MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
MP/DA/GSA/12-02/08
PROCEDIMIENTO ALTA DE BIENES MUEBLES EN INVENTARIO DE R.T.P.
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MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal
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CONCEPTO
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MP/DA/GSA/12-02/08
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PÁGINA
OBJETIVO
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POlÍTICAS
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DESCRIPCiÓN NARRATIVA
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DIAGRAMA DE FLUJO
16
FORMA TOS E INSTRUCTIVOS
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POLíTICAS DE OPERACiÓN
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Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
del Procedimiento:
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POLíTICAS DE OPERACiÓN
e La Gerencia de Servicios de Apoyo para efectos del presente procedimiento, determinará como Bienes Instrumentales a los señalados en la Norma Sexta del "Manual de Normas y Procedimientos para el Registro, Baja y Destino Final de Bienes Muebles", emitidas por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, con registro de la Dirección General de Modernización Administrativa No. MEO-DGRMSG-NPGRBDFBM-179/97; lineamiento que los define como: · Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las distintas Áreas, siendo susceptibles de registro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. e La Gerencia de Servicios de Apoyo a través de la Unidad Departamental de Control de Bienes, será la responsable de efectuar el Registro, Alta y Control de los Bienes Instrumentales adquiridos y/o recibidos por Transferencia o Donación a Red de Transporte de Pasajeros del D.F.; mediante el Sistema de Control de Bienes establecido para el efecto. e La Gerencia de Servicios de Apoyo, deberá contar con un expediente de cada uno de los Bienes Instrumentales con registro de Alta en el Sistema de Control de Bienes bajo su operación y control; integrado por el Acta Administrativa y/o copia de la Factura que avale su origen, así como el "Resguardo de Bienes Asignados" debidamente requisitado.
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e Las Facturas que amparen la Adquisición de Bienes Instrumentales, deberán establecer claramente la descripción y características técnicas específicas de los bienes; condiciones que permitirán su plena identificación física.
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ALTA DE BIENES MUEBLES EN INVENTARIO DE R.T.P.
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e Las Actas Administrativas que amparen Bienes Instrumentales recibidos por Transferencia o Donación, deberán de contener invariablemente los siguientes conceptos: . Lugar y Fecha de la Operación. . Nombre y Firma de los participantes en el Acto. . El Ordenamiento legal que fundamenta la Operación. . Nombre del área Cedente y referencia del oficio mediante el cual se solicitó la Transferencia o Donación. · Nombre del área receptora de los Bienes Muebles y referencia del oficio mediante el cual se autorizó la Transferencia o Donación. · Descripción, Características Físicas e Importes a valor de adquisición, de los Bienes Muebles objeto de la Operación (según registros). · Nombre, firma y cargo de los responsables de la Entrega-Recepción de los Bienes Muebles objeto de la operación. e En los casos de Transferencia de Bienes Instrumentales, las Unidades Administrativas de Red de Transporte de Pasajeros del D.F., llevarán a cabo su recepción o entrega de conformidad a los Lineamientos dispuestos en las "Normas para la Transferencia de la Propiedad o Derechos Posesorios de Bienes Muebles del Dominio Privado del Distrito Federal a Cargo de la Administración Pública Centralizada y Desconcentrada, al Patrimonio de los Organismos Descentralizados de la Administración Pública Paraestatal Local". e Los Titulares de las Unidades Departamentales de Control de Almacenes, Recursos Materiales en Módulos y Áreas de Oficinas Centrales que reciban Bienes Instrumentales por concepto de Transferencia, Donación o Adquisición, notificarán inmediatamente de su recepción a la Gerencia de Servicios de Apoyo a través de oficio, anexando copias del Acta Administrativa y/o Factura correspondiente; para que ésta Gerencia, designe al personal que realizará la verificación física y asignación del Número de Inventario respectivo. e La Gerencia de Servicios de Apoyo, será responsable de emitir y mantener permanentemente actualizado el Catálogo de Bienes Instrumentales, así como de entregar una copia del mismo a las Áreas Receptoras del Organismo; con el propósito de unificar los criterios de identificación, clasificación y asignación del número de inventario correspondiente.
III~ Nombre del Procedimiento:
MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
ALTA DE BIENES MUEBLES EN INVENTARIODE RTP.
Día
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e La Gerencia de Servicios de Apoyo a través de la Unidad Departamental de Control de Bienes, será responsable de llevar a cabo la verificación física que compruebe que los Bienes Muebles recibidos, correspondan a las descripciones contenidas en las Facturas, Oficios y/o Actas de Entrega-Recepción elaboradas para el efecto. e La Unidad Departamental de Control de Bienes, rechazará las Actas Administrativas y/o Facturas presentadas como soporte para la asignación del Número de Inventario a los bienes recepcionados por concepto de Transferencia, Donación o Adquisición, por no corresponder la descripción y/o características descritas con la verificación física practicada; por lo que solicitará su corrección y cambio correspondiente a las áreas receptoras. e Con base al Catálogo de Bienes Instrumentales elaborado por la Gerencia de Servicios de Apoyo, la Unidad Departamental de Control de Bienes, será responsable de asignar el Número de Inventario a cada uno de los Bienes Instrumentales que ingresan a Red de Transporte de Pasajeros de D.F., bajo el concepto de Transferencia, Donación o Adquisición; así como de realizar el Pirograbado o instalación de la Placa con el Número de Inventario correspondiente, en un lugar visible que permita su inmediata identificación. e Tratándose de Adquisiciones de Bienes Instrumentales, la Gerencia de Servicios de Apoyo a través de la Unidad Departamental de Control de Bienes, solicitará a la Gerencia de Contabilidad las Facturas originales para aplicar en su reverso, el sello de "Alta en Inventario"; con los datos del Número de Inventario correspondiente y las fechas de aplicación del "Sello" y registro de alta en el Sistema de Control de Bienes. e Las Áreas que recepcionen Bienes Instrumentales por "Reposición", derivado de un proceso de aplicación de garantías establecidas en contrato con proveedores, deberán informar vía oficio a la Gerencia de Servicios de Apoyo, adjuntando al mismo la documentación soporte que permita a ésta Área, llevar a cabo su Alta en el Sistema de Control de Bienes; de acuerdo a lo siguiente: · El Alta de los Bienes Instrumentales recibidos por "Reposición", se llevará a cabo estableciendo únicamente en el apartado de Observaciones del bien sustituido, las características y/o número de serie del bien recepcionado a cambio; así como una nota, que incluya la descripción y fecha del documento en que se sustenta la operación efectuada.
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Nombre
del Procedimiento:
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día 30
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Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
ALTA DE BIENES MUEBLES EN INVENTARIO DE RTP.
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MP/DA/GSA/12-02/08
e La Unidad Departamental de Control de Bienes, una vez realizada la identificación de los Bienes Instrumentales mediante el Pirograbado o instalación de la Placa con el Número de Inventario correspondiente; deberá requisitar el "Resguardo Provisional de Bienes", recabando en el mismo la firma del usuario. e La Unidad Departamental de Control de Bienes, será la responsable de tramitar la asignación de bienes a los usuarios a través del "Resguardo Provisional de Bienes" y procesar su Alta en el Sistema de Control de Bienes; así como de emitir y formalizar con Visto Bueno del usuario, el "Resguardo de Bienes Asignados". e El personal de Red de Transporte de Pasajeros del D.F., que firme el "Resguardo de Bienes Asignados", será responsable del buen uso, manejo y custodia de los Bienes Muebles ante la Gerencia de Servicios de Apoyo; debiendo entregarlos en las mismas condiciones físicas de recepción, cuando deje de prestar sus servicios en Red de Transporte de Pasajeros del D.F. e Mensualmente y de manera conjunta, la Unidad Departamental de Control de Bienes y la Gerencia de Contabilidad, realizarán la conciliación de las altas, bajas y transferencias de los Bienes Instrumentales, a efecto de determinar las cifras correspondientes a esos conceptos; de igual manera, se hará con la Gerencia de Comercialización, respecto de la validación de las cifras relativas a las bajas y transferencias correspondientes. e La Gerencia de Servicios de Apoyo deberá realizar al menos, un Inventario Físico de Bienes Muebles al año, con el propósito de mantener el seguimiento y control de las existencias y estado físico de todos los Bienes, propiedad de Red de
Transportede Pasajerosdel D.F.
Año
2002
.
e La Gerencia de Servicios de Apoyo, instrumentará Acta Administrativa para soportar la asignación de Números de Inventario a los Bienes Muebles que no lo presenten y/o no cuenten con la documentación que ampare su procedencia, o estén considerados como de "Reaprovechamiento"; así como de requisitar el "Resguardo Provision~de Bienes", que permita su Alta en el Sistema de Control de Bienes.
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MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
Nombrt' del Proct'dimiento: ALTA DE BIENES MUEBLES EN INVENTARIO DE R.T.P.
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
Pog: De: MP/DAlGSA
11 23 112.fJ2108
MANUALADMINISTRATIVO
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Red de Transporte Distrito Federal
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de Pasajeros
del
Nombre del Procedimiento: Alta de Bienes Muebles en Inventario de RTP.
Unidad Administrativa
30 lo.[ De: Paq:
DIC 2002 12 23
MP/DA/GSA/12-02/08
Descripción de la Actividad
Tiempo ( días)
CADA VEZ QUE RECIBE BIENES INSTRUMENTALES POR TRANSFERENCIA, DONACiÓN YIO ADQUISICiÓN
DIRECCIÓN, GERENCIA DE ÁREA O U.D DE CONTROL DE ALMACENES
1
Turna adjunto a oficio original, copia fotostática de la Factura y/o Acta Administrativa solicitando a la Gerencia de Servicios de Apoyo, la asignación del Número de Inventario correspondiente a los Bienes recibidos; archiva copia de oficio en expediente.
1
GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO
2
Recibe oficio de solicitud de Número de Inventario en original, con copia fotostática de la Factura y/o Acta Administrativa; turna a la Unidad Departamental de Control de Bienes para su trámite.
1
UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES
3
Recibe oficio de solicitud de Número de Inventario en original, con copia fotostática de la Factura y/o Acta Administrativa; programa visita a las áreas receptoras de los bienes y designa al personal que llevará a cabo su trámite.
2
4
I Envía con oficio de comisión, personal para realizar la asignación del Número de Inventario en las áreas receptoras de los Bienes por concepto de transferencia, donación y/o adquisición; recaba acuse de recibo en copia del oficio y archiva
DIRECCIÓN, GERENCIA DE ÁREA O U.D DE CONTROL DE ALMACENES
5
Recibe oficio de comisión y pone a disposición del personal comisionado, los Bienes recepcionados por transferencia, donación y/o adquisición, a efecto de que lleve a cabo su verificación e identificación; así como la asignación del Número de Inventario correspondiente, archiva oficio original.
1
UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES
6
Verifica que los Bienes recepcionados por transferencia, donación y/o adquisición, correspondan a las descripciones y características contenidas en las Facturas y/o Actas Administrativas que amparan el ingreso a Red de Transporte de Pasajeros del D.F.
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MANUAL ADMINISTRATIVO
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Red de Transporte Distrito Federal
de Pasajeros
I
Mes DIC
del
Nombre del Procedimiento: Alta de Bienes Muebles en Inventario de RTP. Unidad Administrativa
Día 30 '--[ De: fao:
I
Año 2002
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MPIDAlGSAl12-02/08
Descripción de la Actividad
Tiempo ( días)
¿LOS BIENES COINCIDEN CON LA DESCRIPCiÓN YIO CARACTERíSTICAS ASENTADAS EN FACTURAS O ACTAS ADMINISTRATIVAS?
UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES -
7
DIRECCIÓN, GERENCIA DE ÁREA O U.D DE CONTROL DE ALMACENES
8
NO Rechaza la documentación presentada como soporte para la asignación del Número de Inventario a los Bienes recepcionados, por no corresponder la descripción y/o características descritas, con la verificación física practicada; solicita al área receptora de los bienes, la corrección y cambio de las Facturas o Actas presentadas como documentación soporte. Recibe para corrección y cambio, las Facturas o Actas presentadas como soporte para la solicitud de asignación del Número de Inventario a los Bienes recepcionados por Transferencia, Donación y/o Adquisición; turna para su corrección y cambio, a proveedores y/o áreas cedentes.
2
2
UNA VEZ EFECTUADA LA CORRECCiÓN Y CAMBIO DE FACTURAS YIO ACTAS ADMINISTRATIVAS IRREGULARES 9
UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES
10
I Recibe copia de las Facturas o Actas presentadas como soporte de la solicitud de asignación de Número de Inventario debidamente corregida; turna con oficio documentación y recaba acuse en copia. Se remite a la Actividad No. 6 SI Tratándose de Adquisiciones, aplica Sello correspondiente por "Alta de Inventario" al reverso de las copias de las Facturas recibidas, requisitando los datos correspondientes al Número de Alta en Inventario, Fecha de Sello de la Factura y Fecha del Registro de Alta en el Sistema de Control de Bienes; así como el Sello denominado "Para Uso de Informática" con sus datos debidamente requisitados.
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~
MANUALADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: Alta de Bienes Muebles en Inventario de RTP.
Unidad Administrativa
UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES
Día 30 lo.-
I
Mes DIC
( De: Paq:
Año 2002
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MP/DAlGSAl12-02/08
Descripción de la Actividad
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En todos los casos y con base a la documentación soporte Facturas y Actas Administrativas, realiza la identificación de los Bienes mediante el Pirograbado o Instalación de la placa con el Número de Inventario correspondiente; lleva a cabo la requisitación del "Resguardo Provisional de Bienes", recabando en el mismo la firma del usuario.
12
Efectúa Alta de Bienes en el Sistema de Control de Bienes, a través de la captura de la información contenida en el "Resguardo Provisional de Bienes"; obteniendo en original y copia, el "Resguardo de Bienes Asignados".
13
I Recaba firma de conformidad del resguardatario en el original y copia del "Resguardo de Bienes Asignados", integra copia del "Resguardo" al expediente, junto con la copia de la Factura o Acta Administrativa, en su caso; entrega original al usuario. .
-
I
Tiempo ( días)
PERiÓDICAMENTE
14
Solicita mediante oficio a la Gerencia de Contabilidad, las Facturas originales de los Bienes adquiridos por Red de Transporte de Pasajeros del D.F.; recaba acuse de recibo en copia y archiva.
1
GERENCIA DE CONTABILIDAD
15
Recibe oficio de solicitud de Facturas originales, para Sellos de "Alta de Inventario" (Sección Módulos u Oficinas Centrales) y "Para Uso de Informática"; turna mediante oficio facturas originales a la Unidad Departamental de Control de Bienes, archiva solicitud y acuse de recibo en expediente.
2
UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES
16
Recibe oficio y Factura originales, extrae de expediente copia fotostática de Factura, lleva a cabo la aplicación de Sellos de conformidad a la copia de la Factura requisitada con anterioridad y regresa copia fotostática a expediente junto con oficio; turna mediante oficio a la Gerencia de Contabilidad la Factura debidamente formalizada, recaba acuse de recibió en copia y archiva.
1
I
MANUALADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal
GERENCIA DE CONTABILIDAD
17
I
Mes DIC
de Pasajeros del
I
Año 2002
15 [ De: Paa:
Nombre del Procedimiento: Alta de Bienes Muebles en Inventario de RTP.
Unidad Administrativa
Día
1.-30
23
MPIDAlGSAl12-02/08
Descripción de la Actividad
Tiempo ( días)
Recibe Factura con oficio original, con Sellos de "Alta de Inventario" y "Para Uso de Informática" debidamente requisitados; integra factura y oficio a expedientes y archiva.
1
MENSUALMENTE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES Y GERENCIAS DE CONTABILIDAD y DE COMERCIALlZACIÓN
18
Realiza Conciliación con la Gerencia de Contabilidad a efecto de determinar cifras de los Bienes Muebles respecto a los conceptos de altas, bajas y transferencias; y con la Gerencia de Comercialización, la validación de las cifras relativas a las bajas y transferencias correspondientes.
2
SEMESTRAL YIO ANUALMENTE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE BIENES
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Lleva a cabo el levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles, instrumenta Acta administrativa de aquellos que no cuenten con el Número de Inventario respectivo o documentación que ampare su procedencia y de los considerados como de Reaprovechamiento; lleva a cabo la formalización del "Resguardo Provisional de Bienes", recabando en el mismo la firma del usuario.
20
I Actualiza registros del Sistema de Control de Bienes de Red de Transporte de Pasajeros del D.F., considerando para el efecto los resultados de la Toma Física del Inventario practicado; integra Actas Administrativas y resguardos a expedientes y archiva.
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I j
MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
"Iombr~ d~1 Pro
