PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION Código : AP- GA-PR13 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Huma...
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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION Código : AP- GA-PR13

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1. OBJETIVO Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Humanos y Bienestar Universitario de la Universidad del Pacifico para atender las necesidades de capacitación, formación y entrenamiento de los servidores públicos administrativos (Empleados de Libre Nombramiento y remoción, de carrera administrativa, provisional, trabajador oficial y contratado) a través de los programas desarrollados y ejecutados en el proceso de formación del Recurso Humano. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se reciben de las diferentes Dependencias las necesidades de capacitación y termina con la ejecución del programa de capacitación. 3. DEFINICIONES Formatos de diagnostico para identificar necesidades de capacitación: Son formatos que se originan a partir de una necesidad de capacitación a los servidores públicos de cada Dependencia. 4. CONDICIONES GENERALES Las dependencias para diligenciar el formato de diagnostico para identificar necesidades de capacitación deben tener en cuenta: los cambios administrativos o legales, las necesidades propias derivadas de la modernización tecnológica y administrativa, los planes y proyectos, las competencias a desarrollar o fortalecer, las evaluaciones del desempeño de los servidores, entre otros. Para elaborar el diagnostico de las necesidades de formación o capacitación, se deben tener en cuenta las siguientes fuentes: • • • • •

Plan de Acción de la Institución y sus lineamientos estratégicos. Las competencias corporativas. Evaluación del perfil de los cargos (comparación de las necesidades con los requisitos y responsabilidades de los cargos). Resultados de la Retroalimentación de la Gestión. Comunicaciones enviadas por servidores o jefes de los mismos, donde solicitan alguna capacitación especial.

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Resultados de reuniones formales con los Directores, jefes y las diferentes dependencias.

Si en una vigencia no fueron resueltas todas las necesidades de capacitación y entrenamiento por falta de presupuesto, éstas pueden seguir vigentes en el plan y diagnóstico de necesidades de capacitación de la vigencia siguiente. De acuerdo a la disponibilidad presupuestal anual pueden quedar necesidades de capacitación sin programar, las cuales quedarán registradas en el informe de diagnóstico y se utilizarán como insumo para otros planes institucionales. La Universidad del Pacifico primero buscará internamente si hay recurso humano competente académicos y administrativos para ofrecer los diferentes programas, antes de hacer contactos con terceros. Si el servidor público tiene alguna incapacidad durante el período de la capacitación, éste deberá presentar justificación ante la Oficina de Recursos Humanos, la cual evaluará cada caso y decidirá sobre la respectiva certificación, siempre y cuando la inasistencia por incapacidad no exceda el 15% del programa. Una vez finalizada la actividad la Oficina de Planeación seleccionará una muestra n para la medición de impacto y se consignará en el cronograma. En compañía del jefe inmediato del empleado se le aplicará el Cuestionario de evaluación de impacto de programas de formación y capacitación, elaborado por la Oficina de Planeación, en donde se identificara la aplicación de los conocimientos adquiridos por el servidor en el lugar de trabajo.

5. DESARROLLO

No. 1.

ACTIVIDAD

RESPONSABLES

DOCUMENTO DE REFERENCIA Envía a todas las dependencias Secretaria Oficina Formato administrativas y académicas anualmente de Recursos durante los meses de septiembre y Humanos. octubre, el Formato de Diagnóstico de Necesidades de capacitación vía correo electrónico.

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2.

Recopila la información necesaria para construir el diagnóstico de formación y capacitación. 3. El Comité de Capacitación con el resultado del diagnóstico prioriza las necesidades de acuerdo con el presupuesto para la vigencia, que se reflejarán en el Plan Institucional de Formación y Capacitación del respectivo año. 4. Con el informe del Comité de Capacitación se realiza el Plan Institucional de Formación y Capacitación para diseñar los programas del mismo. 5. Con las prioridades resultantes del análisis del diagnóstico, define los programas que van a ser ejecutados durante la vigencia. 6. Socializa con las Dependencias Universitarias el Plan Institucional de capacitación y formación. 7. Aprobada la ejecución del programa solicita la reserva presupuestal para la ejecución de los mismos. 8. A medida que se realiza la programación de cada actividad, define objetivos, alcance, público al que va dirigido, requisitos de inscripción, intensidad horaria, fechas, lugar donde será dictado. 9. Establece la disponibilidad interna del recurso humano académico y administrativo competente para ofrecer los diferentes programas. 10. Solicita una propuesta académica y económica de la Dependencia que está en capacidad de ofrecer el programa. 11. Analiza y evalúa que la propuesta esté acorde con los objetivos propuestos y las

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Comité Formación Capacitación. Comité Formación Capacitación.

de Documentación y de Informe y

Jefe Oficina de Plan Institucional de Recursos Humanos. Formación y Capacitación

Comité Formación Capacitación.

de Informe y

Jefe Oficina de Recursos Humanos. Comité Formación Capacitación. Comité Formación Capacitación.

de y de Documento y

Comité Formación Capacitación.

de y

Comité Formación Capacitación. Comité Formación

de Oficio de solicitud y de Informe y

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necesidades de la institución. Gestiona los aspectos logísticos: Aulas, lugar, ayudas audiovisuales y materiales, fecha, divulgación, entre otros. Realiza, invitación directa y focalizada o divulgación masiva de los programas a ofrecer según sea el caso y de acuerdo al programa se informa los requisitos para su inscripción. Cuando no se cuente con el recurso humano interno competente, se busca en el medio, proveedores de servicios de formación y capacitación (Regional, Nacional y/o Internacional según sea el caso ó el presupuesto), la empresa o persona natural idónea para ofrecer los programas demandados. Recibe las propuestas, analiza y da las recomendaciones para la selección, al Comité de Contratación. Realiza el trámite correspondiente ante la Oficina de Presupuesto según el Procedimiento de Registro Presupuestal. Ejecución de los programas de formación, capacitación o entrenamiento.

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Capacitación. Secretaria/ Jefe Oficios Oficina de Recursos Humanos Secretaria Oficina de Invitación Recursos Humanos

Comité Formación Capacitación.

de Invitación y

Comité de Propuestas Formación y Capacitación. Jefe oficina de Contrato con Recursos Humanos soportes

Comité de Formación y Capacitación. 18. En lo posible realiza la instalación del Miembro del Comité evento el día de inicio y hace una de Formación y introducción de los aspectos que motivan Capacitación. el programa. 19. Otorga un certificado de asistencia ó Comité de aprobación después de realizado el Formación y programa (sólo para quienes cumplan con Capacitación. los requisitos de asistencia, mínimo 80% la cual se verifica en el formato de Control de Asistencia y con la evaluación si el programa es evaluable). 20. Realiza el seguimiento y evaluación de los Comité de

sus

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programas. 21.

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Formación y Capacitación. Indaga sobre el desempeño del programa Jefe Oficina de mediante visitas periódicas al curso y Recursos Humanos entrevistas con el facilitador y con los asistentes. Al final de cada programa, realiza una Comité de Formato encuesta encuesta para evaluar satisfacción y Formación y cumplimiento de objetivos del programa. Capacitación. Envía a la Oficina de Planeación para que Jefe Oficina de Formatos encuesta tabule y analice los resultados de las Recursos Humanos encuestas, con el fin de tomar acciones en programas futuros. En un tiempo prudencial después de Comité de Formato evaluación. terminada cada actividad relacionada con Formación y el desarrollo de las competencias técnicas, Capacitación. se evaluará con el Jefe de la dependencia el impacto de los programas ofrecidos, para la retroalimentación del proceso de capacitación.

6. DOCUMENTO REFERENCIA Plan de capacitación Informe del comité de capacitación Propuestas de capacitación

7.

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha

Versión

Descripción

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ANEXOS Formato de necesidades de capacitación Formato de encuesta de evaluación de satisfacción

Versión:01 Firma Nombre Cargo

Elaborado por:

Revisado Por:

Aprobado por:

Rosa Elizabeth Moreno Ortiz

Equipo Operativo

Jefe de Recursos Humanos

Equipo Operativo

María Carmela Quiñones Góngora Rectora

Fecha de aprobación: