Policy for Student  Participation in Quality  Assurance           

Maintained by:  Owned by:  Last Updated:  Last Reviewed:  Next Review Date:  Current Version:  Location of Master Document:  

Quality and Standards  Quality Assurance Committee  December 2016  July 2016  July 2017  V1.2  https://intra.brunel.ac.uk/s/QSO/Team/Student  Policies/Student Participation in QA 

 

  1

  Section 1: Appointment and Selection of Students to Quality Assurance Activities and Events  The  University  expects  to  have  students  as  full  panel  members  at  its  major  review  and  approval  events so as to contribute to its quality assurance processes. Additionally, the university expects to  have students as team members in the development and design of its academic programmes.    This policy sets out the process for identifying, organising, selecting and training students that will be  involved  in  quality  assurance  (QA)  activities  and  events  including:  Regulatory  Audit,  Programme  Design  and  Development,  Programme  Approval  and  Periodic  Programme  Review.  Generic  specifications  for  these  different  activities  are  given  in  Section  3,  to  illustrate  what  is  involved  (including timescales) for students taking part.    APPOINTMENT  1. During the annual student representative training period, the Union of Brunel Students will  brief  student  representatives  on  opportunities  for  involvement  in  QA  activities  as  panel  or  team  members.  The  Union  of  Brunel  Students  will  have  been  informed  about  such  opportunities by the Quality & Standards Office (Q&S).    2. The  Union  of  Brunel  Students  will  direct  students  to  a  Brunel  webpage  that  will  provide  information  on  current  opportunities  for  student  involvement  in  QA  activities  or  events.  Students will contact Q&S to register their interest and will be invited to an interview..     3. Through  students  registering  their  interest  and  undertaking  QA  roles,  a  pool  of  student  panel/team  members  will  be  established  from  which  the  University  can  draw  for  specific  activities.     SELECTION    1. Q&S,  working  under  the  direction  of  the  Pro  Vice‐Chancellor  (Quality  Assurance  and  Enhancement),  will  select  students  for  programme  design  reviews,  Regulatory  Audit  and  Periodic Programme Review. Colleges are responsible for appointing students to programme  development teams, in consultation with Quality and Standards.       2. Students who are confirmed to take part in a quality activity or event will be briefed by Q&S  on what is required of them.              2

Section 2: Recognising Student Participation in Quality Assurance Activities and Events   Participation in a quality assurance event or activity will be recorded in a student’s Higher Education  Achievement Report (HEAR).      In order to provide the opportunity to as many students as possible, the University has determined  that  students,  who  are  not  paid  officers  of  the  Union  of  Brunel  Students,  should  be  rewarded  for  engaging in the following activities:  Type of Event  Reward vouchers value  Programme Design and Development  £10/session to a maximum of £50  Programme Approval  £50 per event   Regulatory Audit  £50  Periodic Programme Review  £100    For  Programme  Design  and  Development,  the  student  will  be  appointed  from  within  the  Department/Division.   For  Programme  Approval,  Regulatory  Audit  and  Periodic  Programme  Review, the student will be appointed from another College.  In  order  to  be  rewarded  for  their  participation,  students  will  be  expected  to  provide  relevant  personal  details,  including  for  compliance  with  any  relevant  legislation.  The  Quality  and  Standards  Office, in liaison with Human Resources, will coordinate rewards to individuals.   In  order  to  receive  the  recognition  and  reward  for  their  contribution,  the  student  must  have  satisfactorily discharged their duties, including attending all training sessions as required.   Student  representation  activities  not  otherwise  covered  by  this  policy  –  particularly  internal  programme‐level activities such as meeting external examiners, contributing to focus groups, etc –  are not normally eligible for remuneration.    

 

3

  Section 3: Specifications for Quality Assurance Activities and Events  Activity  

Programme Development

Purpose/Focus   

To join a programme development team to help design and develop a new  programme of study, in line with the University’s definition of successful  programme attributes.   Students would be required to meet with the rest of the team on an ad‐hoc basis  over a period of approximately 3 to 12 months, including attending the final  approval event (typically ½‐1 day)to help present proposals.    The normal composition of the team will be:   Team Leader, a Recognised Programme Developer (RPD) from within the  College   At least two academic staff members from the Department/Division   At least two students from the Department/Division   Appropriate education administration staff from the College   Be part of the programme development team and contribute to its design  through consultation.   

Duration    Team Members     

Work of the  student  

4

Event 

Programme Design Approval (including re-approval)

Purpose/Focus   

To act as part of a Panel to approve a programme of study to be delivered at the  University. This could be for a completely new programme or one that is allied to an  existing programme.   Note, the role of student Panel members is different to that of students who  may also attend approval events as part of the programme development team.  

Duration 

Attendance required at the approval event (typically ½‐1 day), with some  preparatory reading work and usually a pre‐briefing   Chair, a Recognised Programme Developer from another College   Two academics from another College (at least one must be a RPD)   One academic from within the College, but outside the Department   At least two academic/professional members from outside the University   One representative for Academic Service Departments   One student from another College   Officer (from Quality & Standards)   Where new collaborative provision is associated with the programme,  additional QAC/Partnerships representation     For a Fast‐Track approval, the membership will be reduced.    Review documentation provided by Colleges/Departments prior to the event.    Identify questions to ask and matters to clarify at the approval event.   Discuss matters with other Panel members as appropriate. 

Panel Members     

Work of the  student panel  member prior to  the event  Work of the  student panel  member at the  event 

 

  

Meet with staff and students  Ask questions based on the documents provided and the discussion at the  event.   Provide input to the Panel’s discussion.  

5

Event 

Periodic Programme Review

Purpose/Focus   

Periodic Programme Review (PPR) is the process whereby individual Colleges’  educational provision is reviewed through self‐evaluation and peer discussion. The  procedure for Periodic Programme Review can be found at:  http://www.brunel.ac.uk/about/quality‐assurance/documents/pdf/Periodic‐ Programme‐Review‐Procedure‐v2.0.pdf  Attendance required at the event (typically 1 day) 

Duration  Panel Members     

 

 

Work of the  student panel  member prior to  the event  Work of the  student panel  member at the  event 

         

Chair: Dean or Vice‐Dean (Education)  (for Taught provision) Minimum two experienced academic staff with  responsibility for learning and teaching for each review meeting; and (for PGR  provision) minimum two experienced academic staff with responsibility for  postgraduate research students  External reviewers: Minimum two external subject specialists for each discipline  to be reviewed, and for the PGR provision review  Student representatives: One for each discipline meeting, and one research  student for PGR meeting  Representative from Brunel Educational Excellence Centre (in attendance)  Secretary: Quality & Standards Officer for College under review  Review documentation provided by Colleges/Departments prior to the event.   Prepare questions.  Discuss matters with other panel members as appropriate. 

Meet with staff and students  Ask questions based on the documents provided and the discussion at the  event.   Provide input to the Panel’s discussion.  

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Event 

Regulatory Audit

Purpose/Focus   

An annual 'health check' of policies, processes and practices for the delivery of all  taught and research student‐related provision in a College or other academic  areas including Distance Learning and Off‐Campus provision where applicable.  Attendance required at the event (typically ½ day) 

Duration 



Panel Members     

Work of the  student panel  member prior to  the event  Work of the  student panel  member at the  event     

     

Pro‐Vice‐Chancellor (Quality Assurance and  Enhancement)  Vice‐Dean (Education) from another College (Chair)  Associate Dean (Quality Assurance) from another College  Education Manager from another College  Student Rep from another academic unit  Quality and Standards Officer associated with the academic unit  Director of Graduate School    

  

Review documentation provided by Colleges/Departments prior to the event.   Prepare questions.  Discuss matters with other panel members as appropriate. 

 

Meet with staff and students  Ask questions based on the documents provided and the discussion at the  event.   Provide input to the Panel’s discussion.  

