Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes La División de Normas (Standards Division) ha elaborado este documento de preguntas frecuentes sobre la Guía G4 como material de ...
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Preguntas frecuentes La División de Normas (Standards Division) ha elaborado este documento de preguntas frecuentes sobre la Guía G4 como material de apoyo para los grupos de interés de la Guía. No obstante, las principales referencias para cualquier interpretación y orientación acerca del contenido de la Guía G4 para la elaboración de memorias de sostenibilidad siguen siendo los dos documentos fundamentales: los Principios y contenidos básicos y el Manual de aplicación. Si bien se ha procurado que la información contenida en este documento, Preguntas Frecuentes, sea correcta, GRI no puede asumir responsabilidad alguna sobre su contenido o sobre las consecuencias que pueda acarrear para cualquier persona u organización como resultado de las directrices aquí contenidas.

El presente documento es una traducción del documento FAQ (en inglés), publicado el 5 de agosto de 2015.

Índice Antecedentes y proceso de elaboración de la Guía G4 ................................................................... 6 ¿Cuáles fueron los objetivos principales de la Guía G4? ................................................................. 6 ¿Cómo se elaboró la Guía G4 y quiénes participaron en el proceso? ............................................. 6 ¿Por qué no se han contemplado en la versión final de la Guía G4 las observaciones que envié durante el Periodo de Comentario Público? ................................................................................... 7 ¿Cómo puedo enviar opiniones sobre la Guía G4? ......................................................................... 8 ¿Quién se encarga de valorar o refutar el contenido de la memoria de una organización? .......... 8 Elementos y Contenidos de la Guía G4 .......................................................................................... 9 Elementos y Contenidos de la Guía G4: cuestiones generales ..................................................... 9 ¿Cuáles son las principales mejoras que incorpora la Guía G4? ..................................................... 9 ¿Cuáles son los nuevos Contenidos básicos de la Guía G4? ........................................................... 9 ¿Qué estructura tiene la Guía G4? ................................................................................................ 10 ¿Cómo se armonizan los contenidos de la Guía G4 con otros marcos o iniciativas?.................... 10 ¿Qué criterios se emplearon para incluir las referencias externas en la Guía G4?....................... 11 Elementos y Contenidos de la Guía G4: Materialidad y Cobertura ............................................ 12 ¿Por qué centrarse en Aspectos/asuntos materiales? .................................................................. 12 ¿Ha cambiado el Principio de Materialidad en la Guía G4? .......................................................... 12 ¿Es cierto que las organizaciones deben definir distintas Coberturas para cada Aspecto material que identifiquen? ¿Se dispone de alguna orientación al respecto? ............................................. 12 ¿Se puede seguir empleando el diagrama del Protocolo sobre la Cobertura de las Guías G3/G3.1 para determinar las coberturas de las memorias para la Guía G4? .............................................. 13 ¿Qué significa «el ámbito de impacto»? ....................................................................................... 13 ¿Cómo se deben incluir en la memoria los impactos materiales que se produzcan fuera de la organización?................................................................................................................................. 14 ¿Hay un lugar específico en el que incluir los Contenidos básicos generales G4-20/ G4-21 o se puede ir facilitando la información sobre la Cobertura a lo largo de los correspondientes Aspectos materiales? .................................................................................................................... 14 El proceso para determinar el contenido de la memoria se centra en los Aspectos. Los Aspectos se evalúan en función de la materialidad y se determina su correspondiente Cobertura. ¿Existe una descripción de cada uno de los Aspectos? ............................................................................. 15 ¿Existen directrices o requisitos para informar sobre hechos significativos que se produzcan una vez finalizado el periodo objeto de la memoria, pero antes de su publicación, como, por ejemplo, el cierre de una oficina? ................................................................................................. 15 Al informar sobre la cadena de suministro, ¿se debe tener cuidado con la doble contabilización? ....................................................................................................................................................... 16 2

Elementos y Contenidos de la Guía G4: «de conformidad»....................................................... 16 ¿Qué es una memoria de sostenibilidad según la G4? ................................................................. 16 ¿Qué tipo de entidades pueden elaborar una memoria de GRI? ................................................. 16 ¿Qué diferencia hay entre las opciones Esencial y Exhaustiva? ................................................... 17 ¿Qué diferencia hay entre los Contenidos básicos generales y los específicos? .......................... 17 ¿Cuántos Contenidos básicos se ofrecen en la Guía G4? .............................................................. 18 ¿Cómo indico que la memoria ha sido elaborada «de conformidad» con la Guía? ..................... 18 ¿Hay un número mínimo de Aspectos que se deben incluir en la memoria para elaborarla «de conformidad»? ¿Se pueden omitir Aspectos de una o más Categorías en una memoria de sostenibilidad? Por ejemplo, cubrir los Aspectos económicos y ambientales, pero no los sociales. ....................................................................................................................................................... 19 Si se redacta una memoria según la opción Esencial, ¿se debe explicar por qué se ha elegido un Indicador concreto en relación con un Aspecto material para cumplir los requisitos mínimos? . 19 ¿Cómo debo informar sobre la verificación externa? ................................................................... 19 ¿Cómo se debe proceder si solo se dispone de información parcial sobre los Contenidos básicos? ....................................................................................................................................................... 20 En el caso de una organización que opera en varios sectores, ¿cómo debe emplear los Contenidos sectoriales de la Guía G4? .......................................................................................... 20 Aunque una memoria no se haya elaborado «de conformidad», ¿se puede hacer referencia a GRI? ............................................................................................................................................... 21 Elementos y Contenido de la Guía G4: Aspectos e Indicadores ................................................. 22 ¿Qué ocurre si un Indicador es material pero el Aspecto al que corresponde no se ha identificado como material? ......................................................................................................... 22 ¿Se mantiene en la Guía G4 la distinción entre Indicadores «esenciales» y «adicionales» de las Guías G3/G3.1?.............................................................................................................................. 22 Con respecto a la opción Exhaustiva: si se determina que un Aspecto es material, ¿se deben incluir todos los Indicadores de ese Aspecto, incluso aunque un Indicador concreto no sea aplicable?....................................................................................................................................... 22 Con respecto a la opción Esencial: ¿qué Indicador o Indicadores se deben elegir para un Aspecto material?........................................................................................................................................ 22 Con respecto a la opción Exhaustiva: Si se determina que un Aspecto es material, pero uno de los Indicadores correspondientes no refleja un impacto material, ¿se debe incluir ese Indicador en la memoria? .............................................................................................................................. 23 La información obligatoria en un Aspecto de la Guía G4 no refleja adecuadamente la envergadura de los impactos positivos o negativos de mi organización en relación con ese Aspecto. ¿Qué debo hacer? .......................................................................................................... 23 ¿Existe algún tipo de orientación sobre cómo incluir en la memoria aspectos o Indicadores distintos de los de GRI? ................................................................................................................. 23

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¿Se espera que la definición de «lugares con operaciones significativas» sea idéntica en todos los Indicadores a los que se aplique? ............................................................................................ 24 Elementos y Contenido de la Guía G4: Información sobre el enfoque de gestión (DMA)............ 24 ¿Se debe incluir el Contenido general sobre el enfoque de gestión y la Información específica sobre el enfoque de gestión, si la hubiera, para cada uno de los Aspectos materiales? ¿Qué incluyen los apartados DMA-a, DMA-b, DMA-c de la Guía G4? .................................................... 24 ¿Dónde se debe incluir la Información sobre el enfoque de gestión (DMA) relativa a los distintos Aspectos? ...................................................................................................................................... 25 Si el enfoque de gestión es el mismo para varios Aspectos materiales identificados, ¿se debe repetir la Información sobre el enfoque de gestión?.................................................................... 25 Elementos y Contenido de la Guía G4: Índice de contenido ...................................................... 25 ¿Es necesario que se incluya el Índice de contenido G4 en la memoria o basta con facilitar un enlace en el que se pueda acceder al Índice en línea? ................................................................. 25 ¿Cómo se debe completar el índice de GRI? ................................................................................. 26 ¿Se pueden incluir las respuestas a los contenidos directamente en el Índice y no introducirlas en ningún otro apartado de la memoria? ..................................................................................... 27 Transición a la Guía G4 y asistencia ............................................................................................. 28 Transición a la Guía G4 y asistencia: Generalidades ................................................................. 28 Voy a elaborar una memoria por primera vez, ¿qué versión de la Guía de GRI debo utilizar? .... 28 ¿Cuánto tiempo más puede seguir la organización utilizando las versiones G3 o G3.1 de la Guía? ....................................................................................................................................................... 28 ¿Qué diferencias hay entre las versiones G3/G3.1 y la Guía G4? ¿Existe un documento comparativo?................................................................................................................................. 28 En los cuadros de resumen de los cambios, ¿qué significa «moved to guidance» («ahora en las directrices»)? ................................................................................................................................. 28 ¿Se corresponden las opciones «de conformidad» Esencial y Exhaustiva con los Niveles de Aplicación A, B y C de la versión G3.1? Por ejemplo, ¿se puede considerar que la opción Esencial se corresponde más o menos con un lugar intermedio entre C y B? ........................................... 29 ¿Espera GRI que las organizaciones pasen de elaborar memorias según la opción Esencial a hacerlo según la Exhaustiva?......................................................................................................... 29 ¿Qué ocurrirá con las Verificaciones del Nivel de Aplicación? ¿Dispone GRI de un Servicio para la Guía G4? ........................................................................................................................................ 29 ¿Qué función tienen los Contenidos sectoriales en la Guía G4?................................................... 31 Transición a la Guía G4 y asistencia: Materiales y servicios de aprendizaje y capacitación ......... 32 ¿Qué servicios de aprendizaje, tanto materiales como de capacitación se ofrecerán para la transición a la Guía G4, y cuándo estarán disponibles? ................................................................ 32 ¿Qué es la Guía G4 en línea? ......................................................................................................... 32 ¿Se puede adquirir/solicitar una versión impresa de la Guía G4? ................................................ 33 4

¿Se dispone de traducciones a otros idiomas de la Guía G4? ....................................................... 33 Si la Guía G4 no está disponible en mi idioma, ¿puedo encargarme de preparar la traducción o debo pedir permiso a GRI antes? .................................................................................................. 33 Transición a la Guía G4 y asistencia: ¿Qué ocurre con la verificación?....................................... 33 ¿Qué ocurre con la verificación externa de las memorias elaboradas según la Guía G4? ........... 33

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Antecedentes y proceso de elaboración de la Guía G4 ¿Cuáles fueron los objetivos principales de la Guía G4? Los objetivos principales que la Junta Directiva de GRI estableció en septiembre de 2010 fueron:  

  

Ofrecer orientación fácil de consultar, para que los nuevos redactores de memorias entiendan y utilicen la Guía con facilidad. Mejorar la calidad técnica de los contenidos de la Guía para eliminar las ambigüedades y evitar interpretaciones divergentes, para el beneficio tanto de los redactores como de los usuarios de las memorias. Armonizar los contenidos hasta donde sea posible con otras normas aceptadas internacionalmente. Mejorar las directrices para identificar los asuntos «materiales» —desde las perspectivas de distintos grupos de interés— para incluirlas en las memorias de sostenibilidad. Ofrecer orientación sobre cómo asociar el proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad a la preparación de las memorias integradas de forma coherente con las directrices que elaborará el Consejo Internacional de Informes Integrados (IIRC).

¿Cómo se elaboró la Guía G4 y quiénes participaron en el proceso? El contenido de la Guía se elaboró de acuerdo con el debido proceso de GRI (due process), en inglés). Los Periodos de Comentario Público, los distintos Grupos de Trabajo formados por expertos y los órganos de gobierno de GRI sirvieron para garantizar que la Guía se basara en el consenso y reflejara con toda la amplitud posible las diversas aportaciones de los grupos de interés. Los Grupos de Trabajo fueron (y siguen siendo) los principales responsables de redactar y revisar el texto de la Guía. Estos Grupos de Trabajo son órganos de carácter temporal formados por expertos internacionales que representan a empresas, mercados financieros, el sector laboral, organizaciones de la sociedad civil e instituciones de mediación. Los órganos de gobierno de GRI supervisaron todo el proceso. La Secretaría de GRI, bajo la dirección de la Junta Directiva, conforma los Grupos de Trabajo. Los criterios para seleccionar a los miembros incluyen su grado de conocimiento, su disponibilidad y el hecho de que todos los grupos de interés estén representados en la misma medida. Además, es deseable que el Consejo de Partes Interesadas (GRI Stakeholder Council) y el Comité Asesor Técnico de GRI (Technical Advisory Committee) cuenten con representación en los Grupos de Trabajo. Este enfoque, basado en el consenso y en la participación de todas las partes interesadas, confiere a los Principios de elaboración de memorias y Contenidos básicos de GRI un excepcional grado de credibilidad, exhaustividad y legitimidad; por eso se han ganado la confianza de sus usuarios y son los más utilizados del mundo. 6

Aquí dispone de más información sobre el proceso de elaboración de la Guía.

¿Por qué no se han contemplado en la versión final de la Guía G4 las observaciones que envié durante el Periodo de Comentario Público?

Los Periodos de Comentario Público (PCP) son una parte esencial del debido proceso de GRI (—due process— en inglés). GRI estableció varios Periodos de Comentario Público (PCP) a lo largo de la elaboración de la Guía G4. El primer PCP, que consistió en una encuesta en línea, recabó opiniones sobre cómo GRI debía enfocar el desarrollo de la Guía G4. Las conclusiones hicieron que se decidiera formar los Grupos de Trabajo y se apuntaran varias formas de avanzar en el proceso de redacción de la Guía. Se recibieron muchos comentarios constructivos, que constituyeron una valiosa fuente de información para los Grupos de Trabajo y la Secretaría a lo largo del proceso. Durante el segundo PCP se recopilaron comentarios sobre el borrador de la Guía G4, que proponían modificaciones significativas en los siguientes ámbitos: Lucha contra la corrupción, Niveles de aplicación, Cobertura, Información sobre el enfoque de gestión, Gobierno y retribución, Emisión de gases de efecto invernadero y Cadena de suministro. GRI quiere agradecer a todas las personas que enviaron sus observaciones durante los Periodos de Comentario Público. Estas aportaciones desempeñaron un papel fundamental para elaborar la Guía G4, y ayudaron a dar forma a sus contenidos definitivos. La Guía se desarrolló con un enfoque basado en el consenso, lo que significa que en la versión final no se pudieron reflejar todos y cada uno de los comentarios. No obstante, los Grupos de Trabajo y órganos de gobierno de GRI estudiaron cuidadosamente todas las sugerencias y comentarios, siguiendo el enfoque que se describe a continuación. La Secretaría de GRI revisó y analizó las aportaciones minuciosamente, empleando un enfoque estructurado y transparente para examinar cada uno de los comentarios. En la Metodología para analizar las aportaciones se describe detalladamente la metodología de análisis (en inglés). A continuación, GRI le presentó los resultados del análisis a los Grupos de Trabajo y órganos de gobierno. Además, la Secretaría preparó otro documento, Transcripción literal de las respuestas, en el que se incluyeron las aportaciones tal como fueron recibidas. Con él, los Grupos de Trabajo y órganos de gobierno podían verificar el análisis y formarse una opinión sobre las sugerencias y los comentarios dados. Los comentarios específicos se debatieron en mayor profundidad durante las distintas reuniones. Se publicó, asimismo, el documento Fundamentos de las conclusiones, disponible en la página de recursos de GRI (en inglés). En próximas fechas, GRI ofrecerá más información sobre el desarrollo de otros asuntos. Suscríbase al Boletín de GRI (en inglés) para mantenerse al corriente.

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¿Cómo puedo enviar opiniones sobre la Guía G4? 

GRI agradece opiniones sobre la Guía G4. Si no tiene una duda de carácter técnico, sino que cree haber detectado un error en la Guía, cree que hay alguna sección que se puede mejorar y quiere hacer una propuesta, envíe un correo electrónico, en inglés, a la dirección [email protected] o utilice el formulario de comentarios.

¿Quién se encarga de valorar o refutar el contenido de la memoria de una organización? GRI no valora los resultados o la calidad del proceso de una organización para definir el contenido de la memoria, o la memoria en sí, ni tampoco los Aspectos materiales identificados y su Cobertura. La imparcialidad es fundamental para mantener la credibilidad de GRI como proveedor independiente y fiable de la Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad más completa del mundo. Para GRI, las evaluaciones y los comentarios de los grupos de interés constituyen una parte esencial del proceso de elaboración de memorias. El obviar la identificación y comunicación de los grupos de interés durante la elaboración de la memoria puede dar como resultado una memoria no adecuada o creíble para todos los grupos de interés. Por el contrario, la participación sistemática de los grupos de interés aumentará su receptividad y la utilidad de la memoria. La ejecución correcta de este procedimiento puede dar lugar a un proceso de aprendizaje continuo, tanto dentro de la organización como por parte de los grupos de interés, y permitirá mejorar la rendición de cuentas a un abanico más amplio de partes interesadas, con lo que se fortalecerá la confianza y la credibilidad.

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Elementos y Contenidos de la Guía G4 Elementos y Contenidos de la Guía G4: cuestiones generales

¿Cuáles son las principales mejoras que incorpora la Guía G4? Entre muchas otras características, las principales mejoras de la Guía G4 son las siguientes:           

Información actual sobre el gobierno, la ética y la integridad, la cadena de suministro, la lucha contra la corrupción y las emisiones de gases de efecto invernadero. Contenido general para divulgar la Información sobre el enfoque de gestión (DMA). Dos opciones de criterios «de conformidad», ambos centrados en Aspectos materiales. Índice de Contenidos GRI que ofrece un formato transparente para comunicar la verificación externa. Contenido sometido a revisión técnica y requisitos claros con respecto a los Contenidos. Orientación detallada sobre cómo seleccionar asuntos materiales y explicar la Cobertura de dónde se producen los impactos materiales. Flexibilidad para que los encargados de elaborar las memorias elijan el foco de la memoria. Flexibilidad para ajustarse a otros marcos y requisitos locales y regionales al elaborar la memoria. Armonización y referencias actuales a todos los documentos de elaboración de memorias disponibles y aceptados internacionalmente. Cuadros sinópticos, resúmenes y enlaces rápidos a componentes concretos de la Guía. Glosario completo, listas de referencias y orientación visual.

¿Cuáles son los nuevos Contenidos básicos de la Guía G4? Los nuevos Contenidos básicos incluyen: 

    

Contenido general para divulgar la Información sobre el enfoque de gestión (DMA): o Indique por qué el Aspecto es material. Señale qué impactos hacen que este Aspecto sea material o Describa cómo gestiona la organización el Aspecto material o sus impactos o Facilite la evaluación del enfoque de gestión Contenidos básicos sobre la cadena de suministro Contenidos básicos sobre gobierno Contenidos básicos sobre ética e integridad Contenidos básicos sobre la lucha contra la corrupción Contenidos básicos sobre energía y emisiones de gases de efecto invernadero

Este documento (en inglés) resume los cambios de los Contenidos básicos de la Guía G4 con respecto a la Guía G3.1.

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¿Qué estructura tiene la Guía G4? La Guía G4 consta de dos partes: La primera, Principios de elaboración de memorias y Contenidos básicos, incluye: o o

o o o

Un resumen del modo de empleo de la Guía Una sección nueva: «Pasos para elaborar una memoria de sostenibilidad a partir de la Guía»  Obtener una visión de conjunto  Elija la opción que prefiera entre las «de conformidad» con la Guía  Preparar la exposición de los Contenidos básicos generales  Preparar la exposición de los Contenidos básicos específicos  Elaborar la memoria de sostenibilidad Principios de elaboración de memorias Contenidos básicos Una sección nueva: «Vínculos rápidos» 

o

Información complementaria sobre los conceptos relacionados con la G4, como, cadena de suministro, verificación externa, y vínculos con otros marcos, como el Pacto Mundial de las Naciones Unidas o las directrices de la Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE).

Definición de las palabras clave

La segunda parte, el Manual de aplicación, incluye: o o o o o

Directrices detalladas sobre los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos Una lista completa de referencias Un glosario Notas generales sobre la elaboración de memorias Información sobre el desarrollo de la Guía

¿Cómo se armonizan los contenidos de la Guía G4 con otros marcos o iniciativas? Al igual que las otras versiones de las guías de GRI, la Guía G4 hace referencia a diversos documentos sobre asuntos específicos de la elaboración de memorias ampliamente aceptados y utilizados. Está diseñada como un marco consolidado para informar sobre el desempeño de una organización de acuerdo con diferentes códigos y normas de sostenibilidad. La Guía G4 apoya a las organizaciones para informar sobre la aplicación de los siguientes documentos (entre otros):   

Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales, 2011 Naciones Unidas, Principios Rectores sobre las empresas y los derechos humanos: puesta en práctica del marco de las Naciones Unidas para «proteger, respetar y remediar», 2011 Enlace a los «Diez Principios» del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, 2000

La sección 5 del Manual de aplicación, «Referencias», contiene una lista completa de referencias.

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GRI mantiene su compromiso de actualizar los documentos de enlace entre los contenidos de la Guía de GRI y otros marcos, normas e iniciativas, como el Carbon Disclosure Project (CDP) —agua, cambio climático—, la norma ISO 26000, la Directiva europea sobre la divulgación de información no financiera e información sobre diversidad, IRIS (Impact Reporting & Investment Standards) y CASSCSR (Guidelines on Corporate Social Responsibility Reporting for Chinese Enterprises) 3.0. Aquí podrá encontrar un resumen completo. GRI ha establecido asociaciones o sinergias estratégicas con las siguientes organizaciones:        

La Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE) El Pacto Mundial de las Naciones Unidas (PM) El Programa de las Naciones Unidas para el Medio ambiente (PNUMA) La Organización Internacional de Normalización (ISO) El Carbon Disclosure Project (CDP) La Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD) La Corporación Financiera Internacional (IFC) La Carta de la Tierra

Si desea obtener más información sobre estas asociaciones, visite este enlace (en inglés).

¿Qué criterios se emplearon para incluir las referencias externas en la Guía G4? La Guía G4 incluye los títulos de los documentos más recientes y útiles que pueden ayudar a las organizaciones a entender mejor los asuntos que figuran en la Guía, o ayudarlas a gestionar e informar acerca de esos asuntos. GRI sigue criterios rigurosos para determinar si una referencia debe incluirse en su Guía:       

La organización informa públicamente sobre el proceso de desarrollo de dicha referencia La referencia fue desarrollada mediante un proceso de colaboración, representativo, sólido y transparente, o bien se desarrolló en un marco intergubernamental La referencia es de aplicación general La referencia es aplicable a todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector La referencia está disponible en inglés El acceso a la referencia es gratuito La referencia es actual y está vigente

Fuente: https://www.globalreporting.org/resourcelibrary/G4-Exposure-Draft.pdf (en inglés), pág. viii.

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Elementos y Contenidos de la Guía G4: Materialidad y Cobertura

¿Por qué centrarse en Aspectos/asuntos materiales? Los comentarios de los grupos de interés recibidos por GRI apuntaban que las memorias incluían demasiada información sobre cuestiones de índole no material, lo que suponía una carga innecesaria para las organizaciones que las elaboran y planteaba dificultades a los lectores para extraer la información esencial. Al darle un mayor peso al concepto de materialidad, la Guía G4 anima a las organizaciones que elaboran memorias a facilitar únicamente Contenidos e Indicadores que reflejen sus impactos económicos, ambientales y sociales, a partir del diálogo con sus grupos de interés y una evaluación de sus impactos. Así, tanto las organizaciones informantes como los lectores de las memorias podrán concentrarse en los impactos económicos, ambientales y sociales que realmente importan, con lo que las memorias serán más estratégicas, más enfocadas y más creíbles, y también más fáciles de consultar para los grupos de interés.

¿Ha cambiado el Principio de Materialidad en la Guía G4? El Principio de Materialidad, tal como se define en la Guía G3 (2006), no ha cambiado en la Guía G4. Este principio establece que las memorias han de abordar aquellos Aspectos que reflejen los impactos económicos, ambientales y sociales significativos de la organización, o influyan de un modo sustancial las evaluaciones y decisiones de los grupos de interés. Sin embargo, el concepto de «Cobertura», tal como se define en la Guía G3, ha cambiado significativamente en la versión G4. En la Guía G4 se solicita a las organizaciones que identifiquen y describan el ámbito donde se producen los impactos de cada uno de los Aspectos materiales que se identifiquen. Al establecer la Cobertura de cada Aspecto, la organización ha de tener en cuenta los impactos tanto dentro como fuera de la organización.

¿Es cierto que las organizaciones deben definir distintas Coberturas para cada Aspecto material que identifiquen? ¿Se dispone de alguna orientación al respecto? En la Guía G4, la Cobertura puede variar para los Aspectos materiales identificados. Los impactos que hacen que un Aspecto sea material pueden tener lugar tanto dentro como fuera de la organización. Las Directrices pueden encontrarse en el Manual de aplicación de la G4, en los Contenidos básicos generales G4-18, G4-20 y G4-21. Véase también el apartado de Preguntas frecuentes ¿Cómo se deben incluir en la memoria los impactos materiales que se produzcan fuera de la organización?

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¿Se puede seguir empleando el diagrama del Protocolo sobre la Cobertura de las Guías G3/G3.1 para determinar las coberturas de las memorias para la Guía G4? El Protocolo sobre la Cobertura (2005) ofrecía orientación sobre las entidades que se debían incluir en una memoria de sostenibilidad. La consideración principal era que la entidad tuviera un control o influencia significativos. En la Guía G4, el Protocolo se ha revisado a la luz de las opiniones de los grupos de interés. En la Guía G4, la consideración fundamental para establecer la Cobertura es dónde ocurren los impactos relacionados con un Aspecto material: dentro o fuera de la organización, o, ambos, tanto dentro como fuera, independientemente de que la organización ejerza un control o influencia significativos sobre una entidad concreta. En el caso de los Aspectos materiales con impactos externos han de facilitarse los Indicadores siempre que se disponga de datos y que los mismos sean fiables. Las directrices al respecto están en las páginas 32-43 del Manual de aplicación de la G4.

¿Qué significa «el ámbito de impacto»? La Guía G4 pretende que las memorias de sostenibilidad faciliten información sobre qué impactos de sostenibilidad significativos (positivos y negativos, reales y potenciales, directos e indirectos, a corto y largo plazo, intencionados o no) afectan a una organización y su cadena de valor. En lo que respecta a la Cobertura de un Aspecto material (pertinente para G4-18, G4-20 y G4-21), la frase «el ámbito de impacto» significa qué entidades que forman parte de la organización, o qué entidades o grupos de entidades externas a la organización, son las causantes y responsables del impacto. Esta identificación indica dónde se debe operar un cambio en el enfoque de gestión o los procesos con el fin de mitigar o evitar los impactos negativos y mantener o potenciar los positivos. La Información sobre el enfoque de gestión de la G4 (G4-DMA) comprende datos adicionales relativos a cada impacto. Los lectores de la memoria deben poder entender a quién o a qué afecta el impacto y de qué manera. Estos datos se incluyen en la Información sobre el enfoque de gestión, apartado a (DMA-a): «Indique por qué el Aspecto es material».

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¿Cómo se deben incluir en la memoria los impactos materiales que se produzcan fuera de la organización? Una organización debe informar sobre sus Aspectos materiales, y sobre los enfoques que adopta para gestionarlos, tanto dentro como fuera de la organización. «Fuera de la organización» hace referencia a todas las entidades y elementos que no figuran en los estados financieros consolidados de la organización u otros documentos equivalentes (véase el apartado Contenidos básicos generales G4-17). Los impactos que determinan si un Aspecto es material pueden ocurrir fuera de la organización informante, debido a la relación que dicha organización tenga con las entidades o elementos externos. El primer paso para que los redactores de la memoria muestren que son conscientes de que hay determinados impactos que afectan a su cadena de valor es redactar una lista de las entidades o grupos de entidades externas en las que se produzcan impactos relacionados con Aspectos materiales. En el caso de los Aspectos materiales en los que el impacto ocurra fuera de la organización que elabora la memoria, la organización debe facilitar información sobre el enfoque de gestión. En ella se debe indicar si la organización carece de un enfoque de gestión para determinados Aspectos y, en tal caso, explicar si existe un plan para aplicarlo o los motivos por los que no se dispone de él. En caso de que los Indicadores se puedan aplicar fuera de la organización, se deben incluir en la memoria, siempre que se disponga de datos fiables. La organización ha de comunicar si la información que aporta sobre el enfoque de gestión o sobre un Indicador no abarca la Cobertura (las entidades respectivas) que se haya determinado para un Aspecto material en los Contenidos básicos generales G4-21. En esos casos, si el Aspecto material no se puede incluir en la memoria en su totalidad, la organización debe indicar claramente qué información falta y explicar las razones de su omisión (según la pág. 13, Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos).

¿Hay un lugar específico en el que incluir los Contenidos básicos generales G4-20/ G4-21 o se puede ir facilitando la información sobre la Cobertura a lo largo de los correspondientes Aspectos materiales? En el caso de los Contenidos G4-20 y G4-21, se puede ir facilitando la información a lo largo de los correspondientes Aspectos. No obstante, esto deberá indicarse de forma explícita en el índice de GRI, con los números de página pertinentes, bajo el epígrafe correspondiente a los Contenidos G4-20 y G4-21.

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El proceso para determinar el contenido de la memoria se centra en los Aspectos. Los Aspectos se evalúan en función de la materialidad y se determina su correspondiente Cobertura. ¿Existe una descripción de cada uno de los Aspectos? GRI ofrece la descripción de algunos Aspectos. Si la relevancia o el significado de algún Aspecto no queda claro, puede resultar útil consultar los Contenidos relacionados con el Aspecto en cuestión. Ello incluye los Indicadores, las Directrices relativas a los Indicadores, la Información Específica sobre el enfoque de gestión, si la hubiera, o los Contenidos sectoriales, si los hubiera. Además, la organización podría plantearse incluir otro tipo de información o cuestiones relevantes con relación al Aspecto que no estén contempladas en el marco de GRI. Esa información también puede hacer que el Aspecto se considere material.

¿Existen directrices o requisitos para informar sobre hechos significativos que se produzcan una vez finalizado el periodo objeto de la memoria, pero antes de su publicación, como, por ejemplo, el cierre de una oficina? La memoria de GRI debe incluir la información relativa a los Contenidos de un ciclo de presentación de memorias concreto. Los datos que se obtengan una vez haya concluido ese periodo se deberán incluir en el siguiente ciclo de presentación de memorias, en los respectivos Contenidos básicos. La información recogida en la memoria debe indicar claramente el periodo al que hace referencia, cuándo se actualizará y cuándo se realizaron las últimas actualizaciones. Hay varios lugares en la Guía donde se hace referencia a cuestiones futuras. En las notas generales sobre la elaboración de memorias, por ejemplo, se establece que debe presentarse la información relativa al periodo objeto de la memoria (por ejemplo, del año en curso) y, como mínimo, de los dos periodos anteriores, así como las metas que se hayan podido establecer a corto y medio plazo. Una memoria de GRI debe ajustarse a los Principios de elaboración de memorias descritos en la Guía G4. Los siguientes Principios son particularmente interesantes a este respecto:

El Principio de Materialidad establece que «la memoria ha de abordar aquellos Aspectos que:  reflejen los efectos económicos, ambientales y sociales significativos de la organización; o  influyan de un modo sustancial en las evaluaciones y decisiones de los grupos de interés». A la hora de definir las consideraciones con respecto al contenido de la memoria, también se deben abarcar las implicaciones futuras. El Principio del Contexto de sostenibilidad establece que la memoria ha de presentar el desempeño de la organización en el contexto más amplio de la sostenibilidad. Es necesario que la información sobre el desempeño se describa en su contexto. Toda memoria de sostenibilidad pretende reflejar el modo en que una organización contribuye, o contribuirá en el futuro, a la mejora o el empeoramiento de las condiciones, los avances y las tendencias económicas, ambientales y sociales 15

en los ámbitos local, regional e internacional. Esto significa, por tanto, que la memoria debe describir la relación que existe entre los asuntos de sostenibilidad y la estrategia organizativa, los riesgos y las oportunidades a largo plazo. Si desea obtener información más detallada sobre los Principios de elaboración de memorias, consulte el Manual de aplicación de la G4.

Al informar sobre la cadena de suministro, ¿se debe tener cuidado con la doble contabilización? Una memoria de GRI es el informe de una organización sobre sus impactos y desempeño en materia de sostenibilidad, incluidos también aquellos impactos que la organización es consciente que se producen en la cadena de suministro a consecuencia de su relación comercial con un proveedor. Al hacer uso de la Guía G4, la organización que elabora la memoria debe aclarar, con respecto a cada Aspecto material, qué entidades están incluidas (dentro y fuera de la organización) y, por lo tanto, reflejar su conocimiento acerca de en qué punto de su cadena de valor se produce el impacto, ya sea directa o indirectamente, debido a sus actividades empresariales. Si un proveedor también publica una memoria basada en la Guía de GRI, en ella proporcionará información acerca de los impactos sobre la sostenibilidad de su empresa e informará al lector de la memoria sobre los impactos y el desempeño en materia de sostenibilidad desde el punto de vista del proveedor.

Elementos y Contenidos de la Guía G4: «de conformidad» ¿Qué es una memoria de sostenibilidad según la G4? Una memoria de sostenibilidad G4 es una memoria que: se basa en la Guía G4; cumple los criterios «de conformidad»; y establece que se ha elaborado «de conformidad» con una de las dos opciones, Esencial o Exhaustiva.

¿Qué tipo de entidades pueden elaborar una memoria de GRI? La Guía G4 para la elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI presenta los Principios de elaboración de memorias y Contenidos básicos y un Manual de aplicación, con ánimo de facilitar la elaboración de memorias de sostenibilidad por parte de cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño, sector o ubicación. La Guía G4 no define el término «organización». Algunos ejemplos de organizaciones serían:  Empresas multinacionales  Pymes (pequeñas y medianas empresas)  Organismos públicos 16

 

ONG (organizaciones no gubernamentales) Asociaciones comerciales

Es posible que haya dos o más órganos o departamentos de una organización que se planteen elaborar una memoria G4 conjunta. En la preparación de dicha memoria, los redactores deben tener en cuenta las dificultades que se pueden presentar, dados los requisitos de divulgación y el valor de la información presentada en la memoria. GRI no ofrece directrices específicas sobre cómo aplicar la Guía de GRI a los diferentes tipos de organizaciones.

¿Qué diferencia hay entre las opciones Esencial y Exhaustiva? En la sección 3 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos se explica la diferencia entre las dos opciones «de conformidad»: Esencial y Exhaustiva. En ambos casos hay que incluir Contenidos básicos generales, pero en el caso de la opción Exhaustiva, la cantidad es mayor. En cuanto a los Contenidos básicos específicos (Contenido general sobre el enfoque de gestión e Indicadores), solo deben centrarse en los Aspectos materiales.  

En la opción esencial, la organización debe divulgar, para cada Aspecto material identificado, la Información general sobre el enfoque de gestión y, como mínimo, un Indicador. En la opción exhaustiva, la organización debe divulgar, para cada Aspecto material identificado, el Contenido general sobre el enfoque de gestión y todos los Indicadores que guarden relación con el Aspecto material correspondiente.

Por ejemplo: si una organización ha identificado 15 Aspectos materiales, debe incluir en la memoria al menos 15 Indicadores «de conformidad» con la opción Esencial; uno por cada Aspecto material identificado. En el caso de la opción «de conformidad» Exhaustiva, la organización deberá incluir en la memoria todos los Indicadores contemplados en la Guía para esos 15 Aspectos materiales identificados. Existen casos excepcionales en que su omisión puede estar justificada.

¿Qué diferencia hay entre los Contenidos básicos generales y los Contenidos básicos específicos? Los Contenidos básicos generales incumben a todas las organizaciones que elaboran memorias de sostenibilidad. Según la opción «de conformidad» que cada organización elija, deberá identificar los Contenidos básicos generales requeridos. Los Contenidos básicos están divididos en siete partes: – Estrategia y análisis – Perfil de la organización – Aspectos materiales y Cobertura – Participación de los grupos de interés – Perfil de la memoria – Gobierno 17



Ética e integridad

Los Contenidos básicos específicos se organizan por Categorías y Aspectos y solo es necesario incluirlos en la memoria con relación a los Aspectos materiales que haya identificado la organización. En el cuadro 1 de la página 9 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos se ofrece un resumen de las Categorías y los Aspectos de la Guía G4. Los Contenidos básicos específicos incluyen: – Información sobre el enfoque de gestión – Indicadores

¿Cuántos Contenidos básicos se ofrecen en la Guía G4? La Guía G4 ofrece Contenidos básicos generales y Contenidos básicos específicos. Hay 58 Contenidos básicos generales. Los Contenidos básicos específicos consisten en el Contenido general para divulgar la Información sobre el enfoque de gestión (DMA) que ha de aplicarse a cada uno de los Aspectos materiales, y 91 indicadores para medir los impactos de sostenibilidad de una organización. El número de Contenidos básicos que se deben incluir en la memoria depende de la opción «de conformidad» elegida por la organización, y del resultado del proceso que la organización haya empleado para definir el contenido de la memoria. Para elaborar una memoria según la opción Esencial «de conformidad», las organizaciones deben incluir 34 Contenidos básicos generales. Para elaborarla según la opción Exhaustiva «de conformidad», las organizaciones deben incluir los 58 Contenidos básicos generales. En ambos casos, los Contenidos básicos específicos (Contenido general sobre el enfoque de gestión e Indicadores) solo deben centrarse en los Aspectos materiales.

¿Cómo indico que la memoria ha sido elaborada «de conformidad» con la Guía? La Guía ofrece dos opciones para aquellas organizaciones que deseen elaborar sus memorias de sostenibilidad «de conformidad» con la G4: la opción Esencial y la opción Exhaustiva. Cada opción define los contenidos que deben incluirse en la memoria de para ser considerada «de conformidad» con la Guía. Véanse las páginas 11 a 14 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos. Ambas opciones son válidas para todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño, sector o ubicación. La organización debe indicar si ha elaborado la memoria con la opción «de conformidad» Esencial o Exhaustiva en el Contenido básico general G4-32.

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¿Hay un número mínimo de Aspectos que se deben incluir en la memoria para elaborarla «de conformidad»? ¿Se pueden omitir Aspectos de una o más Categorías en una memoria de sostenibilidad? Por ejemplo, cubrir los Aspectos económicos y ambientales, pero no los sociales. GRI no establece un número mínimo de Aspectos materiales que se deban identificar o incluir en la memoria, ni en general ni en ninguna de las Categorías (Economía, Medio Ambiente y Desempeño Social). La cantidad de Aspectos materiales dependerá del resultado de los procesos que la organización haya empleado para definir el contenido de la memoria y de la participación de los grupos de interés.

Si se redacta una memoria según la opción Esencial, ¿se debe explicar por qué se ha elegido un Indicador concreto en relación con un Aspecto material para cumplir los requisitos mínimos? Los criterios «de conformidad» para la opción Esencial definen unas expectativas mínimas. Si se redacta una memoria según la opción Esencial se debe informar sobre todos los Aspectos identificados como materiales, sobre el Contenido general para divulgar la Información sobre el Enfoque de gestión (DMA-a, DMA-b, DMA-c) y sobre al menos un Indicador. Si los redactores deciden limitarse a incluir el mínimo de un Indicador por cada Aspecto material, es recomendable que elijan el Indicador que mejor describa el desempeño de la organización con respecto a los impactos materiales relativos al Aspecto. Independientemente de la opción «de conformidad» que se elija, los redactores deben seguir los Principios de elaboración de memorias. La Guía G4 alienta a los redactores a ser transparentes sobre cuáles son los asuntos materiales, incluso aquellos que la organización aún no esté preparada para gestionar. Se anima, por tanto, a quienes redacten una memoria según la opción Esencial a incluir más de un Indicador para cada Aspecto material si hay otros Indicadores que cubran información material.

¿Cómo debo informar sobre la verificación externa? Los redactores deben tener presente que el lenguaje empleado en las memorias, informes u opiniones de verificación externa no siempre es asequible. La información importante debe presentarse con un lenguaje fácil de entender en el Contenido básico general G4-33. Esta información debe dejar claro qué se ha verificado y qué no, y sobre qué base —por ejemplo las normas de verificación que se han aplicado, el nivel de verificación conseguido o las limitaciones del proceso de verificación—. La organización que elabora la memoria debe incluir una referencia a las memorias, informes u opiniones de verificación externa, si los hay, en G4-32-c. Al completar la columna de verificación externa del Índice, se debe facilitar información clara y evitar expresiones que generen ambigüedad o confusión.

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Según la decisión del Global Sustainability Standards Board (GSSB) del 5 de agosto, no es necesario rellenar la columna sobre verificación en el Índice de contenido en G4-32-b para elaborar memorias «de conformidad» con la G4. ¿Cómo se debe proceder si solo se dispone de información parcial sobre los Contenidos básicos? En la Guía G4 no se contempla la utilización de términos que indiquen que la información sea «completa» o «parcial». Si hay una justificación válida para omitir cierta información, ese Contenido se considerará como «de conformidad» con la Guía G4. Existen casos excepcionales en que puede estar justificada la omisión de aquellos Contenidos básicos señalados con un asterisco (*) en los cuadros 3 y 4 de la página 12 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos. En esos casos excepcionales, cuando no sea posible divulgar determinados datos de carácter obligatorio, en la memoria habrá que:  Señalar qué información se ha omitido.  Explicar los motivos por los que se ha omitido la información.

Además, hay que indicar cuál de los motivos de la siguiente lista justifica la omisión:    

Un Contenido básico, parcial o totalmente, o bien un Indicador, no son aplicables; debe indicarse por qué razón no se consideran aplicables. La información no se puede divulgar por imperativos específicos de confidencialidad; la organización ha de explicar cuáles son tales imperativos. La existencia de prohibiciones legales específicas, a las que se debe hacer referencia. No se puede acceder a la información en ese momento. Si los datos no están disponibles, la organización debe indicar qué pasos ha seguido para obtenerlos y en qué plazo espera recibirlos.

En todo caso, la organización ha de ser consciente de que la omisión de un número elevado de Contenidos básicos puede impedirle argumentar que su memoria de sostenibilidad se haya elaborado «de conformidad» con las opciones Esencial o Exhaustiva de la Guía. En el caso de una organización que opera en varios sectores, ¿cómo debe emplear los Contenidos sectoriales de la Guía G4? Una organización que opere en varios sectores debe tener en cuenta todos los documentos de Contenidos sectoriales aplicables a sus actividades. En la práctica, esto conlleva seguir los siguientes pasos: Paso 1:

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La organización debe identificar los sectores en los que opera y comprobar cuáles de ellos están contemplados en los Contenidos sectoriales de GRI. Esta es la lista de los documentos de Contenidos sectoriales disponibles (en inglés). Paso 2: Los Contenidos sectoriales de GRI ofrecen requisitos de información adicionales y directrices para ambos tipos de contenidos: Contenidos básicos generales y Contenidos básicos específicos. Los Contenidos básicos generales para sectores presentados en los documentos de Contenidos sectoriales deben incluirse en la memoria, de acuerdo con la opción «de conformidad» que se haya elegido. Cuando se precise, se debe facilitar información contextual para indicar a qué entidades se aplican estos Contenidos. Tenga en cuenta que no todos los documentos de Contenidos sectoriales ofrecen Contenidos básicos generales relativos al sector. Los Contenidos básicos específicos sectoriales se agrupan por Aspectos. Los documentos de Contenidos sectoriales pueden incluir requisitos y directrices adicionales relativos a los Aspectos existentes de la Guía G4, así como nuevos Aspectos concernientes al sector, con sus correspondientes Indicadores y directrices. Durante el proceso para definir el contenido de la memoria, las organizaciones deben tener en cuenta los Aspectos particulares del sector que figuran en los documentos de Contenidos sectoriales aplicables, así como los Aspectos de la Guía G4, como parte de la lista inicial de asuntos que se elabora en el paso para: «Identificar los asuntos relevantes». El proceso de determinación de los Aspectos materiales se describe en las páginas 33 a 43 del Manual de aplicación de la G4. La organización debe informar sobre todos los Aspectos materiales. Para que la memoria esté elaborada «de conformidad» con la Guía, se debe informar sobre la Cobertura de todos los Aspectos materiales identificados. En el caso de aquellos Aspectos de la Guía G4 identificados como materiales que incluyan Contenidos sectoriales, cuando proceda, se debe aportar información contextual sobre a qué entidades se aplican los Contenidos sectoriales adicionales. En la introducción de los documentos de Contenidos sectoriales se explica detalladamente cómo aplicar los requisitos de los Contenidos sectoriales en combinación con la Guía G4. Paso 3: Los Contenidos básicos generales y los Contenidos básicos específicos propios de un sector tratados en la memoria deben incluirse en el índice de GRI. Consulte el apartado «¿Cómo se debe completar el índice de GRI?» para obtener más información. Aunque una memoria no se haya elaborado «de conformidad», ¿se puede hacer referencia a GRI? En la página 14 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos se establece lo siguiente: «Si la organización divulga una serie de Contenidos básicos descritos en la Guía pero no cumple todos los requisitos de las opciones "de conformidad", en la memoria ha de incluirse la siguiente aclaración: «En la presente memoria figuran Contenidos básicos de la Guía para la elaboración de memorias de GRI». Junto a esta declaración debería facilitarse una lista de dichos Contenidos básicos y su ubicación en la memoria de la organización».

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Elementos y Contenido de la Guía G4: Aspectos e Indicadores

¿Qué ocurre si un Indicador es material pero el Aspecto al que corresponde no se ha identificado como material? Esta situación puede darse en el paso de Validación del proceso para definir los Aspectos materiales y su Cobertura. La organización también puede optar por evaluar los Indicadores para determinar la materialidad durante el paso de Validación. Si un Indicador se considera material, pero el Aspecto al que corresponde no se identificó como tal, será necesario volver a estudiar la materialidad de dicho Aspecto (véanse las páginas 39 y 40 del Manual de aplicación de la G4). En ese caso también se deberá incluir la Información sobre el enfoque de gestión relativa a ese Aspecto.

¿Se mantiene en la Guía G4 la distinción entre Indicadores «esenciales» y «adicionales» de las Guías G3/G3.1? No. En la Guía G4, se concede la misma importancia a todos los Indicadores de cada Aspecto.

Con respecto a la opción Exhaustiva: si se determina que un Aspecto es material, ¿se deben incluir todos los Indicadores de ese Aspecto, incluso aunque un Indicador concreto no sea aplicable? Existen casos excepcionales en que su omisión está justificada. Si un Contenido básico específico (Información sobre el enfoque de gestión o Indicador), parte de él no es aplicable, la memoria debe identificar claramente qué (parte del) Contenido básico no es aplicable y explicar por qué razón no se considera aplicable. Puede obtener más información en la página 13 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos.

Con respecto a la opción Esencial: ¿qué Indicador o Indicadores se deben elegir para un Aspecto material? La opción Esencial exige que en la memoria se incluya al menos un Indicador para cada Aspecto material, además de la Información sobre el enfoque de gestión. La Guía de GRI ofrece varios Indicadores para muchos de los Aspectos. Para cumplir con los requisitos de la opción Esencial, la organización debe elegir el Indicador que mejor refleje los impactos relacionados con el Aspecto material en cuestión. Es posible informar sobre otros Indicadores de GRI relativos a ese Aspecto o añadir Indicadores alternativos adicionales, incluidos los sectoriales, o Indicadores que la organización haya desarrollado por sí misma. Los Indicadores desarrollados por la organización que 22

sean incluidos en la memoria deben seguir los mismos Principios y tener el mismo rigor técnico que los Contenidos básicos de GRI.

Con respecto a la opción Exhaustiva: Si se determina que un Aspecto es material, pero uno de los Indicadores correspondientes no refleja un impacto material, ¿se debe incluir ese Indicador en la memoria? Una de las cuatro justificaciones para omitir información dice que cuando: «Un Contenido básico, parcial o totalmente, o bien un Indicador, no son aplicables debe indicarse por qué razón no se consideran aplicables». El hecho de que no sean aplicables también significa que el impacto medido por un Indicador es tan bajo que resulta insignificante.

La información obligatoria en un Aspecto de la Guía G4 no refleja adecuadamente la envergadura de los impactos positivos o negativos de mi organización en relación con ese Aspecto. ¿Qué debo hacer? Para elaborar una memoria «de conformidad», es necesario informar, como mínimo, sobre los Contenidos relativos a un Aspecto material. Es posible que exista información local, o específica del sector, la situación o la organización, que revista un carácter importante, adicional a la información requerida por la G4 (como cálculos adicionales, unidades de medida o antecedentes descriptivos), sin la que los datos facilitados presentarían una imagen incompleta. La organización que elabora la memoria debe añadir este tipo de información para permitir que el lector evalúe adecuadamente los impactos de sostenibilidad de la organización en el periodo objeto de la memoria. Como complemento a la información de la G4, la organización también puede usar indicadores adicionales, como indicadores sectoriales o indicadores creados por ellos mismos. Todos los Indicadores incluidos en la memoria deben seguir los mismos Principios y tener el mismo rigor técnico que los Indicadores de GRI (véase la página 40 del Manual de aplicación de la G4). Además, la memoria de sostenibilidad ha de presentar el desempeño de la organización en el contexto más amplio de la sostenibilidad (principio del Contexto de sostenibilidad). Toda memoria de sostenibilidad pretende reflejar el modo en que una organización contribuye, o intentará contribuir en el futuro, a la mejora o el empeoramiento de las condiciones, los avances y las tendencias económicas, ambientales y sociales en los ámbitos local, regional e internacional.

¿Existe algún tipo de orientación sobre cómo incluir en la memoria aspectos o Indicadores distintos de los de GRI? Es posible que la organización identifique una serie de asuntos materiales que no figuren en la lista de Aspectos e Indicadores de la Guía ni en los Contenidos sectoriales de GRI. Para abordar estos asuntos, la organización puede usar la Información general sobre el enfoque de gestión.

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Como complemento a la Información del Enfoque de gestión, la organización también puede usar Indicadores alternativos, Indicadores sectoriales o Indicadores creados por ellos mismos. Los Indicadores desarrollados por la organización incluidos en la memoria deben seguir los mismos Principios y tener el mismo rigor técnico que los Contenidos básicos de GRI (véase la página 40 del Manual de aplicación de la G4).

¿Se espera que la definición de «lugares con operaciones significativas» sea idéntica en todos los Indicadores a los que se aplique? Cuando la expresión «lugares con operaciones significativas» se utiliza en los requerimientos de un Indicador, también se incluye el siguiente requerimiento: «Facilite la definición empleada para establecer los “lugares con operaciones significativas”». Los redactores deben determinar cuáles son los lugares con operaciones significativas específicos para cada Indicador respectivo porque la palabra «significativas» debe considerarse en el contexto del Indicador en cuestión, de los impactos relacionados y de la Cobertura del Aspecto.

Elementos y Contenido de la Guía G4: Información sobre el enfoque de gestión (DMA)

¿Se debe incluir el Contenido general sobre el enfoque de gestión y la Información específica sobre el enfoque de gestión, si la hubiera, para cada uno de los Aspectos materiales? ¿Qué incluyen los apartados DMA-a, DMA-b, DMA-c de la Guía G4? Para informar sobre el enfoque de gestión, las organizaciones deben empezar por tratar el Contenido general sobre el enfoque de gestión (véase la página 46 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos). Si existen Directrices Específicas, las organizaciones pueden recurrir a ellas para explicar más detalladamente su enfoque de gestión sobre un determinado Aspecto. La inclusión de las Directrices Específicas no es un requisito para elaborar una memoria «de conformidad» según las opciones Esencial o Exhaustiva. El Contenido general sobre el enfoque de gestión incluye tres requisitos sobre los que se debe informar en las memorias: a. Indique por qué el Aspecto es material. Señale qué impactos hacen que este Aspecto sea material. b. Describa cómo gestiona la organización el Aspecto material o sus impactos. c. Facilite la evaluación del enfoque de gestión, entre otros:  los mecanismos para evaluar la eficacia del enfoque de gestión;  los resultados de la evaluación del enfoque de gestión; y  cualquier modificación relacionada del enfoque de gestión.

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En las páginas 67 y 68 del Manual de aplicación de la G4 puede encontrar orientación sobre el Contenido general sobre los apartados DMA-a, DMA-b y DMA-c. Si están disponibles, podrá encontrar en el Manual de aplicación de la G4 las directrices específicas sobre el enfoque de gestión para los Aspectos correspondientes. Por ejemplo, si en el apartado «Directrices sobre la información sobre el enfoque de gestión» para un Aspecto encuentra un epígrafe que indica «Directrices Específicas para G4-DMA-b», significa que ese contenido se refiere a directrices adicionales para agregar a la información general sobre DMA-b para ese Aspecto. En la página 69 del Manual de aplicación de la G4 se dan más detalles sobre la Información específica sobre el enfoque de gestión.

¿Dónde se debe incluir la Información sobre el enfoque de gestión (DMA) relativa a los distintos Aspectos? No hay directrices específicas sobre dónde se debe incluir la Información sobre el enfoque de gestión en la memoria. Sin embargo, es importante asociar la Información sobre el enfoque de gestión con la información incluida en los Indicadores correspondientes.

Si el enfoque de gestión es el mismo para varios Aspectos materiales identificados, ¿se debe repetir la Información sobre el enfoque de gestión? No. Si hay un enfoque de gestión que es aplicable a varios Aspectos, la Información sobre el enfoque de gestión solo se debe incluir en la memoria una vez. En este caso, siempre debe quedar claro a qué Aspectos hace referencia dicha Información. Cuando la información sobre el enfoque de gestión se refiere a varios Aspectos, pueden surgir dificultades en el apartado DMA-a. Al lector debe quedarle claro por qué cierto Aspecto se considera material y qué impactos hacen que ese Aspecto sea material. Si desea obtener más información, consulte la página 66 y 67 del Manual de aplicación de la G4.

Elementos y Contenido de la Guía G4: Índice de contenido

¿Es necesario que se incluya el Índice de contenido G4 en la memoria o basta con facilitar un enlace en el que se pueda acceder al Índice en línea? De acuerdo con el Contenido básico general G4-32, los redactores deben completar y publicar el Índice de contenido GRI. El Índice de contenido es la herramienta central de navegación y es con frecuencia utilizado por los lectores como la primera referencia para localizar determinados Contenidos de GRI y saber qué 25

Aspectos se han considerado materiales. El índice de contenido de GRI debe figurar en la memoria presentada en papel, o en formato PDF. En el caso de una memoria que se publique en línea, el índice de GRI debe aparecer en un lugar destacado para que los lectores encuentren rápidamente lo que busquen.

¿Cómo se debe completar el índice de GRI? El Índice de la Guía G4 le permite al lector de la memoria obtener rápidamente la siguiente información:  Qué Aspectos ha identificado la organización como materiales.  Qué Contenidos se ha omitido de acuerdo con una de las justificaciones contempladas en la Guía G4.  Dónde encontrar los contenidos de la memoria. Se pueden efectuar las siguientes modificaciones en el Índice de contenido según figura en la Guía G4 para la opción «de conformidad» correspondiente: Esencial o Exhaustiva: 

Se puede añadir el nombre del Indicador junto a la numeración del Indicador en la sección Contenidos básicos específicos. A estos efectos, se puede utilizar la Herramienta de elaboración del Índice de la G4 (en inglés).



Se pueden añadir otros elementos, como columnas adicionales en las que indicar el Cumplimiento regulatorio de otros marcos, siempre y cuando no confundan a los lectores u obstaculicen la funcionalidad o la claridad de los contenidos del Índice de la Guía G4. Tales contenidos adicionales solo se pueden añadir como apéndices al Índice, lo que significa que el formato de Índice que se facilita en la Guía se debe mantener tal cual está (con respecto a los elementos y el orden en que se incluyen). Esto significa que las columnas o líneas que se añadan a las que presenta la Guía G4 solo se pueden incorporar al final, no al principio, del Índice de contenido.



Se puede prescindir de la columna sobre verificación externa. Según la interpretación publicada por el Global Sustainability Standards Board (GSSB) el 5 de agosto, no es necesario rellenar la columna sobre verificación del Índice de contenido en G4-32-b para elaborar memorias «de conformidad» con la G4. Consulte el apartado ¿Cómo debo informar sobre la verificación externa?

Cada línea del Índice de contenido debe contener información coherente y congruente. Los Contenidos sectoriales se deben integrar en función de la ubicación indicada en el documento de Contenidos sectoriales.

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Como ejemplo: Extracto de un Índice de la opción Exhaustiva, que incluye Contenidos sectoriales para los servicios financieros.

CONTENIDOS BÁSICOS ESPECÍFICOS Aspectos materiales (como en el apartado G4-19) Elabore una lista de los Aspectos materiales.

DMA e Indicadores Indique qué Contenidos básicos específicos corresponden a cada Aspecto material; incluya el número de página (o un enlace).

Omisiones En determinados casos excepcionales no es posible divulgar ciertos datos. En tal caso, explique el motivo de la omisión (tal como se indica en la página 13).

Verificación externa Indique si se ha verificado externamente el elemento del Contenido básico. De ser así, indique en qué página de la memoria se puede consultar el Informe de verificación externa.

Tipo de sociedad

Contenidos Página/ enlace

Verificación Número de página

Comunidades locales

G4-DMA

15

-

-

-

G4-SO1

17

-



55

G4-SO2

16

-



55

FS13

18

-



55

FS14

18

La información no está disponible actualmente.

-

Tenga en cuenta que el cuadro anterior solo es un ejemplo sobre cómo incluir la información relativa a un Aspecto material en el Índice de la Guía G4.

¿Se pueden incluir las respuestas a los contenidos directamente en el Índice y no introducirlas en ningún otro apartado de la memoria? Al hacer uso del Índice de contenido de acuerdo a la versión G3.1 de la Guía, algunos redactores optaron por incluir una respuesta directamente en el Índice. Esa posibilidad se utilizó con frecuencia por redactores de memorias de nivel A para indicar que un contenido concreto se había omitido con la justificación válida de que no se había considerado material. Al hacer uso del Índice de contenido G4 solo se deben incluir los Aspectos materiales. Aunque, en principio, es decisión de los redactores si quieren incluir las respuestas directamente en el Índice de contenido G4, es importante tener en cuenta que añadir demasiado texto en él puede mermar su claridad y facilidad de consulta.

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Transición a la Guía G4 y asistencia Transición a la Guía G4 y asistencia: Generalidades

Voy a elaborar una memoria por primera vez, ¿qué versión de la Guía de GRI debo utilizar? GRI recomienda la versión G4 a aquellos redactores que se dispongan a elaborar su primera memoria, incluso aunque no vayan a cumplir los requisitos de las opciones «de conformidad» en los primeros ciclos de presentación. Puede obtener más información en la página 14 de los Principios y contenidos básicos.

¿Cuánto tiempo más puede seguir la organización utilizando las versiones G3 o G3.1 de la Guía? Cuando publicó la Guía G4 en 2013, GRI decidió seguir reconociendo las memorias elaboradas a partir de las versiones G3 o G3.1 de la Guía durante dos ciclos completos de presentación de memorias, hasta el 31 de diciembre de 2015. Todas las memorias que se publiquen a partir del 1 de enero de 2016 deberán elaborarse conforme a la Guía G4.

¿Qué diferencias hay entre las versiones G3/G3.1 y la Guía G4? ¿Existe un documento comparativo? Puede consultar los cuadros sinópticos que comparan los Contenidos básicos de la Guía G4 y los contenidos de las versiones G3 y G3.1 en los siguientes enlaces:  

Resumen de los cambios de los Contenidos básicos de la Guía G4 con respecto a la versión G3 (en inglés). Resumen de los cambios de los Contenidos básicos de la Guía G4 con respecto a la versión G3.1 (en inglés)

En los cuadros de resumen de los cambios, ¿qué significa «moved to guidance» («ahora en las directrices»)? Si en los cuadros de resumen de los cambios se indica que determinados requerimientos de información están «ahora en las directrices», significa que esa parte de los Contenidos básicos de la Guía G3 o G3.1 está ahora en el Manual de aplicación de la G4, bajo los Contenidos correspondientes. En algunos casos, esas «directrices» también pueden hacer referencia a las directrices específicas para la Información sobre el enfoque de gestión que figuran al comienzo de

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cada Aspecto en el Manual de aplicación de la G4. Es recomendable que las organizaciones consulten el Manual de aplicación de la G4 cuando elaboren una memoria de sostenibilidad. Si los requerimientos de información están «ahora en las directrices», significa que no es imprescindible que las organizaciones los apliquen para que la memoria se elabore «de conformidad» con la Guía, pero que sí es recomendable su consulta.

¿Se corresponden las opciones «de conformidad» Esencial y Exhaustiva con los Niveles de Aplicación A, B y C de la versión G3.1? Por ejemplo, ¿se puede considerar que la opción Esencial se corresponde más o menos con un lugar intermedio entre C y B? No. Las metodologías en las que se basan las opciones «de conformidad» Esencial y Exhaustiva son distintas de las empleadas para los Niveles de Aplicación A, B y C. Al recabar opiniones se constató que a menudo se confundía el significado de los Niveles de Aplicación, porque se entendían como una valoración de la calidad de la memoria o como un informe de verificación, y también se constató que se podía mejorar la estructura conceptual de la Guía. Ambas opciones «de conformidad» se centran en el proceso de identificación de los Aspectos materiales. Los Aspectos materiales son aquellos que reflejan los impactos económicos, ambientales y sociales significativos de la organización, o influyen de un modo sustancial en las evaluaciones y decisiones de los grupos de interés. Las opciones Esencial y Exhaustiva reflejan la idea de que es más importante demostrar qué es material que probar que se ha informado sobre un determinado número de Indicadores.

¿Espera GRI que las organizaciones pasen de elaborar memorias según la opción Esencial a hacerlo según la Exhaustiva? GRI no tiene la expectativa de que las organizaciones hagan una transición de la opción «de conformidad» Esencial a la Exhaustiva.

¿Qué ocurrirá con las Verificaciones del Nivel de Aplicación? ¿Dispone GRI de un Servicio para la Guía G4? El 3 de diciembre de 2014, GRI presentó actualizaciones de sus Servicios para memorias. En la actualidad, hay dos servicios disponibles para las memorias basadas en la Guía G4: El Servicio para el Índice de contenido GRI y el Servicio para los Contenidos de Materialidad GRI. El Servicio para el Índice de contenido GRI (nuevo) GRI ha lanzado el Servicio para el Índice de contenido, una iniciativa nueva para facilitar la consulta y mejorar la transparencia de los datos incluidos en las memorias elaboradas según la Guía G4. Es el 29

Servicio más detallado de GRI para las memorias basadas en la Guía G4, puesto que abarca todos los Contenidos del Índice de contenido de la Guía G4. El Servicio verifica que el Índice de contenido GRI tiene la precisión debida, ayudando así a mejorar la transparencia y facilidad de consulta de las memorias basadas en GRI. Si desea obtener más información sobre el nuevo Servicio, visite el sitio web de GRI. Actualización de los servicios existentes Lo que se conocía como Verificación de aspectos materiales es ahora el Servicio para los Contenidos de Materialidad de GRI, y la verificación del Nivel de Aplicación ha pasado a denominarse Servicio para el Nivel de Aplicación de GRI. Aunque los nombres de estos servicios y sus iconos han cambiado, las metodologías y la prestación del servicio siguen siendo las mismas. Servicio para los Contenidos de Materialidad GRI Este servicio sigue disponible para las memorias basadas en la Guía G4 para la elaboración de memorias de sostenibilidad. La versión G4 hace más hincapié en que las organizaciones se centren en aquellos asuntos que resultan materiales debido a sus impactos significativos o influencia sustancial sobre las evaluaciones y decisiones de los grupos de interés, tanto durante el proceso de elaboración de la memoria como en la memoria final. El Servicio para los Contenidos de Materialidad refuerza este enfoque y, a través de él, GRI verifica que en el momento de la publicación los Contenidos básicos generales G4-17 a G4-27 estén correctamente localizados tanto en el Índice como en el texto de la memoria final. Servicio para el Nivel de Aplicación de GRI Este servicio está disponible para las memorias basadas en las Guías para la elaboración de memorias G3 y G3.1. Confirma que la memoria contenga los contenidos debidos, y en la cantidad exigida, para cumplir el Nivel de Aplicación de la memoria que haya declarado la propia organización. Este servicio seguirá activo hasta diciembre de 2015. Los Servicios de GRI no verifican, comprueban o valoran la calidad de los contenidos de una memoria ni el proceso de preparación de los contenidos. Esta responsabilidad recae en la organización que elabora la memoria y sus grupos de interés. Los servicios de GRI no son un compromiso de verificación externa, son un complemento a la verificación, puesto que indican los elementos específicos de la memoria que están en consonancia con la Guía de GRI. Los contenidos sectoriales o los Contenidos distintos a los indicados en la Guías GRI no son están incluidos en los Servicios GRI. Si desea obtener más información sobre los servicios actualizados u otros Servicios de memorias, visite el sitio web de GRI. Si tiene alguna duda, póngase en contacto con los Servicios de memorias de GRI en la dirección [email protected]

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¿Qué función tienen los Contenidos sectoriales en la Guía G4? En la Guía G4, durante el proceso para determinar los Aspectos materiales y su Cobertura, los Contenidos sectoriales de GRI se deben considerar como parte de la lista inicial que se elabora en el paso para «identificar los asuntos relevantes». GRI ha publicado diez Suplementos sectoriales que son compatibles con las Guías G3 y G3.1. El contenido de los Suplementos sectoriales se ha revisado para adaptarlo a la versión G4; también se ha cambiado su nombre, pues ahora hablamos de Contenidos sectoriales de GRI. Los Contenidos sectoriales de GRI son un componente esencial de los criterios «de conformidad», tal como se describe en la sección 3 de la Guía G4 (págs. 11 a 14 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos). Todos los Suplementos sectoriales existentes se han ajustado a la estructura, el proceso y la terminología de la Guía G4 (por ejemplo, los Contenidos básicos generales y específicos y las directrices). Tenga en cuenta que GRI también ha preparado una publicación que permite hacerse una idea sobre los asuntos materiales que los principales grupos de interés consideran que se deben incluir en una memoria en función de los distintos grupos de actividad económica. Esta información puede ayudar a las organizaciones que elaboran memorias a definir mejor el contenido de las mismas. El documento Sustainability Topics for Sectors. What do stakeholders want to know? (Asuntos de sostenibilidad por sectores. ¿Qué quieren saber los grupos de interés?) está disponible en la página de recursos (en inglés).

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Transición a la Guía G4 y asistencia: Materiales y servicios de aprendizaje y capacitación ¿Qué servicios de aprendizaje, tanto materiales como de capacitación se ofrecerán para la transición a la Guía G4, y cuándo estarán disponibles? En el sitio web de GRI hay dos cuadros sinópticos en los que se muestran los cambios de los Contenidos básicos de la Guía G4 con respecto a las versiones G3 y G3.1 (véase el apartado de Preguntas frecuentes ¿Qué diferencias hay entre las versiones G3/G3.1 y la Guía G4? ¿Existe un documento comparativo?) Actualmente, los siguientes materiales y servicios de capacitación están disponibles: 

   

La mayoría de los Training Partners (Asociados de capacitación) están certificados para ofrecer el curso de capacitación certificado por GRI sobre la Guía G4. Los demás Training Partners (Asociados de capacitación) están actualizando sus materiales de capacitación para obtener dicha certificación. Todos los Training Partners (Asociados de capacitación) certificados por GRI pueden ofrecer un curso certificado para pymes sobre la G4 desde julio 2014. En mayo de 2014, GRI publicó un documento para pymes titulado ¿Preparados para informar? Introducción a las memorias de sostenibilidad para pymes. Se puede descargar gratuitamente desde el sitio web de GRI. GRI también ha publicado el documento Introducción al proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI. Manual de uso para la elaboración de memorias con la G4. Se puede encargar una copia digital en la tienda electrónica de GRI. En febrero de 2015, GRI publicó el Examen G4.

Suscríbase al boletín de GRI para estar informado o póngase en contacto con [email protected]

¿Qué es la Guía G4 en línea? La G4 en línea presenta el contenido de la Guía con un formato dinámico y de fácil manejo. Está dirigida a los usuarios que estén familiarizados con los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos de la G4. Con ella, los usuarios pueden:   

obtener definiciones de términos y conceptos clave al instante; acceder a la información indicada en las referencias del texto de la Guía G4 a través de enlaces a sitios web de terceros; utilizar las URL de la Guía G4 en línea para enlazar el contenido de la Guía G4 en sus memorias, sitios web, blogs, foros o plataformas de redes sociales.

Para acceder a la Guía G4 en línea visite g4.globalreporting.org. Si tiene alguna duda, comentario o sugerencia, escriba a [email protected]

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¿Se puede adquirir/solicitar una versión impresa de la Guía G4? GRI solo ofrece la Guía G4 en formato digital. Se pueden descargar gratuitamente:  

Parte 1 de las Guías G4 Principios y contenidos básicos Parte 2 de las Guías G4 Manual de aplicación

¿Se dispone de traducciones a otros idiomas de la Guía G4? La traducción a otros idiomas de la Guía de GRI garantiza que las guías lleguen a un público internacional, lo cual es fundamental para facilitar que GRI cumpla su misión: generalizar la elaboración de memorias de sostenibilidad. La prioridad de GRI es conseguir que la Guía G4 esté disponible para el mayor número de usuarios finales cuanto antes. El progreso de los procesos de traducción se publica aquí.

Si la Guía G4 no está disponible en mi idioma, ¿puedo encargarme de preparar la traducción o debo pedir permiso a GRI antes? Con el objetivo de que sus documentos principales estén disponibles para el público más amplio posible, GRI busca patrocinadores para financiar sus traducciones. Si está interesado en patrocinar la traducción de cualquiera de los materiales protegidos mediante copyright por GRI, escriba a [email protected] Tenga en cuenta que GRI solo trabaja con traductores y maquetadores profesionales (pagados). Si desea obtener más información, consulte el documento Política y procedimientos de traducción de GRI (en inglés) o visite esta página.

Transición a la Guía G4 y asistencia: ¿Qué ocurre con la verificación?

¿Qué ocurre con la verificación externa de las memorias elaboradas según la Guía G4? GRI sigue recomendando que las memorias de sostenibilidad se sometan a una verificación externa, pero no es obligatorio para que la memoria sea «de conformidad» con la Guía G4. GRI no recomienda ningún proveedor específico de verificación, pero sí menciona las características que se deben tener en cuenta para elegir uno. Encontrará más información sobre la verificación en la sección 4, «Contenidos básicos», del Manual de aplicación de la G4, en particular en los Contenidos básicos generales G4-32 y G4-33. Consulte el apartado ¿Cómo debo informar sobre la verificación externa? para obtener información adicional y 33

consultar la interpretación del Global Sustainability Standards Board (GSSB) en relación con la columna de verificación externa en el Índice de contenido de la Guía G4. La publicación de investigación La verificación externa de las memorias de sostenibilidad (en inglés), describe los avances y tendencias actuales en este campo, está disponible en la página de recursos de GRI.

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