión con Padres Informe de Seguimiento al Estudiante de 6° a 12° Daily Report (en Primaria) Seguimiento de Refuerzo Académico Externo (en Primaria). Seguimiento al estudiante por parte de consejería. Remisión al Learning Centre (En Primaria). Durante el año académico, el Coordinador de Nivel hace seguimiento a aquellos estudiantes que por enfermedad, permiso personal u otro motivo, se ausentan por más de dos días del colegio. 5. Seguimiento terapéutico externo: Si el estudiante es remitido a evaluación externa, el Consejero de Nivel solicita información al profesional que atiende al estudiante, en lo concerniente a las evaluaciones, terapias realizadas, y sugerencias para el trabajo en el colegio. Se mantiene contacto con el especialista para socializar la información.
Acta de reunión con padres, Formato de Reunión con Profesional Externo
Consejero de Nivel
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REGISTRO
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RESPONSABLE
Cualquier necesidad que se observe del estudiante en el colegio se comunica a su terapeuta para que sea reforzado en consulta y viceversa. 6. Atención a Situaciones En el caso de situaciones disciplinarias cometidas por un estudiante se garantiza el debido proceso, el acompañamiento y el seguimiento de acuerdo con este procedimiento y el Reglamento o Manual de Convivencia.
Registro Reporte de Incidente, Reporte de apertura del caso, Relato escrito estudiante(s), Reglamento o Manual de Convivencia, Relato escrito testigos, Acta de convivencia en caso de situación Grave o Muy Grave, Informe de Comportamiento (si aplica), Formato de Remisión a Coordinación de Primaria (si aplica).
7. Asistencia de Estudiantes Registro de El Director de Grupo y/o profesor de la primera Asistencia hora de clases toma asistencia diaria de estudiantes en los registros. El Profesor de Grupo y/o Secretarias de Nivel revisan estos registros con el fin de hacer seguimiento a los estudiantes que presentan varias ausencias, llamando a sus casas.
Coordinador de Convivencia, Coordinador de Primaria, Coordinador de Pre-escolar
Profesor de Grupo, Secretaria de Nivel
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REGISTRO
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RESPONSABLE
Cuando el estudiante lleva más de 3 días sin asistir, el caso es reportado a secretaria académica quien hace seguimiento para identificar las causas. 8. Llegadas Tarde de Estudiantes:
Formato de Llegadas Tarde, Cuando un estudiante de Prekinder en adelante Registro de llega después de la hora de inicio de clases, se Asistencia dirige a la Recepcionista quien diligencia el formato de llegadas tarde.
Recepcionista, Coordinador de Convivencia, Secretaria de Nivel, Profesor
El estudiante debe llevar este formato a la Secretaria de Nivel y/o Coordinador de Convivencia para hacer la corrección en el registro de asistencia. 9. Salidas Temprano de Estudiantes:
Formato de Permiso de Si un estudiante debe salir del colegio antes de Salida, finalizada la jornada escolar, la secretaria de nivel Formato Control diligencia el formato de permiso de salida que el Salida de estudiante debe mostrar a la salida. Estudiantes De igual forma, la enfermera diligencia el formato en caso que el estudiante deba ser enviado a casa por enfermedad.
6.
ANEXOS Lista de Estudiantes Nuevos Carpeta de Estudiantes Formato de Observación del Estudiante de Pre-escolar a 5° Formato de Seguimiento del Estudiante de 6° a 12° Acta de Reunión con Padres Anamnesis de Pre-Escolar Anamnesis de Primaria Cuestionario de Datos Personales para Adolescentes Informe Final de Admisión
Coordinador de Nivel, Enfermera, Portero, Recepcionista
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Actas de Comisión de Evaluación Daily Report Formato de Remisión al Learning Centre Formato de Seguimiento de Proceso de Refuerzo Externo Acta de Consejo Curricular Reunión con Profesional Externo Registro Reporte de Incidente Reporte de apertura del caso Relato escrito del estudiante Relato escrito testigos Acta de convivencia Informe de Comportamiento Formato de Remisión a Coordinación de Primaria
7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION
PARTE MODIFICADA
NUMERO DE VERSION
MODIFICACIONES
22/12/2011
Se agregó la actividad 01.
02
22/12/2011
Se agregaron formatos nuevos.
02
22/12/2011
Encabezado de registros y formatos.
02
22/12/2011
Reubicación formatos.
de
02
18/01/2012
Se agregaron formatos nuevos.
03
18/01/2012
Se agregó actividad 7
03
Inducción y Acompañamiento al estudiante Nuevo. Reunión con Profesionales Externos. Daily Report. Se identificó el procedimiento al que pertenecen los registros. Se reubicaron los formatos de Anamnesis de Pre-escolar, Anamnesis de Primaria y Cuestionario de Datos Personales para Adolescentes. Antes estaban en el Procedimiento de Admisiones. Remisión a Coordinación Primaria. Permiso de Salida. Llegadas Tarde. Asistencia de Estudiantes
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PARTE MODIFICADA
FECHA: 16/03/2016 Página 9 de 9
NUMERO DE VERSION
MODIFICACIONES
Llegadas tarde de estudiantes Salidas temprano de estudiantes Se agregó la semana que cubre el formato y se eliminó la primera columna. Revisión y ajustes Se reemplaza infracciones por situaciones disciplinarias. Se aclara acta de convivencia en caso de situación Grave o Muy Grave. Informe de Comportamiento (si aplica), Formato de Remisión a Coordinación de Primaria (si aplica).
18/01/2012
Se agregó actividad 7
03
18/01/2012
Se agregó actividad 7
03
18/01/2012
Cambios en el Formato de Daily Report
03
03/08/2015 16/03/2016
Todo el documento 6. Atención a Infracciones
04 05
Consejeros de Nivel / Coordinadores de Nivel / Coordinador de Convivencia
VERSIÓN: 05
Coordinador de Calidad / Representante de la Dirección
Rector
