´ Practica 4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

4 Principales funciones en Excel

1.

´ Introduccion

Los operadores, vistos en la pr´actica anterior, no son la u´ nica forma en la podemos especificar c´alculos en las f´ormulas de Excel; el programa ofrece, adem´as, una amplia gama de funciones que permiten manipular la informaci´on seg´un el siguiente mecanismo: la funci´on recibe informaci´on a trav´es de una serie de argumentos (los argumentos son a las funciones lo que los operandos a los operadores) y, a partir de esa informaci´on, devuelve un resultado. La forma de utilizar una funci´on dentro de una f´ormula es la siguiente: primero, se escribe el nombre de la funci´on; inmediatamente a continuaci´on (sin espacios en blanco intermedios), una apertura de par´entesis; al final, un cierre de par´entesis; entre los par´entesis, tantas expresiones (del tipo que convenga) como par´ametros requiera esa funci´on, separadas entre s´ı por s´ımbolos punto y coma (;). Cada funci´on tiene su propia sintaxis, esto es, admite un cierto n´umero de argumentos, cada uno de los cuales puede ser de cierto o ciertos tipos, pero no de otros. Incluso hay funciones sin argumentos. Obs´ervese que los argumentos son expresiones y, como tales, no es necesario que sean simples literales, sino que cada uno de ellos puede ser, por ejemplo, una referencia, el resultado de una operaci´on o el de otra funci´on (dando lugar a lo que se denomina anidamiento de funciones). A la hora de introducir una funci´on en una f´ormula, puede ser u´ til emplear el asistente de funciones, ya que gu´ıa el proceso y facilita la incorporaci´on de los argumentos. Para emplearlo, basta con estar situado en el punto de la f´ormula en el que se quiere introducir la funci´on y ´ ´ 1 , : se seleccionar la orden Insertar I Funcion... o bien pulsar bot´on Insertar funcion ´ que se muestra en la figura 1. llega as´ı al cuadro de di´alogo Insertar funcion Las funciones en Excel se encuentran agrupadas en diferentes categor´ıas, como se puede observar al utilizar el asistente de funciones (v´ease figura 2). En esta pr´actica y la siguiente veremos algunas funciones pertenecientes a las categor´ıas que consideramos de uso m´as frecuente: Funciones matem´aticas y trigonom´etricas. 1

Este bot´on se encuentra, en Excel 2003, a la izquierda de la barra de f´ormulas; en versiones anteriores, en ´ la barra de herramientas Estandar. 1

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´ Figura 1: Cuadro de di´alogo Insertar funcion.

´ con lista de categor´ıas desplegada. Figura 2: Cuadro de di´alogo Insertar funcion Funciones estad´ısticas. Funciones l´ogicas. Funciones de fecha y hora. Funciones de informaci´on. Funciones de b´usqueda y referencia. 2

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Antes de abordar con m´as detalle estas categor´ıas, haremos una primera introducci´on a las que consideramos funciones m´as destacadas: SUMA y similares y, por supuesto, la funci´on l´ogica SI. En la descripci´on de las funciones, los nombres de los argumentos aparecer´an en cursiva, como numero. ´

2.

´ destacadas Funciones mas

Hace tiempo que en ejercicios y ejemplos venimos utilizando la funci´on SUMA, generalmente en la forma SUMA(rango) para obtener la suma de los valores de todas las celdas contenidas en el rango indicado. Se trata de una funci´on de uso tan frecuente que tiene un bot´on espec´ıfico para introducirla en una celda, el bot´on Autosuma, : si seleccionas una celda y haces clic en ese bot´on, Excel iniciar´a la introducci´on de una f´ormula =SUMA(rango) y te permitir´a seleccionar f´acilmente el correspondiente rango. Adem´as, Excel suele formular una hip´otesis sobre qu´e rango vas a querer sumar, pero es responsabilidad tuya comprobar que se trata del rango correcto y, si no es as´ı, modificarlo. Adem´as, la funci´on SUMA es bastante flexible por lo que a sus argumentos se refiere: admite varios (separados, l´ogicamente, por caracteres punto y coma) y cada argumento no es necesario que sea un rango, sino que puede ser cualquier conjunto de celdas (incluso una simple referencia a celda), un literal num´erico o, en general, cualquier expresi´on num´erica. En cualquier caso, todos los valores num´ericos que reciba de los argumentos los sumar´a para devolver su resultado. ´ ATENCION: Es importante saber elegir racionalmente entre el operador de suma + y la funci´on SUMA: ni suele tener mucho sentido utilizar la funci´on para sumar dos valores, como en SUMA(A1;C7), ni es aceptable, por ejemplo, utilizar el operador cinco veces para sumar los valores de un rango de seis celdas, como en A1+A2+B1+B2+C1+C2, donde SUMA(A1:C2) ser´ıa una alternativa claramente preferible. Con un comportamiento an´alogo a SUMA, Excel tambi´en ofrece PRODUCTO (multiplica los valores recibidos en vez de sumarlos), MAX (devuelve el valor m´aximo), MIN (devuelve el m´ınimo) y PROMEDIO (la media aritm´etica).

Ejercicio 1 En una hoja de c´alculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce las constantes 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el rango A1:C2. Utiliza el bot´on Autosuma para introducir en C4 la f´ormula =SUMA(A1:C2) y el asistente de funciones para introducir en C5 la f´ormula =PRODUCTO(A1:C2). Para encontrar m´as f´acilmente la funci´on PRODUCTO, ten en cuenta que se trata de una funci´on ma´ ´ tem´atica, as´ı que puedes buscarla dentro de la categor´ıa Matematicas y trigonometricas en vez de en Todas; en cualquier caso, date cuenta de que las funciones dentro de cada categor´ıa est´an ordenadas alfab´eticamente, lo que facilita la b´usqueda (y observa qu´e pasa si tecleas la inicial del nombre de la funci´on buscada). Date cuenta tambi´en de que en la

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casilla correspondiente al primer argumento puedes indicar el rango seleccion´andolo con el rat´on. Edita la f´ormula de C5 para convertir sus referencias en absolutas (haz uso de F4) y replica la f´ormula resultante en el rango D4:D6. Luego, sustituye PRODUCTO en las tres nuevas r´eplicas por MIN, PROMEDIO y MAX respectivamente. F´ıjate en los resultados que obtiene cada f´ormula. ¿Son los que esperabas? ¿Tambi´en lo son si sustituyes el seis de C2 por un cero? ¿Y si borras el contenido de C2? Por su parte, la funci´on SI es muy distinta y de una importancia tal que s´olo es posible apreciarla a trav´es de la experiencia pr´actica. Se puede decir que lo que ofrece SI es “la posibilidad de hacer una cosa u otra en funci´on de una condici´on”. Por ejemplo, para aplicar un 10 % de descuento a un cierto importe (supongamos que definido como nombre), una f´ormula adecuada ser´ıa =importe*(1-10 %); para aplicarle un 15 %, =importe*(1-15 %)... ¿y si aplicar un descuento u otro dependiera de cierta condici´on, por ejemplo del propio valor del importe? En casos como e´ ste, la funci´on SI nos proporciona la potencia necesaria para solucionar el problema. Supongamos que el descuento mayor, el del 15 %, s´olo se debe aplicar a importes superiores a los 100 ¤, es decir: Cuando el importe sea mayor que 100 ¤, querremos aplicar =importe*(1-15 %). En caso contrario, querremos aplicar =importe*(1-10 %). Resulta que =SI(importe>100;importe*(1-15 %);importe*(1-10 %)) es una f´ormula que hace exactamente eso, ya que, en general, la funci´on SI admite tres argumentos: ´ prueba logica. Debe ser una expresi´on que devuelva VERDADERO o FALSO. Es la condici´on de la que depende que el resultado devuelto se calcule evaluando el segun´ es do argumento o evaluando el tercero. En el ejemplo, el argumento prueba logica importe>100. ´ valor si verdadero. Si el resultado de evaluar prueba logica es el valor VERDADERO, se eval´ua este segundo argumento y su resultado ser´a el valor devuelto por SI. En el ejemplo, el argumento valor si verdadero es importe*(1-15 %). ´ es FALSO, SI devuelve el resultavalor si falso. Si el resultado de evaluar prueba logica do de evaluar este tercer argumento. En el ejemplo, valor si falso es importe*(1-10 %). Si entiendes bien lo anterior, tambi´en podr´as ver que =importe*(1-SI(importe>100;15;10) %) es una f´ormula completamente equivalente. . . y m´as compacta.

Ejercicio 2 Queremos obtener una valoraci´on muy simple del precio de determinados productos, de tal forma que si un producto cuesta menos de 15 ¤, el resultado sea el texto El producto es barato y, si cuesta eso o m´as, el resultado sea El producto es caro.

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Figura 3: Introducci´on de una funci´on condicional utilizando el asistente de funciones. Comenzaremos introduciendo en la celda A1 de una nueva hoja de c´alculo el texto Importe del producto y en la celda B1 el precio del producto (supondremos inicialmente 5 ¤ e introduciremos, por tanto, la constante 5). En la celda A2, introduciremos el texto ´ y, finalmente, la f´ormula siguiente en la celda B2: Valoracion =SI(B1=0;nota